Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Η καταγγελία αφορά την άρνηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να προβεί σε τελική πληρωμή σε σχέση με έργο που χρηματοδοτείται από την ΕΕ.

2. Ο καταγγέλλων, ολλανδική εταιρεία, ήταν ο συντονιστής 14μελούς κοινοπραξίας που υλοποίησε χρηματοδοτούμενο από την ΕΕ έργο με τίτλο ST andards in E uropean P ublic P rocurement for IN novation (STEPPIN) από τις 18 Οκτωβρίου 2006 έως τις 17 Οκτωβρίου 2008 [1].

3. Στις 11 Οκτωβρίου 2006, ο καταγγέλλων συνήψε σύμβαση με τη Γενική Διεύθυνση Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής («ΓΔ ENTR»). Η μέγιστη χρηματοδοτική συνεισφορά της ΕΕ στο έργο, με τη μορφή επιχορήγησης, ορίστηκε σε 1 497 364 ευρώ.

4. Το έργο συντονίστηκε από τη Διεύθυνση D2 (Υποστήριξη της καινοτομίας) της ΓΔ ENTR. Τέσσερις υπεύθυνοι έργου ήταν, διαδοχικά, υπεύθυνοι για την παρακολούθηση του έργου. Η Επιτροπή πραγματοποίησε προχρηματοδοτήσεις και πρόσθετες πληρωμές ύψους 358.000 ευρώ, 150.000 ευρώ και 253.891,37 ευρώ στις 21 Δεκεμβρίου 2006, στις 15 Νοεμβρίου 2007 και στις 7 Μαΐου 2008 αντίστοιχα. Ως εκ τούτου, η κοινοπραξία έλαβε προκαταβολές συνολικού ύψους 761 891,37 ευρώ.

5. Ο καταγγέλλων υπέβαλε οικονομικές καταστάσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα στην Επιτροπή σχετικά με την τελευταία περίοδο αναφοράς (τη δεύτερη από τις δύο περιόδους αναφοράς) στις 18 Δεκεμβρίου 2008. Οι αιτούμενες δαπάνες ανήλθαν σε 740 707,61 ευρώ.

6. Εξωτερικός ελεγκτής διενήργησε έλεγχο του έργου το 2009, εξ ονόματος της Επιτροπής. Στις 24 Νοεμβρίου 2009 απέστειλε σχέδιο έκθεσης ελέγχου στον καταγγέλλοντα για υποβολή παρατηρήσεων.

7. Στις 25 Νοεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στην Επιτροπή. Υποστήριξε ότι είχε υποβάλει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες στην Επιτροπή στις 18 Δεκεμβρίου 2008, αλλά δεν είχε ακόμη λάβει την τελική πληρωμή ύψους 559 819 ευρώ. Ο καταγγέλλων αναφέρθηκε στη σύμβασή του με την Επιτροπή και επισήμανε ότι η Επιτροπή θα έπρεπε να είχε καταβάλει το οφειλόμενο ποσό εντός 90 ημερών από την 18η Δεκεμβρίου 2008, ημερομηνία κατά την οποία υπέβαλε την τελική της έκθεση. Υποστήριξε ότι είχε εκπληρώσει τις συμβατικές της υποχρεώσεις και ότι η Επιτροπή όφειλε να πράξει το ίδιο.

8. Η Επιτροπή απάντησε την 1η Δεκεμβρίου 2009. Ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι είχε αναστείλει τη διαδικασία πληρωμής έως ότου προβεί στις αναγκαίες διορθώσεις στις δηλώσεις δαπανών βάσει της τελικής έκθεσης ελέγχου. Επισήμανε ότι, σύμφωνα με το άρθρο II.28.8 των γενικών όρων, η προθεσμία που προβλέπεται για την έγκριση των εκθέσεων μπορεί να αναβληθεί ανά πάσα στιγμή από την Επιτροπή, εάν ενημερώσει τον συντονιστή ενός έργου ότι μια οικονομική κατάσταση δεν είναι αποδεκτή, είτε επειδή η οικονομική κατάσταση δεν είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις της σύμβασης είτε επειδή η οικονομική κατάσταση δεν είναι σύμφωνη με τις εκθέσεις δραστηριότητας που υποβάλλονται στην Επιτροπή προς έγκριση. Η Επιτροπή επισήμανε επίσης ότι τα προκαταρκτικά αποτελέσματα του κατασταλτικού ελέγχου κατέδειξαν ότι οι οικονομικές καταστάσεις έπρεπε να διορθωθούν ουσιαστικά προτού η Επιτροπή μπορέσει να πραγματοποιήσει την τελική πληρωμή.

9. Στις 9 Δεκεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στον εξωτερικό ελεγκτή δηλώνοντας ότι διαφωνούσε με το σχέδιο έκθεσης ελέγχου. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ο ελεγκτής είχε δώσει ψευδείς πληροφορίες στην Επιτροπή σχετικά με το θέμα των «παραγωγικών ωρών» και δεν είχε λάβει υπόψη τα «ποσοστά ανθρωποωρών» (τα οποία υποστήριξε ότι ήταν η γενικά αποδεκτή μέθοδος στον κλάδο παροχής συμβουλών). Επισήμανε επίσης ότι η παρουσίαση στην Επιτροπή των προκαταρκτικών αποτελεσμάτων του κατασταλτικού ελέγχου δεν ήταν σύμφωνη με τον διεθνή κώδικα δεοντολογίας για τους ελεγκτές. Ο καταγγέλλων επισύναψε στην επιστολή του οκτώ σελίδες παρατηρήσεων σχετικά με το σχέδιο έκθεσης ελέγχου.

10. Στις 11 Δεκεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων ενημέρωσε την Επιτροπή ότι ο ελεγκτής είχε υποβάλει το σχέδιο έκθεσης ελέγχου στην Επιτροπή χωρίς προηγούμενη διαβούλευση με την κοινοπραξία STEPPIN, παραβιάζοντας έτσι τον διεθνή κώδικα δεοντολογίας για τους ελεγκτές. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι το σχέδιο έκθεσης ελέγχου περιείχε ψευδείς πληροφορίες. Προσέθεσε ότι διαφωνεί με την απόφαση του ελεγκτή να τη διαβιβάσει στην Επιτροπή και με οποιαδήποτε απόφαση της Επιτροπής να τη δημοσιεύσει. Επισήμανε ότι τα συμπεράσματα του σχεδίου έκθεσης ελέγχου σχετικά με τις «παραγωγικές ώρες» ήταν εσφαλμένα και δεν ήταν σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ίδιας της Επιτροπής για τις παραγωγικές ώρες. Ο καταγγέλλων επισήμανε επίσης ότι ο ελεγκτής είχε συμπεριλάβει επίσης μη υφιστάμενους εταίρους έργων στους πίνακες επισκόπησης. Ο καταγγέλλων κατέληξε στο συμπέρασμα ότι είχε σοβαρές αμφιβολίες σχετικά με την επάρκεια του ελεγκτή.

11. Στις 16 Δεκεμβρίου 2009, ο ελεγκτής ενέκρινε την τελική έκθεση ελέγχου σχετικά με τη συμμετοχή του καταγγέλλοντος στο έργο (B72-09). Η τελική έκθεση περιείχε τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος επί του σχεδίου έκθεσης ελέγχου και τις παρατηρήσεις του ελεγκτή επί των παρατηρήσεων αυτών.

12. Στις 18 Δεκεμβρίου 2009, η Επιτροπή απάντησε στην επιστολή του καταγγέλλοντος της 11ης Δεκεμβρίου 2009. Παραπέμποντας στο άρθρο II.28.8 των γενικών όρων, επισήμανε ότι έχει το δικαίωμα να αναβάλει τις πληρωμές ανά πάσα στιγμή, εάν έχει λόγους να το πράξει. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι οι οικονομικές καταστάσεις που υπέβαλε ο καταγγέλλων δεν ήταν αποδεκτές και θα έπρεπε να τροποποιηθούν σημαντικά προτού μπορέσει να προβεί στην τελική πληρωμή. Δήλωσε ότι τα προκαταρκτικά αποτελέσματα του κατασταλτικού ελέγχου στήριξαν τη θέση αυτή και ότι είχε ενημερώσει δεόντως τον καταγγέλλοντα σχετικά με τα αποτελέσματα του ελέγχου. Κατέληξε στο συμπέρασμα ότι θα καθόριζε το τελικό οφειλόμενο ποσό για το έργο μόλις η τελική (ενοποιημένη) έκθεση ελέγχου της επέτρεπε να προβεί στις αναγκαίες διορθώσεις στις δηλώσεις δαπανών. Η Επιτροπή εξήγησε ότι αναμένει να ολοκληρώσει τον έλεγχο τον Ιανουάριο του 2010.

13. Στις 23 Δεκεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων υπέβαλε την παρούσα καταγγελία στον Διαμεσολαβητή.

14. Στις 7 Ιανουαρίου 2010, ο καταγγέλλων απέστειλε εκ νέου επιστολή στην Επιτροπή, επισημαίνοντας ότι η σύμβασή του με την Επιτροπή δεν επέτρεπε στην Επιτροπή να καθυστερήσει την πληρωμή βάσει των προκαταρκτικών αποτελεσμάτων ελέγχου. Υποστήριξε ότι η σύμβαση δεν προέβλεπε «προκαταρκτικό εκ των υστέρων έλεγχο». Ο καταγγέλλων υποστήριξε ότι η Επιτροπή δεν μπορούσε, ως εκ τούτου, να επικαλεστεί το άρθρο II.28.8 των γενικών όρων. Υποστήριξε ότι, επομένως, δεν υπήρχε έρεισμα για την αναστολή της διαδικασίας πληρωμής και ότι, ως εκ τούτου, η Επιτροπή διέπραξε συμβατική παράβαση.

15. Στις 12 Ιανουαρίου 2010, ο ελεγκτής ενέκρινε την ενοποιημένη έκθεση ελέγχου που καλύπτει όλους τους ελεγχθέντες εταίρους της κοινοπραξίας. Την ημερομηνία αυτή, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, βάσει του άρθρου II.29.1 των γενικών όρων, είχε το δικαίωμα να μεριμνήσει για τη διενέργεια λογιστικών ελέγχων είτε από εξωτερικούς ελεγκτές είτε από τις δικές της υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένης της OLAF. Η Επιτροπή εξήγησε ότι οι εν λόγω έλεγχοι αρχίζουν με επιτόπια επίσκεψη, μετά την οποία οι ελεγκτές υποβάλλουν προσχέδιο έκθεσης ελέγχου στην Επιτροπή. Στη συνέχεια, ο ανάδοχος καλείται να υποβάλει παρατηρήσεις σχετικά με τα πορίσματα του ελέγχου, οι οποίες λαμβάνονται υπόψη στην τελική έκθεση ελέγχου. Η Επιτροπή εξήγησε ότι ακολούθησε την προσέγγιση αυτή στην περίπτωση του καταγγέλλοντος. Υπενθύμισε στον καταγγέλλοντα ότι οι οικονομικές καταστάσεις έπρεπε να είναι σύμφωνες με τις δημοσιονομικές διατάξεις της σύμβασης και ότι, σύμφωνα με το άρθρο II.19.1 των γενικών όρων, οι δαπάνες πρέπει να είναι πραγματικές, οικονομικές και αναγκαίες για την υλοποίηση του έργου προκειμένου να είναι επιλέξιμες. Η Επιτροπή παρέπεμψε επίσης στο άρθρο II.28.4, το οποίο ορίζει ότι ο αντισυμβαλλόμενος συμφωνεί ότι η επιδότηση περιορίζεται στο ποσό που είναι αναγκαίο για την πληρωμή των δαπανών και ότι δεν μπορεί να αποφέρει κέρδος. Επανέλαβε ότι οι οικονομικές καταστάσεις που υπέβαλε ο καταγγέλλων δεν ήταν σύμφωνες με τις διατάξεις της σύμβασης και, ως εκ τούτου, δεν ήταν αποδεκτές.

16. Με επιστολή της 18ης Ιανουαρίου 2010, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι θα εφάρμοζε τα συμπεράσματα του ελέγχου. Επισήμανε ότι η έννοια των χρεώσιμων ωρών που χρησιμοποίησε ο καταγγέλλων για τον υπολογισμό των δαπανών προσωπικού διέφερε από την έννοια των παραγωγικών ή εργάσιμων ωρών που χρησιμοποίησε ο ελεγκτής. Η Επιτροπή επισύναψε στην επιστολή της αντίγραφο της τελικής έκθεσης ελέγχου και δήλωσε ότι θεωρεί ότι ο έλεγχος έχει περατωθεί. Διευκρίνισε ότι το τελικό συμπέρασμα του ελεγκτή ήταν ότι ο καταγγέλλων είχε χρεώσει επιπλέον δαπάνες ύψους 151 624,19 EUR, οι οποίες συνίσταντο κυρίως σε δαπάνες προσωπικού (114 171,86 EUR) και έμμεσες δαπάνες (22 926,20 EUR). Στις 18 Φεβρουαρίου 2010, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στην Επιτροπή επισημαίνοντας ότι δεν συμφωνούσε με την τελική έκθεση ελέγχου. Υποστήριξε ότι το κύριο ζήτημα ήταν ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών».

