Betroffenes Organ oder betroffene Einrichtung: EPSO

Datum und Uhrzeit: Juli 2015, 15.00–17.00 Uhr

Ort: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Brüssel, C-25 05/072

Die Dienststellen des Bürgerbeauftragten, vertreten durch:

• Frau Nastasja Fuxa, Referat Beschwerden und Anfragen 4
• Frau Tina Nilsson, Leiterin des Referats Beschwerden und Anfragen 4

EPSO vertreten durch:

• Frau Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Sarah Rooney, EPSO

1. Einführungs- und Verfahrensaspekte

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten stellte sich vor und erläuterte den Zweck der Initiativuntersuchung und der Sitzung. Die Initiativuntersuchung sei eingeleitet worden, weil die Bürgerbeauftragte festgestellt habe, dass die von der Untersuchung erfassten Angelegenheiten, die ihr in Einzelbeschwerden zur Kenntnis gebracht worden seien, nicht effizient durch individuelle, beschwerdebasierte Untersuchungen angegangen werden könnten. Ziel dieser Untersuchung ist es daher, EPSO dabei zu unterstützen, systematische Verbesserungen des Überprüfungsverfahrens und seiner Anwendung zu ermitteln und zu ermöglichen.

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten erklärte, dass das Treffen einen zweifachen Zweck habe: i) als Einsichtnahme in bestimmte Dokumente zu dienen und die von der Bürgerbeauftragten in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung [1] angeforderten Informationen zu erhalten und ii) sowohl dem EPSO als auch dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten die Möglichkeit zu geben, sich frühzeitig auszutauschen und Klarstellungen vorzunehmen.

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten legte den Rechtsrahmen für die Inspektionen des Bürgerbeauftragten dar, z. B. dass Kopien der geprüften Dokumente, die vom EPSO als vertraulich eingestuft wurden, nicht zugänglich gemacht werden dürfen [2].

Darüber hinaus teilte das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten EPSO mit, dass die Bürgerbeauftragte den Bericht über die Inspektion auf ihrer Website veröffentlichen wird, damit alle Interessierten ihn lesen können.

2. Einsichtnahme in die Akte

Die geprüften Dokumente

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten prüfte die folgenden Dokumente und nahm Kopien davon an.

i) das Dokument „Bearbeitung von Überprüfungsanträgen“, in dem das interne Verfahren des EPSO für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen dargelegt ist (vertraulich).

ii) Das Dokument „Fiche jury - requests for review“, d. h. das Blatt, mit dem der Prüfungsausschuss seine Entscheidung über einen Überprüfungsantrag festhält (vertraulich).

iii) das Dokument „Anträge auf Überprüfung – Leitlinien für die Abfassung von Antworten“ (vertraulich).

iv) Die Entwürfe der Standardschreiben, auf die sich die Antworten des EPSO auf Überprüfungsanträge stützen.

v)Das Dokument "Réponses type aux demandes de réexamens", in dem auf der Grundlage der einschlägigen Rechtsprechung einheitliche Formulierungen und Begründungen zu verschiedenen Sachverhalten dargelegt werden, die EPSO bei der Ausarbeitung seiner Antworten auf Überprüfungsanträge verwendet.

vi) das Dokument „Leitfaden für Prüfungsausschüsse“ vom Februar 2014 (vertraulich).

vii) Den Vertretern des Bürgerbeauftragten wurde auch das Dokument „Requests for Review - Statistics for the purposes of the EU Ombudsman's own-initiative inquiry OI/10/2015/NF“ (Anträge auf Überprüfung – Statistiken für die Zwecke der Initiativuntersuchung des Bürgerbeauftragten der EU OI/10/2015/NF) zur Verfügung gestellt, in dem die Antworten auf die nachstehenden Elemente (vertraulich) dargelegt sind.

- die Zahl der Bewerber, die nach Anwendung des Überprüfungsverfahrens beschließen, aus denselben Gründen eine Verwaltungsbeschwerde nach Artikel 90 Absatz 2 des Statuts einzulegen; die Zahl solcher Verwaltungsbeschwerden im Jahr 2014 und im ersten Quartal 2015 im Vergleich zu 2013.

- Die Zeit, die EPSO im Durchschnitt für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen im Jahr 2014 und im ersten Quartal 2015 benötigt hat.

- Wie viele (und welche) Gerichtsverfahren gegen EPSO wegen der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen im Jahr 2014 und im ersten Quartal 2015 im Vergleich zu 2013 eingeleitet wurden.

(viii) Am 25. September 2015 übermittelte das EPSO dem Bürgerbeauftragten den Bericht der „Arbeitsgruppe zu Anträgen auf Überprüfung“ (vertraulich).

