Der Fall betraf die Praxis des Europäischen Amtes für Personalauswahl (EPSO), Bewerbern nicht zu gestatten, sich für mehr als ein gleichzeitiges Auswahlverfahren für EU-Beamte zu bewerben, selbst wenn sie die Kriterien erfüllten. EPSO weigerte sich, dem Beschwerdeführer zu gestatten, sich im Rahmen von zwei gleichzeitigen Auswahlverfahren für die Einstellung von Übersetzern für die EU-Organe zu bewerben, und erläuterte nicht überzeugend die Gründe für die Anwendung dieser Praxis.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass diese Praxis zur Folge haben könnte, dass die Einstellung der qualifiziertesten Personen behindert wird, und dass EPSO daher in der Lage sein sollte, überzeugend zu begründen, warum es über diese Praxis verfügt. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das Versäumnis von EPSO´, dem Beschwerdeführer eine solche Begründung vorzulegen, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Sie stellte ferner fest, dass jede Fortsetzung der Praxis mangels solider Begründung zwangsläufig auch einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellen würde. Der Bürgerbeauftragte empfahl EPSO daher, seine Politik in Bezug auf diese Praxis unverzüglich zu überprüfen.

Als Reaktion darauf richtete das EPSO eine interne Reflexionsgruppe ein, die eine detaillierte Folgenabschätzung aller politischen Änderungen in diesem Bereich durchführen sollte. Die Bewertung wird dem EPSO-Verwaltungsrat bis Dezember 2018 vorgelegt. Der Vorstand muss die endgültige Entscheidung treffen. Da EPSO auf ihre Empfehlung hin handelt, hat die Bürgerbeauftragte beschlossen, den Fall abzuschließen.

Der Fall betraf die Beurteilung der Probezeit eines Bediensteten auf Zeit beim Europäischen Unterstützungsbüro für Asylfragen (EASO). Die Beschwerdeführerin, die am Ende ihrer Probezeit entlassen wurde, machte geltend, dass ihre Beurteilung eine Reihe von Verfahrensmängeln aufweise. Darüber hinaus hat das EASO auf ihre Beschwerden im Rahmen des EU-Beamtenstatuts nicht geantwortet.

Die Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und forderte das EASO auf, auf die Beschwerden zu antworten. Sie stellte fest, dass das EASO die erforderlichen Schritte unternommen habe, um eine unparteiische Bewertung der Probezeit der Beschwerdeführerin sicherzustellen, und dass es das Recht der Beschwerdeführerin auf Anhörung geachtet habe, bevor es die endgültige Entscheidung über ihre weitere Beschäftigung getroffen habe. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall somit ab.

EU-Beamte müssen vor ihrer ersten Beförderung nachweisen, dass sie in einer dritten Sprache arbeiten können. Als der Beschwerdeführer, der in einer EU-Agentur arbeitet, eine Sprachprüfung in seiner dritten Sprache nicht bestanden hat, bat er EPSO, ihm die Gründe für die relativ niedrige Note in der schriftlichen Prüfung der Prüfung zu nennen und ihn auch über mögliche Überprüfungsmechanismen zu informieren. Seiner Ansicht nach schienen die Erklärungen des EPSO zu seiner Besoldungsgruppe inkohärent zu sein, während seine ursprüngliche Antwort zu den Überprüfungsmöglichkeiten falsch war. Auf Drängen des Beschwerdeführers stimmte das EPSO einer Neubewertung seiner schriftlichen Prüfung zu. Der zweite Gutachter bestätigte die Anfangsnote.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Thema. Sie untersuchte den Test des Beschwerdeführers sowie die Bewertungen der beiden Bewerter. Der Bürgerbeauftragte stellte keinen offensichtlichen Fehler oder Anzeichen einer Befangenheit bei der Bewertung des schriftlichen Tests des Beschwerdeführers fest. In Bezug auf die fehlerhaften Informationen über die Überprüfungsmöglichkeiten erkannte das EPSO seinen Fehler an und entschuldigte sich beim Beschwerdeführer. Der Bürgerbeauftragte hielt weitere Untersuchungen nicht für erforderlich und schloss den Fall ab. Sie schlug jedoch Verbesserungsvorschläge in Bezug auf die Informationen vor, die den Teilnehmern an Sprachprüfungen über das Verfahren und ihre Überprüfungs-/Rechtsbehelfsrechte erteilt wurden.

