Αξιότιμε κύριε Πρόεδρε,

Σας απευθύνω την παρούσα επιστολή, και ταυτόχρονα σε άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ, για να επιδιώξω τη συνεργασία σας σε ένα σημαντικό, αλλά ενδεχομένως παραμελημένο ζήτημα: την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων.

Η διοίκηση της ΕΕ, όπως και κάθε άλλη δημόσια διοίκηση, χρησιμοποιεί όλο και περισσότερο μέσα σύγχρονης ηλεκτρονικής επικοινωνίας στην καθημερινή της εργασία. Η κρίση COVID-19 και οι σχετικές ρυθμίσεις τηλεργασίας έχουν αυξήσει περαιτέρω τη χρήση τους.

Η διοίκηση της ΕΕ θα πρέπει να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα της σύγχρονης επικοινωνίας στους κανόνες και τις πρακτικές της για τη διαχείριση εγγράφων. Μολονότι δεν είναι ούτε εφικτό ούτε επιθυμητό για τα μέλη του προσωπικού να καταγράφουν όλα τα γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται ή λαμβάνονται υπό την επαγγελματική τους ιδιότητα, η διοίκηση της ΕΕ υποχρεούται, βάσει του δικαίου της ΕΕ, να καταρτίζει και να διατηρεί έγγραφα σχετικά με τις δραστηριότητές της, στο μέτρο του δυνατού και με μη αυθαίρετο και προβλέψιμο τρόπο.^[1] Η απόφαση για την καταχώριση συγκεκριμένης πληροφορίας στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της διοίκησης δεν θα πρέπει, σύμφωνα με το δίκαιο της ΕΕ, να εξαρτάται από το μέσο —είτε πρόκειται για επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κείμενο ή άμεσο μήνυμα— αλλά από το περιεχόμενό της ^[2].

Ως Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια, δεσμεύομαι να προωθήσω τα υψηλότερα δυνατά πρότυπα διοίκησης σε ολόκληρη τη δημόσια διοίκηση της ΕΕ. Η καταγραφή πληροφοριών εκπληρώνει τη σημαντική λειτουργία της διευκόλυνσης της ανταλλαγής τους, της παροχής αποδεικτικών στοιχείων για τα μέτρα που λαμβάνονται, της εκπλήρωσης των νομικών υποχρεώσεων των θεσμικών οργάνων και της διατήρησης της μνήμης τους. Αποτελεί επίσης προϋπόθεση για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων διαφάνειας της διοίκησης της ΕΕ, ιδίως με τη διευκόλυνση της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα και την εφαρμογή της αρχής της λογοδοσίας των δημόσιων δράσεων.

Η καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων, καθώς και η αποκάλυψή τους, αποτέλεσαν πρόσφατα αντικείμενο συζήτησης σε αρκετά κράτη μέλη της ΕΕ.^[3] Το ζήτημα τέθηκε επίσης υπόψη μου, τον Οκτώβριο του 2020 ^[4], όταν το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο δήλωσε ότι δεν κατέχει μηνύματα μέσω κινητού τηλεφώνου που απέστειλε ο τότε Πρόεδρός του στους αρχηγούς κρατών και κυβερνήσεων το 2018, απαντώντας σε αίτημα για πρόσβαση του κοινού.

Ως εκ τούτου, θεωρώ ότι είναι σκόπιμο να ξεκινήσει μια συζήτηση σχετικά με επαρκείς κανόνες και πρακτικές τήρησης αρχείων, όσον αφορά την ηλεκτρονική επικοινωνία, όπως τα γραπτά και τα άμεσα μηνύματα, σε επίπεδο διοίκησης της ΕΕ.

Ως πρώτο βήμα, θα ήθελα να συγκεντρώσω πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες και τις πρακτικές για την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων σε ολόκληρη τη διοίκηση της ΕΕ. Για τον σκοπό αυτό, θα σας παρακαλούσα να απαντήσετε στις ερωτήσεις που παρατίθενται στο παράρτημα της παρούσας επιστολής. Συγκεντρώνοντας αυτές τις πληροφορίες, ελπίζω να μπορέσω να εντοπίσω ορθές πρακτικές, οι οποίες μπορεί να καθοδηγήσουν τη διοίκηση της ΕΕ στην αντιμετώπιση αυτού του σημαντικού ζητήματος στο μέλλον.

