Στρασβούργο, 18 Φεβρουαρίου 2008

Αξιότιμε κ. X,

Στις 26 Σεπτεμβρίου 2005, υποβάλατε την παρούσα καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Στις 14 Νοεμβρίου 2005, διαβίβασα την καταγγελία σας στον Πρόεδρο της Επιτροπής.

Στις 31 Μαρτίου 2006, η Επιτροπή διαβίβασε τη γνώμη της, την οποία σας διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις.

Στις 19 Ιουνίου 2006, έλαβα τις παρατηρήσεις σας.

Στις 3 Ιουλίου 2006, μου υποβάλατε συμπληρωματική επιστολή στην οποία οι υπηρεσίες μου απάντησαν στις 30 Αυγούστου 2006.

Στις 13 και 16 Νοεμβρίου 2006, μου αποστείλατε συμπληρωματικές επιστολές.

Στις 22 Ιανουαρίου 2007, ζήτησα από την Επιτροπή συμπληρωματικές πληροφορίες και της διαβίβασα τις παρατηρήσεις και τις συμπληρωματικές επιστολές σας.

Στις 2 Μαΐου 2007, η Επιτροπή απάντησε στην ανωτέρω επιστολή μου, η οποία σας εστάλη για παρατηρήσεις.

Στις 21 Μαΐου 2007, αποστείλατε τις παρατηρήσεις σας σχετικά με την ανωτέρω απάντηση της Επιτροπής.

Στις 10 Σεπτεμβρίου 2007, οι υπηρεσίες μου σας κάλεσαν σχετικά με την καταγγελία σας.

Στις 11 Σεπτεμβρίου 2007, οι υπηρεσίες μου απέστειλαν στην Επιτροπή πρόταση φιλικής λύσης.

Στις 12 Νοεμβρίου 2007, η Επιτροπή απέστειλε επιστολή με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2007 και επισύναψε σε αυτήν αντίγραφα των φύλλων κατανομής του χρόνου εργασίας σας.

Την ίδια ημέρα, οι υπηρεσίες μου σας κάλεσαν σχετικά με την εν λόγω επιστολή.

Στις 15 Νοεμβρίου 2007, σας διαβίβασα την επιστολή αυτή, ηλεκτρονικά, με τα συνημμένα σε αυτήν φύλλα κατανομής χρόνου.

Στις 15 και 25 Νοεμβρίου και στις 4 Δεκεμβρίου 2007, μου αποστείλατε ηλεκτρονικά μηνύματα σχετικά με την επιστολή της Επιτροπής.

Στις 11 Δεκεμβρίου 2007, η Επιτροπή απέστειλε την απάντησή της στην πρότασή μου για φιλική λύση, με ημερομηνία 28 Νοεμβρίου 2007, την οποία σας διαβίβασα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων.

Στις 16 Ιανουαρίου 2008, έλαβα τις παρατηρήσεις σας.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Η καταγγελία μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:

Ο Y ήταν επικεφαλής κοινοπραξίας που συστάθηκε για την υλοποίηση του χρηματοδοτούμενου από την ΕΕ έργου στη Μόσχα («το έργο»).

Στις 30 Σεπτεμβρίου 2002, η Υ συνήψε σύμβαση με την αντιπροσωπεία της Επιτροπής στη Μόσχα (στο εξής: αντιπροσωπεία) για την εκτέλεση του σχεδίου. Η διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης ήταν δύο έτη.

Η δικηγορική εταιρεία W συμμετείχε επίσης στην ίδια κοινοπραξία.

Ο καταγγέλλων διορίστηκε από τον W ως ανώτερος νομικός εμπειρογνώμονας για να εργαστεί στο έργο (1).

Από τον Ιανουάριο έως τον Ιούλιο του 2003, ο καταγγέλλων εργάστηκε για το έργο, αλλά ο W δεν τον πλήρωσε για τις υπηρεσίες που παρείχε στο πλαίσιο του έργου.

Ο καταγγέλλων ενημέρωσε την αντιπροσωπεία για τα ανωτέρω.

Ωστόσο, η Επιτροπή ήταν ικανοποιημένη από τις επιδόσεις της κοινοπραξίας και της κατέβαλε τις συμφωνηθείσες αμοιβές, συμπεριλαμβανομένων των αμοιβών για όλους τους εμπειρογνώμονες που διορίστηκαν από τα μέλη της κοινοπραξίας, συμπεριλαμβανομένου του καταγγέλλοντος.

Ο καταγγέλλων σκόπευε να κινήσει δικαστική διαδικασία κατά του W προκειμένου να διεκδικήσει τη σχετική πληρωμή (2), αλλά δεν ήταν σε θέση να λάβει τα απαραίτητα έγγραφα για την άσκηση της υπόθεσής του. Τα έγγραφα αυτά αφορούσαν τις ανθρωποημέρες και τα δελτία χρόνου εργασίας του, βάσει των οποίων ο Y και, ως εκ τούτου, ο W, έλαβαν πληρωμή για τις υπηρεσίες του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή. Επίσης, ο καταγγέλλων πληροφορήθηκε ότι ο W υπέβαλε στην αντιπροσωπεία τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και τις ανθρωποημέρες του καταγγέλλοντος.

Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε απευθείας στην αντιπροσωπεία και ζήτησε πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και στα δεδομένα που αφορούν τις ανθρωποημέρες του σε σχέση με τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο του έργου.

Η αντιπροσωπεία αρνήθηκε την πρόσβαση αυτή για τους ακόλουθους λόγους:

θ) Δεν διέθετε δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας σχετικά με τον καταγγέλλοντα. Στο πλαίσιο αυτό, η αντιπροσωπεία δήλωσε ότι «δεν υποβλήθηκαν ποτέ φύλλα κατανομής χρόνου στην αντιπροσωπεία κατά τη στιγμή της τιμολόγησης». Προσέθεσε ότι, σύμφωνα με την έκδοση του Δεκεμβρίου 2000 των γενικών όρων για τις συμβάσεις υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από την ΕΚ, οι οποίοι ίσχυαν για την εν λόγω σύμβαση («Γενικοί όροι»), δεν ήταν υποχρεωμένη να διαθέτει τέτοια δελτία χρόνου εργασίας προκειμένου να καταβάλει τη σχετική πληρωμή στον ανάδοχο (3).

ii) Το άρθρο 4 παράγραφος 2 σημείο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (5) («κανονισμός 1049/2001») προστατεύει τα εμπορικά συμφέροντα των W και Y.

Ο καταγγέλλων δεν συμφώνησε με την άποψη της αντιπροσωπείας και αντάλλαξε ογκώδη αλληλογραφία μαζί της σχετικά με το θέμα αυτό. Ο καταγγέλλων θεώρησε επίσης ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας σχετικά με την εργασία του στο πλαίσιο του έργου θα έπρεπε να είχαν υπογραφεί από κάποιον άλλο. Η αντιπροσωπεία εμμένει σταθερά στη θέση της.

Στη συνέχεια, ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε την έρευνα όσον αφορά τους ακόλουθους ισχυρισμούς και ισχυρισμούς που υπέβαλε ο καταγγέλλων:

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή του αρνήθηκε αδικαιολόγητα την πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας ή σε κάθε άλλο σχετικό έγγραφο που αφορά το έργο του, επικαλούμενη το άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή αρνήθηκε αδικαιολόγητα να του παράσχει οποιαδήποτε άλλη πληροφορία σχετικά με τον αριθμό των ανθρωποημερών που σχετίζονταν με την εργασία που εκτελούσε και η οποία είχε αναφερθεί στην Επιτροπή από τον πρώην εργοδότη του, W.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή δεν αιτιολόγησε την εφαρμογή της εξαίρεσης του άρθρου 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2004 όσον αφορά τα ζητηθέντα έγγραφα.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή θα έπρεπε να του παράσχει i) ακριβή αντίγραφα των υπογεγραμμένων φύλλων κατανομής χρόνου σχετικά με το έργο του και αναφέροντας τις ανθρωποημέρες του στο έργο· ii) ακριβή αντίγραφα κάθε δήλωσης («δήλωση σχετικά με τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας») που υποβάλλεται στην Επιτροπή από οποιονδήποτε φορέα ο οποίος εξηγεί τους λόγους για τους οποίους τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας που αφορούν την εργασία του δεν υπογράφηκαν από τον ίδιο προσωπικά· και iii) κάθε πληροφορία σχετικά με τα τέλη που καταβλήθηκαν στον Y και/ή στον W σε σχέση με τις υπηρεσίες του για το έργο για την περίοδο από 21 Ιανουαρίου έως 3 Ιουλίου 2003 («πληροφορίες πληρωμής»).

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε επίσης ότι «εκτός εάν [η Επιτροπή] προσκομίσει τα έγγραφα [που ζητεί ] πρέπει να ικανοποιήσει την απαίτησή του [για] τους επίτιμους υπαλλήλους του [δηλαδή τις αμοιβές του], το ποσό των οποίων υπερβαίνει τα 45 000 ευρώ». Ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε να μην κινήσει έρευνα σχετικά με τον εν λόγω ισχυρισμό, διότι ο καταγγέλλων δεν είχε προβεί σε προηγούμενες διοικητικές προσεγγίσεις εν προκειμένω και ενημέρωσε σχετικά τον καταγγέλλοντα.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη της Επιτροπής

Η γνώμη της Επιτροπής μπορεί να συνοψιστεί ως εξής.

Η Επιτροπή απέρριψε όλους τους ισχυρισμούς και τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος.

Πρώτον, η Επιτροπή επισήμανε ότι η Y ουδέποτε παρέσχε δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας στην Επιτροπή κατά τον χρόνο της τιμολόγησης. Σύμφωνα με το άρθρο 28.1 των Γενικών Όρων που ίσχυαν τον Δεκέμβριο του 2000, δεν απαιτούνταν η προσκόμιση φύλλων κατανομής χρόνου μαζί με το τιμολόγιο προκειμένου να πραγματοποιηθεί η πληρωμή στον αντισυμβαλλόμενο. Μια περίληψη των ανθρωποημερών που χρεώθηκαν ήταν επαρκής.

Η Επιτροπή επισήμανε σχετικά ότι, σύμφωνα με το άρθρο 25 των Γενικών Όρων που ίσχυαν τον Δεκέμβριο του 2000 (μέρος της σύμβασης), ο ανάδοχος έπρεπε να τηρεί δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και άλλα σχετικά έγγραφα σχετικά με τις ανθρωποημέρες που χρεώνονται στην Επιτροπή για περίοδο πέντε ετών μετά την τελευταία πληρωμή στο πλαίσιο της σύμβασης.

Κατά τις επαφές της με τον καταγγέλλοντα, η αντιπροσωπεία υποστήριξε σταθερά ότι ο ανάδοχος πρέπει να τηρεί τα σχετικά αρχεία, αλλά δεν χρειάζεται να υποβάλλει δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας κατά τη στιγμή της τιμολόγησης.

Επιπλέον, η Επιτροπή βασίζεται στον ελεγκτή για να δώσει μια δίκαιη και αμερόληπτη εικόνα του κόστους του έργου. Ο παρών έλεγχος του Έργου δεν περιείχε καμία αναφορά σε ανυπόγραφα δελτία χρόνου εργασίας από τα οποία μπορεί να συναχθεί ότι, εφόσον ο ελεγκτής ήταν πεπεισμένος ότι υπήρχε σχετική, αξιόπιστη και επαρκής απόδειξη της συμβολής του εμπειρογνώμονα, ο ελεγκτής πρέπει να είχε στηρίξει την άποψή του σε άλλα δικαιολογητικά έγγραφα, όπως αεροπορικά εισιτήρια ή λογαριασμούς ξενοδοχείων.

Η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν θα πρέπει να παρεμβαίνει στις σχέσεις μεταξύ εμπειρογνωμόνων και των υπαλλήλων τους. Προσέθεσε ότι δεν είχε καμία αντίρρηση να έλθει ο καταγγέλλων σε επαφή με τον Y και ότι δεν θα αντιτασσόταν στη γνωστοποίηση από τον Y των πληροφοριών που ζητούσε. Περαιτέρω, η Επιτροπή επισήμανε ότι, ακόμη και αν είχε πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, δεν θα είχε τη δυνατότητα να αποκαλύψει τις πληροφορίες αυτές, λόγω του εμπιστευτικού χαρακτήρα τους.

Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι διαθέτει τις πληροφορίες σχετικά με τις ανθρωποημέρες του καταγγέλλοντος για τις οποίες απαγγέλθηκαν κατηγορίες, αλλά η γνωστοποίηση των πληροφοριών αυτών θα συνιστούσε παραβίαση της εμπιστευτικότητας και θα έθιγε τα εμπορικά συμφέροντα των εταιρειών που συμμετέχουν στο σχέδιο.

Η Επιτροπή διαθέτει επίσης τις πληροφορίες σχετικά με τις τιμές που χρεώνει η Υ, αλλά και αυτές είναι εμπιστευτικές. Η Επιτροπή δεν γνωρίζει ποιες ρυθμίσεις υπήρχαν μεταξύ των μελών της κοινοπραξίας και δεν γνωρίζει το πραγματικό ύψος των αμοιβών που καταβλήθηκαν στους εμπειρογνώμονες. Ωστόσο, η Επιτροπή επισήμανε ότι η πραγματική ημερήσια αμοιβή που χρεώνεται σε αυτήν δεν είναι η ίδια με την ημερήσια αμοιβή που καταβάλλεται στους εμπειρογνώμονες. Η Επιτροπή δεν θεωρεί ότι θα πρέπει να αποκαλύψει λεπτομέρειες σχετικά με το εφαρμοζόμενο επιτόκιο, διότι οι πληροφορίες αυτές προστατεύονται από το εμπορικό απόρρητο.

Η Επιτροπή διαβίβασε επίσης αντίγραφο της επιστολής του καταγγέλλοντος της 4ης Νοεμβρίου 2003, με την οποία ο καταγγέλλων ενημέρωσε την αντιπροσωπεία ότι i) αναγκάστηκε να παραιτηθεί από τη θέση του ως εμπειρογνώμονα για το έργο· ii) ο W αρνήθηκε να τον καταβάλει· iii) εξαιτίας αυτού, ο καταγγέλλων δεν μπορούσε να υπογράψει δελτία κατανομής χρόνου και ενημέρωσε σχετικά τον διευθυντή του έργου. Στην ίδια επιστολή, ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή i) να λάβει γνώση της άρνησης της W· ii) να μην επιτρέψει στον W, ή σε οποιονδήποτε ενεργεί για λογαριασμό του, να λάβει κεφάλαια που διατίθενται στον καταγγέλλοντα χωρίς δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας υπογεγραμμένα από αυτόν· iii) να συμβουλεύει τον Υ αναλόγως.