17. Την 1η Μαρτίου 2010, η Επιτροπή συνέταξε συνοπτική έκθεση για το σχέδιο STEPPIN («εκτελεστική έκθεση»). Στις 8 Μαρτίου 2012, η Επιτροπή απέστειλε «ενημερωτική επιστολή πληρωμής» στον καταγγέλλοντα.

18. Στις 9 Μαρτίου 2010, η Επιτροπή πραγματοποίησε την τελική πληρωμή λαμβάνοντας υπόψη τα συμπεράσματα του ελέγχου.

19. Στις 19 Απριλίου 2010, ο καταγγέλλων απέστειλε νέα επιστολή στον Διαμεσολαβητή, η οποία περιείχε επισκόπηση των πρόσφατων εξελίξεων στην υπόθεση.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

20. Οι ισχυρισμοί και οι ισχυρισμοί του καταγγέλλοντος μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

1) Η Επιτροπή δεν κατέβαλε εγκαίρως το αιτηθέν ποσό (559 819 ευρώ στους εταίρους STEPPIN, εκ των οποίων 170 083 ευρώ έπρεπε να καταβληθούν στον καταγγέλλοντα [2]).

2) Η εκτίμηση της Επιτροπής, σύμφωνα με την οποία ο καταγγέλλων την είχε χρεώσει επιπλέον κατά 151 624,19 ευρώ, ποσό το οποίο, ως εκ τούτου, δεν ήταν επιλέξιμο, ήταν εσφαλμένη.

3) Η Επιτροπή δεν τήρησε τους διαδικαστικούς κανόνες που προβλέπονται στη σύμβαση και στους γενικούς όρους. Ειδικότερα, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι:

α) Η Επιτροπή δεν την ενημέρωσε για την αναστολή της πληρωμής με συστημένη επιστολή, όπως ορίζεται στη σύμβαση·

β) Η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα, αφενός, να υποβάλει πληροφορίες τις οποίες είχε ήδη υποβάλει στις 18 Δεκεμβρίου 2008 αλλά οι οποίες χάθηκαν εντός της ΓΔ ENTR και, αφετέρου, να αναδιατυπώσει τις ίδιες πληροφορίες·

γ) η Επιτροπή κακώς ανέστειλε την πληρωμή βάσει των προκαταρκτικών αποτελεσμάτων του ελέγχου, κατάσταση η οποία δεν περιγράφεται στη σύμβαση·

δ) Η Επιτροπή ενήργησε εσφαλμένα κατά την αποδοχή έκθεσης ελέγχου που συνέταξαν ελεγκτές οι οποίοι αγνόησαν τους κανόνες και τις διαδικασίες που προβλέπονται στη σύμβαση.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή θα έπρεπε να καταβάλει το ζητούμενο ποσό των 559 819 EUR.

Η έρευνα

21. Στις 23 Δεκεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων υπέβαλε την παρούσα καταγγελία στον Διαμεσολαβητή. Η καταγγελία διαβιβάστηκε στην Επιτροπή στις 12 Φεβρουαρίου 2010 για γνωμοδότηση. Δεδομένου ότι η Επιτροπή είχε αποστείλει αντίγραφο της επιστολής της με ημερομηνία 18 Ιανουαρίου 2010 στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, ο Διαμεσολαβητής έκρινε χρήσιμο και σκόπιμο να ενημερώσει επίσης τον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου για την έναρξη της έρευνας.

22. Στις 19 Απριλίου 2010, ο καταγγέλλων απέστειλε περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τις τελευταίες εξελίξεις στην παρούσα υπόθεση. Στις 18 Μαΐου 2010, ο Διαμεσολαβητής διαβίβασε στην Επιτροπή την περαιτέρω αλληλογραφία του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της στις 6 Ιουλίου 2010. Στη συνέχεια, η γνώμη διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, ο οποίος απέστειλε τις παρατηρήσεις του στις 30 Αυγούστου 2010.

23. Στις 12 Απριλίου 2011, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή περαιτέρω πληροφορίες, ειδικότερα όσον αφορά τη μέθοδο υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών». Η Επιτροπή απέστειλε τη συμπληρωματική γνώμη της στις 15 Ιουλίου 2011. Η συμπληρωματική γνώμη της Επιτροπής διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, ο οποίος απέστειλε τις συμπληρωματικές παρατηρήσεις του στις 29 Σεπτεμβρίου 2011. Στις 18 Ιουνίου 2012, ο καταγγέλλων απέστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Διαμεσολαβητή για να τονίσει ότι είχε μεταβιβάσει την απαίτησή του κατά της Επιτροπής σε άλλη εταιρεία και ότι, σε περίπτωση πληρωμής, θα έπρεπε να καταβληθεί στην εν λόγω εταιρεία.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Α. Εικαζόμενη μη εμπρόθεσμη καταβολή του ζητηθέντος ποσού

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

24. Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή δεν κατέβαλε εγκαίρως το ζητούμενο ποσό. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, η κοινοπραξία ολοκλήρωσε σωστά το έργο. Υποστήριξε ότι η Επιτροπή έπρεπε να είχε κινήσει τη διαδικασία πληρωμής στις 18 Δεκεμβρίου 2008, όταν ο καταγγέλλων υπέβαλε την οικονομική έκθεση, και ότι η πληρωμή έπρεπε να είχε πραγματοποιηθεί εντός 90 ημερών από την ημερομηνία αυτή. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί μόνο εάν η οικονομική έκθεση δεν εγκριθεί από την Επιτροπή. Ωστόσο, η Επιτροπή δεν τήρησε τις προθεσμίες πληρωμής.

25. Στη γνώμη που απέστειλε στον Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν είχε εγκρίνει τη δήλωση δαπανών ύψους 740 707,61 EUR που υπέβαλε ο καταγγέλλων για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς. Βάσει των αποτελεσμάτων του ελέγχου, η Επιτροπή ενέκρινε πληρωμή ύψους 433 164,44 ευρώ την 1η Μαρτίου 2010. Υποστήριξε ότι η επεξεργασία των εκθέσεων που υπέβαλε ο καταγγέλλων διήρκεσε κάποιο χρονικό διάστημα, λόγω ασυνεπειών στα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων. Η Επιτροπή δήλωσε ότι απέστειλε διάφορα ηλεκτρονικά μηνύματα στον καταγγέλλοντα σχετικά με την κατάσταση της πληρωμής και τη δυνατότητα διεκδίκησης τόκων υπερημερίας για κάθε αδικαιολόγητη καθυστέρηση πληρωμής. Τα εν λόγω ηλεκτρονικά μηνύματα ανέφεραν ρητά την αναβολή των προθεσμιών πληρωμής και εξήγησαν τους λόγους για τη θέση της Επιτροπής. Περιέγραψαν επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι προθεσμίες θα μπορούσαν να αρχίσουν και πάλι να τρέχουν.

26. Η Επιτροπή υποστήριξε επίσης ότι, ενώ η επεξεργασία της πληρωμής διήρκεσε πολύ, αυτό οφειλόταν στο γεγονός ότι ο καταγγέλλων δεν είχε παράσχει ορθά και συνεκτικά έγγραφα που ήταν αναγκαία για τη διεκπεραίωση των πληρωμών. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή είχε το δικαίωμα να αναστείλει τη διαδικασία πληρωμής εν αναμονή των αποτελεσμάτων του ελέγχου.

27. Ο καταγγέλλων δεν υπέβαλε παρατηρήσεις σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής όσον αφορά τον ισχυρισμό αυτό.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

28. Ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος είναι ότι η Επιτροπή δεν κατέβαλε εγκαίρως το αιτούμενο ποσό του έργου STEPPIN. Το καταβλητέο ποσό, το οποίο επίσης αμφισβητείται μεταξύ των διαδίκων, αποτελεί το αντικείμενο του δεύτερου ισχυρισμού και αιτήματος. Θα συζητηθεί στο τμήμα Β κατωτέρω.

29. Κατόπιν τροποποίησης από τα μέρη του άρθρου 6 της σύμβασης, υπήρχαν δύο περίοδοι αναφοράς που κάλυπταν τους μήνες ένα έως 12 της σύμβασης (18 Οκτωβρίου 2006 έως 17 Οκτωβρίου 2007) και τους μήνες 13 έως 24 (18 Οκτωβρίου 2007 έως 17 Οκτωβρίου 2008) αντίστοιχα. Ο παρών ισχυρισμός αφορά την εικαζόμενη καθυστέρηση στην καταβολή του αιτούμενου ποσού στο πλαίσιο της δεύτερης και τελευταίας περιόδου αναφοράς, για την οποία ο καταγγέλλων υπέβαλε δήλωση δαπανών ύψους 740 707,61 ευρώ στις 18 Δεκεμβρίου 2008.

30. Το άρθρο 8 παράγραφος 2 στοιχεία γ) και δ) της σύμβασης ορίζει ότι «εντός 45 ημερών από την έγκριση από την Επιτροπή των εκθέσεων που αφορούν την τελευταία περίοδο και των τελικών εκθέσεων [...] η Επιτροπή καταβάλλει την τελική πληρωμή για την εν λόγω περίοδο» και ότι «κάθε πληρωμή στο τέλος μιας περιόδου αναφοράς συνοδευόμενη από πιστοποιητικό λογιστικού ελέγχου θεωρείται τελική, με την επιφύλαξη των αποτελεσμάτων κάθε λογιστικού ελέγχου ή επανεξέτασης»(η υπογράμμιση δική μας). Το άρθρο 8 παράγραφος 2 στοιχείο ε) ορίζει ότι:" Όταν δεν απαιτούνται παρατηρήσεις, αλλαγές ή ουσιαστικές διορθώσεις σε καμία από τις εκθέσεις δραστηριοτήτων του έργου ή τις οικονομικές καταστάσεις ή όταν η Επιτροπή εγκρίνει τις εκθέσεις περισσότερο από 45 ημέρες μετά την παραλαβή τους, η Επιτροπή καταβάλλει την κατάλληλη πληρωμή εντός 90 ημερών από την παραλαβή των εκθέσεων δραστηριοτήτων του έργου και των συναφών οικονομικών καταστάσεων. Σε περίπτωση που η Επιτροπή ζητήσει ουσιαστικές παρατηρήσεις, αλλαγές, περαιτέρω πληροφορίες ή προσαρμογές εντός της εν λόγω προθεσμίας, η καθυστέρηση [3] αναστέλλεται κατόπιν κοινοποίησης από την Επιτροπή. Το υπόλοιπο της προθεσμίας πληρωμής των 90 ημερών αρχίζει εκ νέου μόνο μετά την υποβολή των απαιτούμενων πληροφοριών από τους αναδόχους»(η υπογράμμιση δική μας).

31. Το άρθρο II.28.8, πρώτο εδάφιο, των γενικών όρων όριζε ότι «[ο]ι περίοδοι που ορίζονται στο άρθρο 8 [της σύμβασης] σχετικά με την [προθεσμία] πληρωμής μπορούν να ανασταλούν από την Επιτροπή ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον συντονιστή ότι η οικονομική κατάσταση δεν είναι αποδεκτή, είτε επειδή δεν είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις της σύμβασης είτε επειδή δεν είναι σύμφωνη με τις εκθέσεις δραστηριοτήτων που υποβάλλονται προς έγκριση στην Επιτροπή. Η [προθεσμία] για την έγκριση της οικονομικής κατάστασης αναστέλλεται έως την υποβολή της διορθωμένης ή αναθεωρημένης έκδοσης, όπως ζητήθηκε, και το υπόλοιπο της [προθεσμίας] για έγκριση αρχίζει εκ νέου μόλις η Επιτροπή λάβει τις πληροφορίες αυτές (η υπογράμμιση δική μου). Το άρθρο II.28.8, δεύτερο εδάφιο, όριζε ότι «[η] Επιτροπή μπορεί να αναστείλει τις πληρωμές της ανά πάσα στιγμή σε περίπτωση μη τήρησης από τον αντισυμβαλλόμενο ή τους αντισυμβαλλομένους οποιασδήποτε συμβατικής διάταξης, ιδίως όσον αφορά τις διατάξεις λογιστικού και άλλου ελέγχου του άρθρου II.29. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή ενημερώνει απευθείας τον (τους) αντισυμβαλλόμενο(-ους) με συστημένη επιστολή επί αποδείξει παραλαβής»(η υπογράμμιση δική μου).