Der Fall betraf die Entscheidung des ECDC, den Vertrag eines Zeitbediensteten nach Ablauf einer Probezeit zu kündigen.

Der Bürgerbeauftragte führte eine Untersuchung der Angelegenheit durch und vertrat die Auffassung, dass die Erläuterungen des ECDC zu seiner Entscheidung, den Beschwerdeführer am Ende der Probezeit nicht in Beschäftigung zu halten, im Allgemeinen angemessen waren.

Der Bürgerbeauftragte war jedoch der Auffassung, dass das ECDC es versäumt hatte, dem Beschwerdeführer rechtzeitig klarzustellen, a) dass die im Dialog über die Bewertung von Neuankömmlingen festgestellten Probleme so schwerwiegend waren, dass die Kündigung des Vertrags des Beschwerdeführers gerechtfertigt war, b) die Bereiche, in denen er sich durch einen spezifischen und klaren Aktionsplan verbessern musste. Das Versäumnis, dies zu tun, stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Darüber hinaus ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass es in Fällen, in denen eine EU-Einrichtung nicht genügend Zeit hat, um die Arbeit eines Bediensteten auf Zeit ordnungsgemäß zu bewerten, oder in denen der Bedienstete auf Zeit keine angemessene Gelegenheit hatte, Mängel in seiner Leistung zu beheben, eine gute Verwaltung wäre, zu prüfen, ob "außergewöhnliche Umstände" vorliegen, die die Verlängerung der Probezeit rechtfertigen. Da die Akte keine Anhaltspunkte dafür enthält, dass das ECDC die Möglichkeit einer Verlängerung der Probezeit des Beschwerdeführers ernsthaft geprüft hat, unterbreitete der Bürgerbeauftragte einen entsprechenden Verbesserungsvorschlag für die Zukunft. Da es eine gute Verwaltung ist, sich für schlechte Praktiken zu entschuldigen, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass das ECDC seine Fehler bei der Behandlung dieses Falles anerkennen und sich beim Beschwerdeführer für diese Fehler entschuldigen sollte.

Der Fall betraf die Entscheidung der Kommission, ihren ursprünglichen Vorschlag zur Übertragung der im britischen Rentensystem erworbenen Rentenansprüche des Beschwerdeführers in das EU-Rentensystem zu ändern.

Die Kommission machte geltend, dass sie ihren ursprünglichen Vorschlag ändern müsse, da er auf allgemeinen Durchführungsbestimmungen beruhe, die zum Zeitpunkt der Vorlage ihres Vorschlags bereits veraltet seien. Der überarbeitete Vorschlag der Kommission, der für den Beschwerdeführer weniger günstig war, stützte sich auf die überarbeiteten Allgemeinen Durchführungsbestimmungen, die zum Zeitpunkt des ursprünglichen Vorschlags tatsächlich in Kraft waren. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass die Kommission ihrem ersten Vorschlag, den er bereits angenommen habe, nachkommen sollte.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dieser Frage und stellte fest, dass das Gericht entschieden habe, dass die Kommission rechtlich nicht verpflichtet sei, Vorschläge zur Übertragung von außerhalb des EU-Rentensystems erworbenen Ruhegehaltsansprüchen zu unterbreiten, und dass eine tatsächliche Bestimmung des Werts solcher übertragenen Ruhegehaltsansprüche erst nach der Übertragung erfolgen könne. In der Tat war dies eine von der Kommission eingeführte Praxis, um ihre Beamten besser darüber zu informieren, was sie erwarten konnten, sobald sie tatsächlich beschlossen hatten, die Übertragung ihrer Ruhegehaltsansprüche in das EU-Rentensystem zu beantragen.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Beschwerde daher mit der Schlussfolgerung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission vorlag.

