1.  Συνοπτική παρουσίαση

Ο Διαμεσολαβητής προσπαθεί να επιτύχει απτές βελτιώσεις για τους καταγγέλλοντες και το κοινό στη διοίκηση της ΕΕ. Στον τομέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα της ΕΕ, το πράττει εξασφαλίζοντας αυξημένη πρόσβαση για τους αιτούντες, αλλά και βοηθώντας τη διοίκηση της ΕΕ να βελτιώσει τις πρακτικές της, να εξασφαλίσει μεγαλύτερη προορατική διαφάνεια και να είναι πλήρως υπόλογη στο κοινό.

Ο αριθμός των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού έχει αυξηθεί σημαντικά τα τελευταία έτη: από 45 καταγγελίες κατά μέσο όρο ετησίως από το 2014 έως το 2016, σε 83 καταγγελίες κατά μέσο όρο ετησίως κατά την περίοδο 2017 έως 2020, σε 129 καταγγελίες κατά μέσο όρο κατά τα έτη 2021 έως 2023. Συνολικά, το 26 % του συνόλου των ερευνών που κίνησε η Διαμεσολαβήτρια την τελευταία τριετία αφορούσε τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά όργανα της ΕΕ χειρίστηκαν τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.

Η επιλογή του κοινού να απευθύνεται συχνότερα στον Διαμεσολαβητή για να ζητήσει επανόρθωση αποτελεί θετική εξέλιξη. Αυτό μπορεί να οφείλεται στην αυξημένη ευαισθητοποίηση σχετικά με τον ρόλο της Διαμεσολαβήτριας, στο γεγονός ότι οι αιτούντες αντιμετωπίζουν συχνότερα προβλήματα με τη διοίκηση της ΕΕ, στην ταχύτερη διεκπεραίωση των υποθέσεων από τη Διαμεσολαβήτρια στον τομέα αυτό ή σε συνδυασμό αυτών και άλλων παραγόντων.

Ενώ ο αριθμός των καταγγελιών αυξήθηκε, το Γραφείο του Διαμεσολαβητή συνέχισε να εξετάζει τις καταγγελίες για την πρόσβαση του κοινού πολύ ταχύτερα. Ο μέσος χρόνος για την επίτευξη αποτελέσματος παρέμεινε σταθερός κατά την τελευταία τριετία, τρεις φορές ταχύτερα από ό,τι πριν από την εισαγωγή της ταχείας διαδικασίας (κατά την περίοδο 2021-2023: 83 εργάσιμες ημέρες, το 2016: 255 εργάσιμες ημέρες).

Η παρέμβαση του Διαμεσολαβητή οδήγησε σε χρήσιμο αποτέλεσμα για τον καταγγέλλοντα στις περισσότερες περιπτώσεις. Οι περισσότερες έρευνες περατώθηκαν ως διευθετηθείσες (πολλές μετά από καθυστέρηση του θεσμικού οργάνου να καταλήξει σε τελική απόφαση επί του αιτήματος) ή ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε πρόταση για λύση η οποία έγινε δεκτή από το θεσμικό όργανο, με αποτέλεσμα την ευρύτερη πρόσβαση του κοινού.

Το Γραφείο του Διαμεσολαβητή συμβουλεύτηκε άτομα και οργανισμούς που υπέβαλαν καταγγελίες αφού αντιμετώπισαν δυσκολίες πρόσβασης σε έγγραφα της ΕΕ. Οι ερωτηθέντες ήταν γενικά ικανοποιημένοι με την εμπειρία και δήλωσαν ότι είναι πιθανό να προσεγγίσουν τον Διαμεσολαβητή την επόμενη φορά που θα είναι δυσαρεστημένοι με την έκβαση αιτήματος πρόσβασης του κοινού . Ειδικότερα, εκτίμησαν το γεγονός ότι ο Διαμεσολαβητής παρέχει αντικειμενική αξιολόγηση της θέσης του θεσμικού οργάνου.

Εκτός από την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με μεμονωμένες καταγγελίες, μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια αντιμετώπισε στρατηγικά και συστημικά ζητήματα στη διοίκηση της ΕΕ. Οι εργασίες αυτές αποσκοπούσαν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό 1049/2001 και τις αρχές της χρηστής διοίκησης, μέσω της ευαισθητοποίησης, της παροχής καθοδήγησης και της βελτίωσης των γενικών πρακτικών. Για παράδειγμα, η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι οι συστημικές και σημαντικές καθυστερήσεις στην επεξεργασία από την Επιτροπή των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα ισοδυναμούν με κακοδιοίκηση. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να διορθώσει την κατάσταση αυτή κατά προτεραιότητα και προσέφυγε στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Η Υπηρεσία θα συνεχίσει να παρακολουθεί το ζήτημα, το οποίο φαίνεται να εξακολουθεί να υφίσταται σύμφωνα με τα ενδιαφερόμενα μέρη των οποίων ζητήθηκε η γνώμη και τις πρόσφατες καταγγελίες.

Ο Διαμεσολαβητής έχει επίσης παράσχει καθοδήγηση στο κοινό και στα θεσμικά όργανα της ΕΕ σχετικά με το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα της ΕΕ. Το υλικό είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο της Διαμεσολαβήτριας και περιλαμβάνει έναν «οδηγό ερωτήσεων και απαντήσεων» σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ, έναν λεπτομερέστερο πόρο για τους εμπειρογνώμονες και έναν σύντομο οδηγό για τη διοίκηση της ΕΕ σχετικά με τις πολιτικές και τις πρακτικές.

2. Επισκόπηση: Υποθέσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα και η ταχεία διαδικασία

α. Ρόλος του οικονομικού φορέα στον τομέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα της ΕΕ

Το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ προβλέπεται στις Συνθήκες της ΕΕ και στον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων [1]. Διαδραματίζει καίριο ρόλο στη διασφάλιση της διαφανούς λειτουργίας των θεσμικών οργάνων της ΕΕ, ενισχύοντας έτσι τη νομιμότητα της ΕΕ και την εμπιστοσύνη του κοινού σε αυτήν. Οι γενικοί κανόνες για την άσκηση του δικαιώματος αυτού καθορίζονται στη νομοθεσία της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα (κανονισμός 1049/2001).[2] Σε περίπτωση που ένα θεσμικό όργανο της ΕΕ αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού σε συγκεκριμένο έγγραφο, υπάρχουν δύο διαθέσιμα ένδικα μέσα για όσους ζητούν πρόσβαση. Οι αιτούντες μπορούν να προσφύγουν είτε στο Δικαστήριο της ΕΕ είτε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Τα πρόσωπα που ζητούν πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα συνήθως βασίζονται στην ταχεία κοινολόγηση, ώστε να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν τα έγγραφα για τον σκοπό για τον οποίο προτίθενται. Ως εκ τούτου, οι αιτούντες αναμένουν ότι η αίτηση πρόσβασής τους θα διεκπεραιωθεί γρήγορα. Αυτό ισχύει ιδίως για τις οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες που επιθυμούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της ΕΕ, καθώς και για τους δημοσιογράφους και τους ερευνητές που ενδέχεται να επιθυμούν να ελέγξουν τη διοίκηση της ΕΕ.