Σύμφωνα με την Επιτροπή, μετά την αποστολή της ανωτέρω επιστολής από τον καταγγέλλοντα, η αντιπροσωπεία προσπάθησε να τον βοηθήσει και, ως εκ τούτου, επικοινώνησε με τον Y στις αρχές Νοεμβρίου 2003. Σε τηλεφωνική μετατροπή της 6ης Νοεμβρίου 2003, η αντιπροσωπεία ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι «η Επιτροπή δεν εμπλέκεται στις νομικές σχέσεις μεταξύ του αναδόχου και του προσωπικού του και ότι η αντιπροσωπεία θα επιστήσει την προσοχή του αναδόχου στο θέμα και θα διαβιβάσει [την επιστολή του καταγγέλλοντος ] σε αυτούς». Η Επιτροπή σημείωσε επίσης ότι οι επικοινωνίες μεταξύ της αντιπροσωπείας και της Υ ήταν πάντα εγκάρδιες και επαγγελματικές. Η Επιτροπή είναι ικανοποιημένη με τα αποτελέσματα του έργου και δεν είχε ποτέ προβλήματα με την Υ.

Η Επιτροπή δήλωσε ότι τα μέλη του προσωπικού των αντιπροσωπειών με τα οποία επικοινώνησε ο καταγγέλλων προσπαθούσαν πάντα να επικοινωνούν μαζί του με ανοικτό, επαγγελματικό τρόπο και με σεβασμό. Η Επιτροπή παρατήρησε επίσης ότι οι ανακοινώσεις του καταγγέλλοντος προς την αντιπροσωπεία ήταν επαναλαμβανόμενες και μάλιστα παραλίγο να συνιστούν παρενόχληση.

Επιπλέον, η Επιτροπή επισύναψε στη γνώμη της αντίγραφα ορισμένων εσωτερικών ανακοινώσεων σχετικά με τον καταγγέλλοντα. Για παράδειγμα, η Επιτροπή επισύναψε στη γνώμη της, μεταξύ άλλων, αντίγραφο του εσωτερικού ηλεκτρονικού μηνύματος της αντιπροσωπείας της 6ης Νοεμβρίου 2003 (παράρτημα 3 της γνώμης), στο οποίο ο υπάλληλος της Επιτροπής αναφέρθηκε σε συνομιλία με τον καταγγέλλοντα. Κατά τη διάρκεια αυτής της συνομιλίας, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον ανωτέρω υπάλληλο ότι δεν είχε γραπτή σύμβαση με τον W και ότι φοβόταν ότι ο W θα λάμβανε την πληρωμή για τις υπηρεσίες του καταγγέλλοντος από τον Y, αλλά δεν θα τον πλήρωνε. Στο πλαίσιο αυτό, ο υπάλληλος ανέφερε στο ηλεκτρονικό μήνυμα τα ακόλουθα: «Δεν είπα [στον καταγγέλλοντα] ότι συμφώνησα με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (επισυνάπτεται εδώ η 21η Οκτωβρίου (6)) να λαμβάνω δελτία κατανομής χρόνου υπογεγραμμένα από τον διευθυντή του έργου [...] και [...] από κοινού για τις επιδόσεις [του καταγγέλλοντος ] κατά την αποχώρησή του από το έργο και την εταιρεία W.»

Επιπλέον, σε εσωτερικό ηλεκτρονικό μήνυμα της 22ας Ιουνίου 2005, αντίγραφο του οποίου η Επιτροπή επισύναψε επίσης στη γνώμη της, διατυπώνεται η ακόλουθη παρατήρηση όσον αφορά το αίτημα του καταγγέλλοντος για παροχή εξηγήσεων σχετικά με τις διαφορές μεταξύ των διατάξεων των γενικών όρων του 2000 και του 2003: «Μπορεί να το ψάξει μόνος του! Αν έχει τόσο ελεύθερο χρόνο ώστε να συνεχίσει να μας γράφει».

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Πρώτον, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι το περιεχόμενο ορισμένων εσωτερικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων της αντιπροσωπείας που επισυνάπτονταν στη γνώμη ήταν ασεβές.

Δεύτερον, αμφισβήτησε τις δηλώσεις της Επιτροπής σχετικά με τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας. Ο καταγγέλλων δήλωσε συνοπτικά ότι δεν πίστευε ότι η Επιτροπή δεν έλαβε ποτέ, σε κανένα στάδιο του έργου, τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του. Θεώρησε ότι η Επιτροπή έλαβε πράγματι τα φύλλα κατανομής χρόνου, αλλά ότι υπογράφηκαν από τον εκπρόσωπο του W. Δήλωσε, συναφώς, ότι ουδέποτε είχε εξουσιοδοτήσει ή εξουσιοδοτήσει τον W να υποβάλει φύλλα κατανομής χρόνου εξ ονόματός του. Επιπλέον, υποστήριξε ότι ο Y συνέταξε τα φύλλα κατανομής χρόνου βάσει ειδικού εντύπου της Επιτροπής (TACIS) και του ζήτησε να υπογράψει αυτά τα φύλλα κατανομής χρόνου, αλλά αρνήθηκε να το πράξει διότι δεν είχε πληρωθεί από τον W.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε επίσης ότι αποτελεί συνήθη πρακτική για όλα τα έργα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ τα φύλλα κατανομής χρόνου που υπογράφονται από τον εμπειρογνώμονα και τον ανάδοχο να υποβάλλονται στην αντιπροσωπεία, η οποία διατηρεί φωτοαντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου και επιστρέφει τα πρωτότυπα στον ανάδοχο. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, δεν είναι δυνατή η παρακολούθηση των ανθρωποημερών των εμπειρογνωμόνων χωρίς την τήρηση ακριβών δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας.

Τρίτον, όσον αφορά τους λόγους για τους οποίους η Επιτροπή δεν μπορεί να παράσχει πρόσβαση σε ανθρωποημέρες για λόγους προστασίας των εμπορικών συμφερόντων, ο καταγγέλλων θεώρησε ότι δεν είναι επαρκείς. Υποστήριξε ότι αναζητούσε προσωπικά και όχι εμπορικά δεδομένα. Επιπλέον, «εμπιστευτικές πληροφορίες δεν σημαίνει προνομιακές πληροφορίες, δηλαδή πληροφορίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε δικαστικές διαδικασίες».

Τέλος, με βάση το ηλεκτρονικό μήνυμα της 6ης Νοεμβρίου 2003 που επισυνάπτεται στη γνώμη της Επιτροπής ως παράρτημα 3, ο καταγγέλλων θεώρησε ότι υπήρχε συμφωνία μεταξύ της αντιπροσωπείας, της Υ και της W σχετικά με τις ανθρωποημέρες και την πληρωμή του καταγγέλλοντος. Συναφώς, προέβαλε έναν πρώτο νέο ισχυρισμό, σύμφωνα με τον οποίο η Επιτροπή έπρεπε να του αποκαλύψει τέτοιου είδους διευθετήσεις.

Προέβαλε επίσης ένα δεύτερο νέο αίτημα να του παράσχει η Επιτροπή πρόσβαση στο ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003, στο οποίο παρέπεμπε το παράρτημα 3 της γνώμης της Επιτροπής.

Συμπληρωματική επιστολή του καταγγέλλοντος της 3ης Ιουλίου 2006

Στις 3 Ιουλίου 2006, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι, στις 19 Ιουνίου 2006 (την ίδια ημερομηνία με τις παρατηρήσεις του), είχε «επίσημα», σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001, ανανεώσει το αίτημά του προς την αντιπροσωπεία για πρόσβαση σε δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, ανθρωποημέρες και δήλωση σχετικά με τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και πληροφορίες για τις πληρωμές. Επιπλέον, υπέβαλε στην Επιτροπή τους νέους ισχυρισμούς του, όπως αναφέρονται στις παρατηρήσεις του επί της γνώμης.

Απάντηση του Διαμεσολαβητή της 10ης Αυγούστου 2006

Στις 10 Αυγούστου 2006, ο Διαμεσολαβητής απάντησε στην επιστολή του καταγγέλλοντος της 3ης Ιουλίου 2006 και στις παρατηρήσεις του. Ο Διαμεσολαβητής ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, εάν επιθυμεί να προσθέσει τις νέες αξιώσεις στην καταγγελία του, θα πρέπει, σε περίπτωση απόρριψης της αρχικής αίτησής του για πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα, να υποβάλει πρώτα επιβεβαιωτική αίτηση στον Γενικό Γραμματέα της Επιτροπής πριν απευθυνθεί στον Διαμεσολαβητή με τις νέες αξιώσεις.

Περαιτέρω επιστολές του καταγγέλλοντος της 13ης και 16ης Νοεμβρίου 2006

Στις 13 Νοεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων απέστειλε νέα επιστολή στον Διαμεσολαβητή. Ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι, απαντώντας στην αρχική αίτησή του, η αντιπροσωπεία απέρριψε όλα τα αιτήματά του.

Ο καταγγέλλων δήλωσε επίσης ότι, στη συνέχεια, στις 20 Ιουλίου 2006, υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση (7) στον Γενικό Γραμματέα όσον αφορά όλα τα αιτήματά του. Με την επιβεβαιωτική αίτηση υπέβαλε επίσης εκ νέου το αρχικό αίτημά του, σύμφωνα με το οποίο, αν η Επιτροπή δεν του παράσχει τα έγγραφα που ζήτησε, θα πρέπει να καταβάλει τα τέλη του, τα οποία ανέρχονταν σε 45 000 ευρώ.

Ο καταγγέλλων δήλωσε επίσης ότι επιθυμεί να προσθέσει τον ανωτέρω ισχυρισμό στην έρευνα του Διαμεσολαβητή.

Ο καταγγέλλων υπέβαλε αντίγραφο της απάντησης του Γενικού Γραμματέα στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, με ημερομηνία 9 Οκτωβρίου 2006. Η απάντηση αυτή δόθηκε αφού ο Γενικός Γραμματέας είχε αποστείλει δύο επιστολές κράτησης στον καταγγέλλοντα.

Ο Γενικός Γραμματέας δεν σχολίασε το αίτημα του καταγγέλλοντος σχετικά με αποζημίωση ύψους 45 000 ευρώ.

Ο Γενικός Γραμματέας έδωσε στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στις ανθρωποημέρες του σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (8) («κανονισμός 45/2001»). Ο Γενικός Γραμματέας έκρινε ότι οι ανθρωποημέρες του καταγγέλλοντος ήταν τα προσωπικά του δεδομένα. Όσον αφορά τα φύλλα κατανομής χρόνου, ο Γενικός Γραμματέας δήλωσε ότι η Επιτροπή δεν τα είχε στην κατοχή της.

Όσον αφορά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 21ης Οκτωβρίου 2003, ο Γενικός Γραμματέας διευκρίνισε ότι η Επιτροπή έχει στη διάθεσή της αντίγραφο του εν λόγω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο απέστειλε η αντιπροσωπεία στην Υ απαντώντας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Υ προς την αντιπροσωπεία, με ημερομηνία 10 Σεπτεμβρίου 2003. Μερική πρόσβαση σε αυτά τα δύο ηλεκτρονικά μηνύματα δόθηκε στον καταγγέλλοντα στις 30 Ιουνίου 2006 στην απάντηση της αντιπροσωπείας στην αρχική αίτηση του καταγγέλλοντος. Ο Γενικός Γραμματέας σημείωσε επίσης ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα της Υ, της 10ης Σεπτεμβρίου 2003, στο οποίο δόθηκε πρόσβαση από την αντιπροσωπεία στις 30 Ιουνίου 2006, περιελάμβανε τα διαγραφέντα στοιχεία σχετικά με τον αριθμό των ανθρωποημερών που αντιστοιχούσαν στις εργασίες του καταγγέλλοντος για το έργο. Ο Γενικός Γραμματέας δήλωσε επίσης ότι η πρόσβαση που παρέχεται στο ανωτέρω ηλεκτρονικό μήνυμα θα μπορούσε να αντιστοιχεί ταυτόχρονα στα αιτήματα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση στη δήλωση σχετικά με τα φύλλα κατανομής χρόνου, καθώς και στις ρυθμίσεις μεταξύ της αντιπροσωπείας, της Υ και της W.

Όσον αφορά τις πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή που πραγματοποίησε η Επιτροπή στην Y, ο Γενικός Γραμματέας ανέφερε ότι η Επιτροπή έχει στη διάθεσή της τα προσωρινά τιμολόγια που εξέδωσε η Y στις 6 Μαΐου 2003 και στις 18 Δεκεμβρίου 2003. Ωστόσο, δεν μπορούν να γνωστοποιηθούν για λόγους προστασίας των εμπορικών συμφερόντων της Υ, συμπεριλαμβανομένης της διανοητικής ιδιοκτησίας, τα οποία προστατεύονται από την εξαίρεση που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001. Ειδικότερα, τα τιμολόγια περιέχουν στοιχεία σχετικά με τις αμοιβές που καταβλήθηκαν σε άλλους εμπειρογνώμονες, τα διοικητικά έξοδα και το περιθώριο κέρδους· καθώς και τις εγκαταστάσεις backstopping. Επίσης, δεν επιτρέπεται η μερική πρόσβαση. Δεν υπάρχει υπερισχύον δημόσιο συμφέρον για τη γνωστοποίησή τους, διότι ο καταγγέλλων τα ήθελε για το προσωπικό του συμφέρον. Ένα τέτοιο προσωπικό συμφέρον δεν μπορεί να υπερισχύει της ανάγκης προστασίας των εμπορικών συμφερόντων της Υ.

Με επιστολή της 16ης Νοεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων απέστειλε στον Διαμεσολαβητή αντίγραφο της από 23 Οκτωβρίου 2006 απάντησής του στην ανωτέρω απάντηση του Γενικού Γραμματέα. Με το έγγραφο αυτό, ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή να επανεξετάσει την άρνησή της να δεχθεί το αίτημά του για πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και στις πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή που πραγματοποίησε η Επιτροπή στην Y. Ο καταγγέλλων διερωτήθηκε γιατί τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του δεν μπορούσαν να αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως οι ανθρωποημέρες του, στις οποίες είχε χορηγήσει πρόσβαση, δεδομένου ότι αποτελούν επίσης δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΕΡΕΥΝΕΣ

Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης της Επιτροπής και των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος και των συμπληρωματικών επιστολών του, φάνηκε ότι ήταν αναγκαίες περαιτέρω έρευνες.

Επιστολή του Διαμεσολαβητή προς την Επιτροπή της 22ας Ιανουαρίου 2007

Πρώτον, η Διαμεσολαβήτρια σημείωσε ότι, στην απάντησή της της 9ης Οκτωβρίου 2006 στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, ο Γενικός Γραμματέας της Επιτροπής έδωσε στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στις ανθρωποημέρες του σύμφωνα με τον κανονισμό 45/2001. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων φαινόταν ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα αυτό, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι ο ισχυρισμός και ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος σχετικά με την πρόσβαση στις ανθρωποημέρες του διευθετήθηκαν από την Επιτροπή.

