Straßburg, 26.5.2016

Strategische Untersuchung OI/6/2016/AB zu den Vorschriften und Verfahren der Europäischen Kommission zur Vermeidung möglicher Interessenkonflikte von Sonderberatern

Sehr geehrter Herr Präsident,

Bei ihrer Arbeit bemüht sich die Europäische Kommission zu Recht um die bestmögliche Beratung, sei es innerhalb der Kommission oder gegebenenfalls von außen. Externe fachkundige Beratung kann in Form von „Sonderberatern“ erfolgen, die die Kommissionsmitglieder aufgrund ihrer außergewöhnlichen Qualifikationen und/oder der Relevanz, Qualität und des Niveaus ihrer Berufserfahrung und ihres Fachwissens direkt unterstützen [1].

Sonderberater haben privilegierten Zugang zu Entscheidungsträgern der Kommission auf höchster Ebene und möglicherweise zu vertraulichen Informationen. Darüber hinaus kann ihre Beratung für diese Entscheidungsträger aufgrund ihrer hohen Erfahrung und Fähigkeiten mehr Gewicht erhalten als die Beratung aus anderen Quellen.

Viele Menschen sind nur für kurze Zeit beschäftigt, oft nur für eine Anzahl von Tagen pro Jahr; Einige sind unbezahlt, einige sind im Ruhestand, aber viele arbeiten während ihrer Zeit als Sonderberater auch außerhalb der Kommission. Auch wenn dies an sich kein Hindernis für einen Sonderberater darstellt, bedeutet dies doch, dass die erforderlichen Regeln und Verfahren eingeführt werden, um zu verhindern, dass Sonderberater eingesetzt werden, um einen unangemessenen Einfluss auf die Kommission zugunsten von Eigeninteressen auszuüben. Wird ein Sonderberater für die Beratung durch unabhängige Sachverständige ausgewählt, sollte die Kommission außerdem sicherstellen, dass der Sonderberater diese Beratung in völliger Unabhängigkeit von etwaigen externen Funktionen erbringt. Daher muss ein robustes System zur Überprüfung auf Interessenkonflikte eingerichtet werden.

Beschwerden, die bei meinem Büro eingereicht wurden, haben Fragen zu den Mechanismen aufgeworfen, die die Kommission zur Bewertung von Interessenkonflikten bei der Ernennung von Sonderberatern eingerichtet hat, und ich habe mich bereits in der Vergangenheit mit dieser Angelegenheit befasst. Unter Berücksichtigung der nachstehenden Erwägungen bin ich daher der Auffassung, dass es Gründe für die Einleitung einer systemischen Untersuchung gibt. Im Rahmen meiner Untersuchung werde ich untersuchen, wie die Kommission ihre derzeitigen Vorschriften anwendet, und auch, ob es für die Kommission ratsam wäre, ihre derzeitigen Vorschriften und Verfahren im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung zu ändern. In diesem Zusammenhang bin ich der Ansicht, dass die EU-Organe nicht nur weiterhin auf die Vermeidung von Interessenkonflikten, sondern auch auf das Auftreten von Interessenkonflikten hinarbeiten und weiterhin proaktiv Risiken in diesem Bereich ermitteln und steuern sollten. Dies wird nicht nur dem Ansehen der EU-Organe dienen, sondern im gegenwärtigen Kontext auch dem Ansehen der Sonderberater selbst, die oft Personen mit tadellosem Ruf und höchstem Ansehen sind.

Ich möchte betonen, dass diese Untersuchung nicht das Verhalten von Einzelpersonen betrifft, sondern sich auf die folgenden systemischen administrativen Fragen konzentriert.

