Diese Initiativuntersuchung betraf die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen nicht erfolgreicher Bewerber bei Auswahlverfahren durch das Europäische Amt für Personalauswahl (im Folgenden „EPSO“). Im Mittelpunkt der Untersuchung standen insbesondere Verzögerungen des EPSO bei der Beantwortung der Überprüfungsanträge der Bewerber.

Die Bürgerbeauftragte leitete die Untersuchung ein, nachdem sie Beschwerden erhalten hatte, die darauf hindeuteten, dass EPSO bei der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen innerhalb einer angemessenen Frist ernsthafte Schwierigkeiten hatte. Ziel der Untersuchung war es, festzustellen, ob es systemische Probleme gab, die zu den Verzögerungen führten, und wenn ja, EPSO bei der Verbesserung des Verfahrens zu unterstützen. Mit der Untersuchung sollte auch sichergestellt werden, dass den Bewerbern klare und genaue Informationen über das Überprüfungsverfahren zur Verfügung gestellt werden.

Die Bürgerbeauftragte nimmt zur Kenntnis, dass das EPSO echte Anstrengungen unternommen hat, um Höchststände bei der Zahl der Überprüfungsanträge zu antizipieren und sich darauf vorzubereiten. EPSO hat sich auch bemüht, Verzögerungen zu beheben und die Informationen, die es den Bewerbern zur Verfügung stellt, im Allgemeinen zu verbessern. Während des Zeitraums, in dem diese Untersuchung durchgeführt wurde, ist es EPSO gelungen, den Rückstand bei anhängigen Überprüfungsanträgen zu beseitigen.

Um in Zukunft übermäßig lange Verzögerungen zu vermeiden, schließt die Bürgerbeauftragte diese Untersuchung mit einer Reihe von Vorschlägen ab, die EPSO dabei helfen sollen, sicherzustellen, dass alle Bewerber, die einen Antrag auf Überprüfung stellen, eine zeitnahe und maßgeschneiderte Antwort erhalten.

Hintergrund der Untersuchung

1. Die EU-Organe stellen neue Beamte im Rahmen von Auswahlverfahren ein, die in der Regel als „offene Auswahlverfahren“ bezeichnet werden. Diese Verfahren müssen mit den Vorschriften des Statuts der Beamten der Europäischen Union im Einklang stehen.[1] Die Vorschriften beschreiben die Aufgaben der „Anstellungsbehörde“ (d. h. des Organs, das die Einstellung des neuen Personals anstrebt) und des „Auswahlausschusses“ (d. h. einer für jedes Auswahlverfahren benannten Einrichtung, die eine Reserveliste von Bewerbern erstellt, die anschließend von der Anstellungsbehörde eingestellt werden können).[2] Die Anstellungsbehörde erstellt die Bekanntmachung des Auswahlverfahrens, die die Kriterien für die Auswahl der Bewerber und die Art und Weise der Durchführung der Prüfungen enthält. Nach Beendigung des Auswahlverfahrens kann die Anstellungsbehörde erfolgreiche Bewerber auf freie Stellen ernennen. Der Prüfungsausschuss wird von der Anstellungsbehörde ernannt. Es ist für die Erstellung und Bewertung der Tests und die Befragung der Kandidaten verantwortlich. Anschließend erstellt sie die endgültige Liste der erfolgreichen Bewerber (die so genannte Reserveliste) für die Anstellungsbehörde. Ein Prüfungsausschuss besteht aus Beamten, die bereits in den EU-Organen tätig sind. Ein Prüfungsausschuss kann aus ständigen Mitgliedern (die in der Regel für zwei bis vier Jahre ernannt werden, um die Kohärenz zwischen den Auswahlverfahren zu gewährleisten) und nicht ständigen Mitgliedern (die für ein bestimmtes Auswahlverfahren ernannt werden, um technisches Fachwissen einzubringen) bestehen.

2. Im Jahr 2002 beschloss eine Reihe von EU-Organen [3] die Einrichtung einer interinstitutionellen Einrichtung, des Europäischen Amtes für Personalauswahl (EPSO).[4] Das EPSO ist seitdem für die Organisation der Auswahlverfahren zur Auswahl neuer EU-Beamter im Namen der Anstellungsbehörden zuständig. EPSO unterstützt auch die Prüfungsausschüsse und hilft ihnen, ihre Entscheidungen den Bewerbern mitzuteilen.