Δεύτερον, όσον αφορά το θέμα των φύλλων καταγραφής του χρόνου εργασίας της καταγγελίας, ο Διαμεσολαβητής σημείωσε ότι, στη γνώμη του και στις απαντήσεις του στις αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν διαθέτει τα φύλλα καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με το έργο του. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να απαντήσει στα ακόλουθα ερωτήματα:

θ) Έλαβε η Επιτροπή, ανά πάσα στιγμή, τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με τις εργασίες του καταγγέλλοντος και, εάν ναι, σε ποια ημερομηνία παρελήφθησαν; Τι έκανε η Επιτροπή με τα timesheets εάν δεν βρίσκονται τώρα στον φάκελο της Επιτροπής;

ii) Εάν η Επιτροπή διέθετε τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας σε κάποια χρονική στιγμή, για ποιους λόγους τα αποδέχθηκε, ιδίως αν ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι, όπως φαίνεται, δεν είχαν υπογραφεί από τον καταγγέλλοντα;

iii) Γιατί υπήρξε συζήτηση (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) μεταξύ της Υ και της Επιτροπής σχετικά με τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας, εάν, σύμφωνα με την Επιτροπή, δεν απαιτούνταν τότε για την πραγματοποίηση πληρωμών στην Υ;

Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να σχολιάσει την άποψη του καταγγέλλοντος, η οποία διατυπώθηκε στις παρατηρήσεις του, ότι

«αποτελεί συνήθη πρακτική για όλα τα έργα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ να υποβάλλονται στην αντιπροσωπεία τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που υπογράφονται από τον εμπειρογνώμονα και τον ανάδοχο, η οποία φυλάσσει φωτοαντίγραφα των δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας και επιστρέφει τα πρωτότυπα στον ανάδοχο, και ότι δεν είναι δυνατή η παρακολούθηση των ανθρωποημερών των εμπειρογνωμόνων χωρίς την τήρηση ακριβών δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας.»

iv) Εάν η Επιτροπή δεχθεί ότι υπάρχει απαίτηση τα φύλλα κατανομής χρόνου να υπογράφονται από το πρόσωπο που παρέχει τις υπηρεσίες και προκύπτει ότι δεν υπογράφηκαν από το πρόσωπο που παρέχει τις υπηρεσίες, ποια μέτρα λαμβάνει συνήθως η Επιτροπή όσον αφορά τις παρατυπίες αυτές; Στο πλαίσιο αυτό, μπορεί η Επιτροπή να επιβεβαιώσει εάν: α) μπορεί να ανακτήσει τα ποσά που καταβλήθηκαν σε σχέση με τα φύλλα κατανομής χρόνου ή, εναλλακτικά, β) μπορεί να απαιτήσει την εκ νέου υποβολή των φύλλων κατανομής χρόνου, δεόντως υπογεγραμμένων από το πρόσωπο που παρέχει τις υπηρεσίες.

Τρίτον, όσον αφορά την έκδοση προσωρινών τιμολογίων, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η Επιτροπή έκρινε ότι δεν μπορεί να παράσχει στον καταγγέλλοντα ούτε μερική πρόσβαση σε αυτά. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η εξήγηση της Επιτροπής σχετικά με την εξαίρεση από τη δημοσιοποίηση βάσει της προστασίας των εμπορικών συμφερόντων Y/W δεν φαίνεται να είναι απολύτως πειστική. Βάσει εύλογης ερμηνείας των πραγματικών περιστατικών, δεν μπορεί να αποκλειστεί το ενδεχόμενο η γνωστοποίηση της ακριβούς αμοιβής που έλαβε η Υ να βλάψει τα εμπορικά συμφέροντα της Υ. Ωστόσο, δεν φαίνεται να ισχύει το ίδιο για πληροφορίες που αφορούν αποκλειστικά το γεγονός ότι η Υ πληρώθηκε για τις υπηρεσίες που παρείχε η καταγγέλλουσα, υπό την προϋπόθεση ότι οι πληροφορίες αυτές δεν προσδιορίζουν το ακριβές ποσό που καταβλήθηκε στην Υ για τις υπηρεσίες που παρείχε η καταγγέλλουσα. Ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η επιβεβαίωση ότι πραγματοποιήθηκαν πράγματι πληρωμές στην Υ για τις υπηρεσίες που παρείχε ο καταγγέλλων, ακόμη και αν η επιβεβαίωση αυτή δεν προσδιορίζει το ακριβές ποσό που καταβλήθηκε στην Υ, θα μπορούσε να είναι χρήσιμη για τον καταγγέλλοντα. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να εξετάσει τα πλεονεκτήματα της υιοθέτησης της ίδιας προσέγγισης με εκείνη που ακολουθήθηκε όσον αφορά τις ανθρωποημέρες και να παράσχει στον καταγγέλλοντα μερική πρόσβαση στα ενδιάμεσα τιμολόγια.

Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι ο καταγγέλλων πρόσθεσε ορισμένους ισχυρισμούς και αξιώσεις κατά τη διάρκεια της έρευνας και ότι απευθύνθηκε απευθείας στην Επιτροπή κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής υπενθύμισε επίσης τους ισχυρισμούς και τις αξιώσεις του καταγγέλλοντος μέχρι σήμερα. Σχετικά, ο Διαμεσολαβητής απέστειλε στον Διαμεσολαβητή αντίγραφα των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής και των συμπληρωματικών επιστολών του καταγγέλλοντος. Αντίγραφο της επιστολής του Διαμεσολαβητή προς την Επιτροπή εστάλη στον καταγγέλλοντα.

Απάντηση της Επιτροπής της 2ας Μαΐου 2007

Η Επιτροπή δήλωσε ότι «ουδέποτε έλαβε τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με τις εργασίες του καταγγέλλοντος». Σύμφωνα με τη σύμβαση που υπεγράφη μεταξύ της Υ και της Επιτροπής, το άρθρο 28.1 των Γενικών Όρων (έκδοση 2000) ορίζει, όσον αφορά τις πληρωμές, ότι:

«Η Αναθέτουσα Αρχή θα προβεί σε πληρωμές προς τον Σύμβουλο με τον ακόλουθο τρόπο:

- (...)

- ενδιάμεσες έξι μηνιαίες πληρωμές, εάν υπάρχουν, όπως αναφέρεται στο άρθρο 7.2 των Ειδικών Όρων, εντός 60 ημερών από την παραλαβή από την αναθέτουσα αρχή τιμολογίου στο οποίο αναφέρονται οι ημέρες πραγματικής εργασίας και οι παρεπόμενες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου, όπως αποδεικνύεται από τη συνοδευτική ενδιάμεση έκθεση, με την επιφύλαξη της έγκρισης της εν λόγω έκθεσης σύμφωνα με το άρθρο 28.2».

- το υπόλοιπο της τελικής πιστοποιημένης αξίας της σύμβασης, μετά την αφαίρεση των ενδιάμεσων πληρωμών, εντός 60 ημερών από την παραλαβή από την αναθέτουσα αρχή τελικού τιμολογίου συνοδευόμενου από την τελική έκθεση και το πιστοποιητικό ελέγχου από τον ελεγκτή που προσδιορίζεται στο άρθρο 11 παράγραφος 1 των ειδικών όρων, με την επιφύλαξη της έγκρισης της τελικής έκθεσης και του πιστοποιητικού ελέγχου σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 2.»

Η Επιτροπή δεν ζήτησε ποτέ τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας για τον καταγγέλλοντα ή οποιονδήποτε άλλο εμπειρογνώμονα που εργάζεται για το έργο. Ως εκ τούτου, τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος δεν περιλαμβάνονται στους φακέλους της Επιτροπής, δεδομένου ότι, σύμφωνα με το άρθρο 25.2 των γενικών όρων, πρέπει να φυλάσσονται από τους αντισυμβαλλομένους. Το άρθρο 25.2 προβλέπει, όσον αφορά τις συμβάσεις βάσει αμοιβής, ότι «τα δελτία χρόνου εργασίας που καταγράφουν τις ημέρες εργασίας του προσωπικού του συμβούλου πρέπει να τηρούνται από τον σύμβουλο. Τα ποσά που τιμολογούνται από τον σύμβουλο πρέπει να αντιστοιχούν στα εν λόγω δελτία χρόνου εργασίας.» Το άρθρο 25 παράγραφος 3 προβλέπει τα εξής:

«Τα αρχεία αυτά πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο 5 ετών μετά την τελευταία πληρωμή που πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της σύμβασης. Τα έγγραφα αυτά περιλαμβάνουν κάθε έγγραφο που αφορά τα έσοδα και τις δαπάνες, καθώς και κάθε απογραφή, που είναι αναγκαία για τον έλεγχο των δικαιολογητικών εγγράφων, ιδίως δε των φύλλων κατανομής του χρόνου εργασίας, των αεροπορικών και μεταφορικών εισιτηρίων, των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας για τις αμοιβές που καταβάλλονται στους εμπειρογνώμονες. Η μη τήρηση των εν λόγω αρχείων συνιστά παραβίαση της σύμβασης και θα έχει ως αποτέλεσμα την καταγγελία της σύμβασης.»

Επιπλέον, οι οδηγίες του δημοσιονομικού οδηγού (έκδοση του Δεκεμβρίου 2001) που εφαρμόζονται στις εξωτερικές δράσεις που χρηματοδοτούνται από τον γενικό προϋπολογισμό των Κοινοτήτων αναφέρουν ότι όλες οι συμβάσεις πρέπει να λαμβάνουν στο τέλος ενός σχεδίου "πιστοποιητικό ελέγχου". Σύμφωνα με το άρθρο 8.3.1.2.5 του δημοσιονομικού οδηγού:

«Η τυποποιημένη σύμβαση παροχής υπηρεσιών έναντι αμοιβής δεν απαιτεί πλέον τον έλεγχο των δικαιολογητικών εγγράφων πριν από την πραγματοποίηση των πληρωμών. Ωστόσο, πριν από την τελική πληρωμή, ανεξάρτητος, ειδικευμένος ελεγκτής πρέπει να εξετάζει τα τιμολόγια που αποστέλλει ο ανάδοχος στην αναθέτουσα αρχή. Ο ελεγκτής πρέπει να βεβαιώνεται ότι υπάρχουν σχετικές, αξιόπιστες και επαρκείς αποδείξεις ότι: οι εμπειρογνώμονες που απασχολούνται από τον ανάδοχο για την παρούσα σύμβαση έχουν πράγματι εργαστεί για τη σύμβαση (όπως επιβεβαιώνεται από αποδεικτικά στοιχεία ανεξάρτητων τρίτων για τον αριθμό των ημερών που δηλώνονται στο τιμολόγιο του αναδόχου (βάση για τον έλεγχο είναι τα πρωτότυπα, υπογεγραμμένα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, τα πρωτότυπα εισιτήρια, οι λογαριασμοί ξενοδοχείων κ.λπ.) και ότι τα ποσά που δηλώνονται ως παρεπόμενες δαπάνες έχουν πράγματι πραγματοποιηθεί και κατ’ ανάγκη πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις των όρων εντολής της σύμβασης (η βάση για τον εν λόγω έλεγχο είναι τα πρωτότυπα κουπόνια από τους προμηθευτές). Βάσει της εξέτασης, ο ελεγκτής πρέπει να πιστοποιήσει την τελική αξία της σύμβασης.»

Ο ελεγκτής δεν διατύπωσε ποτέ παρατηρήσεις στο τέλος της έκθεσης ελέγχου του έργου και, ως εκ τούτου, τα ποσά καταβλήθηκαν στην Υ και δεν ανακτήθηκαν με την τελική πληρωμή.

Επιπλέον, η Επιτροπή επισήμανε ότι υπήρξε πράγματι ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ της Y και της Επιτροπής σχετικά με τα φύλλα κατανομής χρόνου. Ο Υ ενημέρωσε την Επιτροπή ότι ο καταγγέλλων εγκατέλειψε τον W και ότι δεν μπορούσε να τον πείσει να υπογράψει τα δελτία κατανομής χρόνου πριν από την αναχώρησή του. Η ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορούσε την επόμενη περίοδο τιμολόγησης και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να προχωρήσετε. Δεδομένου ότι η Επιτροπή, βάσει της έκθεσης προόδου που υπέβαλε η Υ, ήταν ικανοποιημένη με το έργο της καταγγέλλουσας, η Επιτροπή ενημέρωσε την Υ ότι μπορούσε να προχωρήσει στην έκδοση του τιμολογίου.

Επιπλέον, απαντώντας στο σημείο που έθεσε ο Διαμεσολαβητής σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο συμπεριφέρεται η Επιτροπή εάν προκύψει ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου δεν είχαν υπογραφεί από το πρόσωπο που παρείχε τις υπηρεσίες, η Επιτροπή υπογράμμισε ότι στο τέλος του έργου πρέπει να της παρασχεθεί ο «έλεγχος στο τέλος του έργου». Επισήμανε ότι ο ελεγκτής πρέπει να ελέγχει τα αρχεία που έχει απαραιτήτως στην κατοχή του ο σύμβουλος και ότι ο τελευταίος πρέπει να τηρεί τα αρχεία αυτά για περίοδο πέντε ετών μετά την τελευταία πληρωμή στο πλαίσιο της σύμβασης. Εν προκειμένω, η Επιτροπή αναφέρθηκε εκ νέου στο άρθρο 25.3 των γενικών όρων της σύμβασης και στο άρθρο 25.2: «(...) τα ποσά που τιμολογούνται από τον Σύμβουλο πρέπει να αντιστοιχούν σε αυτά τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας »). Η Επιτροπή έκρινε ότι υπήρχαν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία για τις εργασίες που πραγματοποίησε ο εμπειρογνώμονας, π.χ. εισιτήρια μεταφοράς, προκειμένου ο ελεγκτής να πιστοποιήσει τις δαπάνες και να πληρώσει τον ανάδοχο για τις παρεχόμενες υπηρεσίες.

Όσον αφορά την ερώτηση του Διαμεσολαβητή σχετικά με τη δυνατότητα ανάκτησης του ποσού που καταβλήθηκε στον αντισυμβαλλόμενο, η Επιτροπή δήλωσε ότι «από τεχνική άποψη, υπάρχει διάταξη για την ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών».

Όσον αφορά το ζήτημα του κατά πόσον η Επιτροπή θα μπορούσε να απαιτήσει την εκ νέου υποβολή των δελτίων καταγραφής χρόνου εργασίας δεόντως υπογεγραμμένων από το πρόσωπο που παρέσχε τις υπηρεσίες, η Επιτροπή δήλωσε ότι «θα μπορούσε θεωρητικά να υποχρεωθεί να ανακτήσει τα ποσά που καταβλήθηκαν σε σχέση με τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας και ότι οι δαπάνες υποβάλλονται εκ νέου με δεόντως υπογεγραμμένα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας.» Ωστόσο, κατά την άποψη της Επιτροπής, υπήρχαν « επαρκείς αποδείξεις για τις εργασίες» που πραγματοποίησε ο καταγγέλλων για να πληρώσει τον Υ για τις υπηρεσίες του. Η απόδειξη αυτή βασίστηκε στα αποτελέσματα του έργου, όπως αντικατοπτρίζονται στις εκθέσεις προόδου και στο πιστοποιητικό του ελεγκτή.