32. Όσον αφορά την εφαρμογή των ανωτέρω διατάξεων στην παρούσα υπόθεση (δηλαδή την πληρωμή που αντιστοιχεί στη δεύτερη περίοδο αναφοράς), ο καταγγέλλων υπέβαλε τις σχετικές εκθέσεις και οικονομικές καταστάσεις για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς στην Επιτροπή στις 18 Δεκεμβρίου 2008. Ως εκ τούτου, εάν η Επιτροπή δεν είχε υποβάλει αίτημα για παρατηρήσεις, αλλαγές ή ουσιαστικές διορθώσεις, η πληρωμή θα έπρεπε - σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 2 στοιχείο ε) της σύμβασης - να έχει πραγματοποιηθεί εντός 90 ημερών, δηλαδή έως τις 19 Μαρτίου 2009.

33. Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, λαμβανομένων υπόψη των πραγματικών περιστατικών της υπό κρίση υποθέσεως, έχει εφαρμογή το άρθρο 8, παράγραφος 2, στοιχείο ε ́, δεύτερο εδάφιο, της συμβάσεως. Η συνοπτική παρουσίαση της Επιτροπής περιέχει πράγματι επισκόπηση διαφόρων αιτημάτων που υπέβαλε η Επιτροπή μετά την υποβολή, στις 18 Δεκεμβρίου 2008, των δηλώσεων δαπανών από τον καταγγέλλοντα. Στη γνώμη της, η Επιτροπή επισύναψε αντίγραφα των αιτήσεων αυτών. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο καταγγέλλων δεν αμφισβήτησε τα γεγονότα που αναφέρονται στην περίληψη. Από την παρούσα συνοπτική παρουσίαση και τα συνημμένα έγγραφα που εστάλησαν μαζί με τη γνώμη της Επιτροπής προκύπτει ότι, αμέσως μετά την υποβολή των δηλώσεων δαπανών, η Επιτροπή ζήτησε διάφορες διορθώσεις από τον καταγγέλλοντα με ηλεκτρονικό μήνυμα της 19ης Δεκεμβρίου 2008 (το οποίο περιείχε 10 μόρια). Οι διορθώσεις αυτές ελήφθησαν από τον καταγγέλλοντα στις 23 Ιανουαρίου 2009. Στη συνέχεια, η Επιτροπή υπέβαλε περαιτέρω αιτήματα για διορθώσεις στον καταγγέλλοντα με ηλεκτρονικά μηνύματα της 3ης Απριλίου 2009 (τα διορθωμένα έγγραφα παρελήφθησαν στις 5 Μαΐου 2009), της 5ης Αυγούστου 2009 (τα διορθωμένα έγγραφα παρελήφθησαν στις 8 Σεπτεμβρίου 2009) και της 17ης Σεπτεμβρίου 2009 (τα διορθωμένα έγγραφα παρελήφθησαν στις 13 Οκτωβρίου 2009). Αρκετά από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Επιτροπής ανέφεραν ότι η πληρωμή δεν θα πραγματοποιηθεί έως ότου λάβει τα ζητηθέντα διορθωμένα έγγραφα. Τα αιτήματα που υπέβαλε η Επιτροπή ήταν «ουσιώδη», κατά την έννοια του άρθρου 8 παράγραφος 2 στοιχείο ε) της σύμβασης. Με ηλεκτρονικό μήνυμα της 16ης Οκτωβρίου 2009, η Επιτροπή ζήτησε περαιτέρω αλλαγές στον πίνακα παρακολούθησης του προϋπολογισμού δαπανών. Σύμφωνα με την περίληψη, η Επιτροπή έλαβε το πλήρες σύνολο των εγγράφων στις 20 Οκτωβρίου 2009 και οι εκθέσεις εγκρίθηκαν στις 29 Οκτωβρίου 2009. Ωστόσο, σύμφωνα με τη συνοπτική παρουσίαση, η Επιτροπή αποφάσισε να μην πραγματοποιήσει την πληρωμή έως ότου λάβει την τελική έκθεση ελέγχου και προβεί στις αναγκαίες αλλαγές στις δηλώσεις δαπανών. Στο πλαίσιο αυτό, ανέφερε ότι οι κατασταλτικοί έλεγχοι που διενεργήθηκαν σε διάφορους εταίρους του έργου αποκάλυψαν υψηλές, μη επιλέξιμες δαπάνες. Η παρούσα τελική έκθεση ελέγχου εγκρίθηκε στις 16 Δεκεμβρίου 2009. Με ηλεκτρονικά μηνύματα της 22ας Ιανουαρίου και της 4ης Φεβρουαρίου 2010, η Επιτροπή ζήτησε περαιτέρω πληροφορίες από τον καταγγέλλοντα. Με επιστολή της 8ης Μαρτίου 2010 («ενημερωτική επιστολή πληρωμής»), η Επιτροπή έδωσε στον καταγγέλλοντα την τελική της ανάλυση και τον ενημέρωσε ότι η πληρωμή επρόκειτο να πραγματοποιηθεί. Η τελική ανάλυση της Επιτροπής περιέγραφε τα διάφορα ποσά τα οποία, βάσει των αποτελεσμάτων του κατασταλτικού ελέγχου, είχαν απορριφθεί, συμπεριλαμβανομένου του ποσού των 151 624,18 ευρώ όσον αφορά τον καταγγέλλοντα. Η Επιτροπή κατέβαλε συνολικά 251 965,10 ευρώ στις 9 Μαρτίου 2010.

34. Συνοψίζοντας, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η προθεσμία πληρωμής των 90 ημερών (ήτοι 45+45), η οποία άρχισε να τρέχει στις 19 Δεκεμβρίου 2008, έπαυσε να ισχύει μόλις η Επιτροπή άσκησε το συμβατικό της δικαίωμα να ζητήσει περαιτέρω (ουσιαστικές) πληροφορίες και διευκρινίσεις. Η προθεσμία των 90 ημερών άρχισε να τρέχει εκ νέου μόνον αφού ο καταγγέλλων παρέσχε τις απαιτούμενες πληροφορίες και διευκρινίσεις. Η συνοπτική παρουσίαση αναφέρει ότι η Επιτροπή έλαβε το πλήρες σύνολο των εγγράφων στις 20 Οκτωβρίου 2009 και τα ενέκρινε εννέα ημέρες αργότερα. Στη συνέχεια, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα, με επιστολή της 1ης Δεκεμβρίου 2009, ότι δεν θα πραγματοποιούσε την τελική πληρωμή έως ότου λάβει την τελική έκθεση ελέγχου που θα της επέτρεπε να προβεί στις αναγκαίες διορθώσεις στις δηλώσεις δαπανών. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η θέση της Επιτροπής ήταν σύμφωνη με τους ισχύοντες κανόνες και, επιπλέον, εύλογη. Βάσει των ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια καταλήγει στο συμπέρασμα ότι η Επιτροπή δεν καθυστέρησε αδικαιολόγητα να καταβάλει στον καταγγέλλοντα το ζητούμενο ποσό. Ως εκ τούτου, δεν διαπιστώθηκε κακοδιοίκηση όσον αφορά αυτή την πτυχή της υπόθεσης.

Β. Εικαζόμενη εσφαλμένη μη επιλεξιμότητα των δαπανών και αντίστοιχη αξίωση

Προκαταρκτική παρατήρηση

35. Ο παρών ισχυρισμός αφορά την απόρριψη από την Επιτροπή μέρους των δαπανών προσωπικού του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί χρήσιμο να παράσχει σύντομη εξήγηση της εκ μέρους του κατανόησης της μεθόδου υπολογισμού των δαπανών προσωπικού. Οι δαπάνες προσωπικού που μπορούν να καταλογιστούν στο έργο υπολογίζονται με βάση τον ακόλουθο τύπο: οι ετήσιες δαπάνες προσωπικού του εργοδότη για κάθε μέλος του προσωπικού διαιρούνται διά του συνολικού αριθμού παραγωγικών ωρών για κάθε μέλος του προσωπικού. Αυτό συνεπάγεται ωριαίο μισθολογικό κόστος για κάθε μέλος του προσωπικού. Το αποτέλεσμα αυτού του υπολογισμού πολλαπλασιάζεται στη συνέχεια με τον αριθμό των ωρών εργασίας στο χρηματοδοτούμενο από την Επιτροπή έργο, ο οποίος δίνει το ποσό των δαπανών προσωπικού που μπορούν να καταλογιστούν στην Επιτροπή για το έργο. Με άλλα λόγια, με βάση τον ανωτέρω τύπο, όσο μικρότερος είναι ο αριθμός των «παραγωγικών ωρών» που διατίθενται σε κάθε μέλος του προσωπικού, τόσο υψηλότερο θα είναι το ποσό των δαπανών προσωπικού που δηλώνονται από την Επιτροπή.

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

36. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή κακώς θεώρησε ότι ο καταγγέλλων υπερχρεώθηκε για δαπάνες ύψους 151 624,19 EUR. Υποστήριξε ότι η απόρριψη του υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών» από τον καταγγέλλοντα ήταν εσφαλμένη για τους ακόλουθους λόγους. Ο καταγγέλλων είχε συνάψει σύμβαση με την Επιτροπή και η πρότασή του σχετικά με τα τιμολόγια και τις «παραγωγικές ώρες» περιλαμβανόταν στην εν λόγω σύμβαση. Επιπλέον, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι υπολόγισε το κόστος σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Πρόσθεσε ότι χρησιμοποίησε έναν «παραγωγικό υπολογισμό ωρών ανά έτος» που την οδήγησε στο συμπέρασμα ότι οι διευθυντές εργάζονταν 1046 «παραγωγικές ώρες» και το λοιπό προσωπικό εργάζονταν 1233 «παραγωγικές ώρες». Αντίθετα, ο ελεγκτής θεώρησε ότι τα διευθυντικά στελέχη εργάζονταν 1712 «παραγωγικές ώρες» και το λοιπό προσωπικό 1672 «παραγωγικές ώρες».[4] Ο καταγγέλλων επέμεινε ότι η Επιτροπή δεν επισήμανε ποτέ ότι ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» που χρησιμοποίησε ο καταγγέλλων ήταν εσφαλμένος. Επιπλέον, σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή δεν απάντησε στο αίτημά της να προσδιορίσει το έγγραφο στο οποίο ορίστηκε η έννοια των «παραγωγικών ωρών». Τέλος, ανέφερε ότι η εφαρμογή αυτού του ορισμού των «παραγωγικών ωρών» προκάλεσε στον καταγγέλλοντα αδικαιολόγητες ζημίες, απειλώντας έτσι την ίδια την ύπαρξή του.

37. Στη γνώμη της, η Επιτροπή ανέφερε ότι στήριξε την απόφασή της να αρνηθεί την καταβολή δαπανών ύψους 151 624,19 ευρώ στα αποτελέσματα του ελέγχου που διενήργησε ο εξωτερικός ελεγκτής. Η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα για τα προκαταρκτικά πορίσματα του ελέγχου, τα οποία στη συνέχεια αναθεωρήθηκαν όταν διαπιστώθηκε ότι οι αντιρρήσεις του καταγγέλλοντος ήταν δικαιολογημένες. Εκτός από μικρές προσαρμογές, δεν ενέκρινε δαπάνες ύψους 307 543,17 EUR που ζητήθηκαν από την κοινοπραξία, εκ των οποίων 151 624,19 EUR ζητήθηκαν από τον καταγγέλλοντα. Κατέβαλε την τελική μειωμένη πληρωμή στο έργο κοινοπραξίας στις 9 Μαρτίου 2010. Ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα για τον τελικό έλεγχο και τα αποτελέσματά του με συστημένη επιστολή της 8ης Μαρτίου 2010. Ο καταγγέλλων ενημερώθηκε επίσης τηλεφωνικώς.

38. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι οι «παραγωγικές ώρες» πρέπει να καθορίζονται σύμφωνα με τις συνήθεις οικονομικές διαδικασίες που ακολουθεί ο ανάδοχος. Στο πλαίσιο αυτό, αναφέρθηκε στο σημείο II.19 των γενικών όρων, το οποίο ορίζει ότι οι επιλέξιμες δαπάνες «πρέπει να καθορίζονται σύμφωνα με τις συνήθεις λογιστικές αρχές του αντισυμβαλλομένου» και ότι «οι λογιστικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των δαπανών και των εσόδων πρέπει να τηρούν τους λογιστικούς κανόνες του κράτους στο οποίο είναι εγκατεστημένος ο αντισυμβαλλόμενος». Προσέθεσε ότι είχε ενημερώσει λεπτομερώς τον ελεγκτή σχετικά με το θέμα αυτό. Ωστόσο, ο ελεγκτής δεν αποδέχθηκε την εξήγηση του καταγγέλλοντος και δεν μπόρεσε να εντοπίσει το έγγραφο της Επιτροπής στο οποίο η Επιτροπή στήριξε την απόφασή της. Ο καταγγέλλων πρόσθεσε ότι, δεδομένου ότι δεν μπόρεσε να βρει περαιτέρω πληροφορίες στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων, επικοινώνησε με τον αρμόδιο ελεγκτή της Επιτροπής ζητώντας πληροφορίες σχετικά με τον υπολογισμό των παραγωγικών ωρών. Ο καταγγέλλων ήθελε συγκεκριμένα να μάθει αν θα μπορούσε να γνωρίζει τους εφαρμοστέους κανόνες είτε όταν υπέβαλε την πρότασή του είτε όταν υπέγραψε τη σύμβασή του με την Επιτροπή. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι από τη συνομιλία με τον ελεγκτή της Επιτροπής προέκυψε ότι ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» δεν βασιζόταν σε κανένα έγγραφο. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στην Επιτροπή ζητώντας της να αποσαφηνίσει την ερμηνεία της για τις «παραγωγικές ώρες» και να αναφέρει την ημερομηνία από την οποία η Επιτροπή εφάρμοσε την ερμηνεία αυτή. Η Επιτροπή απάντησε στον καταγγέλλοντα ότι η έκθεση ελέγχου και η συνοδευτική επιστολή περιείχαν τις εξηγήσεις που ζήτησε ο καταγγέλλων. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι οι ισχύοντες κανόνες είχαν τροποποιηθεί μετά την έναρξη του έργου. Υποστήριξε ότι είχε χρησιμοποιήσει μια μέθοδο υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών» που ήταν σύμφωνη με τη σύμβαση και την πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» είχε επίσης εγκριθεί από τον ολλανδό λογιστή που είχε καταρτίσει το πιστοποιητικό ελέγχου. Ο καταγγέλλων κατέληξε δηλώνοντας ότι είχε υποστεί ζημία ύψους 151 624,18 ευρώ ως αποτέλεσμα της εσφαλμένης ερμηνείας της Επιτροπής για τις «παραγωγικές ώρες».

Περαιτέρω έρευνες

39. Στις 12 Απριλίου 2011, ο Διαμεσολαβητής απέστειλε επιστολή στην Επιτροπή δηλώνοντας ότι, όσον αφορά τον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών», είχε απλώς αναφερθεί στη διαπίστωση του ελεγκτή. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να αναλύσει περαιτέρω την απόρριψη της μεθόδου υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών» από τον καταγγέλλοντα και να εξετάσει τον ισχυρισμό και τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε συγκεκριμένα από την Επιτροπή να αναφέρει τις διατάξεις της σύμβασης στις οποίες βασίστηκε η απόρριψη του υπολογισμού των παραγωγικών ωρών από τον καταγγέλλοντα. Ζήτησε επίσης από την Επιτροπή να εξηγήσει τη σημασία του υπολογισμού των παραγωγικών ωρών για τον υπολογισμό του χρηματικού ποσού που πρέπει να καταβάλει η Επιτροπή στην κοινοπραξία.

Περαιτέρω επιχειρήματα που προβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

40. Στη συμπληρωματική γνώμη της, η Επιτροπή ανέφερε ότι βασίζει το χρηματικό ποσό που πρέπει να καταβληθεί στην κοινοπραξία στον υπολογισμό των συνολικών επιλέξιμων δαπανών. Υπολόγισε τις δαπάνες αυτές σύμφωνα με τη σύμβαση που υπεγράφη με τον καταγγέλλοντα. Άρθρο II. 19.1 των Γενικών Όρων προβλέπει, μεταξύ άλλων, ότι τα έξοδα πρέπει να είναι: α) πραγματική, οικονομική και αναγκαία για την υλοποίηση του έργου· και β) καθορίζονται σύμφωνα με τις συνήθεις λογιστικές πρακτικές του αναδόχου. Η Επιτροπή διευκρίνισε ότι περαιτέρω λεπτομέρειες σχετικά με τον υπολογισμό των δαπανών προσωπικού παρέχονται στον οδηγό οικονομικών θεμάτων που αφορούν τις έμμεσες δράσεις του έκτου προγράμματος-πλαισίου («δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ») και στα σημειώματα καθοδήγησης για το πιστοποιητικό ελέγχου του 6ου ΠΠ. Οι συμμετέχοντες στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων του 6ου ΠΠ ενημερώνονται, στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων, για τη διαθεσιμότητα της εν λόγω τεκμηρίωσης μέσω του δικτυακού τόπου CORDIS της Επιτροπής, ο οποίος αποτελεί την κεντρική πλατφόρμα πληροφόρησης της Επιτροπής για τους συμμετέχοντες στα προγράμματα-πλαίσια έρευνας. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων γνώριζε τις προϋποθέσεις για τον υπολογισμό των επιλέξιμων δαπανών.

41. Για τον προσδιορισμό των πραγματικών δαπανών προσωπικού, οι ατομικές μοναδιαίες δαπάνες υπολογίζονται διαιρώντας τις συνολικές ετήσιες δαπάνες απασχόλησης κάθε μέλους του προσωπικού που συμμετέχει στο σχέδιο διά των «παραγωγικών ωρών» ή των «παραγωγικών ημερών» του εν λόγω μέλους του προσωπικού. Οι «παραγωγικές ώρες» ή «παραγωγικές ημέρες» λαμβάνουν υπόψη τον συνολικό αριθμό αμειβόμενων ωρών ή ημερών εργασίας του εργαζομένου για τον δικαιούχο (εργάσιμες ώρες ή ημέρες) κατά τη διάρκεια του εν λόγω έτους. Ως εκ τούτου, για κάθε μέλος του προσωπικού καταβάλλεται ωριαία ή ημερήσια αμοιβή. Αυτή η ωριαία/ημερήσια αμοιβή πολλαπλασιάζεται στη συνέχεια με τον αριθμό των ωρών ή ημερών που μπορούν να χρεωθούν στο χρηματοδοτούμενο από την ΕΕ έργο. Οι πραγματικές δαπάνες που συνδέονται με τους εργαζομένους προκύπτουν, επομένως, για τον υπολογισμό των δαπανών που πρέπει να ζητηθούν από την Επιτροπή. Οι δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ (στην έκδοση του Φεβρουαρίου 2005, παράγραφος 6.1.1, σελίδα 144) αναφέρουν ειδικότερα τα ακόλουθα όσον αφορά το «Προσωπικό»:

«Οι συνολικές δαπάνες προσωπικού που μπορούν να καταλογιστούν στο έργο καθορίζονται ως εξής: Οι δαπάνες για τις αποδοχές του προσωπικού θα πρέπει να λαμβάνονται από τον λογαριασμό μισθοδοσίας και θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις συνολικές ακαθάριστες αποδοχές συν το (μισθό) μέρος των κοινωνικών επιβαρύνσεων του εργοδότη (π.χ. αποδοχές αδείας, συνταξιοδοτικές εισφορές, παροχές ασφάλισης υγείας και κοινωνικής ασφάλισης). ... Οι παραγωγικές ώρες πρέπει να υπολογίζονται σύμφωνα με τις συνήθεις πρακτικές του αναδόχου (λαμβάνοντας ιδίως υπόψη τις εθνικές αργίες, τις απουσίες κ.λπ.). ... Όταν είναι συνήθης πρακτική του αναδόχου να θεωρεί όλα ή ορισμένα είδη δαπανών προσωπικού (όπως διοικητικό προσωπικό ή προσωπικό υποστήριξης) ως έμμεσες δαπάνες, οι δαπάνες του εν λόγω προσωπικού δεν μπορούν να καταλογιστούν ως άμεσες επιλέξιμες δαπάνες, αλλά μόνο ως έμμεσες δαπάνες»(έμφαση στο πρωτότυπο).

42. Τα σημειώματα καθοδήγησης για το πιστοποιητικό ελέγχου [5] περιέχουν περαιτέρω ενδείξεις σχετικά με τη μέθοδο υπολογισμού των παραγωγικών ωρών. Οι σημειώσεις αυτές απευθύνονται κυρίως στους ελεγκτές που είναι επιφορτισμένοι με την κατάρτιση των πιστοποιητικών ελέγχου. Το παράρτημα 3 («Κατάλογος συχνών σφαλμάτων στις οικονομικές καταστάσεις», σελίδα 25) προβλέπει τα εξής:

«Ο υπολογισμός της ωριαίας αμοιβής του προσωπικού

«Ένα άλλο πρόβλημα αφορά τον υπολογισμό της ωριαίας αμοιβής του προσωπικού. Η ωριαία αμοιβή του προσωπικού υπολογίζεται ως «το πραγματικό κόστος (ακαθάριστη αμοιβή και μέρος των κοινωνικών επιβαρύνσεων του εργοδότη) διαιρούμενο διά του αριθμού των παραγωγικών ωρών». Τα αποδεικτικά στοιχεία του ελέγχου δείχνουν ότι, σε γενικές γραμμές, ένας εύλογος αριθμός παραγωγικών ωρών είναι της τάξης των 1680 ωρών ετησίως. Εάν κατά τον υπολογισμό της ωριαίας αμοιβής του προσωπικού χρησιμοποιείται σημαντικά μικρότερος αριθμός παραγωγικών ωρών, θα πρέπει να υπάρχει τεκμηριωμένη αιτιολόγηση στο αρχείο».

Το παράρτημα 4 («Ενδεικτικό υπόδειγμα προγράμματος ελέγχου», σ. 27) προβλέπει τα εξής:

"3. Δαπάνες επανεξέτασης που δηλώθηκαν
Άμεσες δαπάνες - προσωπικό.

... Επαλήθευση ότι οι ωριαίες αμοιβές εργασίας έχουν υπολογιστεί σωστά, δηλαδή οι ακαθάριστες αποδοχές συν το τμήμα των κοινωνικών επιβαρύνσεων που αναλογεί στους εργοδότες διαιρούμενο διά των παραγωγικών ωρών (δείκτης: 1,680 ετησίως)· επαληθεύει ότι ο αριθμός των ωρών χρέωσης που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό της ωριαίας αμοιβής είναι εύλογος και σύμφωνος με τη συνήθη πρακτική του αναδόχου. Εξασφαλίζεται ότι ο πραγματικός αριθμός των παραγωγικών ωρών που εκτελούνται δεν υπερβαίνει τον αριθμό των παραγωγικών ωρών που εφαρμόζονται στον υπολογισμό αυτό».

Το παράρτημα 5 («Προτεινόμενες πρότυπες διαδικασίες προς εκτέλεση») προβλέπει τα εξής:

"2. Ο επανυπολογισμός του ωριαίου προσωπικού και των γενικών εξόδων για το προσωπικό (πλήρης κάλυψη εάν πρόκειται για λιγότερους από 20 ερευνητές, διαφορετικά δείγμα τουλάχιστον 20 ερευνητών, ή 20 % των ερευνητών, ανάλογα με το ποιο είναι μεγαλύτερο), υποδεικνύει τις παραγωγικές ώρες που χρησιμοποιούνται και τις ωριαίες αμοιβές. Όταν χρησιμοποιείται δειγματοληψία, η επιλογή θα πρέπει να είναι τυχαία με σκοπό την παραγωγή αντιπροσωπευτικού δείγματος.

Ορισμός: Χρησιμοποιώντας τη μεθοδολογία του δικαιούχου, για κάθε ερευνητή του δείγματος καταδεικνύεται ο τρόπος με τον οποίο το ποσό που χρεώνεται στη σύμβαση μπορεί να υπολογιστεί με τη χρήση της αμοιβής μισθοδοσίας, των παραγωγικών ωρών, της καταγραφής του χρόνου εργασίας ή άλλης μεθόδου κατανομής.

Παράδειγμα: Ετήσιες εργοδοτικές δαπάνες 33.600 ευρώ, παραγωγικές ώρες 1680 = 20 ευρώ ανά ώρα Χ 450 ώρες που χρεώνονται = 9.000 ευρώ που χρεώνονται στο έργο. Οι παραγωγικές ώρες είναι ο αριθμός των ωρών που διατίθενται από τον εργαζόμενο σε ένα έτος μετά την αφαίρεση των διακοπών, των αναρρωτικών αδειών και άλλων δικαιωμάτων. Εάν πραγματοποιούνται άλλες μειώσεις χρόνου για ορισμένες αμειβόμενες δραστηριότητες, αυτές θα πρέπει να κοινοποιούνται ως πραγματικές διαπιστώσεις».

43. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι τα ανωτέρω έγγραφα παρέχουν γενικές κατευθυντήριες γραμμές και, ως εκ τούτου, επαρκείς πληροφορίες στους δυνητικούς δικαιούχους για την κατάρτιση δήλωσης δαπανών σύμφωνα με τα κριτήρια επιλεξιμότητας δαπανών της σύμβασης. Θα πρέπει να είναι σαφές, υποστήριξε, ότι οι γενικές κατευθυντήριες γραμμές δεν μπορούν να περιλαμβάνουν αναφορές σε λεπτομέρειες που μπορούν να προσδιοριστούν μόνο κατά περίπτωση. Όταν η σύμβαση και οι ερμηνευτικές κατευθυντήριες γραμμές που τίθενται στη διάθεση των συμμετεχόντων στις επιχορηγήσεις του 6ου ΠΠ αφήνουν κάποιο περιθώριο ερμηνείας και παραπέμπουν στις συνήθεις πρακτικές του αναδόχου, η επαλήθευση της συμμόρφωσης της δήλωσης των πραγματικών δαπανών (και ιδίως των υπολογισμών των παραγωγικών ωρών) υπόκειται στην επαγγελματική κρίση του ελεγκτή.

44. Στην περίπτωση του καταγγέλλοντος, ο ελεγκτής υπολόγισε τις «παραγωγικές ώρες» λαμβάνοντας υπόψη τις νόμιμες και εθνικές αργίες, τις ημέρες εκπαίδευσης, την αναρρωτική άδεια και την ειδική άδεια. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι θα έπρεπε να είχε γίνει περαιτέρω αφαίρεση, από τις «παραγωγικές ώρες», για την κάλυψη μη υποκείμενων σε τέλη δραστηριοτήτων. Η μεθοδολογία του καταγγέλλοντος θα είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση της ωριαίας/ημερήσιας χρέωσης για το χρονικό διάστημα που χρειάστηκε για την εκτέλεση των εργασιών. Ο ελεγκτής διερεύνησε κατά πόσον υπήρχαν δραστηριότητες που δεν εμπίπτουν στις συνήθεις εργασίες για τις οποίες ο εργαζόμενος αμείβεται από τον εργοδότη του και οι οποίες θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη για τη μείωση του αριθμού των παραγωγικών ωρών εργασίας που εκτελούνται από τον εργαζόμενο. Κατέληξε στο συμπέρασμα ότι δεν υπήρχαν διαθέσιμα στοιχεία για τέτοιες δραστηριότητες. Λόγω του μικρού μεγέθους του οργανισμού, θεωρήθηκε αποδεκτό να εφαρμόζονται τυπικές παραγωγικές ώρες για τον υπολογισμό των δαπανών προσωπικού.

45. Η Επιτροπή επισήμανε ότι η μέθοδος υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών» εξετάστηκε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας που οδήγησε στην τελική έκθεση ελέγχου, στην οποία δόθηκε στον καταγγέλλοντα η ευκαιρία να αντιδράσει στα συμπεράσματα του ελεγκτή. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος (παράρτημα 5 της έκθεσης ελέγχου, σελίδα 45), ο ελεγκτής τόνισε ότι η έννοια των παραγωγικών ή εργάσιμων ωρών, που εφαρμόστηκε για τον υπολογισμό του πραγματικού κόστους, διέφερε από την έννοια των χρεώσιμων ωρών στις οποίες ο καταγγέλλων είχε βασίσει τον υπολογισμό του. Η Επιτροπή συμφώνησε με το συμπέρασμα του ελεγκτή και επιβεβαίωσε τη θέση του ελεγκτή στην επιστολή της προς τον καταγγέλλοντα με ημερομηνία 18 Ιανουαρίου 2010. Για τον υπολογισμό του πραγματικού ωριαίου κόστους του εργαζομένου, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όλες οι δραστηριότητες του εργαζομένου (εργάσιμες ώρες). Αυτό θα πρέπει να διακρίνεται από τον χρόνο κατά τον οποίο ο εργαζόμενος θα μπορούσε πράγματι να συσχετιστεί με τις δραστηριότητες που αναλαμβάνονται για τους πελάτες του οργανισμού (φορολογητέες ώρες). Η Επιτροπή δεν είχε κανένα λόγο να αμφισβητήσει τα αποτελέσματα του ελέγχου. Η Επιτροπή εξήγησε περαιτέρω τα συμπεράσματά της σε τηλεφωνική συνομιλία με τον καταγγέλλοντα στις 5 Φεβρουαρίου 2010. Η Επιτροπή επιβεβαίωσε εκ νέου τη θέση της στην επιστολή της με ημερομηνία 8 Μαρτίου 2010.

46. Όσον αφορά το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η πρότασή του σχετικά με τα τιμολόγια και τις παραγωγικές ώρες περιλαμβανόταν στη σύμβαση, η Επιτροπή δήλωσε ότι η υλοποίηση ενός έργου πρέπει να συμμορφώνεται με τους όρους της σύμβασης (συμφωνία επιχορήγησης) και με την πρόταση έργου που είναι επίσης γνωστή ως «Περιγραφή των εργασιών», η οποία επισυνάπτεται στη σύμβαση. Η πρόταση σχεδίου περιλαμβάνει ενδεικτικό προϋπολογισμό. Ωστόσο, η τελική επιχορήγηση καθορίζεται με βάση τις πραγματικές, επιλέξιμες δαπάνες του σχεδίου. Αυτό σημαίνει ότι, για να είναι επιλέξιμες για χρηματοδότηση από την ΕΕ, οι δαπάνες πρέπει να είναι πραγματικές και όχι εκτιμώμενες, εγγεγραμμένες στον προϋπολογισμό ή τεκμαρτές.

47. Όσον αφορά το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η Επιτροπή δεν δήλωσε ποτέ ότι ο υπολογισμός των παραγωγικών ωρών από τον καταγγέλλοντα ήταν εσφαλμένος, η Επιτροπή επισήμανε ότι ο δικαιούχος έχει την υποχρέωση να αναφέρει τις δαπάνες του σύμφωνα με τα κριτήρια επιλεξιμότητας των δαπανών της σύμβασης. Για τον καθορισμό του ποσού της τελικής επιχορήγησης, η Επιτροπή μπορεί να βασίζεται σε πιστοποιητικά ελέγχου. Ωστόσο, η αποδοχή των δαπανών στο πλαίσιο της τελικής πληρωμής δεν αποκλείει τη δυνατότητα προσαρμογής των επιλέξιμων δαπανών μετά τα αποτελέσματα επιτόπιου ελέγχου.

48. Όσον αφορά το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η Επιτροπή δεν απάντησε στην ερώτησή του σχετικά με το έγγραφο στο οποίο θα μπορούσε να βρεθεί ο ορισμός των «παραγωγικών ωρών» και από ποιο χρονικό σημείο ο ορισμός αυτός είχε εφαρμοστεί, η Επιτροπή δήλωσε ότι η έννοια των «παραγωγικών ωρών» και ο υπολογισμός των ωρών αυτών είχαν αποτελέσει αντικείμενο αρκετών επικοινωνιών με τον καταγγέλλοντα. Το γεγονός ότι ο καταγγέλλων δεν συμφωνεί με τους υπολογισμούς του ελεγκτή, όπως εγκρίθηκαν από την Επιτροπή, δεν σημαίνει ότι η μέθοδος υπολογισμού των επιλέξιμων δαπανών προσωπικού, και ειδικότερα ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών», δεν βασίστηκε στις έννοιες που αναφέρονται στη σύμβαση και στις δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ. Ούτε σημαίνει ότι το αποτέλεσμα του ελέγχου δεν ήταν αιτιολογημένο και τεκμηριωμένο τόσο από τον ελεγκτή όσο και από την Επιτροπή. Η Επιτροπή επισήμανε επίσης ότι η έννοια των «παραγωγικών ωρών» εφαρμόστηκε από την έναρξη του 6ου ΠΠ και εφαρμόστηκε επίσης, υπό τους ίδιους όρους, στα προηγούμενα και στα επόμενα προγράμματα. Δεν θεσπίστηκε πρόσφατα κατά την εκτέλεση του έργου, ούτε κατά τη διάρκεια του ελέγχου.

49. Στις συμπληρωματικές παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι οι δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ δεν παραπέμπουν στα καθοδηγητικά σημειώματα του πιστοποιητικού ελέγχου. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων βάσισε καλόπιστα την πρότασή του στις δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ και δεν μπορεί να του προσαφθεί ότι δεν ενήργησε σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές για το πιστοποιητικό ελέγχου που απευθύνονται στους ελεγκτές και όχι στον ανάδοχο. Ο καταγγέλλων θεώρησε επίσης περίεργο το γεγονός ότι η Επιτροπή ήταν τελικά σε θέση να απαντήσει στο ερώτημα σε ποιο έγγραφο βασίστηκε ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών». Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι η δήλωση της Επιτροπής, δηλαδή ότι ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» είχε αποτελέσει αντικείμενο αρκετών επικοινωνιών με τον καταγγέλλοντα, δεν αντανακλούσε το τι πραγματικά συνέβη. Επισήμανε ότι η έννοια των «παραγωγικών ωρών» τέθηκε για πρώτη φορά μόνο όταν οι ελεγκτές έλαβαν την απόφασή τους.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

50. Σύμφωνα με τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή εσφαλμένα κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο καταγγέλλων είχε επιβαρύνει την Επιτροπή με επιπλέον ποσό 151 624,19 ευρώ. Οι επιστολές της Επιτροπής προς τον καταγγέλλοντα της 18ης Ιανουαρίου και της 8ης Μαρτίου 2010 αναφέρουν ότι το ποσό των 151 624,18 ευρώ απορρίφθηκε βάσει των αποτελεσμάτων του ελέγχου. Στην έκθεση ελέγχου B72-09 αναφέρεται ότι το συνολικό ποσό των 151 624,19 ευρώ περιλάμβανε: 1) δαπάνες προσωπικού (114 171,86 ευρώ)· 2) άλλες άμεσες δαπάνες (459,14 ευρώ)· 3) έμμεσες δαπάνες (22 926,20 EUR)· και 4) προσαρμογές των δαπανών που είχαν αναφερθεί προηγουμένως (14 066,99 EUR). Στην καταγγελία του και στις συμπληρωματικές πληροφορίες που απέστειλε στον Διαμεσολαβητή, καθώς και στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων δεν υπεισήλθε στις λεπτομέρειες του ανωτέρω καταμερισμού των δαπανών, αλλά επικεντρώθηκε μόνο στον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών». Ως εκ τούτου, το βασικό ζήτημα στον παρόντα ισχυρισμό είναι η διαφορά σχετικά με τον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών», η οποία αφορά μόνο τις δαπάνες προσωπικού, δηλαδή το ποσό των 114 171,86 EUR. Ο καταγγέλλων δεν προέβαλε επιχειρήματα στην καταγγελία του για να αμφισβητήσει τα άλλα απορριφθέντα ποσά ή τα ποσά που αφορούν τους άλλους εταίρους. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θα ασχοληθεί, τόσο όσον αφορά τον ισχυρισμό όσο και τον αντίστοιχο ισχυρισμό, μόνο με τη διαφορά σχετικά με την απόρριψη των δαπανών προσωπικού.

51. Το πρώτο σημείο που πρέπει να εξεταστεί είναι το κατά πόσον ο καταγγέλλων γνώριζε τους σχετικούς κανόνες σχετικά με τον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών». Ένα από τα επιχειρήματα του καταγγέλλοντος είναι ότι δεν μπόρεσε να βρει πληροφορίες στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων σχετικά με τον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών» και ότι, ως εκ τούτου, δεν ήταν βέβαιο αν οι ισχύοντες κανόνες ήταν ήδη γνωστοί σε αυτόν όταν υπέβαλε την πρότασή του ή όταν υπέγραψε τη σύμβαση με την Επιτροπή. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε επίσης ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην ερώτησή της σχετικά με το έγγραφο στο οποίο ορίζεται η έννοια των «παραγωγικών ωρών».

52. Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι η Επιτροπή διευκρίνισε, στην πρόσθετη γνώμη της, ότι η έννοια των «παραγωγικών ωρών» εξηγήθηκε τόσο στις δημοσιονομικές κατευθυντήριες γραμμές του 6ου ΠΠ όσο και στα καθοδηγητικά σημειώματα για το πιστοποιητικό ελέγχου του 6ου ΠΠ, και ότι οι αιτούντες γνώριζαν τη διαθεσιμότητα της εν λόγω τεκμηρίωσης μέσω της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων. Το σημείο 4 της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων FP6-2005-INNOV-8 αναφέρει πράγματι ότι «[η] Επιτροπή θέτει στη διάθεση των προτεινόντων οδηγούς για τους προτείνοντες σχετικά με την πρόσκληση, οι οποίοι περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία και την υποβολή πρότασης έμμεσης δράσης ΕΤΑ. Η Επιτροπή διαθέτει επίσης κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τις διαδικασίες αξιολόγησης και επιλογής προτάσεων. Οι εν λόγω οδηγοί και κατευθυντήριες γραμμές, καθώς και το πρόγραμμα εργασίας και άλλες πληροφορίες σχετικά με την πρόσκληση, διατίθενται από την Επιτροπή στις ακόλουθες διευθύνσεις: ... Διαδικτυακή διεύθυνση: www.cordis.lu/fp6». Ο δικτυακός τόπος CORDIS, στις ενότητες «Βρείτε ένα έγγραφο» και «Έγγραφα και οδηγίες για τη διαχείριση έργων του 6ου ΠΠ», περιέχει αντίγραφο τόσο των δημοσιονομικών κατευθυντήριων γραμμών του 6ου ΠΠ όσο και των σημειώσεων καθοδήγησης για το πιστοποιητικό ελέγχου. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων ήταν σε θέση να λάβει γνώση και των δύο αυτών εγγράφων, το επιχείρημά του ότι δεν γνώριζε τους σχετικούς κανόνες δεν μπορεί να γίνει δεκτό. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει εν προκειμένω ότι ο ίδιος ο καταγγέλλων απέστειλε και τα δύο έγγραφα ως συνημμένα μαζί με την αρχική καταγγελία του στον Διαμεσολαβητή.

