Στρασβούργο, 4 Μαΐου 2005

Αξιότιμε κ. X.,

Στις 28 Ιουνίου 2004, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή στην οποία ισχυριστήκατε ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είχε απαντήσει σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που του αποστείλατε στις 23 Φεβρουαρίου 2004.

Στις 15 Ιουλίου 2004, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Στην επιστολή αυτή, ζήτησα από το Κοινοβούλιο να υποβάλει τη γνώμη του έως τις 15 Σεπτεμβρίου 2004.

Στις 21 Σεπτεμβρίου 2004, η Μονάδα Αλληλογραφίας Πολιτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μου έστειλε αντίγραφο επιστολής που σας είχε απευθύνει εκείνη την ημέρα.

Στις 12 Οκτωβρίου 2004, έγραψα στο Κοινοβούλιο για να ζητήσω τη γνώμη του.

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο γνωμοδότησε στις 8 Νοεμβρίου 2004. Σας τη διαβίβασα στις 12 Νοεμβρίου 2004 με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 7 Δεκεμβρίου 2004.

Στις 15 Δεκεμβρίου 2004, ζήτησα από το Κοινοβούλιο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υπόθεση αυτή. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο απέστειλε την απάντησή του την 1η Φεβρουαρίου 2005 και σας την διαβίβασα στις 4 Φεβρουαρίου 2005 με πρόσκληση να διατυπώσετε τις παρατηρήσεις σας έως τις 15 Μαρτίου 2005. Μέχρι την ημερομηνία αυτή δεν λάβατε παρατηρήσεις από εσάς.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Στις 23 Φεβρουαρίου 2004, ο καταγγέλλων, Αυστριακός πολίτης, απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στη διεύθυνση civis@europarl.eu.int. Σε αυτό το ηλεκτρονικό μήνυμα, ζήτησε πληροφορίες σχετικά με ένα ψήφισμα που το Κοινοβούλιο φαίνεται να ενέκρινε το 1995. Ελλείψει απαντήσεως, απέστειλε εκ νέου την αίτησή του παροχής πληροφοριών στις 13 Απριλίου 2004.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είχε απαντήσει στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 23ης Φεβρουαρίου 2004 και ζήτησε να του αποσταλεί απάντηση.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

Στη γνώμη του, το Κοινοβούλιο διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Το αίτημα του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών είχε αποσταλεί στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου civis@europarl.eu.int. Ωστόσο, αυτή η ηλεκτρονική θυρίδα δεν είχε πλέον δημιουργηθεί για τη λήψη μηνυμάτων από το κοινό, αλλά είχε αντικατασταθεί από ένα διαδικτυακό έντυπο που δημιουργήθηκε για τον σκοπό αυτό στη «δικτυακή πύλη Europarl».

Όταν ο ενδιαφερόμενος είχε αποστείλει το μήνυμά του, θα είχε λάβει μήνυμα με το οποίο θα τον καλούσε να επικοινωνήσει με τη Μονάδα Αλληλογραφίας Πολιτών του Κοινοβουλίου μέσω της «Πύλης των Πολιτών».

«Αγαπητέ ανταποκριτή,

Σας ευχαριστούμε για το e-mail σας.

Για να μπορέσουμε να διεκπεραιώσουμε το μήνυμά σας, θα σας παρακαλούσαμε να μας το ξαναδιαβιβάσετε χρησιμοποιώντας το έντυπο που παρέχεται στην «Πύλη των Πολιτών» στον δικτυακό τόπο του ΕΚ στη διεύθυνση:

http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=en.

Για να υποβάλετε την ερώτηση, την πρόταση ή το αίτημά σας για πληροφορίες, επιλέξτε «Αλληλογραφία με τον πολίτη» και κάντε κλικ στο «γραμματοκιβώτιο». Συμπληρώστε τη φόρμα και επιλέξτε «Υποβολή».

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να μεταφέρετε το κείμενο του μηνύματός σας στη φόρμα χρησιμοποιώντας τη διαδικασία αντιγραφής και επικόλλησης."

Φαίνεται ότι ο καταγγέλλων δεν χρησιμοποίησε το έντυπο. Αν το είχε πράξει, θα είχε λάβει έγκαιρη απάντηση.