Τέλος, όσον αφορά τη δυνατότητα μερικής παράδοσης των ενδιάμεσων τιμολογίων, όπως πρότεινε ο Διαμεσολαβητής, η Επιτροπή δήλωσε ότι και τα δύο ενδιάμεσα τιμολόγια αποτελούνται από τα ακόλουθα μέρη:

Πρώτο μέρος: εξώφυλλο στο οποίο αναγράφεται ο αριθμός, η ημερομηνία έκδοσης, η Υ ως συντάκτης και η Επιτροπή ως αποδέκτης του τιμολογίου, το ποσό που πρέπει να καταβληθεί, ο τίτλος πληρωμής και τρεις σφραγίδες της Επιτροπής που επιβεβαιώνουν ότι το τιμολόγιο έχει παραληφθεί, πιστοποιηθεί ως ορθό και εγκριθεί για πληρωμή·

Δεύτερο μέρος: σύνοψη τιμολογίου που παρέχει ανάλυση των αμοιβών που χρεώνονται ανάλογα με το είδος των παρεχόμενων υπηρεσιών, δηλαδή, μακροπρόθεσμες υπηρεσίες εμπειρογνωμόνων, βραχυπρόθεσμες διεθνείς υπηρεσίες ανώτερων εμπειρογνωμόνων κ.λπ.·

Τρίτο μέρος: παράρτημα που απαριθμεί τις πραγματικές ημέρες εργασίας ανά μήνα από κάθε εμπειρογνώμονα.

Κανένα μέρος των εγγράφων αυτών δεν μπορεί να δημοσιοποιηθεί βάσει του κανονισμού 1049/2001, καθώς αυτό θα υπονόμευε την προστασία των εμπορικών συμφερόντων της Υ (εξαίρεση του άρθρου 4 παράγραφος 2 σημείο 1) του κανονισμού 1049/2001) καθώς και την ιδιωτική ζωή των ενδιαφερόμενων εμπειρογνωμόνων (εξαίρεση του άρθρου 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001). Η Επιτροπή έχει ήδη εξηγήσει το ίδιο στην απάντησή της στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος.

Ωστόσο, με την απάντησή της στην εν λόγω επιβεβαιωτική αίτηση, η Επιτροπή γνωστοποίησε στον καταγγέλλοντα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονταν στο τρίτο μέρος των τιμολογίων, δηλαδή τον αριθμό των ανθρωποημερών ανά μήνα που τιμολογήθηκαν για την εργασία του.

Οι πληροφορίες αυτές εμφανίζονται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο στα δύο ηλεκτρονικά μηνύματα που ζητήθηκαν αρχικά από τον καταγγέλλοντα και στα δύο ενδιάμεσα τιμολόγια.

Καμία περαιτέρω πληροφορία ή μέρος των σχετικών τιμολογίων δεν μπορεί να γνωστοποιηθεί στον καταγγέλλοντα βάσει των διατάξεων είτε του κανονισμού 1049/2001 είτε του κανονισμού 45/2001.

Η Επιτροπή δεν συμμετέχει στις συμβατικές ρυθμίσεις μεταξύ των μελών της κοινοπραξίας και μεταξύ των εν λόγω εταιρειών και των εμπειρογνωμόνων που εργάζονται για αυτές. Πράγματι, η Επιτροπή δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος στις εν λόγω συμβάσεις και, ως εκ τούτου, δεν μπορεί να επηρεαστεί από τις υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτές.

Ωστόσο, η Επιτροπή είναι της γνώμης ότι έχει παράσχει στον καταγγέλλοντα επαρκή μέσα για να υπερασπιστεί τα νόμιμα συμφέροντά του στη σύγκρουση με τον πρώην εργοδότη του λόγω της επίσημης επιβεβαίωσης i) του αριθμού των ανθρωποημερών που έχουν τιμολογηθεί από τον Υ στην Επιτροπή για τις υπηρεσίες που παρείχε ο ίδιος, την οποία η Επιτροπή γνωστοποίησε στην απάντησή της στην επιβεβαιωτική αίτησή του, όπως περιέχεται στο τρίτο μέρος του προσαρτήματος τιμολογίου του Υ, και ii) ότι τα τιμολόγια έχουν εξοφληθεί από την Επιτροπή.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 2ας Μαΐου 2007

Συνοπτικά, ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι η υπόθεσή του εγείρει πολλές ανησυχίες εντός της αντιπροσωπείας και η τελευταία πρέπει να επέμεινε να λάβει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που υπέγραψε. Μετά τις κοινοποιήσεις του καταγγέλλοντος στην αντιπροσωπεία, η τελευταία θα έπρεπε να είχε επικοινωνήσει με τον καταγγέλλοντα πριν από την καταβολή της τελικής πληρωμής στην Υ.

Κατά την άποψη του καταγγέλλοντος, ένα πιστοποιητικό ελέγχου τελικού έργου δεν αρκεί για να απαλλάξει την Επιτροπή από κάθε ευθύνη όσον αφορά τις αμοιβές του καταγγέλλοντος, δεδομένου ότι γνώριζε το πρόβλημα του καταγγέλλοντος και την αδύναμη θέση του σε σχέση με εκείνη των άλλων μερών στην παρούσα διαφορά.

Ο καταγγέλλων διόρθωσε επίσης τη δήλωση της Επιτροπής, η οποία περιλαμβανόταν στην απάντησή της, ότι «δεδομένου ότι η Επιτροπή ήταν ικανοποιημένη με το έργο του καταγγέλλοντος (όπως υποστηρίχθηκε από την έκθεση προόδου) που υπέβαλε η Υ, η Επιτροπή ενημέρωσε την Υ ότι θα μπορούσε να προηγηθεί του τιμολογίου. » Σχετικά με το θέμα αυτό, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε στα ηλεκτρονικά μηνύματα της Επιτροπής στον φάκελο της 21ης Οκτωβρίου 2003 και της 6ης Νοεμβρίου 2003 και ανέφερε ότι, σε αυτά τα ηλεκτρονικά μηνύματα, η Επιτροπή δήλωσε ότι θα ήταν ικανοποιημένη εάν λάμβανε τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας υπογεγραμμένα από τον επικεφαλής της ομάδας και τον διευθυντή του έργου για τις επιδόσεις του καταγγέλλοντος και όχι μόνο τις απλές εκθέσεις προόδου.

Κατά την άποψη των καταγγελλόντων, το πιστοποιητικό ελέγχου δεν τεκμηριώθηκε με συγκεκριμένα αποδεικτικά στοιχεία. Ο καταγγέλλων επισήμανε σχετικά ότι ουδέποτε υπέβαλε αεροπορικά εισιτήρια ή κάρτες επιβίβασης και ότι ούτε ο εργοδότης του μπορούσε να τα έχει στην κατοχή του.

Ο καταγγέλλων διερωτήθηκε γιατί, εάν οι γενικοί όροι της σύμβασης μεταξύ της Επιτροπής και της Υ δεν απαιτούν την υποβολή των φύλλων καταγραφής χρόνου εργασίας, το άρθρο 25 των ίδιων όρων ορίζει ότι ο ανάδοχος πρέπει να τηρεί αρχεία/δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας για περίοδο πέντε ετών. Επιπλέον, τα φύλλα κατανομής χρόνου είναι τα απαραίτητα έγγραφα για τον τελικό έλεγχο και η ίδια η Επιτροπή επισήμανε στην απάντησή της ότι η βάση για τον έλεγχο του ελέγχου είναι τα πρωτότυπα υπογεγραμμένα φύλλα κατανομής χρόνου παραπέμποντας στο άρθρο 8.3.1.2.5 του πιστοποιητικού ελέγχου. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι όλοι οι εμπειρογνώμονες υπέβαλαν δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με τις εργασίες τους και ότι η Υ εκπόνησε ειδικό δείγμα φύλλων καταγραφής του χρόνου εργασίας για τον σκοπό αυτό.

Ο καταγγέλλων δηλώνει επίσης ότι η Επιτροπή δεν θα πρέπει να χρησιμοποιεί ως επιχείρημα το γεγονός ότι δεν παρεμβαίνει στις συμβατικές σχέσεις μεταξύ ενός εμπειρογνώμονα και του εργοδότη του και δεν ελέγχει τις πληρωμές ενός έργου σύμφωνα με τους κανονισμούς δημοσιονομικού ελέγχου. Η συμπεριφορά αυτή εγείρει αμφιβολίες σχετικά με την ακεραιότητα και την αποτελεσματικότητα της Επιτροπής.

Ο καταγγέλλων σημείωσε επίσης ότι η Επιτροπή δεν απάντησε στη συγκεκριμένη ερώτηση του Διαμεσολαβητή, παραπέμποντας στη δήλωση του καταγγέλλοντος ότι αποτελεί συνήθη πρακτική να υποβάλλονται δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας στην αντιπροσωπεία, η οποία διατηρεί αντίγραφα αυτών.

Κατά την άποψη του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή παραβίασε τους κανόνες του δημοσιονομικού ελέγχου όταν όχι μόνο δεν έλαβε από την Υ τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, αλλά ούτε καν τα ζήτησε. Ο καταγγέλλων κατέληξε στο συμπέρασμα ότι: i) να υποχρεωθεί ο Υ να κοινοποιήσει στον Διαμεσολαβητή, εντός καθορισμένης προθεσμίας, τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με το έργο ,, ειδάλλως θα επιβληθεί η κύρωση του άρθρου 25.3 των γενικών όρων· και ii) η Επιτροπή παρέχει αποδεικτικά στοιχεία για τις κάρτες επιβίβασης της καταγγελίας και όχι απλά αεροπορικά εισιτήρια βάσει των οποίων ο ελεγκτής ήταν πεπεισμένος ότι ο καταγγέλλων εκτελούσε τις εργασίες του στο πλαίσιο του έργου.

Η φιλική λύση

Στις 11 Σεπτεμβρίου 2007, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε την ακόλουθη πρόταση φιλικής λύσης, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 5 του καταστατικού του Διαμεσολαβητή:

Υπό το πρίσμα της απάντησης της Επιτροπής στην περαιτέρω ερώτηση του Διαμεσολαβητή ότι «από τεχνική άποψη, η διάταξη υπάρχει για την ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών», και ότι «θα μπορούσε θεωρητικά να απαιτηθεί η ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών σε σχέση με τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας και ότι οι δαπάνες υποβάλλονται εκ νέου με δεόντως υπογεγραμμένα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας», η Επιτροπή θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να ζητήσει από την Υ να διορθώσει τα δικαιολογητικά έγγραφα που σχετίζονται με το ποσό που καταβλήθηκε για τις εργασίες του καταγγέλλοντος, υποβάλλοντας εκ νέου τα σχετικά δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας δεόντως υπογεγραμμένα από τον καταγγέλλοντα.

Η πρόταση φιλικής λύσης έγινε με βάση τις ακόλουθες εκτιμήσεις:

1 Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή του αρνήθηκε αδικαιολόγητα την πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας ή σε κάθε άλλο σχετικό έγγραφο που αφορά το έργο του, βάσει της εξαίρεσης του άρθρου 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001 και δεν αιτιολόγησε τη δυνατότητα εφαρμογής της εν λόγω εξαίρεσης.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή έπρεπε να του παράσχει αντίγραφα των υπογεγραμμένων δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με το έργο του.

2 Κατά την άποψή της, η Επιτροπή ανέφερε συνοπτικά i) ότι δεν έλαβε τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας από την Y κατά τον χρόνο της τιμολόγησης· ii) ότι πλήρωσε την Υ για τις υπηρεσίες του καταγγέλλοντος χωρίς δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας· και iii) η πληρωμή αυτή επιτρεπόταν από τις νομικές διατάξεις που ίσχυαν εκείνη την περίοδο για το έργο. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή παρέπεμψε στο άρθρο 28.1 των γενικών όρων για τις συμβάσεις υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από την ΕΚ (έκδοση 2000). Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι, σύμφωνα με τις οδηγίες που περιέχονται στον δημοσιονομικό οδηγό (έκδοση του Δεκεμβρίου 2001) που εφαρμόζεται στις εξωτερικές δράσεις που χρηματοδοτούνται από τον γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, για κάθε σύμβαση θα πρέπει να απαιτείται πιστοποιητικό ελέγχου για το τέλος του έργου. Στο πλαίσιο αυτό, το άρθρο 8.3.1.2.5 του πιστοποιητικού ελέγχου προβλέπει τα εξής:

«Η τυποποιημένη σύμβαση παροχής υπηρεσιών έναντι αμοιβής δεν απαιτεί πλέον τον έλεγχο των δικαιολογητικών εγγράφων πριν από την πραγματοποίηση των πληρωμών. Ωστόσο, πριν από την τελική πληρωμή, ανεξάρτητος, ειδικευμένος ελεγκτής πρέπει να εξετάζει τα τιμολόγια που αποστέλλει ο ανάδοχος στην αναθέτουσα αρχή.»

Συναφώς, η Επιτροπή δήλωσε ότι στηρίχθηκε στον ελεγκτή που έλεγξε το έργο από οικονομική άποψη και δεν διατύπωσε παρατηρήσεις στο τέλος της έκθεσης ελέγχου του έργου και ότι, βάσει των πληροφοριών αυτών, κατέβαλε στον Y. Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι ο Y έπρεπε να διατηρήσει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας βάσει της σύμβασης που είχε συνάψει με την Επιτροπή για περίοδο πέντε ετών.

Επιπλέον, η Επιτροπή επισήμανε ότι, αφού η Επιτροπή, με επιστολή της 4ης Νοεμβρίου 2003, ενημερώθηκε από τον καταγγέλλοντα για «τα προβλήματά του με τον εργοδότη του W», επικοινώνησε με τον Y, «με την προσοχή του αναδόχου στο θέμα», και της διαβίβασε την επιστολή του καταγγέλλοντος.

Στην περαιτέρω απάντησή της στη συγκεκριμένη ερώτηση του Διαμεσολαβητή σχετικά με το κατά πόσον η Επιτροπή έλαβε ανά πάσα στιγμή τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με το έργο του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή δήλωσε κατηγορηματικά ότι «η Επιτροπή ουδέποτε έλαβε τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με το έργο του καταγγέλλοντος».

