Straßburg, den 26. Juli 2007

Sehr geehrter Herr N.,

Am 21. Dezember 2005 haben Sie im Namen des MATAMAD-Konsortiums beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission zu Ihrem Vorschlag für die EU-Strep-Aufforderung FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 eingereicht.

Am 23. Januar 2006 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 21. März 2006 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen, bis zum 15. Mai 2006. Von Ihnen sind keine Anmerkungen eingegangen.

Am 26. September 2006 sandte ich ein Schreiben mit weiteren Untersuchungen an die Kommission. Die Kommission hat ihre Antwort auf mein Auskunftsverlangen am 23. November 2006 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies bis zum 21. Januar 2007 wünschen. Es sind keine weiteren Anmerkungen von Ihnen eingegangen.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer brachte zusammenfassend Folgendes vor:

Der Beschwerdeführer reichte einen Vorschlag als Reaktion auf die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das EU-Projekt „Scientific Targeted Research Project“ („STREP“) – Life Sciences, Genomics and Biotechnology for Health FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (1) („die Aufforderung“) ein. Er tat dies vor Ablauf der Frist am 9. November 2005 um 17:00 Uhr, wobei er das Online-Einreichungsverfahren für elektronische Vorschläge („EPSS“) nutzte. Der Vorschlag des Beschwerdeführers bestand aus Teil A (Formulare) und Teil B (Inhalt).

Nach Ablauf der Frist stellte der Beschwerdeführer fest, dass der Anhang des Vorschlags, Datei MATAMAD_part_B_Appendix_091105.pdf („der Anhang“), der am 9. November 2005 um 17:00:27 Uhr auf den EPSS-Server hochgeladen wurde, Teil B, Datei MATAMAD_part_B_091105.pdf („der Hauptvorschlag“) ersetzt hatte, der am 9. November 2005 um 16:52:32 Uhr hochgeladen wurde, anstatt ihm beigefügt zu werden. Da die Frist bereits abgelaufen war und der Vorschlag auf dem EPSS-Server nicht mehr geändert werden konnte, wandte sich der Beschwerdeführer am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail an den EPSS-Helpdesk, um eine Lösung zu finden, und fügte der E-Mail den Hauptvorschlag bei. In einer weiteren E-Mail vom 10. November 2005 wandte sich der Beschwerdeführer an das für die Aufforderung zuständige Referat der Kommission, das Referat F2 der Generaldirektion Forschung der Kommission („GD Forschung“). Er fordert das zuständige Referat auf, dafür zu sorgen, dass der Förderfähigkeitsausschuss den eingereichten Vorschlag, d. h. den am 9. November 2005 um 16.52:21 Uhr vorgelegten Hauptvorschlag, rechtzeitig berücksichtigt, und den Anhang nicht zu berücksichtigen, da er nach Ablauf der Frist um 17.00:27 Uhr vorgelegt wurde.

Am 13. Dezember 2005 teilte der Direktor der Direktion F der GD Forschung dem Beschwerdeführer mit, dass der Förderfähigkeitsausschuss seinen oben genannten Antrag mit der Begründung abgelehnt habe, dass das EPSS-System am 9. November 2005 voll funktionsfähig sei. Der Direktor wies ferner darauf hin, dass in der Aufforderung unter Nummer 5 ausdrücklich vorgesehen sei, dass E-Mails bei der Einreichung von Vorschlägen nicht zulässig seien, und erklärte, dass es daher unmöglich sei, die Dokumente zu berücksichtigen, die der Beschwerdeführer am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelt habe. Darüber hinaus erklärte der Direktor, dass der Förderfähigkeitsausschuss seine Schlussfolgerung auch auf die von der Kommission zur Verfügung gestellten Informationen über die Ausarbeitung und Einreichung von Vorschlägen gestützt habe.

Am 21. Dezember 2005 reichte der Beschwerdeführer die vorliegende Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten ein. Der Beschwerdeführer behauptete, dass der Förderfähigkeitsausschuss der STREP-Aufforderungen der EU seinen Vorschlag für die Aufforderung zu Unrecht abgelehnt habe.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme nahm die Kommission zusammenfassend wie folgt Stellung:

Die Kommission erinnerte zunächst an den Hintergrund des Falls:

Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde über das EPSS im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht, deren Einreichungsfrist am 9. November 2005 um 17.00 Uhr endete. Gemäß der EPSS-Protokollhistorie des Vorschlags des Beschwerdeführers legte der Beschwerdeführer am 9. November 2005 den Hauptvorschlag für den als "Teil B" bezeichneten Teil des Vorschlags vor, d. h. die wichtigste technische Beschreibung der durchzuführenden Arbeiten. Am selben Tag wurde diese Akte vom Beschwerdeführer mehrfach geändert. Die letzten drei Aktualisierungen waren (i) um 16:52:21 Uhr (vorgelegt 16:52:32 Uhr), (ii) um 17:00:17 Uhr (vorgelegt 17:00:27 Uhr) und (iii) um 17:00:53 Uhr. Die geänderte Datei, die um 16:52:21 Uhr eingereicht wurde, war der Hauptvorschlag, während die beiden anderen der Anhang waren. Der Upload von 17:00:53 Uhr wurde einige Sekunden später unterbrochen, da die Frist für die Einreichung abgelaufen war, bevor der Beschwerdeführer den vollständigen Upload des Dokuments, d. h. die Einreichung des Dokuments, abschließen konnte. Jede erfolgreiche nachträgliche Einreichung wurde sofort und automatisch vom EPSS bestätigt.

Am 9. November 2005 um 17.25 Uhr rief der Beschwerdeführer den EPSS-Helpdesk an und sandte gleichzeitig eine E-Mail, in der er beantragte, alle früheren Online-Versionen des Vorschlags durch die beiden dieser E-Mail beigefügten Dateien zu ersetzen, da der Hauptvorschlag nicht im Online-Einreichungsformular zu finden war.

Am 9. November 2005 um 18:14 Uhr sandte der Beschwerdeführer eine weitere E-Mail an den EPSS-Helpdesk und erklärte, dass der um 16:52:21 Uhr hochgeladene Hauptvorschlag nicht in den heruntergeladenen Optionen von Teil B enthalten sei und dass nur der um 17:00:17 Uhr hochgeladene Anhang angezeigt werde. Er forderte die Kommission daher auf, den Anhang außer Acht zu lassen und den um 16:52:21 Uhr hochgeladenen Hauptvorschlag als Hauptvortrag des Beschwerdeführers zu berücksichtigen, es sei denn, die am selben Tag um 17:25 Uhr per E-Mail übermittelten Unterlagen könnten akzeptiert werden.

Am 10. November 2005 übermittelte der Beschwerdeführer der Kommission eine weitere E-Mail mit der Begründung, dass sein vollständiger Vorschlag rechtzeitig vorgelegt worden sei und dass der Anhang nach Übermittlung einer aktualisierten Fassung von Teil B am 9. November 2005 um 16:52:21 Uhr um 17:00:17 Uhr hochgeladen worden sei. Der Beschwerdeführer gab an, dass dieser Anhang den Hauptvorschlag ersetzt habe, obwohl der Beschwerdeführer erwartet habe, dass er, da die Dateinamen unterschiedlich seien, zu dieser Datei hinzugefügt worden wäre. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, den späten Anhang außer Acht zu lassen und den um 16:52:21 Uhr hochgeladenen Hauptvorschlag zur Bewertung in Betracht zu ziehen.

Am selben Tag übermittelte der Beschwerdeführer der Kommission eine zweite E-Mail, in der er erläuterte, warum der Anhang hochgeladen wurde. Der Beschwerdeführer erklärte, dass der Bestätigung der Einreichung durch die EPSS zufolge keine Anhänge vorgelegt worden seien. Der Beschwerdeführer erklärte ferner, dass die Bestimmung des „Leitfadens für Antragsteller“ für die Aufforderung, in der es heißt: „Soweit in der Aufforderung nichts anderes angegeben ist, werden alle weiteren Dossiers mit Anhängen (...) abgelehnt“, dahin ausgelegt wurde, dass der um 16.52:21 Uhr hochgeladene Hauptvorschlag nicht gelöscht würde und Platz für die Aufnahme eines fakultativen Anhangs bestehe. Da die beiden Dossiers, d. h. der Hauptvorschlag und der Anhang, unterschiedliche Namen hatten, erwartete der Beschwerdeführer nicht, dass erstere durch letztere ersetzt würden. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission erneut auf, Letzteres außer Acht zu lassen und Ersteres für den Vorschlag in Betracht zu ziehen.

Noch am selben Tag bestätigte die Kommission den Eingang der E-Mails des Beschwerdeführers und teilte ihm mit, dass der Fall an den internen Förderfähigkeitsausschuss der Kommission verwiesen werde, der für die Prüfung von Problemen im Zusammenhang mit der Einreichung von Vorschlägen und anderen Förderfähigkeitsfragen zuständig sei.

