Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Η καταγγελία προς τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή αφορά τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO) χειρίζεται τις αιτήσεις παροχής πληροφοριών και τις αιτήσεις επανεξέτασης στο πλαίσιο γενικών διαγωνισμών και, ειδικότερα, τον τρόπο με τον οποίο χειρίστηκε τις εν λόγω αιτήσεις στο πλαίσιο του γενικού διαγωνισμού EPSO/AST/111/10.

2. Ο καταγγέλλων συμμετείχε στον προαναφερόμενο διαγωνισμό και, στις αρχές του 2011, έλαβε την ελάχιστη απαιτούμενη βαθμολογία στις προκριματικές δοκιμασίες. Ωστόσο, στις 7 Απριλίου 2011, η EPSO τον πληροφόρησε ότι δεν είχε γίνει δεκτός στις δοκιμασίες αξιολογήσεως, διότι, κατά τα φαινόμενα, δεν πληρούσε τις προϋποθέσεις της προκηρύξεως του διαγωνισμού όσον αφορά την εκπαίδευση και την επαγγελματική πείρα. Ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση επανεξέτασης στις 15 Απριλίου 2011. Η EPSO τον ενημέρωσε ότι θα λάβει απάντηση «το συντομότερο δυνατόν», αλλά ότι «λόγω του τεράστιου αριθμού υποψηφίων» και του «αριθμού ταχυδρομικών αποστολών που ενδέχεται να λαμβάνει η [EPSO], ενδέχεται να χρειαστεί «περισσότερος χρόνος απ’ ό,τι συνήθως». Στις 29 Απριλίου 2011, ο καταγγέλλων ενημερώθηκε ότι θα λάμβανε απάντηση «τον Μάιο», κάτι που δεν έπραξε. Την 1η Ιουνίου 2011, ο ενδιαφερόμενος απέστειλε επιστολή στην EPSO, η οποία απάντησε στις 6 Ιουνίου 2011, δηλώνοντας ότι είχε πράγματι γίνει δεκτός στο στάδιο αξιολόγησης.

3. Στις 9 Ιουνίου 2011, ο καταγγέλλων έλαβε πρόσκληση να συμμετάσχει στις διαδικασίες αξιολόγησης έξι ημέρες αργότερα, στις 15 Ιουνίου 2011. Μετά τις αξιολογήσεις, η EPSO ενημέρωσε τον ενδιαφερόμενο, στις 8 Αυγούστου 2011, ότι δεν είχε συμπεριληφθεί στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων, διότι η βαθμολογία του για το τμήμα ικανοτήτων με τίτλο «Παροχή ποιότητας και αποτελεσμάτων» ήταν 2/10, ενώ η ελάχιστη απαιτούμενη βαθμολογία ήταν 3/10.

4. Στις 17 Αυγούστου 2011, ο ενδιαφερόμενος υπέβαλε αίτηση επανεξέτασης στην EPSO, η οποία απάντησε ότι θα λάμβανε απάντηση «σε εύθετο χρόνο» και «το συντομότερο δυνατόν», αλλά ότι ενδέχεται να χρειαστεί «περισσότερος χρόνος από ό,τι συνήθως». Στις 7 Σεπτεμβρίου 2011, ο ενδιαφερόμενος απέστειλε υπενθύμιση στην EPSO σχετικά με το αίτημα που είχε υποβάλει για εξέταση των δοκιμαστικών εγγράφων. Έλαβε την απάντηση ότι θα λάμβανε απάντηση «το συντομότερο δυνατόν». Στις 14 Σεπτεμβρίου 2011, ο ενδιαφερόμενος ζήτησε από την EPSO να αναφέρει ημερομηνία έως την οποία θα είχε ενημερωθεί σχετικά με την έκβαση της αίτησής του για επανεξέταση. Η EPSO απάντησε ότι δεν μπορούσε να παράσχει τέτοιες ενδείξεις, αλλά ότι θα λάμβανε απάντηση «το συντομότερο δυνατόν». Κατά τον χρόνο υποβολής της καταγγελίας του στον Διαμεσολαβητή, δεν είχε ακόμη επιτραπεί στον καταγγέλλοντα η πρόσβαση στα δοκιμαστικά του έγγραφα και εξακολουθούσε να αναμένει την έκβαση της αίτησης επανεξέτασης των αποτελεσμάτων της αξιολόγησής του.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

5. Στην καταγγελία του, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι:

(1) η EPSO δεν παρέχει ακριβή ημερομηνία κατά την οποία θα απαντά σε αιτήσεις παροχής πληροφοριών ή σε αιτήσεις επανεξέτασης·

(2) Η EPSO χρειάζεται υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα για να απαντήσει σε αιτήματα σχετικά με τα αποτελέσματα του διαγωνισμού·

(3) η EPSO δεν διοργανώνει διαγωνισμούς ώστε οι αιτήσεις πληροφοριών και οι αιτήσεις επανεξέτασης να μπορούν να διεκπεραιώνονται εγκαίρως· και

(4) Η EPSO δεν ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα τουλάχιστον τρεις εβδομάδες πριν από την ημερομηνία των αξιολογήσεών του, γεγονός που τον έθεσε σε άδικη θέση σε σύγκριση με άλλους υποψηφίους.