Εάν η πρόσβαση δεν είναι άμεση, τα έγγραφα μπορεί να χάσουν τη χρησιμότητά τους. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει επανειλημμένα υποστηρίξει ότι η καθυστερημένη πρόσβαση συνιστά άρνηση πρόσβασης.

β. Πώς χειρίζεται ο εκτελεστικός διευθυντής υποθέσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα της ΕΕ

Με βάση την αρχή που διέπει τους κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού, σύμφωνα με την οποία οι αιτήσεις θα πρέπει να διεκπεραιώνονται ταχέως, η Διαμεσολαβήτρια επιδιώκει σταθερά να διασφαλίζει ότι το Γραφείο της εξετάζει τις εν λόγω καταγγελίες το συντομότερο δυνατόν. Ως εκ τούτου, θέσπισε ταχεία διαδικασία για την εξέταση των καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού. Μετά από δοκιμαστική περίοδο 5 μηνών, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε επισήμως τη «διαδικασία ταχείας διεκπεραίωσης» για την πρόσβαση σε καταγγελίες σχετικά με έγγραφα τον Φεβρουάριο του 2018.

Μόλις λάβει καταγγελία σχετικά με την άρνηση πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, το Γραφείο του Διαμεσολαβητή την καταχωρίζει και εξετάζει κατά πόσον μπορεί να κινηθεί έρευνα. Αυτό εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον μια καταγγελία είναι παραδεκτή [3] ή κατά πόσον ο Διαμεσολαβητής κρίνει σκόπιμο να κινήσει έρευνα ^[4].

Εάν η κίνηση έρευνας φαίνεται δικαιολογημένη, το Γραφείο διενεργεί επίσης μια πρώτη εσωτερική αξιολόγηση για να αποφασίσει αν η καταγγελία μπορεί να εξεταστεί στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν η τελική θέση του οικείου θεσμικού οργάνου είναι γνωστή, με άλλα λόγια όταν υπάρχει ρητή τελική απόφαση άρνησης παροχής πρόσβασης στο κοινό (ρητή «επιβεβαιωτική απόφαση»). Η ταχεία διαδικασία συνήθως δεν χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου i) ο καταγγέλλων αμφισβητεί ότι δεν υπάρχει έγγραφο, ii) απαιτούνται περαιτέρω διευκρινίσεις προτού η ερευνητική ομάδα του Διαμεσολαβητή μπορέσει να ελέγξει τα εν λόγω έγγραφα ή iii) το οικείο θεσμικό όργανο δεν έχει ακόμη λάβει την τελική του θέση (όταν έχει παρέλθει η προθεσμία για την επιβεβαιωτική απάντηση και, ως εκ τούτου, υπάρχει σιωπηρή αρνητική απόφαση). Σε κάθε περίπτωση, ο Διαμεσολαβητής επιχειρεί να εξετάσει όλες τις καταγγελίες σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα το συντομότερο δυνατόν.

Στη συνέχεια, η υπόθεση ανατίθεται σε αρμόδιο για τις έρευνες υπάλληλο και λαμβάνεται επίσημη απόφαση σχετικά με το αν μπορεί να κινηθεί έρευνα. Ο στόχος του Γραφείου για τις εν λόγω «αποφάσεις παραδεκτού» είναι 30 ημερολογιακές ημέρες. Ωστόσο, εάν η υπόθεση εξετάζεται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας, ο στόχος είναι 5 εργάσιμες ημέρες από την καταχώριση της καταγγελίας.

Μετά την έναρξη έρευνας στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας, το Γραφείο λαμβάνει ορισμένα μέτρα έρευνας. Αρχίζει με την ταχεία εξέταση των εν λόγω εγγράφων, ζητώντας απάντηση από το αρμόδιο θεσμικό όργανο και, σε ορισμένες περιπτώσεις, συνεδρίαση. Η Διαμεσολαβήτρια έχει προβεί σε ρυθμίσεις με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ που της επιτρέπουν την ταχεία πρόσβαση στα έγγραφα (εντός 5 εργάσιμων ημερών από την έναρξη της έρευνας) και σε τυχόν πρόσθετες παρατηρήσεις των θεσμικών οργάνων (εντός 15 εργάσιμων ημερών).

Στη συνέχεια, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας επιθεωρεί τα εν λόγω έγγραφα και μπορεί να διαβουλευθεί περαιτέρω με το θεσμικό όργανο της ΕΕ. Στόχος είναι η διενέργεια «αξιολόγησης» το συντομότερο δυνατόν. Εάν η υπόθεση εξετάζεται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας, ο στόχος για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης είναι εντός 40 εργάσιμων ημερών από την καταχώριση της καταγγελίας.

Η εκτίμηση μπορεί να είναι ότι υπάρχει περιθώριο για την επίτευξη ταχείας λύσης. Για τον σκοπό αυτό, ο Διαμεσολαβητής μπορεί να προτείνει στο θεσμικό όργανο να δημοσιοποιήσει (μέρη) των εγγράφων.

Εάν η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώσει ότι το θεσμικό όργανο της ΕΕ δεν θα έπρεπε να είχε αρνηθεί την πρόσβαση, μπορεί να προβεί σε επίσημη διαπίστωση κακοδιοίκησης και να συστήσει στο θεσμικό όργανο να χορηγήσει (αυξημένη) πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα.

Ο Διαμεσολαβητής θα μπορούσε επίσης να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η απόφαση του θεσμικού οργάνου της ΕΕ να αρνηθεί την πρόσβαση ήταν δικαιολογημένη λόγω μίας ή περισσότερων εξαιρέσεων [5] που προβλέπονται από τους κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και να περατώσει την υπόθεση με τη διαπίστωση ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.

3. Επανεξέταση των επιδόσεων

Η παρούσα ενότητα περιέχει στατιστικά στοιχεία σχετικά με τον χειρισμό όλων των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα μεταξύ 1ης Ιανουαρίου 2021 και 31ης Δεκεμβρίου 2023, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εξετάστηκαν στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας.

Τον Φεβρουάριο του 2021 δημοσιεύθηκε προηγούμενη επανεξέταση των καταγγελιών για την πρόσβαση του κοινού και της εφαρμογής της ταχείας διαδικασίας για την περίοδο από την 1η Σεπτεμβρίου 2017 έως τις 31 Αυγούστου 2020 [6].

α. Αριθμός καταγγελιών

Μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια έλαβε 386 καταγγελίες στον τομέα της πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα. Το ποσοστό αυτό αντιπροσωπεύει το 16 % του συνόλου των καταγγελιών στο πλαίσιο της εντολής κατά τη διάρκεια της εν λόγω περιόδου.

