Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο καταγγέλλων είναι η Ομάδα Μεταναστευτικής Πολιτικής («MPG»), μια μη κερδοσκοπική ΜΚΟ με έδρα τις Βρυξέλλες, η οποία εκπροσωπείται από τον διευθύνοντα σύμβουλό της.

2. Στις 31 Μαρτίου 2004, η Επιτροπή και ο καταγγέλλων υπέγραψαν συμφωνία επιχορήγησης για το σχέδιο JAI/2003/INTI/013, με τίτλο «Ευρωπαϊκός διάλογος για τη μετανάστευση - σύνδεση των εθνικών και ευρωπαϊκών συζητήσεων για τις πολιτικές ένταξης και ένταξης»(«το σχέδιο»).

3. Ο καταγγέλλων εκτέλεσε επιτυχώς το έργο, σε συνεργασία με 20 άλλες ΜΚΟ («οργανώσεις-εταίρους») από ολόκληρη την ΕΕ. Το έργο διήρκεσε 18 μήνες, από την 1η Απριλίου 2004 έως τις 30 Σεπτεμβρίου 2005, με συνολικό κόστος 611 610 ευρώ. Στις 30 Νοεμβρίου 2005, η Επιτροπή έλαβε την τελική έκθεση έργου του καταγγέλλοντος. Στις 17 Αυγούστου 2006, και μετά από ορισμένες πρόσθετες επαφές με τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή πραγματοποίησε την τελική πληρωμή για το έργο.

4. Στις 10 Σεπτεμβρίου 2007, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι το έργο είχε επιλεγεί για εκ των υστέρων έλεγχο στο ετήσιο τυποποιημένο πρόγραμμα ελέγχου της τότε Γενικής Διεύθυνσης «Δικαιοσύνη, Ελευθερία και Ασφάλεια»(«ΓΔ JLS») και ότι ο έλεγχος θα διεξαγόταν έξι εβδομάδες αργότερα. Ενημέρωσε επίσης τον καταγγέλλοντα ότι δύο ελεγκτές της Επιτροπής θα επισκέπτονταν τις εγκαταστάσεις του καταγγέλλοντος για να επιθεωρήσουν τα λογιστικά έγγραφα που σχετίζονται με το έργο. Για τη διενέργεια του ελέγχου, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να θέσει στη διάθεση των ελεγκτών της ορισμένα λογιστικά έγγραφα από τα οποία θα ήταν δυνατή η επαλήθευση των δαπανών και των εσόδων του έργου. Η Επιτροπή θέλησε επίσης να δει τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας ως απόδειξη των δαπανών προσωπικού.

5. Ο έλεγχος πραγματοποιήθηκε στις 24 Οκτωβρίου 2007. Κατά τη διάρκεια του επιτόπιου ελέγχου διαπιστώθηκε ότι έλειπαν ορισμένα έγγραφα του έργου. Σύμφωνα με το αίτημα της Επιτροπής, ο καταγγέλλων υπέβαλε στη συνέχεια περισσότερα έγγραφα.

6. Στις 11 Αυγούστου 2008, η Επιτροπή απέστειλε επιστολή στον καταγγέλλοντα, στην οποία επισύναψε το σχέδιο έκθεσης ελέγχου. Στην επιστολή της, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να σχολιάσει τα πορίσματα των ελεγκτών εντός των επόμενων 15 εργάσιμων ημερών. Η παράγραφος 4.5 του ανωτέρω πρώτου σχεδίου έκθεσης ελέγχου («Ανίχνευση δαπανών σε δικαιολογητικά έγγραφα») έχει ως εξής:

«Οι ελεγκτές επισήμαναν ότι, όσον αφορά το μισθολογικό κόστος των εταίρων του έργου, δεν υπήρχαν εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας. Επιπλέον, οι ημερήσιες αποζημιώσεις δεν συνοδεύονταν από απόδειξη πληρωμής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν παρασχέθηκαν εισιτήρια και κάρτες επιβίβασης. Οι δαπάνες για τις οποίες υποβλήθηκαν ανεπαρκή δικαιολογητικά κρίθηκαν μη επιλέξιμες για ποσό ύψους 307 931 EUR.»

7. Στις 19 Αυγούστου 2008, ο καταγγέλλων απέστειλε στην Επιτροπή ορισμένα συμπληρωματικά έγγραφα και δήλωσε ότι διαφωνούσε με τα συμπεράσματα του σχεδίου έκθεσης ελέγχου. Δήλωσε ότι επιθυμούσε να υποβάλει τα ελλείποντα έγγραφα και, ως εκ τούτου, ζήτησε τρίμηνη παράταση της προθεσμίας, την οποία έκρινε αναγκαία για την επικοινωνία με τις οργανώσεις-εταίρους. Ο καταγγέλλων ρώτησε επίσης αν τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας που είχε εκδώσει η MPG για το προσωπικό των οργανώσεων-εταίρων της κατά την περίοδο του έργου θα ήταν επαρκή ή αν θα έπρεπε να ζητήσει από τις ενδιαφερόμενες οργανώσεις-εταίρους να υποβάλουν τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας απευθείας στην Επιτροπή.

8. Στις 12 Σεπτεμβρίου 2008, η Επιτροπή απέστειλε στον καταγγέλλοντα αναθεωρημένο σχέδιο έκθεσης ελέγχου, χωρίς να τροποποιήσει το ποσό των μη επιλέξιμων δαπανών. Η Επιτροπή όρισε νέα δίμηνη προθεσμία, η οποία λήγει στις 12 Νοεμβρίου 2008, εντός της οποίας ο καταγγέλλων μπορούσε να υποβάλει τις παρατηρήσεις του. Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι η προθεσμία αυτή δεν μπορούσε να αναβληθεί περαιτέρω διότι «το ετήσιο πρόγραμμά της έπρεπε να τηρηθεί». Η Επιτροπή πρόσθεσε: «Λαμβάνοντας υπόψη τις προκαταρκτικές παρατηρήσεις σας, πρέπει να αναφέρουμε ότι υποχρεούστε, σύμφωνα με το άρθρο 1.9.1 της συμφωνίας επιχορήγησης, να διασφαλίσετε τη διαθεσιμότητα των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με το αίτημα της Επιτροπής, ιδίως εκείνων που δεν υποβλήθηκαν επιτόπου (δελτία μισθοδοσίας ή μισθοδοσίας, αποδεικτικά πληρωμών και τιμολόγια). Οι δηλώσεις μισθολογικών δαπανών σύμφωνα με τις συμφωνίες εταιρικής σχέσης θεωρούνται ανεπαρκείς για την επαλήθευση των δαπανών …»

9. Στις 7 Νοεμβρίου 2008, ο καταγγέλλων υπέβαλε στην Επιτροπή περαιτέρω έγγραφα [1].

