Sehr geehrter Herr B.,
Sie haben am 8. Juli 1997 beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde über die Verwaltung des Verfahrens zur Vergabe eines Auftrags in Sambia im Rahmen des Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) durch die Europäische Kommission eingereicht.
Am 4. September 1997 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 18. Dezember 1997 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen. Am 19. März 1998 erhielt ich Ihre Stellungnahme zur Stellungnahme der Kommission.
Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Das fragliche Ausschreibungsverfahren wurde eröffnet, um Ausbildungsberatungsdienste und technische Hilfe für das Sambia Centre for Accountancy Studies in Anspruch zu nehmen, und es wurde im Rahmen des Abkommens von Lomé IV durchgeführt. 1994 unterbreitete der Beschwerdeführer ein Angebot.
Der Beschwerdeführer macht geltend, sein Angebot sei das niedrigste gewesen, ohne die erstattungsfähigen Kosten (Flugscheine usw.) zu berücksichtigen. Seiner Ansicht nach wurde in der ursprünglichen Ausschreibungsunterlage festgelegt, dass der Auftragspreis, der die Zuschlagserteilung bestimmen würde, auf dem niedrigsten Auftragspreis vor Hinzurechnung der erstattungsfähigen Kosten beruhen würde.
Der Nationale Anweisungsbefugte (NAO) in Sambia nahm die Bewertung der Angebote vor und schlug das Angebot des Unternehmens des Beschwerdeführers vor. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass der Hauptanweisungsbefugte (CAO) der Kommission die Entscheidung des NAO, den Ausschreibungsvertrag an das Unternehmen des Beschwerdeführers zu vergeben, aufgehoben habe.
Schließlich wünscht der Beschwerdeführer eine unabhängige Überprüfung der Entscheidung der CAO, um den Ausschreibungsvertrag erneut zu vergeben.

DIE ANFRAGE

In
ihrer Stellungnahme stellte die Kommission fest, dass bei den EEF-Ausschreibungen die Verwaltung des betreffenden AKP-Staates der öffentliche Auftraggeber ist. Es ist der nationale Anweisungsbefugte dieses Staates, der die Bewertung des Angebots und des Zuschlagsvorschlags vornimmt. Vor der Auftragsvergabe muss der Nationale Anweisungsbefugte jedoch die Zustimmung der Europäischen Kommission einholen, um eine EEF-Finanzierung zu erhalten. Je nach Art des Auftrags und den Ergebnissen des Angebots genehmigt entweder der Delegationsleiter der Kommission im AKP-Staat oder die CAO in der Kommission die Auswahl.
Gemäß Artikel 317 Buchstabe g Ziffer ii des Abkommens von Lomé IV wurde dem Delegationsleiter in Bezug auf ein Angebot für einen Dienstleistungsauftrag die Befugnis übertragen, den Vorschlag des nationalen Anweisungsbefugten zu billigen. Dies hindert den Delegationsleiter jedoch nicht daran, der CAO einen Vorschlag vorzulegen.
Es gab keine Entscheidung der Delegation der Kommission in Sambia, die aufgehoben wurde, da der Delegationsleiter den Vorschlag für die Auftragsvergabe nicht billigte, sondern den Vorschlag zur Genehmigung an die CAO weiterleitete.
Nach Ansicht der Kommission erfolgte die Auswahl gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Auswahlkriterien und den Allgemeinen Vorschriften für aus dem EEF finanzierte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge (1). Aus der Ausschreibungsunterlage geht nicht hervor, dass bei der Auswahl nur die Fixkostenbestandteile berücksichtigt werden. Darüber hinaus sieht der in Anhang D des Angebots genannte Aufschlüsselungspreis vor, dass die erstattungsfähigen Kosten anzugeben sind.
Bemerkungen des Beschwerdeführers Der
Beschwerdeführer hielt an seiner Beschwerde fest und forderte den Bürgerbeauftragten auf, Kopien der Ausschreibungsunterlagen, des Berichts des nationalen Anweisungsbefugten und des Vorschlags des ausgewählten Angebots anzufordern.