3. Bewerber, die die Auswahlverfahren erfolgreich durchlaufen haben, werden auf „Reservelisten“ gesetzt und können dann von den verschiedenen EU-Organen eingestellt werden, um EU-Beamte zu werden. Erfolglose Bewerberinnen und Bewerber können eine Überprüfung der Entscheidungen beantragen, mit denen sie von einem Auswahlverfahren ausgeschlossen wurden. Bei einer Überprüfung soll festgestellt werden, ob bei der Beurteilung eines Bewerbers ein wesentlicher Fehler vorlag oder ob die Regeln für das Auswahlverfahren eingehalten wurden.[5] Diese Untersuchung betraf das Verfahren des EPSO zur Bearbeitung solcher Überprüfungsanträge der Bewerber.

4. Die Untersuchung wurde eingeleitet [6], nachdem beim Bürgerbeauftragten mehr als 30 Beschwerden eingegangen waren, die darauf hindeuteten, dass EPSO bei der Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung innerhalb einer angemessenen Frist ernsthafte Schwierigkeiten hatte.[7] Ziel der Untersuchung war es, EPSO bei der Ermittlung möglicher systemischer Verbesserungen des Verfahrens zu unterstützen.

Die Untersuchung

5. Die Bürgerbeauftragte ermittelte die folgenden Punkte, die im Rahmen ihrer Untersuchung geprüft werden sollten:

1. Verzögerungen bei der Beantwortung von Überprüfungsanträgen (es wurde festgestellt, dass bestimmte Antworten tatsächlich übermittelt wurden, nachdem die Reservelisten der erfolgreichen Bewerber veröffentlicht worden waren).

2. Vollständigkeit und Nützlichkeit der den Bewerbern übermittelten Informationen über das Überprüfungsverfahren, einschließlich der Frage, ob die den Bewerbern übermittelten Antworten angemessen waren.

3. die geltenden Vorschriften und Verfahren, insbesondere die Art und Weise, wie die Prüfungsausschüsse ihre Aufgaben wahrnehmen.

6. In einem ersten Schritt der Untersuchung und im Hinblick auf ein umfassendes Verständnis des Verfahrens trafen sich die Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten mit ihren EPSO-Kollegen, um Informationen einzuholen, Meinungen auszutauschen und einschlägige Dokumente einzusehen.[8] Ein zweites Treffen, das auch eine Einsichtnahme in Dokumente umfasste, wurde organisiert, um die verbleibenden Fragen zu klären und es dem Bürgerbeauftragten zu ermöglichen, seine Analyse abzuschließen.[9] Dieser Beschluss berücksichtigt alle Informationen, die aus diesen Sitzungen sowie aus dem schriftlichen Schriftverkehr mit dem EPSO gesammelt wurden.[10]

7. Zu den wichtigsten Punkten, die aus den Sitzungen hervorgingen, gehörten die folgenden:

Zeit bis zur Beantwortung: Das EPSO erklärte, dass es 2014 zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Überprüfungsanträgen gekommen sei, als sich die Zahl der Überprüfungsanträge im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt habe. Um die Bearbeitung dieser Überprüfungsanträge zu beschleunigen, hat das EPSO die Arbeitsweise seines Rechtsteams neu organisiert, um den internen Arbeitsablauf zu vereinfachen. Als vorübergehende Maßnahme wurde auch mehr Personal eingesetzt, um das Rechtsteam bei der Falllast zu unterstützen. Das EPSO ermittelte auch technische Probleme mit seinem IT-System, die die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen erschwert hatten. Darüber hinaus entwarf EPSO zur Straffung des Verfahrens vereinfachte Standardschreiben, auf die sich seine Antworten auf Überprüfungsanträge stützen konnten. Diese neuen Standardbriefe enthalten weniger Details und decken breitere Kategorien von Umständen ab als zuvor der Fall war.

