Lieu: Bureau du Médiateur européen, Bruxelles

Présents:

Commission européenne:

• Directeur général, Service juridique
• Assistant du directeur général du service juridique
• Coordinateur pour les relations interinstitutionnelles, la transparence et l’éthique (SG.A.3), secrétariat général
• Spécialiste des questions juridiques et politiques, Gestion des documents & Accès aux documents (SG.A.2), Secrétariat général

Médiateur européen:

• Lampros Papadias, chef de cabinet
• Rosita Hickey, directrice des enquêtes
• Tanja Ehnert, Coordonnatrice des demandes de renseignements
• Diana Riochet, Conseillère juridique au Cabinet
• Michaela Gehring, agente des enquêtes
• Nicholas Hernanz, agent des enquêtes

Objet de la réunion

L’objectif de la réunion était que l’équipe d’enquête de la Médiatrice discute de l’affaire et clarifie le calendrier concret du traitement par la Commission de la demande d’accès du public.

Avant la réunion, la Commission a fourni à l’équipe d’enquête de la Médiatrice 17 documents relatifs au traitement de la demande d’accès du plaignant, tant au stade initial qu’au stade de la confirmation, et à sa politique en matière d’utilisation des téléphones/appareils mobiles d’entreprise.

Introduction et informations procédurales

L'équipe d'enquête de la Médiatrice s'est présentée, a remercié les représentants de la Commission pour leur rencontre et a exposé l'objectif de la réunion. Ils ont décrit le cadre juridique qui s’applique aux réunions tenues par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information jugée confidentielle par la Commission, ni au plaignant ni à aucune autre personne extérieure au bureau du Médiateur, sans le consentement préalable de la Commission^[1].

L’équipe d’enquête a expliqué qu’elle élaborerait un projet de rapport sur la réunion à envoyer à la Commission afin de s’assurer que le contenu est exact et complet sur le plan factuel. Le rapport de la réunion sera ensuite finalisé, inclus dans le dossier et remis au plaignant. Aucun renseignement confidentiel ne serait inclus dans le rapport ou autrement fourni au plaignant ou à un tiers.

Informations échangées

Introduction par la Commission

Les représentants de la Commission ont exposé les faits suivants. Le 31 janvier 2024, le plaignant a présenté une demande d’accès du public, conformément aux règles énoncées dans le règlement (CE) no 1049/2001[2], à un message texte envoyé par le président de la République française au président de la Commission européenne concernant les négociations commerciales UE-Mercosur. En l’absence de décision initiale, le plaignant a présenté une demande confirmative le 14 mai 2025, 15 mois plus tard. Le 28 juillet 2025, la Commission a adopté une décision confirmative sur la demande d’accès du plaignant, indiquant qu’elle avait effectué une recherche exhaustive mais qu’elle n’était pas en mesure d’identifier le message texte en cause.

Les représentants de la Commission ont fourni à l’équipe d’enquête de la Médiatrice des informations générales sur la manière dont la Commission traite les demandes d’accès du public aux messages texte ou aux applications de messagerie instantanée. Ils ont noté que la Commission emploie plus de 30 000 personnes qui utilisent régulièrement des messages instantanés au travail. En raison du nombre élevé de messages échangés, la Commission tient compte de trois éléments clés en ce qui concerne l’enregistrement des messages texte dans son système de gestion des documents:

• les obligations en matière de transparence;
• Réalité des communications modernes (vitesse des applications de messagerie instantanée); et
• Préoccupations en matière de sécurité (la Commission a mentionné le risque de cyberattaques impliquant, en particulier, des cibles de haut niveau).

Les représentants de la Commission ont noté que les préoccupations en matière de sécurité concernant les applications de messagerie instantanée ont amené d’autres institutions à demander aux membres de leur personnel de ne pas du tout utiliser la messagerie instantanée[3].

La Commission a mis en place des exigences de sécurité très strictes pour l’utilisation des appareils d’entreprise, notamment le fait que le personnel active la fonction «messages disparus» sur l’application Signal afin de minimiser les risques.

Ils ont rappelé, comme déjà indiqué dans la décision confirmative, les règles que tous les membres du personnel doivent respecter:

• L’article 5, paragraphe 4, de l’annexe du règlement intérieur de la Commission, qui dispose : «Les applications de messagerietexte sur les téléphones mobiles d’entreprise ne sont pas utilisées pour des informations importantes qui ne sont pas de courte durée, sauf si cela est strictement nécessaire dans l’intérêt du service. Les applications de messagerie texte respectent les recommandations de la Commission en matière de sécurité des technologies de l’information en ce qui concerne la disparition automatique des messages.»
• Lignes directrices de la Commission pour une utilisation acceptable des applications de messagerie instantanée publique, datées du 1er septembre 2019.
• Laliste Check pour rendre votre signal plus sûr, datée du 8 juillet 2022, dans laquelle les services compétents de la Commission recommandent d’activer la fonction «messages de disparition» de Signal.

