Straßburg, den 26. Juni 2008

Sehr geehrte Frau T.,

Am 21. Mai 2007 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss (EWSA) über die Bearbeitung Ihres Praktikumsantrags eingereicht.

Am 4. Juli 2007 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten des EWSA weiter. Der EWSA hat seine Stellungnahme am 2. Oktober 2007 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen, bis zum 15. November 2007. Es sind keine schriftlichen Stellungnahmen von Ihnen eingegangen. Sie haben jedoch einige Anmerkungen anlässlich eines Telefongesprächs mit meinem Büro gemacht, das am 29. Mai 2008 stattfand.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers sind die relevanten Fakten zusammenfassend wie folgt:

Der Beschwerdeführer, ein bulgarischer Staatsangehöriger, beantragte ein Praktikum beim Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss (EWSA) und wurde in die Reserveliste für den im Frühjahr 2007 beginnenden Praktikumszeitraum aufgenommen. Am 5. März 2007 wurde sie telefonisch von einer für Praktika zuständigen EWSA-Beamtin kontaktiert. Der Beamte teilte der Beschwerdeführerin mit, dass im oben genannten Praktikumsprogramm eine Stelle frei sei, und fragte, ob sie bereit sei, diese Stelle anzunehmen. Er erklärt ferner, dass sie aufgrund der Dringlichkeit der Lage unverzüglich antworten und am 19. März 2007 in Brüssel eintreffen müsse. Eine Stunde später rief die Beschwerdeführerin den EWSA-Beamten an und bestätigte, dass sie die Stelle annehmen und sich für das Praktikumsprogramm anmelden werde. Anschließend teilt die EWSA-Beamtin mit, dass Einzelheiten zu ihrem Vertrag, ihrer Ankunft und ihrer Erstattung per E-Mail weiter erörtert würden.

Die Beschwerdeführerin forderte ihren Arbeitgeber sofort auf, diesen Umzug zu akzeptieren, und buchte ihren Flug nach Brüssel. Da die Beschwerdeführerin keine weiteren E-Mails von dem betreffenden Beamten erhielt, rief sie ihn am 8. März 2007 an. Bei dieser Gelegenheit teilte der betroffene Beamte ihr mit, dass er mehrere E-Mails von ihr erhalten habe, in denen sie angegeben habe, dass sie nicht am Programm teilnehmen könne, und lehnte daher das Angebot ab. Die Beschwerdeführerin gab an, dass sie diese E-Mails nie verschickt habe. Sie bittet die EWSA-Beamtin während dieses Telefongesprächs, ihr die in ihrem Namen per E-Mail übermittelten Nachrichten per E-Mail zukommen zu lassen. Diese Nachrichten wurden ihr jedoch nur per Fax zugesandt.

Die Beschwerdeführerin räumte ein, dass die entsprechenden E-Mail-Nachrichten mit ihrer Yahoo-Identität versandt und auch mit ihrem Vor- und Nachnamen unterzeichnet worden seien. Sie wiederholte jedoch, dass sie diese Nachrichten nicht gesendet habe und dass es einen unbefugten Zugriff auf ihr Internetpostfach gegeben haben müsse. Die Beschwerdeführerin äußerte sich enttäuscht darüber, dass sie nicht telefonisch kontaktiert worden sei, insbesondere angesichts der widersprüchlichen Informationen über ihre Teilnahme am Ausbildungsprogramm.

Um die Angelegenheit zu klären, forderte die Beschwerdeführerin den EWSA-Beamten auf, ihr die Kontaktdaten anderer Beamter mitzuteilen, mit denen sie Kontakt aufnehmen könne, um eine Erklärung zu erhalten, wurde jedoch darüber informiert, dass niemand sonst für diese Angelegenheit zuständig sei.

Am 9. März 2007 reichte der Beschwerdeführer beim EWSA eine Beschwerde ein, indem er zwei separate Schreiben mit identischem Inhalt an den Referatsleiter der Dienststelle Einstellung und an den Direktor des EWSA richtete. Diese Schreiben wurden per Fax und E-Mail versandt, da der Beschwerdeführer die entsprechenden Kontaktinformationen auf der EWSA-Website gefunden hatte. Sie erhielt jedoch keine Rückmeldung von den Personen, an die diese Beschwerde gerichtet war.

