Ιστορικό

1. Τον Μάρτιο του 2016, ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή, βάσει του κανονισμού 1049/2001 [1], να δημοσιοποιήσει τα πρακτικά συνεδρίασης της Επιτροπής κατά την οποία οι Επίτροποι συζήτησαν τις «δηλώσεις» της Επιτροπής που συνδέονται με τη συμφωνία του Φεβρουαρίου 2016 μεταξύ της ΕΕ και του Ηνωμένου Βασιλείου ενόψει του «δημοψηφίσματος για το Brexit» του Ιουνίου 2016. Η Επιτροπή αρνήθηκε να δημοσιοποιήσει τα πρακτικά. Στις 17 Μαΐου 2016, ο καταγγέλλων ζήτησε επανεξέταση [2] της απόφασης της Επιτροπής. Στις 8 Ιουνίου 2016, η Επιτροπή παρέτεινε την προθεσμία απάντησης των 15 εργάσιμων ημερών κατά 15 επιπλέον εργάσιμες ημέρες. Στη συνέχεια, στις 28 Ιουνίου 2016, ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, λόγω εσωτερικών διαβουλεύσεων, δεν ήταν σε θέση να απαντήσει εντός της παραταθείσας προθεσμίας. Ζήτησε συγγνώμη για την επιπλέον καθυστέρηση.

2. Αφού δεν έλαβε ακόμη απάντηση, στις 10 Αυγούστου 2016 ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

3. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα. Στις 28 Οκτωβρίου 2016 η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι δεν θα του έδινε πρόσβαση στα εν λόγω πρακτικά, δεδομένου ότι κάτι τέτοιο θα υπονόμευε σοβαρά τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων ^[3].

Εικαζόμενη παράλειψη απάντησης στην αίτηση επανεξέτασης

Η σύσταση του Διαμεσολαβητή

4. Από τις έρευνες της Διαμεσολαβήτριας διαπιστώθηκε ότι με την απάντηση της Επιτροπής τον Οκτώβριο είχε διευθετηθεί ο ισχυρισμός περί μη συμμόρφωσης. Ωστόσο, η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε επίσης ότι η Επιτροπή διέπραξε κακοδιοίκηση παραλείποντας να εξηγήσει την καθυστέρηση και να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα πότε θα αποσταλεί απάντηση.

5. Στις 2 Δεκεμβρίου 2016, η Διαμεσολαβήτρια εξέδωσε την ακόλουθη σύσταση: Εάν η Επιτροπή αντιμετωπίζει αντικειμενική ανάγκη για παρατεταμένη χρονική περίοδο για την επεξεργασία μιας αίτησης, σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, θα πρέπει να εξηγήσει στον αιτούντα τους λόγους για τους οποίους προκύπτει η ανάγκη αυτή, να παράσχει στον αιτούντα ένδειξη σχετικά με τον χρόνο που θα χρειαστεί για την επεξεργασία της αίτησης και να ενημερώσει τον αιτούντα σχετικά με την προθεσμία για την άσκηση προσφυγής ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ.

Η Επιτροπή θα πρέπει πάντα να επιδιώκει να διασφαλίζει ότι τηρεί τις προθεσμίες που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001 για την απάντηση σε αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.

6. Στις 9 Μαρτίου 2017, η Επιτροπή έδωσε στη Διαμεσολαβήτρια τη γνώμη της σχετικά με τη σύσταση.

7. Η Επιτροπή δήλωσε στον Διαμεσολαβητή ότι καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να τηρήσει τις προθεσμίες που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001 και να παράσχει στους αιτούντες τελική απάντηση το συντομότερο δυνατόν. Η Επιτροπή αναγνώρισε επίσης ότι, στην προκειμένη περίπτωση, έλαβε την τελική απόφαση σχετικά με την αίτηση επανεξέτασης του καταγγέλλοντος τέσσερις μήνες μετά τη λήξη της παραταθείσας προθεσμίας, όπως είχε πράξει σε παρόμοιες αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα σχετικά με το δημοψήφισμα του Ηνωμένου Βασιλείου [4]. Ωστόσο, η Επιτροπή δήλωσε ότι είχε ενημερώσει τακτικά τον καταγγέλλοντα σχετικά με τη συνεχιζόμενη επεξεργασία του αιτήματός του για επανεξέταση και ζήτησε συγγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε.