Wie die Prüfungsausschüsse ihre Arbeit verrichten: EPSO erklärte, dass die Prüfungsausschüsse eine entscheidende Rolle spielen. Die Prüfungsausschüsse sind für die ersten Entscheidungen, bei denen die Bewerber erfolgreich sind, sowie für die inhaltliche Entscheidung über jeden Antrag auf Überprüfung einer ursprünglichen Entscheidung zuständig. Die Prüfungsausschüsse kommen zusammen, um über Überprüfungsanträge sehr bald nach Ablauf der Frist für die Einreichung solcher Anträge zu entscheiden, in der Regel innerhalb von zwei Wochen. Kommt es zu einer Verzögerung, kommt es zu einem späteren Zeitpunkt, wenn das EPSO eine begründete Antwort verfassen muss, die die bereits von einem Prüfungsausschuss getroffene inhaltliche Entscheidung widerspiegelt. Der Umfang der ausführlichen Begründungen, die die Prüfungsausschüsse dem EPSO zur Begründung der Entscheidungen der Prüfungsausschüsse zur Verfügung stellen, ist von Prüfungsausschuss zu Prüfungsausschuss sehr unterschiedlich. Je detaillierter die von den Prüfungsausschüssen dokumentierten Argumente sind, desto einfacher ist es für EPSO, rasch gründliche Antworten auf Überprüfungsanträge zu erstellen. Je weniger ausführlich die Begründungen der Prüfungsausschüsse für Überprüfungsentscheidungen sind, desto schwieriger und zeitaufwändiger ist es für EPSO, geeignete Antworten zu erarbeiten.

Veröffentlichung der Reservelisten: Da EPSO manchmal Reservelisten erfolgreicher Bewerber veröffentlicht, bevor es auf alle Überprüfungsanträge antwortet, erklärte EPSO, dass es sich bei der Ausarbeitung und Übermittlung der Antworten zunächst mit Anträgen von Bewerbern befasst, die eine positive Entscheidung des Prüfungsausschusses erhalten haben. Auf diese Weise kann EPSO die betreffenden Bewerber so schnell wie möglich wieder in das Auswahlverfahren aufnehmen. Das EPSO erklärte, dass es, da es der Kommunikation positiver Entscheidungen des Prüfungsausschusses Vorrang einräume, fast immer in der Lage gewesen sei, erfolgreiche Bewerber wieder in die nächste Phase des Auswahlverfahrens aufzunehmen.

Informationen für Bewerber: EPSO erklärte, dass es beabsichtige, die Informationen, die es den Bewerbern zur Verfügung stelle, zu überarbeiten, insbesondere in Schreiben, in denen die erfolglosen Bewerber über ihre Ergebnisse informiert würden, und in seinen Antworten auf Überprüfungsanträge. Insbesondere wird sie Informationen über Berufungsmöglichkeiten enthalten. EPSO erklärte ferner, dass es beabsichtige, für seine Website ein Dokument mit häufig gestellten Fragen (FAQ) zu erstellen und zu veröffentlichen, in dem die am häufigsten verwendeten erfolglosen Argumente für die Beantragung einer Überprüfung dargelegt werden (wodurch es den Bewerbern ermöglicht wird, fundierte Entscheidungen über die Nützlichkeit der Einreichung eines Überprüfungsantrags zu treffen).

Bewertung des Bürgerbeauftragten

8. Diese Untersuchung wirft Fragen auf, mit denen sich jede öffentliche Verwaltung täglich konfrontiert sieht: Wie kann eine öffentliche Verwaltung mit begrenzten Ressourcen den einzelnen Bürgerinnen und Bürgern eine zeitnahe, maßgeschneiderte, fundierte und letztlich richtige Antwort geben? Die Bürgerbeauftragte begrüßt, dass das EPSO echte Anstrengungen unternommen hat, um sich auf Spitzenzeiten in seinem Antrag auf Überprüfung der Arbeitsbelastung vorzubereiten, die Verzögerungen, mit denen es konfrontiert war, zu bewältigen und die Informationen, die es den Bewerbern zur Verfügung stellt, im Allgemeinen zu verbessern, um ihnen zu versichern, dass ihre Anträge im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung bearbeitet werden.

