Η υπόθεση αφορούσε την απόλυση επικεφαλής ομάδας σε έργο που χρηματοδοτήθηκε από την ΕΕ στην Κεντρική Αμερική.

Ο Διαμεσολαβητής διερεύνησε το ζήτημα και διαπίστωσε ότι η Επιτροπή είχε ενεργήσει εύλογα επιτρέποντας στον δικαιούχο του έργου να απολύσει τον επικεφαλής της ομάδας μετά την υπογραφή της σύμβασης. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περάτωσε την υπόθεση.

Η υπόθεση αφορούσε διαδικασία υποβολής προσφορών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την παροχή υπηρεσιών διαχείρισης ΤΠ και συναφών υπηρεσιών. Ο καταγγέλλων είναι κοινοπραξία της οποίας η προσφορά για την εν λόγω σύμβαση απορρίφθηκε.

Ο κύριος ισχυρισμός του καταγγέλλοντος είναι ότι η Επιτροπή ανέθεσε τη σύμβαση σε προσφέροντα ο οποίος πρότεινε λύση για την ανάκτηση δεδομένων σε περίπτωση καταστροφής κατώτερης από εκείνη που απαιτούσε η σύμβαση.

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής ερεύνησε το ζήτημα και διαπίστωσε ότι, θεωρώντας ότι η επιλεγείσα προσφορά ήταν σύμφωνη με τη συγγραφή υποχρεώσεων, η Επιτροπή διέπραξε κακοδιοίκηση στην παρούσα υπόθεση. Συνέστησε στην Επιτροπή α) να αναγνωρίσει την κακοδιοίκησή της και β) να εξετάσει το αίτημα αποζημίωσης του καταγγέλλοντος.

Δυστυχώς, η Επιτροπή δεν αποδέχθηκε τις συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας και δεν παρείχε πειστικούς λόγους για την άρνησή της. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περάτωσε την υπόθεση απευθύνοντας δύο επικριτικές παρατηρήσεις στην Επιτροπή.

Η αναφορά αφορούσε τη λειτουργία του συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ενός ηλεκτρονικού συστήματος πληροφοριών που εντοπίζει πιθανές «απειλές» για τα οικονομικά συμφέροντα και τη φήμη της ΕΕ. Το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης διαθέτει πέντε βασικές κατηγορίες προειδοποίησης (W1 έως W5). Ορισμένες εξ αυτών των κατηγοριών προειδοποίησης περιέχουν υποκατηγορίες (W1a, b, c, και d, W3a και b, κ.λπ.). Η παρούσα υπόθεση αφορά προειδοποίηση κατηγορίας W3b. Προειδοποίηση κατηγορίας W3b εκδίδεται για άτομα που διώκονται δικαστικά για σοβαρά διοικητικά παραπτώματα ή απάτη.

Ο ενδιαφερόμενος υποστήριξε ότι το αίτημα της OLAF περί καταχώρισης προειδοποίησης στο σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης εις βάρος του ήταν παράτυπο. Το ίδιο και η άρνηση της OLAF να άρει την εν λόγω προειδοποίηση, από τη στιγμή που ο ενδιαφερόμενος δεν διωκόταν δικαστικά.

Ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι για την καταχώριση των στοιχείων ενός ατόμου σε κάποια από τις κατηγορίες του συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένα πραγματικά περιστατικά. Σε αντίθετη περίπτωση, η καταχώριση ατόμων στο σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης στερείται νοήματος. Έκρινε ότι η ερμηνεία της OLAF σχετικά με την προειδοποίηση κατηγορίας W3b αφήνει περιθώρια ώστε πρόσωπα που βρίσκονται σε παρόμοια κατάσταση να καταχωρισθούν σε διαφορετικές κατηγορίες. Παραδείγματος χάριν, εφόσον η OLAF ενημερώσει την αρμόδια Εισαγγελία του Ηνωμένου Βασιλείου για τα ευρήματά της σχετικά με κάποιον που τελεί υπό τη δικαιοδοσία του νομικού συστήματος του Ηνωμένου Βασιλείου, ο τελευταίος θα εξακολουθήσει να είναι καταχωρισμένος στην κατηγορία W2, ενώ αν τελεί υπό τη δικαιοδοσία, για παράδειγμα, του νομικού συστήματος του Βελγίου, θα καταχωριστεί στην κατηγορία W3b εφόσον διεξάγεται έρευνα εις βάρος του. Η διαφορετική αυτή μεταχείριση δεν μπορεί να δικαιολογηθεί αντικειμενικά. Κατά συνέπεια, ο Διαμεσολαβητής διατύπωσε πρόταση φιλικού διακανονισμού, ζητώντας από την OLAF να άρει την προειδοποίηση κατηγορίας W3b που εξέδωσε εις βάρος του ενδιαφερόμενου και να εξετάσει αναλυτικά τις πληροφορίες που έχει στη διάθεσή της σχετικά με αυτόν, προκειμένου να προσδιορίσει εάν είναι προσήκον να εκδοθεί κάποια άλλη προειδοποίηση. Η OLAF δεν ασπάστηκε την πρόταση του Διαμεσολαβητή. Ο Διαμεσολαβητής περάτωσε, ως εκ τούτου, την έρευνά του σχετικά με τη συγκεκριμένη αναφορά διατυπώνοντας επικριτική παρατήρηση.