Am 12. März 2007 wurde die Beschwerdeführerin von der betroffenen EWSA-Beamtin darüber informiert, dass ihre Beschwerde zur Beantwortung an sie weitergeleitet worden sei. Der betreffende Beamte antwortete auf diese Beschwerde mit einem per Fax versandten Schreiben, in dem er erläuterte, wie die Einstellung von Praktikanten im EWSA organisiert wurde, und den Schriftwechsel zwischen dem EWSA und dem Beschwerdeführer analysierte. Da der Beschwerdeführer drei negative Antworten auf die Möglichkeit eines Praktikums per E-Mail übermittelt habe, sei das Auswahlverfahren in der Informationsphase eingestellt worden, d. h. bevor der EWSA und der Beschwerdeführer eine rechtsverbindliche Einigung erzielt hätten. In demselben Schreiben verstand die betroffene Beamte, dass die erste Reaktion der Beschwerdeführerin negativ ausgefallen war, dass sie jedoch ihre Meinung geändert hatte, als ihr mitgeteilt wurde, dass ihr Antrag nicht automatisch für den nächsten Praktikumszeitraum ab September 2007 verlängert würde.

Im Anschluss an diese Antwort richtete die Beschwerdeführerin eine zweite Beschwerde an die Referatsleiterin (die nicht datiert war), in der sie feststellte, dass die Antwort, die sie auf ihre erste Beschwerde erhalten hatte, von demselben Beamten stammte, gegen den sie sich beschweren wollte. Sie weist erneut darauf hin, dass die beiden einzigen E-Mails, die sie an den EWSA gesandt habe, darauf abzielten, ihre Bereitschaft zur Annahme des Praktikums zu bestätigen. In dieser zweiten Beschwerde an die Referatsleiterin und in ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte die Beschwerdeführerin geltend, dass sie die Verfahren für ein Praktikum bei den Gemeinschaftsorganen sehr gut kenne, und betonte, dass sie dem Zulassungsbeauftragten nie E-Mails geschrieben habe, in denen sie ihn aufgefordert habe, ihr einen Platz für die nächste Phase zu reservieren oder das Angebot für die laufende Ausbildungszeit abzulehnen. Die Beschwerdeführerin wies auch darauf hin, dass sie bei der Regionalstaatsanwaltschaft in Sofia eine Beschwerde gegen einen unbekannten Täter eingereicht habe, in der sie behauptete, dass ihre Identität von einer anderen Person verwendet worden sei. Ihrer zweiten Beschwerde waren auch ein Unterstützungsschreiben ihres Arbeitgebers und eine Kopie der Angaben zu der von ihr vorgenommenen Flugreservierung beigefügt. Nach Ansicht des Beschwerdeführers wurde auf diese zweite Beschwerde nicht geantwortet.

In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten legte die Beschwerdeführerin folgende Behauptungen vor:

(1) Der EWSA hat es versäumt, den Bewerbungsfall für Praktika des Beschwerdeführers ordnungsgemäß zu behandeln. Die Beschwerdeführerin macht geltend, dass der EWSA sie nach Erhalt widersprüchlicher Informationen über ihre Teilnahme am Praktikum telefonisch hätte kontaktieren müssen, um eine persönliche Klärung der Angelegenheit zu erhalten.

(2) Das Beschwerdeverfahren des EWSA-Praktikumsbüros ist nicht angemessen. Die Beschwerdeführerin macht geltend, sie habe keine Informationen darüber erhalten, an wen sie ihre Beschwerde richten könne. Insbesondere weist die Beschwerdeführerin darauf hin, dass die Person, gegen die sie sich beschwert habe, im Namen ihres Vorgesetzten geantwortet habe und dass der EWSA ihre zweite Beschwerde nicht beantwortet habe.

Der Beschwerdeführer machte Folgendes geltend:

(1) Der EWSA sollte der Beschwerdeführerin erläutern, warum ihre Beschwerde von dem Beamten beantwortet wurde, gegen den sie sich beschwert hat. Der EWSA sollte auch auf die zweite Beschwerde des Beschwerdeführers antworten.

