В настоящата декларация за поверителност се обяснява причината за събирането и обработването на данните на заявителите; начина, по който Европейският омбудсман (ЕО) събира, обработва и гарантира защитата на предоставените данни; как се използва тази информация; и какви права могат да упражняват кандидатите във връзка с техните данни.

Администраторът е Европейският омбудсман.

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Кандидатите предоставят своите данни чрез инструмента за кандидатстване онлайн (уебсайт). За провеждането на процедурата за подбор данните се внасят в ИТ инструмент, предназначен за подпомагане и улесняване на процедурата.

Тези данни обикновено включват, но не се ограничават до: основна лична информация (собствено име, фамилно име, националност, телефонен номер); информация, съдържаща се в автобиографията (образование, професионален опит, владеене на език и др.); копия от документ, доказващ гражданството на кандидата; ако е необходимо, декларация, в която се декларира всяко увреждане, за да се гарантира, че могат да бъдат въведени необходимите мерки за достъпност; за кандидатите, които са служители на ЕС — административния статут (т.е. установено длъжностно лице, срочно нает служител и т.н.), институцията, в която работят, наименованието на настоящата им длъжност, настоящата им степен; информацията, съдържаща се в мотивационното писмо; копия от дипломите на кандидатите; копия от атестационните доклади на заявителите, ако е приложимо; копия от доказателства за професионален опит, ако е приложимо; отговори на казусите, изпратени от кандидатите.

Служителите от отдел „Човешки ресурси“ на PAB, отговарящи за процедурите за подбор, също обработват данни, съхранявани в споделена папка на сървъра на ИО, като например: решенията за назначаване на консултативните комисии за подбор, бележките за допустимост, подписани от консултативната комисия за подбор и одобрени от омбудсмана; таблиците за оценка на кандидатите; бележките за предварителен подбор, представени на ИО. Исканията за преглед/за информация, изпратени от кандидатите по електронна поща, и съответните отговори се съхраняват във функционалната пощенска кутия „Кариера“.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Целта на обработването на данните е да се установят кандидатите за попълване на свободните работни места в Службата за наблюдение на избори и да се проведе съответната процедура за подбор.

3. Какво е правното основание и необходимостта от обработването на тези данни?

Правното основание на процедурата за подбор на длъжностни лица и други служители е Правилникът за длъжностните лица (и по-специално членове 27—34 от него), Условията за работа на другите служители на ЕС и Решението на Европейския омбудсман от 1 декември 2014 г. за приемане на общи разпоредби за прилагане относно назначаването и използването на договорно наети служители.

Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес (член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725).

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Сектор „Информационни и комуникационни технологии“ (ИКТ) на Европейския омбудсман управлява данните, предоставени на уебсайта. Инструментът за подбор се управлява от отдел „Персонал, администрация и бюджет“ (сектор „Човешки ресурси“) и сектор „ИКТ“.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Европейският омбудсман, генералният секретар (ГС), служителите от сектора на ИКТ, отговарящи за администрирането на подадените онлайн данни, служителите от отдела за PAB, отговарящи за процедурите за подбор (сектор „Човешки ресурси“), и членовете на консултативната комисия за подбор. При поискване, отправено до сектора на човешките ресурси, екипът на генералния секретар може да се запознае с автобиографията, мотивационните писма и отговорите на казусите на издържалите конкурса кандидати.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Данните на кандидатите, подадени на уебсайта, се съхраняват в личния им онлайн профил в продължение на две години, в случай че кандидатите желаят да кандидатстват за бъдещи свободни работни места. Ако заявителите не се свържат с профила си в рамките на две години, профилът и данните, съдържащи се в него, се изтриват автоматично след изпращане на уведомление по електронна поща на заявителя.

Данните на неуспелите кандидати се заличават от инструмента за подбор, от споделената папка на сървъра на ИО и от функционалната пощенска кутия „Кариера“ две години след края на процедурата за подбор.

Данните на наетите кандидати се съхраняват за срок от 10 години, считано от прекратяването на трудовото правоотношение или от последното пенсионно плащане, след което се унищожават.

Част от данните (националност, пол, държава на пребиваване, дати на кандидатстване, регистрационен номер на заявлението, референтен номер на процедурата за подбор, година на раждане и говорими езици) са анонимизирани и се съхраняват само за статистически цели.

7. Как защитаваме данните на субекта на данните?

Данните се събират онлайн в защитен режим. Достъпът до данните на уебсайта е защитен с парола по избор на заявителя.

Електронните данни се съхраняват на уебсайта и на сървърите на омбудсмана (инструмент за подбор и споделена папка). Данните са защитени от множество мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии с цел защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

Достъпът до лични данни е защитен чрез управлението на правата на достъп, които съгласно принципа „необходимост да се знае“ са строго ограничени от компетентността на ползвателя.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ги използваме.

Имате също така право да поискате коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до Вас, при условие че е запазена поверителността на разискванията и вземането на решения от консултативния комитет по подбора, както и правата на другите кандидати. Заявителите могат да коригират идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. По отношение на данните, свързани с критериите за допустимост или оценка, правото на коригиране може да бъде упражнено до крайния срок за подаване на заявления.

Имате право по всяко време да възразите срещу използването на Вашите данни от Европейския омбудсман на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация.

При определени условия имате право да поискате да изтрием личните Ви данни или да ограничим използването им.

Европейският омбудсман ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате свързани със защитата на данните въпроси относно процедурата за подбор на длъжностни лица и други служители в Службата до Европейския омбудсман на следния адрес: career@ombudsman.europa.eu

Началник на отдел „Персонал, администрация и бюджет“
Европейски омбудсман
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на следния адрес: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu