Umístění: Úřad evropského veřejného ochránce práv, Brusel

Přítomni:

Evropská komise:

• generální ředitel, právní služba
• asistentka generálního ředitele, právní služba
• Koordinátor pro interinstitucionální vztahy, transparentnost a etiku (SG.A.3), generální sekretariát
• referent pro právní záležitosti a politiku, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), generální sekretariát

Evropský veřejný ochránce práv:

• Lampros Papadias, vedoucí kabinetu
• Rosita Hickey, ředitelka pro vyšetřování
• Tanja Ehnert, koordinátorka pro dotazy
• Diana Riochet, právní poradkyně v kabinetu
• Michaela Gehring, vyšetřovatelka
• Nicholas Hernanz, vyšetřovatel

Účel schůze

Účelem schůzky bylo, aby vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv případ projednal a objasnil konkrétní harmonogram, jakým Komise vyřizuje žádost o přístup veřejnosti.

Před zasedáním poskytla Komise vyšetřovacímu týmu veřejné ochránkyně práv 17 dokumentů souvisejících s vyřizováním žádosti stěžovatele o přístup, a to jak v počáteční, tak v potvrzující fázi, a se svou politikou používání podnikových mobilních telefonů/zařízení.

Úvod a procesní informace

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se představil, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a stanovil účel setkání. Nastínily právní rámec, který se vztahuje na schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv bez předchozího souhlasu Komise nezveřejní žádné informace, které Komise označila za důvěrné, a to ani stěžovateli, ani žádné jiné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv^[1].

Vyšetřovací tým vysvětlil, že vypracuje návrh zprávy o schůzce, která bude zaslána Komisi, aby bylo zajištěno, že obsah bude věcně přesný a úplný. Zpráva ze zasedání by pak byla dokončena, zařazena do spisu a poskytnuta stěžovateli. Ve zprávě by nebyly obsaženy žádné důvěrné informace ani by nebyly jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně.

Vyměňované informace

Úvod Komise

Zástupci Komise uvedli následující skutečnosti projednávaného případu. Dne 31. ledna 2024 podal stěžovatel žádost o přístup veřejnosti podle pravidel stanovených v nařízení č. 1049/2001[2] k textové zprávě, kterou prezident Francouzské republiky zaslal předsedovi Evropské komise v souvislosti s obchodními jednáními mezi EU a Mercosurem. Vzhledem k tomu, že nebylo přijato původní rozhodnutí, předložil žadatel dne 14. května 2025, tedy o 15 měsíců později, potvrzující žádost. Dne 28. července 2025 přijala Komise potvrzující rozhodnutí o žádosti stěžovatele o přístup, v němž uvedla, že provedla úplné vyhledávání, ale dotčenou textovou zprávu nemohla identifikovat.

Zástupci Komise poskytli vyšetřovacímu týmu veřejné ochránkyně práv některé základní informace o tom, jak Komise vyřizuje žádosti veřejnosti o přístup k textovým zprávám nebo aplikacím pro výměnu rychlých zpráv. Konstatovali, že Komise zaměstnává více než 30 000 zaměstnanců, kteří pro práci pravidelně používají rychlé zprávy. Vzhledem k vysokému počtu vyměňovaných zpráv bere Komise v úvahu tři klíčové prvky, pokud jde o registraci textových zpráv ve svém systému správy dokumentů:

• povinnosti týkající se transparentnosti;
• realita moderní komunikace (rychlost aplikací pro zasílání rychlých zpráv); a
• Bezpečnostní obavy (Komise zmínila riziko kybernetických útoků zahrnujících zejména vysoce sledované cíle).

Zástupci Komise konstatovali, že obavy o bezpečnost aplikací pro zasílání rychlých zpráv vedly ostatní orgány k tomu, aby svým zaměstnancům nařídily, aby instant messaging vůbec nepoužívali[3].

Komise zavedla velmi přísné bezpečnostní požadavky na používání firemních zařízení, včetně toho, aby zaměstnanci aktivovali funkci „zmizení zpráv“ v aplikaci Signal s cílem minimalizovat rizika.

Připomněli, jak již bylo uvedeno v potvrzujícím rozhodnutí, pravidla, která musí všichni zaměstnanci dodržovat:

• Článek 5 odst. 4 přílohy jednacího řádu Komise, který stanoví: „Aplikace pro zasílánítextových zpráv na firemních mobilních telefonech se nesmí používat pro důležité informace, které nemají krátkou životnost, pokud to není nezbytně nutné v zájmu služby. Aplikace pro zasílání textových zpráv musí být v souladu s doporučeními Komise pro bezpečnost informačních technologií, pokud jde o automatické zmizení zpráv.“
• Pokyny Komise pro přijatelné používání veřejných aplikací pro výměnu rychlých zpráv ze dne 1. září 2019.
• Seznam Check pro zvýšení bezpečnosti vašeho signálu ze dne 8. července 2022, v němž příslušné útvary Komise doporučují aktivovat funkci „zmizení zpráv“ signálu.