Ο αριθμός των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού έχει αυξηθεί σημαντικά τα τελευταία έτη: από 45 καταγγελίες κατά μέσο όρο ετησίως από το 2014 έως το 2016, σε 83 καταγγελίες κατά μέσο όρο ετησίως κατά την περίοδο 2017 έως 2020, σε 129 καταγγελίες κατά μέσο όρο κατά τα έτη 2021 έως 2023.

Στους πίνακες που ακολουθούν παρουσιάζεται η ετήσια κατανομή.

*Εισαγόμενη διαδικασία FT

β. Ποια θεσμικά όργανα αφορούσαν;

Η πλειονότητα των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που ελήφθησαν μεταξύ 2021 και 2023 υποβλήθηκαν κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η οποία είναι το μεγαλύτερο θεσμικό όργανο της ΕΕ και λαμβάνει μακράν τον μεγαλύτερο αριθμό αιτήσεων πρόσβασης. Οι υπόλοιπες καταγγελίες αφορούσαν ευρύ φάσμα άλλων θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ, ιδίως τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (Frontex) και τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων (EMA), καθώς και την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ), το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο της ΕΕ.

*Ευρωπαϊκή Αρχή Ασφαλίσεων και Επαγγελματικών Συντάξεων, Ευρωπαϊκή Αρχή Ασφάλειας της Αεροπορίας, Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, Οργανισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης για τη Συνεργασία των Ρυθμιστικών Αρχών Ενέργειας, Δορυφορικό Κέντρο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Οργανισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το Άσυλο, Ευρωπαϊκό Συμβούλιο, Ευρωπαϊκή Αρχή Τραπεζών, Ευρωπαϊκό Κέντρο για την Ανάπτυξη της Επαγγελματικής Κατάρτισης, Ευρωπαϊκή Επιτροπή των Περιφερειών, Ευρωπαϊκός Εκτελεστικός Οργανισμός για την Υγεία και τον Ψηφιακό τομέα, Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Καινοτομίας και Εκτελεστικός Οργανισμός για τις ΜΜΕ, Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού, Ευρωπαϊκός Οργανισμός για την Ασφάλεια στη Θάλασσα, Ευρωπαϊκός Εκτελεστικός Οργανισμός Έρευνας, Οργανισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης για τη Συνεργασία στον Τομέα της Ποινικής Δικαιοσύνης, Ενιαίο Συμβούλιο Εξυγίανσης.

γ. Ποιοι είναι οι καταγγέλλοντες;

δ. Αριθμός ερευνών

Μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνες σχετικά με 277 καταγγελίες στον τομέα της πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.[7] Συνολικά, το 26 % του συνόλου των ερευνών που κίνησε η Διαμεσολαβήτρια μεταξύ 2021 και 2023 αφορούσε τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά όργανα της ΕΕ χειρίστηκαν τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.

ε. Μέσος χρόνος επεξεργασίας

Ο μέσος χρόνος που απαιτείται για την επεξεργασία των καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού έχει μειωθεί σημαντικά με την πάροδο των ετών. Τα τρία βασικά στάδια του χειρισμού καταγγελιών είναι ταχύτερα από την εισαγωγή της ταχείας διαδικασίας: λήψη της απόφασης περί παραδεκτού, έγκριση αξιολόγησης (σχετικής με τις έρευνες) και περάτωση της υπόθεσης.

Ο μέσος χρόνος λήψης αποφάσεων επί του παραδεκτού για όλες τις καταγγελίες που σχετίζονται με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα είναι πλέον τρεις φορές ταχύτερος από ό,τι πριν από την καθιέρωση της ταχείας διαδικασίας (το 2023: 9 εργάσιμες ημέρες, το 2016: 34 εργάσιμες ημέρες).

Κατά την περίοδο 2021-2023, ο μέσος χρόνος από την καταχώριση έως την οριστική περάτωση της υπόθεσης για όλες τις καταγγελίες σχετικά με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα ήταν 69 εργάσιμες ημέρες. Στους πίνακες που ακολουθούν παρουσιάζεται η ετήσια κατανομή.

Το διάγραμμα αυτό αφορά όλες τις καταγγελίες για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα (απαράδεκτες, αβάσιμες, έρευνες).

Για τις καταγγελίες που ελήφθησαν το 2022, όλες εκτός από μία έχουν κλείσει, ενώ για τις καταγγελίες που ελήφθησαν το 2023 έχουν κλείσει 116 (69 %). Οι υπόλοιπες υποθέσεις εξακολουθούσαν να εκκρεμούν κατά τον χρόνο της παρούσας επανεξέτασης.

Όσον αφορά τις έρευνες μόνο, μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, ο Διαμεσολαβητής τις κοινοποιεί στο οικείο θεσμικό όργανο της ΕΕ. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω προκαταρκτικής αξιολόγησης, πρότασης λύσης, σύστασης ή απόφασης περάτωσης της υπόθεσης. Ο μέσος χρόνος ολοκλήρωσης της αξιολόγησης ήταν περισσότερο από τρεις φορές ταχύτερος από ό,τι στο παρελθόν (κατά την περίοδο 2021-2023: 83 εργάσιμες ημέρες, το 2016: 255 εργάσιμες ημέρες).

Όσον αφορά τις έρευνες του 2023, η αξιολόγηση ολοκληρώθηκε σε 77 υποθέσεις (66 %). Η αξιολόγηση στις υπόλοιπες υποθέσεις εξακολουθούσε να εκκρεμεί κατά τον χρόνο της παρούσας επανεξέτασης.

στ. Έρευνες ταχείας κυκλοφορίας

Μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια εξέτασε 70 καταγγελίες στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας.[8] Ενώ ο αριθμός των υποθέσεων που αφορούν την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα αυξάνεται σημαντικά, το ποσοστό των υποθέσεων ταχείας διαδικασίας μειώθηκε. Συνολικά, το 25 % των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού χαρακτηρίστηκαν ως Fast-Track (σε σύγκριση με το 47 % στην προηγούμενη επανεξέταση, αν και ο Διαμεσολαβητής είχε τότε ευρύτερο ορισμό των υποθέσεων Fast-Track).

Με βάση την πείρα της Υπηρεσίας από τη διαδικασία ταχείας επέμβασης και την επανεξέταση που διενεργήθηκε το 2020, κατέστη σαφές ότι, για να είναι σε θέση να χειριστεί επαρκώς μια υπόθεση μέσω της διαδικασίας ταχείας επέμβασης, πρέπει να είναι γνωστή η τελική θέση του οικείου θεσμικού οργάνου. Ο κύριος λόγος για αυτό είναι ότι ο Διαμεσολαβητής, ως μηχανισμός προσφυγής, επιδιώκει πρωτίστως να επαληθεύσει κατά πόσον μια απόφαση άρνησης της πρόσβασης του κοινού ήταν δικαιολογημένη.