8. Όσον αφορά τη σύσταση της Διαμεσολαβήτριας να εξηγήσει τους λόγους για την παράταση του χρονικού διαστήματος για την επεξεργασία μιας αίτησης, η Επιτροπή δήλωσε ότι, εάν απαιτείται περισσότερος χρόνος για την απάντηση, η Επιτροπή θα εξηγήσει τους λόγους στους αιτούντες. Στην προκειμένη περίπτωση, η Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι, όπως και με παρόμοιες εκκρεμείς αιτήσεις, η μεγάλη καθυστέρηση οφειλόταν σε αυτό που περιέγραψε ως ειδικές και έκτακτες περιστάσεις αυτού του είδους των αιτήσεων.

9. Μια τέτοια περίσταση ήταν άνευ προηγουμένου, δεδομένου ότι αφορούσε τη διαδικασία της συμφωνίας για μια νέα διευθέτηση για το Ηνωμένο Βασίλειο, ακολουθούμενη από το δημοψήφισμα του Ιουνίου 2016 και την αναμενόμενη απόφαση του Ηνωμένου Βασιλείου να αποχωρήσει από την ΕΕ. Εκτός από αυτές τις ευαισθησίες, οι αιτήσεις αφορούσαν έγγραφα που περιείχαν σχετικές, εμπιστευτικές συζητήσεις ή πληροφορίες.

10. Η Επιτροπή εξήγησε περαιτέρω ότι η επεξεργασία των αιτήσεων επανεξέτασης των αποφάσεών της με τις οποίες αρνήθηκε την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα σχετικά με το δημοψήφισμα του Ηνωμένου Βασιλείου συνέπεσε με μια περίοδο οργανωτικών αλλαγών όσον αφορά την υπηρεσία που είναι αρμόδια να επικουρεί την Επιτροπή στα ζητήματα πολιτικής που καλύπτονται από τις αιτήσεις, δηλαδή το δημοψήφισμα του Ηνωμένου Βασιλείου και τη συνέχεια που δόθηκε σε αυτό. Κατά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων επανεξέτασης, η ειδική ομάδα της Επιτροπής για στρατηγικά θέματα σχετικά με το δημοψήφισμα του Ηνωμένου Βασιλείου διαλύθηκε [5] και ορισμένα από τα καθήκοντά της μεταβιβάστηκαν, για μεταβατική περίοδο, στη Γενική Γραμματεία. Από την 1η Οκτωβρίου 2016, η ειδική ομάδα για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων με το Ηνωμένο Βασίλειο δυνάμει του άρθρου 50 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση («ειδική ομάδα του άρθρου 50»)[6] ανέλαβε την ευθύνη για θέματα που αφορούν τις συνέπειες του δημοψηφίσματος στο Ηνωμένο Βασίλειο.

11. Ως αποτέλεσμα αυτών των παραγόντων, η Επιτροπή δήλωσε ότι χρειαζόταν περισσότερο χρόνο από ό, τι συνήθως για τον εντοπισμό και την αξιολόγηση των εγγράφων.

12. Όσον αφορά τη σύσταση του Διαμεσολαβητή να παράσχει στον αιτούντα ένδειξη σχετικά με τον χρόνο που θα χρειαστεί για την επεξεργασία της αίτησης, η Επιτροπή επισήμανε ότι, σε περιπτώσεις στις οποίες δεν μπορεί να συμμορφωθεί με την προθεσμία, η Επιτροπή δεν θα είναι σε θέση να ενημερώσει τους αιτούντες πότε θα ληφθεί τελική απόφαση, λόγω της ιδιαίτερης ευαισθησίας και πολυπλοκότητας της υπόθεσης.

