Titel der Rechtssache: Weigerung der Europäischen Verteidigungsagentur (EDA), der Öffentlichkeit Zugang zu den Sitzungsprotokollen ihrer „Sachverständigengruppen“ zu gewähren

Datum: Montag, 19. September 2022

Physischer Standort

EDA-Büro
Rue des Drapiers, 17-23
B-1050 Ixelles
Belgien

Anwesend

Vertreter der EDA:

Director of Corporate Services (nur zur Einführung)

Rechtsberater & Datenschutzbeauftragter

Rechtsreferent & Stellvertretender Datenschutzbeauftragter

Vertreter des Europäischen Bürgerbeauftragten:

Fergal Ó Regan, leitender Rechtsexperte

Herr Koen Roovers, Untersuchungsbeauftragter

Zweck der Inspektion und Besprechung

Zweck der Sitzung war es, weitere Informationen darüber zu erhalten, wie die EDA mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit umging, der Sitzungsprotokolle der „Sachverständigengruppen“ der EDA im Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis zum 8. Mai 2022 betraf.

Während des Treffens prüfte das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten auch eine Stichprobe von Dokumenten, die die EDA als in den Anwendungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers fallend eingestuft hatte. Vor der Sitzung wurde vereinbart, dass es sich bei dieser Stichprobe um eine zufällige Auswahl von Protokollen handelt, die sich auf jede der Kategorien von EDA-Arbeitsgremien (Capability Technology Groups (CapTechs), Projektteams und Ad-hoc-Gruppen) beziehen.

Einleitung und Verfahrensinformationen

Der EDA-Direktor für Corporate Services stellte das EDA-Rechtsteam vor. Das Rechtsteam der EDA stellte die EDA vor, eine EU-Agentur, die gemäß Artikel 42 des Vertrags über die Europäische Union eingerichtet wurde, um den Rat und die Mitgliedstaaten bei ihren Bemühungen um die Verbesserung der Verteidigungsfähigkeiten der Union zu unterstützen. Das Entscheidungsgremium der Agentur ist der Lenkungsausschuss, der auf Ebene der Verteidigungsminister zusammentritt. Die Tätigkeiten der Agentur werden durch Beiträge der teilnehmenden Mitgliedstaaten (pMS, alle EU-Mitgliedstaaten mit Ausnahme Dänemarks) finanziert. Die Satzung, der Sitz und die operativen Vorschriften der EDA sind in einem Beschluss des Rates festgelegt [1].

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten dankte den Vertretern der EDA für ihr Treffen und erläuterte den Zweck des Treffens. Das Untersuchungsteam erläuterte den Rechtsrahmen, der für Inspektionen und Sitzungen des Bürgerbeauftragten gilt, insbesondere, dass der Bürgerbeauftragte ohne die vorherige Zustimmung der EDA keine als vertraulich eingestuften Informationen weder an den Beschwerdeführer noch an eine andere Person außerhalb des Büros des Bürgerbeauftragten weitergeben würde.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärte, dass ein Bericht über die Sitzung erstellt und der Entwurf der EDA zur Überprüfung übermittelt werde, um sicherzustellen, dass er sachlich richtig und vollständig sei. Der Sitzungsbericht wird dem Beschwerdeführer zur Verfügung gestellt.

Austausch von Informationen

Das Rechtsteam der EDA stellte die vorbereitenden Arbeiten vor, die sie im Zusammenhang mit dem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit, der Gegenstand der Untersuchung des Bürgerbeauftragten ist, durchgeführt hatten.

Sie erklärten, dass der Umfang des Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit so verstanden werde, dass er das Sitzungsprotokoll der 76+ Arbeitsorgane der EDA vom 1. Januar 2021 bis zum 10. Mai 2022 einschließe.

Einige dieser Arbeitsgremien treffen sich regelmäßig, andere sporadisch, je nach den aktuellen Erfordernissen, die von den Mitgliedstaaten und dem Rat zum Ausdruck gebracht werden. Es wurde geschätzt, dass jedes Arbeitsorgan im Bezugszeitraum durchschnittlich sechsmal zusammentrat. Darüber hinaus wurde auf der Grundlage einer Stichprobe überprüfter Sitzungsprotokolle geschätzt, dass das Protokoll im Durchschnitt 20 Seiten lang ist. Dies führte zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass die angeforderten Unterlagen mehr als 9000 Seiten umfassen würden.