Zástupci Komise poznamenali, že výše uvedená příloha jednacího řádu je v současné době napadána u Tribunálu.[4] Domnívali se, že šetření veřejného ochránce práv v této věci má v podstatě za cíl posoudit funkci „zmizení zpráv“, která je napadána u soudu. Vyzvali veřejného ochránce práv, aby v souladu s čl. 2 odst. 9 statutu veřejného ochránce práv posoudil, zda by šetření mělo být za těchto okolností uzavřeno, aby se nezasahovalo do soudního řízení.

Dále uvedly, že mezitím zůstává v souladu s článkem 278 SFEU v plném rozsahu použitelná příloha jednacího řádu. Tvrdily, že Komisi nelze vytýkat nesprávný úřední postup, pokud se řídí platnými pravidly.

Otázky vyšetřovacího týmu veřejného ochránce práv

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv konstatoval, že podle potvrzujícího rozhodnutí Komise obdržela předsedkyně Komise spornou textovou zprávu dne 28. nebo 29. ledna 2024 a se vší pravděpodobností se na ni krátce poté vztahovala funkce mizejících zpráv. Vyšetřovací tým se zástupců Komise dotázal na časový interval v nastavení týkajícím se „zmizení zpráv“ v aplikaci Signal v telefonu předsedy.

Zástupci Komise uvedli, že časový interval nemohl být z bezpečnostních důvodů zveřejněn, a proto nebylo možné odhadnout, kolik času uplynulo před použitím funkce mizejících zpráv. Kromě toho poukázali na skutečnost, že aplikace Signal umožňuje uživatelům v nastavení nastavit časový interval mezi jednou sekundou a čtyřmi týdny. „Zmizelé zprávy“ lze nastavit pro všechny nové chaty nebo v každém chatu s konkrétním příjemcem nebo skupinou. Lze jej použít i na stávající chaty. Funkce „zmizení zpráv“ mohou být nastaveny oběma stranami chatu a vztahují se na všechny vyměňované zprávy. Jinými slovy: i když je na straně Komise lhůta stanovena na čtyři týdny, druhá strana chatu si může zvolit kratší lhůtu.

Vyšetřovací tým konstatoval, že z dokumentů zaslaných k nahlédnutí před zasedáním vyplynulo, že žádost stěžovatele o přístup veřejnosti byla generálním sekretariátem Komise zaregistrována dne 31. ledna 2024 a poté dne 2. února 2024 předána kabinetu předsedkyně Komise. Vyšetřovací tým se zeptal, zda kabinet na tuto zprávu odpověděl.

Zástupci Komise objasnili, že žádost o přístup byla předána týmu „Archiv“ v kabinetu, což je tým odpovědný za vyřizování velkého množství žádostí a korespondence, které se netýkají pouze přístupu veřejnosti. Vysvětlili, že před předáním a zpracováním žádosti o přístup může obvykle uplynout určitá doba. Připomněli velmi vysoký objem korespondence, která byla denně adresována předsedkyni a jejímu kabinetu.

Vyšetřovací tým konstatoval, že z kontroly dokumentů vyplynulo, že žádost generálního sekretariátu Komise ze dne 2. února 2024 zůstala nezodpovězena. Generální sekretariát dne 20. února 2024 prodloužil lhůtu pro přijetí rozhodnutí o žádosti o přístup[5]. Komise připomněla, že neposkytnutí odpovědi ve stanovené lhůtě podle čl. 7 odst. 4 nařízení č. 1049/2001 opravňuje stěžovatele k podání potvrzující žádosti. Rozhodl se tak neučinit a ponechal žádost po dobu 15 měsíců nečinnou, dokud v květnu 2025 nepodal potvrzující žádost.

Zástupci Komise potvrdili harmonogram. Vysvětlily, že ustanovení nařízení č. 1049/2001 chrání práva žadatele, pokud orgány neodpoví ve stanovených lhůtách, protože žadatel může okamžitě předložit potvrzující žádost. Komise dále připomněla, že v rozporu s obecnými zásadami správního práva v členských státech mohou být podle nařízení č. 1049/2001 spící žádosti znovu aktivovány bez časového omezení, a to i roky po původní žádosti.

Vyšetřovací tým konstatoval, že z kontrolovaných dokumentů patrně vyplývá, že v létě 2025, kdy se připravoval návrh potvrzujícího rozhodnutí, neproběhla mezi kabinetem a generálním sekretariátem žádná písemná výměna.