13. Όσον αφορά τη σύσταση του Διαμεσολαβητή να ενημερωθεί ο αιτών σχετικά με την προθεσμία για την άσκηση προσφυγής ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ, η Επιτροπή επισήμανε ότι ο κανονισμός 1049/2001 αναφέρει σαφώς [7] τις συνέπειες της παράλειψης ενός θεσμικού οργάνου να απαντήσει εντός της ταχθείσας προθεσμίας, καθώς και το δικαίωμα του αιτούντος να κινήσει δικαστική διαδικασία κατά του θεσμικού οργάνου και/ή να υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή. Η Επιτροπή ανέφερε επίσης ότι το συμφέρον του αιτούντος να αποκτήσει την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στο/στα αιτούμενο/-α έγγραφο/-α εξυπηρετήθηκε καλύτερα από τον χειρισμό, το συντομότερο δυνατόν, του αιτήματός του για επανεξέταση της αρχικής απάντησης. Ως εκ τούτου, η πρακτική της Επιτροπής είναι να ενημερώνει τον αιτούντα σχετικά με τα διαθέσιμα ένδικα μέσα στην τελική της απόφαση επί της αίτησης επανεξέτασης. 

14. Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι το Δικαστήριο των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων καταλήγει γενικά στο συμπέρασμα ότι παρέλκει η έκδοση απόφασης επί αιτήματος ακύρωσης της σιωπηρής απόφασης ενός θεσμικού οργάνου να αρνηθεί την πρόσβαση, εφόσον το θεσμικό όργανο έχει εκδώσει ρητή απόφαση [8]. Επιπλέον, η ακύρωση σιωπηρής άρνησης (ελλείψει καθυστερημένης ρητής απόφασης) δεν οδηγεί αυτομάτως στην κοινοποίηση των ζητηθέντων εγγράφων. Ως εκ τούτου, η επιδίωξη επανόρθωσης κατά σιωπηρής άρνησης θα μπορούσε να οδηγήσει σε περαιτέρω καθυστερήσεις λόγω της ανάγκης σύνταξης υπομνήματος αντίκρουσης παράλληλα με την απόφαση επί της αίτησης επανεξέτασης. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν θεώρησε χρήσιμο να ενημερώσει ειδικά τον καταγγέλλοντα σχετικά με τα διαθέσιμα ένδικα μέσα σε περίπτωση που δεν απαντήσει εντός της ταχθείσας προθεσμίας. Η Επιτροπή δήλωσε ότι το συμφέρον του αιτούντος εξυπηρετείται καλύτερα με την επεξεργασία της αίτησής του το συντομότερο δυνατόν και με την επισήμανση των μέσων έννομης προστασίας στην απόφαση σχετικά με την αίτηση επανεξέτασης.

15. Ο καταγγέλλων δεν υπέβαλε παρατηρήσεις σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά τη σύσταση

16. Ο Διαμεσολαβητής εκφράζει την ικανοποίησή του για τη δέσμευση της Επιτροπής να προσπαθήσει να τηρήσει τις προθεσμίες και να εξηγήσει τους λόγους των καθυστερήσεων. Σημειώνει επίσης ότι, στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή έχει παράσχει εύλογα και πειστικά επιχειρήματα - τα οποία ο καταγγέλλων δεν αμφισβήτησε - για να εξηγήσει τους λόγους της καθυστερημένης απάντησής της στην αίτησή του για επανεξέταση. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η Επιτροπή αποδέχθηκε πλήρως το πρώτο μέρος και εν μέρει το δεύτερο μέρος της σύστασής της.

17. Ωστόσο, η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει τη λύπη της για το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν αποδέχθηκε τη σύστασή της να παράσχει στον αιτούντα ένδειξη σχετικά με τον χρόνο που θα χρειαστεί για την επεξεργασία της αίτησης, όταν υπάρχει αντικειμενική ανάγκη παράτασης των προθεσμιών. Η παράταση της αβεβαιότητας δεν αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή θα πρέπει να δεσμευτεί να παρέχει στους αιτούντες ρεαλιστική προθεσμία για την επεξεργασία της αίτησής τους για επανεξέταση.