(2) Der EWSA sollte der Beschwerdeführerin alle E-Mails, die sie angeblich erhalten hat, elektronisch übermitteln, da die Beschwerdeführerin der Ansicht ist, dass dies ihr helfen wird, herauszufinden, ob ein unbefugter Zugriff auf ihr Internetpostfach erfolgt ist.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme des EWSA

Zum ersten Vorwurf erläuterte der EWSA, dass die Beschwerdeführerin nach einer unerwarteten Stellenausschreibung für das betreffende Praktikumsprogramm am 5. März 2007 vom Praktikumsbüro des EWSA rein informativ kontaktiert wurde, um zu erfahren, ob sie an der Annahme dieser Stellenausschreibung interessiert sein könnte. Der zuständige Beamte gab an, dass er ihr ein Angebot per E-Mail zusenden werde. Die Verwendung der E-Mail bei der Kommunikation mit potenziellen Praktikanten auf der Reserveliste ist eine gängige Praxis im EWSA, da sie es den Praktikanten ermöglicht, schnell und einfach zu den ihnen entsprechenden Zeiten und zu geringen Kosten mit dem EWSA-Praktikumsbüro zu kommunizieren. Der Beschwerdeführer antwortete am selben Tag per E-Mail und lehnte das Angebot ab. Da die Beschwerdeführerin auch erklärt habe, dass sie ihre Meinung über das Praktikum geändert habe, habe der Inhalt ihrer E-Mails keine Zweifel an ihrer Echtheit aufkommen lassen. Die E-Mails des Beschwerdeführers wurden unverzüglich beantwortet, und bevor der zuständige Beamte die Möglichkeit hatte, sie telefonisch zu kontaktieren, rief ihn der Beschwerdeführer selbst am 8. März 2007 an. Am selben Tag übermittelte der betreffende Beamte dem Beschwerdeführer per Fax eine Kopie der entsprechenden E-Mails, um die Verwirrung zu beseitigen. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der EWSA der Auffassung, dass der Antrag der Beschwerdeführerin auf ein Praktikum ordnungsgemäß bearbeitet wurde und dass er nicht für ein mögliches Versäumnis der Beschwerdeführerin, den Zugang zu ihrem E-Mail-Konto zu sichern, zur Verantwortung gezogen werden kann.

In Bezug auf den zweiten Vorwurf und die damit verbundene erste Rüge wies der EWSA darauf hin, dass nach ihrer ersten Beschwerde beim EWSA am 9. März 2007 eine Zulassungsbeauftragte des EWSA dem Beschwerdeführer am 12. März 2007 geantwortet habe. In dieser Antwort gab der Beamte an, dass seine Beschwerde vom Referatsleiter des Einstellungsdienstes an ihn weitergeleitet worden sei. Diese Antwort wurde vom Zulassungsbeauftragten unterzeichnet, jedoch auf Anweisung des Referatsleiters übermittelt. Am 24. März 2007 reichte der Beschwerdeführer eine zweite Beschwerde ein. Nach Ansicht des EWSA enthielt diese weitere Beschwerde keine neuen relevanten Fakten im Vergleich zur ersten. Eine zweite Erwiderung erschien daher in Anbetracht der vorangegangenen Erwiderung zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich. Nach Eingang der vorliegenden Beschwerde beim Bürgerbeauftragten räumte der EWSA jedoch ein, dass dies vorzuziehen gewesen wäre, wenn die Beschwerdeführerin vom Vorgesetzten des Zulassungsbeamten eine Antwort auf ihre zweite Beschwerde erhalten hätte. Der EWSA weist darauf hin, dass in Zukunft alle Anstrengungen unternommen werden, um sicherzustellen, dass alle diese Schreiben angemessen beantwortet werden und dass alle Beschwerden in Bezug auf das Praktikumsbüro vom Referatsleiter bearbeitet werden. Der EWSA fügte hinzu, dass er sich in der Zwischenzeit schriftlich an die Beschwerdeführerin gewandt habe, um sich bei ihr für das Missverständnis bezüglich ihres Praktikumsantrags zu entschuldigen.