Περίληψη της απόφασης επί της καταγγελίας OI/3/2008/FOR κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

Το Σύστημα Έγκαιρης Προειδοποίησης (ΣΕΠ) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα πληροφοριών που αποσκοπεί στον εντοπισμό «απειλών» για τα οικονομικά συμφέροντα και τη φήμη της ΕΕ. Για παράδειγμα, το ΣΕΠ επιτρέπει στο προσωπικό της Επιτροπής που συμμετέχει σε διαδικασίες υποβολής προσφορών να ελέγχει κατά πόσον υπάρχουν υπόνοιες απάτης για τους προσφέροντες. Αφού έλαβε αρκετές καταγγελίες σχετικά με τη λειτουργία του ΣΕΠ, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα, συμπεριλαμβανομένης δημόσιας διαβούλευσης στην οποία συνέβαλαν πολλά ενδιαφερόμενα μέρη. Μεταξύ των ανησυχιών που εκφράστηκαν κατά τη διαβούλευση ήταν το γεγονός ότι τα άτομα και οι εταιρείες δεν ενημερώνονται συστηματικά ότι έχουν καταχωριστεί στο ΣΕΠ. Οι συμμετέχοντες ισχυρίστηκαν επίσης ότι υπήρχε έλλειψη σαφήνειας σχετικά με τον τρόπο άσκησης προσφυγής κατά της εν λόγω καταχώρισης.

Στη γνώμη της, η Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι οι οντότητες που απαριθμούνται στο ΣΕΠ κανονικά δεν ενημερώνονται για το γεγονός αυτό. Επιπλέον, αναγνώρισε ότι το σύστημα δεν διαθέτει επίσημο μηχανισμό προσφυγών.

Η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το πεδίο εφαρμογής ορισμένων προειδοποιήσεων ΣΕΠ δεν είναι σαφώς καθορισμένο. Κάλεσε επίσης την Επιτροπή να διασφαλίσει το δικαίωμα ακρόασης πριν από τη λήψη οποιασδήποτε απόφασης για τη συμπερίληψη προσώπων ή εταιρειών στο ΣΕΠ. Επιπλέον, θα πρέπει να γίνεται σεβαστό το δικαίωμα πρόσβασης στον φάκελο. Επιπλέον, τα θιγόμενα πρόσωπα ή εταιρείες θα πρέπει να ενημερώνονται για το δικαίωμά τους να υποβάλλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή ή να ζητούν δικαστική προσφυγή.

Στην απάντησή της στο σχέδιο σύστασης, η Επιτροπή δήλωσε ότι σκοπεύει να υποβάλει αναθεωρημένη απόφαση για το ΣΕΠ το 2013. Μια τέτοια αναθεωρημένη απόφαση θα εκπονηθεί, υπό το πρίσμα τόσο του σχεδίου σύστασης της Διαμεσολαβήτριας όσο και του αποτελέσματος της προσφυγής στο Δικαστήριο στην υπόθεση Planet (η οποία αφορά το ΣΕΠ).

Ο Διαμεσολαβητής περάτωσε την έρευνά του με βάση τη δέσμευση της Επιτροπής να μεταρρυθμίσει το ΣΕΠ. Ωστόσο, προέβη σε περαιτέρω παρατήρηση καλώντας την Επιτροπή να διασφαλίσει ότι θα λάβει επίσης μέτρα για την προστασία των θεμελιωδών δικαιωμάτων κατά την περίοδο πριν από τη μεταρρύθμιση του ΣΕΠ.

Ο καταγγέλλων είναι Γερμανός πολίτης. Τον Αύγουστο του 2010, απευθύνθηκε στην Επιτροπή και ζήτησε, σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, αντίγραφα ορισμένων προπαρασκευαστικών εγγράφων σχετικά με την «ερμηνευτική ανακοίνωση της Επιτροπής για την εφαρμογή του άρθρου 296 της Συνθήκης στον τομέα των προμηθειών στον τομέα της άμυνας». Η Επιτροπή αρνήθηκε την πρόσβαση και υποστήριξε ότι το σύνολο των ζητηθέντων εγγράφων εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της εξαίρεσης που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 1049/2001 («άμυνα και στρατιωτικές υποθέσεις»). Στη συνέχεια, επισήμανε ότι, για τον ίδιο λόγο, δεν μπορούσε να χορηγηθεί ούτε μερική πρόσβαση. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση πρόσβασης. Μετά την παράταση της προθεσμίας για την εξέταση της επιβεβαιωτικής αίτησής του κατά 15 εργάσιμες ημέρες, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, παρά την παράταση της προθεσμίας, δεν ήταν σε θέση να οριστικοποιήσει την απόφασή της.

Στην καταγγελία του προς τον Διαμεσολαβητή, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή δεν διεκπεραίωσε την επιβεβαιωτική αίτησή του για πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα εντός των προθεσμιών που προβλέπονται στον κανονισμό 1049/2001. Ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή θα πρέπει i) να εξετάσει ταχέως την επιβεβαιωτική αίτησή του και ii) να επιτρέψει την πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα.

Στις 17 Δεκεμβρίου 2010, η καταγγελία διαβιβάστηκε στον Πρόεδρο της Επιτροπής για γνωμοδότηση. Στις 23 Δεκεμβρίου 2010, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή ότι η Επιτροπή, προς έκπληξή του και μεγάλη χαρά, του είχε χορηγήσει απεριόριστη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που ζητούσε. Επισημαίνει ότι η αίτησή του για πρόσβαση ικανοποιήθηκε και ότι θεωρεί ότι το ζήτημα έχει διευθετηθεί.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περάτωσε την υπόθεση όπως διευθετήθηκε από το θεσμικό όργανο.