Der Fall betraf die Maßnahmen des OLAF nach Eingang eines Whistleblowing-Berichts, in dem die Europäische Behörde für Flugsicherheit (EASA) mit der mutmaßlichen Manipulation eines Berichts über Luftsicherheitsinspektionen in Verbindung gebracht wurde. Nach einer vorläufigen Bewertung war der Bürgerbeauftragte besorgt über die anscheinende Entscheidung des OLAF, den Fall zurückzuweisen und die Angelegenheit an die EASA zurückzuverweisen, obwohl sich der Hinweisgeber bewusst dafür entschieden hatte, seinen Bericht an das OLAF und nicht an die EASA zu erstatten. Der Bürgerbeauftragte vertrat die vorläufige Auffassung, dass sich eine solche Entscheidung negativ auf die Wirksamkeit der Bestimmungen über die Meldung von Missständen im Allgemeinen auswirken könnte. Sie beschloss daher, sich mit der Angelegenheit zu befassen.

Nach einer Prüfung der OLAF-Akten stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass das OLAF angemessen geprüft hatte, ob eine Untersuchung eingeleitet werden sollte. Außerdem stellte sich heraus, dass das OLAF den Fall nicht abgeschlossen, sondern die EASA aufgefordert hatte, die Angelegenheit zu prüfen und über die Ergebnisse ihrer Untersuchung Bericht zu erstatten. Darüber hinaus hatte sich das OLAF das Recht vorbehalten, zu einem späteren Zeitpunkt eine förmliche Untersuchung einzuleiten. Vor diesem Hintergrund stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass das OLAF den Hinweisgeberbericht des Beschwerdeführers angemessen behandelt hatte. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das OLAF den Beschwerdeführer ausdrücklich hätte informieren müssen, dass seine Verweisung der Angelegenheit an die EASA nicht bedeutete, dass das OLAF in dieser Angelegenheit keine weiteren Maßnahmen ergreifen würde. Sie machte eine weitere Bemerkung in dieser Hinsicht.

Der Fall betraf die Entlassung des Beschwerdeführers als Bediensteter einer Polizeimission der Europäischen Union und seinen anschließenden Antrag auf Zugang zu den in seiner Personalakte enthaltenen Dokumenten.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Entlassung des Beschwerdeführers rechtmäßig war. Sie stellte jedoch auch fest, dass die Mission auf den Abschluss des internen Überprüfungsverfahrens hätte warten müssen, das sich tatsächlich mit der Situation des Beschwerdeführers befasst habe, bevor sie den Beschwerdeführer entlassen habe. Der Bürgerbeauftragte hielt es daher für angemessen, den Europäischen Auswärtigen Dienst (EAD) in einem Lösungsvorschlag aufzufordern, dem Beschwerdeführer eine Ex-gratia-Zahlung in Anerkennung der von der Mission begangenen Fehler anzubieten. Der EAD akzeptierte den Vorschlag und bot an, eine unentgeltliche Zahlung in Höhe von 2000 EUR zu leisten.Der Beschwerdeführer nahm das Angebot nicht an. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass der vom EAD angebotene Betrag angemessen sei und es daher keinen Grund für weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falles gebe.

In Bezug auf den Zugang des Beschwerdeführers zu seiner Personalakte stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit des EAD vorlag.

Seit dem 1. Januar 2014 sind die EU-Organe verpflichtet, interne Vorschriften für den Schutz von Hinweisgebern, die Bereitstellung von Informationen für sie und das Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden von Hinweisgebern über die Art und Weise, wie sie behandelt wurden, einzuführen. Um sicherzustellen, dass die EU-Verwaltung alles in ihrer Macht Stehende tut, um Personen, die Kenntnis von schwerwiegendem Fehlverhalten oder Fehlverhalten erlangen, zu ermutigen, sich zu äußern, leitete der Bürgerbeauftragte eine Initiativuntersuchung ein, die an das Europäische Parlament, die Europäische Kommission, den Rat der Europäischen Union, den Gerichtshof der Europäischen Union, den Europäischen Rechnungshof, den Europäischen Auswärtigen Dienst, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss, den Ausschuss der Regionen und den Europäischen Datenschutzbeauftragten gerichtet war.