Angaben des EPSO zu den Dokumenten, um deren Einsichtnahme der Bürgerbeauftragte gebeten hatte:

In Bezug auf das geprüfte Dokument i hatte die Bürgerbeauftragte das EPSO in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung aufgefordert, die aktuelle Fassung der internen Vorschriften des EPSO für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen, einschließlich Informationen über die jüngsten Änderungen dieser Vorschriften, zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen. Die Vertreter des EPSO teilten dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten mit, dass die Änderungen, die das EPSO seit 2014 [3] vorgenommen hat, im Dokument „Processing requests for review“ (Bearbeitung von Überprüfungsanträgen) nicht berücksichtigt werden.

In Bezug auf das geprüfte Dokument vi hatte die Bürgerbeauftragte das EPSO in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung aufgefordert, seinen neuen Leitfaden für Prüfungsausschüsse zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen. Die Vertreter des EPSO teilten dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten mit, dass das EPSO den bestehenden Leitfaden für Prüfungsausschüsse noch überarbeite. Der neue Leitfaden ist daher noch nicht verfügbar. Das EPSO übermittelte dem Bürgerbeauftragten eine Kopie des aktuellen Leitfadens.

In ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung hatte die Bürgerbeauftragte EPSO auch aufgefordert, Informationen über die Inspektionen und möglicherweise von der EPSO-Arbeitsgruppe „Überprüfungsanträge“ erstellte Dokumente vorzubereiten. Die Vertreter des EPSO erklärten, dass seine Arbeitsgruppe zu Überprüfungsanträgen ein internes Online-Wiki [4] zu Überprüfungsanträgen in Bezug auf die Talent-Screener-Phase von Auswahlverfahren eingerichtet habe. EPSO stellte dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten das Wiki live vor. Auf der Grundlage der über das Wiki gesammelten Informationen erstellt die Arbeitsgruppe derzeit einen Bericht mit konkreten Vorschlägen. Die Vertreter des EPSO erklärten, dass der Bericht demnächst der EPSO-Verwaltung zur Annahme vorgelegt werde.

Die Vertreter des EPSO erklärten sich bereit, dem Bürgerbeauftragten eine Kopie des Berichts zu übermitteln, sobald er von der EPSO-Geschäftsführung genehmigt wurde (siehe oben, inspiziertes Dokument viii).

Vertraulichkeit der geprüften Dokumente

Wie in der obigen Liste (unter der Überschrift "Die geprüften Dokumente") angegeben, haben die Vertreter des EPSO einige der geprüften Dokumente gemäß Artikel 5 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen des Europäischen Bürgerbeauftragten als vertraulich eingestuft. Die Kopien der einschlägigen Dokumente wurden mit dem Vermerk „vertraulich“ versehen und von einem Vertreter des EPSO unterzeichnet und datiert.

3. Aussprache und Erläuterungen des EPSO

Jüngste Verfahrensänderungen bei der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen durch EPSO

Im Einklang mit den Bestimmungen des Statuts treffen die Prüfungsausschüsse alle wesentlichen Entscheidungen über die Teilnahme von Bewerbern an allgemeinen Auswahlverfahren. EPSO organisiert jedoch die Auswahlverfahren und unterstützt die Prüfungsausschüsse bei der Übermittlung ihrer Entscheidungen an die Bewerber. Diese unterstützende Funktion des EPSO umfasst die Abfassung von Schreiben an die Bewerber, darunter Antworten auf Überprüfungsanträge. Das EPSO entscheidet selbst über die Verfahren, die es bei der Organisation von Auswahlverfahren und der Unterstützung der Prüfungsausschüsse anwendet.

Die Vertreter des EPSO erklärten, dass das EPSO Ende 2012 ein überarbeitetes Verfahren für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen eingeführt habe. Ab diesem Zeitpunkt wird das Verfahren vom EPSO-Bereich „Rechtsangelegenheiten“ verwaltet. Bei der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen hat sich das EPSO auf Sachbearbeiter, d. h. Verwaltungsbedienstete, sowie auf Rechtsreferenten gestützt, die, wie nachstehend dargelegt, zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Aufgaben hatten.

Im Rahmen dieses Verfahrens waren zunächst zwei Sachbearbeiter für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen zuständig. Dazu gehörten die Registrierung der Anträge, die Vorbereitung der Dossiers für die Sitzungen des Prüfungsausschusses, die Weiterverfolgung etwaiger Wiederzulassungen sowie die Erstellung der Antworten und deren Übermittlung über das IT-System zur Verwaltung der Auswahlverfahren. Das Verfahren umfasste auch eine separate Phase der rechtlichen Qualitätskontrolle, in der die Rechtsbediensteten die spezifische Aufgabe der Gegenzeichnung hatten, d. h. die systematische Überprüfung der Genauigkeit und rechtlichen Solidität der von den Sachbearbeitern erstellten Antworten. Im Jahr 2013 gab es beim EPSO keine besonderen Probleme oder Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung auf der Grundlage dieses Verfahrens.

