Ιστορικό

1. Η διοίκηση της ΕΕ, όπως και κάθε άλλη δημόσια διοίκηση, χρησιμοποιεί μέσα σύγχρονης ηλεκτρονικής επικοινωνίας στην καθημερινή της εργασία. Η κρίση COVID-19 και οι σχετικές ρυθμίσεις τηλεργασίας έχουν αυξήσει περαιτέρω τη χρήση τους.

2. Η διοίκηση της ΕΕ θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα της σύγχρονης επικοινωνίας στους κανόνες και τις πρακτικές της για τη διαχείριση εγγράφων.

3. Είναι εύλογο να υποτεθεί ότι δεν είναι πρακτικά εφικτό για τα μέλη του προσωπικού να καταγράφουν όλα τα γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται ή λαμβάνονται υπό την επαγγελματική τους ιδιότητα. Ωστόσο, η καταγραφή ή μη μιας συγκεκριμένης πληροφορίας στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της διοίκησης δεν θα πρέπει να εξαρτάται από το μέσο −, είτε πρόκειται για επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κείμενο ή άμεσο μήνυμα −, αλλά από το περιεχόμενό του.

4. Η καταγραφή πληροφοριών εκπληρώνει τη σημαντική λειτουργία της διευκόλυνσης της ανταλλαγής τους, της παροχής αποδεικτικών στοιχείων για τα μέτρα που λαμβάνονται, της εκπλήρωσης των νομικών υποχρεώσεων των θεσμικών οργάνων και της διατήρησης της μνήμης τους. Αποτελεί επίσης προϋπόθεση για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων διαφάνειας της διοίκησης της ΕΕ, ιδίως με τη διευκόλυνση της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα και την εφαρμογή της αρχής της λογοδοσίας των δημόσιων δράσεων [1].

5. Η καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων, καθώς και η αποκάλυψή τους, αποτέλεσαν τα τελευταία χρόνια αντικείμενο συζήτησης σε αρκετά κράτη μέλη της ΕΕ [2]. Το ζήτημα τέθηκε επίσης υπόψη του Διαμεσολαβητή [3].

6. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε σκόπιμο να ξεκινήσει συζήτηση σχετικά με επαρκείς κανόνες και πρακτικές τήρησης αρχείων, όσον αφορά την ηλεκτρονική επικοινωνία, όπως τα γραπτά και τα άμεσα μηνύματα, σε επίπεδο διοίκησης της ΕΕ.

7. Για τον σκοπό αυτό, ο Διαμεσολαβητής συγκέντρωσε πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες και τις πρακτικές για την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων από ολόκληρη τη διοίκηση της ΕΕ.[4] Ο Διαμεσολαβητής εξέτασε επίσης τους σχετικούς κανόνες και τις πρακτικές που έχουν αναπτυχθεί σε εθνικό και διεθνές επίπεδο [5].

Τα πορίσματα της Διαμεσολαβήτριας

8. Και τα οκτώ θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ με τα οποία επικοινώνησε η Διαμεσολαβήτρια δήλωσαν ότι τα γραπτά και τα άμεσα μηνύματα καλύπτονται, κατ’ αρχήν, από τον γενικό ορισμό του εγγράφου που περιλαμβάνεται στις αντίστοιχες αποφάσεις τους για τη διαχείριση αρχείων. Δύο από τα IBOA διέθεταν ειδικότερους κανόνες.

9. Κανένας από τους IBAO δεν παρείχε στο προσωπικό του ειδική καθοδήγηση (ή κατάρτιση) σχετικά με την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων. Ένα IBAO ανέφερε ότι θα αξιολογούσε την ανάγκη για τέτοιου είδους καθοδήγηση (ή κατάρτιση) στο πλαίσιο επικείμενης επανεξέτασης της απόφασής του για τη διαχείριση αρχείων.

10. Δύο IBAO είχαν ήδη εμπειρία στην καταγραφή κειμένου και άμεσων μηνυμάτων στο αντίστοιχο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Ένας από αυτούς τους IBAO είχε αποκαλύψει άμεσα μηνύματα μετά την παραλαβή αιτήματος για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα.

11. Ορισμένοι IBAO δήλωσαν ότι οι υπάλληλοί τους που ασχολούνται με αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα βάσει του κανονισμού 1049/2001 δεν αναζητούν απλώς στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων τους καταχωρισμένα έγγραφα για τον εντοπισμό εγγράφων στα οποία ζητείται πρόσβαση του κοινού. Αντιθέτως, επικοινωνούν επίσης με όλες τις αρμόδιες υπηρεσίες/προσωπικό που ενδέχεται να διαθέτουν σχετικά έγγραφα που καλύπτονται από την αίτηση πρόσβασης.

