Ιστορικό της καταγγελίας

1. Στις 19 Απριλίου 2017, ο καταγγέλλων, ο οποίος είναι ερευνητής δημοσιογράφος, ζήτησε πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του «καμπινέτου»^[1] Ευρωπαίου Επιτρόπου σχετικά με τυχόν επαφές με κατονομαζόμενη εταιρεία άσκησης πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων, σύμφωνα με τους κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα [στο εξής: κανονισμός 1049/2001 ^[2]].

2. Ο καταγγέλλων έλαβε επιβεβαίωση από τη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής στις 21 Απριλίου 2017 ότι το αίτημά του καταχωρίστηκε (με εσωτερικό αριθμό αναφοράς GestDem 2017/2383). Στις 24 Απριλίου 2017, η Γενική Διεύθυνση Επικοινωνιακών Δικτύων, Περιεχομένου και Τεχνολογιών (ΓΔ CONNECT) της Επιτροπής αναγνώρισε επίσης ότι είχε λάβει το αίτημά του (και παρέπεμψε στον ίδιο αριθμό αναφοράς).

3. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων δεν έλαβε απάντηση από καμία από τις υπηρεσίες της Επιτροπής σχετικά με το αίτημά του εντός της προθεσμίας που ορίζεται στον κανονισμό 1049/2001, θεώρησε ότι αυτό σήμαινε ότι αρνούνταν σιωπηρά την πρόσβαση. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων ζήτησε από τις υπηρεσίες της Επιτροπής να επανεξετάσουν τις αποφάσεις τους (λαμβάνοντας αυτό που είναι γνωστό ως «επιβεβαιωτική αίτηση» βάσει του κανονισμού 1049/2001).

4. Στις 18 Μαΐου 2017, η ΓΔ CONNECT απέστειλε επιστολή στον καταγγέλλοντα για να του εξηγήσει ότι δεν ήταν σε θέση «να εντοπίσει συγκεκριμένα έγγραφα που θα αντιστοιχούσαν στο αίτημά του». Ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να αποσαφηνίσει το αίτημα. Δήλωσε ότι οι 15 εργάσιμες ημέρες για τη διεκπεραίωση του αιτήματός του θα άρχιζαν μόνο μετά την παραλαβή των ζητούμενων διευκρινίσεων.

5. Ο καταγγέλλων απάντησε την ίδια ημέρα, επαναλαμβάνοντας ότι το αίτημά του για πρόσβαση αφορούσε όλα τα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του ιδιαίτερου γραφείου του επιτρόπου σχετικά με τις επαφές με την εν λόγω εταιρεία εκπροσώπησης συμφερόντων.

6. Στις 14 Ιουνίου 2017, ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή, καθώς δεν είχε λάβει περαιτέρω απάντηση από την Επιτροπή.

Η έρευνα

7. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με τις ακόλουθες πτυχές της καταγγελίας:

1) Η Επιτροπή εσφαλμένως απέρριψε το αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση σε έγγραφα· και

2) Η Επιτροπή δεν απάντησε στο αίτημα του καταγγέλλοντος εντός των προθεσμιών που ορίζει ο κανονισμός 1049/2001.

8. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να απαντήσει στο αίτημα της καταγγέλλουσας, καθώς έκρινε ότι ήταν επαρκώς ακριβές.

9. Η Επιτροπή απάντησε στον Διαμεσολαβητή στις 31 Ιουλίου 2017, δηλώνοντας ότι, λόγω «σφάλματος επικοινωνίας μεταξύ των υπηρεσιών της Επιτροπής», η αίτηση επανεξέτασης του καταγγέλλοντος καταχωρίστηκε μόνο στις 11 Ιουλίου 2017. Προσέθεσε ότι, λόγω του «ευαίσθητου χαρακτήρα του θέματος», η Επιτροπή δεν ήταν σε θέση να λάβει απόφαση πριν από τον Σεπτέμβριο.

10. Στις 3 και 22 Αυγούστου 2017, η Επιτροπή παρέτεινε την προθεσμία απάντησης στην αίτηση επανεξέτασης του καταγγέλλοντος.