Die Situation änderte sich Anfang 2014, als EPSO einen drastischen Anstieg der Anträge auf Überprüfung verzeichnete. Das EPSO beschloss daher im ersten Quartal 2014, das Verfahren für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen zu vereinfachen und die Aufgabenverteilung innerhalb des Rechtsteams neu zu organisieren, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Nach der Umstrukturierung wurden die Veröffentlichung der Antworten und teilweise auch die Weiterverfolgung der Rückübernahmen (insbesondere die IT-bezogenen Aufgaben) an den Verwaltungsassistenten des Teams und die Abfassung direkt an die Anwälte verlagert. Infolgedessen und mit der Absicht, in dieser Phase des Verfahrens einen Engpass zu vermeiden, wurde die Arbeitsbelastung gleichmäßiger auf das gesamte Team verteilt, die separate Phase der rechtlichen Überprüfung wurde eliminiert, und die Sachbearbeiter konnten sich auf die Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen des Prüfungsausschusses konzentrieren.

Den Vertretern des EPSO zufolge lag die Zahl der 2014 eingegangenen Überprüfungsanträge 100 % über dem Vergleichswert von 2013. Konkret gingen beim EPSO im Jahr 2014 1 084 Anträge auf Überprüfung ein, gegenüber 571 Anträgen auf Überprüfung im Jahr 2013.

Ende 2014/Anfang 2015 beschloss das EPSO, Mitglieder des Direktorenteams in die Ausarbeitung von Antworten auf Überprüfungsanträge einzubeziehen, um das Rechtsteam zu unterstützen.

Die Neuorganisation der Aufgaben zwischen den Rechtsreferenten und den Sachbearbeitern des ersten Quartals 2014 ist dauerhaft. Die Unterstützung durch die Mitglieder des Direktorenteams ist befristet, wird jedoch so lange wie nötig aufrechterhalten.

Dank der seit 2014 durchgeführten Verfahrensänderungen hat das EPSO erklärt, dass es den Rückstand bei der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen aufholt. Während EPSO 2013 im Durchschnitt 3,75 Monate für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen benötigte, benötigte EPSO 2014 5,75 Monate für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen. In Bezug auf die im ersten Halbjahr 2015 eingegangenen Überprüfungsanträge ist die Bearbeitungszeit des EPSO auf durchschnittlich 3,5 Monate zurückgegangen.

Auf der Grundlage bestimmter relevanter Faktoren schätzt das EPSO die Zahl der Überprüfungsanträge, die es voraussichtlich erhalten wird, um die Personalressourcen entsprechend zuzuweisen. Es ist jedoch unmöglich, alle Höchststände bei der Zahl der Überprüfungsanträge vorherzusagen.

Bearbeitung der Antworten auf Überprüfungsanträge des EPSO

Der Prüfungsausschuss tritt sehr bald nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Überprüfungsanträgen [5], in der Regel innerhalb von zwei Wochen, zusammen. In dieser Sitzung entscheidet der Prüfungsausschuss über alle Überprüfungsanträge, indem er entweder den Ausschluss eines Bewerbers von einem Auswahlverfahren bestätigt oder ihn zurücknimmt.

Das Verfassen und Versenden von Antworten durch EPSO gemäß den Entscheidungen des Prüfungsausschusses ist sehr zeitaufwändig.

Bei der Abfassung und Übermittlung der Antworten befasst sich das EPSO zunächst mit den Überprüfungsanträgen, die vom Prüfungsausschuss positiv beurteilt wurden. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass die betreffenden Bewerber so schnell wie möglich wieder in das Auswahlverfahren aufgenommen werden, damit sie gemeinsam mit allen anderen Bewerbern am nächsten Schritt des Auswahlverfahrens teilnehmen können.

EPSO ist somit praktisch immer in der Lage, Bewerber, die eine positive Antwort auf ihren Überprüfungsantrag erhalten, zu einem Zeitpunkt wieder zu integrieren, zu dem sie zusammen mit allen anderen zugelassenen Bewerbern an der nächsten Phase des Auswahlverfahrens teilnehmen können. Unter normalen Umständen muss EPSO daher keine Prüfungen speziell für rückübernommene Bewerber organisieren [6].

Die inhaltliche Entscheidung über jeden Überprüfungsantrag ist somit zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Reserveliste bekannt. Die Tatsache, dass Antworten auf einige Überprüfungsanträge erst nach Veröffentlichung der Reserveliste übermittelt werden, spiegelt die Tatsache wider, dass EPSO nicht immer in der Lage ist, alle negativen Antworten auf Überprüfungsanträge vor der Veröffentlichung zu erstellen und zu übermitteln.