6. Ο ενδιαφερόμενος ισχυρίστηκε ότι η EPSO θα πρέπει:

1) ενημερώνουν αμέσως τους υποψηφίους του σχετικού διαγωνισμού σχετικά με την ημερομηνία κατά την οποία θα λάβουν απάντηση στις αιτήσεις τους για επανεξέταση·

2) να διασφαλίζουν ότι όλοι οι υποψήφιοι στους διαγωνισμούς ενημερώνονται εγκαίρως σχετικά με την ημερομηνία των ασκήσεων αξιολόγησής τους·

(3) να αναφέρει πάντοτε ακριβή ημερομηνία κατά την οποία θα απαντά σε αιτήματα παροχής πληροφοριών και σε αιτήματα επανεξέτασης, και να απαντά το αργότερο κατά την ημερομηνία αυτή· και

να διοργανώνουν διαγωνισμούς κατά τρόπο ώστε να παρέχεται επαρκής χρόνος για την ταχεία και κατάλληλη διεκπεραίωση των αιτήσεων παροχής πληροφοριών και των αιτήσεων επανεξέτασης.

Η έρευνα

7. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την EPSO να υποβάλει γνώμη σχετικά με την καταγγελία, πράγμα που έπραξε στις 16 Φεβρουαρίου 2012. Η γνώμη διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, ο οποίος υπέβαλε τις παρατηρήσεις του την 1η Νοεμβρίου 2012.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Προκαταρκτική παρατήρηση

8. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη της EPSO, ο ενδιαφερόμενος δήλωσε ότι, κατά την άποψή του, τα τρία κύρια σφάλματα που διαπράχθηκαν σε σχέση με τη συμμετοχή του στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/111/10 ήταν ότι i) αποκλείστηκε από τον διαγωνισμό στο στάδιο της αποδοχής, ii) δεν του παρασχέθηκαν σαφείς λόγοι για τους οποίους αποκλείστηκε και iii) ενημερώθηκε πολύ αργά ότι είχε γίνει εκ νέου δεκτός στον διαγωνισμό. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει εν προκειμένω ότι τα εικαζόμενα σφάλματα i) και ii) δεν προβλήθηκαν στην αρχική καταγγελία και, ως εκ τούτου, δεν καλύπτονται από την παρούσα έρευνα.

Α. Εικαζόμενη παράλειψη παροχής ακριβούς ημερομηνίας για την απάντησή της σε αιτήματα παροχής πληροφοριών ή επανεξέτασης

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

9. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, όταν δηλώνει πότε θα απαντήσει στις αιτήσεις που της υποβάλλονται, η EPSO είτε δίνει μόνο μια τυποποιημένη απάντηση, όπως «το συντομότερο δυνατόν», είτε ένα πολύ ασαφές χρονικό πλαίσιο, όπως «τον Μάιο» ή «μέχρι το τέλος αυτού του μήνα», το οποίο ούτως ή άλλως δεν τηρεί.

10. Στη γνωμοδότησή της προς τον Διαμεσολαβητή, η EPSO δήλωσε ότι, σύμφωνα με τον οδηγό για τους γενικούς διαγωνισμούς, κάθε υποψήφιος δικαιούται να ζητήσει επανεξέταση της απόφασης της εξεταστικής επιτροπής εάν πιστεύει ότι δεν έχει συμμορφωθεί με τις διατάξεις που διέπουν τις εργασίες της. Ο οδηγός προβλέπει ότι θα δοθεί απάντηση «το ταχύτερο δυνατόν». Σύμφωνα με την EPSO, «[γ]ια να μην δημιουργηθούν αδικαιολόγητες προσδοκίες από τους υποψηφίους, δεν αναφέρεται καθορισμένη προθεσμία». Το χρονικό πλαίσιο για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων επανεξέτασης επηρεάζεται από πληθώρα παραγόντων, ορισμένοι από τους οποίους είναι εκτός του ελέγχου της EPSO.