11. Στις 21 Νοεμβρίου 2017, η Επιτροπή απάντησε στην αίτηση επανεξέτασης, δηλώνοντας ότι είχε εντοπίσει επτά ηλεκτρονικά μηνύματα με παραρτήματα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της αίτησης του καταγγέλλοντος. Δεδομένου ότι όλα τα έγγραφα προέρχονταν από τρίτους, η Επιτροπή εξήγησε ότι ήταν υποχρεωμένη να διαβουλευθεί με τους εν λόγω τρίτους, συμπεριλαμβανομένης της εταιρείας εκπροσώπησης συμφερόντων ^[3]. Δεδομένου ότι η εν λόγω επιχείρηση ήταν αντίθετη στη δημοσιοποίηση των εγγράφων από την Επιτροπή, η Επιτροπή μπορούσε να επιτρέψει την πρόσβαση στα παραρτήματα που προέρχονταν από άλλα τρίτα μέρη μόνο κατά το χρονικό αυτό σημείο, με απαλοιφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

12. Ωστόσο, η Επιτροπή προσέθεσε ότι είχε αποφασίσει να επιτρέψει επίσης μερική πρόσβαση στα άλλα έγγραφα που προέρχονταν από την εταιρεία άσκησης πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων. Για να μπορέσει ο καταγγέλλων να έχει πρόσβαση στα έγγραφα αυτά, η Επιτροπή έπρεπε πρώτα να δώσει στην εταιρεία άσκησης πίεσης την ευκαιρία να αμφισβητήσει την απόφασή της. Ανέφερε ότι, εάν η εταιρεία άσκησης πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων δεν προσβάλει την απόφασή της εντός δέκα εργάσιμων ημερών, η Επιτροπή θα διαβιβάσει στη συνέχεια τα απαλειφθέντα έγγραφα στον καταγγέλλοντα.

13. Στις 12 Δεκεμβρίου 2017 η Επιτροπή διαβίβασε στον καταγγέλλοντα τα υπόλοιπα έγγραφα, δηλαδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονταν από την εταιρεία άσκησης πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων, με απαλοιφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

14. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής, ο καταγγέλλων εξέφρασε ανησυχίες ότι η Επιτροπή είχε προσδιορίσει μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονταν από την εταιρεία άσκησης πίεσης ως εμπίπτοντα στο αίτημά του. Διερωτήθηκε για ποιον λόγο η Επιτροπή δεν εντόπισε απαντήσεις στα εν λόγω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το ιδιαίτερο γραφείο του επιτρόπου ούτε ανέφερε συνεδριάσεις.

15. Τον Μάρτιο του 2018, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας συναντήθηκε με την Επιτροπή και επιθεώρησε τα έγγραφα που η Επιτροπή έκρινε συναφή με το αίτημα. Κατά τη συνεδρίαση, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι η Επιτροπή είχε αρχικά προσδιορίσει επτά έγγραφα ως εμπίπτοντα στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος του καταγγέλλοντος. Μετά από προσεκτική επανεξέταση, μετά την παρέμβαση της Διαμεσολαβήτριας, η Επιτροπή έκρινε ότι ένα άλλο έγγραφο εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής συμφώνησαν με την ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ότι η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει το αίτημα, προκειμένου να εξετάσει κατά πόσον το εν λόγω έγγραφο θα πρέπει να δημοσιοποιηθεί.

16. Στις 16 Μαΐου 2018, η Επιτροπή χορήγησε πρόσβαση στο πρόσθετο έγγραφο που εντοπίστηκε κατά τη διάρκεια του ελέγχου, με απαλοιφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

17. Η απόφαση του Διαμεσολαβητή λαμβάνει υπόψη τα επιχειρήματα και τις απόψεις που προέβαλαν τα μέρη.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

Μη κοινοποίηση των ζητηθέντων εγγράφων

18. Μετά την παρέμβαση της Διαμεσολαβήτριας, η Επιτροπή εξέτασε το αίτημα του καταγγέλλοντος και τελικά χορήγησε μερική πρόσβαση σε επτά ηλεκτρονικά μηνύματα με παραρτήματα, με απαλοιφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

19. Στη συνέχεια, η Επιτροπή δημοσιοποίησε πρόσθετο έγγραφο το οποίο είχε διαπιστωθεί ότι ενέπιπτε στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος του καταγγέλλοντος κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης επιθεώρησης με την ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας.

20. Ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι, με την παροχή κατάλληλης μερικής πρόσβασης στα εν λόγω έγγραφα, η Επιτροπή διευθέτησε αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

Μη έγκαιρη διεκπεραίωση του αιτήματος

21. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο κανονισμός 1049/2001 απαιτεί από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ να ζητούν από τους αιτούντες να διευκρινίζουν τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που δεν είναι «αρκετά ακριβή»^[4]. Επιτρέπει επίσης την παράταση της προθεσμίας απάντησης σε αιτήσεις πρόσβασης «σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση αίτησης που αφορά πολύ ογκώδες έγγραφο ή πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων»^[5]. Στις περιπτώσεις αυτές, ο αιτών πρέπει να ενημερώνεται εκ των προτέρων και να παρέχεται λεπτομερής αιτιολόγηση ^[6]. Εάν το θεσμικό όργανο δεν απαντήσει εντός της ταχθείσας προθεσμίας, ο αιτών δικαιούται να υποβάλει αίτηση επανεξέτασης ^[7].

22. Στην περίπτωση αυτή, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι το αίτημα του καταγγέλλοντος ήταν επαρκώς ακριβές ώστε η Επιτροπή να απαντήσει σε αυτό. Επιπλέον, το αίτημα δεν αφορούσε πολύ ογκώδη έγγραφα ούτε πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων. Αντιθέτως, αφορούσε περιορισμένο αριθμό ηλεκτρονικών μηνυμάτων και των παραρτημάτων τους.

23. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τις δικές της δεσμεύσεις της 3ης και 22ας Αυγούστου 2017, στις οποίες διαβεβαίωσε τον καταγγέλλοντα ότι τα αιτήματά του θα διεκπεραιωθούν και ότι θα λάβει απάντηση σε εύθετο χρόνο. Ωστόσο, στον καταγγέλλοντα χορηγήθηκε μερική πρόσβαση στα επτά ηλεκτρονικά μηνύματα και στα παραρτήματά τους μόλις τον Νοέμβριο/Δεκέμβριο του 2017.

24. Κατά τη συνεδρίαση επιθεώρησης, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι το ιδιαίτερο γραφείο του επιτρόπου έπρεπε να διεκπεραιώνει ταυτόχρονα πολλές (έξι ή επτά) αιτήσεις πρόσβασης, οι οποίες ήταν όλες πολύ περίπλοκες και παρήγαγαν πολλά έγγραφα που έπρεπε να εξεταστούν. Επιπλέον, η Επιτροπή αναγκάστηκε να παρακάμψει την εταιρεία άσκησης πίεσης, η οποία αντιτάχθηκε στη δημοσιοποίηση των εγγράφων, γεγονός που οδήγησε σε περαιτέρω καθυστέρηση.

25. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι οι εξηγήσεις αυτές δεν δικαιολογούν πλήρως την καθυστέρηση αρκετών μηνών στην κοινοποίηση των ζητηθέντων εγγράφων.

26. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η μη τήρηση των προθεσμιών συνιστούσε παράβαση των διαδικαστικών απαιτήσεων του κανονισμού 1049/2001. Ο Διαμεσολαβητής επιθυμεί να καταστήσει σαφές ότι η Επιτροπή πρέπει να προσπαθήσει να συμμορφωθεί πλήρως με τις προθεσμίες και τις διατάξεις που ορίζονται στους κανόνες της ΕΕ σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφα. Η παράλειψη αυτή ισοδυναμεί με άρνηση των δικαιωμάτων των πολιτών. Ωστόσο, θεωρεί ότι η επίσημη διαπίστωση κακοδιοίκησης με σύσταση δεν θα εξυπηρετούσε πλέον κανένα χρήσιμο σκοπό στη συγκεκριμένη περίπτωση.

Συμπέρασμα

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την παρούσα υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Η Επιτροπή διευθέτησε την καταγγελία παρέχοντας κατάλληλη μερική πρόσβαση στα ζητηθέντα έγγραφα, αλλά δεν συμμορφώθηκε με τις διαδικαστικές απαιτήσεις του κανονισμού 1049/2001.

Ο καταγγέλλων και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 20/7/2018

[1] Στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή, το «γραφείο» είναι το προσωπικό γραφείο ενός Ευρωπαίου Επιτρόπου. Ο ρόλος της είναι να παρέχει πολιτική καθοδήγηση στον επίτροπό της .

[2] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, ΕΕ L 145 της 31.5.2001 (κανονισμός 1049/2001)

[3] Πρέπει να ζητείται η γνώμη τρίτων σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 6 της απόφασης της Επιτροπής, της 5ης Δεκεμβρίου 2001, για την τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού της (2001/937/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ).

[4] Άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001.

[5] Άρθρο 7 παράγραφος 3 και άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001.

[6] Άρθρο 7 παράγραφος 3 και άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001.

[7] Άρθρο 7 παράγραφος 4 του κανονισμού 1049/2001.