In Bezug auf den zweiten Antrag stellte der EWSA fest, dass ihr in der Zwischenzeit Kopien aller E-Mails, die bei der Beschwerdeführerin eingegangen waren, elektronisch übermittelt worden waren.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Vom Beschwerdeführer gingen keine schriftlichen Stellungnahmen ein. Anlässlich eines Telefongesprächs mit dem Büro des Bürgerbeauftragten am 28. Mai 2008 wies sie jedoch darauf hin, dass sie mit der Art und Weise zufrieden sei, in der der EWSA mit ihrer Beschwerde umgegangen sei, soweit sie sich auf ihr Beschwerdeverfahren beziehe. Sie erklärt jedoch, dass sie immer noch nicht verstehen könne, warum der EWSA sie angesichts der Umstände ihres Falles nicht angerufen habe, um die Angelegenheit zu klären. Die Beschwerdeführerin stellte ferner fest, dass die Beschwerde, die sie bei der Regionalstaatsanwaltschaft in Sofia eingereicht hatte, nun zur Untersuchung an die spezialisierten Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet wurde, die sich mit organisierter Kriminalität und Computerkriminalität in Bulgarien befassen.

DER BESCHLUSS

1 Zu den E-Mails des Beschwerdeführers

1.1 Der Beschwerdeführer, ein bulgarischer Staatsangehöriger, beantragte ein Praktikum beim Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss ("EWSA"). Am 5. März 2007 setzte sich das EWSA-Praktikumsbüro telefonisch mit ihr in Verbindung, um sich zu erkundigen, ob sie an einer Stellenausschreibung im Rahmen des im Frühjahr 2007 beginnenden Praktikumsprogramms interessiert wäre. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erklärte die Beschwerdeführerin, dass sie dem EWSA-Praktikum kurz darauf telefonisch mitgeteilt habe, dass sie bereit sei, die Stelle anzunehmen. Die Beschwerdeführerin erklärt ferner, dass sie mit der Vorbereitung ihrer Reise nach Brüssel begonnen habe, während sie auf weitere Informationen des EWSA warte. Nach Angaben der Beschwerdeführerin erhielt sie jedoch keine Folgemaßnahmen vom EWSA-Praktikumsbüro. Am 8. März 2007 rief der Beschwerdeführer den zuständigen Beamten an, um weitere Informationen in dieser Angelegenheit einzuholen. Bei dieser Gelegenheit wurde der Beschwerdeführerin mitgeteilt, dass das Praktikumsbüro des EWSA mehrere auf ihren Namen versandte E-Mails erhalten habe, in denen erklärt worden sei, dass sie das fragliche Angebot abgelehnt habe. Nach Angaben der Beschwerdeführerin habe sie niemals E-Mails mit solchen Inhalten verschickt. Um die Gründe für diese sehr seltsame Situation herauszufinden, bat die Beschwerdeführerin den zuständigen Beamten, ihr diese E-Mails elektronisch zu übermitteln. Der EWSA schickte ihr jedoch stattdessen eine Kopie dieser E-Mails in Papierform per Fax zu.

In ihrer Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten räumte die Beschwerdeführerin ein, dass die entsprechenden E-Mail-Nachrichten unter Verwendung ihrer Yahoo-Identität gesendet und auch mit ihrem Vor- und Nachnamen unterzeichnet worden seien. Sie wiederholte jedoch, dass sie diese Nachrichten nicht gesendet habe und dass es einen unbefugten Zugriff auf ihr Internetpostfach gegeben haben müsse.

Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass der EWSA ihren Bewerbungsfall für Praktika nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe. Nach widersprüchlichen Informationen über ihre Teilnahme am Praktikum hätte sich der EWSA telefonisch mit ihr in Verbindung setzen müssen, um eine persönliche Klärung der Angelegenheit zu erhalten. Die Beschwerdeführerin forderte den EWSA auf, ihr alle E-Mails zu übermitteln, die sie angeblich per E-Mail erhalten habe.

1.2 Der EWSA erklärt in seiner Stellungnahme, dass er E-Mails erhalten habe, in denen die Beschwerdeführerin erklärt habe, dass sie ihre Meinung über das Praktikum geändert habe. Der EWSA brachte vor, dass der Inhalt dieser E-Mails keinen Anlass zu Zweifeln an ihrer Echtheit gegeben habe. Außerdem seien die E-Mails der Beschwerdeführerin unverzüglich beantwortet worden, und bevor der zuständige Beamte die Möglichkeit gehabt habe, sie telefonisch zu kontaktieren, habe die Beschwerdeführerin ihn selbst angerufen. Der EWSA wies darauf hin, dass er nicht für ein mögliches Versäumnis der Beschwerdeführerin, den Zugang zu ihrem E-Mail-Konto zu sichern, haftbar gemacht werden kann.