Les représentants de la Commission ont noté que l’annexe du règlement de procédure, mentionnée ci-dessus, est actuellement contestée devant le Tribunal[4]. Ils ont estimé que l’enquête de la Médiatrice en l’espèce vise essentiellement à évaluer la caractéristique des «messages disparus» qui est contestée devant le Tribunal. Ils ont invité la Médiatrice à évaluer si l’enquête devait être clôturée dans ces circonstances, conformément à l’article 2, paragraphe 9, du statut de la Médiatrice, afin de ne pas interférer avec la procédure judiciaire.

Elles ont ajouté que, dans l’intervalle, conformément à l’article 278 TFUE, l’annexe du règlement de procédure reste pleinement applicable. Ils ont soutenu que la Commission ne saurait être accusée de mauvaise administration si elle respecte les règles en vigueur.

Questions de l'équipe d'enquête du Médiateur

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a noté que, selon la décision confirmative de la Commission, le message texte en cause avait été reçu par le président de la Commission le 28 ou le 29 janvier 2024 et que, selon toute vraisemblance, la fonction de disparition des messages s’appliquait peu de temps après. L’équipe d’enquête a interrogé les représentants de la Commission sur l’intervalle de temps dans les paramètres liés aux «messages disparus» sur l’application Signal sur le téléphone du président.

Les représentants de la Commission ont déclaré que l’intervalle de temps ne pouvait pas être divulgué pour des raisons de sécurité et qu’il n’était donc pas possible d’estimer combien de temps s’était écoulé avant l’application de la fonction de suppression des messages. En outre, ils ont souligné le fait que l'application Signal permet aux utilisateurs, dans les paramètres, de définir un intervalle de temps entre une seconde et quatre semaines. Les «messages de disparition» peuvent être configurés pour tous les nouveaux chats ou dans chaque chat avec un destinataire ou un groupe spécifique. Il peut également être appliqué aux chats existants. Les fonctions «messages disparus» peuvent être définies par les deux côtés du chat, s’appliquant à tous les messages échangés. En d'autres termes: même lorsque, du côté de la Commission, le délai est fixé à quatre semaines, l’autre côté du chat peut choisir un délai plus court.

L’équipe d’enquête a constaté que les documents envoyés pour inspection avant la réunion montraient que la demande d’accès du public du plaignant avait été enregistrée par le secrétariat général de la Commission le 31 janvier 2024, puis transmise au cabinet du président de la Commission le 2 février 2024. L'équipe d'enquête a demandé si le Cabinet avait répondu à ce message.

Les représentants de la Commission précisent que la demande d’accès a été transmise à l’équipe «Archives» du cabinet, une équipe chargée de traiter un grand nombre de demandes et de correspondances non seulement relatives à l’accès du public. Ils ont expliqué qu'un certain temps peut généralement s'écouler avant qu'une demande d'accès ne soit transmise et traitée. Ils ont rappelé le volume très élevé de correspondance adressée quotidiennement à la Présidente et à son cabinet.

L’équipe d’enquête a constaté qu’il ressortait de l’inspection des documents que la demande du secrétariat général de la Commission du 2 février 2024 était restée sans réponse. Le 20 février 2024, le secrétariat général a prolongé le délai pour l’adoption d’une décision sur la demande d’accès[5]. La Commission a rappelé que son absence de réponse dans le délai prescrit en vertu de l’article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1049/2001 permettait au plaignant de présenter une demande confirmative. Il a choisi de ne pas le faire, laissant la demande en sommeil pendant 15 mois, jusqu’à ce qu’il présente sa demande confirmative en mai 2025.

Les représentants de la Commission ont confirmé le calendrier. Elles ont expliqué que les dispositions du règlement (CE) no 1049/2001 protégeaient les droits du demandeur en l’absence de réponse des institutions dans les délais prescrits, car le demandeur pouvait présenter immédiatement une demande confirmative. En outre, la Commission a rappelé que, contrairement aux principes généraux du droit administratif dans les États membres, en vertu du règlement (CE) no 1049/2001, les demandes dormantes peuvent être réactivées sans aucun délai, même des années après la demande initiale.