9. Der Bürgerbeauftragte ist erfreut zu erfahren, dass sich die Lage seit der Einleitung der Untersuchung des Bürgerbeauftragten erheblich verbessert hat. EPSO ist es nun gelungen, seinen Rückstand bei anhängigen Überprüfungsanträgen zu beseitigen. Diese Entwicklung sollte EPSO die erforderliche Zeit einräumen, um über die nachstehenden Vorschläge nachzudenken, damit das Überprüfungsverfahren seinen Zweck als wirksamer interner Überprüfungsmechanismus erfüllt, über den die Bewerber eine ordnungsgemäß geprüfte, begründete, aber auch rechtzeitige Antwort erhalten.

10. Bevor diese Vorschläge unterbreitet werden, ist es wichtig, die Rolle der Prüfungsausschüsse in diesem Verfahren zu prüfen.

11. Mit dem EU-Beamtenstatut wird eine „Vereinbarung über die Aufteilung der Befugnisse“ geschaffen zwischen: i) die Anstellungsbehörde und ii) die Prüfungsausschüsse. Die Anstellungsbehörde erstellt die Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und benennt nach Beendigung des Auswahlverfahrens erfolgreiche Bewerber auf freie Stellen. Ein Prüfungsausschuss ist für die Ausarbeitung von Prüfungen sowie für die Bewertung und Befragung der Bewerber zuständig. Anschließend erstellt sie eine Bewerberliste (die sogenannte Reserveliste), aus der die Anstellungsbehörde neue Beamte einstellt [11].

12. Diese Aufgabenteilung wurde durch die Schaffung des EPSO nicht beeinträchtigt und konnte auch nicht beeinträchtigt werden. In der Entscheidung [12] zur Einsetzung des EPSO heißt es ausdrücklich, dass das EPSO die der Anstellungsbehörde in Bezug auf Auswahlverfahren übertragenen Befugnisse ausübt. [13] Das EPSO kann die Aufgaben der Prüfungsausschüsse nicht wahrnehmen. Insbesondere kann das EPSO die Aufgabe eines Prüfungsausschusses, Bewerber zu bewerten und in eine Reserveliste aufzunehmen, nicht wahrnehmen. Dies bedeutet, dass die Kernaufgaben im Zusammenhang mit Anträgen auf Überprüfung der Ergebnisse eines Bewerbers nur von den Prüfungsausschüssen wahrgenommen werden können.

Zeitaspekte und Verfahrensfragen [14]

13. Während EPSO erhebliche Anstrengungen unternommen hat, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen, die sich aus der starken Zunahme der seit 2014 eingegangenen Überprüfungsanträge ergibt, schwankt die Zeit, die für die Bearbeitung solcher Anträge benötigt wird, weiter. Während EPSO 2013 im Durchschnitt 3,75 Monate für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen benötigte, benötigte EPSO 2014 5,75 Monate für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen. Bei den im ersten Halbjahr 2015 eingegangenen Überprüfungsanträgen sank dieser Wert auf durchschnittlich 3,5 Monate. Für das Gesamtjahr 2015 stieg die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Überprüfungsanträge erneut auf 4,75 Monate. Im Jahr 2016 ist es EPSO gelungen, den Rückstand bei anhängigen Überprüfungsanträgen zu beseitigen und die durchschnittliche Bearbeitungszeit zu verkürzen [15].

14. Die Situation hat sich im Vergleich zu der Situation, die den Bürgerbeauftragten zur Einleitung der Untersuchung veranlasst hat, sicherlich erheblich verbessert. Diese Zahlen führen jedoch zusammen mit Beschwerden, die der Bürgerbeauftragte weiterhin erhält, zu dem Schluss, dass es trotz der lobenswerten Bemühungen des EPSO in letzter Zeit über einen längeren Zeitraum zu übermäßig langen Verzögerungen kam.

15. Die Verbesserung der Zeit, die für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen benötigt wird, ist sehr zu begrüßen. Bis zu einem gewissen Grad spiegelt diese Verbesserung jedoch einen vorübergehenden Rückgang der EPSO-Tätigkeit im Allgemeinen wider. Je weniger EPSO-Auswahlverfahren in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt werden, desto weniger Überprüfungsanträge werden bei EPSO eingehen.

