Αξιότιμε κ. Χ,

Αποφάσισα να περατώσω την προαναφερθείσα έρευνα.[1] Αφορούσε τις ακόλουθες δύο πρακτικές του Frontex για τη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα:

1. Εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια αίτηση είναι τόσο περίπλοκη ώστε πρέπει να αναζητήσει «φιλική λύση» με το πρόσωπο που ζητεί πρόσβαση, θεωρεί ότι είναι νόμιμο και επωφελές για τον αιτούντα να αναβάλει την καταχώριση της αίτησης και, ως εκ τούτου, να εμποδίσει την έναρξη των νόμιμων προθεσμιών.  

2. Εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια καταχωρισμένη αίτηση πρόσβασης είναι, προσεκτικότερα, τόσο ασαφής ώστε να μην μπορεί να προσδιοριστεί το έγγραφο ή τα έγγραφα, θεωρεί ότι μπορεί να αναστείλει τις νόμιμες προθεσμίες .

Η ταχεία διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα είναι καίριας σημασίας για τη νομοθεσία της ΕΕ σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα (κανονισμός 1049/2001). Για να αποτραπεί η έναρξη μιας νόμιμης προθεσμίας ή για να ανασταλεί αργότερα, είναι τόσο σοβαρά τα ζητήματα που κανονικά θα υπήρχαν ρητοί νομικοί κανόνες για να το πράξουν. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει καμία, σας κάλεσα να επανεξετάσετε την απόρριψη από την υπηρεσία σας της αρχικής μου πρότασης να τερματιστούν αυτές οι δύο πρακτικές.[2] Αποφασίσατε να μην το πράξετε.[3] Συνεπώς, επιβεβαιώνω την αξιολόγηση που παρατίθεται στη σύστασή μου [4] και περάτωσα την έρευνα διαπιστώνοντας ότι οι πρακτικές αυτές συνιστούν κακοδιοίκηση. 

Πέρα από τη διαφωνία μας σχετικά με τη νομιμότητα των δύο πρακτικών, θεωρώ αναγκαίο και σκόπιμο να εκφράσω ορισμένες ανησυχίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάστηκε η θέση σας στο θέμα αυτό.

Πρώτον, επισημαίνω ότι μέρος των απαντήσεών σας επικεντρώθηκε με σημαντικές λεπτομέρειες στις πιθανές ιστορικές νομοθετικές προθέσεις στις οποίες βασίζονται οι εν λόγω νομικές διατάξεις. Αν και μπορεί ασφαλώς να είναι χρήσιμο να εξετάσουμε το ιστορικό θεσπίσεως κατά την ερμηνεία ενός νομικού κειμένου, θεωρώ ότι υπάρχει επαρκής και σαφής νομολογία που ερμηνεύει τις σχετικές διατάξεις του κανονισμού 1049/2001. Η νομολογία αυτή επιδίωξε να υλοποιήσει τους θεμελιώδεις στόχους της νομοθεσίας για την πρόσβαση του κοινού. Σημειώνω επίσης ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ενέκρινε πρόσφατα ψήφισμα στο οποίο ενέκρινε τη σύστασή μου στην προκειμένη περίπτωση [5].

Θεωρείτε επίσης ότι οι πρακτικές αυτές είναι επωφελείς για τα άτομα που ζητούν πρόσβαση. Δεν μπορώ να συμφωνήσω ότι είναι επωφελές για τους αιτούντες όταν ένα όργανο της Ένωσης επιτρέπει στον εαυτό του μονομερώς να καθυστερεί ή να αναστέλλει τις ισχύουσες νόμιμες προθεσμίες. Ελλείψει αρχικής καταχώρισης μιας αίτησης πρόσβασης, είναι αδύνατο ή εξαιρετικά δύσκολο για τους αιτούντες να ασκήσουν τα δικαιώματά τους βάσει του κανονισμού 1049/2001.

Οι αναφορές στη νομολογία και σε προηγούμενες αποφάσεις του Διαμεσολαβητή είναι εξίσου ανησυχητικές. Όσον αφορά την πρώτη, ζητήσαμε από νωρίς συγκεκριμένες αναφορές στη νομολογία [6] που υποτίθεται ότι δικαιολογεί τις εν λόγω πρακτικές [7]. Οι παραπομπές στη νομολογία που λάβαμε τελικά [8] καταδεικνύουν τη σημασία που αποδίδει το Δικαστήριο στη χρήση και την τήρηση των νόμιμων προθεσμιών του κανονισμού 1049/2001. Ειδικότερα, το Δικαστήριο έχει δηλώσει σαφώς ότι η εξεύρεση φιλικής λύσης δεν επιτρέπει στο οικείο θεσμικό όργανο να παρατείνει μονομερώς τις προθεσμίες διεκπεραίωσης των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού [9].