11. Η EPSO επισήμανε ότι οι αιτήσεις επανεξέτασης που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της εξεταστικής επιτροπής πρέπει να διεκπεραιώνονται από την ίδια την εξεταστική επιτροπή. Επομένως, όσον αφορά τις αιτήσεις αυτές, η EPSO εξαρτάται πλήρως από την ημερήσια διάταξη των μελών της εξεταστικής επιτροπής. Επιπλέον, ο αριθμός των αιτήσεων επανεξετάσεως εξαρτάται από το στάδιο του διαγωνισμού και από τον αριθμό των υποψηφίων που περιλαμβάνονται στο στάδιο αυτό. Ως εκ τούτου, ανάλογα με τη σχετική διαδικασία επιλογής, κάθε εξεταστική επιτροπή διαθέτει διαφορετικό χρονικό πλαίσιο για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων.

12. Ωστόσο, η EPSO δήλωσε ότι, όταν συνειδητοποιεί ότι η εξεταστική επιτροπή θα δυσκολευτεί να διεκπεραιώσει όλες τις αιτήσεις εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, ενημερώνει τους υποψηφίους ότι θα πρέπει να περιμένουν περισσότερο για την απάντησή τους, όπως έπραξε όσον αφορά τον καταγγέλλοντα.

13. Η EPSO επισήμανε επίσης ότι λαμβάνει πολύ σοβαρά υπόψη όλα τα αιτήματα των υποψηφίων, είτε πρόκειται για αιτήματα παροχής πληροφοριών είτε για αιτήματα επανεξέτασης. Όσον αφορά τις αιτήσεις παροχής πληροφοριών που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά της, η EPSO εφαρμόζει τον κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς και προσπαθεί να απαντήσει εντός των 15 εργάσιμων ημερών που προβλέπονται σε αυτόν.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

14. Ο Διαμεσολαβητής κατανοεί την προθυμία των υποψηφίων να λάβουν απαντήσεις σε αιτήματα επανεξέτασης και σε αιτήματα παροχής πληροφοριών. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί εύλογη την εξήγηση της EPSO ότι ο αβέβαιος χαρακτήρας των σχετικών παραγόντων καθιστά πολύ δύσκολο για την EPSO να παράσχει ακριβή ένδειξη της ημερομηνίας κατά την οποία θα απαντήσει σε συγκεκριμένο αίτημα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κακοδιοίκηση όσον αφορά αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

Β. Ισχυρισμός ότι η EPSO καθυστερεί υπερβολικά να απαντήσει σε αιτήσεις επανεξέτασης

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

15. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/111/10, η φάση αξιολόγησης ξεκίνησε πολύ πριν από την εξέταση των αιτήσεων επανεξέτασης. Ομοίως, ο εφεδρικός πίνακας προσλήψεων καταρτίστηκε πολύ πριν επιτραπεί στους απορριφθέντες υποψηφίους η πρόσβαση στα γραπτά τους στις δοκιμασίες, πολλώ δε μάλλον πριν ενημερωθούν για το αποτέλεσμα των αιτήσεών τους επανεξετάσεως.

16. Η EPSO δήλωσε ότι, λόγω του μεγάλου αριθμού αιτήσεων σε σχέση με τα αποτελέσματα του διαγωνισμού, δίνεται προτεραιότητα στις αιτήσεις που είναι «τυπικές, αιτιολογημένες και όπου η απάντηση θα μπορούσε να έχει αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα για τους υποψηφίους»[1]. Όλα τα άλλα αιτήματα διεκπεραιώνονται το συντομότερο δυνατόν, αλλά εάν αναμένεται μεγάλος χρόνος αναμονής, οι υποψήφιοι ενημερώνονται συνήθως σχετικά.

17. Η EPSO τόνισε ότι, προκειμένου η εξεταστική επιτροπή να έχει στη διάθεσή της όλα τα πιθανά διορθωτικά μέτρα, όλες οι αποφάσεις σχετικά με τις αιτήσεις επανεξέτασης λαμβάνονται πριν από το τέλος του επόμενου σταδίου της διαδικασίας επιλογής. Το πιο εκτεταμένο διορθωτικό μέτρο είναι η επανεισδοχή ενός υποψηφίου, το οποίο ήταν το διορθωτικό μέτρο που εγκρίθηκε όσον αφορά τον καταγγέλλοντα.