L’équipe d’enquête a constaté que les documents examinés semblaient montrer qu’il n’y avait pas eu d’échanges écrits entre le cabinet et le secrétariat général au cours de l’été 2025, lorsque le projet de décision confirmative était en cours d’élaboration.

Les représentants de la Commission expliquent que les échanges ont eu lieu oralement. À l’époque, le secrétariat général préparait trois décisions confirmatives distinctes sur la question (y compris celle en cause en l’espèce) et a reçu un retour d’information oral du cabinet sur le contenu de ces décisions.

Comme indiqué dans la décision confirmative, le chef de cabinet du président de la Commission a rappelé que le président de la Commission avait reçu un message via l’application de messagerie texte «Signal» du président français le 28 ou le 29 janvier 2024. La présidente de la Commission et son chef de cabinet ont discuté de ce message peu après sa réception. Ils ont estimé que ce message réitérait une position bien établie déjà communiquée par la France à la Commission dans le passé au sein des formations du Conseil et était également bien connue du public[6].

Les représentants de la Commission ont assuré à l’équipe chargée de l’enquête que, dans la pratique, les messages texte dont le contenu ou l’objet est important et qui nécessiteraient un suivi de la part de la Commission sont transmis aux services compétents aux fins d’enregistrement et de traitement ultérieur. Par exemple, un message texte d’un chef d’État au président de la Commission concernant certaines préoccupations politiques dans un État membre serait enregistré et son contenu politique serait transmis pour traitement ultérieur à la direction générale compétente, si un tel suivi était nécessaire.

L'équipe d'enquête et les représentants de la Commission ont ensuite entamé une discussion sur le juste équilibre entre transparence et sécurité. La Commission souligne que laliste Cpour rendre votre signal plus sûr a été adoptée en réponse à l’identification de risques concrets en matière de sécurité en cas de cyberattaque contre des téléphones mobiles, afin de garantir qu’une telle attaque ne puisse obtenir qu’un nombre très limité de messages. L’équipe d’enquête a souligné que les messages «disparus» devraient être conservés dès qu’une demande d’accès du public à ces messages est reçue par le fonctionnaire en question, afin de garantir que le Médiateur européen et la Cour puissent exercer leur rôle de contrôle. Cela nécessiterait un réexamen des règles en vigueur et la Commission devrait en tenir compte.

Documents inspectés

Avant la réunion:

• 15 documents (courriels et pièces jointes) montrant les mesures prises par la Commission pour traiter la demande d’accès du plaignant, depuis la réception de la demande d’accès initiale le 31 janvier 2024 jusqu’à la transmission de la décision confirmative et des annexes au plaignant le 27 juillet 2025.
• 1 document intitulé «Lignes directrices sur l’enregistrement des documents du 16 novembre 2018» [réf. Ares(2018)5874624 – 16/11/2018].
• 1 document relatif à une procédure juridictionnelle en cours dans l’affaire T-641/25, Client Earth/Commission.

Au cours de la réunion:

Les représentants de la Commission ont expliqué à l’équipe d’enquête du Médiateur les principaux arguments soulevés dans les procédures juridictionnelles en cours dans les affaires T-146/25, De Capitani e.a./Commission, et T-641/25, Client Earth/Commission.

La Commission a demandé le traitement confidentiel de tous les documents énumérés ci-dessus.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête remercie les représentants de la Commission pour leur temps et pour les explications fournies, et la réunion prend fin.

Bruxelles, le 19/12/2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Directeur des enquêtes Agent des enquêtes

[1] Article 4.8 des dispositions d’exécution du Médiateur européen.

[2] Règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [note de bas de page ajoutée par la Commission après la réunion:] Voir, pour le Conseil de l’Union européenne, réponse du Conseil de l’Union européenne à l’initiative stratégique de la Médiatrice concernant l’enregistrement de textes et de messages instantanés (SI/4/2021/MIG), annexe V, note du directeur général chargé des services numériques, donnant instruction au personnel du Conseil que les applications commerciales de messagerie texte ne doivent être utilisées que pour «desconversations éphémères de courte durée sur des sujets publics ou non sensibles»et «nedoivent pas être utilisées pour partager des contenus de fond sur des questions sensibles».

[4] Affaires T-146/25, De Capitani e.a./Commission, et T-641/25, Client Earth/Commission. À la fin de la réunion, les représentants de la Commission ont partagé des documents confidentiels liés à la procédure judiciaire.

[5] Conformément à l’article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001.

[6] Les représentants de la Commission font référence à un communiqué de presse que le gouvernement français a publié à la suite d’une réunion extraordinaire du Conseil européen du 1er février 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.