10. Με βάση τα νέα αποδεικτικά στοιχεία που υπέβαλε ο καταγγέλλων, η Επιτροπή αναθεώρησε το σχέδιο έκθεσης ελέγχου της και μείωσε το ποσό των μη επιλέξιμων δαπανών σε 220 086,59 EUR, με αποτέλεσμα δημοσιονομική διόρθωση ύψους 138 328 EUR. Στις 18 Φεβρουαρίου 2009, η Επιτροπή απέστειλε την τελική έκθεση ελέγχου στον καταγγέλλοντα. Περιλάμβανε λεπτομερή εξήγηση των λόγων για τους οποίους ορισμένα από τα έγγραφα που είχε υποβάλει ο καταγγέλλων έγιναν δεκτά και ορισμένα θεωρήθηκαν ανεπαρκή αποδεικτικά στοιχεία των δαπανών που σχετίζονται με το έργο. Η Επιτροπή επισήμανε, για παράδειγμα, ότι δεν υπήρχαν αποδεικτικά έγγραφα για το 51 % των ποσών που δηλώθηκαν στον τομέα «Δαπάνες προσωπικού». Στις περισσότερες περιπτώσεις, η Επιτροπή διαπίστωσε ότι οι δαπάνες προσωπικού δεν ήταν επιλέξιμες λόγω «έλλειψης μισθοδοσίας»[2].

11. Με επιστολή της 25ης Φεβρουαρίου 2009, ο καταγγέλλων αμφισβήτησε το αποτέλεσμα της τελικής έκθεσης ελέγχου και ζήτησε συνάντηση με την Επιτροπή. Δήλωσε ότι δεν θεωρούσε ότι η Επιτροπή είχε απαντήσει στο ερώτημα που έθεσε η ίδια, δηλαδή ο καταγγέλλων, με την επιστολή της 19ης Αυγούστου 2008, δηλαδή αν αρκούσαν ορισμένα παραδείγματα εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας ή αν έπρεπε να υποβληθούν όλα τα σχετικά εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας.

12. Στις 16 Μαρτίου 2009, η Επιτροπή απάντησε, δηλώνοντας ότι η επιστολή της με ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 2008 περιείχε απάντηση στο συγκεκριμένο ερώτημα που είχε θέσει ο καταγγέλλων στην επιστολή της με ημερομηνία 19 Αυγούστου 2008. Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι, παρά τη δίμηνη παράταση της προθεσμίας, ο καταγγέλλων δεν ήταν σε θέση να προσκομίσει τα ελλείποντα έγγραφα. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή θεώρησε ότι ο έλεγχος είχε περατωθεί και ότι η έκθεση ελέγχου που εστάλη στον καταγγέλλοντα στις 18 Φεβρουαρίου 2009 ήταν οριστική.

13. Στις 27 Μαρτίου 2009, ο καταγγέλλων ζήτησε εκ νέου συνάντηση με την Επιτροπή, επαναλαμβάνοντας ότι το θεσμικό όργανο δεν είχε ακόμη απαντήσει στην ερώτηση που έθεσε στην επιστολή του της 19ης Αυγούστου 2008.

14. Στις 27 Μαΐου 2009, η Επιτροπή απάντησε, δηλώνοντας ότι η συγκεκριμένη ερώτηση του καταγγέλλοντος της 19ης Αυγούστου 2008 απαντήθηκε με επιστολή της 12ης Σεπτεμβρίου 2008. Το θεσμικό όργανο υπενθύμισε επίσης στον καταγγέλλοντα ότι η επιστολή της 25ης Φεβρουαρίου 2009 δεν περιείχε νέες πληροφορίες που θα επέτρεπαν την αναθεώρηση των συμπερασμάτων του ελέγχου και ότι στην MPG είχε ήδη δοθεί αρκετός χρόνος για να παράσχει τεκμηρίωση.

15. Με επιστολή της 5ης Ιουνίου 2009, η Επιτροπή δήλωσε ότι θα αποστείλει στον καταγγέλλοντα εντολή ανάκτησης για το ποσό των 138 328 ευρώ.

16. Στις 29 Ιουνίου 2009, ο καταγγέλλων και η Επιτροπή συναντήθηκαν στις Βρυξέλλες.

17. Μετά τη συνάντηση αυτή, στις 7 Ιουλίου 2009, ο καταγγέλλων απέστειλε αντίγραφα των ζητηθέντων εγγράφων στην Επιτροπή. Στη συνοδευτική επιστολή, ο καταγγέλλων έγραψε στην Επιτροπή:

«Όπως σας αναφέραμε κατά τη διάρκεια της συνάντησής μας, από την τελευταία μας επαφή με τον ελεγκτή, στις 18 Φεβρουαρίου 2009, λάβαμε τελικά τα περισσότερα από τα ελλείποντα δικαιολογητικά έγγραφα που ζητούσαμε επειγόντως από τους εταίρους μας για αρκετούς μήνες. Το συνολικό ποσό που μπορεί να παρασχεθεί επιλέξιμο χάρη σε αυτά τα νέα έγγραφα που υπερβαίνουν τα 130.000 ευρώ, θα εκτιμούσαμε ιδιαίτερα τη συμφωνία σας να ληφθούν υπόψη».

18. Στην απάντησή της της 16ης Ιουλίου 2009, η Επιτροπή δήλωσε ότι είχε αναλύσει τα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων, αλλά τον ενημέρωσε ότι τα έγγραφα δεν μπορούσαν να γίνουν δεκτά σε τόσο προχωρημένο στάδιο της διαδικασίας ελέγχου, δεδομένου ότι θα έπρεπε να είναι διαθέσιμα κατά τον χρόνο του ελέγχου, όπως προβλέπεται στη συμφωνία επιχορήγησης. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή αποφάσισε ότι τα συμπεράσματα που είχε συναγάγει το θεσμικό όργανο από την τελική έκθεση ελέγχου της 18ης Φεβρουαρίου 2009 δεν θα πρέπει να τροποποιηθούν.