53. Βάσει των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν συμφωνεί ότι οι ισχύοντες κανόνες για τον υπολογισμό των «παραγωγικών ωρών» θεσπίστηκαν μετά την ολοκλήρωση της σύμβασης και χωρίς ο καταγγέλλων να γνωρίζει την ύπαρξή τους.

54. Όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο ο ελεγκτής εφάρμοσε το σύστημα υπολογισμού των «παραγωγικών ωρών» της Επιτροπής, ο πίνακας στη σελίδα 15 της έκθεσης ελέγχου δείχνει ότι ο καταγγέλλων υπολόγισε τις «παραγωγικές ώρες» υποθέτοντας ότι το διοικητικό προσωπικό εργάστηκε μόνο τρεις παραγωγικές ημέρες την εβδομάδα και το λοιπό προσωπικό εργάστηκε τρεισήμισι παραγωγικές ημέρες την εβδομάδα. Αντίθετα, ο ελεγκτής βασίστηκε στην υπόθεση ότι όλοι οι υπάλληλοι εργάζονταν πέντε παραγωγικές ημέρες την εβδομάδα. Ο ελεγκτής επεσήμανε ότι, δεδομένου ότι η κανονική εργάσιμη εβδομάδα για τον οργανισμό είναι πέντε ημέρες, ο κανονικός υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» θα πρέπει να βασίζεται σε αυτόν τον αριθμό. Αυτό σήμαινε ότι, ενώ ο καταγγέλλων κατέληγε σε 1046 και 1233 παραγωγικές ώρες ετησίως για τη διοίκηση και το λοιπό προσωπικό αντίστοιχα, το συμπέρασμα του ελεγκτή ήταν 1712 και 1672 παραγωγικές ώρες ετησίως. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι οι διαφορές αυτές συνεπάγονται ότι η ωριαία αμοιβή για τη διαχείριση με βάση τη μέθοδο του ελεγκτή ήταν περίπου 61% της ωριαίας αμοιβής για τη διαχείριση με βάση τη μέθοδο του καταγγέλλοντος και ότι η ωριαία αμοιβή για το λοιπό προσωπικό με βάση τη μέθοδο του ελεγκτή ήταν περίπου 74% της ωριαίας αμοιβής για το λοιπό προσωπικό με βάση τη μέθοδο του καταγγέλλοντος.

55. Ο ελεγκτής επισήμανε στη σελίδα 17 της έκθεσης ότι η αφαίρεση μιάμισης και δύο ημερών την εβδομάδα από τον καταγγέλλοντα αφορούσε δραστηριότητες όπως οι δημόσιες σχέσεις και οι αγορές, η γενική διαχείριση και διοίκηση. Ο αναλυτικός πίνακας του ίδιου του καταγγέλλοντος για τον υπολογισμό των παραγωγικών ωρών το επιβεβαιώνει (σελίδα 4 της επιστολής του προς τον Διαμεσολαβητή της 19ης Απριλίου 2010 και σελίδα 39 της τελικής έκθεσης ελέγχου) και δείχνει ότι προέβη σε αφαιρέσεις για τα ακόλουθα στοιχεία τα οποία, κατά την άποψή του, ήταν «μη παραγωγικές ώρες»: i) Δημόσιες σχέσεις και εξαγορές· ii) συμμετοχή σε δίκτυα και οργανισμούς που σχετίζονται με τον πελάτη· iii) εξωτερικές συνεδριάσεις του επαγγελματικού δικτύου· iv) εσωτερικές συνεδριάσεις που δεν σχετίζονται με τους πελάτες· και v) γενικές δραστηριότητες διαχείρισης και σχετικές με τα γραφεία. Ο ελεγκτής εξήγησε ότι θεωρούσε τις δραστηριότητες αυτές «παραγωγικές» και ότι, ως εκ τούτου, είχε προβεί σε προσαρμογή.

56. Στις παρατηρήσεις της σχετικά με το σχέδιο έκθεσης ελέγχου (οι οποίες συμπεριλήφθηκαν ως παράρτημα 4 της τελικής έκθεσης ελέγχου, σελίδες 37 έως 44), η καταγγέλλουσα εξήγησε τις ανωτέρω αφαιρέσεις δηλώνοντας ότι: «Ως επαγωγικές ώρες, ή χρεώσιμες ώρες, νοούνται οι ώρες που συμβάλλουν άμεσα στον κύκλο εργασιών της εταιρείας. Ως εκ τούτου, κάθε δραστηριότητα που δεν συνδέεται άμεσα με την εργασία για συγκεκριμένο πελάτη θεωρείται μη παραγωγική. Παραδείγματα είναι η αναρρωτική άδεια, η κατάρτιση, οι εσωτερικές συνεδριάσεις, οι εκτιμήσεις και οι αξιολογήσεις. Σε οργανισμούς που απασχολούν συμβούλους, όλες οι δραστηριότητες που σχετίζονται με το μάρκετινγκ, την απόκτηση και την (αυτο)μελέτη δεν είναι επίσης παραγωγικές, καθώς δεν υπάρχουν πελάτες που να πληρώνουν για αυτές τις δραστηριότητες. Ως εκ τούτου, ο αριθμός των διαθέσιμων παραγωγικών ωρών είναι πάντα μικρότερος από τις διαθέσιμες ώρες εργασίας»(σελ. 38) και ότι «[σ]τις ώρες εργασίας που παραμένουν μετά τις ώρες που έχουν προϋπολογιστεί για την αγορά, τις πωλήσεις, τη δικτύωση, τη συμμετοχή σε κάθε είδους δίκτυα και εκδηλώσεις, την αυτομελέτη κ.λπ. αφαιρούνται από τις εργάσιμες ημέρες ανά έτος» (σελ. 41, η υπογράμμιση δική μας). Στις παρατηρήσεις του σχετικά με τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος (παράρτημα 5 της τελικής έκθεσης ελέγχου, σελίδες 45-46), ο ελεγκτής διαφώνησε με τον υπολογισμό των παραγωγικών ωρών από τον καταγγέλλοντα. Εξήγησε ότι «οι επαγωγικές ώρες είναι οι εργάσιμες ώρες λαμβάνοντας υπόψη τις διακοπές και τις απουσίες. Οι χρεώσιμες ώρες που εφαρμόζει ο ανάδοχος δεν είναι η ίδια έννοια με τις παραγωγικές ώρες... Όσον αφορά τον αναθεωρημένο υπολογισμό των παραγωγικών ωρών που παρέχει ο Ανάδοχος, θα θέλαμε να τονίσουμε ότι η έννοια των χρεώσιμων ωρών διαφέρει από την έννοια των παραγωγικών ή εργάσιμων ωρών. Ως εκ τούτου, θεωρούμε τις απαριθμούμενες δραστηριότητες ως παραγωγικό χρόνο και, ως εκ τούτου, δεν μπορούν να αφαιρεθούν ... Όταν ζήτησε από τον ανάδοχο δευτερογενή τεκμηρίωση για την υποστήριξη του χρόνου που απαιτήθηκε για π.χ. εκπαίδευση/κατάρτιση, εσωτερικές και εξωτερικές συνεδριάσεις, δήλωσε ότι οι (ηλεκτρονικές) ημερήσιες διατάξεις του προσωπικού δεν χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση όλων των μη υποκείμενων σε τέλη δραστηριοτήτων. Ως εκ τούτου, θεωρούμε αποδεκτό, λόγω του μεγέθους του οργανισμού, να εφαρμόζονται τυπικές παραγωγικές ώρες για τον υπολογισμό των συντελεστών δαπανών προσωπικού» (η υπογράμμιση δική μας).

57. Όπως εξηγείται στο παράδειγμα του παραρτήματος V των σημειώσεων καθοδήγησης για το πιστοποιητικό ελέγχου, προκειμένου να προσδιοριστούν οι πραγματικές δαπάνες προσωπικού (δαπάνες προσωπικού), οι μεμονωμένες μοναδιαίες δαπάνες υπολογίζονται διαιρώντας τις συνολικές ετήσιες δαπάνες απασχόλησης κάθε μέλους του προσωπικού που συμμετέχει στο έργο διά των παραγωγικών ωρών ή ημερών εργασίας του εν λόγω μέλους του προσωπικού. Με άλλα λόγια, όσο μικρότερος είναι ο διατηρούμενος αριθμός παραγωγικών ωρών, τόσο υψηλότερες θα είναι οι δηλωθείσες δαπάνες προσωπικού. Ενώ τα σημειώματα καθοδήγησης του πιστοποιητικού ελέγχου αναφέρουν ότι, βάσει των αποδεικτικών στοιχείων ελέγχου, ο εύλογος αριθμός παραγωγικών ωρών είναι, γενικά, της τάξης των 1680 ωρών ετησίως, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο καταγγέλλων διατήρησε 1046 και 1233 παραγωγικές ώρες ετησίως, αριθμός σημαντικά χαμηλότερος. Το αποτέλεσμα της διαίρεσης του συνολικού ετήσιου κόστους απασχόλησης του καταγγέλλοντος διά αυτών των χαμηλότερων αριθμών ήταν υψηλότερο ωρομίσθιο. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, κατά την άποψη του ελεγκτή, ο υπολογισμός των «παραγωγικών ωρών» από τον καταγγέλλοντα βασίστηκε εσφαλμένα στην έννοια των χρεώσιμων ωρών και όχι στην έννοια των εργάσιμων ωρών. Ειδικότερα, ο ελεγκτής έκρινε ότι ορισμένες από τις δραστηριότητες του καταγγέλλοντος – συγκεκριμένα: i) Δημόσιες σχέσεις και εξαγορές· ii) συμμετοχή σε δίκτυα και οργανισμούς που σχετίζονται με τον πελάτη· iii) εξωτερικές συνεδριάσεις του επαγγελματικού δικτύου· iv) εσωτερικές συνεδριάσεις που δεν σχετίζονται με τους πελάτες· και v) γενικές δραστηριότητες διαχείρισης και σχετικές με τα γραφεία - έπρεπε να ληφθούν υπόψη ως παραγωγικές ώρες και, ως εκ τούτου, δεν μπορούσαν να αφαιρεθούν όπως είχε πράξει ο καταγγέλλων. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, εάν γινόταν δεκτή η μεθοδολογία του καταγγέλλοντος, το ωρομίσθιο εργασίας που χρεώνεται από τον καταγγέλλοντα θα αυξανόταν τεχνητά κατά τρόπο ώστε να απαιτείται από την Επιτροπή να πληρώνει για όλες τις εργασίες που εκτελούνται από τους υπαλλήλους του καταγγέλλοντος, συμπεριλαμβανομένων των εργασιών που δεν εκτελέστηκαν στο πλαίσιο του έργου (όπως οι εργασίες που περιγράφονται ανωτέρω). Αυτό δεν θα ήταν λογικό και δεν θα έπρεπε να γίνει δεκτό.

58. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή, επιβεβαιώνοντας τα πορίσματα του ελεγκτή, δεν φαίνεται να ενήργησε εσφαλμένα. Ειδικότερα, η τελική εκτίμηση της Επιτροπής σύμφωνα με την οποία οι σχετικές δαπάνες προσωπικού είχαν υπερτιμηθεί από τον καταγγέλλοντα δεν φαίνεται να είναι εσφαλμένη, ιδίως ενόψει των πρόσθετων διευκρινίσεων που παρείχε η Επιτροπή στη συμπληρωματική γνώμη της. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κρούσμα κακοδιοίκησης όσον αφορά τον παρόντα ισχυρισμό. Επομένως, ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος δεν είναι βάσιμος.