Ωστόσο, σε πολλές υποθέσεις που τέθηκαν υπόψη του Διαμεσολαβητή κατά την περίοδο 2021 έως 2023, το οικείο θεσμικό όργανο δεν είχε ακόμη εκδώσει ρητή επιβεβαιωτική απόφαση κατά τον χρόνο υποβολής της καταγγελίας. Ως εκ τούτου, κατά την έναρξη έρευνας, ο Διαμεσολαβητής δεν μπορούσε να επανεξετάσει την τελική θέση του θεσμικού οργάνου, παράλληλα με τα επίμαχα έγγραφα. Ως εκ τούτου, οι υποθέσεις αυτές δεν μπορούσαν να αντιμετωπιστούν μέσω της ταχείας διαδικασίας. Αυτό ήταν ιδιαίτερα σημαντικό για τις υποθέσεις που αφορούν την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, οι οποίες είναι μακράν οι περισσότερες που φθάνουν στον Διαμεσολαβητή. Η Διαμεσολαβήτρια παρακολούθησε το ζήτημα των καθυστερήσεων και διεξήγαγε αυτεπάγγελτη έρευνα, η οποία οδήγησε σε σειρά συστάσεων με τις οποίες ζητήθηκε από την Επιτροπή να αντιμετωπίσει επειγόντως το ζήτημα (περισσότερες λεπτομέρειες παρακάτω).

Ο Διαμεσολαβητής κατόρθωσε να επιτύχει τον στόχο του παραδεκτού, δηλαδή την έναρξη έρευνας εντός πέντε εργάσιμων ημερών, στην πλειονότητα των περιπτώσεων. Κατά τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς, ο μέσος χρόνος που απαιτήθηκε για να κριθεί το παραδεκτό μιας καταγγελίας ήταν τέσσερις εργάσιμες ημέρες.

Όσον αφορά την αξιολόγηση, στο 27 % των γρήγορων ερευνών, η αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας εκδόθηκε εντός του ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών. Στο 47 % του συνόλου των ερευνών, η αξιολόγηση εκδόθηκε εντός 60 εργάσιμων ημερών. Συνολικά, ο μέσος χρόνος για τη λήψη θέσης ήταν 83 εργάσιμες ημέρες. Αυτό δείχνει ότι εξακολουθεί να είναι δύσκολο να τηρηθεί το χρονοδιάγραμμα των 40 εργάσιμων ημερών για τις καταγγελίες Fast-Track.

Οι περισσότερες έρευνες στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας περατώθηκαν χωρίς να διαπιστωθεί κακοδιοίκηση ή διευθετήθηκαν μετά την παρέμβαση του Διαμεσολαβητή. Στο 43 % περίπου των ερευνών Fast-Track, όπου η αξιολόγηση ολοκληρώθηκε κατά τον χρόνο σύνταξης της παρούσας έκθεσης, η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε πρόταση λύσης και/ή σύσταση και/ή πρόταση βελτίωσης (περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το αποτέλεσμα περιλαμβάνονται κατωτέρω).

ζ. Αποτέλεσμα

Μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια διατύπωσε συστάσεις σε 11 υποθέσεις, προτάσεις επίλυσης σε 33 υποθέσεις και προτάσεις βελτίωσης [9] σε 17 υποθέσεις. Όσον αφορά τη συμμόρφωση, σε έξι περιπτώσεις η σύσταση έγινε δεκτή από το θεσμικό όργανο, σε τέσσερις περιπτώσεις απορρίφθηκε και για μία σύσταση δεν έχει ληφθεί ακόμη απάντηση. Όσον αφορά τις προτάσεις λύσης, σε 17 περιπτώσεις επιτεύχθηκε λύση, 10 προτάσεις απορρίφθηκαν και σε έξι περιπτώσεις εξακολουθούσε να εκκρεμεί απάντηση. Όσον αφορά τις προτάσεις βελτίωσης, 11 έγιναν δεκτές, δύο απορρίφθηκαν και τέσσερις δεν έχουν ακόμη απαντηθεί.

η. Σχετικές εργασίες στον τομέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα

Εκτός από την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με μεμονωμένες καταγγελίες, μεταξύ 2021 και 2023, η Διαμεσολαβήτρια προσπάθησε επίσης να αντιμετωπίσει στρατηγικά και συστημικά ζητήματα. Οι εργασίες αυτές αποσκοπούσαν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό 1049/2001 και τις αρχές της χρηστής διοίκησης, μέσω της ευαισθητοποίησης, της παροχής καθοδήγησης και της βελτίωσης των γενικών πρακτικών. Στην ενότητα που ακολουθεί υπογραμμίζονται ορισμένες από τις υποθέσεις δημόσιας σημασίας με τις οποίες ασχολήθηκε ο Διαμεσολαβητής κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ορισμένες από αυτές βασίστηκαν σε καταγγελία, ενώ άλλες κινήθηκαν από την Υπηρεσία με δική της πρωτοβουλία.

Η Διαμεσολαβήτρια εξέδωσε πρακτικές συστάσεις σχετικά με την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων και την αποκάλυψή τους

Η Διαμεσολαβήτρια ανέλαβε στρατηγική πρωτοβουλία σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οι οργανισμοί της ΕΕ καταγράφουν γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται/λαμβάνονται από μέλη του προσωπικού υπό την επαγγελματική τους ιδιότητα. Η πρωτοβουλία ήρθε αφού έλαβε καταγγελίες σχετικά με αιτήματα για πρόσβαση του κοινού σε γραπτά μηνύματα.[10] Βάσει των πληροφοριών που συγκεντρώθηκαν, η Διαμεσολαβήτρια εντόπισε ορθές πρακτικές που μπορούν να καθοδηγήσουν τη διοίκηση της ΕΕ στην αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος στο μέλλον. Η Διαμεσολαβήτρια κοινοποίησε αυτές τις «πρακτικές συστάσεις» σε όλα τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ και τις δημοσίευσε επίσης στον ιστότοπό της [11].

Ο Διαμεσολαβητής διευκρίνισε ότι το αν ένα έγγραφο έχει καταχωριστεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων ενός θεσμικού οργάνου δεν έχει σημασία στο πλαίσιο των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού.

Η Διαμεσολαβήτρια εξέτασε διάφορες καταγγελίες στις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν είχε αναζητήσει δεόντως συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γραπτά μηνύματα στα οποία ο αντίστοιχος καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση από το κοινό. Στις υποθέσεις αυτές, η Επιτροπή έκρινε ότι μόνο τα έγγραφα που είναι καταχωρισμένα στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της αποτελούν «έγγραφα» κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001. Ωστόσο, η Επιτροπή καταγράφει μόνο τα έγγραφα που θεωρεί ότι πληρούν τα κριτήρια καταχώρισής της.