3 Ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται ότι η άρνηση της Επιτροπής να παράσχει στον καταγγέλλοντα αντίγραφα των φύλλων κατανομής του χρόνου εργασίας του βασίζεται, πρώτον, στο γεγονός ότι τα έγγραφα αυτά δεν περιλαμβάνονται στον φάκελο της Επιτροπής και όχι στο άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001, πρόσβαση μπορεί να δοθεί μόνο σε έγγραφα που υπάρχουν. Ως εκ τούτου, φαίνεται ότι η Επιτροπή δεν ενήργησε παράνομα όταν αρνήθηκε στον καταγγέλλοντα την πρόσβαση στα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας που δεν περιλαμβάνονται στον φάκελό της. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής δεν γνωρίζει καμία νομική υποχρέωση για τη σύνταξη νέων εγγράφων που περιέχουν πληροφορίες, επειδή κάποιος τις ζητεί.

Ωστόσο, κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, όπως ορίζεται στον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς (άρθρο 22), είναι χρηστή διοίκηση να παρέχει πληροφορίες όταν της ζητείται να το πράξει, εκτός εάν το οικείο θεσμικό όργανο μπορεί να αποδείξει ότι έχει βάσιμους λόγους να μην το πράξει.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, διότι χρειαζόταν τις πληροφορίες αυτές προκειμένου να προσφύγει στα εθνικά δικαστήρια κατά του πρώην εργοδότη του, δηλαδή του W. Ο Διαμεσολαβητής υπενθυμίζει ότι ο εργοδότης του καταγγέλλοντος ήταν μέλος της κοινοπραξίας της οποίας ηγείτο ο ανάδοχος της Επιτροπής που εκτέλεσε το έργο.

Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι, όπως υπενθύμισε επανειλημμένα ο καταγγέλλων κατά τις επαφές του με την Επιτροπή, βάσει των άρθρων 25.2, 25.3 και 25.4 των Γενικών Όρων για τις συμβάσεις υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από την ΕΚ, i) τα φύλλα κατανομής χρόνου πρέπει να τηρούνται από τον ανάδοχο· ii) τα αρχεία αυτά πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο πέντε ετών μετά την πραγματοποίηση της τελικής πληρωμής στο πλαίσιο της σύμβασης· και iii) ο αντισυμβαλλόμενος θα πρέπει να επιτρέπει σε κάθε πρόσωπο εξουσιοδοτημένο από την Επιτροπή να επιθεωρεί τα σχετικά αρχεία και να δημιουργεί αντίγραφα αυτών.

Με βάση τα διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία, φαίνεται ότι, κατόπιν αιτήματος του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή δεν ζήτησε από την Υ τις πληροφορίες που περιέχονται στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος, αλλά εξήγησε ότι i) δεν εναπόκειται στην Επιτροπή να παρεμβαίνει στις σχέσεις μεταξύ των συμβούλων και των υπαλλήλων τους· ii) ακόμη και αν η Επιτροπή είχε πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, δεν θα είχε τη δυνατότητα να αποκαλύψει τις πληροφορίες αυτές λόγω του εμπιστευτικού χαρακτήρα τους· iii) δεν είχε καμία αντίρρηση να επικοινωνήσει ο καταγγέλλων με τον Y ούτε θα είχε αντίρρηση να αποκαλύψει ο Y τις πληροφορίες που ζήτησε.

Ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι οι ανωτέρω λόγοι της Επιτροπής εξηγούν πραγματικά τους λόγους για τους οποίους η ίδια η Επιτροπή δεν μπόρεσε να προσεγγίσει την Υ όσον αφορά τις πληροφορίες που περιέχονται στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος.

5 Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, στο εσωτερικό ηλεκτρονικό μήνυμα της Επιτροπής, αντίγραφο του οποίου επισύναψε η Επιτροπή στη γνώμη της επί της καταγγελίας, της 6ης Νοεμβρίου 2003 (ως παράρτημα 3), ένας υπάλληλος αναφέρεται στην τηλεφωνική συνομιλία με τον καταγγέλλοντα και ενημερώνει έναν άλλο υπάλληλο ότι:

«Δεν του είπα [ο καταγγέλλων] ότι συμφώνησα με [ηλεκτρονικό μήνυμα] (επισυνάπτεται εδώ η 21η Οκτωβρίου) να λαμβάνω δελτία κατανομής χρόνου υπογεγραμμένα από τον διευθυντή του έργου [...] και [...] από κοινού για τις επιδόσεις [του καταγγέλλοντος ] κατά την αποχώρησή του από το έργο και την εταιρεία W.»

Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στην απάντησή του της 21ης Οκτωβρίου 2003 στο αίτημα της Υ που διαβιβάστηκε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην Επιτροπή στις 10 Σεπτεμβρίου 2003 (9), η Επιτροπή δήλωσε ότι:

«θα δεχτούμε ως υποστήριξη για τις εισηγήσεις [του καταγγέλλοντος](...) φύλλων κατανομής χρόνου που έχουν υπογραφεί από τον καθηγητή [...], τον επικεφαλής της ομάδας και τον διευθυντή του έργου. Παρακαλείσθε να επισυνάψετε αντίγραφο της παρούσας κοινοποίησης σε καθένα από τα σχετικά δελτία χρόνου εργασίας ως απόδειξη της συμφωνίας μας.»

6 Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στις 4 Νοεμβρίου 2003, ο καταγγέλλων ενημέρωσε την αντιπροσωπεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολής (επισυνάπτεται ως παράρτημα 2 στη γνώμη της Επιτροπής σχετικά με την καταγγελία) ότι

«για λόγους εκτός της βούλησης και του ελέγχου [του καταγγέλλοντος] αναγκάστηκε να παραιτηθεί [από τη] θέση του ως διεθνούς εμπειρογνώμονα μακράς διαρκείας για το έργο. Η απόφαση αυτή ελήφθη επίσης με την έγκριση του καθηγητή [...] που ενεργούσε εξ ονόματος του (...) W. Λίγο μετά την παραίτηση [του καταγγέλλοντος] και την επιστροφή [του] στη [χώρα του](...) ο W αρνήθηκε (και εξακολουθεί να αρνείται) να του καταβάλει αμοιβή για [τις] υπηρεσίες [του] που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο του έργου. Η άρνηση του [W] να τον πληρώσει στερείται παντελώς αξίας. Λόγω αυτής της συμπεριφοράς, [ο καταγγέλλων] δεν μπορούσε να υπογράψει δελτία κατανομής χρόνου και ενημέρωσε σχετικά τον διευθυντή του έργου, [...].»

Ο καταγγέλλων υπέβαλε επίσης το ακόλουθο αίτημα στην Επιτροπή: "Παρακαλώ λάβετε υπόψη την άρνηση του W να με πληρώσει και, ως εκ τούτου, μην επιτρέψετε στον W και σε κανέναν εξ ονόματός του να λάβει τα κεφάλαια που μου έχουν διατεθεί χωρίς φύλλα κατανομής χρόνου υπογεγραμμένα από εμένα".

7 Τέλος, βάσει των αντιγράφων (10) των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που αντηλλάγησαν μεταξύ της αντιπροσωπείας και της Υ, φαίνεται ότι, στις 10 Σεπτεμβρίου 2003, η Υ ενημέρωσε την αντιπροσωπεία ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας σχετικά με τις εργασίες της καταγγέλλουσας βάσει του Z δεν θα υπογράφονταν από την τελευταία. Η Υ ζήτησε καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο, στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να καταρτιστεί το τελικό τιμολόγιο. Ωστόσο, φαίνεται ότι ο Y δεν αποκάλυψε ότι ο καταγγέλλων δεν πληρώθηκε και ότι αυτός ήταν ο λόγος για τον οποίο δεν υπέγραψε τα φύλλα κατανομής του χρόνου.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει τα εξής:

θ) Η ηλεκτρονική επιστολή της Υ προς την Επιτροπή της 10ης Σεπτεμβρίου 2003:

«Όπως ίσως γνωρίζετε, πληροφορηθήκαμε ότι [ο καταγγέλλων] έχει πλέον αποχωρήσει από τη θέση εργασίας της W και της Partners και, δυστυχώς, δεν ήταν σε θέση να τον πείσουν να υπογράψει τα φύλλα κατανομής του χρόνου εργασίας του προτού αποχωρήσει. Λαμβάνοντας υπόψη ότι είμαστε ικανοποιημένοι που οι εισροές έχουν παρασχεθεί, ήθελα να ελέγξω μαζί σας ότι, σε αυτή την περίπτωση, θα συναινέσετε να αποδεχθείτε ως υποστήριξη για αυτές τις εισροές, φύλλα κατανομής χρόνου που έχουν υπογραφεί από τον καθηγητή [....], τον επικεφαλής της ομάδας και τον διευθυντή του έργου."

ii) Η ηλεκτρονική επιστολή της Υ προς την Επιτροπή της 13ης Νοεμβρίου 2003:

«Συζήτησα το θέμα αυτό με (...)(11), και θα σας ήμουν ευγνώμων για κάποιες οδηγίες από (...) (12) και/ή από εσάς σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα θέλατε να αντιμετωπίσουμε το θέμα αυτό. Δηλαδή, θα εξακολουθεί να είναι αποδεκτό για εμάς να τιμολογήσουμε αυτή τη φορά όπως συμφωνήθηκε μαζί σας νωρίτερα ή θα θέλατε να αποφύγουμε την τιμολόγηση για αυτές τις χρεώσεις μέχρι να επιλυθεί αυτό το θέμα".

iii) Η απάντηση της Επιτροπής της 13ης Νοεμβρίου 2003 στο ανωτέρω ηλεκτρονικό μήνυμα Υ:

«[ε]χετε συμβατικές σχέσεις με την Y-τον ανάδοχο-αποκλειστικά και, ως εκ τούτου, δεν μπορείτε να παρέχετε συμβουλές στην Y σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης του προσωπικού της: Το θέμα είναι να το επιλύσετε εσείς. Το τιμολόγιο που υποβάλλεται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα πρέπει να αντικατοπτρίζει, φυσικά, τον χρόνο πραγματικής εργασίας για το έργο από εμπειρογνώμονες που έχουν εγκριθεί στο πλαίσιο του έργου, χωρίς πρόσθετες εκτιμήσεις».

8 Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται ότι, στις 21 Οκτωβρίου 2003, όταν η Επιτροπή δέχθηκε φύλλα καταγραφής χρόνου εργασίας που δεν είχαν υπογραφεί από τον καταγγέλλοντα αλλά από κάποιον άλλο, η Επιτροπή δεν γνώριζε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε πληρωθεί από τον W/Y και ότι αυτός ήταν ο λόγος για τον οποίο αρνήθηκε να υπογράψει τα φύλλα καταγραφής χρόνου εργασίας του.

Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, όταν, στη συνέχεια, στις 4 Νοεμβρίου 2003, η Επιτροπή ενημερώθηκε από τον καταγγέλλοντα ότι i) δεν έδωσε καμία συγκατάθεση ότι κάποιος άλλος θα μπορούσε να υπογράψει τα φύλλα κατανομής του χρόνου εργασίας εξ ονόματός του και ii) δεν πληρώθηκε από τον W/Y, η Επιτροπή αποδέχθηκε το τελικό τιμολόγιο από τον Y.

9 Τίθεται, επομένως, το ερώτημα αν η Επιτροπή μπορούσε νομίμως να δεχθεί το τελικό τιμολόγιο του Υ χωρίς φύλλα κατανομής χρόνου υπογεγραμμένα από τον καταγγέλλοντα, γνωρίζοντας ότι ο τελευταίος δεν πληρώθηκε για τις υπηρεσίες του από τον W/Y.

10 Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, κατά την Επιτροπή, σύμφωνα με τον τότε οικονομικό οδηγό που ίσχυε για το έργο και τους γενικούς όρους για τις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών που χρηματοδοτήθηκαν από την ΕΚ, η υποβολή των δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με την εργασία ενός εμπειρογνώμονα δεν αποτελούσε προϋπόθεση για την αποδοχή του τιμολογίου και την καταβολή του από την Επιτροπή στον Y. Επιπλέον, η Επιτροπή στηρίχθηκε στη γνώμη ενός ελεγκτή ότι υπήρχαν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία για την επιβεβαίωση της εργασίας του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή κατέβαλε την πληρωμή στην Υ για τις υπηρεσίες του καταγγέλλοντος.

Ως εκ τούτου, φαίνεται ότι η Επιτροπή ενήργησε, και πάλι, βάσει των σχετικών νομικών διατάξεων που ισχύουν κατά την πληρωμή του αναδόχου βάσει ελέγχου, χωρίς να έχουν υποβληθεί τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δεν κατανοεί τον λόγο για τον οποίο η Επιτροπή δεν διευκρίνισε στην Υ το γεγονός ότι προφανώς τα φύλλα κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος υπογράφηκαν από τον διευθυντή του έργου και τον επικεφαλής της ομάδας χωρίς την άδεια του καταγγέλλοντος.

11 Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει ότι δεν υπάρχει συμβατική σχέση μεταξύ της Επιτροπής και των υπεργολάβων, συμπεριλαμβανομένων μεμονωμένων εμπειρογνωμόνων όπως ο καταγγέλλων. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν φέρει άμεση ευθύνη όσον αφορά αμφισβητήσιμες πληρωμές που οφείλονται σε υπεργολάβους από αναδόχους βάσει χωριστής, γραπτής, προφορικής ή σιωπηρής, σύμβασης μεταξύ τους. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι οι υπεργολάβοι συχνά αναμένουν από την Επιτροπή, ενεργώντας ως δημόσια αρχή για το καλό της Κοινότητας, να παρέχει βοήθεια σε περίπτωση διαφοράς με τον ανάδοχο. Αυτοί οι υπεργολάβοι είναι πολύ απογοητευμένοι όταν η Επιτροπή δεν παρεμβαίνει, αφήνοντάς τους με την αίσθηση ότι έχει παραιτηθεί από κάθε ενδιαφέρον για το πρόβλημα.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής έχει επανειλημμένα (13) την άποψη ότι, μολονότι η Επιτροπή ενεργεί σύμφωνα με τον νόμο όταν δεν παρεμβαίνει σε διαφορές μεταξύ αναδόχων και υπεργολάβων, δεν πρέπει να υποτιμάται η προκύπτουσα αρνητική εντύπωση που μπορεί να σχηματίσουν οι υπεργολάβοι. Σύμφωνα με τις προσπάθειες της Επιτροπής να φέρει την Ευρώπη πιο κοντά στους πολίτες και να τους εμπνεύσει εμπιστοσύνη στην ΕΕ και τα θεσμικά της όργανα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί χρήσιμο να λάβει κάθε δυνατό μέτρο προκειμένου να αποφευχθούν καταστάσεις που αφήνουν στους πολίτες αδικαιολόγητες, αρνητικές εντυπώσεις από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ.

Τα ανωτέρω μέτρα περιλαμβάνουν συστάσεις προς τους αναδόχους να τηρούν τις οικονομικές υποχρεώσεις τους έναντι των υπεργολάβων.

