Straßburg, 26.5.2016

Strategische Untersuchung OI/6/2016/AB zu den Vorschriften und Verfahren der Europäischen Kommission zur Vermeidung möglicher Interessenkonflikte von Sonderberatern

Sehr geehrter Herr Präsident,

Bei ihrer Arbeit bemüht sich die Europäische Kommission zu Recht um die bestmögliche Beratung, sei es innerhalb der Kommission oder gegebenenfalls von außen. Externe fachliche Beratung kann in Form von „Sonderberatern“ erfolgen, die die Kommissionsmitglieder auf der Grundlage ihrer außergewöhnlichen Qualifikationen und/oder der Relevanz, Qualität und des Niveaus ihrer Berufserfahrung und ihres Fachwissens direkt unterstützen [1].

Sonderberater haben privilegierten Zugang zu Entscheidungsträgern der Kommission auf höchster Ebene und potenziell zu vertraulichen Informationen. Darüber hinaus können ihre Ratschläge an diese Entscheidungsträger aufgrund ihrer Erfahrung und Fähigkeiten auf hohem Niveau mehr Gewicht erhalten als Ratschläge aus anderen Quellen.

Viele Menschen sind nur für einen kurzen Zeitraum beschäftigt, oft nur für eine Anzahl von Tagen pro Jahr; einige sind unbezahlt, einige sind im Ruhestand, aber viele arbeiten auch außerhalb der Kommission während ihrer Zeit als Sonderberater. Auch wenn dies an sich kein Hindernis für die Einsetzung eines Sonderberaters darstellt, bedeutet dies doch, dass die erforderlichen Regeln und Verfahren eingeführt werden, um zu verhindern, dass Sonderberater eingesetzt werden, um unangemessenen Einfluss auf die Kommission zugunsten von Interessengruppen auszuüben. Wird ein Sonderberater für die Beratung durch unabhängige Sachverständige ausgewählt, sollte die Kommission darüber hinaus sicherstellen, dass der Sonderberater diese Beratung in völliger Unabhängigkeit von etwaigen externen Funktionen erbringt. Daher muss ein robustes System zur Überprüfung von Interessenkonflikten eingerichtet werden.

Beschwerden, die bei meinem Büro eingereicht wurden, haben Fragen zu den Mechanismen aufgeworfen, über die die Kommission verfügt, um Interessenkonflikte bei der Ernennung von Sonderberatern zu bewerten, und ich habe mich bereits in der Vergangenheit mit dieser Angelegenheit befasst. Unter Berücksichtigung der nachstehend dargelegten Erwägungen bin ich daher der Ansicht, dass es Gründe für die Einleitung einer systemischen Untersuchung gibt. Meine Untersuchung wird untersuchen, wie die Kommission ihre derzeitigen Vorschriften anwendet, und auch die Frage, ob es für die Kommission ratsam wäre, ihre derzeitigen Vorschriften und Praktiken im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung zu ändern. In diesem Zusammenhang bin ich der Ansicht, dass die EU-Organe nicht nur weiterhin darauf hinarbeiten sollten, Interessenkonflikte, sondern auch das Auftreten von Interessenkonflikten zu verhindern, und dass sie bei der Ermittlung und Bewältigung von Risiken in diesem Bereich weiterhin proaktiv vorgehen sollten. Dies wird nicht nur dem Ansehen der EU-Organe dienen, sondern im gegenwärtigen Kontext auch dem Ansehen der Sonderberater selbst, oft Personen mit einwandfreien Qualifikationen und höchstem Ansehen.

Ich möchte betonen, dass diese Untersuchung nicht das Verhalten von Einzelpersonen betrifft, sondern sich auf die folgenden systemischen Verwaltungsfragen konzentriert.

