Le plaignant, un journaliste, a demandé à la Commission européenne d’accorder l’accès du public à un message texte envoyé par un chef d’État de l’UE au président de la Commission concernant les négociations commerciales entre l’UE et le Mercosur. La Commission confirme que son président a reçu le message texte, mais note que celui-ci a été reçu via l’application de messagerie instantanée «Signal», qui a activé la fonction «messages disparus». En conséquence, la Commission a conclu qu’elle ne détenait aucun document relevant du champ d’application de la demande.

À la suite d’une réunion avec des représentants de la Commission et d’une inspection des documents relatifs à la demande d’accès, le Médiateur n’a pas pu exclure la possibilité que le message ait été automatiquement supprimé après la réception de la demande. Elle a également constaté que le cabinet du président de la Commission n’avait pas répondu à la demande du plaignant pendant 15 mois. En conséquence, la Médiatrice a conclu que la manière dont la Commission avait traité cette demande constituait un cas de mauvaise administration.

Pour remédier à cette lacune, la Médiatrice a recommandé à la Commission de revoir et d’améliorer son traitement des demandes d’accès du public impliquant le cabinet du président ou de tout commissaire. En outre, elle suggère à la Commission d’adapter ses règles internes afin de veiller à ce que les documents faisant l’objet de demandes d’accès du public soient préservés et à ce que la Commission conserve dûment, pendant une période raisonnable, tous les messages textuels et instantanés échangés entre les chefs d’État ou de gouvernement, ou les ministres, et les membres de la Commission.