Αξιότιμε κ. X,

Αποφάσισα να περατώσω την προαναφερθείσα έρευνα.[1] Αφορούσε τις ακόλουθες δύο πρακτικές του Frontex για τη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα:

1. Εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια αίτηση είναι τόσο περίπλοκη ώστε να πρέπει να αναζητήσει «φιλική λύση» με το πρόσωπο που ζητεί πρόσβαση, θεωρεί ότι είναι νόμιμο και επωφελές για τον αιτούντα να αναβάλει την καταχώριση της αίτησης και, ως εκ τούτου, να εμποδίσει την έναρξη των νόμιμων προθεσμιών .  

2. Εάν ο Frontex διαπιστώσει ότι μια καταχωρισμένη αίτηση πρόσβασης είναι, κατόπιν λεπτομερέστερης εξέτασης, τόσο ασαφής ώστε το έγγραφο ή τα έγγραφα δεν μπορούν να προσδιοριστούν, θεωρεί ότι μπορεί να αναστείλει τις νόμιμες προθεσμίες .

Η ταχεία διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα είναι καίριας σημασίας για τη νομοθεσία της ΕΕ σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα (κανονισμός 1049/2001). Για να εμποδιστεί η έναρξη νόμιμης προθεσμίας ή για να ανασταλεί αργότερα, είναι τόσο σοβαρά τα ζητήματα που κανονικά θα υπήρχαν ρητοί νομικοί κανόνες για να το πράξουν. Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν τέτοιες πρακτικές, σας κάλεσα να επανεξετάσετε την απόρριψη από τον οργανισμό σας της αρχικής μου πρότασης για τον τερματισμό αυτών των δύο πρακτικών.[2] Αποφασίσατε να μην το πράξετε.[3] Ως εκ τούτου, επιβεβαιώνω την αξιολόγηση που εκτίθεται στη σύστασή μου [4] και περάτωσα την έρευνα με τη διαπίστωση ότι οι εν λόγω πρακτικές συνιστούν κακοδιοίκηση. 

Πέρα από τη διαφωνία μας σχετικά με τη νομιμότητα των δύο πρακτικών, θεωρώ αναγκαίο και σκόπιμο να εκφράσω ορισμένες ανησυχίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάστηκε η θέση σας επί του θέματος.

Πρώτον, επισημαίνω ότι μέρος των απαντήσεών σας επικεντρωνόταν πολύ λεπτομερώς στις πιθανές ιστορικές νομοθετικές προθέσεις πίσω από τις εν λόγω νομικές διατάξεις. Μολονότι μπορεί ασφαλώς να είναι χρήσιμη η εξέταση του νομοθετικού ιστορικού κατά την ερμηνεία ενός νομικού κειμένου, θεωρώ ότι υπάρχει επαρκής και σαφής νομολογία που ερμηνεύει τις σχετικές διατάξεις του κανονισμού 1049/2001. Η νομολογία αυτή αποσκοπούσε στην υλοποίηση των θεμελιωδών στόχων της νομοθεσίας για την πρόσβαση του κοινού. Σημειώνω επίσης ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ενέκρινε πρόσφατα ψήφισμα στο οποίο ενέκρινε τη σύστασή μου στην προκειμένη περίπτωση [5].

Θεωρείτε επίσης ότι οι πρακτικές αυτές είναι επωφελείς για τα πρόσωπα που ζητούν πρόσβαση. Δεν μπορώ να συμφωνήσω ότι είναι επωφελές για τους αιτούντες όταν ένας οργανισμός της ΕΕ επιτρέπει μονομερώς στον εαυτό του να καθυστερήσει ή να αναστείλει τις ισχύουσες νόμιμες προθεσμίες. Ελλείψει αρχικής καταχώρισης αίτησης πρόσβασης, είναι αδύνατο ή εξαιρετικά δύσκολο για τους αιτούντες να ασκήσουν τα δικαιώματά τους βάσει του κανονισμού 1049/2001.

Οι παραπομπές στη νομολογία και σε προηγούμενες αποφάσεις του Διαμεσολαβητή είναι εξίσου ανησυχητικές. Όσον αφορά την πρώτη, ζητήσαμε από νωρίς συγκεκριμένες παραπομπές στη νομολογία [6] που υποτίθεται ότι δικαιολογεί τις εν λόγω πρακτικές [7]. Οι παραπομπές στη νομολογία που λάβαμε τελικά [8] καταδεικνύουν τη σημασία που αποδίδει το Δικαστήριο στη χρήση και την τήρηση των νόμιμων προθεσμιών του κανονισμού 1049/2001. Ειδικότερα, το Δικαστήριο έχει δηλώσει σαφώς ότι η εξεύρεση φιλικής λύσης δεν επιτρέπει στο οικείο θεσμικό όργανο να παρατείνει μονομερώς τις προθεσμίες για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού [9].