Δεδομένων των περιστάσεων της παρούσας υπόθεσης, ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι μόνο «εφιστώντας την προσοχή του αναδόχου στο θέμα» δεν συνιστά τέτοια σύσταση.

Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής υπενθυμίζει ότι, με βάση τα στοιχεία που είναι διαθέσιμα στην παρούσα υπόθεση, φαίνεται ότι η Επιτροπή γνώριζε ότι ο καταγγέλλων δεν πληρώθηκε για τις υπηρεσίες του από τον W/Y και του ζητήθηκε επίσης να διευκρινίσει το ζήτημα αυτό πριν από οποιαδήποτε πληρωμή προς τον Y. Ωστόσο, η Επιτροπή αποδέχθηκε το τελικό τιμολόγιο που υπέβαλε ο ανάδοχος αναφερόμενος στις υπηρεσίες του καταγγέλλοντος χωρίς να προβεί σε σύσταση προς τον ανάδοχο για την επίλυση της κατάστασης του καταγγέλλοντος.

12 Υπό το πρίσμα του σημείου 2.11 ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν είναι πεπεισμένος ότι η Επιτροπή ενήργησε δίκαια έναντι του καταγγέλλοντος.

Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει την άποψη της Επιτροπής, η οποία περιέχεται στην απάντησή της στην περαιτέρω ερώτηση του Διαμεσολαβητή, ότι «από τεχνική άποψη, η διάταξη υπάρχει για την ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών», και ότι «θα μπορούσε θεωρητικά να απαιτηθεί η ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών σε σχέση με τα φύλλα κατανομής χρόνου και ότι οι δαπάνες υποβάλλονται εκ νέου με δεόντως υπογεγραμμένα φύλλα κατανομής χρόνου».

Ως εκ τούτου, υπό το πρίσμα του σημείου 2.4 ανωτέρω, φαίνεται ότι η Επιτροπή δεν ζήτησε αρκετά από τον καταγγέλλοντα να του παράσχει τις πληροφορίες που ζήτησε, αν και τίποτα δεν την εμπόδισε ευλόγως να το πράξει. Η θέση αυτή της Επιτροπής φαίνεται να συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης.

Επιστολή της Επιτροπής της 8ης Νοεμβρίου 2007

Η Επιτροπή απέστειλε στον Διαμεσολαβητή αντίγραφο της επιστολής της αντιπροσωπείας προς την Υ, στην οποία η τελευταία (i) αναφερόταν στο άρθρο 25.4 της σύμβασης που υπεγράφη στις 30 Σεπτεμβρίου 2002 μεταξύ της Επιτροπής και της Υ και προέβλεπε ότι «[ο] σύμβουλος επιτρέπει στον υπεύθυνο του έργου (...) να επιθεωρεί τα αρχεία και τους λογαριασμούς που αφορούν τις υπηρεσίες και να δημιουργεί αντίγραφα αυτών, τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά την τελευταία πληρωμή που πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της σύμβασης», καθώς και στο άρθρο 25. 3, η οποία προβλέπει ότι «[τ]α αρχεία αυτά πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο 5 ετών μετά την τελευταία πληρωμή που πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της σύμβασης»· ii) υπενθύμισε ότι η τελευταία πληρωμή στο πλαίσιο της παρούσας σύμβασης πραγματοποιήθηκε στις 19 Ιουλίου 2005· και iii) ζήτησε από την Υ να της αποστείλει αντίγραφα των δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος τα οποία «τιμολογήθηκαν στο πλαίσιο του [Y's ] έργου (...).»

Η Επιτροπή επισύναψε αντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος που αντιστοιχούν στους ακόλουθους μήνες: Ιανουάριος 2003- Ιούνιος 2003.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με την επιστολή της Επιτροπής της 8ης Νοεμβρίου 2007

Στις 12 Νοεμβρίου 2007, κατά τη διάρκεια τηλεφωνικής συνομιλίας, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή ότι θα μπορούσε να είναι ικανοποιημένος με την έκβαση της υπόθεσης εάν λάμβανε αντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου.

Επιστολή του Διαμεσολαβητή προς τον καταγγέλλοντα της 15ης Νοεμβρίου 2007

Ο Διαμεσολαβητής απέστειλε ηλεκτρονικά στον καταγγέλλοντα αντίγραφο της επιστολής της Επιτροπής της 8ης Νοεμβρίου 2007 και τα αντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος που αναφέρονται ανωτέρω.

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα του καταγγέλλοντος της 15ης και 25ης Νοεμβρίου 2007 και της 4ης Δεκεμβρίου 2007

Στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 15ης Νοεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων ευχαρίστησε τον Διαμεσολαβητή για τις προσπάθειές του όσον αφορά την παρούσα υπόθεση. Σημείωσε ότι η υπογραφή του εμπειρογνώμονα στα φύλλα κατανομής χρόνου του δεν ήταν δική του, αλλά "φαίνεται ότι ο W τα υπέγραψε χωρίς [την] εξουσία του και χωρίς καμία αιτιολόγηση (...)". Ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι ο ανάδοχος γνώριζε ότι είχε αρνηθεί να υπογράψει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του, όπως και η αντιπροσωπεία. Επιπλέον, έκρινε ότι τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας είχαν πράγματι υποβληθεί στην αντιπροσωπεία. Ο καταγγέλλων ζήτησε από τον Διαμεσολαβητή να παράσχει ακριβή αντίγραφα των εν λόγω φύλλων κατανομής χρόνου «καθώς είναι αναγκαία για τη δικαστική ικανοποίηση της αξίωσής του».

Στα περαιτέρω ηλεκτρονικά του μηνύματα της 25ης Νοεμβρίου και της 4ης Δεκεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων ανέφερε, συνοπτικά, ότι, παρά το γεγονός ότι έλαβε τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας από την αντιπροσωπεία, υπάρχουν δύο σημεία που περιέχονται στην καταγγελία του ως απαιτήσεις που εξακολουθούν να εκκρεμούν, και συγκεκριμένα: i) να λάβει αντίγραφα κάθε δήλωσης που υποβάλλεται στην Επιτροπή από οποιονδήποτε παρέχει εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας που αφορούν την εργασία του δεν υπογράφηκαν από τον ίδιο προσωπικά και ii) να αποκαλύψει η Επιτροπή τις ρυθμίσεις που πραγματοποιήθηκαν μεταξύ της αντιπροσωπείας, του Υ και του W σχετικά με τις ανθρωποημέρες και την πληρωμή του καταγγέλλοντος.

Ο καταγγέλλων δήλωσε επίσης ότι θα ήθελε να μάθει αν υπήρξε συμφωνία/ρυθμίσεις μεταξύ της αντιπροσωπείας και του W, σχετικά με το γεγονός ότι ο καθηγητής W θα μπορούσε να υπογράψει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος αντί αυτού και ποιες εξηγήσεις παρασχέθηκαν από τον W για αυτό, είτε κατά την υπογραφή των δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας και την υποβολή τους στην αντιπροσωπεία είτε κατά την καταβολή των χρημάτων για τις αμοιβές του καταγγέλλοντος στον W. Θεώρησε ότι η αντιπροσωπεία είναι υποχρεωμένη να παράσχει την εν λόγω εξήγηση και να το πράξει σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 4ης Δεκεμβρίου 2007 επισήμανε, επιπλέον, ότι η φιλική λύση αναφερόταν στα «timesheets δεόντως υπογεγραμμένα από [τον ίδιο].»

Απάντηση της Επιτροπής στην πρόταση φιλικού διακανονισμού της 28ης Νοεμβρίου 2007

Η Επιτροπή εξέφρασε την ικανοποίησή της για την πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση, αλλά έκρινε ότι «[α]ν ο καταγγέλλων δεν είχε συμβατική σχέση με την Υ (δεν εργαζόταν για την εν λόγω εταιρεία σε κανένα σημείο κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου), (...) δεν μπορεί να ζητηθεί από την Υ να διορθώσει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που υπέβαλε άλλη εταιρεία. (W).»

Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι, «με πνεύμα συμβολής σε μια φιλική λύση», η αντιπροσωπεία είχε ζητήσει από την Υ να υποβάλει τα αρχικά δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με την περίοδο εργασίας του καταγγέλλοντος στη σύμβαση. Η Επιτροπή τόνισε ότι κατανοεί ότι ο καταγγέλλων «έχει συγκεκριμένο συμφέρον να λάβει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, δεδομένου ότι αφορούν τη συμβατική του σχέση (ή μάλλον την έλλειψη υπογεγραμμένης σύμβασης) με τον W.» Ως εκ τούτου, η Επιτροπή απέστειλε εκ νέου τα αρχικά δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας σχετικά με την περίοδο εργασίας του καταγγέλλοντος στο πλαίσιο του έργου.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 28ης Νοεμβρίου 2007

Ο καταγγέλλων ευχαρίστησε τη Διαμεσολαβήτρια και την Επιτροπή για την επίτευξη φιλικής λύσης. Σημείωσε ότι η Επιτροπή είχε «τελικά» αναγνωρίσει ότι είχε «συγκεκριμένο συμφέρον να λάβει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, δεδομένου ότι αφορούν τη συμβατική του σχέση (ή μάλλον την έλλειψη υπογεγραμμένης σύμβασης) με τον W» και ότι προσπαθούσε επί δύο και πλέον έτη να πείσει την Επιτροπή να του δώσει πρόσβαση στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του.

Επιπλέον, ο καταγγέλλων επανέλαβε ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου που υπέβαλε η Επιτροπή δεν είχαν υπογραφεί από τον ίδιο, αλλά από τον W, ο οποίος «δεν είχε καμία απολύτως εξουσία να τα υπογράψει στη θέση [του]. » Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε εκ νέου στη διατύπωση της πρότασης για φιλική λύση, σύμφωνα με την οποία τα σχετικά φύλλα κατανομής χρόνου θα πρέπει να υποβάλλονται «δεόντως υπογεγραμμένα» από τον ίδιο. Σημείωσε ότι «αντ’ αυτού υποβλήθηκαν δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας υπογεγραμμένα από τρίτο μέρος, ενώ η Επιτροπή υποστήριζε ότι ο ελεγκτής ήταν ικανοποιημένος με αδιάσειστα αποδεικτικά στοιχεία ότι ο καταγγέλλων είχε εκτελέσει τα καθήκοντά του.« Ο καταγγέλλων διερωτήθηκε, επομένως, με ποια ιδιότητα τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας σχετικά με την εργασία του υπογράφηκαν από κάποιον άλλο προκειμένου να «λάβει τα χρήματά του;» Ο καταγγέλλων επισήμανε, ως εκ τούτου, ότι η Επιτροπή θα πρέπει να ειδοποιηθεί για το γεγονός ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας δεν υπογράφηκαν από τον ίδιο και να κληθεί να δηλώσει πότε υπογράφηκαν τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας και βάσει ποιας αιτιολόγησης/παραστάσεων του Y/W είχε αποδεχθεί την υπογραφή τρίτου μέρους στα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας του. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε στον ισχυρισμό του, ο οποίος περιέχεται στην καταγγελία του προς τον Διαμεσολαβητή, ότι θα πρέπει να λαμβάνει αντίγραφα κάθε δήλωσης που υποβάλλεται στην Επιτροπή από οποιονδήποτε παρέχει εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που αφορούν το έργο του δεν έχουν υπογραφεί από τον ίδιο προσωπικά.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Προκαταρκτικές παρατηρήσεις

1.1 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο καταγγέλλων υπέβαλε δύο νέους ισχυρισμούς, και συγκεκριμένα ότι η Επιτροπή θα πρέπει i) να αποκαλύψει τις ρυθμίσεις οι οποίες, κατά την άποψη του καταγγέλλοντος και βάσει του παραρτήματος 3 της γνώμης της Επιτροπής, πραγματοποιήθηκαν μεταξύ της αντιπροσωπείας της Επιτροπής στη Μόσχα («η αντιπροσωπεία»), της Υ και της δικηγορικής εταιρείας W σχετικά με τις ανθρωποημέρες και την πληρωμή του καταγγέλλοντος και ii) να παράσχει στον καταγγέλλοντα πλήρη πρόσβαση στο ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003 και, κατ' ανάγκη, στο ηλεκτρονικό μήνυμα της 10ης Σεπτεμβρίου 2003 που επισυνάφθηκε σε αυτό και στο οποίο αναφέρεται το ανωτέρω παράρτημα 3.

Δεδομένου ότι, κατά την άποψη του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, οι ανωτέρω νέοι ισχυρισμοί σχετίζονται με τους αρχικούς ισχυρισμούς και ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε να τους συμπεριλάβει στην έρευνά του σχετικά με την παρούσα καταγγελία και ενημέρωσε την Επιτροπή σχετικά με τους ισχυρισμούς αυτούς σε νέα επιστολή που της απηύθυνε στις 24 Ιανουαρίου 2007.

1.2 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι, στην επιβεβαιωτική αίτησή του προς την Επιτροπή, ο καταγγέλλων υπέβαλε εκ νέου τον αρχικό του ισχυρισμό, δηλαδή ότι, εάν η Επιτροπή δεν παράσχει στον καταγγέλλοντα τα έγγραφα που ζήτησε, θα πρέπει να του καταβάλει την αμοιβή του (45.000 ευρώ). Φαίνεται επίσης ότι ο καταγγέλλων απηύθυνε αυτόν τον ισχυρισμό στην αντιπροσωπεία στις 19 Ιουνίου 2006. Ο ισχυρισμός αυτός, όπως διατυπώθηκε στην αρχική καταγγελία, απορρίφθηκε για πρώτη φορά από τον Διαμεσολαβητή, δεδομένου ότι, εκείνη την εποχή, δεν είχαν γίνει προηγούμενες διοικητικές προσεγγίσεις σχετικά με το θέμα αυτό. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής επέστησε την προσοχή της Επιτροπής σε αυτόν τον ισχυρισμό σε νέα επιστολή του προς την Επιτροπή με ημερομηνία 24 Ιανουαρίου 2007, αλλά η Επιτροπή δεν διατύπωσε παρατηρήσεις επ’ αυτού στην απάντησή της. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί χρήσιμο να αναφερθεί στον ισχυρισμό αυτό στην απόφασή του.