18. Η Επιτροπή απέρριψε επίσης τη σύσταση του Διαμεσολαβητή να ενημερωθεί ο αιτών σχετικά με την προθεσμία για την άσκηση προσφυγής ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει την άποψη της Επιτροπής ότι ο κανονισμός 1049/2001 αναφέρει σαφώς τις συνέπειες της παράλειψης ενός θεσμικού οργάνου να απαντήσει εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών και τα μέσα έννομης προστασίας σε μια τέτοια περίπτωση. Αυτό σημαίνει ότι ο κανονισμός παρέχει στους αιτούντες τις απαραίτητες πληροφορίες, μια προβαλλόμενη ερμηνεία που δεν είναι ούτε φιλική προς τον πολίτη ούτε απολύτως ακριβής. Η Επιτροπή δεν θα πρέπει να υποθέτει ότι οι αιτούντες γνωρίζουν ή θα πρέπει να γνωρίζουν τα πιθανά ένδικα μέσα ή τις προθεσμίες για τη χρήση τους. Το άρθρο 8 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 δεν αναφέρει ρητά τις προθεσμίες, αλλά αναφέρει μόνο ότι τα σχετικά ένδικα μέσα μπορούν να χρησιμοποιηθούν «σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις της συνθήκης ΕΚ». Οι υποψήφιοι μπορεί στη συνέχεια να αναγκαστούν να κάνουν τη δική τους έρευνα σε αυτό το νομικό θέμα ή να αναζητήσουν νομικές συμβουλές. Αντ’ αυτού, η Επιτροπή θα πρέπει να παρέχει προορατικά τις πληροφορίες αυτές στους αιτούντες.

19. Ο Διαμεσολαβητής δεν συμμερίζεται την άποψη της Επιτροπής ότι το συμφέρον των αιτούντων εξυπηρετείται «καλύτερα» με την ενημέρωσή τους για τα μέσα έννομης προστασίας μόνο στο στάδιο της απόφασής της σχετικά με αίτηση επανεξέτασης. Αντιθέτως, δεδομένου ότι οι αιτούντες έχουν το δικαίωμα να κινήσουν δικαστική διαδικασία και/ή να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή σε περίπτωση που το θεσμικό όργανο δεν απαντήσει σε αίτηση επανεξέτασης εντός της ταχθείσας προθεσμίας ^[9], το συμφέρον τους εξυπηρετείται καλύτερα εάν γνωρίζουν σε πολύ πρώιμο στάδιο ότι έχουν αυτές τις επιλογές και τις προθεσμίες για τη χρήση τους [10]. Η Επιτροπή μπορεί εύλογα να προτιμά οι αιτούντες να αναμένουν τη λήψη απόφασης προτού προσφύγουν στα δικαστήρια της ΕΕ, αλλά εναπόκειται στους ίδιους τους αιτούντες, και όχι στην Επιτροπή, να σταθμίσουν τα υπέρ και τα κατά της προσφυγής στα δικαστήρια της ΕΕ εάν η Επιτροπή δεν λάβει απόφαση σχετικά με το αίτημά τους για επανεξέταση εντός των νόμιμων προθεσμιών.

20. Η Επιτροπή θα μπορούσε, για παράδειγμα, να παράσχει τις σχετικές πληροφορίες είτε όταν βεβαιώνει την παραλαβή της αίτησης επανεξέτασης είτε, το αργότερο, όταν αποφασίζει (για πρώτη φορά) να παρατείνει την προθεσμία λήψης απόφασης επ’ αυτής. Σε αντίθετη περίπτωση, ορισμένοι προσφεύγοντες ενδέχεται να απολέσουν το δικαίωμά τους να ασκήσουν προσφυγή ακυρώσεως κατά της σιωπηρής αρνητικής αποφάσεως της Επιτροπής, διότι ενδέχεται να μην τηρηθεί η δίμηνη προθεσμία που προβλέπεται στο άρθρο 263 της Συνθήκης ΕΕ.

