Ιστορικό της καταγγελίας

1. Τον Μάιο του 2022, το Μεταφραστικό Κέντρο των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης («το Μεταφραστικό Κέντρο») οργάνωσε διαδικασία σύναψης συμβάσεων για πολλαπλές συμβάσεις-πλαίσια για την παροχή υπηρεσιών μετάφρασης και μετά την επεξεργασία κειμένων στον χρηματοπιστωτικό και τραπεζικό τομέα από την αγγλική σε 23 επίσημες γλώσσες της ΕΕ.[1] Η πρόσκληση υποβολής προσφορών χωρίστηκε σε 23 παρτίδες, μία για κάθε γλώσσα.

2. Η «προκήρυξη διαγωνισμού» ορίζει, μεταξύ άλλων κριτηρίων επιλογής, ότι οι προσφέροντες θα πρέπει να διαθέτουν την αναγκαία επαγγελματική ικανότητα για την εκτέλεση της σύμβασης. Ειδικότερα, κάθε μεταφραστής/εκδότης που συμμετείχε στο έργο αναμενόταν να συμμορφώνεται με το ακόλουθο ελάχιστο επίπεδο προσόντων: είτε το προφίλ 1 (πτυχίο πανεπιστημίου ή ισοδύναμο προσόν σε έναν από τους ακόλουθους τομείς: χρηματοοικονομικά, λογιστικά, τραπεζικά, ελεγκτικά, οικονομικά και χρηματοοικονομικά στατιστικά στοιχεία) ή προφίλ 2 (πανεπιστημιακό πτυχίο ή ισοδύναμο προσόν σε μετάφραση ή γλώσσες).[2]

3. Το Μεταφραστικό Κέντρο αξιολόγησε την ποιότητα των προσφορών με βάση τα ακόλουθα κριτήρια ανάθεσης: γλωσσικοί και ορολογικοί πόροι («κριτήριο ανάθεσης Γ1»), η πείρα και η εξειδίκευση του προσφέροντος για την παροχή των ζητούμενων υπηρεσιών («κριτήριο ανάθεσης Γ2») και τα προσόντα της γλωσσικής ομάδας για την παροχή των ζητούμενων υπηρεσιών («κριτήριο ανάθεσης Γ3»). Σύμφωνα με το κριτήριο ανάθεσης Γ2, η συγγραφή υποχρεώσεων καθορίζει τέσσερις πτυχές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν «περιουσιακά στοιχεία», συμπεριλαμβανομένου του «επιπέδου ποιότητας» της εξειδικευμένης μεταφραστικής εμπειρίας του προσφέροντος. Σύμφωνα με το κριτήριο ανάθεσης Γ3, η συγγραφή υποχρεώσεων καθορίζει τρεις πτυχές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν «περιουσιακά στοιχεία», συμπεριλαμβανομένης της παρουσίας στις προτεινόμενες ομάδες μεταφραστών/μετα-εκδοτών ειδικευμένων στον χρηματοπιστωτικό και τραπεζικό τομέα[3].

4. Η καταγγέλλουσα, εταιρεία μετάφρασης, υπέβαλε προσφορά για την παροχή μεταφραστικών υπηρεσιών από τα αγγλικά στα ελληνικά. Στις 8 Δεκεμβρίου 2022, το Μεταφραστικό Κέντρο απέρριψε την προσφορά του καταγγέλλοντος για μη επίτευξη των ελάχιστων μορίων[4].

5. Στις 12 Δεκεμβρίου 2022, η καταγγέλλουσα απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα στο Μεταφραστικό Κέντρο, ζητώντας περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία αξιολόγησης και τους λόγους για τους οποίους η προσφορά της είχε λάβει χαμηλές βαθμολογίες βάσει των κριτηρίων ανάθεσης C2 και C3.