Am 11. November 2005 erklärte der EPSS-Helpdesk in einer E-Mail an den Beschwerdeführer, dass „jeder nachfolgende Upload im Bereich Teil B (Inhaltsbereich) die vorherige Datei überschreibt“ und dass „dies beim Versuch des neuen Uploads eindeutig bestätigt werden muss“. In der E-Mail wird ferner klargestellt, dass das um 17:00:27 Uhr eingereichte Dokument das um 16:52:32 Uhr eingereichte Dokument überschrieben hat. dass der Vorschlag und die vom Beschwerdeführer in der E-Mail vom 9. November 2005 übermittelten Akten nicht angenommen werden konnten; und dass der vom Beschwerdeführer gemeldete Vorfall zur Überprüfung an die Kommission weitergeleitet wird.

Am 16. November 2005 erkundigte sich der Beschwerdeführer nach dem Zeitpunkt, zu dem der Förderfähigkeitsausschuss seine Schlussfolgerungen in dieser Angelegenheit vorlegen werde. Am selben Tag teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass der Förderfähigkeitsausschuss bis Ende November 2005 zusammentreten und Anfang Dezember 2005 eine Antwort geben werde.

Noch am 16. November 2005 übermittelte der EPSS-Helpdesk der Kommission eine Liste von Vorschlägen, die bei der elektronischen Einreichung der Aufforderung auf Schwierigkeiten gestoßen waren, auf deren Grundlage die Kommission eine Liste von Fällen erstellte, die vom Förderfähigkeitsausschuss erörtert werden sollten.

Am 24. November 2005 prüfte der Förderfähigkeitsausschuss alle derartigen Vorschläge, einschließlich des Vorschlags des Beschwerdeführers. Der Förderfähigkeitsausschuss hat am 9. November 2005 keinen Fehler in der Funktionsweise der EPSS festgestellt. Sie lehnte daher den Antrag des Beschwerdeführers auf Berücksichtigung seines am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelten Vorschlags ab. Der Förderfähigkeitsausschuss erklärte, dass die über das EPSS erhaltenen Informationen zur Bewertung vorgelegt werden. Am 13. Dezember 2005 wurde der Beschwerdeführer per E-Mail entsprechend informiert.

Zur Begründetheit der Beschwerde äußerte sich die Kommission wie folgt:

Im Einklang mit seiner Aufgabenbeschreibung und dem Grundsatz der Gleichbehandlung prüfte der Förderfähigkeitsausschuss alle Fälle, in denen Probleme bei der elektronischen Einreichung aufgetreten waren, auf der Grundlage des EPSS-Berichts und der Informationen, die von den für jede Aufforderung zuständigen operativen Referaten bereitgestellt wurden. Alle Informationen über den Vorschlag des Beschwerdeführers wurden gebührend berücksichtigt, und es wurden keine damit zusammenhängenden Fakten übersehen. In dem Schreiben der Kommission vom 13. Dezember 2005, in dem der Beschwerdeführer über die Entscheidung des Förderfähigkeitsausschusses unterrichtet wurde, wurde darauf hingewiesen, dass die Schlussfolgerungen des Förderfähigkeitsausschusses auf i) dem Schriftwechsel des Beschwerdeführers über die Schwierigkeiten, auf die er gestoßen war, beruhten; ii) den EPSS-Bericht über die Tätigkeit des Vorschlags am Tag des Abschlusses der Aufforderung; iii) die Tatsache, dass das EPSS am 9. November 2005 voll funktionsfähig war; und iv) die von der Kommission zur Verfügung gestellten Informationen über die Ausarbeitung und Einreichung von Vorschlägen. Daher war der Vorschlag des Beschwerdeführers von den Kommissionsdienststellen eingehend geprüft worden, und die Entscheidung des Förderfähigkeitsausschusses war gerechtfertigt.

Entgegen der Behauptung des Beschwerdeführers lehnte der Förderfähigkeitsausschuss den Vorschlag des Beschwerdeführers nicht als nicht förderfähig ab. Sie erklärte lediglich in ihrer angefochtenen Entscheidung, dass die über das EPSS erhaltenen Informationen zur Bewertung vorgelegt würden. Daher wurde die letzte eingereichte Fassung des Vorschlags des Beschwerdeführers, d. h. der um 17:00:17 Uhr (um 17:00:27 Uhr) hochgeladene Anhang, zur Bewertung angenommen.