1.3 Vom Beschwerdeführer gingen keine schriftlichen Stellungnahmen ein. Anlässlich eines Telefongesprächs mit dem Büro des Bürgerbeauftragten am 28. Mai 2008 erklärte die Beschwerdeführerin jedoch, dass sie immer noch nicht verstehen könne, warum der EWSA sie angesichts der Umstände ihres Falles nicht angerufen habe, um die Angelegenheit zu klären.

1.4 Auf der Grundlage der übermittelten Informationen stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass zwischen dem EWSA-Praktikumsbüro und der Beschwerdeführerin oder einer unbekannten Person unter Verwendung der E-Mail-Adresse und ihres Namens folgende E-Mails ausgetauscht wurden:

„Mein Name ist L. T. aus Bulgarien und heute (Montag) haben wir telefonisch über meine Teilnahme am Trainingsprogramm ab März gesprochen (ich stand auf der Reserveliste). Ich fürchte, ich habe [sic] zu eilig [sic] ausgenommen. Ich schreibe dieses Schreiben, um Ihnen mitzuteilen, dass ich nicht am Praktikum teilnehmen kann, da es nicht in meinen Arbeits- und Studienplan passt (...)"(E-Mail an den EWSA vom 5. März 2007 um 23.48 Uhr MEZ (1)).

"Vielen Dank für Ihre Antwort, auch wenn sie negativ ausfällt"(E-Mail des EWSA vom 6. März 2007 um 9.47 Uhr MEZ).

„Bitte erkundigen Sie sich nach den Einzelheiten meines Praktikums im EWSA. Meine Hauptsorge gilt der Unterbringung in Brüssel (...). Jeder Rat zu diesem Thema wird für mich sehr nützlich sein. (...) Ich arrangiere nun die Einzelheiten meiner Abreise und werde mich wahrscheinlich erneut mit Ihnen in Verbindung setzen müssen, um weitere Informationen zu erhalten..."(E-Mail an den EWSA vom 6. März 2007 um 15.28 Uhr MEZ).

"Sehr geehrte Frau T., haben Sie diese E-Mail geschrieben: [Anbei der Text der E-Mail an den EWSA vom 5. März 2007 um 23.48 Uhr MEZ]. Ich habe meinen Vorgesetzten über Ihre negative Antwort informiert, und jetzt verstehe ich nicht, warum Sie diese Fragen senden. Bitte geben Sie rasch Bescheid"(E-Mail des EWSA vom 6. März 2007 um 15.36 Uhr MEZ).

„Ich möchte mich für die gemischten Botschaften zu meinem Praktikum im EWSA entschuldigen. Ich schreibe dieses Schreiben, um Ihnen mitzuteilen, dass ich nicht teilnehmen kann, und hoffe, Sie finden einen weiteren Praktikanten“(E-Mail an den EWSA vom 6. März 2007 um 19.49 Uhr MEZ).

"Bitte lassen Sie mich wissen, ob diese E-Mail noch funktioniert, weil ich versucht habe, Ihnen eine E-Mail darauf zu senden, aber ich befürchte, dass sie nicht angekommen ist. Ich möchte lediglich eine Bestätigung und weitere Informationen zu meinem Praktikum erhalten (...)"(E-Mail an den EWSA vom 7. März 2007 um 11.44 Uhr MEZ).

„Wir haben Ihre ablehnende Antwort zweimal erhalten, daher verstehe ich nicht, warum weitere Fragen zu beantworten sind“(E-Mail des EWSA vom 7. März 2007, 14.29 Uhr MEZ).

„Wie ich Ihnen bereits mitgeteilt habe, werde ich ab März nicht mehr am Traineeprogramm teilnehmen können. Aber ich habe mich ab September 2007 für das Programm beworben. Da ich für die März-Phase ausgewählt wurde (obwohl ich nicht kommen kann), kann ich mich automatisch für die September-Phase qualifizieren?“(E-Mail an den EWSA vom 8. März 2007 um 14.49 Uhr MEZ).

Nach Angaben der Beschwerdeführerin hatte sie nur die E-Mails vom 6. März 2007 um 15.28 Uhr MEZ und vom 7. März 2007 um 11.44 Uhr MEZ übermittelt.