6. Στις 20 Φεβρουαρίου 2023, το Μεταφραστικό Κέντρο ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι η προσφορά του δεν περιείχε πληροφορίες σχετικά με δύο από τις τέσσερις πτυχές που θεωρήθηκαν στοιχεία ενεργητικού, σύμφωνα με το κριτήριο ανάθεσης Γ2, και δύο από τις τρεις πτυχές του κριτηρίου ανάθεσης Γ3. Αυτό είχε αρνητικό αντίκτυπο στον συνολικό αριθμό μορίων που δόθηκαν στην προσφορά του καταγγέλλοντος. Επιπλέον, το Μεταφραστικό Κέντρο εξήγησε ότι δύο από τα επτά μέλη της γλωσσικής ομάδας που προτάθηκε στην προσφορά του καταγγέλλοντος δεν πληρούσαν το ελάχιστο επίπεδο προσόντων που απαιτείται στην πρόσκληση, γεγονός που είχε επίσης αρνητικό αντίκτυπο στον αριθμό των μορίων που δόθηκαν στον διαγωνισμό σύμφωνα με το κριτήριο ανάθεσης Γ3.

7. Δυσαρεστημένος με την απάντηση του Μεταφραστικού Κέντρου, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή στις 3 Μαρτίου 2023.  

Η έρευνα

8. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα σχετικά με:

α) Πώς το Μεταφραστικό Κέντρο αξιολόγησε τις «συστατικές επιστολές» που είχε υποβάλει ο καταγγέλλων προς υποστήριξη της προσφοράς του.

β) τον αριθμό των βαθμών που δόθηκαν από το Μεταφραστικό Κέντρο στην προσφορά του καταγγέλλοντος βάσει του κριτηρίου ανάθεσης Γ3 για μία από τις πτυχές που θεωρούνται ως περιουσιακό στοιχείο.

9. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε την απάντηση του Μεταφραστικού Κέντρου στην καταγγελία, καθώς και την απάντησή του σε αίτημα για περαιτέρω διευκρινίσεις.

Συστατικές επιστολές

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στη Διαμεσολαβήτρια

10. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι οι συστατικές επιστολές που περιλαμβάνονταν στην προσφορά του αποτελούσαν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία για το «ποιοτικό επίπεδο» της εξειδικευμένης μεταφραστικής εμπειρίας του και ότι το Μεταφραστικό Κέντρο προφανώς δεν τις έλαβε υπόψη.

11. Το Μεταφραστικό Κέντρο σημείωσε ότι όλες οι συστατικές επιστολές που περιλαμβάνονταν στην προσφορά του καταγγέλλοντος ελήφθησαν δεόντως υπόψη. Ωστόσο, το Μεταφραστικό Κέντρο εξήγησε ότι, δεδομένου ότι καμία από τις συστατικές επιστολές δεν ανέφερε με σαφείς ποσοτικοποιήσιμους όρους το «επίπεδο ποιότητας» των παρεχόμενων μεταφραστικών υπηρεσιών, δεν έδωσε βαθμούς για αυτή την πτυχή του κριτηρίου. Αυτό ήταν σύμφωνο με τις κατευθυντήριες γραμμές που καθορίστηκαν εκ των προτέρων για την αξιολόγηση των προσφορών. Είναι σύνηθες τα θεσμικά όργανα της ΕΕ να εκδίδουν συστατικές επιστολές που περιλαμβάνουν ποσοτικοποιήσιμες ποιοτικές ενδείξεις.

Αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας

12. Με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία που παρασχέθηκαν κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώνει ότι το Μεταφραστικό Κέντρο αξιολόγησε τις συστατικές επιστολές του καταγγέλλοντος σύμφωνα με τους κανόνες και τις αρχές που καθορίζονται στις κατευθυντήριες γραμμές που καθορίστηκαν εκ των προτέρων για την αξιολόγηση των προσφορών. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι από τα αποδεικτικά στοιχεία που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο της έρευνας δεν προκύπτει πρόδηλο σφάλμα όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο το Μεταφραστικό Κέντρο εφάρμοσε τους εν λόγω κανόνες και αρχές για την αξιολόγηση του «ποιοτικού επιπέδου» της εξειδικευμένης μεταφραστικής εμπειρίας του καταγγέλλοντος.  