WEITERE ANFORDERUNGEN

Am 11. Mai 1998 forderte der Bürgerbeauftragte bei der Kommission Kopien der Ausschreibung, der Berichte des NAO und des CAO sowie der Bewerbung des erfolgreichen Bieters an.
Die zweite Stellungnahme der Kommission
Die Kommission übermittelte dem Bürgerbeauftragten am 27. Juli 1998 eine ergänzende Stellungnahme, in der sie ihre frühere Stellungnahme bestätigte. In Bezug auf die Auswahl des niedrigsten Angebots erklärte die Kommission, dass aus den Ausschreibungsunterlagen hervorgehe, dass die Zuschlagserteilung an den Bieter erfolgen werde, der das technisch kompetenteste und wirtschaftlich günstigste Angebot unter den gemäß den Artikeln 34 und 36 der Allgemeinen Vorschriften für aus dem EEF finanzierte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge als reaktionsfähig eingestuften Bietern vorlege. Zum Zeitpunkt des fraglichen Angebots bestand die Politik darin, dass das niedrigste Angebot anhand des Gesamtpreises einschließlich der erstattungsfähigen Kosten zu beurteilen war. Die Politik wurde nun geändert, und die Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungsaufträge enthalten eine Standardbestimmung, wonach die Preise nur mit Fixkosten verglichen werden.
In Bezug auf den Antrag auf Kopien von Dokumenten erklärte die Kommission, dass sie die Mitteilungen zwischen der CAO und dem NAO nicht offenlegen wolle, da diese Dokumente unter Artikel 34 Absatz 10 der Allgemeinen Ausführungsordnung fallen, in dem es heißt: „Das Bewertungsverfahren wird in ordnungsgemäß unterzeichneten Protokollen festgehalten, die nicht veröffentlicht oder dem Bieter mitgeteilt werden.“
Die zweite Stellungnahme des Beschwerdeführers
Der Beschwerdeführer hielt an seiner Beschwerde fest. Er wies darauf hin, dass die Aufträge, wie die Kommission angegeben habe, nunmehr nur noch auf der Grundlage fester Kosten vergeben würden. Er wies den Hinweis der Kommission zurück, dass die Politik darin bestehe, das niedrigste Angebot einschließlich der erstattungsfähigen Kosten anzunehmen, da dies in der Ausschreibungsunterlage nicht angegeben sei. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass in Abschnitt C Artikel 36 vorgesehen sei, dass die Verwaltung die Reisekosten jedes Teammitglieds und seiner Familienangehörigen zu tragen habe. Darüber hinaus sieht dieser Abschnitt vor, dass der Verwalter die Reisekosten trägt. Folglich gibt es kein Element der Ausschreibung für die erstattungsfähigen Kosten. Schließlich forderte er, dass die Kommission die einschlägigen Dokumente dem Bürgerbeauftragten vollständig offenlegen sollte.

Ergänzende Untersuchungen Am 7. Januar 1999 richtete der Bürgerbeauftragte erneut ein Schreiben an die Kommission, in dem er auf der Grundlage von Artikel 3 Absatz 2 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten forderte, dass seine Dienststellen die Mitteilungen zwischen der CAO und dem NAO über den Inhalt der von der Kommission in ihrer Stellungnahme vom 27. Juli 1998 genannten Bewertungsberichte prüfen könnten.
Am 12. Februar 1999 übermittelte die Kommission alle einschlägigen Unterlagen, über die sie im Zusammenhang mit diesem Ausschreibungsverfahren verfügte. Da diese Dokumente Material im Zusammenhang mit dem Bewertungsverfahren enthielten, das gemäß Artikel 34.10 der Allgemeinen Vorschriften nicht veröffentlicht oder einem Bieter mitgeteilt werden darf, beschloss der Bürgerbeauftragte, diese Dokumente gemäß Artikel 4 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten vertraulich zu prüfen.

DER BESCHLUSS

1 Auswahl des niedrigsten Angebots
1.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, sein Angebot sei das niedrigste Angebot ohne die erstattungsfähigen Kosten gewesen. Dem Beschwerdeführer zufolge wird in der ursprünglichen Ausschreibungsunterlage angegeben, dass der Auftragspreis, der die Zuschlagserteilung bestimmen würde, auf dem niedrigsten Auftragspreis vor Hinzurechnung erstattungsfähiger Kosten beruhen würde.
1.2 Die Kommission macht in ihrer Stellungnahme geltend, dass es in der Ausschreibungsunterlage keine Bestimmung gebe, wonach bei der Auswahl nur die Fixkostenbestandteile berücksichtigt würden. Aus dem in Anhang D des Angebots genannten Aufschlüsselungspreis geht ferner hervor, dass die erstattungsfähigen Kosten anzugeben sind. Die Kommission hat in ihrer ergänzenden Stellungnahme darauf hingewiesen, dass sich ihre Politik inzwischen geändert hat und dass die Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungsaufträge eine Standardbestimmung enthalten, wonach die Preise nur mit Fixkosten verglichen werden.
1.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Preisaufschlüsselung in Anhang D des Ausschreibungsvertrags tatsächlich erstattungsfähige Kosten umfasst. In Abschnitt C Artikel 36 des Ausschreibungsvertrags ist jedoch vorgesehen, dass die Verwaltung die Reisekosten jedes Teams trägt. Es legt auch Grenzen für die Erstattung von Reisekosten fest. Dies könnte die Bieter verwirren. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Kommission nun die Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungsaufträge geändert hat, die eine Standardbestimmung enthalten, wonach die Preise nur mit Fixkosten verglichen werden.
1.4. Hinsichtlich der Auswahl des niedrigsten Angebots stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission ihre Bewertung auf ein objektives Kriterium gestützt habe, nämlich die Gesamtkosten der Angebote, was sich sowohl in Artikel 5 Buchstabe h als auch in Abschnitt B der Leistungsbeschreibung und in Anhang D des Vertragsentwurfs niedergeschlagen habe.
1.5 Vor diesem Hintergrund und nach Prüfung der von der Kommission übermittelten ergänzenden Dokumente stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass das Auswahlverfahren im Einklang mit den Bestimmungen der Ausschreibung durchgeführt wurde und dass es keine Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Kommission willkürlich oder diskriminierend gehandelt hätte.
2 Ablehnung des Vorschlags des Nationalen Anweisungsbefugten in Sambia
2.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission als Hauptanweisungsbefugter die Entscheidung des Nationalen Anweisungsbefugten, den Auftrag an das von ihm vertretene Unternehmen zu vergeben, aufgehoben habe.
2.2 Die Kommission weist in ihrer Stellungnahme darauf hin, dass keine Entscheidung aufgehoben worden sei. Der nationale Anweisungsbefugte hat die Angebote zu bewerten und einen Vorschlag zur Vergabe des Auftrags zu unterbreiten. In Artikel 317 Buchstabe g Ziffer ii des Abkommens von Lomé IV ist festgelegt, dass dem Delegationsleiter die Befugnis übertragen wurde, den Vorschlag des nationalen Anweisungsbefugten zu billigen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass er die Genehmigungsentscheidung nicht an die CAO weiterleiten kann. Darüber hinaus erklärt die Kommission, dass sie einen Vorschlag für die Vergabe eines Auftrags nur genehmigen wird, wenn die Auswahl des Auftragnehmers gemäß den EEF-Ausschreibungsordnungen und den Ausschreibungsunterlagen erfolgt ist. Zum Zeitpunkt des fraglichen Angebots bestand die Politik der Kommission auf der Grundlage der Allgemeinen Vorschriften und der Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen darin, dass das niedrigste Angebot anhand des Gesamtpreises einschließlich der erstattungsfähigen Kosten zu beurteilen war.
2.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der NAO gemäß Artikel 313 des Abkommens von Lomé IV das Ergebnis der Prüfung der Angebote und einen Vorschlag für die Auftragsvergabe dem Delegierten übermittelt, der seine Zustimmung erteilt. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass Artikel 311 des Abkommens von Lomé IV vorsieht, dass die CAO den Vorschlag für die Auftragsvergabe vorbehaltlich der Befugnisse billigt, die der Delegierte gemäß Artikel 317 des Abkommens von Lomé IV ausübt. Es scheint, dass das Bestehen delegierter Befugnisse den Delegationsleiter nicht daran hindert, einen Vorschlag an die CAO zu verweisen, wenn er dies für angemessen hält.
2.4 Der Gerichtshof hat entschieden, dass die Gemeinschaft für die Vorbereitung und den Erlass von Finanzierungsbeschlüssen über Projekte und Programme zuständig ist. Er ernennt die CAO des Fonds, deren Aufgabe es ist, die Durchführung aller Finanzierungsbeschlüsse zu gewährleisten, und der für die Verwaltung der Fondsmittel zuständig ist. Nach Ansicht des Gerichts dienen die von den Vertretern der Kommission - der Delegierten oder der CAO - während des Ausschreibungsverfahrens erlassenen Maßnahmen ausschließlich dazu, festzustellen, ob die Voraussetzungen für eine Gemeinschaftsfinanzierung erfüllt sind. Die Kommission kann nur dann haftbar gemacht werden, wenn sie im Rahmen der ihr durch das Übereinkommen übertragenen streng begrenzten Befugnisse eine rechtswidrige Maßnahme getroffen oder ein missbräuchliches Verhalten begangen hat (3).
2.5 Aus den Untersuchungen des Bürgerbeauftragten geht hervor, dass die Kommission im Einklang mit den Bestimmungen des Abkommens von Lomé IV, den Allgemeinen Bestimmungen des EEF und den Ausschreibungsunterlagen gehandelt hat, als sie das niedrigste Angebot wählte, das nach den zum Zeitpunkt der Ausschreibung geltenden Grundsätzen festgelegt wurde. Darüber hinaus wurden keine Beweise dafür vorgelegt, dass die Kommission rechtswidrig gehandelt oder ein missbräuchliches Verhalten begangen hätte, als sie beschloss, dem Vorschlag des nationalen Anweisungsbefugten nicht zuzustimmen.
3 Schlussfolgerung
Auf der Grundlage der Untersuchungen des Europäischen Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Europäischen Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte hat daher beschlossen, den Fall abzuschließen.
Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.
Mit freundlichen Grüßen
Jacob SÖDERMAN

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(1) ABl. L 382 vom 31. Dezember 1990.

(2) Rechtssache 126/83, STS Consorzio per Sistemi di Telecomunicazione via Satellite SpA gegen Kommission der Europäischen Gemeinschaften, Slg. 1984, 2769, Randnr. 12.

(3) Rechtssache C-257/90, Italsolar SpA gegen Kommission der Europäischen Gemeinschaften, Slg. 1993, I-9, Randnr. 33-35, und Rechtssache C-55/90, James Joseph Cato gegen Kommission der Europäischen Gemeinschaften, Slg. 1992, I-2533, Randnr. 18.