Die Vertreter der EDA hielten es für unmöglich, eine individuelle Bewertung all dieser Unterlagen innerhalb der in der Verordnung 1049/2001 festgelegten Fristen durchzuführen, um auf Anträge auf Zugang zu Dokumenten zu reagieren.

Während also eine vorläufige Überprüfung der Unterlagen stattfand, um zu überprüfen, welche Dokumente unter den Zugangsantrag fielen, wurde die Auffassung, ob der Zugang gewährt werden könne, auf der Grundlage der Tatsache vertreten, dass alle Dokumente gleichartig seien.

Die Vertreter der EDA erklärten, dass die fraglichen Dokumente zwar nicht als Verschlusssache eingestuft seien, die darin enthaltenen Informationen jedoch als sensibel angesehen würden. Insbesondere erklärten die Vertreter der EDA, dass die Teilnahme der teilnehmenden Mitgliedstaaten an den EDA-Arbeitsgremien freiwillig sei. Wenn pMS an den Arbeitsorganen der EDA teilnimmt, geschieht dies unter der Voraussetzung, dass die weitergegebenen Informationen vertraulich behandelt werden.

Vor diesem Hintergrund verweigerte die EDA der Öffentlichkeit den Zugang zu den Dokumenten auf der Grundlage verschiedener in der Verordnung 1049/2001 vorgesehener Ausnahmen.[2] Die von der EDA geltend gemachten Ausnahmen betreffen den Schutz von Verteidigungs- und Militärangelegenheiten (Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a zweiter Gedankenstrich, die geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums (Artikel 4 Absatz 2 erster Gedankenstrich), personenbezogene Daten (Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) und laufende Entscheidungen (Artikel 4 Absatz 3).

Die Vertreter der EDA stellten fest, dass die EDA zur Information der Öffentlichkeit und zur Gewährleistung ihrer Rechenschaftspflicht allgemeine Informationen über ihre Arbeitsorgane auf ihrer Website veröffentlicht.[3] Diese Informationen wurden auch dem Beschwerdeführer in der ursprünglichen Entscheidung der EDA in Bezug auf seinen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit mitgeteilt.

Die Vertreter der EDA fügten hinzu, dass die EDA auch erwogen habe, einen teilweisen Zugang zu gewähren, dass dies jedoch nicht gewährt werden könne, ohne die geschützten Interessen zu beeinträchtigen.

Einsichtnahme in Dokumente 

Die EDA erleichterte die Vor-Ort-Prüfung einer Zufallsauswahl von Dossiers, die sich auf jede der Kategorien von EDA-Arbeitsgremien beziehen.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten bestätigte, dass die geprüften Dokumente

• die Gespräche und den Austausch zwischen technischen Sachverständigen der für die Mitgliedstaaten zuständigen Behörden in Verteidigungs- und Militärfragen umfassen. In einigen Fällen nahmen auch technische Sachverständige von Gruppen der Verteidigungs- und Sicherheitsindustrie teil;
• durchgängig sensible Informationen zu Verteidigungs- und Militärfragen enthalten;
• teilweise personenbezogene Daten der Sitzungsteilnehmer (insbesondere Namen und Kontaktdaten) sowie Informationen über die Maßnahmen und Pläne der Verteidigungsbehörden der teilnehmenden Mitgliedstaaten sowie der Unternehmen der Verteidigungsindustrie enthalten.

Abschluss der Sitzung und Inspektion

Das Untersuchungsteam dankte den Vertretern der EDA für ihre Zeit, die Erläuterungen und die Erleichterung der Inspektion. Das Treffen endete dann.

Fergal Ó Regan, Chefjurist Koen Roovers, Untersuchungsbeauftragter

Brüssel, den 20.9.2022

[1] Siehe: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D1835.

[2] Siehe: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Informationen zu den Sachverständigengruppen der EDA: https://eda.europa.eu/who-we-are/expert-groups und insbesondere zu CapTechs: https://eda.europa.eu/what-we-do/research-technology/capability-technology-areas-(captechs).