Das derzeitige IT-System, das darauf ausgelegt ist, Manipulationen von Auswahlverfahren zu verhindern, hat sich als schwierig für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen erwiesen. Das EPSO hat daher kürzlich beschlossen, sein IT-System zu überarbeiten.

EPSO plant, auf seiner Website ein „FAQ-Dokument“ hochzuladen, in dem die am häufigsten verwendeten Argumente für die Beantragung einer Überprüfung dargelegt werden, die normalerweise nicht erfolgreich sind.

Informationen über das Überprüfungsverfahren für Bewerber, die einen Überprüfungsantrag stellen

Die Bürgerbeauftragte schlug in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung vor, dass EPSO in die Empfangsbestätigung – die den Bewerbern, die eine Überprüfung beantragen, übermittelt wird – die Informationen über das Überprüfungsverfahren aufnehmen sollte, die in den allgemeinen Regeln für allgemeine Auswahlverfahren [7] festgelegt sind. Die Vertreter des EPSO erklärten, dass dies ein nützlicher Vorschlag sei und dass sich das EPSO mit der Angelegenheit befassen werde.

Informationen zu Beschwerdemöglichkeiten nach Prüfung

Wie die Bürgerbeauftragte in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung ausgeführt hat, legt das EPSO die Beschwerdemöglichkeiten in seinen Antworten auf Überprüfungsanträge nicht ausdrücklich dar. Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten erklärte, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, solche Informationen bereitzustellen. Die Vertreter des EPSO teilten dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten mit, dass das EPSO beabsichtigt, in seinen Antworten einen Link zu den allgemeinen Regeln für allgemeine Auswahlverfahren aufzunehmen. Die allgemeinen Vorschriften enthalten alle verfügbaren Rechtsmittelmöglichkeiten [8].

Inhalt der Antworten

Wie die Bürgerbeauftragte in ihrem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung ausgeführt hat, hat das EPSO den Bewerbern in der Vergangenheit und in seiner Stellungnahme zu Überprüfungsanträgen vorläufige Fristen für den Eingang einer Antwort auf ihren Überprüfungsantrag vorgegeben. Diese indikativen Zeitrahmen wurden vom EPSO häufig verfehlt. Die Vertreter des EPSO teilten dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten mit, dass das EPSO in seinen Antworten an die Bewerber keinen vorläufigen Zeitrahmen für eine Antwort mehr festlegen werde, da sich dies als nicht nützlich erwiesen habe.

Um zu bestimmen, wie die Untersuchung durchzuführen ist, wird die Bürgerbeauftragte alle Informationen, die ihr Untersuchungsteam bei der Sitzung mit EPSO insbesondere während des Meinungsaustauschs (wie oben dargelegt) erhalten hat, berücksichtigen und darüber nachdenken.

Brüssel, den 28. September 2015

Nastasja Fuxa
Rechtsreferentin (Rechtspflegerin)

Frau Tina Nilsson
Leiterin des Referats Beschwerden und Anfragen 4

[1] Der Brief, mit dem die Anfrage eröffnet wird, ist hier abrufbar: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Artikel 5 Absatz 2 und Artikel 14 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen des Europäischen Bürgerbeauftragten.

[3] Für einen Überblick über die Änderungen, die EPSO seit 2014 vorgenommen hat, siehe unten "3. Aussprache und Erläuterungen des EPSO“.

[4] Ein "Wiki" ist eine Anwendung, die typischerweise webbasiert ist und die kollaborative Modifikation, Erweiterung oder Löschung ihres Inhalts und ihrer Struktur ermöglicht. Es ist eine Art Content-Management-System, das vielen verschiedenen Zwecken dienen kann, einschließlich Wissensmanagement und Notizen.

[5] Gemäß den allgemeinen Regeln des EPSO für allgemeine Auswahlverfahren muss ein Überprüfungsantrag innerhalb von zehn Kalendertagen ab dem Datum gestellt werden, an dem die Entscheidung, dass ein Bewerber an einem Auswahlverfahren teilnehmen möchte, in seinem EPSO-Konto hochgeladen wird. ABl. 2014, C 60 A, S. 1.

[6] Die Durchführung gesonderter Prüfungen für rückübernommene Bewerber könnte jedoch erforderlich sein, wenn die Bewerber Anträge auf Überprüfung erst im Stadium der Veröffentlichung der Reserveliste stellen und im Falle der Nichtigerklärung eines Auswahlverfahrens durch den Gerichtshof erforderlich sind.

[7] Siehe Nummer 3.4.3. „Verfahren der internen Überprüfung“ der allgemeinen Regeln des EPSO für allgemeine Auswahlverfahren, ABl. 2014, C 60 A, S. 1.

[8] Siehe Punkt 3.4.4. „Sonstige Formen der Anfechtung“ der allgemeinen Regeln des EPSO für allgemeine Auswahlverfahren.