21. Όσον αφορά τον φόβο της Επιτροπής ότι αυτό θα δημιουργούσε πρόσθετο φόρτο εργασίας και περιττές δικαστικές διαφορές [11], ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν υπάρχει τίποτα που να υποδηλώνει ότι όλοι οι αιτούντες θα έκαναν συστηματικά χρήση αυτού του διορθωτικού μέτρου. Σε κάθε περίπτωση, η Επιτροπή θα πρέπει να είναι έτοιμη να αποδεχθεί και να αντιμετωπίσει τις πιθανές συνέπειες της μη απάντησης εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, αντί να το χρησιμοποιήσει ως δικαιολογία για τη μη ενημέρωση των αιτούντων σχετικά με τα νόμιμα δικαιώματά τους σε εύθετο χρόνο.

22. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν έχει παράσχει πειστικούς λόγους για την άρνησή της να εφαρμόσει πλήρως το δεύτερο μέρος της σύστασής της και δεν έχει επιφέρει περαιτέρω βελτιώσεις στον χειρισμό των αιτήσεων για πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση αυτή με το συμπέρασμα ότι η Επιτροπή αποδέχθηκε μόνο εν μέρει τη σύστασή της και ότι εξακολουθεί να διαπιστώνεται κακοδιοίκηση. 

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Η Επιτροπή αποδέχθηκε εν μέρει τη σύσταση του Διαμεσολαβητή σχετικά με την απαίτηση συμμόρφωσης με τις προθεσμίες που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001 και να εξηγήσει στον αιτούντα τους λόγους για τους οποίους πρέπει να τις παρατείνει, εάν αντιμετωπίζει αντικειμενική ανάγκη να το πράξει.

Η Επιτροπή δεν αποδέχθηκε το υπόλοιπο μέρος της σύστασης της Διαμεσολαβήτριας και δεν παρείχε πειστικούς λόγους για να το πράξει.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 16/6/2017

[1] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43-48.

^[2] Γνωστή ως «επιβεβαιωτική αίτηση».

[3] Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό της καταγγελίας, τα επιχειρήματα των μερών και την έρευνα του Διαμεσολαβητή, ανατρέξτε στο πλήρες κείμενο της σύστασης του Διαμεσολαβητή που διατίθεται στη διεύθυνση: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/73707/html.bookmark

[4] Ο αιτών σε ένα από αυτά τα αιτήματα υπέβαλε παρόμοια καταγγελία στον Διαμεσολαβητή - βλ. υπόθεση 1429/2016/DR.

[5] Η Επιτροπή παρέπεμψε στις καθημερινές ειδήσεις της 27ης Ιουνίου 2016: http://europa.eu/rapid/press-release_MEX-16-2342_en.htm

[6] Η Επιτροπή παρέπεμψε στο δελτίο Τύπου της ανακοινώνοντας τη δημιουργία της εν λόγω ειδικής ομάδας: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-3016_en.htm

[7] Στο άρθρο 8 παράγραφος 3.

[8] Η Επιτροπή παρέπεμψε στην απόφαση του Δικαστηρίου της 2ας Οκτωβρίου 2014, Strack κατά Επιτροπής, υπόθεση C‑127/13 P, σκέψεις 88 έως 91.

[9] Άρθρο 8 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001.

[10] Ο Διαμεσολαβητής έχει ήδη εξηγήσει, στη σύστασή του στην παρούσα υπόθεση, ότι ο αιτών χρειάζεται τις πληροφορίες αυτές προκειμένου να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το κατά πόσον είναι προς το συμφέρον του να ασκήσει τις διάφορες επιλογές του, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον πρέπει να υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή ή να προσφύγει στα δικαστήρια της ΕΕ (βλ. σημείο 12 της σύστασης - σύνδεσμος διαθέσιμος στην υποσημείωση 3).

[11] Βλ. σημείο 14 ανωτέρω, το οποίο παραπέμπει στην άποψη της Επιτροπής ότι η άσκηση προσφυγής κατά σιωπηρής άρνησης πρόσβασης σε έγγραφα θα μπορούσε να οδηγήσει σε περαιτέρω καθυστερήσεις λόγω της ανάγκης σύνταξης υπομνήματος αντίκρουσης παράλληλα με την απόφαση επί της αίτησης επανεξέτασης.