Erstens wurden Bedenken hinsichtlich des Umfangs der von der Kommission vor der Ernennung von Sonderberatern durchgeführten Prüfung geäußert. Wie mein Vorgänger ausgeführt hat: „Es liegt in der Verantwortung der Kommission und nicht in der des künftigen Sonderberaters, festzustellen, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, der die Ernennung des Sonderberaters verhindern sollte“[2]. Es wäre hilfreich, der Öffentlichkeit zu versichern, dass die Kommission vor der Ernennung alle erforderlichen Informationen über das künftige Mandat des Sonderberaters und seine Nebentätigkeiten erhält.

Im Falle von Sonderberatern, deren Mandat sehr breit sein kann, muss eine Überschneidung zwischen ihren Aufgaben und externen Tätigkeiten ihre Ernennung nicht automatisch verhindern. Mögliche Überschneidungen, die nicht automatisch zu einem Interessenkonflikt führen, sollten jedoch angemessen angegangen werden.

Zweitens sollte die Bewertung von Interessenkonflikten ein fortlaufender Prozess sein, da es Sonderberatern freisteht, während ihres Mandats im Privatsektor weiterzuarbeiten und/oder neue Aufgaben zu übernehmen. Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dafür zu sorgen, dass ein Sonderberater die Kommission über wesentliche Änderungen seiner Tätigkeiten informiert und anschließend eine neue Bewertung von Interessenkonflikten vorgenommen wird. Obwohl die Kommission dem zugestimmt hatte [3], wurde diese Angelegenheit in einer kürzlich bei meinem Büro eingereichten Beschwerde erneut zur Sprache gebracht. Die vorliegende Untersuchung wird es der Kommission daher ermöglichen, die Regeln festzulegen, die jetzt gelten, wenn sich die Nebentätigkeiten eines Sonderberaters nach seiner Ernennung geändert haben.

Schließlich stellt die Kommission auf ihrer Website zahlreiche Informationen über ihre Sonderberater, einschließlich ihrer Lebensläufe, zur Verfügung. Dies ist bereits ein hohes Maß an Transparenz. Um jedoch jeden Hinweis auf einen Interessenkonflikt zu vermeiden, wenn dieser nicht vorliegt, bitte ich die Kommission, die proaktive Veröffentlichung zusätzlicher Informationen, insbesondere über ihre Bewertung von Interessenkonflikten, in Erwägung zu ziehen. Datenschutzfragen könnten angegangen werden, indem potenzielle Sonderberater um ihre Zustimmung zur Offenlegung gebeten werden.

Als ersten Schritt in dieser Untersuchung würde ich es begrüßen, wenn Sie dafür sorgen könnten, dass meine Dienststellen die Akten aller in den Jahren 2015 und 2016 ernannten Sonderberater einsehen. Bitte seien Sie versichert, dass die Kontrolle durch den Bürgerbeauftragten nicht dazu führt, dass Dritte oder andere Personen Zugang zu Dokumenten erhalten, die die Kommission während der Kontrolle als vertraulich einstuft, oder zu Informationen, die in solchen Dokumenten enthalten sind.

Die Sitzung sollte auch Gelegenheit zum Meinungsaustausch und zu diesem frühen Zeitpunkt zu Klarstellungen bieten. Je nach Verfügbarkeit der Kommission erwäge ich, die Kontrolle Ende Juni durchzuführen. Ich werde den nächsten Schritt dieser Untersuchung auf der Grundlage der bei der Kontrolle erhaltenen Informationen bestimmen. Ich fordere die Kommission daher zum jetzigen Zeitpunkt nicht auf, hierzu Stellung zu nehmen.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Ihre Dienststellen sich an Frau Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), für diese Untersuchung zuständige Referentin für strategische Untersuchungen, wenden könnten, um einen geeigneten Termin für die Einsichtnahme in Dokumente zu vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

[1] Artikel 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB).

[2] Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten über den Abschluss seiner Untersuchung der Beschwerde 476/2010/ANA

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10719/html.bookmark

[3] In seiner Antwort auf den Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Abschluss seiner Untersuchung der Beschwerde 476/2010/ANA.