Μαζί με τη γνώμη του, το Κοινοβούλιο υπέβαλε αντίγραφο της απάντησης που είχε σταλεί στον καταγγέλλοντα στις 21 Σεπτεμβρίου 2004.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι, παρόλο που η επιστολή της 21ης Σεπτεμβρίου 2004 εξηγούσε ότι η διεύθυνση civis@europarl.eu.int δεν ήταν πλέον έγκυρη, η ίδια διεύθυνση αναφερόταν στο υποσέλιδο της επιστολής. Ο ενδιαφερόμενος τόνισε επίσης ότι δεν είχε λάβει το τυποποιημένο μήνυμα στο οποίο είχε αναφερθεί το Κοινοβούλιο, είτε απαντώντας στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 23ης Φεβρουαρίου 2004 είτε όταν είχε αποστείλει την υπενθύμισή του στις 13 Απριλίου 2004.

Περαιτέρω έρευνες

Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος, κρίθηκε αναγκαία η διεξαγωγή περαιτέρω ερευνών.

Αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες

Ως εκ τούτου, στις 15 Δεκεμβρίου 2004, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από το Κοινοβούλιο να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους η διεύθυνση civis@europarl.eu.int εξακολουθούσε να αναφέρεται στο υποσέλιδο της επιστολής του προς τον καταγγέλλοντα στις 21 Σεπτεμβρίου 2004. Ο Διαμεσολαβητής σημείωσε επίσης ότι, όταν οι υπηρεσίες του απέστειλαν δοκιμαστικά μηνύματα στην εν λόγω ηλεκτρονική θυρίδα τον Νοέμβριο του 2004 (αφού έλαβαν τη γνώμη του Κοινοβουλίου) και τον Δεκέμβριο του 2004 (αφού έλαβαν τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος), δεν είχαν λάβει το τυποποιημένο μήνυμα στο οποίο είχε αναφερθεί το Κοινοβούλιο. Το Κοινοβούλιο κλήθηκε να σχολιάσει το γεγονός αυτό.

Απάντηση του Κοινοβουλίου

Στην απάντησή του, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Από το καλοκαίρι του 2003, δημιουργήθηκε μια πύλη στο Europarl για τους πολίτες που έρχονται σε επαφή με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Οι πολίτες συμπληρώνουν ηλεκτρονικό έντυπο το οποίο αποστέλλεται στη βάση δεδομένων Adonis/Geda. Σε κάθε περίπτωση, η Μονάδα Αλληλογραφίας Πολιτών απαντά στο έντυπο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση civis@europarl.eu.int. Οι πολίτες που επικοινωνούσαν με το Κοινοβούλιο μέσω κανονικού ταχυδρομείου λάμβαναν επίσης απαντητική επιστολή στην οποία περιλαμβανόταν η διεύθυνση της ηλεκτρονικής θυρίδας civis@europarl.eu.int. Η ενδιαφερόμενη μονάδα, αναγνωρίζοντας τη σύγχυση που θα μπορούσε να προκύψει από την αναφορά αυτής της διεύθυνσης, ενέκρινε έκτοτε ένα νέο επιστολόχαρτο που αναφέρει τη διεύθυνση της «Πύλης των Πολιτών» στον ιστότοπο του Κοινοβουλίου (http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=de στη γερμανική έκδοση).

Την εποχή που ο καταγγέλλων έστελνε τα ηλεκτρονικά του μηνύματα στο Κοινοβούλιο, το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Κοινοβουλίου αντιμετώπιζε σοβαρά προβλήματα λόγω της ανεξέλεγκτης χιονοστιβάδας ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Ως εκ τούτου, η άφιξη στην ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int περισσότερων από 300 000 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε ως αποτέλεσμα, μεταξύ άλλων, την παράλυση των προγραμματισμένων οδηγιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο ενεργοποίησε τη λειτουργία αυτόματης «απάντησης».

Η κατάσταση αυτή αντιμετωπίστηκε στις 26 Απριλίου 2004, όταν τέθηκε σε λειτουργία ένα νέο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η συστηματική αποστολή μιας «απάντησης» στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργούσε πλέον άψογα.

Η αυτόματη «απάντηση» λειτουργούσε μόνο με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονταν από τον έξω κόσμο, δηλαδή εκτός των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Αυτός ήταν ο λόγος για τον οποίο οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή δεν είχαν λάβει αυτόματη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχαν αποστείλει στην ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο του 2004.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Δεν ελήφθησαν παρατηρήσεις από τον καταγγέλλοντα.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Εικαζόμενη παράλειψη απάντησης σε αίτημα παροχής πληροφοριών

1.1 Στις 23 Φεβρουαρίου 2004, ο καταγγέλλων, Αυστριακός πολίτης, απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα ζητώντας πληροφορίες από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στη διεύθυνση civis@europarl.eu.int. Ελλείψει απαντήσεως, απέστειλε εκ νέου την αίτησή του παροχής πληροφοριών στις 13 Απριλίου 2004. Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είχε απαντήσει στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 23ης Φεβρουαρίου 2004 και ζήτησε να του αποσταλεί απάντηση.