Zástupci Komise vysvětlili, že výměny probíhaly ústně. Generální sekretariát v té době připravoval tři samostatná potvrzující rozhodnutí v této věci (včetně rozhodnutí dotčeného v projednávané věci) a obdržel od kabinetu ústní zpětnou vazbu ohledně obsahu těchto rozhodnutí.

Jak je uvedeno v potvrzujícím rozhodnutí, vedoucí kabinetu předsedy Komise připomněl, že předseda Komise obdržel dne 28. nebo 29. ledna 2024 zprávu od francouzského předsedy prostřednictvím aplikace pro zasílání textových zpráv „Signal“. Předsedkyně Komise a její vedoucí kabinetu tuto zprávu krátce po jejím obdržení projednali. Domnívaly se, že toto sdělení zopakovalo ustálený postoj, který již Francie sdělila Komisi v minulosti ve složeních Rady a který byl rovněž veřejně známý[6].

Zástupci Komise ujistili vyšetřovací tým, že v praxi jsou textové zprávy s důležitým obsahem nebo předmětem, které by vyžadovaly následná opatření ze strany Komise, předávány příslušným útvarům k registraci a dalšímu zpracování. Například by byla zaznamenána textová zpráva hlavy státu adresovaná předsedovi Komise o určitých politických obavách v členském státě a její politický obsah by byl předán k dalšímu zpracování příslušnému generálnímu ředitelství, pokud by takové sledování bylo zapotřebí.

Vyšetřovací tým a zástupci Komise se poté zapojili do diskuse o správné rovnováze mezi transparentností a bezpečností. Komise zdůraznila, žeseznam Check pro zvýšení bezpečnosti vašeho signálu byl přijat v reakci na identifikaci konkrétních bezpečnostních rizik v případě kybernetického útoku na mobilní telefony s cílem zajistit, aby jakýkoli takový útok mohl získat pouze velmi omezené množství zpráv. Vyšetřovací tým zdůraznil, že „zmizelé“ zprávy by měly být uchovávány, jakmile dotyčný úředník obdrží žádost o přístup veřejnosti k těmto zprávám, aby se zajistilo, že evropský veřejný ochránce práv a Účetní dvůr budou moci vykonávat svou úlohu dohledu. To by vyžadovalo přezkum platných pravidel a Komise by to měla zvážit.

Kontrolované dokumenty

Před zasedáním:

• 15 dokumentů (e-mailů a příloh), v nichž jsou uvedeny kroky, které Komise přijala při vyřizování žádosti stěžovatele o přístup, od obdržení původní žádosti o přístup dne 31. ledna 2024 až po předání potvrzujícího rozhodnutí a příloh stěžovateli dne 27. července 2025.
• 1 dokument nazvaný „Pokynypro registraci dokumentů ze dne 16. listopadu 2018“(Ref. Ares(2018)5874624 – 16. 11. 2018).
• 1 dokument týkající se probíhajícího soudního řízení ve věci T-641/25 Client Earth v. Komise.

Během schůze:

Zástupci Komise vysvětlili vyšetřovacímu týmu veřejného ochránce práv hlavní argumenty vznesené v probíhajících soudních řízeních ve věcech T-146/25 De Capitani a další v. Komise a T-641/25 Client Earth v. Komise.

Komise požádala o důvěrné zacházení se všemi výše uvedenými dokumenty.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůze skončila.

V Bruselu dne 19. prosince 2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanzová

Ředitel pro šetření Inquiries Officer

[1] Čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.

[2] Nařízení (ES) č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [poznámka pod čarou doplněná Komisí po zasedání:] Viz, pokud jde o Radu Evropské unie, odpověď Rady Evropské unie na strategickou iniciativu veřejné ochránkyně práv týkající se zaznamenávání textových zpráv a rychlých zpráv (SI/4/2021/MIG), příloha V, poznámka generálního ředitele odpovědného za digitální službu, v níž se zaměstnancům Rady ukládá, že komerční aplikace pro zasílání textových zpráv se mají používat pouze pro „krátkodobé,dočasné chaty o veřejných nebo necitlivých tématech“a „nesmějíse používat ke sdílení věcného obsahu o citlivých záležitostech“.

[4] Věci De Capitani a další v. Komise, T-146/25, a Client Earth v. Komise, T-641/25. Zástupci Komise sdíleli na konci zasedání důvěrné dokumenty související se soudním řízením.

[5] V souladu s čl. 8 odst. 2 nařízení č. 1049/2001.

[6] Zástupci Komise odkázali na tiskové prohlášení, které francouzská vláda vydala po mimořádném zasedání Evropské rady dne 1. února 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.