19. Στις 31 Ιουλίου 2009, ο καταγγέλλων ζήτησε νέα συνάντηση με την Επιτροπή. Δήλωσε ότι ήταν πολύ δύσκολο να λάβει τα ζητηθέντα έγγραφα. Στο σχέδιο συμμετείχαν «28»[3] οργανισμοί σε ολόκληρη την Ευρώπη, ένας εκ των οποίων είχε παύσει τη δραστηριότητά του, ενώ άλλοι δεν ήταν σε θέση να παράσχουν τις απαραίτητες πληροφορίες. Για πολλούς από αυτούς, ήταν η πρώτη φορά που συμμετείχαν σε ένα τέτοιο έργο. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι μια συνάντηση με την Επιτροπή «θα βοηθούσε να κατανοήσουμε ποιοι είναι οι ακριβείς κανόνες σχετικά με τον έλεγχο και τι θα μπορούσε να κάνει ο επικεφαλής του έργου για να βοηθήσει τους εταίρους να παράσχουν τις απαραίτητες πληροφορίες».

20. Στις 10 Σεπτεμβρίου 2009, η Επιτροπή απάντησε, επαναλαμβάνοντας τα επιχειρήματα που περιέχονταν στην επιστολή της 27ης Μαΐου 2009.

21. Στις 14 Οκτωβρίου 2009, η Επιτροπή εξέδωσε ένταλμα είσπραξης ύψους 138 328 ευρώ.

22. Ο καταγγέλλων υπέβαλε καταγγελία στον Διαμεσολαβητή στις 21 Οκτωβρίου 2009.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

23. Στην καταγγελία της, η καταγγέλλουσα υπέβαλε τους ακόλουθους ισχυρισμούς:

(1) η Επιτροπή ενήργησε αδίκως κατά τη διάρκεια της παρακολούθησης του ελέγχου, και

(2) Υπήρξαν διαδικαστικές ελλείψεις στη διαδικασία ελέγχου.

24. Ο καταγγέλλων υπέβαλε τους ακόλουθους ισχυρισμούς:

(1) Η Επιτροπή θα πρέπει να εξετάσει τα πρόσθετα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων, και

(2) Η Επιτροπή θα πρέπει να διακανονίσει το υπόλοιπο και να εκδώσει πιστωτικό σημείωμα.

25. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι δεν υπήρχαν επαρκείς λόγοι για να συμπεριληφθεί ο δεύτερος ισχυρισμός στην έρευνά του, διότι ο καταγγέλλων δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία που να τον τεκμηριώνουν. Ως εκ τούτου, αποφάσισε να μην συμπεριλάβει αυτόν τον ισχυρισμό στην έρευνά του, βάσει του άρθρου 228 της ΣΛΕΕ [4], και ενημέρωσε σχετικά τον καταγγέλλοντα. Ξεκίνησε έρευνα σχετικά με τον πρώτο ισχυρισμό του καταγγέλλοντος και δύο ισχυρισμούς.

Η έρευνα

26. Στις 21 Δεκεμβρίου 2009, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να υποβάλει τη γνώμη της έως τις 31 Μαρτίου 2010.

27. Στις 5 Μαΐου 2010, η Επιτροπή διαβίβασε τη γνώμη της.

28. Ο Διαμεσολαβητής διαβίβασε τη γνώμη της Επιτροπής στον καταγγέλλοντα με πρόσκληση να υποβάλει παρατηρήσεις, οι οποίες εστάλησαν στις 30 Ιουνίου 2010.

29. Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης της Επιτροπής και των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής προέβη σε προσωρινή διαπίστωση κακοδιοίκησης. Ως εκ τούτου, στις 8 Φεβρουαρίου 2011, υπέβαλε στην Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 3, παράγραφος 5, του καταστατικού του, πρόταση φιλικού διακανονισμού.

30. Με επιστολή της 11ης Μαΐου 2011, η Επιτροπή αποδέχθηκε την πρόταση φιλικού διακανονισμού. Αντίγραφο της επιστολής αυτής διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα. Με ηλεκτρονικό μήνυμα της 13ης Μαΐου 2011, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι ήταν ικανοποιημένος με την απάντηση της Επιτροπής.

Ανάλυση του Διαμεσολαβητή και προσωρινά συμπεράσματα

Α. Εικαζόμενη αθέμιτη συμπεριφορά κατά τη διάρκεια της παρακολούθησης του ελέγχου και σχετικές αξιώσεις

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

31. Προκειμένου να στηρίξει τον ισχυρισμό της, η καταγγέλλουσα προέβαλε τα ακόλουθα τρία επιχειρήματα:

(1) Πρώτον, η Επιτροπή δεν παρέτεινε περαιτέρω την προθεσμία και, ως εκ τούτου, δεν έλαβε υπόψη τις δυσκολίες του καταγγέλλοντος να λάβει τα ζητηθέντα εμπιστευτικά έγγραφα από τις οργανώσεις-εταίρους του.

(2) Δεύτερον, η Επιτροπή δεν έλαβε υπόψη τα αποδεικτικά έγγραφα που υπέβαλε τελικά ο καταγγέλλων στις 7 Ιουλίου 2009.

(3) Τρίτον, η αίτηση είσπραξης ύψους 138 328 ευρώ ήταν δυσανάλογη, δεδομένου ότι ο καταγγέλλων υπέβαλε το 94 % των ζητηθέντων εγγράφων στην Επιτροπή στις 7 Ιουλίου 2009.

32. Όσον αφορά το πρώτο επιχείρημα, η Επιτροπή ανέφερε στη γνώμη της ότι όλα τα έγγραφα έπρεπε να έχουν υποβληθεί έως την ημερομηνία υποβολής των εκθέσεων έργου. Η καθυστερημένη αποδοχή των δικαιολογητικών εγγράφων, δηλαδή μετά την παράταση της προθεσμίας της 12ης Νοεμβρίου 2008, θα παραβίαζε την αρχή της ίσης μεταχείρισης των δικαιούχων στο πλαίσιο του προγράμματος επιχορήγησης.

33. Η συμφωνία επιχορήγησης προέβλεπε σαφώς ότι, για να θεωρηθούν επιλέξιμες, όλες οι δαπάνες έπρεπε να συνοδεύονται από κατάλληλη τεκμηρίωση, η οποία θα έπρεπε να είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή, και όχι μόνο για λογιστικούς ελέγχους. Άρθρο II. Στο σημείο 14.1 της συμφωνίας επιχορήγησης αναφερόταν ότι οι επιλέξιμες δαπάνες της δράσης έπρεπε να είναι «προσδιορίσιμες και επαληθεύσιμες». Άρθρο II. 19.2 της συμφωνίας επιχορήγησης προέβλεπε ρητά ότι «[ο] δικαιούχος διατηρεί στη διάθεση της Επιτροπής όλα τα πρωτότυπα έγγραφα, ιδίως λογιστικά και φορολογικά, ή, σε εξαιρετικές και δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, επικυρωμένα αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων που αφορούν τη συμφωνία για περίοδο πέντε ετών από την ημερομηνία πληρωμής του υπολοίπου …». Η συμφωνία επιχορήγησης προέβλεπε επίσης ότι θα μπορούσε να διενεργηθεί λογιστικός έλεγχος έως «... πέντε έτη από την ημερομηνία πληρωμής του υπολοίπου και ότι τα δικαιολογητικά έγγραφα φυλάσσονται κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου».