1.5 Aus den dem Bürgerbeauftragten übermittelten Informationen geht hervor, dass die Beschwerdeführerin, nachdem sie das vorgeschlagene Praktikum in einem Telefongespräch am 5. März 2007 angenommen hatte, später an diesem Tag eine E-Mail an den EWSA gerichtet wurde, in der sie den Vorschlag anscheinend ablehnte. Da diese E-Mail an den EWSA-Beamten gerichtet war, der den Beschwerdeführer früher an diesem Tag angerufen hatte, sich ausdrücklich auf das stattgefundene Telefongespräch bezog und von der E-Mail-Adresse des Beschwerdeführers gesendet wurde, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass der betroffene Beamte davon ausgehen konnte, dass der Beschwerdeführer seine Meinung geändert hatte und das ihm unterbreitete Angebot nicht mehr annehmen wollte. Die Tatsache, dass der betreffende Beamte seinen Vorgesetzten kurz darauf entsprechend informiert zu haben scheint, ist daher nach Ansicht des Bürgerbeauftragten völlig verständlich. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass der betroffene EWSA-Beamte den Eingang der E-Mail, die er durch eine frühzeitige Antwort am 6. März 2007 erhalten hatte, rasch und höflich bestätigte.

1.6 Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass der betroffene Beamte, als er die Nachricht erhielt, die der Beschwerdeführer am 6. März 2007 um 15.28 Uhr MEZ an ihn gerichtet hatte und in der sie darauf hinwies, dass sie beabsichtige, das ihr unterbreitete Angebot anzunehmen, unverzüglich gehandelt habe, um die Angelegenheit zu klären. Tatsächlich scheinen nur einige Minuten verstrichen zu sein, bevor dieser Beamte eine E-Mail an den Beschwerdeführer schickte und um eine Erklärung bat. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Geschwindigkeit, mit der sich der betreffende Beamte mit der Angelegenheit befasst hat, gelobt werden sollte. Obwohl die Abfolge der E-Mails, die der Beschwerdeführer bis zu diesem Zeitpunkt an den EWSA gerichtet zu haben schien, eindeutig seltsam war, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass in diesem Stadium und in Ermangelung anderer Anhaltspunkte, die Anlass zu Zweifeln gegeben hätten, die Entscheidung, eine E-Mail-Anfrage zu senden, anstatt zu versuchen, das Problem durch Telefonieren des Beschwerdeführers zu klären, nicht kritisiert werden kann. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der EWSA in der Folge eine E-Mail erhalten hat, die offenbar von der Beschwerdeführerin versandt wurde, in der sie sich für die verwirrenden Botschaften entschuldigte, die an den EWSA gerichtet worden waren, und bestätigte, dass die Beschwerdeführerin nicht an dem Praktikum teilnehmen könne. Angesichts der Abfolge der Ereignisse ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der betreffende EWSA-Beamte zu diesem Zeitpunkt vernünftigerweise davon ausgehen konnte, dass die Angelegenheit geklärt war.

1.7 Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die E-Mail, die der Beschwerdeführer am 7. März 2007 um 11.44 Uhr MEZ an den EWSA geschickt hat, die Situation erheblich verändert hat. Aus dieser E-Mail geht eindeutig hervor, dass die Beschwerdeführerin beabsichtigte, das ihr angebotene Praktikum anzunehmen. Während der EWSA auf der Grundlage der anderen erhaltenen Mitteilungen vernünftigerweise davon ausgehen konnte, dass die E-Mail, die der Beschwerdeführer am 6. März 2007 um 15.28 Uhr MEZ versandt hatte, auf einen Fehler zurückzuführen war, zeigte der Inhalt der E-Mail, die dem EWSA am 7. März 2007 um 11.44 Uhr MEZ übermittelt wurde, eindeutig, dass eine Diskrepanz bestand, die geklärt werden musste. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten hätte der betroffene Beamte zu diesem Zeitpunkt tatsächlich versuchen müssen, das Problem zu lösen, indem er den Beschwerdeführer angerufen hätte, anstatt eine weitere E-Mail zu senden. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass der betreffende Beamte den ersten telefonischen Kontakt mit dem Beschwerdeführer aufgenommen hatte. Nichts deutet darauf hin, dass es dem betroffenen Beamten nicht möglich gewesen wäre, sich erneut telefonisch mit dem Beschwerdeführer in Verbindung zu setzen. Obwohl der Bürgerbeauftragte daher der Ansicht ist, dass der EWSA nicht alles getan hat, was er unter den gegebenen Umständen hätte tun müssen, ist er der Ansicht, dass der aufgetretene Missstand in der Verwaltungstätigkeit geringfügiger Natur war.

