Η Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια δρομολόγησε στρατηγική πρωτοβουλία σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οι οργανισμοί της ΕΕ καταγράφουν γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται/λαμβάνονται από μέλη του προσωπικού υπό την επαγγελματική τους ιδιότητα.
Η πρωτοβουλία αποσκοπεί στον απολογισμό των ισχυόντων κανόνων και πρακτικών για την τήρηση αρχείων σχετικά με τα μηνύματα αυτά, με σκοπό τον εντοπισμό ορθών πρακτικών εντός της διοίκησης της ΕΕ.

Ο Διαμεσολαβητής συλλέγει πληροφορίες από τα θεσμικά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ σχετικά με τις πρακτικές και τις πολιτικές τους, καθώς και αξιολογεί τις βέλτιστες πρακτικές σε ολόκληρη την ΕΕ.