Ο Διαμεσολαβητής διευκρίνισε ότι, όσον αφορά το ζήτημα του κατά πόσον μπορεί να δοθεί πρόσβαση του κοινού σε συγκεκριμένο έγγραφο, δεν έχει σημασία αν το έγγραφο αυτό έχει καταχωριστεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων του θεσμικού οργάνου. Αντιθέτως, αυτό που έχει σημασία είναι το περιεχόμενο του εγγράφου και το κατά πόσον σχετίζεται ή όχι με τις «πολιτικές, τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις» για τις οποίες είναι υπεύθυνο το θεσμικό όργανο [12].

Καθυστερήσεις στην επεξεργασία των αιτημάτων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα

Ένα επαναλαμβανόμενο θέμα που τέθηκε υπόψη της Διαμεσολαβήτριας ήταν οι καθυστερήσεις που σημειώθηκαν από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ κατά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, ιδίως από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Σύμφωνα με καταγγελίες προς τη Διαμεσολαβήτρια, οι προθεσμίες απάντησης σε αιτήματα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα συχνά δεν τηρήθηκαν από την Επιτροπή. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε αυτεπάγγελτη έρευνα με την Επιτροπή για να εξακριβώσει κατά πόσον επρόκειτο για συστημικό ζήτημα. Από την έρευνα προέκυψε ότι η Επιτροπή δεν τηρεί τις προβλεπόμενες προθεσμίες κατά την εξέταση αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα σε σημαντικό αριθμό υποθέσεων. Επιπλέον, οι καθυστερήσεις που σημειώθηκαν ήταν μάλλον σημαντικές, ιδίως στο στάδιο της επανεξέτασης (κατά την εξέταση των «επιβεβαιωτικών αιτήσεων»). Η κατάσταση επιδεινώθηκε κατά την περίοδο 2021-2023, με όλο και περισσότερες υποθέσεις «καθυστέρησης» να φθάνουν στον Διαμεσολαβητή [13].

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι οι συστημικές και σημαντικές καθυστερήσεις στην επεξεργασία από την Επιτροπή των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα ισοδυναμούν με κακοδιοίκηση. Ζήτησε από την Επιτροπή να διορθώσει την κατάσταση αυτή κατά προτεραιότητα. Υπέβαλε επίσης ειδική έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.[14] Τον Μάρτιο του 2024, το Κοινοβούλιο ψήφισε με συντριπτική πλειοψηφία ψήφισμα υπέρ των πορισμάτων της Διαμεσολαβήτριας.[15]

Η παρέμβαση του Διαμεσολαβητή επέφερε βελτιώσεις στον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA) χειρίζεται τα αιτήματα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα

Κατόπιν έρευνας της Διαμεσολαβήτριας, η EFSA συμφώνησε να αλλάξει τους κανόνες και τις πρακτικές της, ώστε να διασφαλιστεί η ταχύτερη επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.

Η υπόθεση αφορούσε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που αφορούσαν μόλυβδο σε πυρομαχικά. Η EFSA χρειάστηκε περισσότερους από επτά μήνες για να εξετάσει το αίτημα, παρατείνοντας την προθεσμία σε διάφορες περιπτώσεις. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δεν μπορούσε να χρησιμοποιήσει τα έγγραφα κατά την προετοιμασία συμβολής σε δημόσια διαβούλευση που διοργανώθηκε από άλλον οργανισμό της ΕΕ. Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε κακοδιοίκηση στην εν λόγω υπόθεση και διατύπωσε συστάσεις προς την EFSA.

Η EFSA ανταποκρίθηκε θετικά στις συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας. Αναθεώρησε την απόφασή της σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και υποσχέθηκε να βελτιώσει την επικοινωνία της με τους αιτούντες [16].

Η Διαμεσολαβήτρια εντόπισε ζητήματα σχετικά με τις πρακτικές του Frontex όσον αφορά τη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης που θεωρεί ανακριβείς ή αφορούν πολλά ή μεγάλα έγγραφα

Στην υπόθεση αυτή, η Διαμεσολαβήτρια αμφισβήτησε τις πρακτικές του Frontex κατά την εξέταση αιτημάτων πρόσβασης που θεωρεί ότι δεν είναι επαρκώς σαφή ή αφορούν πολλά ή μεγάλα έγγραφα. Συγκεκριμένα, εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια αίτηση είναι τόσο περίπλοκη ώστε να πρέπει να αναζητήσει «φιλική λύση» με το πρόσωπο που ζητεί πρόσβαση, «αναβάλλει» την καταχώριση της αίτησης και, ως εκ τούτου, εμποδίζει την έναρξη των νόμιμων προθεσμιών. Εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια καταχωρισμένη αίτηση πρόσβασης είναι, κατόπιν προσεκτικότερης εξέτασης, τόσο ασαφής ώστε το/τα έγγραφο/-α δεν μπορεί/-ούν να προσδιοριστεί/-ούν, θεωρεί ότι μπορεί να αναστείλει τις νόμιμες προθεσμίες για την αποσαφήνιση του πεδίου εφαρμογής της αίτησης.

Η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι οι πρακτικές του Frontex ισοδυναμούν με κακοδιοίκηση και συνέστησε τη διακοπή τους. Δεδομένου ότι ο Frontex δεν αποδέχθηκε τη σύσταση αυτή, η Διαμεσολαβήτρια διατήρησε τη διαπίστωση κακοδιοίκησης. Διαφωνεί με τη θέση του Frontex ότι οι πρακτικές αυτές είναι επωφελείς για τους αιτούντες. Αντιθέτως, δεν μπορεί να είναι επωφελής όταν ένας οργανισμός της ΕΕ επιτρέπει στον εαυτό του να καθυστερεί ή να αναστέλλει μονομερώς τις ισχύουσες νόμιμες προθεσμίες [17].

Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων (EMA) να αλλάξει την τρέχουσα πρακτική του όσον αφορά την ουρά αιτημάτων για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα

Ο EMA εισήγαγε ορισμένες πρακτικές κατά τον χειρισμό των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα για τη διαχείριση των προκλήσεων μετά από δύο πρωτοφανή γεγονότα, και συγκεκριμένα την απώλεια προσωπικού λόγω της μετεγκατάστασής του από το Λονδίνο στο Άμστερνταμ μετά το Brexit και την πανδημία COVID-19. Οι πρακτικές αυτές είναι ότι i) ο EMA αναβάλλει τη διεκπεραίωση ορισμένων αιτημάτων για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα, τοποθετώντας τα σε ουρά με τη σειρά με την οποία τα λαμβάνει ο EMA· ii) ο EMA περιορίζει τόσο τον αριθμό των εγγράφων που μπορούν να ζητήσουν οι αιτούντες ανά αίτημα όσο και τον αριθμό των αιτημάτων που μπορούν να έχουν μεμονωμένοι αιτούντες στην ουρά σε δεδομένη χρονική στιγμή.