Die Bürgerbeauftragte ist enttäuscht, als sie aus ihren Untersuchungen erfährt, dass bisher nur zwei der neun betreffenden Organe Vorschriften der erforderlichen Art erlassen haben. Die Antworten der Organe zeigen, dass noch viel mehr getan werden muss, um der Öffentlichkeit und potenziellen Hinweisgebern zu zeigen, dass die EU-Organe die Meldung von Missständen begrüßen und Hinweisgeber ermutigen, Fortschritte zu erzielen, dass Hinweisgeber von dem Organ, für das sie tätig sind, vor negativen Maßnahmen geschützt werden und dass ihre Meldung zu einer ordnungsgemäßen Untersuchung führen wird. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher mit Leitlinien für weitere Verbesserungen ab und ermutigt die Organe, sich darum zu bemühen, ihre Diskussionen auf interinstitutioneller Ebene so bald wie möglich abzuschließen und in diesem Prozess am Beispiel der eigenen internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten zur Meldung von Missständen zu arbeiten. Der Bürgerbeauftragte würdigt auch die Kommission und den Rechnungshof für ihre bisherigen Fortschritte in dieser Frage.

Die Beschwerde wurde von einer Nichtregierungsorganisation eingereicht und betrifft die Behandlung eines potenziellen Interessenkonflikts durch die EFSA, der sich aus einer Situation ergibt, die als „Drehtüreffekt“ bezeichnet wird.

Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu der Behauptung ein, die EFSA habe es versäumt, das Problem eines potenziellen Interessenkonflikts bei der Verlegung eines ehemaligen Mitarbeiters in den Privatsektor und damit zusammenhängende Forderungen angemessen anzugehen.

Im Anschluss an seine Untersuchung der Beschwerde richtete der Bürgerbeauftragte drei Empfehlungsentwürfe an die EFSA. In ihrer ausführlichen Stellungnahme brachte die EFSA vor, dass sie den Empfehlungsentwürfen des Bürgerbeauftragten entsprochen habe.

In seiner Entscheidung, mit der der Fall abgeschlossen wurde, stellte der Bürgerbeauftragte Folgendes fest:

i) Die EFSA hat Maßnahmen ergriffen, um ihre Vorschriften und Verfahren in Bezug auf Verhandlungen zu stärken, indem sie Bediensteten in Bezug auf künftige Arbeitsplätze wie Drehtüren dient und von den Bediensteten im Dienste verlangt, dass sie diese rechtzeitig offenlegen. Da die EFSA jedoch den Umfang dessen, was unter solchen Umständen zu einem möglichen Interessenkonflikt führen könnte, unangemessen beschränkte, kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die EFSA den ersten Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten nur teilweise akzeptierte.

ii) Die EFSA hat nicht ordnungsgemäß eingeräumt, dass sie die einschlägigen Verfahrensvorschriften nicht beachtet und eine hinreichend gründliche Bewertung des potenziellen Interessenkonflikts vorgenommen hat, der sich im vorliegenden Fall ergeben könnte, und folglich den zweiten Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten nicht umgesetzt.

iii) Die EFSA hat Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass sie, wenn in Zukunft ein ähnlicher Fall eintritt, a) ausreichende Informationen erhält, einschließlich mindestens einer angemessenen Berücksichtigung der bei der EFSA durchgeführten Aufgaben, einer genauen Beschreibung der vorgeschlagenen neuen Beschäftigung und Informationen über mögliche Verbindungen zwischen der neuen und der früheren Beschäftigung, b) eine möglichst gründliche Bewertung vornimmt und c) die Ergebnisse ihrer Bewertung ordnungsgemäß aufzeichnet. Die EFSA nahm daher den dritten Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten an und setzte ihn um.