1.3 Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 2ας Μαΐου 2007, ο καταγγέλλων φαινόταν να θεωρεί, συνοπτικά, ότι τα συμπεράσματα του ελεγκτή δεν τεκμηριώνονταν από συγκεκριμένα αποδεικτικά στοιχεία. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δεν αντιλαμβάνεται την άποψη του καταγγέλλοντος ως νέο ισχυρισμό σχετικά με την ποιότητα του ελέγχου. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η διεύρυνση του πεδίου της έρευνάς του ώστε να συμπεριλάβει το ανωτέρω ζήτημα θα καθυστερούσε αδικαιολόγητα την απόφαση επί της αρχικής καταγγελίας. Για τον λόγο αυτό, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί χρήσιμο να θέσει στην Επιτροπή το πρόσθετο ερώτημα, όπως προτείνεται από τον καταγγέλλοντα στις παρούσες παρατηρήσεις, σχετικά με τις κάρτες επιβίβασης του καταγγέλλοντος " βάσει των οποίων ο ελεγκτής ήταν ικανοποιημένος ότι ο καταγγέλλων είχε εκτελέσει εργασίες στο πλαίσιο του [σχεδίου]." Ωστόσο, ο καταγγέλλων παραμένει ελεύθερος να υποβάλει νέα καταγγελία στον Διαμεσολαβητή για το θέμα αυτό αφού εξαντλήσει προηγουμένως τις προηγούμενες διοικητικές προσεγγίσεις.

1.4 Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 15ης Νοεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι «υποβλήθηκαν στην πραγματικότητα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας στην αντιπροσωπεία». Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι, στο γενικό πλαίσιο της φιλικής λύσης, ο καταγγέλλων επιθυμούσε να υποβάλει νέο ισχυρισμό. Ωστόσο, η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι η Επιτροπή αρνήθηκε κατηγορηματικά, σε αρκετές περιπτώσεις, ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας βρίσκονταν στην κατοχή της ανά πάσα στιγμή. Επιθυμεί επίσης να επισημάνει ότι δεν έχει λόγους να αμφιβάλλει για τη δήλωση της Επιτροπής και ότι δεν έχει στη διάθεσή του κανένα μέσο για να αποσαφηνίσει το σημείο αυτό.

1.5 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι, στο νέο ηλεκτρονικό μήνυμά του της 25ης Νοεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι οι δύο ισχυρισμοί του σχετικά με i) αντίγραφα οποιασδήποτε δήλωσης που υποβλήθηκε στην Επιτροπή από οποιονδήποτε παρείχε εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους τα φύλλα καταγραφής του χρόνου εργασίας που αφορούν την εργασία του δεν υπογράφηκαν από τον ίδιο προσωπικά και ii) ρυθμίσεις μεταξύ της Αντιπροσωπείας, του Υ και του W, οι οποίες, κατά την άποψή του, πραγματοποιήθηκαν σχετικά με τις ανθρωποημέρες και την πληρωμή του, παρέμειναν «ανοικτές». Ο Διαμεσολαβητής δεν συμφωνεί με την άποψη του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στο πλαίσιο της πρότασης φιλικής λύσης, εξέτασε τους ισχυρισμούς αυτούς και ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα σχετικά με τα πορίσματά του. Ωστόσο, ο καταγγέλλων δεν αντέδρασε στα πορίσματα αυτά πριν από τη λήξη της διαδικασίας σχετικά με την πρόταση φιλικής λύσης. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, για λόγους οικονομίας της διαδικασίας, δεν θα ήταν σκόπιμο να επανέλθει στο ζήτημα αυτό στο πλαίσιο νέας περαιτέρω έρευνας και, ως εκ τούτου, να καθυστερήσει αδικαιολόγητα την έκδοση απόφασης επί της αρχικής καταγγελίας. Επιπλέον, στα περαιτέρω ηλεκτρονικά του μηνύματα της 25ης Νοεμβρίου 2007 και της 16ης Ιανουαρίου 2008, ο καταγγέλλων δεν προσκόμισε νέα αποδεικτικά στοιχεία που θα μπορούσαν να δικαιολογήσουν μια τέτοια (πρόσθετη) περαιτέρω έρευνα.

Ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει ότι θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι ο ανωτέρω ισχυρισμός (ii) αναδιατυπώθηκε και περιορίστηκε από τον καταγγέλλοντα στις παρατηρήσεις του της 16ης Ιανουαρίου 2008 σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 28ης Νοεμβρίου 2007 στην πρόταση για φιλική λύση. Ωστόσο, δεδομένου ότι ο καταγγέλλων δήλωσε ότι επιθυμούσε να ενημερωθεί για τις ρυθμίσεις ειδικά μεταξύ της Επιτροπής και της W σχετικά με την υπογραφή από την τελευταία των φύλλων καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι κατά τη διάρκεια της παρούσας έρευνας συγκεντρώθηκαν επαρκείς πληροφορίες για να απαντηθεί ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος, ακόμη και με την ειδική μορφή του, και ότι, ως εκ τούτου, καμία περαιτέρω έρευνα δεν φαίνεται να δικαιολογείται από την άποψη αυτή.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θα αναφερθεί στους ισχυρισμούς αυτούς στο μέρος 6 της παρούσας απόφασής του με τον ίδιο τρόπο όπως και στην πρότασή του για φιλική λύση.

1.6 Τέλος, ο Διαμεσολαβητής εκφράζει τη λύπη του για το γεγονός ότι, σε ένα από τα εσωτερικά της μηνύματα, η Επιτροπή παρέπεμψε στον καταγγέλλοντα κατά τρόπο που δεν μπορεί, όπως ορθώς επισήμανε ο ίδιος ο καταγγέλλων, να θεωρηθεί ότι σέβεται τον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτό το τυχαίο γεγονός δεν είναι ενδεικτικό της συνολικής προσέγγισης της Επιτροπής όσον αφορά το πρόβλημα του καταγγέλλοντος.

2 Φύλλα κατανομής χρόνου

2.1. Στις 11 Σεπτεμβρίου 2007, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε πρόταση για φιλική λύση, στην οποία παρέπεμψε στην απάντηση της Επιτροπής στην περαιτέρω ερώτησή του ότι i) «τεχνικά, υπάρχει διάταξη για την ανάκτηση των καταβληθέντων ποσών»· ii) «θα μπορούσε θεωρητικά να υποχρεωθεί να ανακτήσει τα ποσά που καταβλήθηκαν σε σχέση με τα φύλλα κατανομής χρόνου»· και iii) «οι δαπάνες υποβάλλονται εκ νέου με δεόντως υπογεγραμμένα δελτία κατανομής χρόνου». Υπό το πρίσμα των ανωτέρω απαντήσεων της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής πρότεινε να εξετάσει το ενδεχόμενο να ζητήσει από την Υ να διορθώσει τα δικαιολογητικά έγγραφα που σχετίζονται με το ποσό που καταβλήθηκε για τις εργασίες του καταγγέλλοντος, υποβάλλοντας εκ νέου τα σχετικά δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας δεόντως υπογεγραμμένα από τον καταγγέλλοντα.

2.2 Με επιστολή της 8ης Νοεμβρίου 2007, η Επιτροπή παρέπεμψε στην επιστολή που απέστειλε η αντιπροσωπεία στην Υ και στην απάντηση της τελευταίας. Η Επιτροπή επισύναψε στην επιστολή της αντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου και τα απέστειλε εκ νέου μαζί με την απάντησή της της 28ης Νοεμβρίου 2007 στην πρόταση φιλικής λύσης. Στην εν λόγω απάντηση, η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι, «[α]ν ο καταγγέλλων δεν είχε συμβατική σχέση με τον Y (δεν εργαζόταν για την εν λόγω εταιρεία σε κανένα σημείο κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου), η Επιτροπή είναι της άποψης ότι δεν μπορεί να ζητηθεί από τον Y να διορθώσει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που υπέβαλε άλλη εταιρεία. (W).»

2.3 Ο Διαμεσολαβητής διαβίβασε στον καταγγέλλοντα τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των φύλλων κατανομής χρόνου που απέστειλε η Επιτροπή.

2.4 Στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 15ης Νοεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων φαινόταν ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα της πρότασης για φιλική λύση. Στην προηγούμενη τηλεφωνική συνομιλία του με τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή, δήλωσε ότι θα θεωρούσε ότι η υπόθεση διευθετήθηκε από την Επιτροπή μετά την παραλαβή των φύλλων κατανομής του χρόνου εργασίας του. Ωστόσο, στα περαιτέρω ηλεκτρονικά του μηνύματα της 27ης Νοεμβρίου και της 4ης Δεκεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας δεν είχαν υπογραφεί από τον ίδιο και, στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 4ης Δεκεμβρίου 2007, καθώς και στις παρατηρήσεις του της 16ης Ιανουαρίου 2008 σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 28ης Νοεμβρίου 2007 στην πρόταση για φιλική λύση, επισήμανε, επιπλέον, ότι η φιλική λύση αναφερόταν στα «δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας δεόντως υπογεγραμμένα από [τον ίδιο]», τα οποία δεν ήταν. Ως εκ τούτου, φαίνεται ότι ο καταγγέλλων δεν θεωρεί ότι η φιλική λύση ήταν απολύτως επιτυχής, με την παραλαβή των αρχικών δελτίων καταγραφής του χρόνου εργασίας που σχετίζονται με την περίοδο εργασίας του στο πλαίσιο του έργου, αλλά δεν υπογράφηκαν από αυτόν.

2.5 Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει, ωστόσο, i) τη δήλωση της Επιτροπής, στην απάντησή της στην πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση, ότι «η Επιτροπή δεν συμμετέχει στις συμβατικές ρυθμίσεις μεταξύ των μελών της κοινοπραξίας και μεταξύ των εν λόγω εταιρειών και των εμπειρογνωμόνων που εργάζονται για αυτές» και ότι «[α]ν ο καταγγέλλων δεν είχε συμβατική σχέση με την Υ (δεν εργαζόταν για την εν λόγω εταιρεία σε κανένα σημείο κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου), η Επιτροπή είναι της άποψης ότι δεν μπορεί να ζητηθεί από την Υ να διορθώσει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας που υποβλήθηκαν από άλλη εταιρεία (W)». Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης (ii) την προηγούμενη δήλωση της Επιτροπής σχετικά με τα συμπεράσματα του ελεγκτή, στο τέλος της έκθεσης ελέγχου του έργου, ο οποίος «πιστοποίησε τις δαπάνες» που αντιστοιχούν στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, βάσει των οποίων η Επιτροπή κατέβαλε στον Υ τις υπηρεσίες που παρείχε ο καταγγέλλων.

Μολονότι ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου που υπογράφονται από πρόσωπο διαφορετικό από το πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται και χωρίς την άδεια του τελευταίου είναι «δεόντως υπογεγραμμένα», δεν θεωρεί επίσης, υπό το πρίσμα των ανωτέρω δηλώσεων της Επιτροπής, ότι υπάρχει ρεαλιστική προοπτική η Επιτροπή να προχωρήσει περαιτέρω στις συναλλαγές της με την Υ όσον αφορά την υπογραφή των φύλλων κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος από την W.

Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στην αρχική του καταγγελία, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή θα πρέπει να παράσχει τα ακριβή αντίγραφα των «υπογεγραμμένων φύλλων καταγραφής χρόνου εργασίας σχετικά με την εργασία του» και ότι ζήτησε από την Επιτροπή τα φύλλα καταγραφής χρόνου εργασίας επειδή χρειαζόταν τις πληροφορίες αυτές προκειμένου να προσφύγει στα εθνικά δικαστήρια κατά του πρώην εργοδότη του, δηλαδή του W, και, με τον τρόπο αυτό, να αποδείξει, όπως αντιλαμβάνεται ο Διαμεσολαβητής, ότι πράγματι εκτέλεσε εργασία για την οποία δεν πληρώθηκε από τον W. Δεδομένου ότι η Επιτροπή παρείχε τα αντίγραφα των φύλλων καταγραφής χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος, τα οποία επιβεβαιώνουν i) τις ανωτέρω εργασίες και, όπως ισχυρίστηκε ο καταγγέλλων, ii) ότι δεν υπογράφηκαν από αυτόν, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες όσον αφορά αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

3 ανθρωποημέρες

3.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή παρέλειψε να παράσχει στον καταγγέλλοντα πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των ανθρωποημερών που σχετίζονταν με τις εργασίες που εκτελούσε και τις οποίες του ανέφερε ο Υ (στην πραγματικότητα, ο πρώην εργοδότης του, δηλαδή ο W). Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται επίσης ότι η Επιτροπή δεν αιτιολόγησε την εφαρμογή της εξαίρεσης του άρθρου 4 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001 όσον αφορά τα ζητηθέντα έγγραφα.

3.2 Κατά τη διάρκεια της έρευνας σχετικά με την παρούσα καταγγελία και στην απάντησή της της 9ης Οκτωβρίου 2006 στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή έδωσε στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στις ανθρωποημέρες του σύμφωνα με τον κανονισμό 45/2001. Σχετικά, ο Γενικός Γραμματέας της Επιτροπής έκρινε ότι οι ανθρωποημέρες του καταγγέλλοντος ήταν τα προσωπικά του δεδομένα.

3.3 Ο καταγγέλλων φάνηκε ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα αυτό.

3.4 Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτή η πτυχή της καταγγελίας έχει διευθετηθεί από το θεσμικό όργανο και, ως εκ τούτου, δεν αποκαλύπτει καμία περίπτωση κακοδιοίκησης.

4 Αίτημα χρηματικής αποζημίωσης

4.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, εάν η Επιτροπή δεν παράσχει στον καταγγέλλοντα τα έγγραφα που ζητεί, θα πρέπει να του καταβάλει τα τέλη του, τα οποία ανέρχονται σε 45 000 ευρώ.

4.2 Στην πρότασή του για φιλική λύση, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε εν προκειμένω ότι η , στην απάντησή της στο ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 19ης Ιουνίου 2006 (14), η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν έχει καμία συμβατική σχέση με τη W και καμία υποχρέωση έναντι των υπεργολάβων ή των εργαζομένων της εν λόγω εταιρείας. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή υποστήριξε ότι δεν μπορεί να θιγεί από τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις εν λόγω συμβάσεις. Στην απάντησή της στην επιβεβαιωτική αίτηση που απεστάλη απευθείας στον καταγγέλλοντα (15) και στην απάντησή της στην επιστολή του Διαμεσολαβητή της 24ης Ιανουαρίου 2007, η Επιτροπή δεν αναφέρθηκε στον ισχυρισμό αυτό.

Μολονότι ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι ο W ήταν μέλος κοινοπραξίας η οποία εκτέλεσε το έργο στο πλαίσιο της σύμβασης που υπεγράφη μεταξύ του επικεφαλής της κοινοπραξίας (Y) και της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι δεν θα ήταν σκόπιμο η Επιτροπή να καταβάλει στον καταγγέλλοντα αποζημίωση λόγω μη καταβολής από τον W. Επιπλέον, δεν θα ήταν χρηστή διοίκηση να πληρώσει η Επιτροπή δύο φορές, χρησιμοποιώντας κοινοτικούς πόρους, για υπηρεσίες που παρασχέθηκαν για τον λόγο και μόνον ότι ένας τρίτος, ήτοι η W, παρέβη τις συμβατικές υποχρεώσεις που υπέχει έναντι του καταγγέλλοντος.