Όσον αφορά προηγούμενες αποφάσεις του Γραφείου μου, σημειώνω ότι έχετε αντλήσει γενικές παραδοχές από τέτοιες αποφάσεις όταν αυτό δεν ήταν δικαιολογημένο. Παραδείγματος χάριν, αναφέρατε μια υπόθεση που αφορούσε τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων [10], αλλά η οποία μπορεί να διαβαστεί μόνο υπό το πρίσμα των πολύ συγκεκριμένων πραγματικών περιστατικών της [11], και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βάση για να συναχθεί το συμπέρασμα ότι ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η αναβολή της καταχώρισης είναι γενικά εύλογη ή νόμιμη. Η υπόθεση που αναφέρετε αφορούσε πολλαπλές αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που υποβλήθηκαν από έναν μόνο αιτούντα σε στενή χρονική εγγύτητα, οι οποίες θα μπορούσαν εύλογα να θεωρηθούν ως «μία αίτηση», η επεξεργασία των οποίων θα συνεπαγόταν υπερβολικό διοικητικό φόρτο. Διαπίστωσα ότι ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων έχει σε τέτοιες περιπτώσεις το δικαίωμα να αναζητήσει μια «δίκαιη λύση» και ότι μια τέτοια δίκαιη λύση μπορεί να συνεπάγεται την αναβολή της επεξεργασίας τέτοιων πολλαπλών αιτημάτων, υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Φυσικά, χαιρετίζω και ενθαρρύνω τη χρήση των πορισμάτων του Γραφείου μου ως πηγής αναφοράς, αλλά είναι αποκαρδιωτικό όταν η χρήση αυτή δίνει την εντύπωση μιας προσπάθειας αποκάλυψης αντιφάσεων και δυσφήμισης των επακόλουθων αξιολογήσεων.

Είναι εξίσου αποκαρδιωτικό να βλέπω την αναφορά μου σε μια πρακτική της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η οποία αντιμετωπίζει το ζήτημα της πρόωρης καταχώρισης αιτήσεων, να ερμηνεύεται ως το Γραφείο μου που ενθαρρύνει γενικά την εκ νέου καταχώριση αιτήσεων που ο Frontex θεωρεί ανακριβείς. Στη σύστασή μου, είπα ότι «όταν ένα θεσμικό όργανο ή οργανισμός διαπιστώνει, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος (2-3 εργάσιμες ημέρες), ότι έχει καταχωρίσει εσφαλμένα ένα ανακριβές αίτημα», η διόρθωση μιας τέτοιας πρόωρης καταχώρισης μπορεί να είναι εύλογη. Ανέφερα ρητά ότι θεωρώ εύλογη την εκ νέου καταχώριση αιτήματος μόνο εάν συμβεί στο πλαίσιο ταχείας διόρθωσης πρόωρης καταχώρισης εντός 2-3 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος. Δεν συμμερίστηκα την πρακτική της Επιτροπής να καταχωρίζει εκ νέου αιτήσεις πρόσβασης αυτές καθαυτές.

Εκφράζω τη λύπη μου για το γεγονός ότι δεν κατέστη δυνατό να τερματιστεί αυτή η έρευνα με πιο θετικό τρόπο.

Με εκτίμηση,

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 13/03/2024

[1] Η σελίδα της υπόθεσης στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/158399

[2] Επιστολή του Διαμεσολαβητή της 7ης Νοεμβρίου 2023: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/177525

[3] Απάντηση της 15ης Δεκεμβρίου 2023 του εκτελεστικού διευθυντή του Frontex: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183332

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/el/recommendation/el/170366

[5] Ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 14ης Δεκεμβρίου 2023 σχετικά με τον Frontex με βάση τη διερευνητική έρευνα της ομάδας εργασίας της επιτροπής LIBE για τον έλεγχο του Frontex (P9_TA(2023)0483, σημείο 10): https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0483_EN.html

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183333

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/el/doc/correspondence/el/183334

[8] https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/183335

[9] Απόφαση του Δικαστηρίου της 2ας Οκτωβρίου 2014, Strack κατά Επιτροπής, C-127/13, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62013CJ0127, σκέψεις 26-28.

[10] Υπόθεση 1608/2017/ MIG (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/111254).

[11] Στην υπόθεση 2243/2022/SF, ο Διαμεσολαβητής τόνισε την ιδιαιτερότητα ως εξής:«Ο Διαμεσολαβητής έχει διαπιστώσει στο παρελθόν ότι, υπό ορισμένες συνθήκες, ένας μηχανισμός αναμονής σε ουρά μπορεί να συνιστά «δίκαιη λύση» όταν το θεσμικό όργανο θα έπρεπε διαφορετικά να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού λόγω υπερβολικού διοικητικού φόρτου. Συγκεκριμένα, οι προηγούμενες υποθέσεις αφορούσαν πολλαπλές αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που υποβλήθηκαν από έναν μόνο αιτούντα σε στενή χρονική εγγύτητα, οι οποίες θα μπορούσαν εύλογα να θεωρηθούν ως «μία αίτηση», η επεξεργασία των οποίων θα συνεπαγόταν υπερβολικό διοικητικό φόρτο. Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο EMA έχει σε τέτοιες περιπτώσεις το δικαίωμα να αναζητήσει «δίκαιη λύση» και ότι μια τέτοια δίκαιη λύση μπορεί να συνεπάγεται την ουρά τέτοιων πολλαπλών αιτημάτων. Υπό αυτές τις ειδικές περιστάσεις, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι ένας μηχανισμός αναμονής μπορεί να αποτελέσει βιώσιμο μέσο για να διασφαλιστεί ότι όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα μπορούν να ασκήσουν το δικαίωμά τους για πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και ότι όλα τα άτομα αντιμετωπίζονται δίκαια και ισότιμα.» (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/179137, σημείο 32.)