Θα σας παρακαλούσα να μου διαβιβάσετε την απάντηση της Επιτροπής στις ερωτήσεις μου έως τις 15 Νοεμβρίου 2021. Σε περίπτωση που η Επιτροπή ζητήσει περαιτέρω πληροφορίες ή διευκρινίσεις σχετικά με την πρωτοβουλία αυτή, παρακαλείσθε να επικοινωνήσετε με την αρμόδια για τις έρευνες υπάλληλο, κ. Tanja Ehnert.

Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για τη συνεργασία σας σε αυτό το σημαντικό θέμα.

Με εκτίμηση,

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 30/6/2021

Παράρτημα

1) Σχετικά με τους εφαρμοστέους κανόνες:

• Καλύπτει η απόφαση της Επιτροπής για τη διαχείριση αρχείων γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται ή λαμβάνονται μέσω επαγγελματικών και/ή προσωπικών συσκευών;

• Καθορίζει η απόφαση της Επιτροπής για τη διαχείριση αρχείων κριτήρια/αρχές για την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων;

• Καθορίζει η απόφαση της Επιτροπής για τη διαχείριση αρχείων τον τρόπο καταγραφής των γραπτών και των άμεσων μηνυμάτων από τα μέλη του προσωπικού;

Παρακαλείσθε να μας παράσχετε τις σχετικές διατάξεις της απόφασής σας για τη διαχείριση των αρχείων.

2) Σχετικά με την εφαρμογή των εφαρμοστέων κανόνων:

• Πώς εφαρμόζεται η απόφαση διαχείρισης αρχείων, όσον αφορά το κείμενο και τα άμεσα μηνύματα; Για παράδειγμα, έχει εκδώσει η Επιτροπή σχετικές κατευθυντήριες γραμμές για το προσωπικό ή παρέχει κατάρτιση σχετικά με το θέμα αυτό στο προσωπικό;

• Στην πράξη, έχει καταγράψει η Επιτροπή γραπτά και άμεσα μηνύματα; Εάν ναι, θα μπορούσε η Επιτροπή να παράσχει παραδείγματα;

• Έχει ήδη λάβει η Επιτροπή αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε γραπτά και/ή άμεσα μηνύματα, βάσει του κανονισμού 1049/2001, ή έχει προσδιορίσει η Επιτροπή ότι τα γραπτά και/ή άμεσα μηνύματα εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής αίτησης πρόσβασης σε έγγραφα; Εάν ναι, θα μπορούσε η Επιτροπή να δώσει παραδείγματα;

• Όταν λαμβάνει αιτήματα πρόσβασης του κοινού που καλύπτουν, ρητά ή σιωπηρά, γραπτά και/ή άμεσα μηνύματα, πώς αναζητεί η Επιτροπή σχετικά «έγγραφα»; Έχει θεσπίσει η Επιτροπή μηχανισμούς (για παράδειγμα, κατευθυντήριες γραμμές ή οδηγίες) για να συνδράμει το προσωπικό στην αναζήτηση τέτοιων «εγγράφων»;

Παρακαλείσθε να μας διαβιβάσετε τα σχετικά έγγραφα.

Η ίδια επιστολή έχει σταλεί στα ακόλουθα θεσμικά όργανα και οργανισμούς:

• το Συμβούλιο
• το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο
• τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Χημικών Προϊόντων
• της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων
• του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Φαρμάκων
• Ευρωπαϊκός Οργανισμός Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής
• της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας

[1] Απόφαση του Πρωτοδικείου της 26ης Απριλίου 2007 στην υπόθεση T-264/04, WWF European Policy Programme κατά Συμβουλίου, σκέψη 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Σύμφωνα με τον ορισμό του «εγγράφου» στο άρθρο 3 στοιχείο α) του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/el/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Για παράδειγμα, στις Κάτω Χώρες (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 Μαρτίου 2019), στη Γερμανία (διοικητικό δικαστήριο του Βερολίνου (VG) 2 K 163/18, 26 Αυγούστου 2020) και στην Ιρλανδία (ιρλανδός επίτροπος Πληροφοριών, αριθμός υπόθεσης: 180450, 15 Μαΐου 2019).

[4] Απόφαση στην υπόθεση 1219/2020/MIG σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο χειρίστηκε αίτημα για πρόσβαση του κοινού σε μηνύματα μέσω κινητού τηλεφώνου που υποτίθεται ότι απέστειλε ο τότε Πρόεδρός του στους αρχηγούς κρατών και κυβερνήσεων, 26 Οκτωβρίου 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.