Όσον αφορά την πρώτη πρακτική, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι αυτό δεν συνιστά χρηστή διοίκηση και δεν συνάδει με την αρχή του κανονισμού 1049/2001 σύμφωνα με την οποία οι αιτήσεις πρόσβασης διεκπεραιώνονται «άμεσα». Όσον αφορά τη δεύτερη πρακτική, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι συνιστούσε κακοδιοίκηση, δεδομένων των στοιχείων που φαινόταν να είναι αυθαίρετα.

Κατά τον χρόνο σύνταξης της παρούσας έκθεσης, εκκρεμούσε η απάντηση του EMA στα πορίσματα της Διαμεσολαβήτριας. Ωστόσο, ο EMA έχει ήδη επισημάνει ότι λαμβάνει μέτρα για τη σταδιακή κατάργηση της πρώτης πρακτικής της «χρονολογικής σειράς αναμονής»[18].

Ο Διαμεσολαβητής δημοσίευσε γενικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα

Όπως καταδεικνύεται στην παρούσα έκθεση, οι καταγγελίες για έλλειψη διαφάνειας αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο ποσοστό των υποθέσεων που διεκπεραιώνει ο Διαμεσολαβητής. Για την παροχή καθοδήγησης στο κοινό και στα θεσμικά όργανα της ΕΕ, η Διαμεσολαβήτρια έχει καταρτίσει διάφορους διαδικτυακούς πόρους σχετικά με τη σωστή πρόσβαση στα έγγραφα της ΕΕ. Σε αυτές περιλαμβάνονται ένας «οδηγός ερωτήσεων και απαντήσεων» σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ, ένας λεπτομερέστερος πόρος για τους εμπειρογνώμονες και ένας σύντομος οδηγός για τη διοίκηση της ΕΕ σχετικά με τις πολιτικές και τις πρακτικές [19].

4.  Απόψεις των ενδιαφερόμενων μερών

Στο πλαίσιο της επανεξέτασης των επιδόσεών του όσον αφορά την εξέταση καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα, το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ζήτησε τη γνώμη διαφόρων ενδιαφερόμενων μερών για να λάβει παρατηρήσεις. Σε αυτούς περιλαμβάνονταν τόσο οι καταγγέλλοντες (από την κοινωνία των πολιτών, την ακαδημαϊκή κοινότητα και τα μέσα ενημέρωσης) όσο και η Επιτροπή, ως το κύριο ενδιαφερόμενο θεσμικό όργανο.

α. Ανατροφοδότηση

Συνολική εμπειρία

Γενικά, οι ερωτηθέντες είχαν θετική εμπειρία με τον Διαμεσολαβητή. Διαπίστωσαν επίσης ότι η επικοινωνία με το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ήταν αποτελεσματική και χρήσιμη, παρέχοντάς τους τη δυνατότητα να παρακολουθούν τη διαδικασία.

Ιστότοπος και έντυπο καταγγελίας

Οι απαντήσαντες εξέφρασαν την ικανοποίησή τους για τις βελτιώσεις που επήλθαν στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και για τη δυνατότητα παρακολούθησης της προόδου των καταγγελιών τους. Οι ερωτηθέντες δήλωσαν επίσης ότι χρησιμοποιούν τον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή για την αναζήτηση παλαιότερων υποθέσεων. Πολλοί δεν γνώριζαν ακόμη ότι ο Διαμεσολαβητής είχε επίσης δημοσιεύσει γενικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα.

Η πλειοψηφία έκρινε ότι η υποβολή καταγγελίας είναι απλή.

Αποτέλεσμα

Οι καταγγελίες στον Διαμεσολαβητή στον τομέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα θεωρήθηκαν ως εναλλακτική λύση χαμηλότερου κινδύνου και ταχύτερη από τη δικαστική προσφυγή και θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε περιπτώσεις στις οποίες η επιτυχία ήταν αβέβαιη. Αυτό θεωρήθηκε ιδιαίτερα ότι ισχύει για τους καταγγέλλοντες που δεν διέθεταν τα οικονομικά μέσα για να κινήσουν δικαστικές διαδικασίες.

Για ορισμένους απαντήσαντες, ακόμη και αν το αποτέλεσμα δεν ήταν θετικό όσον αφορά την ευρύτερη πρόσβαση, εκτιμούν ότι ο Διαμεσολαβητής παρέχει αντικειμενική αξιολόγηση της θέσης του θεσμικού οργάνου. Ορισμένοι δήλωσαν ότι όταν η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την έρευνά της με διαπίστωση κακοδιοίκησης, αυτό επιβεβαιώνει ότι η καταγγελία τους ήταν δικαιολογημένη.

Για πολλούς απαντήσαντες, υπήρξε σοβαρό πρόβλημα με καθυστερήσεις στην πρόσβαση σε έγγραφα. Όταν οι καταγγέλλοντες προσφεύγουν στον Διαμεσολαβητή, το οικείο θεσμικό όργανο έχει συχνά ήδη καθυστερήσει σημαντικά στη διεκπεραίωση του αιτήματός τους για πρόσβαση. Ακόμη και αν μετά την παρέμβαση του Διαμεσολαβητή επιτευχθεί ευρύτερη πρόσβαση, τότε το ζητούμενο έγγραφο ενδέχεται να μην είναι πλέον χρήσιμο. Ορισμένοι δήλωσαν ότι ορισμένες φορές αντικατοπτρίζουν το κατά πόσον η συνάφεια των εγγράφων θα έχει λήξει έως το τέλος της διαδικασίας. Εάν ναι, αυτό μπορεί να τους αποθαρρύνει εξαρχής από την υποβολή καταγγελίας. Ωστόσο, άλλοι έρχονται στον Διαμεσολαβητή όχι μόνο για να αποκτήσουν πρόσβαση, αλλά και για να επισημάνουν ένα ζήτημα (για παράδειγμα καθυστερήσεις) και να επιδιώξουν τη βελτίωση των διαδικασιών για το μέλλον.

Διαδικασία Fast-Track

Οι ερωτηθέντες γνώριζαν τη διαδικασία Fast-Track και εκτιμούσαν την ταχεία έναρξη των ερευνών και την εξορθολογισμένη διαδικασία. Ωστόσο, μόλις ξεκινήσει μια έρευνα, η διαδικασία μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ορισμένοι απαντήσαντες επισήμαναν ότι ο Διαμεσολαβητής χορηγεί συχνά στα θεσμικά όργανα παρατάσεις των προθεσμιών, ακόμη και όταν έχουν ήδη σημειωθεί καθυστερήσεις. Στις περιπτώσεις που σημειώθηκαν καθυστερήσεις, οι ερωτηθέντες εκτιμούν τη λήψη επικαιροποιήσεων όσο το δυνατόν συχνότερα. Εξακολουθούσε να υπάρχει κάποια αβεβαιότητα ως προς το αν η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες τις καταγγελίες για πρόσβαση σε έγγραφα.