34. Ωστόσο, οι ελεγκτές παρατήρησαν την έλλειψη των ακόλουθων εγγράφων: i) καθολικό για όλες τις δαπάνες· ii) αποδεικτικό μεταφοράς στις οργανώσεις-εταίρους (τα ποσά στην κατάσταση δαπανών δεν αντιστοιχούσαν πλήρως στα ποσά που αναφέρονταν στις καταστάσεις τραπεζικών λογαριασμών)· iii) επαρκή δικαιολογητικά για τις δαπάνες προσωπικού (μισθοδοσία ή μισθοδοσία) και τις ημερήσιες αποζημιώσεις (απόδειξη πληρωμής)· iv) επαρκή δικαιολογητικά για τα έξοδα ταξιδίου (εισιτήρια ή κάρτες επιβίβασης).

35. Η Επιτροπή δήλωσε ότι, κατόπιν αιτήματος του καταγγέλλοντος, του είχε χορηγήσει γενναιόδωρη παράταση της προθεσμίας για την υποβολή των ελλειπόντων εγγράφων, δηλαδή την παράτασή της από τις 11 Αυγούστου 2008 έως τις 12 Νοεμβρίου 2008. Επιπλέον, σε επιστολή της 12ης Σεπτεμβρίου 2008, με την οποία χορηγήθηκε παράταση της προθεσμίας, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι «μπορούν να θεωρηθούν επιλέξιμες μόνο οι δαπάνες για τις οποίες υπάρχουν επαρκή δικαιολογητικά έγγραφα (ιδίως εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας για δαπάνες προσωπικού).

36. Μολονότι η επιστολή του καταγγέλλοντος της 7ης Νοεμβρίου 2008 περιείχε ορισμένα πρόσθετα έγγραφα, η Επιτροπή έκρινε ότι δεν ήταν σαφές από την εν λόγω επιστολή ότι βρισκόταν σε εξέλιξη η ανάκτηση περισσότερων εγγράφων από τις οργανώσεις-εταίρους ή ότι είχαν προκύψει δυσκολίες κατά τη συλλογή των εν λόγω εγγράφων. Ο καταγγέλλων περιορίστηκε να αναφέρει στην εν λόγω επιστολή ότι: «Θα επιστρέψουμε επίσης στους εταίρους και θα ζητήσουμε εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας όποτε είναι διαθέσιμα». Επιπλέον, τα συμπληρωματικά έγγραφα που υποβλήθηκαν αφορούσαν σχεδόν όλες τις οργανώσεις-εταίρους, γεγονός που οδήγησε στην πεποίθηση ότι ο καταγγέλλων είχε κατορθώσει να επικοινωνήσει με όλες σχεδόν τις οργανώσεις-εταίρους και να συγκεντρώσει ορισμένα από τα δικαιολογητικά έγγραφα για τις «δαπάνες προσωπικού», τις «αποζημιώσεις ταξιδίου και διαμονής για το προσωπικό του έργου» και τις «συνεδριάσεις και σεμινάρια».

37. Για τους ανωτέρω λόγους, τα συμπληρωματικά έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων στις 7 Νοεμβρίου 2008 θεωρήθηκαν απολύτως οριστικά από την Επιτροπή και χρησιμοποιήθηκαν ως βάση για την τελική έκθεση ελέγχου που εστάλη στον καταγγέλλοντα στις 18 Φεβρουαρίου 2009.

38. Η Επιτροπή κατέληξε δηλώνοντας ότι μόλις στο τελευταίο στάδιο της διαδικασίας ο καταγγέλλων ανέφερε ότι δυσκολευόταν να λάβει τις ζητούμενες πληροφορίες.

39. Όσον αφορά το δεύτερο επιχείρημα, η Επιτροπή δήλωσε ότι ο καταγγέλλων υπέβαλε τα τελικά έγγραφα πολύ αργά και «με δική του πρωτοβουλία».

40. Όσον αφορά το τρίτο επιχείρημα, η Επιτροπή υπενθύμισε ότι το ποσό των 138 328 EUR αντιστοιχούσε αυστηρά σε δαπάνες που δεν μπορούσαν να θεωρηθούν επιλέξιμες, δεδομένου ότι δεν τεκμηριώθηκαν εγκαίρως με κατάλληλα δικαιολογητικά έγγραφα τα οποία, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα ήταν εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας. Ως εκ τούτου, κατά την άποψη της Επιτροπής, το ποσό της εντολής ανάκτησης δεν ήταν δυσανάλογο.

41. Όσον αφορά τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή δήλωσε ότι θεωρούσε ότι η απόφαση να μην εξεταστούν τα συμπληρωματικά έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων ήταν βάσιμη. Ως εκ τούτου, κατά την άποψη της Επιτροπής, δεν ήταν αναγκαίο να αναθεωρηθεί το τελικό ποσό της επιχορήγησης μετά τον έλεγχο ή να εκδοθεί πιστωτικό σημείωμα.

42. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, παρόλο που τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας για το προσωπικό των οργανώσεων-εταίρων δεν ήταν διαθέσιμα κατά τη διάρκεια του ελέγχου, τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας για το προσωπικό της MPG που συμμετείχε στο έργο ήταν μεταξύ των δικαιολογητικών εγγράφων. Ο καταγγέλλων τόνισε ότι σε καμία χρονική στιγμή κατά τη διάρκεια του ελέγχου δεν υπήρχε καμία ένδειξη ότι η μη διαθεσιμότητα των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας θα αποτελούσε σημαντικό εμπόδιο για την έγκριση του δημοσιονομικού δελτίου σχετικά με το έργο.