16. Daher ist es wichtig, weiter über die Funktionsweise des Überprüfungsverfahrens nachzudenken, um sicherzustellen, dass im Falle eines erneuten Höchststands der Arbeitsbelastung in Zukunft keine ähnlichen Verzögerungen auftreten. Der Bürgerbeauftragte fordert das EPSO daher auf, alles in seiner Macht Stehende zu tun, um weiterhin systematische Verbesserungen des Überprüfungsverfahrens und seiner Anwendung anzustreben, um sicherzustellen, dass alle Bewerber, die einen Überprüfungsantrag stellen, gemäß Artikel 17 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis innerhalb angemessener Fristen für die Beschlussfassung eine zeitnahe Antwort erhalten.

17. Von besonderer Bedeutung ist die Tatsache, dass EPSO nach der Entscheidung des Prüfungsausschusses über einen Überprüfungsantrag häufig mehrere Monate benötigt, um eine Antwort zu erstellen, in der die Entscheidung des Prüfungsausschusses dem Bewerber mitgeteilt wird. Wie EPSO erläutert hat, entscheidet der Prüfungsausschuss in der Regel innerhalb von zwei Wochen, ob der Überprüfungsantrag eines Bewerbers erfolgreich war oder nicht. Der Bewerber wird jedoch erst dann über diese Entscheidung informiert, wenn EPSO ihm oder ihr ein Schreiben übermittelt. Während EPSO sofort reagiert, wenn das Ergebnis der Überprüfung positiv ist, kann die Antwort bis zu fünf Monate lang nicht versandt werden, wenn das Ergebnis des Überprüfungsantrags negativ ist. Es ist aus objektiven Gründen schwierig, die Diskrepanz zwischen der relativ begrenzten Zeit, die der Prüfungsausschuss benötigt, um über den Ausschluss oder die Rückübernahme eines Bewerbers zu entscheiden, und der Zeit, die das EPSO benötigt, um den Bewerbern die begründeten Entscheidungen mitzuteilen, zu rechtfertigen.

18. Es scheint, dass diese Verzögerung eintritt, weil EPSO bei der Vorbereitung der Antworten auf die Bewerber die Begründung der Prüfungsausschüsse für ihre Entscheidungen mit dem Sachverhalt in den Dossiers der Bewerber und den von den Bewerbern in ihren Überprüfungsanträgen vorgebrachten Argumenten verknüpfen muss. Das EPSO achtet auch darauf, in seinen Schreiben, in denen es eine ablehnende Überprüfungsentscheidung übermittelt, die Gründe für diese ablehnende Entscheidung ausführlich darzulegen. Das EPSO und die Prüfungsausschüsse tragen gemeinsam die Verantwortung für das reibungslose Funktionieren des Überprüfungsverfahrens. Beide sollten daher im Rahmen ihres jeweiligen Zuständigkeitsbereichs Anstrengungen unternehmen, um die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen zu erleichtern, indem sie sicherstellen, dass die Entscheidungen der Prüfungsausschüsse leicht in begründete Antworten an die Bewerber umgesetzt werden können.

19. In Bezug auf den Aufgabenbereich der Prüfungsausschüsse ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass diese Verzögerung minimiert werden könnte, wenn die Prüfungsausschüsse mehr Verantwortung übernehmen würden, EPSO detailliertere Gründe für ihre Entscheidungen zu liefern. Insbesondere sollten die Prüfungsausschüsse sicherstellen, dass die Argumentation, die ihren Entscheidungen zugrunde liegt, mit den in der Akte eines Bewerbers enthaltenen Tatsachen und den Argumenten im Überprüfungsantrag eines Bewerbers verknüpft wird (die der Prüfungsausschuss bei der Durchführung der Überprüfung vorbringen sollte).

20. Gleichzeitig ist die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass EPSO den Prüfungsausschüssen helfen könnte. Die Unterstützung der Prüfungsausschüsse wird wiederum dem EPSO helfen, da dies bedeuten sollte, dass das EPSO weniger zu tun hat, sobald der Prüfungsausschuss seine Überprüfungsentscheidung getroffen hat. Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass EPSO bereits intern über diese Angelegenheit nachgedacht hat.