Όσον αφορά προηγούμενες αποφάσεις του Γραφείου μου, σημειώνω ότι έχετε αντλήσει γενικές παραδοχές από τέτοιες αποφάσεις, όταν αυτό δεν ήταν δικαιολογημένο. Για παράδειγμα, αναφερθήκατε σε υπόθεση που αφορούσε τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων [10], αλλά η οποία μπορεί να διαβαστεί μόνο υπό το πρίσμα των πολύ συγκεκριμένων πραγματικών περιστατικών του [11], και δεν μπορεί να γίνει επίκληση για να συναχθεί το συμπέρασμα ότι ο Διαμεσολαβητής θεωρεί την αναβολή της καταχώρισης γενικά εύλογη ή νόμιμη. Η υπόθεση που αναφέρετε αφορούσε πολλαπλές αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που υποβλήθηκαν από έναν μόνο αιτούντα σε στενή χρονική εγγύτητα, οι οποίες θα μπορούσαν εύλογα να θεωρηθούν «μία αίτηση», η επεξεργασία των οποίων θα συνεπαγόταν υπερβολικό διοικητικό φόρτο. Διαπίστωσα ότι ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων έχει σε τέτοιες περιπτώσεις το δικαίωμα να αναζητήσει μια «δίκαιη λύση» και ότι μια τέτοια δίκαιη λύση μπορεί να συνεπάγεται την αναβολή της επεξεργασίας τέτοιων πολλαπλών αιτημάτων, υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Φυσικά, χαιρετίζω και ενθαρρύνω τη χρήση των πορισμάτων του Γραφείου μου ως πηγής αναφοράς, αλλά είναι αποκαρδιωτικό όταν η χρήση αυτή μεταφέρει την εντύπωση μιας προσπάθειας αποκάλυψης αντιφάσεων και δυσφήμισης των μεταγενέστερων αξιολογήσεων.

Είναι εξίσου απογοητευτικό να βλέπω την αναφορά μου σε μια πρακτική της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η οποία αντιμετωπίζει το ζήτημα της πρόωρης καταχώρισης των αιτήσεων, να ερμηνεύεται ως το Γραφείο μου που ενθαρρύνει γενικά την εκ νέου καταχώριση των αιτήσεων που ο Frontex θεωρεί ανακριβείς. Στη σύστασή μου, είπα ότι «όταν ένα θεσμικό όργανο ή ένας οργανισμός αντιληφθεί, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος (2-3 εργάσιμες ημέρες), ότι έχει καταχωρίσει εσφαλμένα ένα ανακριβές αίτημα», η διόρθωση μιας τέτοιας πρόωρης καταχώρισης μπορεί να είναι εύλογη. Ανέφερα ρητά ότι θεωρώ εύλογη την εκ νέου καταχώριση μιας αίτησης μόνο εάν αυτή πραγματοποιείται στο πλαίσιο ταχείας διόρθωσης μιας πρόωρης καταχώρισης εντός 2-3 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής της αίτησης. Δεν συμμερίστηκα την πρακτική της Επιτροπής να καταχωρίζει εκ νέου τις αιτήσεις πρόσβασης αυτές καθαυτές.

Λυπάμαι που δεν κατέστη δυνατό να τερματιστεί αυτή η έρευνα με πιο θετικό τρόπο.

Με εκτίμηση,

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 13/03/2024

[1] Η σελίδα της υπόθεσης στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/158399

[2] Επιστολή της Διαμεσολαβήτριας της 7ης Νοεμβρίου 2023: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/177525

[3] Η απάντηση του εκτελεστικού διευθυντή του Frontex της 15ης Δεκεμβρίου 2023: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183332

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/170366

[5] Ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 14ης Δεκεμβρίου 2023 σχετικά με τον Frontex με βάση τη διερευνητική έρευνα της ομάδας εργασίας LIBE για τον έλεγχο του Frontex (P9_TA(2023)0483, σημείο 10): https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0483_EN.html

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183333

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183334

[8] https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/183335

[9] Αιτιολογία Απόφαση του Δικαστηρίου της 2ας Οκτωβρίου 2014, Strack κατά Επιτροπής, C-127/13, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62013CJ0127, σκέψεις 26-28.

[10] Υπόθεση 1608/2017/ MIG (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/111254).

[11] Στην υπόθεση 2243/2022/SF, ο Διαμεσολαβητής τόνισε την ιδιαιτερότητα ως εξής: «Η Διαμεσολαβήτρια έχει διαπιστώσει στο παρελθόν ότι, υπό ορισμένες συνθήκες, ένας μηχανισμός αναμονής μπορεί να συνιστά «δίκαιη λύση» όταν το θεσμικό όργανο θα έπρεπε διαφορετικά να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού λόγω υπερβολικού διοικητικού φόρτου. Ειδικότερα, οι προηγούμενες υποθέσεις αφορούσαν πολλαπλές αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που υποβλήθηκαν από έναν μόνο αιτούντα σε στενή χρονική εγγύτητα, οι οποίες θα μπορούσαν εύλογα να θεωρηθούν «μία αίτηση», η επεξεργασία των οποίων θα συνεπαγόταν υπερβολικό διοικητικό φόρτο. Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο EMA έχει σε τέτοιες περιπτώσεις το δικαίωμα να αναζητήσει «δίκαιη λύση» και ότι μια τέτοια δίκαιη λύση μπορεί να συνεπάγεται την αναμονή σε σειρά αναμονής για τα εν λόγω πολλαπλά αιτήματα. Υπό αυτές τις ειδικές περιστάσεις, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι ένας μηχανισμός αναμονής μπορεί να αποτελέσει βιώσιμο μέσο για να διασφαλιστεί ότι όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα μπορούν να ασκήσουν το δικαίωμά τους για πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και ότι όλα τα άτομα αντιμετωπίζονται δίκαια και ισότιμα.» (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/179137, παράγραφος 32).