43. Ο καταγγέλλων δήλωσε επίσης ότι, όλα τα έτη κατά τα οποία εργάστηκε σε έργα που εκτελέστηκαν για λογαριασμό της Επιτροπής, τα δελτία χρόνου εργασίας, τα οποία είναι έγγραφα που τεκμηριώνουν τις μισθολογικές δαπάνες που ζητήθηκαν από την Επιτροπή, γίνονταν πάντοτε δεκτά ως επαρκείς αποδείξεις δαπανών. Επιπλέον, τόνισε ότι τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας είναι εμπιστευτικά έγγραφα, δεδομένου ότι αφορούν την ιδιωτική ζωή των ανθρώπων. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι δεν τηρούσε λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τις μισθοδοσίες ή τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας του προσωπικού που απασχολείται από τις οργανώσεις-εταίρους, διότι θεωρούσε ότι δεν είχε δικαίωμα να παραβιάζει τα δικαιώματα εμπιστευτικότητας των εν λόγω προσώπων διατηρώντας έγγραφα ευαίσθητου και προσωπικού χαρακτήρα.

44. Ωστόσο, όταν έλαβε το σχέδιο έκθεσης ελέγχου της 11ης Αυγούστου 2008, ο καταγγέλλων κατέβαλε μεγάλες προσπάθειες για να λάβει τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας που αφορούν το προσωπικό των οργανώσεων-εταίρων. Τα πολυάριθμα εμπόδια που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων προκειμένου να αποκτήσει αντίγραφα αυτών των προσωπικών και εμπιστευτικών εγγράφων (η αποκάλυψη των οποίων σε μη εξουσιοδοτημένους τρίτους είναι παράνομη σε πολλές χώρες) κατέστησαν σαφές ότι η δίμηνη παράταση που χορήγησε η Επιτροπή (από τις 12 Σεπτεμβρίου 2008 έως τις 12 Νοεμβρίου 2008) ήταν κατάφωρα ανεπαρκής.

45. Ο καταγγέλλων επέστησε την προσοχή στο γεγονός ότι η Επιτροπή θεώρησε αυτή τη δίμηνη παράταση ως «γενναιόδωρη» προσφορά και ότι είχε αρνηθεί να χορηγήσει περαιτέρω παράταση, παρόλο που δεν υπήρχε καμία διάταξη που να αναφέρει ότι μπορεί να χορηγηθεί μόνο μία παράταση.

46. Ως αποτέλεσμα των πολλών «κλήσεων για συνάντηση» του καταγγέλλοντος για να εξηγήσει την κατάσταση αυτοπροσώπως, η Επιτροπή συμφώνησε τελικά να συναντηθεί με τον καταγγέλλοντα. Διοργανώθηκε συνάντηση για τις 29 Ιουνίου 2009, κατά τη διάρκεια της οποίας ο καταγγέλλων ενημέρωσε την Επιτροπή ότι i) είχε τελικά καταφέρει να συγκεντρώσει τα περισσότερα από τα ελλείποντα έγγραφα «λίγους μήνες νωρίτερα» και ii) «στην πραγματικότητα, η [MPG] ήταν ήδη σε θέση να προσκομίσει το μεγαλύτερο μέρος των ζητούμενων δελτίων μισθοδοσίας τον Φεβρουάριο του 2009, αλλά η [MPG] δεν μπορούσε να έρθει σε επαφή με κανέναν αρμόδιο συνομιλητή.» Ο καταγγέλλων δήλωσε επίσης ότι κατά τη διάρκεια της εν λόγω συνάντησης ο εκπρόσωπος της Επιτροπής την συμβούλευσε να «του αποστείλει τα εν λόγω έγγραφα, κάτι που [ο καταγγέλλων] έπραξε στις 7 Ιουλίου ».

47. Στις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος επισυνάπτονται αντίγραφα των ακόλουθων εγγράφων: i) ηλεκτρονικό μήνυμα της 20ής Ιανουαρίου 2004, στο οποίο ένας από τους εμπειρογνώμονες της MPG δήλωσε ότι είχε επικοινωνήσει με τους λογιστές του και ενημερώθηκε ότι «δεν κοινοποιούν εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας στα τρίτα»· ii) επιστολή βελγικής οργάνωσης-εταίρου με ημερομηνία 2 Φεβρουαρίου 2004, στην οποία η τελευταία ανέφερε ότι «παραμένει στη διάθεση της Επιτροπής για να προσκομίσει τα δικαιολογητικά έγγραφα», και iii) απάντηση οργάνωσης-εταίρου, με ημερομηνία 24 Οκτωβρίου 2008, στην επιστολή του καταγγέλλοντος της 26ης Σεπτεμβρίου 2008, με την οποία επισυνάπτονται τέσσερα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας ενός κατονομαζόμενου εμπειρογνώμονα, τα οποία καλύπτουν την περίοδο από τις 31 Μαΐου 2004 έως τις 30 Απριλίου 2005. Με το έγγραφο αυτό, έγινε η ακόλουθη δήλωση: "Η παρακολούθηση των δελτίων μισθών σήμαινε την εξέταση των εγγράφων που ήταν αποθηκευμένα σε ένα γκαράζ, και ήταν αρκετά ένα έργο!"

Η προκαταρκτική αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή που οδήγησε σε πρόταση φιλικής λύσης

48. Αρχικά, η Διαμεσολαβήτρια υπενθύμισε ότι το ανακτηθέν ποσό των 138 328 EUR αντιστοιχούσε στις δαπάνες που δεν μπορούσαν να θεωρηθούν επιλέξιμες, διότι δεν τεκμηριώθηκαν με κατάλληλα δικαιολογητικά έγγραφα, στις περισσότερες περιπτώσεις, εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας προσωπικού που εκδόθηκαν από οργανώσεις-εταίρους («τα εν λόγω εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας»). Ο Διαμεσολαβητής αντιλήφθηκε ότι αυτό που αμφισβητείται είναι η ανάκτηση του εν λόγω ποσού, η οποία διαπιστώθηκε ως αποτέλεσμα του ελέγχου.

49. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι το άρθρο II.14.2 των γενικών όρων της συμφωνίας επιχορήγησης προβλέπει ότι οι επιλέξιμες άμεσες δαπάνες είναι «οι δαπάνες του προσωπικού που απασχολείται στη δράση, οι οποίες περιλαμβάνουν τους πραγματικούς μισθούς». Ωστόσο, στη συμφωνία επιχορήγησης δεν υπήρχε καμία διάταξη που να ορίζει ότι τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας αποτελούν κατ’ ανάγκη τη μόνη απόδειξη των ανωτέρω δαπανών. Το άρθρο I.4.3 της συμφωνίας επιχορήγησης «Πληρωμή του υπολοίπου» αναφέρεται μόνο στα «δικαιολογητικά έγγραφα».[5]

50. Ο Διαμεσολαβητής σημείωσε επίσης ότι το έγγραφο της Επιτροπής «δελτίο ελέγχου», της 31ης Ιουλίου 2006, το οποίο επισυνάφθηκε στην απόφασή της για την τελική πληρωμή της 17ης Αυγούστου 2006, αναφέρει τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας ως δικαιολογητικά έγγραφα. Η Επιτροπή σχολίασε τα εξής στο «δελτίο ελέγχου» σχετικά με τις δαπάνες του συντονιστή του Ηνωμένου Βασιλείου και του διοργανωτή συνεδρίων του Ηνωμένου Βασιλείου: «Timesheets received but not the copy of salary slip and payment made to this person (not the complainant's staff) - provide information on how daily rates have been calculated» (Δελτία ωραρίου εργασίας που ελήφθησαν, αλλά όχι το αντίγραφο του εκκαθαριστικού σημειώματος μισθοδοσίας και της πληρωμής που πραγματοποιήθηκε στο εν λόγω πρόσωπο (όχι στο προσωπικό του καταγγέλλοντος) - παροχή πληροφοριών σχετικά με τον τρόπο υπολογισμού των ημερήσιων αμοιβών).