4.3 Δεδομένου ότι η Επιτροπή έχει πλέον παράσχει στον καταγγέλλοντα τα έγγραφα που ζήτησε, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί περιττή την εξέταση του εναλλακτικού αιτήματος.

5 Ενδιάμεσα τιμολόγια/πληροφορίες πληρωμής

5.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή πρέπει να του παράσχει i) κάθε πληροφορία σχετικά με τα τέλη που καταβλήθηκαν στον Υ και/ή στον W σε σχέση με τις υπηρεσίες του για το έργο για την περίοδο από 21 Ιανουαρίου έως 3 Ιουλίου 2003 («πληροφορίες πληρωμής») και, ειδικότερα, ii) πλήρη πρόσβαση στα προσωρινά τιμολόγια που εξέδωσε ο Υ στις 6 Μαΐου 2003 και στις 18 Δεκεμβρίου 2003.

5.2 Στις απαντήσεις της στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος και στο περαιτέρω αίτημα του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή αρνήθηκε οποιαδήποτε πρόσβαση στα ανωτέρω τιμολόγια βάσει του κανονισμού 1049/2001. Η άρνηση αυτή αιτιολογήθηκε με το σκεπτικό ότι η γνωστοποίηση θα έθιγε την προστασία των εμπορικών συμφερόντων της Υ (εξαίρεση του άρθρου 4 παράγραφος 2 σημείο 1) του κανονισμού 1049/2001), καθώς και την ιδιωτική ζωή των ενδιαφερόμενων εμπειρογνωμόνων (εξαίρεση του άρθρου 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001).

Ωστόσο, μετά την πρόταση του Διαμεσολαβητή στη συμπληρωματική επιστολή του προς την Επιτροπή της 24ης Ιανουαρίου 2007, η Επιτροπή δήλωσε ότι «(...) η επίσημη επιβεβαίωσή της ότι (...) τα τιμολόγια έχουν εξοφληθεί από την Επιτροπή, παρέχει στον καταγγέλλοντα επαρκή μέσα για να υπερασπιστεί τα νόμιμα συμφέροντά του στη σύγκρουση με τον πρώην εργοδότη του».

5.3 Ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται την ανωτέρω δήλωση ως την προθυμία της Επιτροπής να ακολουθήσει την πρόταση του Διαμεσολαβητή και να επιβεβαιώσει επίσημα, εάν χρειαστεί, ότι τα τιμολόγια που υπέβαλε ο Υ και τα οποία αναφέρονται στο έργο του καταγγέλλοντος που εκτελέστηκε στο πλαίσιο του έργου έχουν πληρωθεί από την Επιτροπή. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι είναι δικαιολογημένες περαιτέρω έρευνες όσον αφορά αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

6 Πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλώσεις σχετικά με τα φύλλα κατανομής χρόνου και ρυθμίσεις

6.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή πρέπει να του παράσχει πλήρη πρόσβαση στο ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003 και αναγκαστικά στο ηλεκτρονικό μήνυμα της 10ης Σεπτεμβρίου 2003 που επισυνάπτεται σε αυτό, στο οποίο παραπέμπει το παράρτημα 3 της γνώμης της Επιτροπής σχετικά με την (αρχική) καταγγελία.

Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται επίσης ότι η Επιτροπή θα πρέπει να του παράσχει αντίγραφα κάθε δήλωσης («δήλωση σχετικά με τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας») που υποβάλλεται στην Επιτροπή από οποιονδήποτε παρέχει εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας που αφορούν την εργασία του δεν υπογράφηκαν από τον ίδιο προσωπικά.

Τέλος, ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή πρέπει να αποκαλύψει τις ρυθμίσεις οι οποίες, κατά την άποψή του και βάσει του προαναφερθέντος παραρτήματος 3, πραγματοποιήθηκαν μεταξύ της αντιπροσωπείας, της Υ και της W όσον αφορά τις ανθρωποημέρες και την πληρωμή του καταγγέλλοντος. Στις παρατηρήσεις του της 16ης Ιανουαρίου 2008 σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής της 28ης Νοεμβρίου 2007 στην πρόταση φιλικής λύσης, ο καταγγέλλων επικρότησε τον ισχυρισμό αυτό δηλώνοντας ότι επιθυμούσε να γνωρίζει μόνο τις ρυθμίσεις μεταξύ της Επιτροπής και της W σχετικά με την υπογραφή από την τελευταία των φύλλων κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος («(...) σχετικά με τις αιτιολογήσεις/αντιπροσωπείες που παρασχέθηκαν από την Y/W, η Επιτροπή επέτρεψε/αποδέχθηκε την υπογραφή του τρίτου μέρους στα φύλλα κατανομής χρόνου του [].»

6.2 Όσον αφορά τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος σχετικά με τα ηλεκτρονικά μηνύματα, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Αντιπροσωπεία, στις 30 Ιουνίου 2006, παρέσχε στον καταγγέλλοντα μερική πρόσβαση στα εν λόγω ηλεκτρονικά μηνύματα κατόπιν αιτήματός του για πρόσβαση βάσει του κανονισμού 1049/2001. Η αντιπροσωπεία εξήγησε επίσης, στην επιστολή της με ημερομηνία 30 Ιουνίου 2006 και απευθυνόμενη απευθείας στον καταγγέλλοντα, ότι οι πληροφορίες που θεωρούσε εμπιστευτικού χαρακτήρα (προφανώς τα προσωπικά δεδομένα του αποστολέα και του παραλήπτη αυτών των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και τα δεδομένα σχετικά με τις ανθρωποημέρες του καταγγέλλοντος) είχαν διαγραφεί. Επιπλέον, στην απάντησή του της 9ης Οκτωβρίου 2006 στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος της 20ής Ιουλίου 2006 που υποβλήθηκε κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Γενικός Γραμματέας δήλωσε ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα της 10ης Σεπτεμβρίου 2003 εστάλη από τον Υ στην αντιπροσωπεία. Στην ίδια απάντηση, ο Γενικός Γραμματέας ανέφερε επίσης ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003 απεστάλη από την αντιπροσωπεία στην Y.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ο σχετικός ισχυρισμός σχετικά με τα ηλεκτρονικά μηνύματα έχει διευθετηθεί από την Επιτροπή.

6.3 Όσον αφορά τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος σχετικά με τις δηλώσεις για τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και τις ρυθμίσεις, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στην απάντησή της στην περαιτέρω έρευνα του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή εξήγησε ότι υπήρξε πράγματι ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων μεταξύ της αντιπροσωπείας και του Υ σχετικά με τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος και ότι ο Υ ενημέρωσε την αντιπροσωπεία ότι ο καταγγέλλων είχε εγκαταλείψει τον W και ότι δεν μπορούσε να τον πείσει να υπογράψει τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας πριν από την αναχώρησή του.

Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει επίσης ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημοσίευσε η Επιτροπή αναφέρονταν στο ζήτημα αυτό: Το ηλεκτρονικό μήνυμα της Y της 10ης Σεπτεμβρίου 2003 είχε ως εξής: «(...) Ήθελα να ελέγξω μαζί σας ότι, στην προκειμένη περίπτωση, θα αποδεχθείτε, ως υποστήριξη για τις εισηγήσεις [του καταγγέλλοντος], φύλλα χρόνου εργασίας που έχουν υπογραφεί από τον καθηγητή W, τον επικεφαλής της ομάδας και τον διευθυντή του έργου», και το ηλεκτρονικό μήνυμα της αντιπροσωπείας προς την Υ της 21ης Οκτωβρίου 2003 είχε ως εξής: «Ναι, σε αυτή την περίπτωση θα δεχτούμε ως υποστήριξη για τις εισροές του Χ, όπως περιγράφεται λεπτομερώς παρακάτω, φύλλα κατανομής χρόνου που έχουν υπογραφεί από τον καθηγητή W, τον επικεφαλής της ομάδας και τον διευθυντή του έργου (...)». Επομένως, φαίνεται ότι ο Y αιτιολόγησε στην Επιτροπή ότι ο καταγγέλλων είχε αποχωρήσει από την εταιρία W και, ως εκ τούτου, δεν μπορούσε να υπογράψει τα φύλλα κατανομής χρόνου που αφορούσαν την εργασία του και ότι ο καθηγητής W θα τα υπέγραφε, συμφωνία στην οποία προφανώς συμφώνησε η Επιτροπή.

Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες όσον αφορά τους ισχυρισμούς σχετικά με τις δηλώσεις και τις ρυθμίσεις.

7 Συμπέρασμα

Όσον αφορά την πτυχή της υπόθεσης που αφορά τις ανθρωποημέρες, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι έχει διευθετηθεί από την Επιτροπή για τους λόγους που εξηγούνται, αντίστοιχα, στο σημείο 3.4 ανωτέρω. Όσον αφορά την πτυχή της υπόθεσης που αφορά τα φύλλα κατανομής χρόνου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες για τους λόγους που εξηγούνται στο σημείο 2.5 ανωτέρω. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί περιττό να εξετάσει το εναλλακτικό αίτημα του καταγγέλλοντος για χρηματική αποζημίωση (σημείο 4.3 ανωτέρω).

Όσον αφορά τον ισχυρισμό σχετικά με την πρόσβαση σε ηλεκτρονικά μηνύματα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι έχει διευθετηθεί από την Επιτροπή για τον λόγο που εξηγείται στο σημείο 6.2 ανωτέρω.

Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος σχετικά με τα ενδιάμεσα τιμολόγια/πληροφορίες πληρωμής και δηλώσεις σχετικά με τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και τις ρυθμίσεις, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες για τους λόγους που εξηγούνται, αντίστοιχα, στα σημεία 1.5, 5.3 και 6.3 ανωτέρω.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής θα ενημερωθεί για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

---

(1) Σε τηλεφωνική συνομιλία με τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2007, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι δεν είχε γραπτή σύμβαση με τον W, αλλά ότι εργαζόταν για αυτόν βάσει «συμφωνίας κυρίων».

(2) Σε τηλεφωνική συνομιλία με τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή, τον Ιούνιο του 2007, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι επιθυμούσε τώρα να διαπραγματευτεί απευθείας με τον W και να αποφύγει την προσφυγή στο δικαστήριο.

(3) Η νέα έκδοση των γενικών όρων τέθηκε σε ισχύ τον Μάιο του 2003, αλλά εφαρμοζόταν μόνο στις συμβάσεις που υπογράφηκαν μετά την ημερομηνία αυτή. Η σύμβαση υπεγράφη μεταξύ της Επιτροπής και της Y στις 30 Σεπτεμβρίου 2002, ήτοι πριν από την έναρξη ισχύος της νέας μορφής των γενικών όρων. Σύμφωνα με το άρθρο 28.6 της (νέας) έκδοσης των Γενικών Όρων του 2003, για την πληρωμή απαιτούνται δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας.

Τα θεσμικά όργανα αρνούνται την πρόσβαση σε έγγραφο του οποίου η γνωστοποίηση θα έθιγε την προστασία: (...) εμπορικά συμφέροντα φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της διανοητικής ιδιοκτησίας (...) εκτός εάν υπάρχει υπερισχύον δημόσιο συμφέρον για τη γνωστοποίηση.»

(5) ΕΕ L 145, σ. 43.

(6) Το εν λόγω ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003 δεν εστάλη μαζί με τη γνωμοδότηση.

(7) Με την εν λόγω επιβεβαιωτική αίτηση ζήτησε πρόσβαση:

- «πραγματικά αντίγραφα υπογεγραμμένων φύλλων κατανομής χρόνου/όργανων που καταγράφουν τις ανθρωποημέρες [του] στο [έργο]»·

- «πραγματικά αντίγραφα κάθε δήλωσης που υποβάλλεται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή μέσω οποιουδήποτε φορέα που παρέχει εξηγήσεις για τους λόγους για τους οποίους [ο καταγγέλλων] δεν υπέγραψε τα φύλλα κατανομής χρόνου από [τον καταγγέλλοντα ] προσωπικά»·

- "το ηλεκτρονικό μήνυμα της 21ης Οκτωβρίου 2003, που αναφέρεται στο ηλεκτρονικό μήνυμα της V´s της 6ης Νοεμβρίου 2003, το οποίο επισυνάπτεται [ως παράρτημα 3] στις παρατηρήσεις της Επιτροπής σχετικά με [την καταγγελία του καταγγέλλοντος] ενώπιον του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή"·

- «κάθε πληροφορία σχετικά με τα τέλη που καταβλήθηκαν στον Y και/ή (...) στον W (...) σε σχέση με τις υπηρεσίες [του] για το [έργο] I για την περίοδο από 21 Ιανουαρίου έως 3 Ιουλίου 2003»·

-"κάθε ρύθμιση/συμφωνία μεταξύ της Αντιπροσωπείας, Y και (...) W (...) σχετικά με τις ανθρωποημέρες και τα τέλη [του καταγγέλλοντος] όσον αφορά τις εργασίες [του] για [το έργο]."

Στην επιβεβαιωτική αίτησή του, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε επίσης ότι, εάν η Επιτροπή δεν του παράσχει τα ανωτέρω έγγραφα, θα πρέπει να του καταβάλει τα τέλη του (45.000 ευρώ).

(8) ΕΕ L 8, σ. 1.

(9) Αντίγραφο της απάντησης της Επιτροπής της 21ης Οκτωβρίου 2003 διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα από την αντιπροσωπεία στις 3 Ιουλίου 2006, μετά την αίτησή του για πρόσβαση σε έγγραφα δυνάμει του κανονισμού 1049/2001 της 19ης Ιουνίου 2006.

(10) Τα αντίγραφα αυτά περιλαμβάνονταν στο παράρτημα 14 της γνώμης της Επιτροπής σχετικά με την καταγγελία και στα έγγραφα που διαβιβάστηκαν στον καταγγέλλοντα από την αντιπροσωπεία κατόπιν αιτήματός του της 19ης Ιουνίου 2006.

(11) Βάσει των διαθέσιμων στοιχείων, φαίνεται ότι το κατονομαζόμενο πρόσωπο ήταν ο διευθυντής του έργου στην αντιπροσωπεία.

(12) Βάσει των διαθέσιμων αποδεικτικών στοιχείων, φαίνεται ότι το κατονομαζόμενο πρόσωπο ήταν ο διαχειριστής έργου στην αντιπροσωπεία.

(13) Βλ. απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με την αυτεπάγγελτη έρευνα OI/1/2006/TN όσον αφορά την Επιτροπή (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/06oi1.htm).

(14) Αντίγραφο της απάντησης της Επιτροπής υποβλήθηκε από τον καταγγέλλοντα στο Διαμεσολαβητή στις 16 Νοεμβρίου 2006.

(15) Αντίγραφο της απάντησης της Επιτροπής υποβλήθηκε από τον καταγγέλλοντα στο Διαμεσολαβητή στις 16 Νοεμβρίου 2006.