13. Τούτου λεχθέντος, είναι σημαντικό οι προσφέροντες να γνωρίζουν τις ειδικές απαιτήσεις που ισχύουν για πτυχές των προσφορών τους, για παράδειγμα όταν οι συστατικές επιστολές θα πρέπει να έχουν συγκεκριμένο μορφότυπο ή «ποσοτικώς προσδιορίσιμο δείκτη» της ποιότητας του προσφέροντος ή των υπηρεσιών. Ακόμη και αν οι οργανισμοί της ΕΕ γνωρίζουν αυτές τις απαιτήσεις και μπορούν να διαρθρώσουν τις συστατικές επιστολές τους αναλόγως, οι προσφέροντες και άλλοι φορείς για τους οποίους έχουν παράσχει υπηρεσίες ενδέχεται να μην το γνωρίζουν αυτό. Για τον σκοπό αυτό, σε μελλοντικές προσκλήσεις υποβολής προσφορών, το Μεταφραστικό Κέντρο θα πρέπει να αποσαφηνίσει στη συγγραφή υποχρεώσεων του τι αναμένει από τις συστατικές επιστολές όσον αφορά τους «προσδιορίσιμους ποσοτικοποιημένους δείκτες ποιότητας».  Ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει σχετική πρόταση κατωτέρω.

Βαθμοί που απονέμονται βάσει του κριτηρίου ανάθεσης Γ3

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στη Διαμεσολαβήτρια

14. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, δεδομένου ότι πέντε από τα επτά μέλη της γλωσσικής ομάδας που προτάθηκε στην προσφορά της πληρούσαν το ελάχιστο απαιτούμενο επίπεδο προσόντων, το Μεταφραστικό Κέντρο έπρεπε να του χορηγήσει τουλάχιστον 20 βαθμούς.

15. Το Μεταφραστικό Κέντρο εξήγησε ότι σε μια τέτοια περίπτωση, θα απονέμονται 20 βαθμοί όταν όλοι οι μεταφραστές που περιλαμβάνονται στην προσφορά διαθέτουν πανεπιστημιακό πτυχίο ή ισοδύναμο τίτλο στη μετάφραση ή στις γλώσσες. Για προσφορές στις οποίες δεν πληρούσαν όλοι οι μεταφραστές μια τέτοια ελάχιστη απαίτηση προσόντων, η μεθοδολογία του ήταν η απονομή μορίων ανάλογης με τον αριθμό των μεταφραστών που πληρούσαν την απαίτηση.

Αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας

16. Το Μεταφραστικό Κέντρο φαίνεται ότι εφάρμοσε ορθά την προαναφερθείσα μεθοδολογία του και ανέθεσε τα πέντε εβδομήντα από τα 20 σημεία (14.28) στην προσφορά του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια δεν βρίσκει καμία ένδειξη σφάλματος στον τρόπο με τον οποίο το Μεταφραστικό Κέντρο χορήγησε μόρια σχετικά με τον αριθμό των μεταφραστών ειδικευμένων στον χρηματοπιστωτικό και τραπεζικό τομέα που συμπεριλήφθηκαν στην προσφορά του καταγγέλλοντος.

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.

ΠΡΟΤΑΣΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ

Το Μεταφραστικό Κέντρο των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης θα πρέπει, σε μελλοντικές προσκλήσεις υποβολής προσφορών, να καταστήσει σαφές τι αναμένει να συμπεριληφθεί στις συστατικές επιστολές των προσφερόντων, όσον αφορά τους «προσδιορίσιμους ποσοτικοποιημένους δείκτες ποιότητας».

Ο καταγγέλλων και το Μεταφραστικό Κέντρο θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Έμιλυ Ο’ Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 29/11/2023

[1] Πρόσκληση υποβολής προσφορών FL/FIN22: https://www.cdt.europa.eu/en/flfin22-call-tenders-translation-and-post-editing-services-regarding-texts-financial-and-banking  

[2] Σελίδα 20 της συγγραφής υποχρεώσεων: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-document.html?docId=119477

[3] Σελίδα 23 της συγγραφής υποχρεώσεων.

[4] Σύμφωνα με το σημείο 3.4 της συγγραφής υποχρεώσεων, οι προσφορές με λιγότερες από 60 μονάδες επί συνόλου 100 βαθμών θα θεωρούνται απαράδεκτα χαμηλής ποιότητας και δεν θα αξιολογούνται περαιτέρω.