Um den Prüfungsausschuss bei der Übernahme größerer Verantwortung in diesem Bereich zu unterstützen, sollte das EPSO erwägen, das Muster („Fiche Jury“) zu überarbeiten, mit dem der Prüfungsausschuss seine Entscheidung festhält, sowie die Leitlinien, die das EPSO dem Prüfungsausschuss zu den praktischen Aspekten der Dokumentation von Entscheidungen gibt. Das EPSO sollte auch die Ideen verfolgen, die es im Rahmen dieser Untersuchung vorgebracht hat, um i) den Mitgliedern des Prüfungsausschusses zusätzliche Schulungen zur Bearbeitung von Beschwerden und zu den praktischen Aspekten der Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung anzubieten und ii) zu prüfen, ob den ständigen Mitgliedern des Prüfungsausschusses eine größere Rolle bei der Koordinierung der Aufzeichnung von Entscheidungen eingeräumt wird.

21. Da EPSO manchmal die Reservelisten der erfolgreichen Bewerber veröffentlicht, bevor es auf alle Überprüfungsanträge antwortet [16], begrüßt der Bürgerbeauftragte die Erklärung des EPSO, dass es durch die Priorisierung von Überprüfungsanträgen, die eine positive Entscheidung des Prüfungsausschusses erhalten haben, immer in der Lage ist, diese erfolgreichen Bewerber in die nächste Phase des Auswahlverfahrens rückzuübernehmen.

22. Zusätzlich zu den oben genannten Vorschlägen hat die Bürgerbeauftragte einige weitere Vorschläge, um EPSO bei der Bewältigung von Verzögerungen im Verfahren zu unterstützen. Erstens sollte das EPSO erwägen, noch mehr Gewicht auf die Schätzung [17] der Zahl der von ihm erwarteten Überprüfungsanträge zu legen und die Personalressourcen entsprechend zuzuweisen, um sicherzustellen, dass es angemessen auf mögliche Spitzenlasten vorbereitet ist. Ein unzureichend ausgestatteter Antrag auf ein Überprüfungsteam scheint zu den Verzögerungen beigetragen zu haben.

23. Zweitens sollte EPSO versuchen, technologische Lösungen zu finden. Die jüngste Entscheidung des EPSO, sein IT-System zu überarbeiten, das als Ursache für Komplikationen bei der Bearbeitung von Überprüfungsanträgen identifiziert wurde, ist zu begrüßen. Die Bürgerbeauftragte ersucht EPSO, sie im Anschluss an diese Untersuchung über die Fortschritte in diesem Bereich zu unterrichten.

24. Im Falle eines unvorhersehbaren Höchststands bei den Überprüfungsanträgen und der daraus resultierenden Verzögerungen sollte das EPSO erwägen, Bewerber, die einen Antrag auf Überprüfung gestellt haben, schnell über mögliche Verzögerungen zu informieren. Die schnellstmögliche Übermittlung dieser Informationen an die Bewerber könnte dazu beitragen, die Zahl der zeitaufwändigen individuellen Auskunftsersuchen zu verringern, die EPSO über das Verfahren erhält, und könnte Ressourcen für die tatsächliche Bearbeitung von Überprüfungsanträgen freisetzen.

25. Das EPSO könnte gleichzeitig darauf hinweisen, dass es der Beantwortung der vom Prüfungsausschuss als gerechtfertigt erachteten Überprüfungsanträge Vorrang einräumen wird. Diese Informationen könnten auch in den Informationen enthalten sein, die EPSO online zum Überprüfungsverfahren bereitstellt (z. B. in seinen allgemeinen Regeln für allgemeine Auswahlverfahren [18] oder auf der FAQ-Seite auf seiner Website).

Informationen für Bewerber

26. Die Bereitstellung klarer und genauer Informationen für die Kandidaten über das Verfahren trägt dazu bei, den Kandidaten zu versichern, dass ihre Rechte gewahrt werden. Sie trägt somit dazu bei, die Zahl der beim EPSO und beim Bürgerbeauftragten eingereichten Beschwerden und Auskunftsersuchen zu verringern.

27. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass EPSO in Schreiben an Bewerber, die bei einem Auswahlverfahren unterlegen sind, nun einen Link zu den allgemeinen Regeln für allgemeine Auswahlverfahren enthält, in denen alle verfügbaren Beschwerdemöglichkeiten aufgeführt sind [19]. Im Rahmen einer gesonderten Untersuchung des Bürgerbeauftragten [20] hat das EPSO den Bürgerbeauftragten auch darüber informiert, dass alle künftigen Schreiben an Bewerber, die eine ablehnende Entscheidung enthalten, einen Link zur FAQ-Seite auf der EPSO-Website enthalten werden, die einen speziellen Abschnitt zu Beschwerden enthält.

28. Darüber hinaus ist die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die jüngste Initiative des EPSO, auf einer FAQ-Seite auf der EPSO-Website die am häufigsten verwendeten erfolglosen Argumente für die Beantragung einer Überprüfung darzulegen, dazu beitragen könnte, der Art von Überprüfungsanträgen, die wahrscheinlich keinen Erfolg haben werden, zuvorzukommen. Die Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass bisher in den häufig gestellten Fragen auf der Website des EPSO nur eine begrenzte Menge an Informationen über das Überprüfungsverfahren zur Verfügung gestellt wurde.[21] Sie fordert das EPSO auf, diese Angelegenheit weiter zu verfolgen.

Schlussfolgerung

Die Bürgerbeauftragte würdigt die bisherigen Bemühungen des EPSO in dieser Frage und schließt die Untersuchung mit folgender Schlussfolgerung ab:

Es gibt derzeit keinen Grund für weitere Untersuchungen.

EPSO wird über diesen Beschluss unterrichtet.

Verbesserungsvorschläge

Um die Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung weiter zu verbessern, schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass EPSO

1) die Prüfungsausschüsse besser zu unterstützen, damit sie ihre Entscheidungen über Überprüfungsanträge detaillierter und faktengestützter begründen können, indem sie

• Überarbeitung des Musters („Fiche Jury“), das von den Prüfungsausschüssen zur Aufzeichnung ihrer Entscheidungen verwendet wird;
• Überarbeitung der Leitlinien, die EPSO den Prüfungsausschüssen zu den praktischen Aspekten der Dokumentation von Entscheidungen gibt;
• Bereitstellung zusätzlicher Schulungen für Mitglieder des Prüfungsausschusses zur Bearbeitung von Beschwerden und zur praktischen Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung;
• den ständigen Mitgliedern des Prüfungsausschusses des EPSO mehr Verantwortung für die Koordinierung der Aufzeichnung der Entscheidungen des Prüfungsausschusses übertragen.

2) Weitere Prüfung technologischer Lösungen zur Straffung des Überprüfungsverfahrens.

3)  Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Anzahl der Anträge auf Überprüfung zu schätzen, die sie voraussichtlich erhalten wird, und weisen Sie die Personalressourcen entsprechend zu.

4) Benachrichtigen  Sie Bewerber, die einen Antrag auf Überprüfung gestellt haben, schnell über erwartete Verzögerungen, wenn ein unvorhersehbarer Höchststand bei den Anträgen vorliegt. Um dem EPSO dabei zu helfen, Verzögerungen mit seiner Zusage, Bewerber im Falle einer positiven Antwort wieder in das Auswahlverfahren aufzunehmen, in Einklang zu bringen, könnte in einer solchen Nachricht an die Bewerber erklärt werden, dass das EPSO denjenigen Bewerbern, deren Überprüfungsantrag erfolgreich war, Vorrang einräumt. Diese Informationen könnten auch in den Informationen enthalten sein, die EPSO online über das Überprüfungsverfahren bereitstellt.

5)  Fügen Sie online weitere Informationen über das Überprüfungsverfahren ein, einschließlich Informationen über die am häufigsten verwendeten erfolglosen Argumente für die Beantragung einer Überprüfung.

6)  seinem Verwaltungsrat regelmäßig über Überprüfungsanträge und etwaige Probleme bei deren Bearbeitung Bericht zu erstatten. Der Verwaltungsrat vertritt die EU-Organe, in deren Namen EPSO die Auswahlverfahren durchführt, und sollte daher auf bestehende oder potenzielle Probleme in diesem Bereich hingewiesen werden.