1.2 Στη γνώμη του, το Κοινοβούλιο εξηγεί ότι η ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int δεν έχει πλέον δημιουργηθεί για τη λήψη μηνυμάτων από το κοινό, αλλά έχει αντικατασταθεί από ένα διαδικτυακό έντυπο που δημιουργήθηκε για τον σκοπό αυτό. Σύμφωνα με το Κοινοβούλιο, τα πρόσωπα που απευθύνονται στη διεύθυνση civis@europarl.eu.int λαμβάνουν αυτόματο μήνυμα που τους ενημερώνει ότι θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν το νέο έντυπο. Το Κοινοβούλιο υποστήριξε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε χρησιμοποιήσει το έντυπο και ότι θα είχε λάβει έγκαιρη απάντηση εάν το είχε πράξει. Μαζί με τη γνώμη του, το Κοινοβούλιο υπέβαλε αντίγραφο της επιστολής που είχε σταλεί στον καταγγέλλοντα στις 21 Σεπτεμβρίου 2004.

1.3 Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων τόνισε ότι δεν είχε λάβει το τυποποιημένο μήνυμα στο οποίο είχε αναφερθεί το Κοινοβούλιο, ούτε απαντώντας στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 23ης Φεβρουαρίου 2004 ούτε όταν είχε αποστείλει την υπενθύμισή του στις 13 Απριλίου 2004.

1.4 Οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή απέστειλαν δοκιμαστικά μηνύματα στην ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int τον Νοέμβριο του 2004 (αφού έλαβαν τη γνώμη του Κοινοβουλίου) και τον Δεκέμβριο του 2004 (αφού έλαβαν τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος) χωρίς να λάβουν το τυποποιημένο μήνυμα στο οποίο είχε αναφερθεί το Κοινοβούλιο. Υπό τις συνθήκες αυτές, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από το Κοινοβούλιο περαιτέρω πληροφορίες.

1.5 Στην απάντησή του, το Κοινοβούλιο εξήγησε ότι όταν ο καταγγέλλων απέστειλε τα ηλεκτρονικά του μηνύματα, το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του είχε σοβαρά προβλήματα λόγω ανεξέλεγκτης χιονοστιβάδας ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Σύμφωνα με το Κοινοβούλιο, η άφιξη στην ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int περισσότερων από 300 000 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε ως αποτέλεσμα, μεταξύ άλλων, την παράλυση των προγραμματισμένων οδηγιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενεργοποίησε τη λειτουργία αυτόματης «απάντησης». Το Κοινοβούλιο προσθέτει ότι η κατάσταση αυτή αντιμετωπίστηκε στις 26 Απριλίου 2004, όταν τέθηκε σε λειτουργία ένα νέο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τόνισε ότι η συστηματική αποστολή «απάντησης» στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί πλέον άψογα. Το Κοινοβούλιο εξήγησε επίσης ότι η αυτόματη «απάντηση» λειτουργεί μόνο με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από τον έξω κόσμο, δηλαδή από χώρες εκτός των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Αυτός ήταν ο λόγος για τον οποίο οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή δεν είχαν λάβει αυτόματη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχαν αποστείλει στην ηλεκτρονική θυρίδα civis@europarl.eu.int τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο του 2004.

1.6 Αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική η απάντηση σε αιτήματα παροχής πληροφοριών εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Στην παρούσα υπόθεση, το Κοινοβούλιο απάντησε στο ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 23ης Φεβρουαρίου 2004 στις 21 Σεπτεμβρίου 2004, δηλαδή σχεδόν επτά μήνες μετά την παραλαβή του αιτήματος και περισσότερο από δύο μήνες αφότου ο Διαμεσολαβητής είχε ενημερώσει το Κοινοβούλιο για την υπόθεση του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτό υπερβαίνει προδήλως αυτό που μπορεί να θεωρηθεί εύλογο χρονικό διάστημα για την απάντηση σε τέτοια αιτήματα.