In Bezug auf das Überschreiben der nachfolgenden Dateien, die auf das EPSS hochgeladen wurden, wurden die Koordinatoren in den Leitlinien für das Bewertungs- und Auswahlverfahren für Vorschläge (2) klar darauf hingewiesen, dass jedes nachfolgende Hochladen die zuvor hochgeladene Datei überschreiben würde und dass das EPSS bei jedem Versuch eines neuen Hochladens eine Bestätigung jedes nachfolgenden Hochladens verlangte. Insbesondere wenn Teil B eines Vorschlags bereits hochgeladen wurde und ein neuer Upload angefordert wird, informiert das EPSS den Koordinator mittels einer Pop-up-Meldung, dass der hochgeladene Teil B überschrieben wird: "[t]der Teil B existiert bereits. Wollen Sie es überschreiben? - OK oder Abbrechen". Daher konnte der Beschwerdeführer, nachdem er am 9. November 2005 mehrere geänderte Fassungen des Vorschlags vorgelegt hatte, nicht behaupten, dass er beim Hochladen des Anhangs um 17:00:17 Uhr und Drücken der Option „OK“ nicht verstanden habe, dass er die bereits hochgeladene Datei, d. h. den Hauptvorschlag, überschreiben würde. Gemäß den vorstehenden Leitlinien müssen die Vorschläge zwei Teile (Teil A und Teil B) enthalten, und es konnten keine Anhänge angenommen werden. Daher konnte die Annahme des Beschwerdeführers, dass der Anhang dem bereits hochgeladenen Hauptvorschlag hinzugefügt würde, nicht aufrechterhalten werden. Da die Funktionsweise der EPSS am 9. November 2005 überprüft wurde und keine technischen oder sonstigen Probleme festgestellt wurden, die darauf hindeuteten, dass die Warnungen und sonstigen Bestimmungen im Zusammenhang mit der normalen Einreichung zum Zeitpunkt der Einreichung des Beschwerdeführers nicht funktionierten, konnte die Kommission nicht für die Überschreibung des Hauptvorschlags des Beschwerdeführers mit dem Anhang verantwortlich gemacht werden. Es lag in der Verantwortung des Koordinators, für die korrekte Einreichung eines vollständigen Vorschlags und seine rechtzeitige Einreichung zu sorgen.

In Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers vom 9. November 2005, seinen am selben Tag um 17.25 Uhr per E-Mail eingereichten Vorschlag für eine Bewertung in Betracht zu ziehen, erklärte die Kommission, dass die per E-Mail oder Fax eingereichten Vorschläge gemäß den Bestimmungen der Aufforderung abgelehnt werden müssen. Bei aufeinander folgenden Einreichungen desselben Vorschlags muss die Kommission die letzte Fassung prüfen, die vor dem in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen angegebenen Abschlussdatum und -zeitpunkt eingegangen ist. Was Datum und Uhrzeit des Abschlusses betrifft, so kann die Kommission im Allgemeinen Vorschläge über das EPSS, d. h. die normale Einreichung, sowie per E-Mail und Kurier, d. h. in Papierform, erhalten. Eine Einreichung in Papierform ist nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch die Kommission möglich. Da eine Einreichung in Papierform bei der Kommission manuell eingegangen ist und der Empfangsstempel für Papierfassungen nur vollständige Protokolle erfasst, müssen Vorschläge, die vor der nächsten vollen Minute der Frist eingehen, aufgrund der Gleichbehandlung der beiden Übermittlungswege angenommen werden. Im vorliegenden Fall waren daher Vorschläge förderfähig, die am 9. November vor 17.01 Uhr, d. h. bis 17.00 Uhr 59, eingereicht wurden. Die Kommission war nach Abschluss der Aufforderung nicht in der Lage, Stellungnahmen anzunehmen, und übermittelte daher die letzte Fassung des Vorschlags des Beschwerdeführers, die vor Ablauf der Frist über das EPSS eingereicht wurde, zur Bewertung.

Die Kommission kam zu dem Schluss, dass der Antrag des Beschwerdeführers fair behandelt wurde, da die Schlussfolgerungen des Förderfähigkeitsausschusses auf a) einer detaillierten Analyse des Falls beruhten; b) die in der Aufforderung enthaltenen Informationen; und c) die Behandlung ähnlicher Fälle unter ähnlichen Umständen. Die Entscheidung der Kommission wurde daher gemäß den geltenden Regeln und Verfahren für die Einreichung von Vorschlägen getroffen. In Anbetracht der Grundsätze der Nichtdiskriminierung und der Gleichbehandlung konnte die Kommission keine Vorzugsbehandlung oder besondere Befreiung für die Einreichung des Vorschlags des Beschwerdeführers per E-Mail gewähren. Den Dienststellen des Koordinators konnte kein Verschulden für die Nichtbefolgung der Anweisungen und die eindeutigen Hinweise in jedem Schritt der Einreichung zugeschrieben werden.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Bis zu dem zu diesem Zweck festgesetzten Zeitpunkt gingen keine Stellungnahmen des Beschwerdeführers ein.