Γ. Επί της προβαλλομένης μη τηρήσεως των διαδικαστικών κανόνων

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

59. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή δεν τήρησε τους διαδικαστικούς κανόνες που ορίζονται στη σύμβαση και στους γενικούς όρους. Ειδικότερα, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι: α) η Επιτροπή δεν την ενημέρωσε για την αναστολή της πληρωμής με συστημένη επιστολή, όπως ορίζεται στη σύμβαση· β) η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να υποβάλει πληροφορίες τις οποίες είχε ήδη υποβάλει στις 18 Δεκεμβρίου 2008, αλλά οι οποίες χάθηκαν εντός της ΓΔ ENTR, και, από την άλλη πλευρά, να αναδιατυπώσει τις ίδιες πληροφορίες· γ) η Επιτροπή κακώς ανέστειλε την πληρωμή βάσει των προκαταρκτικών αποτελεσμάτων του ελέγχου, κατάσταση η οποία δεν προβλέπεται στη σύμβαση· δ) η Επιτροπή ενήργησε εσφαλμένα κατά την αποδοχή έκθεσης ελέγχου που συνέταξαν ελεγκτές οι οποίοι αγνόησαν τους κανόνες και τις διαδικασίες που προβλέπονται στη σύμβαση.

60. Στη γνώμη της, η Επιτροπή υποστήριξε ότι είχε τηρήσει τις διαδικασίες που ορίζονται στους ειδικούς και γενικούς όρους και ότι είχε ενεργήσει με σύνεση όσον αφορά τη δημοσιονομική διαχείριση των επιχορηγήσεων. Επισήμανε ότι ο καταγγέλλων είχε ήδη υποβάλει τους περισσότερους από τους ισχυρισμούς του σε επιστολές που απηύθυνε στον Γενικό Διευθυντή της Γενικής Διεύθυνσης Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας (ΓΔ ENTR) και ότι οι επιστολές αυτές απαντήθηκαν με σύνεση και εγκαίρως.

61. Όσον αφορά το μέρος α) του ισχυρισμού, η Επιτροπή επισήμανε ότι το άρθρο 8 της σύμβασης και το άρθρο II.28.8 των γενικών όρων καθορίζουν τις λεπτομέρειες αναστολής των πληρωμών. Ανέφερε ότι η κοινοποίηση μέσω συστημένης επιστολής με απόδειξη παραλαβής απαιτείται μόνο σε περίπτωση υπόνοιας παρατυπίας ή σε περίπτωση μη τήρησης από τον αντισυμβαλλόμενο οποιασδήποτε συμβατικής διάταξης, ιδίως όσον αφορά τις διατάξεις περί λογιστικών και λοιπών ελέγχων. Η Επιτροπή δήλωσε ότι ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα με διάφορα ηλεκτρονικά μηνύματα σχετικά με την αναβολή της πληρωμής και ζήτησε περαιτέρω διευκρινίσεις και διορθώσεις των υποβληθέντων εγγράφων. Η Επιτροπή απέστειλε επίσης κοινοποίηση στον καταγγέλλοντα με απλό ταχυδρομείο την 1η Δεκεμβρίου 2009, αναφέροντας ότι οι δηλώσεις δαπανών δεν ήταν αποδεκτές και ότι η πληρωμή είχε ανασταλεί. Η παραλαβή της εν λόγω επιστολής δεν αμφισβητήθηκε από τον καταγγέλλοντα και οι μεταγενέστερες ανακοινώσεις του επιβεβαίωσαν ότι η επιστολή ελήφθη.

62. Όσον αφορά το μέρος β) του ισχυρισμού, η Επιτροπή υποστήριξε ότι δεν είχε απολέσει κανένα έγγραφο που έπρεπε να υποβληθεί εκ νέου από τον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, η Επιτροπή ζήτησε πράγματι τη διόρθωση εγγράφων, συμπληρωματικών πληροφοριών και την υποβολή υποχρεωτικών παραρτημάτων, προκειμένου να αποτελέσει ένα πλήρες και συνεκτικό σύνολο εγγράφων που είναι αναγκαία για την έγκριση των εκθέσεων και των δηλώσεων δαπανών. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή αναφέρθηκε σε διάφορα ηλεκτρονικά μηνύματα που είχε επισυνάψει στη γνώμη της.

63. Όσον αφορά το μέρος γ) του ισχυρισμού, η Επιτροπή υποστήριξε ότι, κατά την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις συμβατικές διατάξεις, μπορεί να χρησιμοποιήσει όλα τα νομικά διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία. Αυτό περιλαμβάνει, κυρίως, τα αποτελέσματα των ελέγχων, τα οποία καλύπτουν πτυχές που σχετίζονται με την ορθή εκτέλεση του έργου και της σύμβασης. Στις περιπτώσεις που υπάρχουν λόγοι να πιστεύεται ότι οι διαπιστώσεις θα επηρεάσουν σημαντικά το αιτούμενο ποσό, η Επιτροπή μπορεί να αναστείλει τις πληρωμές εν αναμονή του αποτελέσματος του λογιστικού ελέγχου. Κατά την υποβολή των δηλώσεων δαπανών, ο ελεγκτής επαληθεύει κατά πόσον πληρούνται τα κριτήρια επιλεξιμότητας που ορίζονται στο άρθρο II.19 των γενικών όρων. Τα υψηλά ποσά που απορρίφθηκαν από τον ελεγκτή για ορισμένους εταίρους STEPPIN επιβεβαίωσαν την ανάγκη να εξακριβωθεί, πριν από την πληρωμή, η επιλεξιμότητα των δαπανών που δηλώθηκαν και να αρθεί κάθε αμφιβολία που δικαιολογούσε τη συνετή εφαρμογή των κανόνων.

64. Όσον αφορά το στοιχείο δ ́ του ισχυρισμού, η Επιτροπή επισήμανε ότι, όπως ορίζεται στο άρθρο II.29 των γενικών όρων, μπορεί να μεριμνήσει για τη διενέργεια λογιστικών ελέγχων, μεταξύ άλλων από εξωτερικούς ελεγκτές. Οι εργασίες των ελεγκτών, οι οποίες συνίστανται κυρίως στον έλεγχο του κατά πόσον οι δηλωθείσες δαπάνες είναι επιλέξιμες βάσει της σύμβασης, βασίζονται σε συμβατικές ρυθμίσεις μεταξύ της Επιτροπής και του ελεγκτή που έχει ανατεθεί και εκτελούνται σύμφωνα με τα ισχύοντα διεθνή και εθνικά πρότυπα ελέγχου. Η Επιτροπή δεν ενήργησε με εσφαλμένο τρόπο κατά την εξέταση των συμπερασμάτων ελέγχου που υποβλήθηκαν από ορκωτούς ελεγκτές, κατά περίπτωση. Η Επιτροπή δεν θεώρησε σκόπιμο να θέσει υπό αμφισβήτηση τις επιδόσεις του ελεγκτή. Ο ελεγκτής διενήργησε τον έλεγχο και την επακόλουθη διαδικασία σύμφωνα με την αποδεκτή πρακτική και σε διαβούλευση με την Επιτροπή.

65. Στις παρατηρήσεις της σχετικά με το μέρος β) του ισχυρισμού, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι η Επιτροπή είχε υποστηρίξει στη γνώμη της ότι δεν είχε χάσει έγγραφα, ενώ, σε ηλεκτρονικό μήνυμα της 30ής Ιουνίου 2009, η Επιτροπή είχε αναφέρει ότι της έλειπαν τμήματα της έκθεσης της καταγγέλλουσας. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, η υπεύθυνη έργου ανέφερε στο εν λόγω ηλεκτρονικό μήνυμα ότι δεν μπορούσε να εντοπίσει όλα τα έγγραφα και τις εκθέσεις που απέστειλε η καταγγέλλουσα στις 19 Δεκεμβρίου 2008 και στις 23 Φεβρουαρίου 2009 και της ζήτησε να τα αποστείλει εκ νέου.

66. Όσον αφορά το μέρος γ) του ισχυρισμού, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, σύμφωνα με τον «Κώδικα Δεοντολογίας», το σχέδιο έκθεσης ελέγχου δεν θα έπρεπε να είχε δημοσιευθεί. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι, ως εκ τούτου, είχε καταγγείλει τη χρήση του εν λόγω σχεδίου έκθεσης ελέγχου ως λόγου αναστολής της διαδικασίας πληρωμής.

67. Όσον αφορά το μέρος δ) του ισχυρισμού, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, κατά την άποψή του, η έκθεση ελέγχου ήταν εντελώς εσφαλμένη σε ορισμένα σημεία και ότι είχε ενημερώσει σχετικά τον ελεγκτή. Ο καταγγέλλων είχε επίσης δηλώσει στην Επιτροπή ότι απέρριπτε την έκθεση ελέγχου λόγω σοβαρών σφαλμάτων του ελεγκτή, δηλαδή συνάγοντας συμπεράσματα σχετικά με πληροφορίες που δεν είχαν ελεγχθεί και λαμβάνοντας θέσεις που δεν τεκμηριώνονταν από έγγραφα. Ωστόσο, ο καταγγέλλων δεν δήλωσε ότι οι ελεγκτές είχαν παραμερίσει τους κανόνες και τις διαδικασίες της σύμβασης.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

68. Όσον αφορά το μέρος α) του ισχυρισμού σχετικά με την εικαζόμενη παράλειψη της Επιτροπής να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα για την αναστολή της πληρωμής με συστημένη επιστολή, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι το άρθρο II.28.8 των γενικών όρων προβλέπει τρεις διαφορετικές περιπτώσεις στις οποίες μπορούν να ανασταλούν οι προθεσμίες πληρωμής:

«Οι προθεσμίες που ορίζονται στο άρθρο 8 σχετικά με τις [προθεσμίες] πληρωμής μπορούν να ανασταλούν από την Επιτροπή ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον συντονιστή ότι η οικονομική κατάσταση δεν είναι αποδεκτή, είτε επειδή δεν είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις της σύμβασης είτε επειδή δεν είναι σύμφωνη με τις εκθέσεις δραστηριοτήτων που υποβάλλονται προς έγκριση στην Επιτροπή. ...

Η Επιτροπή μπορεί να αναστείλει τις πληρωμές της ανά πάσα στιγμή σε περίπτωση μη τήρησης από τον αντισυμβαλλόμενο ή τους αντισυμβαλλομένους οποιασδήποτε συμβατικής διάταξης, ιδίως όσον αφορά τις διατάξεις λογιστικού και άλλου ελέγχου του άρθρου II.29. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή ενημερώνει απευθείας τον (τους) αντισυμβαλλόμενο(-ους) με συστημένη επιστολή επί αποδείξει παραλαβής.

Η Επιτροπή μπορεί να αναστείλει τις πληρωμές της ανά πάσα στιγμή σε περίπτωση υπόνοιας παρατυπίας που έχει διαπραχθεί από έναν ή περισσότερους αναδόχους κατά την εκτέλεση της σύμβασης. ... Η Επιτροπή κοινοποιεί απευθείας στον (στους) αντισυμβαλλόμενο(-ους) την αιτιολόγηση της αναστολής της πληρωμής με συστημένη επιστολή επί αποδείξει παραλαβής».

69. Από την ανωτέρω διάταξη είναι σαφές ότι η ανάγκη ενημέρωσης του αναδόχου με συστημένη επιστολή ισχύει μόνο στις δύο τελευταίες περιπτώσεις, δηλαδή σε περίπτωση που ο ανάδοχος δεν τηρεί τις συμβατικές διατάξεις, ιδίως όσον αφορά τους λογιστικούς και άλλους ελέγχους, ή όταν υπάρχει υπόνοια παρατυπίας από τον ανάδοχο. Φαίνεται ότι ο καταγγέλλων δεν βρισκόταν σε καμία από αυτές τις καταστάσεις, καθώς η Επιτροπή δεν διατύπωσε τέτοιους ισχυρισμούς κατά του καταγγέλλοντος. Ειδικότερα, η Επιτροπή δεν ισχυρίστηκε ότι ο καταγγέλλων είχε διαπράξει παρατυπία ή ότι δεν είχε τηρήσει τις διατάξεις περί λογιστικών και λοιπών ελέγχων, για παράδειγμα επειδή δεν συνεργάστηκε με τον ελεγκτή. Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να επισημανθεί ότι το απλό γεγονός ότι διενεργείται έλεγχος δεν απαιτεί από την Επιτροπή να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα με συστημένη επιστολή για την αναστολή των πληρωμών. Βάσει των ανωτέρω, η Επιτροπή δεν ήταν συνεπώς υποχρεωμένη να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα με συστημένη επιστολή. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η κοινοποίηση του καταγγέλλοντος με διάφορα ηλεκτρονικά μηνύματα, καθώς και με επιστολή της 1ης Δεκεμβρίου 2009, ήταν επομένως επαρκής [6]. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κρούσμα κακοδιοίκησης όσον αφορά την εν λόγω πτυχή της υπόθεσης.