51. Εκτός από το ανωτέρω παράδειγμα του τρόπου υπολογισμού των δαπανών για τον συντονιστή του Ηνωμένου Βασιλείου και τον διοργανωτή της διάσκεψης του Ηνωμένου Βασιλείου, η Επιτροπή, προφανώς, γνωρίζοντας ότι δεν υπήρχαν διαθέσιμα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας σε ορισμένες περιπτώσεις, κατέβαλε ωστόσο το υπόλοιπο των δαπανών προσωπικού βάσει «δηλώσεων»(πιθανώς, των δηλώσεων μισθολογικών δαπανών σύμφωνα με τις συμφωνίες εταιρικής σχέσης [6]) και, σε άλλες περιπτώσεις, βάσει αντιγράφων των δελτίων κατανομής χρόνου.

52. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, δεν προέκυψε ότι η μη διαθεσιμότητα των εν λόγω δελτίων μισθοδοσίας μεταξύ των εγγράφων του έργου παραβίαζε τη συμφωνία επιχορήγησης.

53. Ο Διαμεσολαβητής κατανόησε το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι ήταν δύσκολο για αυτόν, ως επικεφαλής ενός έργου στο οποίο συμμετείχαν περισσότερες από 20 διαφορετικές οργανώσεις-εταίροι από διάφορες χώρες της ΕΕ, να ανακτήσει πρωτότυπα ή αντίγραφα των ατομικών εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας εμπειρογνωμόνων που δεν είχαν προσληφθεί απευθείας από την MPG, αλλά από οργανώσεις-εταίρους. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε επίσης εύλογο να υποθέσει ότι οι δυσκολίες αυτές αναπόφευκτα αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου. Φαίνεται ότι αυτό συνέβη στην πραγματικότητα, δεδομένου ότι ο καταγγέλλων δεν ήταν σε θέση να συμμορφωθεί με το αίτημα της Επιτροπής της 10ης Σεπτεμβρίου 2007, δηλαδή να καταστήσει διαθέσιμα όλα τα εν λόγω εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια του ελέγχου που είχε προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί μόλις έξι εβδομάδες αργότερα, δηλαδή στις 24 Οκτωβρίου 2007.

54. Όταν ο καταγγέλλων ενημερώθηκε στις 11 Αυγούστου 2008 για τη διαπίστωση των ελεγκτών ότι ορισμένες δαπάνες δεν ήταν επιλέξιμες λόγω της έλλειψης εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας, κατέβαλε κάθε δυνατή προσπάθεια για να λάβει τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας. Η Επιτροπή συμφώνησε να περιμένει δύο (ουσιαστικά τρεις) επιπλέον μήνες, δηλαδή έως τις 12 Νοεμβρίου 2008, για τα σχετικά έγγραφα. Ωστόσο, κατά την άποψη του καταγγέλλοντος, η δίμηνη παράταση της προθεσμίας δεν ήταν επαρκής για να λάβει εγκαίρως τα εν λόγω έγγραφα και έκρινε ότι η Επιτροπή ενήργησε αθέμιτα αρνούμενη να χορηγήσει περαιτέρω παράταση της προθεσμίας. Επιπλέον, ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην ερώτησή της σχετικά με το κατά πόσον «ένα παράδειγμα εκκαθαριστικού σημειώματος μισθοδοσίας που εκδόθηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου του έργου είναι αρκετό ή εάν πρέπει να υποβληθούν εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας που καλύπτουν ολόκληρη την περίοδο».

55. Ο Διαμεσολαβητής εξέφρασε τη λύπη του για το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν έδωσε στον καταγγέλλοντα σαφή απάντηση στην επιστολή της με ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 2008. Ο Διαμεσολαβητής δεν συμμερίζεται την άποψη της Επιτροπής ότι η ακόλουθη δήλωση, η οποία έγινε στην επιστολή της 12ης Σεπτεμβρίου 2008, αποτελεί σαφή απάντηση στην ερώτηση του καταγγέλλοντος: «… υποχρεούστε, βάσει του άρθρου 1.9.1 της συμφωνίας επιχορήγησης, να διασφαλίσετε τη διαθεσιμότητα δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με το αίτημα της Επιτροπής, τα οποία έλειπαν ιδίως επιτόπου (δελτία μισθοδοσίας ή μισθοδοσίας, αποδεικτικά πληρωμών και τιμολόγια). Οι δηλώσεις μισθολογικών δαπανών σύμφωνα με τις συμφωνίες εταιρικής σχέσης θεωρούνται ανεπαρκείς για την επαλήθευση των δαπανών».

56. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δεν μπορούσε να αποκλείσει ότι, εάν ο καταγγέλλων είχε ενημερώσει ρητά την Επιτροπή για τη δυσκολία που αντιμετώπιζε να λάβει τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας προτού η Επιτροπή εγκρίνει την τελική έκθεση ελέγχου της 18ης Φεβρουαρίου 2009, το θεσμικό όργανο θα μπορούσε πράγματι να συμφωνήσει σε περαιτέρω παράταση της προθεσμίας. Ωστόσο, ο καταγγέλλων δεν το έπραξε κατά τον κρίσιμο χρόνο. Ο καταγγέλλων δεν έκανε καμία τέτοια ρητή αναφορά στις επικοινωνίες του με την Επιτροπή έως τις 31 Ιουλίου 2009 και δεν ζήτησε περαιτέρω παράταση της προθεσμίας. Στην επιστολή του της 19ης Αυγούστου 2008 προς την Επιτροπή, ο καταγγέλλων περιορίστηκε να δηλώσει ότι «[σ]ε αποδεικτικά στοιχεία των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας, τα οποία θεωρούνται από πολλούς οργανισμούς/πρόσωπα ως ιδιωτικές πληροφορίες, δεν ολοκληρώνονται οι συμπράξεις. Τα έγγραφα που παρέχονται από τους εταίρους μπορούν να είναι διαθέσιμα. Θα επιστρέψουμε επίσης στους εταίρους και θα ζητήσουμε εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας όποτε είναι διαθέσιμα [7].

57. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε επίσης ότι ο καταγγέλλων ζήτησε επανειλημμένα συνάντηση με την Επιτροπή για να συζητηθούν οι δυσκολίες που αντιμετώπιζε όσον αφορά τη λήψη των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας από τις οργανώσεις-εταίρους. Τα αιτήματά της έπαυσαν να ισχύουν έως τις 29 Ιουνίου 2009. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δεν κατανοεί τους λόγους για τους οποίους ο καταγγέλλων δεν υπέβαλε σαφή, γραπτή δήλωση σχετικά με τις δυσκολίες αυτές στην Επιτροπή.

56. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν μπόρεσε να συμφωνήσει με το πρώτο επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η Επιτροπή ενήργησε αδίκως μη παρατείνοντας την προθεσμία για δεύτερη φορά, παραλείποντας έτσι να λάβει υπόψη τις δυσκολίες που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων κατά την απόκτηση των ζητηθέντων εμπιστευτικών εγγράφων από τις οργανώσεις-εταίρους.

57. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής εξέτασε το δεύτερο επιχείρημα του καταγγέλλοντος, δηλαδή ότι η Επιτροπή απέρριψε αδικαιολόγητα τα έγγραφα που ο καταγγέλλων ήταν τελικά σε θέση να υποβάλει στις 7 Ιουλίου 2009.

58. Πρώτον, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε τις αποκλίνουσες απόψεις του καταγγέλλοντος και της Επιτροπής σχετικά με τα όσα ειπώθηκαν κατά τη συνεδρίαση της 29ης Ιουνίου 2009, η οποία προηγήθηκε της υποβολής των εγγράφων. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή τον συμβούλευσε κατά τη διάρκεια της εν λόγω συνεδρίασης να υποβάλει τα απαιτούμενα έγγραφα. Ωστόσο, η Επιτροπή δήλωσε ότι ο καταγγέλλων υπέβαλε τα έγγραφα «με δική του πρωτοβουλία». Ο Διαμεσολαβητής δεν έκρινε αναγκαίο να προβεί σε περαιτέρω έρευνες προκειμένου να αποφασίσει ποια εκδοχή των γεγονότων είναι ορθή, δεδομένου ότι, ανεξάρτητα από τα όσα ειπώθηκαν κατά τη συνεδρίαση, η Επιτροπή φαίνεται να έχει αναλύσει τα εν λόγω έγγραφα. Στην επιστολή της προς τον καταγγέλλοντα με ημερομηνία 16 Ιουλίου 2009, η Επιτροπή ανέφερε τα εξής: «Η Επιτροπή ολοκλήρωσε την ανάλυση των πληροφοριών που έλαβε με την επιστολή σας της 7ης Ιουλίου 2009.» Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, αναλύοντας τα έγγραφα, παρά την καθυστερημένη υποβολή τους, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η Επιτροπή ενήργησε δίκαια.

59. Εάν τα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων αναλύονταν πράγματι, ο Διαμεσολαβητής δεν κατανοούσε γιατί η Επιτροπή δεν αιτιολόγησε την απόφασή της της 16ης Ιουλίου 2009 (δηλαδή ότι η τελική έκθεση ελέγχου της 18ης Φεβρουαρίου 2009 δεν έπρεπε να τροποποιηθεί) παραπέμποντας στην ανάλυση αυτή, αντί να αναφέρει απλώς ότι τα έγγραφα υποβλήθηκαν πολύ αργά. Αυτό δεν ήταν συνεπής διοικητική συμπεριφορά.

60. Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής κάλεσε την Επιτροπή, βάσει των εγγράφων που υπέβαλε ο καταγγέλλων στις 7 Ιουλίου 2009, να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους τα συμπεράσματα του θεσμικού οργάνου που συνήχθησαν από την έκθεση ελέγχου της 18ης Φεβρουαρίου 2009 μπορούν ή δεν μπορούν να τροποποιηθούν. Μια τέτοια εξήγηση θα βοηθούσε τον Διαμεσολαβητή να αποφασίσει κατά πόσον η Επιτροπή συμπεριφέρθηκε εύλογα όσον αφορά το τρίτο επιχείρημα του καταγγέλλοντος, το οποίο αφορούσε την αναλογικότητα της ανάκτησης από την Επιτροπή.

61. Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε την ακόλουθη αντίστοιχη πρόταση για φιλική λύση, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 5 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

«Λαμβάνοντας υπόψη τα πορίσματα του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να παράσχει εξηγήσεις, με βάση τα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων στις 7 Ιουλίου 2009, ως προς τους λόγους για τους οποίους τα συμπεράσματα του θεσμικού οργάνου που συνάγονται από την έκθεση ελέγχου της 18ης Φεβρουαρίου 2009 μπορούν ή δεν μπορούν να τροποποιηθούν.»

Τα επιχειρήματα που παρουσιάστηκαν στον Διαμεσολαβητή μετά την πρόταση φιλικής λύσης

62. Στην απάντησή της, η Επιτροπή αποδέχθηκε την πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση.

63. Η Επιτροπή δήλωσε ότι, «κατόπιν συλλογισμού», παραδέχθηκε ότι η άρνησή της να δεχθεί τις συμπληρωματικές πληροφορίες, απλώς και μόνο επειδή υποβλήθηκαν πολύ αργά, θα μπορούσε να θεωρηθεί δυσανάλογη. Η Επιτροπή δήλωσε ότι ήταν, ως εκ τούτου, έτοιμη να ολοκληρώσει την ανάλυσή της σχετικά με τις παρασχεθείσες πληροφορίες και να εξετάσει την επιλεξιμότητα των υποβληθέντων εγγράφων.

64. Η Επιτροπή δήλωσε ότι, μόλις ολοκληρώσει την ανάλυσή της σχετικά με τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν από τον καταγγέλλοντα, θα τον ενημερώσει για το ποσό που θεωρείται επιλέξιμο και ότι αυτό θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα την καταβολή πληρωμής από την Επιτροπή στον καταγγέλλοντα.