1.8 In seiner Stellungnahme schlug der EWSA vor, dass der betreffende Beamte den Beschwerdeführer angerufen hätte, wenn dieser diesen Beamten am Nachmittag des 8. März 2007 nicht angerufen hätte. Angesichts bestimmter Erklärungen, die der betreffende Beamte in den ihm vorgelegten Dokumenten abgegeben hat, ist der Bürgerbeauftragte nicht davon überzeugt, dass dieser Beamte tatsächlich beabsichtigte, den Beschwerdeführer anzurufen. Tatsache ist jedoch, dass ein telefonischer Kontakt zwischen dem EWSA und der Beschwerdeführerin zustande gekommen ist, wenn auch auf dessen Initiative, kurz nachdem der EWSA sie nach Ansicht des Bürgerbeauftragten hätte anrufen müssen. Es ist unbestritten, dass der Beschwerdeführer durch dieses Gespräch darauf aufmerksam gemacht wurde, dass der EWSA bestimmte E-Mail-Nachrichten erhalten hatte. Es ist unbestritten, dass die Beschwerdeführerin durch dieses Gespräch darauf aufmerksam gemacht wurde, dass der EWSA bestimmte E-Mail-Nachrichten erhalten hatte, die angeblich von ihr versandt worden waren und einen wichtigen Einfluss auf die Art und Weise hatten, wie der EWSA mit ihrem Fall umgegangen war. Wenn der EWSA die E-Mails, die am 5. März 2007 um 23.48 Uhr MEZ, am 6. März 2007 um 19.49 Uhr MEZ und am 7. März 2007 um 14.49 Uhr MEZ versandt wurden, nicht erhalten hätte, hätte er keinen Grund zu der Annahme gehabt, dass die Beschwerdeführerin ihre Meinung geändert und beschlossen hätte, das vorgeschlagene Praktikum abzulehnen. Darüber hinaus ist unstreitig, dass der EWSA der Beschwerdeführerin in der Folge Kopien der einschlägigen E-Mails zur Verfügung gestellt und ihr somit ermöglicht hat, nachzuvollziehen, was geschehen war.

1.9 In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die negativen Auswirkungen des Missstands in der Verwaltungstätigkeit, der im vorliegenden Fall aufgetreten ist (d. h. das Versäumnis des EWSA, den Beschwerdeführer telefonisch zu kontaktieren, nachdem er die am 7. März 2007 um 14.49 Uhr MEZ versandte E-Mail erhalten hatte), eindeutig begrenzt waren, da die Gründe für die Art und Weise, wie der EWSA gehandelt hatte, dem Beschwerdeführer in einem Telefongespräch am Tag danach, d. h. am 8. März 2007, erläutert wurden. Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht angebracht wäre, in diesem Fall eine kritische Bemerkung zu machen, und dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde erforderlich sind.

1.10 In diesem Zusammenhang erscheint es sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass die Beschwerdeführerin bei den zuständigen bulgarischen Behörden eine Beschwerde gegen unbekannte Personen wegen der Nachrichten eingereicht hat, die von ihrem Internetpostfach gesendet wurden. Der Bürgerbeauftragte begrüßt diesen Schritt und hofft, dass die bulgarischen Behörden in der Lage sein werden, die Angelegenheit zu klären.

1.11 In Bezug auf die Forderung der Beschwerdeführerin, dass der EWSA ihr alle E-Mails übermitteln solle, die sie angeblich per E-Mail erhalten habe, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der EWSA ihm in seiner Stellungnahme mitgeteilt hat, dass dies in der Zwischenzeit geschehen sei. Der Beschwerdeführer, der keine schriftlichen Erklärungen eingereicht hat, hat diese Erklärung nicht angefochten.

1.12 Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass auch keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt sind.