 

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

 

Straßburg, 21.12.2016

 

[1] Verordnung Nr. 31 (EWG), 11 (EAG) zur Festlegung des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. 1962, 45, S. 1385), zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) Nr. 1416/2013 des Rates vom 17. Dezember 2013, ABl. 2013, L 353, S. 24.

[2] Siehe Titel III. Kapitel 1 („Einstellung“) und Anhang III des Statuts.

[3] Das Europäische Parlament, der Rat der Europäischen Union, die Europäische Kommission, der Gerichtshof, der Rechnungshof, der Wirtschafts- und Sozialausschuss, der Ausschuss der Regionen und der Europäische Bürgerbeauftragte.

[4] 2002/620/EG: Beschluss des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 zur Einrichtung eines Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 197, S. 53).

[5] Nummer 3.4.3. „Internes Überprüfungsverfahren“ der allgemeinen Regeln des EPSO für allgemeine Auswahlverfahren, ABl. 2014, C 60 A, S. 1. Es gibt zwei Arten von Überprüfungsanträgen: i) diejenigen, über die der Prüfungsausschuss zu entscheiden hat, und ii) diejenigen, über die das EPSO zu entscheiden hat. Letztere sind sehr selten.

[6] Der Brief, mit dem die Anfrage eröffnet wird, ist hier abrufbar: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] Seit Einleitung der Initiativuntersuchung gingen beim Bürgerbeauftragten 16 weitere Beschwerden zu den in der Untersuchung behandelten Fragen ein. Die Bürgerbeauftragte beschloss, keine beschwerdebasierten Untersuchungen zu den von der Initiativuntersuchung abgedeckten Fragen einzuleiten, solange die Untersuchung noch nicht abgeschlossen ist.

[8] Der Bericht über die erste Sitzung und Inspektion ist hier abrufbar: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] Der Bericht über das zweite Treffen und die Inspektion ist hier abrufbar: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] EPSO stellte dem Bürgerbeauftragten 2016 aktualisierte Statistiken und Informationen zur Verfügung.

[11] Urteil des Gerichts für den öffentlichen Dienst vom 15. Juni 2010, Pachtitis/Kommission, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, Rn. 50–52.

[12] 2002/620/EG: Beschluss des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 zur Einrichtung eines Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 197, S. 53).

[13] Urteil Pachtitis/Kommission, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, Rn. 56.

[14] Die einschlägigen Punkte aus dem dritten Aspekt des Eröffnungsschreibens des Bürgerbeauftragten in dieser Untersuchung, nämlich „Regeln und Verfahren“, werden in diesem Abschnitt behandelt.

[15] Vom EPSO bereitgestellte Statistiken und Informationen.

[16] EPSO steht es nicht frei, die Veröffentlichung einer Reserveliste zu verzögern, nur weil nicht alle Antworten auf Überprüfungsanträge abgeschlossen sind.

[17] Basierend auf Faktoren wie der Anzahl der parallel stattfindenden Auswahlverfahren; die erwartete Zahl der Bewerber in einem Auswahlverfahren auf der Grundlage früherer Erfahrungen; die Art der Auswahlverfahren (Generalisten- oder Fachauswahlverfahren) und die Frage, ob mit einem Auswahlverfahren ein neues Bewerberprofil eingeführt wird.

[18] Allgemeine Regeln für allgemeine Auswahlverfahren, ABl. 2014, C 60 A, S. 1.

[19] Siehe Ziffer 3.4.3. "Internes Überprüfungsverfahren" und 3.4.4. „Sonstige Formen der Anfechtung“ der allgemeinen Regeln des EPSO für allgemeine Auswahlverfahren, ABl. 2014, C 60 A, S. 1.

[20] Rechtssache 164/2015/NF betreffend das Versäumnis des EPSO, in seinem Schreiben, mit dem der Beschwerdeführer über die Entscheidung des Prüfungsausschusses informiert wurde, ihn nicht in die Reserveliste aufzunehmen, Beschwerdemöglichkeiten anzugeben.

[21] Zuletzt überprüft am 20. Dezember 2016.