Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Verantwortlicher ist der Europäische Bürgerbeauftragte. Der gemeinsame Verantwortliche ist die Europäische Kommission (für ABAC eine Finanz- und Rechnungsführungsanwendung, die von der Kommission eingerichtet wurde, um die Ausführung ihres Haushaltsplans zu überwachen und ihre Rechnungslegung zu erstellen).

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Personenbezogene Daten von Bietern, Auftragnehmern und Bewerbern, ihren Mitarbeitern oder Unterauftragnehmern, die Folgendes umfassen können:

• Identifizierungsdaten: Name, Nachname, Passnummer oder ID-Nummer;
• Funktion;
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Geschäftstelefonnummer, Mobiltelefonnummer, Faxnummer, Postanschrift, Firma und Abteilung, Wohnsitzland, Website-Adresse);
• Bescheinigungen über die entrichteten Sozialversicherungsbeiträge und Steuern, Auszug aus den Gerichtsakten;
• Finanzdaten: Kontonummer (IBAN- und BIC-Codes), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• ehrenwörtliche Erklärung, dass sich die Bieter nicht in einer der in den Artikeln 136 und 141 der Haushaltsordnung genannten Ausschlusssituationen befinden
• Formular zum Nichtvorliegen von Interessenkonflikten für Bedienstete der Organe oder Einrichtungen der EU sowie für am Auswahlverfahren beteiligte Sachverständige.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der Verwaltung und Verwaltung von Vergabeverfahren durch den Europäischen Bürgerbeauftragten erhoben und weiterverarbeitet.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union [1], insbesondere die Artikel 160-179.

Die Verarbeitung ist auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Verordnung (EU) Nr. 1725/2018 erforderlich.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Europäische Bürgerbeauftragte ist für die Verarbeitung der Daten zuständig. Die Daten werden insbesondere vom Referat Personal, Verwaltung und Haushalt (PAB) verarbeitet.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Der Europäische Bürgerbeauftragte, der Generalsekretär, Mitglieder des Bewertungsausschusses (falls zutreffend); Personal, das für die Verwaltung von Verträgen innerhalb des betreffenden Referats zuständig ist; Personal, das für die Verwaltung von Angeboten und Verträgen im Referat PAB zuständig ist. Die Übermittlung personenbezogener Daten ist in Drittländer oder an internationale Organisationen möglich.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Dateien im Zusammenhang mit Ausschreibungsverfahren, einschließlich personenbezogener Daten, werden bei der für das Verfahren zuständigen Dienststelle bis zum Abschluss des Verfahrens und im Referat PAB für einen Zeitraum von sieben Jahren nach Vertragsunterzeichnung aufbewahrt. Auszüge aus den Gerichtsakten werden nach Abschluss des betreffenden Verfahrens zwei Jahre lang aufbewahrt. Die Angebote der abgelehnten Bieter werden jedoch nach Vertragsunterzeichnung fünf Jahre lang aufbewahrt.

7. Wie schützen wir die Daten der betroffenen Person?

Papierakten werden von den zuständigen Einheiten in verschlossenen Schränken aufbewahrt. Die elektronischen Dateien werden auf Servern gespeichert, deren Zugriffsrechte auf die betreffenden Mitarbeiter der am Verfahren beteiligten Referate (d. h. das Referat PAB und das Referat, das den Vertrag tatsächlich in Anspruch nehmen wird) beschränkt sind.

Die Mitglieder des Bewertungsausschusses haben für die Zwecke der Bewertung Zugang zu den Dossiers und werden darüber informiert, dass sie nach Abschluss des Bewertungsverfahrens keine Kopien aufbewahren sollten.

Vertragsklauseln stellen sicher, dass der Auftragnehmer personenbezogene Daten von EO-Mitarbeitern nur auf Anweisung des Bürgerbeauftragten verarbeitet (Datenschutzklauseln, die dem Dienstleistungsvertrag/Möbelvertrag und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kontakts hinzugefügt werden).

Im Falle der Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen sieht der zwischen dem Bürgerbeauftragten und dem erfolgreichen Bieter unterzeichnete Vertrag Standardvertragsklauseln vor, mit denen sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten im Einklang mit den für die EU-Organe verbindlichen Vorschriften verarbeitet werden.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren persönlichen Daten zu verlangen. Sie haben auch das Recht, unverzüglich die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Das Recht auf Berichtigung von Daten kann nur für sachliche Daten gelten, die im Rahmen des betreffenden Vergabeverfahrens verarbeitet werden. Dieses Recht kann nur bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote ausgeübt werden. Unrichtige Identifizierungsdaten können jedoch jederzeit während und nach dem Vergabeverfahren durch eine E-Mail an eoprocurement@ombudsman.europa.eu berichtigt werden.

Der Europäische Bürgerbeauftragte wird Ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können dem Europäischen Bürgerbeauftragten jederzeit Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge unter folgender Adresse übermitteln: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten unter folgender Adresse wenden: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] ABl. L 193 vom 30.7.2018, S. 1.