Πιθανότητα επιστροφής

Συνολικά, οι ερωτηθέντες δήλωσαν ότι είναι πιθανό να προσεγγίσουν τον Διαμεσολαβητή την επόμενη φορά που θα είναι δυσαρεστημένοι με την έκβαση αιτήματος πρόσβασης του κοινού.

Ανατροφοδότηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

Από την πλευρά της, η Επιτροπή επισήμανε ότι, κατά την τελευταία τριετία, τήρησε γενικά τις προθεσμίες της ταχείας διαδικασίας σε έρευνες που ακολούθησαν την έκδοση επιβεβαιωτικής απόφασης από την Επιτροπή. Στις περιπτώσεις αυτές, η Επιτροπή ήταν σε θέση να παράσχει στον Διαμεσολαβητή τα ζητούμενα έγγραφα και να απαντήσει στις ερωτήσεις του Διαμεσολαβητή σχετικά με τη θέση της Επιτροπής, όπως ορίζεται στην απάντηση στην επιβεβαιωτική αίτηση.

Για τις περιπτώσεις στις οποίες η Επιτροπή δεν έχει ακόμη εκδώσει ρητή επιβεβαιωτική απόφαση, η διαβίβαση εγγράφων και απαντήσεων στον Διαμεσολαβητή είναι πιο περίπλοκη, καθώς τα έγγραφα εξακολουθούν να αξιολογούνται από την Επιτροπή και η θέση ενδέχεται να είναι ελλιπής εκείνη τη στιγμή. 

Στοιχεία που θα μπορούσαν να βελτιωθούν

Μεταξύ των στοιχείων που οι ερωτηθέντες προσδιόρισαν ως τομείς που επιδέχονται βελτίωση όσον αφορά τον χειρισμό υποθέσεων πρόσβασης του κοινού από τον Διαμεσολαβητή ήταν τα ακόλουθα:

• μικρές προσαρμογές του εντύπου για την υποβολή καταγγελιών στον Διαμεσολαβητή, ιδίως για την αποσαφήνιση των απαιτούμενων συνημμένων εγγράφων·
• περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη νομολογία, οι οποίες θα συμβάλουν στην προετοιμασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων·
• μεγαλύτερη σαφήνεια σχετικά με το πότε εφαρμόζεται η ταχεία διαδικασία·
• περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση μιας έρευνας, για παράδειγμα ποιες είναι γενικά οι προθεσμίες εντός των οποίων τα θεσμικά όργανα πρέπει να απαντήσουν στον Διαμεσολαβητή·
• πιθανές συναντήσεις ή τηλεφωνικές κλήσεις με τον καταγγέλλοντα για να ακούσει προφορικά τα ουσιαστικά επιχειρήματά του·
• ενθάρρυνση από τον Διαμεσολαβητή προς τα θεσμικά όργανα να έχουν πιο προσωπικές επαφές με τους αιτούντες, ώστε να μπορούν να αποσαφηνιστούν τα αιτήματα πρόσβασης του κοινού.

β. Αντιμετώπιση προτάσεων από την προηγούμενη επισκόπηση

Η Διαμεσολαβήτρια εξέτασε επίσης τις προτάσεις που διατύπωσαν τα ενδιαφερόμενα μέρη στο πλαίσιο της προηγούμενης επανεξέτασης.

Ο Διαμεσολαβητής βελτίωσε τη διαδικασία υποβολής και παρακολούθησης των καταγγελιών από τους καταγγέλλοντες. Οι καταγγέλλοντες μπορούν πλέον να παρακολουθούν την κατάσταση της καταγγελίας τους στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή. Αυτό περιλαμβάνει ένα λεπτομερές χρονοδιάγραμμα που είναι προσβάσιμο μέσω του λογαριασμού του καταγγέλλοντος και ένα λιγότερο λεπτομερές χρονοδιάγραμμα που είναι δημόσια ορατό. Προγραμματίζονται επίσης βελτιώσεις για την απλούστευση του ηλεκτρονικού εντύπου καταγγελίας.

Ο Διαμεσολαβητής έχει επίσης καταρτίσει και δημοσιεύσει στον ιστότοπό του κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα.

5. Συμπέρασμα

Τα τελευταία χρόνια ο αριθμός των καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα έχει σχεδόν διπλασιαστεί. Ταυτόχρονα, ο χειρισμός των καταγγελιών στον τομέα αυτό έχει εξορθολογιστεί, μετά την εισαγωγή της ταχείας διαδικασίας. Η αυξημένη αποτελεσματικότητα της Υπηρεσίας είναι γενικά αξιοσημείωτη σε σχέση με τις καταγγελίες για την πρόσβαση του κοινού.

Κατά την περίοδο 2021-2023, ο μέσος χρόνος διεκπεραίωσης όλων των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού, από την καταχώριση έως το κλείσιμο της υπόθεσης, ήταν 69 εργάσιμες ημέρες. Για τις έρευνες πρόσβασης του κοινού, ο μέσος χρόνος για την επίτευξη αποτελέσματος είναι 83 εργάσιμες ημέρες.

Η τήρηση του χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών στις υποθέσεις Fast-Track αποτέλεσε πρόκληση. Η ομάδα ενισχύθηκε για να συμβάλει στην αντιμετώπιση του πολύ μεγαλύτερου αριθμού υποθέσεων πρόσβασης του κοινού και, κατ’ επέκταση, να βοηθήσει το Γραφείο να ανταποκριθεί σε αυτό το χρονοδιάγραμμα. Άλλοι παράγοντες που καθιστούν δύσκολη την τήρηση αυτού του χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνουν την ανάγκη αναμονής για απαντήσεις από τα αρμόδια θεσμικά όργανα σε ορισμένες περιπτώσεις.

Γενικότερα, οι καθυστερήσεις που αντιμετώπισαν άλλα θεσμικά όργανα κατά την εξέταση υποθέσεων πρόσβασης του κοινού είχαν δευτερογενείς επιπτώσεις στον χειρισμό καταγγελιών από τον Διαμεσολαβητή. Πρώτον, οι υποθέσεις δεν μπόρεσαν να εξεταστούν στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας. Δεύτερον, η έρευνα της Διαμεσολαβήτριας έπρεπε να παραμείνει ανοικτή έως ότου δοθεί η απάντηση. Ο Διαμεσολαβητής προσπάθησε να προωθήσει τη διαδικασία στο μέτρο του δυνατού, ιδίως με την επιθεώρηση εγγράφων ελλείψει τελικής ρητής θέσης του θεσμικού οργάνου σχετικά με τη δημοσιοποίηση και, στη συνέχεια, προτείνοντας λύσεις ή ανταλλάσσοντας προκαταρκτικές απόψεις.