2 Zum angeblich unzureichenden Beschwerdeverfahren des EWSA

2.1 Am 9. März 2007 reichte die Beschwerdeführerin eine Beschwerde über ihr Praktikum ein, die sie gesondert an die Referatsleiterin und den EWSA-Direktor richtete. Sie erhielt keine Antwort von einem der beiden oben genannten Adressaten. Stattdessen erhielt sie am 12. März 2007 eine Antwort von demselben Beamten, gegen den sie sich beschweren wollte. Im Anschluss an diese Antwort richtete der Beschwerdeführer eine zweite Beschwerde an den Referatsleiter. Die Kopie dieser Beschwerde, die der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten vorgelegt hat, hat kein Datum. Da der EWSA in diesem Zusammenhang jedoch auf eine Beschwerde vom 24. März 2007 Bezug genommen hat, ist davon auszugehen, dass dies der Zeitpunkt war, zu dem sie beim EWSA einging. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten wies die Beschwerdeführerin darauf hin, dass sie keine Antwort auf ihre zweite Beschwerde vom 24. März 2007 erhalten habe. Aus den vorstehenden Gründen machte der Beschwerdeführer geltend, dass das Beschwerdeverfahren des EWSA-Praktikumsbüros nicht angemessen sei. Sie fordert den EWSA auf, ihr eine Erklärung und eine Antwort auf ihre zweite Beschwerde zu geben, die unbeantwortet bleibe.

2.2 Der EWSA brachte in seiner Stellungnahme vor, dass die Antwort auf die erste Beschwerde des Beschwerdeführers zwar vom Zulassungsbeauftragten unterzeichnet worden sei, aber auf Anweisung des Referatsleiters, an den sie gerichtet worden sei, übermittelt worden sei. Der EWSA argumentierte ferner, dass angesichts der Tatsache, dass die zweite Beschwerde des Beschwerdeführers an den Referatsleiter keine neuen relevanten Fakten im Vergleich zur ersten enthielt, eine zweite Antwort zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich schien. Der EWSA räumte jedoch ein, dass es vorzuziehen gewesen wäre, wenn die Beschwerdeführerin eine Antwort auf ihre zweite Beschwerde erhalten hätte. Am 12. September 2007 richtete der EWSA ein Schreiben an die Beschwerdeführerin, in dem er sich für die Missverständnisse in Bezug auf ihren Praktikumsantrag beim EWSA sowie dafür entschuldigte, dass die Verwaltung des EWSA im Anschluss an die zweite Beschwerde der Beschwerdeführerin nicht schriftlich reagiert hatte. Eine Kopie dieses Schreibens wurde dem Bürgerbeauftragten übermittelt. In seiner Stellungnahme zu der Beschwerde wies der EWSA darauf hin, dass in Zukunft alle Anstrengungen unternommen werden, um sicherzustellen, dass alle diese Schreiben angemessen beantwortet werden und dass jede Beschwerde in Bezug auf das Praktikumsbüro vom Referatsleiter bearbeitet wird.

2.3 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass es eine gute Verwaltungspraxis ist, dass Beschwerden gegen einen Beamten der Gemeinschaft in der Regel nicht von diesem Beamten, sondern vom Vorgesetzten dieses Beamten oder von einem anderen geeigneten Beamten/einer geeigneten Einrichtung beantwortet werden sollten. Er stellt jedoch fest, dass der EWSA ihm mitgeteilt hat, dass er beschlossen hat, seine Verfahren in Bezug auf Beschwerden im Zusammenhang mit dem Praktikumsbüro zu ändern, und dass er sich bei der Beschwerdeführerin für das Fehlen einer Antwort auf ihre zweite Beschwerde und für das Missverständnis in Bezug auf ihren Praktikumsantrag entschuldigt hat. Die Bürgerbeauftragte begrüßt diese Schritte des EWSA.

2.4 Am 29. Mai 2008 riefen die Dienststellen des Bürgerbeauftragten die Beschwerdeführerin an, die erklärte, dass sie mit der Art und Weise, wie der EWSA mit diesem Teil ihrer Beschwerde umgegangen sei, zufrieden sei.

3 Schlussfolgerung

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der EWSA in Bezug auf den zweiten Vorwurf der Beschwerdeführerin und ihre damit verbundene erste Forderung Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit beizulegen, und damit den Beschwerdeführer zufriedengestellt hat.

In Bezug auf die erste Behauptung der Beschwerdeführerin und ihre zweite Behauptung ist die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen erforderlich sind.

Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident des EWSA wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Mitteleuropäische Zeit (MEZ).