65. Ο καταγγέλλων ενημέρωσε τις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή ότι ήταν ικανοποιημένος με την απάντηση της Επιτροπής στην πρόταση για φιλική λύση. Ο καταγγέλλων εξέφρασε την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι η Επιτροπή συμφώνησε να εξετάσει όλα τα έγγραφα που είχε υποβάλει. Ευχαριστεί τον Διαμεσολαβητή για τις προσπάθειες και την υπομονή του. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι θα το εκτιμούσε εάν η Επιτροπή τον ενημέρωνε για την ημερομηνία κατά την οποία αναμένει να ολοκληρώσει την αξιολόγηση των εγγράφων και ότι ήλπιζε ότι η ημερομηνία αυτή θα ήταν εντός των επόμενων δύο μηνών.

Β. Συμπεράσματα

Με βάση την έρευνά του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Επιτεύχθηκε φιλική λύση προς πλήρη ικανοποίηση του καταγγέλλοντος.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Περαιτέρω παρατήρηση

Η Επιτροπή θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να ενημερώσει απευθείας τον καταγγέλλοντα σχετικά με την ημερομηνία κατά την οποία αναμένει να ολοκληρώσει την αξιολόγησή της όσον αφορά τα έγγραφα που υπέβαλε. Ο Διαμεσολαβητής ελπίζει ότι η ημερομηνία αυτή θα είναι εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της απόφασής του να περατώσει την έρευνά του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία.

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

Στρασβούργο, 7 Ιουνίου 2011

---

[1] Η σύντομη αυτή επιστολή είχε ως εξής: «Αναφερόμενοι στις επιστολές σας της 11ης Αυγούστου και της 12ης Σεπτεμβρίου 2008, σας διαβιβάζουμε συνημμένα παρατηρήσεις, εξηγήσεις, αποδείξεις πληρωμής και άλλα έγγραφα προς υποστήριξη των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο του εν λόγω έργου και οι οποίες κρίθηκαν μη επιλέξιμες στην έκθεση ελέγχου σας του Αυγούστου 2008. Ελπίζουμε να σας έχουμε δώσει ικανοποιητικές απαντήσεις στις ερωτήσεις σας». Τα προαναφερθέντα συνημμένα έγγραφα δεν υποβλήθηκαν μαζί με την καταγγελία στον Διαμεσολαβητή.

[2] Βλ. σχετικά αποσπάσματα της επιστολής της Επιτροπής της 18ης Φεβρουαρίου 2009: «Το ποσό των 7 398 ευρώ (θέση Α1) σχετικά με [τον] επικεφαλής του έργου κρίθηκε μη επιλέξιμο. Το ποσό των 2 565, 45 EUR (στοιχείο Α3) δεν είναι επιλέξιμο λόγω των διαφορών μεταξύ της μισθοδοσίας και των δηλώσεων δαπανών. Το εκτιμώμενο κόστος του δικαιούχου βάσει του Ιανουαρίου 2004 υπερβαίνει το πραγματικό κόστος που ορίζεται στη μισθοδοσία για την περίοδο του έργου· ως εκ τούτου, οι δαπάνες αυτές παραμένουν μη επιλέξιμες. Τα στοιχεία A6-A14 και A16-A33 θεωρούνται μη επιλέξιμα στο σχέδιο έκθεσης ελέγχου, διότι δεν παρασχέθηκαν τα δικαιολογητικά έγγραφα».

[3] Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα αναφέρθηκε σε 20 οργανισμούς.

[4] Το άρθρο 228 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης έχει ως εξής:

«Σύμφωνα με τα καθήκοντά του, ο Διαμεσολαβητής διεξάγει έρευνες για τις οποίες κρίνει ότι συντρέχουν λόγοι …».

[5] Το άρθρο I.4.3 της συμφωνίας επιχορήγησης έχει ως εξής: «Η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου συνοδεύεται από τις τελικές εκθέσεις τεχνικής και δημοσιονομικής εκτέλεσης που αναφέρονται στο άρθρο II.15. Η Επιτροπή διαθέτει προθεσμία 45 ημερών για να εγκρίνει ή να απορρίψει τα εν λόγω έγγραφα ή να ζητήσει συμπληρωματικά δικαιολογητικά ή πληροφορίες σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο ii.15.4. Στην περίπτωση αυτή, ο δικαιούχος διαθέτει προθεσμία 30 ημερών για να υποβάλει τις συμπληρωματικές πληροφορίες ή τα νέα έγγραφα που ζητούνται. Εντός 45 ημερών από την έγκριση από την Επιτροπή των εγγράφων που συνοδεύουν την αίτηση πληρωμής του υπολοίπου, καταβάλλεται στον δικαιούχο πληρωμή που αντιστοιχεί στο υπόλοιπο της επιχορήγησης το οποίο καθορίζεται σύμφωνα με το άρθρο Ii.17.

[6] Βλ. επιστολή της Επιτροπής της 12ης Σεπτεμβρίου 2008: «Λαμβάνοντας υπόψη τις προκαταρκτικές παρατηρήσεις σας, πρέπει να αναφέρουμε ότι υποχρεούστε, βάσει του άρθρου 1.9.1 της συμφωνίας επιχορήγησης, να διασφαλίσετε τη διαθεσιμότητα των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με το αίτημα της Επιτροπής, τα οποία έλειπαν ιδίως επιτόπου (δελτία μισθοδοσίας ή μισθοδοσίας, αποδεικτικά πληρωμών και τιμολόγια). Οι δηλώσεις μισθολογικών δαπανών σύμφωνα με τις συμφωνίες εταιρικής σχέσης θεωρούνται ανεπαρκείς για την επαλήθευση των δαπανών. Οι αποζημιώσεις διαμονής πρέπει να αποδεικνύουν ότι το ποσό εισπράχθηκε από τον ταξιδιώτη, ώστε να απαιτείται κατάλληλη απόδειξη πληρωμής (τραπεζικό έμβασμα ή απόδειξη πληρωμής σε μετρητά).

[7] Στη συμπληρωματική επιστολή του με ημερομηνία 7 Νοεμβρίου 2008, ο καταγγέλλων ανέφερε μόνο τα εξής: «Αναφερόμενοι στις επιστολές σας της 11ης Αυγούστου 2008 και της 12ης Σεπτεμβρίου 2008, σας διαβιβάζουμε συνημμένα παρατηρήσεις, εξηγήσεις, αποδείξεις πληρωμής και άλλα έγγραφα προς υποστήριξη των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο του εν λόγω έργου και οι οποίες κρίθηκαν μη επιλέξιμες στην έκθεση ελέγχου μας του Αυγούστου 2008. Ελπίζουμε να σας έχουμε δώσει ικανοποιητικές απαντήσεις στις ερωτήσεις σας».