70. Όσον αφορά το μέρος β) του ισχυρισμού, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, όσον αφορά την εικαζόμενη απώλεια εγγράφων και την ανάγκη εκ νέου αποστολής τους, υπάρχουν τρία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο που χρήζουν μεγαλύτερης προσοχής. Η Επιτροπή επισύναψε στη γνώμη της δύο ηλεκτρονικά μηνύματα που απέστειλε στις 4 Φεβρουαρίου 2009 ο υπεύθυνος έργου της Επιτροπής στην κοινοπραξία. Το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που εστάλη στις 12:10 μ.μ., έχει ως εξής: «Είδαμε τον φάκελο που μου άφησες πρόσφατα. Το πρώτο και άμεσο ερώτημα ήταν: ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΕΚΘΕΣΕΙΣ??? (διαχείριση και δραστηριότητα-περιοδική και τελική). Θα μπορούσατε να μου διαβιβάσετε τα έγγραφα αυτά, ακόμη και αν είχαν ήδη αποσταλεί στον [X, συνάδελφο] στο παρελθόν; Όσο μπορούσα να μάθω από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είχε ζητήσει κάποιες αλλαγές στις εκθέσεις, καθώς και, ως εκ τούτου, θα ήταν υπέροχο να τα λάβετε και πάλι σε έντυπη μορφή" (η υπογράμμιση του συντάκτη). Το δεύτερο e-mail, που στάλθηκε στις 17:19 μ.μ., είχε ως θέμα "Docs found"και αναφέρει: «Βρήκα τα πάντα!!! ...". Υπάρχει επίσης ένα τρίτο ηλεκτρονικό μήνυμα της 30ής Ιουνίου 2009 από τον υπεύθυνο έργου της Επιτροπής προς τον καταγγέλλοντα, το οποίο ο καταγγέλλων επισύναψε στις παρατηρήσεις του και το οποίο έχει ως εξής: «Σε παρακαλώ στείλε μου σε κάποια email τις αναφορές και για τις δύο περιόδους αλλά και όλα τα παραδοτέα ηλεκτρονικά!! Απλά προετοιμάζω τα πάντα για την πληρωμή σας, έτσι ώστε τίποτα να μην καθυστερήσει κατά τη διάρκεια της απουσίας μου, αλλά δεν βρήκα τίποτα στο διακομιστή μας. Είμαι βέβαιος ότι [X] τους είχε κάπου, αλλά υποθέτω ότι είναι ευκολότερο να τους σώσω και πάλι. Ευχαριστώ πολύ»(η υπογράμμιση δική μου).

71. Το άρθρο 24 του Ευρωπαϊκού Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς («Τήρηση επαρκών αρχείων») προβλέπει ότι τα θεσμικά όργανα τηρούν επαρκή αρχεία της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας τους και των εγγράφων που λαμβάνουν. Από τη συνδυασμένη ανάγνωση των ανωτέρω ηλεκτρονικών μηνυμάτων προκύπτει ότι ο υπεύθυνος έργου της Επιτροπής αντιμετώπισε ορισμένα προβλήματα στον εντοπισμό ορισμένων εγγράφων που είχαν ήδη υποβληθεί από τον καταγγέλλοντα και ότι, ως εκ τούτου, ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να αποστείλει εκ νέου τα εν λόγω έγγραφα. Το γεγονός ότι τέσσερις υπεύθυνοι έργου ήταν διαδοχικά υπεύθυνοι για το έργο θα μπορούσε να εξηγήσει την κατάσταση αυτή. Ωστόσο, μολονότι από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκύπτει ότι ήταν δύσκολος ο εντοπισμός ορισμένων εγγράφων, από τα εν λόγω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προκύπτει ότι η Επιτροπή απώλεσε οριστικά τα έγγραφα. Πράγματι, από τα προαναφερθέντα ηλεκτρονικά μηνύματα προκύπτει ότι, μετά από κάποια αναζήτηση από τον υπεύθυνο έργου, βρέθηκαν όλα τα έγγραφα που απεστάλησαν. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κρούσμα κακοδιοίκησης εν προκειμένω. Ωστόσο, είναι πεπεισμένος ότι το ανωτέρω πρόβλημα που αντιμετώπισε ο νέος υπεύθυνος έργου κατά τον εντοπισμό εγγράφων αποτελεί μεμονωμένο γεγονός. Ο Διαμεσολαβητής ενθαρρύνει επίσης την Επιτροπή να τηρεί επαρκή αρχεία, ιδίως όταν τα σχετικά έγγραφα είναι απαραίτητα για την πραγματοποίηση πληρωμών.

72. Όσον αφορά τη δεύτερη πτυχή του μέρους β) του ισχυρισμού, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο καταγγέλλων δεν διευκρίνισε ποιες πληροφορίες έπρεπε να αναδιατυπώσει. Ο καταγγέλλων δεν παρείχε περαιτέρω διευκρινίσεις στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής, πόσο μάλλον να αντιδράσει στο ζήτημα αυτό. Ελλείψει λεπτομερέστερων στοιχείων, δεν απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση αυτής της πτυχής της καταγγελίας.

73. Όσον αφορά το μέρος γ) του ισχυρισμού, ο Διαμεσολαβητής θα ήθελε να επισημάνει ότι το σχέδιο έκθεσης ελέγχου εστάλη στον καταγγέλλοντα στις 24 Νοεμβρίου 2009. Είναι χρήσιμο να υπογραμμιστεί ότι, σε αντίθεση με ό,τι φαίνεται να πιστεύει ο καταγγέλλων, η διαδικασία πληρωμής δεν ανεστάλη αρχικά βάσει του σχεδίου έκθεσης ελέγχου, αλλά πολύ νωρίτερα, δηλαδή στις 19 Δεκεμβρίου 2008, μία ημέρα μετά την υποβολή των οικονομικών καταστάσεων από τον καταγγέλλοντα και όταν η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να προβεί σε διάφορες διορθώσεις, ενημερώνοντάς τον ταυτόχρονα ότι ανεστάλη η προθεσμία πληρωμής. Το ζήτημα της αναβολής της πληρωμής εξετάζεται λεπτομερώς ανωτέρω, στο πλαίσιο του πρώτου ισχυρισμού. Στο πλαίσιο αυτό, είναι σημαντικό να υπενθυμιστεί ότι ο ίδιος ο καταγγέλλων, στην επιστολή του της 25ης Νοεμβρίου 2009 προς την Επιτροπή, επισήμανε ότι, μέχρι τότε, ο υπεύθυνος έργου είχε ήδη δηλώσει εννέα φορές ότι η πληρωμή θα αναβαλλόταν. Επομένως, ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος ότι η πληρωμή αναβλήθηκε βάσει του προκαταρκτικού αποτελέσματος του ελέγχου φαίνεται να βασίζεται σε εσφαλμένη παραδοχή. Ως εκ τούτου, δεν διαπιστώνεται περίπτωση κακοδιοίκησης όσον αφορά την εν λόγω πτυχή της υπόθεσης.

74. Όσον αφορά το μέρος δ) του ισχυρισμού, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι δεν μπορεί να διερευνήσει τη συμπεριφορά των ίδιων των ελεγκτών, συμπεριλαμβανομένης της έκθεσης ελέγχου που ενέκριναν, δεδομένου ότι μπορεί να εξετάσει μόνο πιθανή κακοδιοίκηση από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ. Ο Διαμεσολαβητής θα μπορούσε να διαπιστώσει ότι η Επιτροπή ενήργησε εσφαλμένα μόνον εάν είχε αποδεχθεί έκθεση ελέγχου η οποία ήταν προδήλως εσφαλμένη ή από ελεγκτές που αγνόησαν προδήλως τους κανόνες που ορίζονται στη σύμβασή τους με την Επιτροπή. Στην επιστολή του προς την Επιτροπή της 11ης Δεκεμβρίου 2009, ο καταγγέλλων ανέφερε ότι ο ελεγκτής είχε παραβιάσει τον κώδικα δεοντολογίας υποβάλλοντας σχέδιο έκθεσης ελέγχου στην Επιτροπή, χωρίς προηγούμενη διαβούλευση με την κοινοπραξία. Ο καταγγέλλων ανέφερε περαιτέρω στην επιστολή του ότι είχε ενημερώσει τον ελεγκτή ότι το σχέδιο έκθεσης ελέγχου περιείχε ψευδείς πληροφορίες. Ισχυρίστηκε ότι οι κύριες αντιρρήσεις της στο σχέδιο έκθεσης ελέγχου ήταν οι ακόλουθες: Το συμπέρασμα του ελεγκτή σχετικά με τις παραγωγικές ώρες δεν βασίστηκε στα αποτελέσματα του ελέγχου και κατέδειξε ότι ο ελεγκτής δεν γνώριζε τις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής σχετικά με τις παραγωγικές ώρες. Επιπλέον, ο ελεγκτής συμπεριέλαβε μη υφιστάμενους εταίρους έργων σε πίνακες επισκόπησης και υπέπεσε σε σειρά ήσσονος σημασίας σφαλμάτων. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι είχε σοβαρές αμφιβολίες σχετικά με την επάρκεια του ελεγκτή. Στην επιστολή της με ημερομηνία 18 Ιανουαρίου 2010 προς τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή απάντησε ότι αντιλαμβανόταν ότι ο καταγγέλλων δεν συμφωνούσε με τα πορίσματα του ελεγκτή, αλλά ότι θεωρούσε ότι τα συμπεράσματα του ελεγκτή ήταν κατάλληλα. Στην απάντησή του της 18ης Φεβρουαρίου 2010 προς την Επιτροπή, ο καταγγέλλων υποστήριξε ότι δεν συμφωνούσε με τα πορίσματα του ελεγκτή, επισημαίνοντας ότι το κύριο θέμα αφορούσε το ζήτημα των παραγωγικών ωρών. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το ζήτημα αυτό εξετάζεται λεπτομερώς ανωτέρω στο πλαίσιο του δεύτερου ισχυρισμού. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει, κατά τα λοιπά, ότι ο καταγγέλλων δεν ανέφερε κανέναν συγκεκριμένο κανόνα της σύμβασης του ελεγκτή με την Επιτροπή τον οποίο θα είχε παραβιάσει ο ελεγκτής. Ως εκ τούτου, παρουσία απλών γενικών παραδοχών εκ μέρους του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί αναγκαίο να διεξαγάγει περαιτέρω έρευνες σχετικά με αυτή την πτυχή της υπόθεσης.

Δ. Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνά του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Δεν υπάρχουν λόγοι για περαιτέρω έρευνες σχετικά με το υποτιθέμενο διαδικαστικό σφάλμα, δηλαδή ότι η Επιτροπή ενήργησε εσφαλμένα κατά την αποδοχή έκθεσης ελέγχου που συντάχθηκε από ελεγκτές οι οποίοι αγνόησαν τους κανόνες και τις διαδικασίες που ορίζονται στη σύμβαση. Όσον αφορά τους άλλους ισχυρισμούς, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση από την Επιτροπή.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

 

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Στρασβούργο, 7 Σεπτεμβρίου 2012

---

[1] Το έργο STEPPIN χρηματοδοτήθηκε στο πλαίσιο του έκτου προγράμματος-πλαισίου για την έρευνα και την ανάπτυξη (6ο ΠΠ), κατόπιν της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων FP6-2005-INNOV-8 (ΕΕ 2005, C 91, σ. 6).

[2] Σύμφωνα με τους υπολογισμούς του καταγγέλλοντος.

[3] Ο Διαμεσολαβητής υποθέτει ότι, κάθε φορά που στη σύμβαση γίνεται αναφορά στον όρο «καθυστέρηση», μεταφράζει εσφαλμένα τον όρο «délai» από τα γαλλικά. Μια ακριβέστερη μετάφραση του "délai", στο παρόν πλαίσιο, είναι "προθεσμία". Ως εκ τούτου, η απόφαση του Διαμεσολαβητή θα επιφέρει τις αναγκαίες τροποποιήσεις σε περαιτέρω αποσπάσματα.

[4] Σύμφωνα με την εξήγηση που παρατίθεται στην παράγραφο 35 ανωτέρω, εάν ο αριθμός των παραγωγικών ωρών που θεωρείται ότι ισχύουν είναι υψηλότερος, οι ωριαίες αμοιβές που χρεώνονται από την κοινοπραξία θα είναι χαμηλότερες. Έτσι, ο καταγγέλλων είχε συμφέρον να αμφισβητήσει τη θέση του ελεγκτή ότι οι υπολογισμοί των παραγωγικών ωρών του καταγγέλλοντος ήταν πολύ χαμηλοί.

[5] Η έκδοση του 2005 των σημειωμάτων καθοδήγησης για το πιστοποιητικό ελέγχου επικαιροποιήθηκε το 2007 (αυτή είναι η έκδοση που επισύναψε ο καταγγέλλων στην καταγγελία του), αλλά οι διατάξεις που αφορούν την παρούσα υπόθεση δεν έχουν τροποποιηθεί.

[6] Η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι πουθενά δεν υποστηρίζεται ότι οι εν λόγω ανακοινώσεις δεν ήταν αποτελεσματικές.