18. Η EPSO αναγνώρισε ότι μόλις στις 28 Οκτωβρίου 2011 δημοσιεύθηκε στην ατομική του μερίδα EPSO η απόφαση σχετικά με το αίτημα του καταγγέλλοντος για επανεξέταση της απόφασης να μην τον εγγράψει στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Σύμφωνα με την EPSO, αυτό οφειλόταν τόσο στον σημαντικό αριθμό αιτήσεων όσο και στο γεγονός ότι τα μόνιμα μέλη της εξεταστικής επιτροπής είχαν πλήρεις ημερήσιες διατάξεις. Ωστόσο, σε αυτό το στάδιο της διαδικασίας, το πλέον εκτεταμένο διορθωτικό μέτρο που θα μπορούσε να λάβει η εξεταστική επιτροπή ήταν να εγγράψει εκ των υστέρων υποψήφιο στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Η δυνατότητα αυτή παρέμεινε ανοικτή και, ως εκ τούτου, το χρονικό πλαίσιο ήταν λιγότερο απαιτητικό σε εκείνο το στάδιο.

19. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη της EPSO, ο ενδιαφερόμενος υποστήριξε ότι είναι σημαντικό οι υποψήφιοι να ενημερώνονται το συντομότερο δυνατόν σχετικά με το αν έχουν γίνει δεκτοί ή όχι σε ένα περαιτέρω στάδιο ενός διαγωνισμού, δεδομένου ότι θα βασίσουν άλλες αποφάσεις και δράσεις που σχετίζονται με την εργασία σε αυτές τις πληροφορίες. Επιπλέον, εάν ένας υποψήφιος εγγραφεί σε εφεδρικό πίνακα προσλήψεων σε μεταγενέστερο στάδιο, οι διαθέσιμες θέσεις στα θεσμικά όργανα της ΕΕ θα έχουν ήδη καλυφθεί από υποψηφίους των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονταν στον εφεδρικό πίνακα την ημέρα της αρχικής κατάρτισής του.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

20. Ως ζήτημα ορθής διοικητικής πρακτικής, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η EPSO θα πρέπει πάντα να καταβάλλει προσπάθεια να απαντά σε κάθε είδους αίτημα χωρίς καθυστέρηση και το συντομότερο δυνατόν. Ταυτόχρονα, όταν αβέβαιοι παράγοντες μπορεί να οδηγήσουν σε μια κατάσταση κατά την οποία τα αιτήματα πρέπει να ιεραρχούνται κατά προτεραιότητα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί εύλογο η EPSO να δίνει προτεραιότητα στα αιτήματα των οποίων η απάντηση θα επηρεάσει σε μεγαλύτερο βαθμό τα δικαιώματα και τα συμφέροντα των υποψηφίων.

21. Όσον αφορά τις αιτήσεις επανεξέτασης πριν από τον επόμενο γύρο δοκιμασιών ή την κατάρτιση του εφεδρικού πίνακα προσλήψεων, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι το κατά πόσον η EPSO χρειάζεται υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα για να απαντήσει πρέπει να καθοριστεί με βάση το κατά πόσον η απάντηση, κατά τη χρονική στιγμή που παρέχεται, είναι αποτελεσματική για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και των συμφερόντων των υποψηφίων. Με άλλα λόγια, για να δοθεί απάντηση στο ερώτημα αυτό, πρέπει να καθοριστεί αν μια θετική απάντηση θα επιτρέψει στον υποψήφιο να γίνει εκ νέου δεκτός στον διαγωνισμό κατά τρόπο που να διασφαλίζει τη δικαιοσύνη ή να εγγραφεί στον εφεδρικό πίνακα επιτυχόντων. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει τη δήλωση της EPSO ότι όλες οι αποφάσεις σχετικά με τις αιτήσεις επανεξέτασης λαμβάνονται πριν από το τέλος του επόμενου σταδίου της διαδικασίας επιλογής, επιτρέποντας έτσι την επανεισδοχή των υποψηφίων, κατά περίπτωση. Η δήλωση αυτή δεν αμφισβητήθηκε από τον καταγγέλλοντα και ο Διαμεσολαβητής δεν βρίσκει λόγο να το πράξει. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί χρήσιμο να αναγνωριστεί ότι οι υποψήφιοι δικαιολογημένα αγωνιούν να μάθουν αν έχουν προχωρήσει στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας επιλογής. Αυτή η προθυμία να γνωρίζουν αν πρέπει να υποβληθούν σε δοκιμασία είναι κατανοητή, δεδομένου ότι οι περισσότεροι υποψήφιοι θα πρέπει να προβούν σε ρυθμίσεις σε επαγγελματικό και ιδιωτικό επίπεδο για να παρακολουθήσουν μια δοκιμασία.

22. Ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί ότι η υποχρέωση ταχείας απάντησης σε αίτηση επανεξέτασης ισχύει και στο τελικό στάδιο της διαδικασίας επιλογής, δηλαδή όταν το επόμενο στάδιο της διαδικασίας είναι η κατάρτιση εφεδρικού πίνακα προσλήψεων. Αναγνωρίζει, ωστόσο, ότι στο παρόν στάδιο δεν αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και των συμφερόντων των υποψηφίων.

23. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων δεν προέβαλε λεπτομερέστερα επιχειρήματα σχετικά με τον ισχυρισμό του ότι η EPSO απαντά συστηματικά με καθυστέρηση στις αιτήσεις επανεξέτασης, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες σχετικά με το ζήτημα του τρόπου με τον οποίο η EPSO χειρίζεται γενικά τις αιτήσεις επανεξέτασης. Το συγκεκριμένο ζήτημα του τρόπου με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε την αίτηση επανεξέτασης του καταγγέλλοντος θα αναλυθεί περαιτέρω στο τμήμα Δ κατωτέρω.

Γ. Εικαζόμενη παράλειψη διοργάνωσης διαγωνισμών για την έγκαιρη διεκπεραίωση των αιτήσεων

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

24. Ο ενδιαφερόμενος ισχυρίστηκε ότι η EPSO καθορίζει το χρονοδιάγραμμα των διαγωνισμών και τις εργασίες των εξεταστικών επιτροπών κατά τρόπο ώστε οι αιτήσεις επανεξέτασης να μην μπορούν να διεκπεραιωθούν εγκαίρως. Υποστήριξε ότι τα αιτήματα αυτά συμπιέζονται σε ένα αυστηρό χρονοδιάγραμμα και έχουν χαμηλή προτεραιότητα. Δηλώνει ότι, μόλις παρέλθει η προθεσμία υποβολής αιτήσεων, η EPSO γνωρίζει πόσοι υποψήφιοι έχουν υποβάλει αίτηση για συγκεκριμένο διαγωνισμό. Στη συνέχεια, θα πρέπει να καταρτίσει χρονοδιάγραμμα στο οποίο θα λαμβάνεται υπόψη το πιθανό ποσοστό των υποψηφίων που μπορούν να ζητήσουν επανεξέταση ή να υποβάλουν προσφυγή σε κάθε στάδιο του διαγωνισμού. Κατά την άποψη του καταγγέλλοντος, η EPSO δεν φαίνεται να το έπραξε στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/111/10.

25. Η EPSO δήλωσε στη γνωμοδότησή της ότι, προκειμένου να διασφαλιστούν τα δικαιώματα των υποψηφίων και να δοθεί στην εξεταστική επιτροπή η δυνατότητα να έχει στη διάθεσή της όλα τα πιθανά διορθωτικά μέτρα, οι διαγωνισμοί διοργανώνονται κατά τρόπο που να επιτρέπει στην εξεταστική επιτροπή να διεκπεραιώνει τις αιτήσεις επανεξέτασης πριν από το πέρας του επακόλουθου σταδίου της διαδικασίας επιλογής. Η EPSO δήλωσε ότι οι εξεταστικές επιτροπές παροτρύνονται να λαμβάνουν υπόψη αυτές τις παραμέτρους κατά την εξέταση των αιτήσεων επανεξέτασης.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

26. Δεδομένων των διαπιστώσεών του σχετικά με τους δύο πρώτους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος (τμήματα Α και Β ανωτέρω), ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ο καταγγέλλων δεν του έχει παράσχει επιχειρήματα ή αποδεικτικά στοιχεία που να θέτουν υπό αμφισβήτηση τον τρόπο με τον οποίο διοργανώνονται οι διαγωνισμοί εν γένει. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής κρίνει ότι δεν δικαιολογείται περαιτέρω διερεύνηση του ισχυρισμού αυτού.

Δ. Εικαζόμενη παράλειψη ενημέρωσης του καταγγέλλοντος τρεις εβδομάδες πριν από την ημερομηνία των διαδικασιών αξιολόγησης