Ο Διαμεσολαβητής παραμένει προσηλωμένος όχι μόνο στην έγκαιρη παραγωγή αποτελεσμάτων, αλλά και στην εξεύρεση της καλύτερης δυνατής λύσης για τον καταγγέλλοντα. Μετά την επανεξέταση αυτή, ο Διαμεσολαβητής θα συνεχίσει:

• να βελτιώσει και να επικαιροποιήσει το καθοδηγητικό σημείωμα σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα που είναι διαθέσιμα στον ιστότοπό της, καθώς πρόκειται για πολύτιμο εργαλείο για τους καταγγέλλοντες και τους πολίτες εν γένει. Θα διασφαλίσει επίσης την περαιτέρω διάδοση των κατευθυντήριων γραμμών·
• να συνεχίσει να υποστηρίζει την ταχεία διεκπεραίωση των ερευνών που σχετίζονται με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα·
• να συνεχίσει να απλουστεύει τον τρόπο με τον οποίο το κοινό υποβάλλει καταγγελίες στον Διαμεσολαβητή (έντυπο καταγγελίας)·
• να διασφαλίσει ότι οι καταγγέλλοντες είναι καλά ενημερωμένοι σχετικά με το πεδίο εφαρμογής και την κατάσταση των καταγγελιών τους·
• να συνεχίσει να συνεργάζεται με τα θεσμικά όργανα για την αποφυγή καθυστερήσεων στη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού, σύμφωνα με την αρχή ότι «η καθυστερημένη πρόσβαση είναι άρνηση πρόσβασης»·
• διατήρηση ανοικτού διαλόγου με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ σχετικά με αποδοτικές και αποτελεσματικές μεθόδους εργασίας.

 

[1] Άρθρο 15 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj, και άρθρο 42 του Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της ΕΕ: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Κανονισμός 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. Ο κανονισμός 1049/2001 ισχύει άμεσα για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, το Συμβούλιο της ΕΕ και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Ωστόσο, άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ εφαρμόζουν επίσης τον κανονισμό ή έχουν εκδώσει αποφάσεις που καθορίζουν τον τρόπο εφαρμογής του.

[3] Για να είναι παραδεκτές, οι καταγγελίες πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 2 του καθεστώτος του Διαμεσολαβητή. Σε αυτές περιλαμβάνεται, μεταξύ άλλων, η απαίτηση υποβολής επιβεβαιωτικής αίτησης για πρόσβαση σε έγγραφα στο αντίστοιχο θεσμικό όργανο πριν από την υποβολή καταγγελίας.

[4] Άρθρο 3.4 των διατάξεων εφαρμογής του Διαμεσολαβητή. Για παράδειγμα, ο Διαμεσολαβητής μπορεί να διαπιστώσει ότι δεν συντρέχουν λόγοι για την κίνηση έρευνας, διότι άλλος φορέας είναι σε καλύτερη θέση να εξετάσει την καταγγελία.

[5] Σύμφωνα με το άρθρο 4 του κανονισμού 1049/2001.

[6] Επανεξέταση της ταχείας διαδικασίας του Διαμεσολαβητή της 24ης Φεβρουαρίου 2021, διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Οι υπόλοιπες καταγγελίες είτε ήταν απαράδεκτες είτε ο Διαμεσολαβητής δεν έκρινε επαρκείς τους λόγους για την έναρξη έρευνας.

[8] Οι 70 έρευνες που διεκπεραιώθηκαν στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας βασίστηκαν σε καταγγελίες που ελήφθησαν από το 2021 έως το 2023. Από τις 70 έρευνες, οι οκτώ βρίσκονταν ακόμη σε εξέλιξη κατά τον χρόνο σύνταξης της παρούσας έκθεσης.

[9] Στην απόφαση περάτωσης της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής μπορεί να προτείνει βελτιώσεις σχετικά με ζητήματα που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια της έρευνας. 

[10] Υπόθεση 1219/2020/MIG σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο χειρίστηκε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε μηνύματα μέσω κινητού τηλεφώνου που υποτίθεται ότι απέστειλε ο τότε Πρόεδρός του στους αρχηγούς κρατών και κυβερνήσεων: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/57432 και υπόθεση 1316/2021/MIG σχετικά με την άρνηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να επιτρέψει την πρόσβαση του κοινού σε γραπτά μηνύματα που ανταλλάχθηκαν μεταξύ του Προέδρου της Επιτροπής και του διευθύνοντος συμβούλου φαρμακευτικής εταιρείας για την αγορά εμβολίου κατά της νόσου COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777.

[11] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. στρατηγική πρωτοβουλία SI/4/2021/MIG σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οι οργανισμοί της ΕΕ καταγράφουν γραπτά και άμεσα μηνύματα που αποστέλλονται/λαμβάνονται από μέλη του προσωπικού υπό την επαγγελματική τους ιδιότητα: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/158383.

[12] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. υπόθεση 1316/2021/MIG σχετικά με την άρνηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να επιτρέψει την πρόσβαση του κοινού σε γραπτά μηνύματα που ανταλλάχθηκαν μεταξύ του Προέδρου της Επιτροπής και του διευθύνοντος συμβούλου φαρμακευτικής εταιρείας για την αγορά εμβολίου κατά της νόσου COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777, υπόθεση 211/2022/TM σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή χειρίστηκε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε ηλεκτρονικά μηνύματα των εκπροσώπων της που εδρεύουν στην Ελλάδα σχετικά με την κατάσταση της μετανάστευσης σε δύο κέντρα υποδοχής και ταυτοποίησης: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980 και υπόθεση 1378/2022/TM σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή χειρίστηκε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που σχετίζονται με την περιβαλλοντική στρατηγική και νομοθεσία της ΕΕ: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62144.

[13] Το 2021 η Διαμεσολαβήτρια κίνησε 22 έρευνες σχετικά με καθυστερήσεις της Επιτροπής στη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης του κοινού, το 2022, 35 έρευνες και, κυρίως, το 2023, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε 75 τέτοιες έρευνες.

[14] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. υπόθεση OI/2/2022/OAM σχετικά με τον χρόνο που χρειάστηκε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή για να εξετάσει τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60766.

[15] Ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 14ης Μαρτίου 2024 σχετικά με τον χρόνο που χρειάζεται η Ευρωπαϊκή Επιτροπή για να διεκπεραιώσει τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. υπόθεση 2124/2021/MIG σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA) χειρίστηκε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που σχετίζονται με πρόταση περιορισμού του μολύβδου στα πυρομαχικά: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60579.

[17] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. υπόθεση OI/4/2022/PB, σχετικά με τον χρόνο που χρειάστηκε ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (Frontex) για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62097.

[18] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. υπόθεση 2243/2022/SF σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων (EMA) χειρίζεται αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που αφορούν μεγάλο αριθμό εγγράφων: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63009.

[19] Βλ. Πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της ΕΕ και ρόλος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή: https://www.ombudsman.europa.eu/en/areas-of-work/access-to-documents.