1.7 Στην απάντησή του στο αίτημα του Διαμεσολαβητή για περαιτέρω πληροφορίες, το Κοινοβούλιο αναφέρθηκε σε τεχνικά προβλήματα που πλήττουν το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του λόγω ανεξέλεγκτης χιονοστιβάδας ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί ότι τεχνικά προβλήματα αυτού του είδους μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις και ότι το οικείο θεσμικό όργανο ή οργανισμός της ΕΕ δεν μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνο για τις καθυστερήσεις αυτές, υπό την προϋπόθεση ότι δεν είναι σε θέση να αντιμετωπίσει αμέσως τα προβλήματα αυτά. Πρέπει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι, σύμφωνα με τις πληροφορίες που παρέσχε το Κοινοβούλιο, τα εν λόγω προβλήματα πρέπει να υπήρχαν για περισσότερο από δύο μήνες, δηλαδή τουλάχιστον από την ημέρα κατά την οποία ο καταγγέλλων απέστειλε για πρώτη φορά επιστολή στο Κοινοβούλιο (στις 23 Φεβρουαρίου 2004) έως την ημέρα κατά την οποία τέθηκε σε λειτουργία ένα νέο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (στις 26 Απριλίου 2004). Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι, ακόμη και μετά την επίλυση του προβλήματος σύμφωνα με τις πληροφορίες που παρείχε το Κοινοβούλιο, χρειάστηκαν σχεδόν πέντε μήνες (και μια καταγγελία στον Διαμεσολαβητή) για να απαντηθεί το αίτημα του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, ακόμη και αν λαμβανόταν υπόψη μόνο αυτό το χρονικό διάστημα, το Κοινοβούλιο θα παρέλειπε σαφώς να απαντήσει στον καταγγέλλοντα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

1.8 Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι τα τεχνικά προβλήματα στα οποία αναφέρθηκε το Κοινοβούλιο δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να ληφθούν υπόψη στην παρούσα υπόθεση. Όταν τέτοια τεχνικά προβλήματα προκαλούν καθυστερήσεις, αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική η σχετική ενημέρωση του πολίτη. Στην παρούσα περίπτωση, ωστόσο, δεν δόθηκαν τέτοιες πληροφορίες ούτε στην απάντηση του Κοινοβουλίου στον καταγγέλλοντα της 21ης Σεπτεμβρίου 2004 ούτε στη γνώμη του Κοινοβουλίου σχετικά με την παρούσα καταγγελία που υποβλήθηκε τον Νοέμβριο του 2004. Αντιθέτως, κατά τη γνώμη του, το Κοινοβούλιο ισχυρίστηκε ότι ο καταγγέλλων πρέπει να έχει λάβει, ως απάντηση στα ηλεκτρονικά του μηνύματα, τυποποιημένο μήνυμα που να τον κατευθύνει στην κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόνο στην απάντησή του στο αίτημα του Διαμεσολαβητή για περαιτέρω πληροφορίες το Κοινοβούλιο παραδέχθηκε ότι δεν είχαν σταλεί τέτοια μηνύματα κατά τη διάρκεια της εν λόγω περιόδου. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι το Κοινοβούλιο δεν ζήτησε συγγνώμη στο πλαίσιο αυτό.

1.9 Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι η παράλειψη του Κοινοβουλίου να απαντήσει στο ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 23ης Φεβρουαρίου 2004 εντός εύλογου χρονικού διαστήματος συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό θα διατυπωθούν επικριτικές παρατηρήσεις.

2 Συμπέρασμα

Βάσει των ερευνών του Διαμεσολαβητή σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, είναι αναγκαίο να διατυπωθεί η ακόλουθη επικριτική παρατήρηση:

Αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική η απάντηση σε αιτήματα παροχής πληροφοριών εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Στην παρούσα υπόθεση, το Κοινοβούλιο απάντησε στο ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 23ης Φεβρουαρίου 2004 στις 21 Σεπτεμβρίου 2004, δηλαδή σχεδόν επτά μήνες μετά την παραλαβή του αιτήματος και περισσότερο από δύο μήνες αφότου ο Διαμεσολαβητής είχε ενημερώσει το Κοινοβούλιο για την υπόθεση του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτό υπερβαίνει προδήλως αυτό που μπορεί να θεωρηθεί εύλογο χρονικό διάστημα για την απάντηση σε τέτοια αιτήματα. Επομένως, η παράλειψη του Κοινοβουλίου να απαντήσει στο ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 23ης Φεβρουαρίου 2004 εντός εύλογου χρονικού διαστήματος συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης.

Δεδομένου ότι αυτή η πτυχή της υπόθεσης αφορά διαδικασίες που σχετίζονται με συγκεκριμένα γεγονότα του παρελθόντος, δεν είναι σκόπιμο να επιδιωχθεί φιλικός διακανονισμός της υπόθεσης. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