Αξιότιμε κ. K.,
Στις 19 Φεβρουαρίου 1999 υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή εξ ονόματος της Chemische Fabrik Fährbrücke GmbH σχετικά με τη διαδικασία υποβολής προσφορών WA/BH/98/02 που διοργάνωσε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Στις 9 Μαρτίου 1999, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της στις 5 Ιουλίου 1999 και σας τη διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις, εφόσον το επιθυμείτε. Δεν έλαβα παρατηρήσεις από εσάς.
Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Η Chemische Fabrik Fährbrücke GmbH (στο εξής «CFF») συμμετείχε σε διαδικασία διαγωνισμού (στοιχεία αναφοράς: WA/BH/98/02) που διοργανώθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για την υλοποίηση σχεδίου στη Βοσνία-Ερζεγοβίνη. Η προσφορά απεστάλη στις 27 Μαΐου 1998 με συστημένη επιστολή και ο καταγγέλλων ενημερώθηκε ότι η Επιτροπή έλαβε την επιστολή της CFF στις 2 Ιουνίου 1998.
Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ούτε αναγνώρισε την παραλαβή της προσφοράς ούτε την καταχώρισε. Επιπλέον, η CFF ενημερώθηκε ότι η αίτησή της δεν περιλαμβανόταν στους διαγωνισμούς που προκηρύχθηκαν κατά την αποσφράγιση. Αρκετοί μήνες αργότερα, ο διαγωνισμός επιστράφηκε στη CFF χωρίς περαιτέρω παρατηρήσεις. Τέλος, η CFF ισχυρίστηκε ότι επικοινώνησε με τις υπηρεσίες της Επιτροπής στο Σαράγεβο σχετικά με το ζήτημα αυτό, αλλά ότι δεν έλαβε ποτέ απάντηση.
Ως εκ τούτου, στις 19 Φεβρουαρίου 1999, ο καταγγέλλων υπέβαλε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή. Ο καταγγέλλων ζήτησε διευκρινίσεις σχετικά με την προσφορά που ισχυρίστηκε ότι είχε αποστείλει στην Επιτροπή, η οποία δεν είχε ποτέ καταχωριστεί ούτε εξεταστεί και η οποία τελικά είχε επιστραφεί χωρίς να έχει ανοιχθεί.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη της Επιτροπής
Η γνώμη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με την καταγγελία ήταν συνοπτικά η ακόλουθη:
Η CFF έλαβε τα έγγραφα του διαγωνισμού που δημοσιεύθηκε με τα στοιχεία WA/BH/98/02 και πληροφορήθηκε ότι η προθεσμία για την υποβολή των προσφορών είχε οριστεί στις 12.00 π.μ. της 12ης Μαΐου 1998. Την ημέρα της αποσφράγισης του διαγωνισμού WA/BH/98/02, δηλαδή στις 13 Μαΐου 1998, η CFF δεν υπέβαλε καμία προσφορά.
Στις 2 Ιουνίου 1998, η Επιτροπή έλαβε τις παρατηρήσεις της CFF με στοιχεία WA/BH/98/02. Συνήθως οι εκπρόθεσμες υποβολές επιστρέφονται αμέσως κλειστές, αλλά στην περίπτωση αυτή η Επιτροπή διαβίβασε τον φάκελο στα γραφεία της στο Σεράγεβο για να βεβαιωθεί ότι η υποβολή δεν προοριζόταν για κάποια άλλη πρόσκληση υποβολής προσφορών που διοργανώθηκε για τη Βοσνία-Ερζεγοβίνη.
Δεδομένου ότι η προσφορά της CFF παραδόθηκε μετά το κλείσιμο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, η προσφορά της CFF δεν μπόρεσε να καταχωριστεί και απεστάλη χωρίς να ανοίξει. Αυτό έγινε σύμφωνα με την τυποποιημένη διαδικασία που ορίζεται στο άρθρο 15 παράγραφος 2 των «Γενικών Κανονισμών Προσφορών και Ανάθεσης Συμβάσεων Προμήθειας» που εφαρμόζονται στα έργα PHARE.
Η Επιτροπή επισύναψε επίσης δύο έγγραφα με τη γνώμη της στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή. Η μία ανέφερε ότι η καταγγέλλουσα ενημερώθηκε από την Επιτροπή για παράταση της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Η δεύτερη ήταν αντίγραφο της τηλεομοιοτυπίας της CFF προς την Επιτροπή στο Σαράγεβο, η οποία εστάλη στις 21 Σεπτεμβρίου 1998. Η CFF επιβεβαίωσε ότι η προσφορά της υποβλήθηκε πράγματι για τον διαγωνισμό WA/BH/98/02. Ζήτησε επίσης να της επιστραφεί η προσφορά χωρίς να ανοίξει.
Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος
Ο καταγγέλλων δεν υπέβαλε παρατηρήσεις.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Η παράλειψη της Επιτροπής να καταχωρίσει και να εξετάσει μια προσφορά που υποβλήθηκε από τον καταγγέλλοντα

1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι απέστειλε στην Επιτροπή προσφορά η οποία δεν καταχωρίστηκε ούτε εξετάστηκε ποτέ και η οποία τελικά απεστάλη χωρίς να ανοίξει. Η Επιτροπή εξήγησε ότι η προσφορά του καταγγέλλοντος υποβλήθηκε μετά τη λήξη της προθεσμίας και, ως εκ τούτου, δεν ελήφθη υπόψη.
1.2 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, στις 17 Απριλίου 1998, η CFF επιβεβαίωσε ότι έλαβε την ανακοίνωση της Επιτροπής με την οποία παρατάθηκε η προθεσμία για την υποβολή των προσφορών (δηλ. στις 12 Μαΐου 1998 αντί για τις 27 Απριλίου 1998). Σύμφωνα με τα έγγραφα που διαβίβασε ο καταγγέλλων, η προσφορά της CFF εστάλη στις 27 Μαΐου 1998 και, ως εκ τούτου, υποβλήθηκε μετά τη λήξη της προθεσμίας.
1.3 Αποστέλλοντας τις παρατηρήσεις της CFF χωρίς να τις καταχωρίσει, η Επιτροπή ακολούθησε την κατάλληλη διαδικασία που εφαρμόζεται στις εκπρόθεσμες παρατηρήσεις . Επιπλέον, αυτό ανταποκρινόταν στο αίτημα της CFF που διατυπωνόταν στην τηλεομοιοτυπία της 21ης Σεπτεμβρίου 1998. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν υπάρχει κακοδιοίκηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
2 Συμπέρασμα
Βάσει των ερευνών της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, δεν φαίνεται να υπήρξε κακοδιοίκηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε να θέσει την υπόθεση στο αρχείο.
Ο Πρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.
Με εκτίμηση
Jacob SÖDERMAN