Πρακτικές συστάσεις

Με βάση τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν, η Διαμεσολαβήτρια εντόπισε ορθές πρακτικές, οι οποίες ενδέχεται να καθοδηγήσουν τη διοίκηση της ΕΕ στην αντιμετώπιση του εν λόγω ζητήματος στο μέλλον. Αυτές αντικατοπτρίζονται στις «πρακτικές συστάσεις» που ακολουθούν:

Οι IBAO θα πρέπει:

• Λάβετε υπόψη, στους κανόνες και τις πρακτικές διαχείρισης εγγράφων, την ολοένα αυξανόμενη χρήση κειμένου και άμεσων μηνυμάτων. Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει ότι η απόφαση καταγραφής μιας συγκεκριμένης πληροφορίας στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της διοίκησης δεν θα πρέπει να εξαρτάται από το μέσο —είτε πρόκειται για επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κείμενο ή άμεσο μήνυμα— αλλά από το περιεχόμενό της.
• Εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων για την εύκολη καταγραφή κειμένου και άμεσων μηνυμάτων στα συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Εν τω μεταξύ, να προβλεφθούν εναλλακτικοί τρόποι καταγραφής τέτοιων μηνυμάτων.
• Παροχή σαφούς καθοδήγησης στο προσωπικό σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής, διαβίβασης και καταγραφής μηνυμάτων κειμένου και άμεσων μηνυμάτων που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής εγγράφων. Όλο το προσωπικό που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές συσκευές για εργασία θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοεί τον τρόπο εξαγωγής και μεταφοράς μηνυμάτων κειμένου και άμεσων μηνυμάτων από εφαρμογές ή πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων στο σχετικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
• Ευαισθητοποίηση του προσωπικού σχετικά με την ανάγκη να διασφαλιστεί ότι τα γραπτά και άμεσα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής εξάγονται, μεταφέρονται και καταγράφονται τακτικά και συστηματικά. Εκτός από τα τυποποιημένα μηνύματα εσωτερικής επικοινωνίας, αυτό θα μπορούσε να γίνει με την παροχή κατάρτισης σε υφιστάμενα μέλη του προσωπικού και στο πλαίσιο εισαγωγικών προγραμμάτων για νέα μέλη του προσωπικού, για παράδειγμα.
• Βεβαιωθείτε ότι οι περίοδοι διατήρησης για μηνύματα κειμένου και στιγμιαία μηνύματα που διατηρούνται σε ηλεκτρονικές συσκευές που χρησιμοποιούνται για εργασία είναι σύμφωνες με την πολιτική διατήρησης.
• Εφαρμόζουν διαδικασία που διασφαλίζει ότι, όταν ένα μέλος του προσωπικού αποχωρεί, καταγράφονται όλα τα έγγραφα που κατέχει το μέλος του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων τυχόν γραπτών και άμεσων μηνυμάτων που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής.
• Να αναγνωρίσουν ότι τα κείμενα και τα άμεσα μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία είναι «έγγραφα» κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.
• Κατά τη διεκπεραίωση αιτημάτων για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που θα μπορούσαν να καλύπτουν γραπτά και άμεσα μηνύματα, εξετάστε όλες τις τοποθεσίες όπου ενδέχεται να αποθηκεύονται τα εν λόγω μηνύματα, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών συσκευών που χρησιμοποιούνται από το προσωπικό, και βοηθήστε το προσωπικό που ενδεχομένως κατέχει τέτοια μηνύματα στις αναζητήσεις του, για παράδειγμα παρέχοντας οδηγίες.
• Να διασφαλίσουν ότι το τυποποιημένο εργαλείο αναζήτησής τους επιτρέπει την ταυτοποίηση των μηνυμάτων κειμένου και των άμεσων μηνυμάτων (καθαυτών) μετά την καταχώρισή τους στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων τους.

Σε αυτή τη βάση, η Διαμεσολαβήτρια ολοκληρώνει αυτή τη στρατηγική πρωτοβουλία.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 13/7/2022

[1] Απόφαση του Πρωτοδικείου της 26ης Απριλίου 2007, WWF European Policy Programme κατά Συμβουλίου, T-264/04, σκέψη 61: Για την αποτελεσματική άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα, τα ενδιαφερόμενα θεσμικά όργανα πρέπει, στο μέτρο του δυνατού και κατά τρόπο μη αυθαίρετο και προβλέψιμο, να καταρτίζουν και να διατηρούν έγγραφα σχετικά με τις δραστηριότητές τους.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Για παράδειγμα, στις Κάτω Χώρες (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 Μαρτίου 2019), στη Γερμανία (διοικητικό δικαστήριο του Βερολίνου (VG) 2 K 163/18, 26 Αυγούστου 2020) και στην Ιρλανδία (ιρλανδός επίτροπος Πληροφοριών, αριθμός υπόθεσης: 180450, 15 Μαΐου 2019).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (υπόθεση 1219/2020/MIG) και https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (υπόθεση 1316/2021/MIG).

[4] Στο πλαίσιο αυτής της στρατηγικής πρωτοβουλίας, η Διαμεσολαβήτρια επικοινώνησε με οκτώ θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ, και συγκεκριμένα την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο της ΕΕ, την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα (ΕΚΤ), τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Χημικών Προϊόντων (ECHA), την Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA), τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων (EMA) και τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (Frontex).

[5] Βλ., για παράδειγμα, τη Σύμβαση του Συμβουλίου της Ευρώπης για την πρόσβαση σε επίσημα έγγραφα (CETS αριθ. 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.