Um die Umsetzung des ersten Empfehlungsentwurfs zu verbessern, machte der Bürgerbeauftragte vier weitere Bemerkungen, in denen er die EFSA aufforderte, zusätzliche Änderungen an ihren Verfahren und Formularen in Erwägung zu ziehen.

2001 ermächtigte der Leiter einer EU-Delegation drei örtliche Bedienstete zur Teilzeitbeschäftigung. 2009 ersuchten die drei betroffenen örtlichen Bediensteten den Delegationsleiter um eine Verlängerung der Teilzeitbewilligung. Ihr Antrag wurde abgelehnt. Ausnahmsweise wurde eine Verlängerung nur bis Ende 2010 gewährt. In ihrer Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten behaupteten sie hauptsächlich, dass der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) seine Entscheidung, ihnen die Teilzeitbeschäftigung zu verweigern, nicht überzeugend begründet habe.

Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten wurde zunächst gegen die Europäische Kommission eingeleitet. Seit dem 1. Januar 2011 ist der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) nach einer Übertragung von Zuständigkeiten das zuständige Gremium für alle Entscheidungen, die das Personal in den EU-Delegationen betreffen. Somit ersetzte der EAD die Kommission für die Zwecke dieser Untersuchung.

In seiner Stellungnahme erklärte der EAD, dass er die von ihm erteilte Genehmigung für die Teilzeitbeschäftigung der drei örtlichen Bediensteten aus folgenden Gründen nicht verlängern könne: i) das lokale Recht keine gängige Praxis der Gewährung von Teilzeitarbeit vorsieht und es diesbezüglich "keine verbindlichen Bestimmungen"gibt; ii) die EU-spezifischen Vorschriften für örtliche Bedienstete enthalten keine Bestimmungen über die Gewährung von Teilzeitarbeit; und iii) es besteht kein "Dienstleistungsinteresse", das Teilzeitarbeit zulässt.

Der Bürgerbeauftragte hielt die Weigerung des EAD, die Genehmigung zur Teilzeitbeschäftigung für die drei örtlichen Bediensteten auszuweiten, für ungerechtfertigt. Seiner Ansicht nach sei Teilzeitarbeit zumindest eine gängige Option, die das lokale Recht zulasse. Auch wenn es im lokalen Recht keine allgemeinen "verbindlichen Bestimmungen"gibt, wonach Teilzeitarbeit auf Antrag obligatorisch zu gewähren ist, steht es den Parteien von Arbeitsvereinbarungen frei, Verhandlungen zu führen und eine solche Möglichkeit zu ermöglichen. Auch wenn die EU-spezifischen Vorschriften für örtliche Bedienstete in Bezug auf Teilzeitarbeit schweigen, verbieten sie jedoch nicht, dass eine solche Vereinbarung getroffen wird. Schließlich erinnerte der Bürgerbeauftragte an die einschlägigen Vorschriften der Internationalen Arbeitsorganisation, in denen Teilzeitarbeit als geeignete Beschäftigungsform für Arbeitnehmer mit familiären Verpflichtungen anerkannt wird.

Der Bürgerbeauftragte richtete zunächst einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung an den EAD und anschließend einen Empfehlungsentwurf. Im Anschluss an seinen Empfehlungsentwurf erläuterte der EAD, warum es im dienstlichen Interesse liegt, die Anträge der Beschwerdeführer abzulehnen. Darüber hinaus teilte der EAD der Bürgerbeauftragten mit, dass er Gespräche mit der Kommission über die Möglichkeit, lokalen Bediensteten Teilzeitarbeitsgenehmigungen zu erteilen, wieder aufgenommen habe. Der Bürgerbeauftragte akzeptierte diese Erklärung und war der Auffassung, dass der EAD angemessene Maßnahmen ergriffen hat, um seinen Empfehlungsentwurf umzusetzen. Er schloss daher den Fall ab.