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

27. Ο ενδιαφερόμενος ισχυρίστηκε ότι η EPSO είχε ανακοινώσει στο Facebook ότι οι υποψήφιοι θα ενημερώνονταν τουλάχιστον τρεις εβδομάδες πριν από την ημερομηνία των διαδικασιών αξιολόγησης. Ωστόσο, ενημερώθηκε λιγότερο από μία εβδομάδα νωρίτερα. Ως εκ τούτου, θεώρησε ότι είχε υποστεί άδικη μεταχείριση σε σύγκριση με άλλους υποψηφίους που είχαν ενημερωθεί τέσσερις εβδομάδες νωρίτερα. Ως εκ τούτου, οι λοιποί υποψήφιοι διέθεταν αρκετό χρόνο για να επωφεληθούν από τις επιλογές κατάρτισης και προετοιμασίας, όπως τα μαθήματα κατάρτισης που διοργανώθηκαν από τις συνδικαλιστικές οργανώσεις των υπαλλήλων της Επιτροπής και άλλους οργανισμούς, ορισμένα από τα οποία ήταν προσβάσιμα μόνο σε υποψηφίους που είχαν προσκληθεί στο στάδιο της αξιολόγησης. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι οι επιλογές αυτές του αρνήθηκαν λόγω της εξαιρετικά καθυστερημένης πρόσκλησης. Ως εκ τούτου, αποδίδει τη χαμηλή βαθμολογία του στον τομέα ικανοτήτων με τίτλο «Παροχή ποιότητας και αποτελεσμάτων» στην έλλειψη χρόνου προετοιμασίας και προσθέτει ότι δεν αντικατοπτρίζει την πραγματική ικανότητά του στον τομέα αυτό.

28. Η EPSO δήλωσε ότι η τελευταία ημέρα για την υποβολή αίτησης επανεξέτασης απόφασης περί μη αποδοχής υποψηφίου στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/111/10 ήταν η 18η Απριλίου 2011. Λόγω της εορταστικής περιόδου του Πάσχα και του μεγάλου αριθμού αιτήσεων επανεξέτασης, καθώς και των πρακτικών επιπτώσεων της επανεισδοχής ενός υποψηφίου, ο καταγγέλλων και δύο άλλοι υποψήφιοι ενημερώθηκαν στις 6 Ιουνίου 2011 για την απόφαση της εξεταστικής επιτροπής να τους δεχθεί εκ νέου. Στις 9 Ιουνίου 2011, τους απεστάλη πρόσκληση να παραστούν στη συνεδρίαση του κέντρου αξιολόγησης στις 15 Ιουνίου 2011, η οποία ήταν η τελευταία ημέρα των διαδικασιών αξιολόγησης. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων και οι δύο άλλοι υποψήφιοι που έγιναν δεκτοί εκ νέου έλαβαν όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο υπό τις συγκεκριμένες περιστάσεις. Το γεγονός ότι στον καταγγέλλοντα δεν δόθηκε ο μέσος όρος προειδοποίησης δύο εβδομάδων οφειλόταν στο γεγονός ότι βρισκόταν σε συγκεκριμένη κατάσταση, δηλαδή ότι είχε επωφεληθεί από διορθωτικό μέτρο που αποφασίστηκε από την εξεταστική επιτροπή. Στόχος είναι πάντοτε, ανέφερε η EPSO, η επανεισδοχή του υποψηφίου στον εν εξελίξει διαγωνισμό με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, χωρίς να προκαλούνται δυσανάλογα δυσμενείς συνέπειες για τη διάρκεια ολόκληρου του διαγωνισμού και χωρίς να διαταράσσεται ο συνολικός σχεδιασμός των εγκαταστάσεων του κέντρου αξιολόγησης.

29. Ωστόσο, η EPSO υποστήριξε ότι, λόγω της μετάβασης από τις δοκιμασίες βάσει γνώσεων στις δοκιμασίες βάσει ικανοτήτων, ο χρόνος προετοιμασίας έχει καταστεί λιγότερο κρίσιμος, δεδομένου ότι δεν εμπλέκονται σπουδές. Οι ικανότητες μπορούν να αποκτηθούν με την πάροδο του χρόνου, αλλά δεν μπορούν να «ασκηθούν» σε διάστημα δύο εβδομάδων. Σύμφωνα με την EPSO, «το χρονικό πλαίσιο που δίνεται δεν είναι καθοριστικό για την επιτυχία ή μη στις συνεδρίες του κέντρου αξιολόγησης».

30. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη της EPSO, ο ενδιαφερόμενος δήλωσε ότι μπορεί να είναι σωστό να δηλώσει ότι ο μέσος χρόνος μεταξύ της πρόσκλησης στο στάδιο του κέντρου αξιολόγησης των διαγωνισμών και της πραγματικής ημερομηνίας των ασκήσεων είναι δύο εβδομάδες. Ωστόσο, όσον αφορά τον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/111/10, οι άλλοι υποψήφιοι ενημερώθηκαν τέσσερις εβδομάδες νωρίτερα. Πρόσθεσε ότι γνωρίζει έναν υποψήφιο ο οποίος είχε ενημερωθεί επτά εβδομάδες νωρίτερα. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων ενημερώθηκε μόλις πέντε ημέρες νωρίτερα, θεώρησε ότι είχε υποστεί άδικη μεταχείριση σε σύγκριση με τους άλλους υποψηφίους. Επιπλέον, μόνο δύο από τις πέντε ημέρες ήταν εργάσιμες ημέρες, γεγονός που σήμαινε ότι είχε πολύ λίγο χρόνο για να κλείσει ραντεβού με επαγγελματία προπονητή, ο οποίος θα μπορούσε να του δώσει τη δυνατότητα να ασκήσει το επάγγελμα της δομημένης συνέντευξης. Είχε επίσης μεγάλες δυσκολίες να λάβει από προηγούμενο εργοδότη έγγραφα που απαιτούνταν ως απόδειξη επαγγελματικής πείρας. Επιπλέον, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι έπρεπε να καταβάλει υπερβολική τιμή για το δωμάτιο του ξενοδοχείου του.

31. Ο καταγγέλλων εξέθεσε περαιτέρω τους λόγους για τους οποίους θεωρεί ότι ο χρόνος έχει σημασία κατά την προετοιμασία των ασκήσεων του κέντρου αξιολόγησης. Οι υποψήφιοι πρέπει να συνηθίσουν σε ένα διαφορετικό πληκτρολόγιο, να αναθεωρήσουν τις λειτουργίες του Microsoft Word που δεν χρησιμοποιούν συχνά στην καθημερινή τους εργασία, να προετοιμαστούν για τη δομημένη συνέντευξη, να κλείσουν ένα δωμάτιο ξενοδοχείου, να πάρουν άδεια από την εργασία, να συγκεντρώσουν δικαιολογητικά έγγραφα και να εξοικειωθούν με ασκήσεις όπως η άσκηση διαχείρισης χρόνου. Ενώ άλλοι υποψήφιοι είχαν χρόνο να εξασκηθούν, δεν το έκανε και απέτυχε στη δοκιμασία με ένα μόνο βαθμό.

32. Ο ενδιαφερόμενος είχε την εντύπωση ότι η καθυστερημένη πρόσκλησή του οφειλόταν στην έλλειψη προγραμματισμού από την EPSO. Σημειώνει ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ έκλεισαν στις 2 και 3 Ιουνίου. Ωστόσο, με μικρή προσπάθεια και καλύτερο σχεδιασμό, η EPSO θα μπορούσε εύκολα να τον ενημερώσει την 1η Ιουνίου 2011 σχετικά με την επανεισδοχή του στον διαγωνισμό.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

33. Όπως επισημάνθηκε στη σκέψη 21 ανωτέρω, προκειμένου να συμμορφωθεί με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η EPSO πρέπει να ανταποκρίνεται στις αιτήσεις επανεξέτασης κατά τρόπο αποτελεσματικό για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και των συμφερόντων των υποψηφίων. Αυτό σημαίνει ότι μια θετική απάντηση σε αίτηση επανεξέτασης, όπως αυτή που έλαβε ο καταγγέλλων, πρέπει να επιτρέπει την επανεισδοχή του υποψηφίου στον διαγωνισμό κατά τρόπο ώστε να διασφαλίζεται η δικαιοσύνη.

34. Ο Διαμεσολαβητής έχει επίγνωση της ανάγκης της EPSO να δέχεται εκ νέου υποψήφιο σε εν εξελίξει διαγωνισμό χωρίς να υφίστανται δυσανάλογα δυσμενείς συνέπειες για τη διάρκεια ολόκληρου του διαγωνισμού και χωρίς να διαταράσσεται ο συνολικός σχεδιασμός των εγκαταστάσεων του κέντρου αξιολόγησης.

35. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης τη δήλωση της EPSO ότι οι ικανότητες που εξετάστηκαν κατά τις ασκήσεις αξιολόγησης είναι τέτοιας φύσης ώστε πρέπει να αποκτηθούν με την πάροδο του χρόνου και δεν μπορούν να «ασκηθούν» σε διάστημα δύο εβδομάδων. Ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί κατ’ αρχήν με τον ισχυρισμό αυτό, ο οποίος συνάδει με τη φύση των δοκιμασιών επάρκειας.

36. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής υπογραμμίζει ότι υπάρχουν ορισμένα πρακτικά ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπίσει κάθε υποψήφιος που αντιμετωπίζει οποιοδήποτε είδος δοκιμασίας προκειμένου να μπορέσει να συμμετάσχει σε δοκιμασία σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Σε αυτές περιλαμβάνονται η οργάνωση της προσωπικής τους ζωής (για παράδειγμα, φροντίδα παιδιών και άλλων μελών της οικογένειας), η οργάνωση της επαγγελματικής τους ζωής (αίτηση άδειας από την εργασία, αναδιοργάνωση συνεδριάσεων κ.λπ.), η πραγματοποίηση ταξιδιωτικών διακανονισμών και η κράτηση κατάλληλης στέγασης. Εάν δεν δοθεί εύλογο χρονικό διάστημα για την εξέταση αυτών των πρακτικών λεπτομερειών, ορισμένοι υποψήφιοι είτε δεν θα είναι σε θέση να συμμετάσχουν στη δοκιμασία είτε θα υποστούν αδικαιολόγητες πιέσεις κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δύο εβδομάδες αποτελούν εύλογο χρονικό διάστημα για την παροχή στους υποψηφίους. Ως εκ τούτου, η EPSO, μη ενημερώνοντας τον καταγγέλλοντα στην παρούσα υπόθεση για την ημερομηνία των ασκήσεών του αξιολόγησης τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα, διέπραξε περίπτωση κακοδιοίκησης. Ο Διαμεσολαβητής θα διατυπώσει επικριτική παρατήρηση εν προκειμένω.

37. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, παρέχοντας στον υποψήφιο πολύ λίγο χρόνο για να προβεί σε πρακτικές ρυθμίσεις πριν από τις ασκήσεις αξιολόγησης, η EPSO θα μπορούσε να βλάψει ανεπανόρθωτα τα δικαιώματα και τα συμφέροντά του. Ακόμη και αν, στην παρούσα υπόθεση, το αδικαιολόγητα σύντομο χρονικό διάστημα δεν φαίνεται να έχει βλάψει ανεπανόρθωτα τα δικαιώματα και τα συμφέροντα του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι θα ήταν σκόπιμο η EPSO να καταρτίσει γενικές κατευθυντήριες γραμμές που θα συμβουλεύουν τις εξεταστικές επιτροπές να λαμβάνουν τις αποφάσεις τους σχετικά με τις αιτήσεις επανεξέτασης κατά τρόπο που να επιτρέπει στην EPSO να ενημερώνει τους υποψηφίους για την ημερομηνία των αξιολογήσεών τους τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα. Ο Διαμεσολαβητής θα προβεί σε περαιτέρω παρατήρηση σχετικά με το θέμα αυτό.

Ε. Απαιτήσεις

38. Λαμβάνοντας υπόψη τα συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή σχετικά με τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος, δεν υπάρχουν λόγοι να εξεταστούν περαιτέρω ο πρώτος, ο τρίτος και ο τέταρτος ισχυρισμός του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής θα εξετάσει το δεύτερο αίτημα του καταγγέλλοντος στην περαιτέρω παρατήρησή του κατωτέρω.

ΣΤ. Συμπεράσματα

Με βάση την έρευνά του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με τα ακόλουθα συμπεράσματα:

Δεν υπήρξε κακοδιοίκηση σε σχέση με τον πρώτο ισχυρισμό του καταγγέλλοντος. Δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες σχετικά με τον δεύτερο και τον τρίτο ισχυρισμό του καταγγέλλοντος.

Κριτική παρατήρηση:

Μη ενημερώνοντας τον καταγγέλλοντα στην παρούσα υπόθεση για την ημερομηνία των ασκήσεών του αξιολόγησης τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα, η EPSO διέπραξε περίπτωση κακοδιοίκησης.

Ο καταγγέλλων και η EPSO θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Περαιτέρω παρατήρηση

Θα ήταν σκόπιμο η EPSO να καταρτίσει γενικές κατευθυντήριες γραμμές που θα συμβουλεύουν τις εξεταστικές επιτροπές να λαμβάνουν τις αποφάσεις τους σχετικά με τις αιτήσεις επανεξέτασης κατά τρόπο που να επιτρέπει στην EPSO να ενημερώνει τους υποψηφίους για την ημερομηνία των ασκήσεων αξιολόγησής τους τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα.

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Στρασβούργο, 14 Φεβρουαρίου 2013

[1] Δεδομένου ότι το ερώτημα κατά πόσον μια αίτηση είναι «δικαιολογημένη» μπορεί να προσδιοριστεί μόνο μετά την πραγματοποίησή της, ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται ότι η δήλωση αυτή σημαίνει ότι δίνεται προτεραιότητα στη διεκπεραίωση αιτήσεων που είναι τυπικές, αιτιολογημένες και όπου η απάντηση θα μπορούσε να έχει αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα για τον υποψήφιο.