Erstens wurden Bedenken hinsichtlich des Umfangs der von der Kommission vor der Ernennung von Sonderberatern durchgeführten Prüfung geäußert. Wie mein Vorgänger betonte: „Es liegt in der Verantwortung der Kommission und nicht in der Verantwortung des künftigen Sonderberaters, festzustellen, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, der die Ernennung des Sonderberaters verhindern sollte“[2]. Es wäre hilfreich, der Öffentlichkeit zu versichern, dass die Kommission vor der Ernennung alle erforderlichen Informationen über das künftige Mandat des Sonderberaters und seine externen Tätigkeiten erhält.

Im Falle von Sonderberatern, deren Mandat sehr weit gefasst sein kann, muss eine Überschneidung zwischen ihren Aufgaben und externen Tätigkeiten ihre Ernennung nicht automatisch verhindern. Mögliche Überschneidungen, die nicht automatisch einen Interessenkonflikt implizieren, sollten jedoch angemessen angegangen werden.

Zweitens sollte die Bewertung von Interessenkonflikten ein fortlaufender Prozess sein, da es den Sonderberatern freisteht, während ihres Mandats im Privatsektor fortzufahren und/oder neue Aufgaben zu übernehmen. Es ist eine gute Verwaltungspraxis sicherzustellen, dass ein Sonderberater die Kommission über wesentliche Änderungen seiner Tätigkeiten informiert und anschließend eine neue Bewertung von Interessenkonflikten vornimmt. Obwohl die Kommission dem zugestimmt hatte [3], wurde diese Angelegenheit in einer kürzlich bei meinem Büro eingereichten Beschwerde erneut zur Sprache gebracht. Die vorliegende Untersuchung wird es der Kommission daher ermöglichen, die Regeln festzulegen, die jetzt gelten, wenn sich die externen Tätigkeiten eines Sonderberaters nach seiner Ernennung geändert haben.

Schließlich stellt die Kommission auf ihrer Website umfangreiche Informationen über ihre Sonderberater, einschließlich ihrer Lebensläufe, zur Verfügung. Dies ist bereits ein hohes Maß an Transparenz. Um jedoch jeden Hinweis auf einen Interessenkonflikt zu vermeiden, wenn es keinen gibt, bitte ich die Kommission, die proaktive Veröffentlichung zusätzlicher Informationen zu erwägen, insbesondere zu ihrer Bewertung von Interessenkonflikten. Datenschutzfragen könnten angegangen werden, indem potenzielle Sonderberater um ihre Zustimmung zur Offenlegung gebeten werden.

Als ersten Schritt in dieser Untersuchung würde ich es begrüßen, wenn Sie meine Dienststellen veranlassen könnten, die Akten aller in den Jahren 2015 und 2016 ernannten Sonderberater einzusehen. Seien Sie versichert, dass die Kontrolle des Bürgerbeauftragten nicht dazu führt, dass Dritte oder andere Personen Zugang zu Dokumenten erhalten, die die Kommission während der Kontrolle als vertraulich einstuft, oder zu Informationen, die in solchen Dokumenten enthalten sind.

Das Treffen sollte auch Gelegenheit zum Meinungsaustausch und zur Klärung in diesem frühen Stadium bieten. Je nach Verfügbarkeit der Kommission würde ich die Kontrolle Ende Juni ins Auge fassen. Ich werde den nächsten Schritt in dieser Untersuchung auf der Grundlage der bei der Inspektion erhaltenen Informationen bestimmen. Daher fordere ich die Kommission zum jetzigen Zeitpunkt nicht auf, zu diesem Thema Stellung zu nehmen.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Ihre Dienststellen Frau Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), für diese Untersuchung zuständige Beauftragte für strategische Anfragen, kontaktieren könnten, um einen geeigneten Termin für die Einsichtnahme in Dokumente zu vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

[1] Artikel 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB).

[2] Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über den Abschluss seiner Untersuchung der Beschwerde 476/2010/ANA

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10719/html.bookmark

[3] In seiner Antwort auf den Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über den Abschluss seiner Untersuchung der Beschwerde 476/2010/ANA.