Weitere Anfragen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission schienen weitere Untersuchungen erforderlich zu sein. Am 26. September 2006 richtete der Bürgerbeauftragte daher ein Schreiben an die Kommission mit der Bitte, i) zu erläutern, ob und wie die Bewerber darüber informiert wurden, dass die Frist von 17:00 Uhr tatsächlich 17:00:59 Uhr bedeutete; ii) sich mit den möglichen Auswirkungen dieser Tatsache auf den Fall des Beschwerdeführers zu befassen, falls keine solchen Informationen vorgelegt wurden; und iii) anzugeben, ob die Einreichung von Vorschlägen in Papierform für jeden Antragsteller in Bezug auf diese spezifische Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genehmigt wurde.

Antwort der Kommission

In ihrer Antwort vom 23. November 2006 nahm die Kommission zusammenfassend wie folgt Stellung:

In Bezug auf die erste Frage des Bürgerbeauftragten wies die Kommission darauf hin, dass der Aufforderung zufolge die Vorlage eines Vorschlags auf zwei Arten erfolgen könnte: elektronisch oder auf Papier. Im letztgenannten Fall musste der Koordinator die Kommission um Erlaubnis ersuchen, den Vorschlag auf Papier vorzulegen. Der Zeitpunkt, bis zu dem der Vorschlag bei der Kommission eingehen muss, wurde in Anhang II Nummer 6 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen angegeben, d. h. am 9. November 2005 um 17.00 Uhr (Ortszeit Brüssel). Diese Frist galt für Vorschläge, die entweder physisch beim Postamt der Kommission (3), d. h. auf Papier, per Post oder Expresskurier, oder elektronisch über das EPSS eingereicht werden. Die Kommission erklärte, dass, wenn ein Vorschlag bei der oben genannten Poststelle eingereicht wird, eine Empfangsbestätigung mit einer elektronischen Zeituhr abgestempelt wird, die Datum, Stunde und Minute anzeigt, z. B. 06.10.2003 14:22. Diese elektronische Zeituhr registriert nur volle Minuten. Die Empfangsbestätigung besteht aus drei Blättern: einer wird dem Vorschlagsumschlag beigefügt, einer wird an die Person zurückgeschickt, die den Umschlag einreicht, und einer wird bei der Post eingereicht. Jeder Vorschlag, der den vollen Stundenstempel erhält, d. h. bevor die Uhr auf 17:01 Uhr umgestellt wird, gilt dann als rechtzeitig bei der Kommission eingegangen. Daher ist es fair und legitim für die Gleichbehandlung aller Antragsteller, unabhängig von der Art der Einreichung, alle Vorschläge anzunehmen, die vor 17:01 Uhr eingehen. Die Kommission räumte ein, dass die Frist (17.00 Uhr) nur in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen enthalten war und dass dies zu Bedenken und Fehlinterpretationen beim Antragsteller geführt haben könnte. Sie wies jedoch darauf hin, dass sie alle Antragsteller auf Finanzhilfen während des Sechsten Rahmenprogramms (RP6) gleich behandelt habe und dass es nur sehr wenige Fälle gebe, in denen die Auslegung der Frist zum Nachteil des Antragstellers gewesen sei. Die Kommission fügte hinzu, sie werde erwägen, eine diesbezügliche eindeutige Klarstellung in den Text der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das Siebte Rahmenprogramm (RP7) aufzunehmen.

In Bezug auf die zweite Frage des Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass keine weiteren Informationen veröffentlicht worden seien, aus denen der Zeitpunkt und das Datum der Einreichung hervorgingen. Er wies jedoch darauf hin, dass jeder, der das EPSS nutzt, über die Vorteile der elektronischen Einreichung eines Vorschlags informiert wird, insbesondere über die Möglichkeit, frühzeitig einen Entwurf vorzulegen, um sicherzustellen, dass das Format korrekt ist, und dann vor Abschluss der Aufforderung weitere Fassungen so oft einreichen zu können, wie man möchte, wobei zu wissen ist, dass die letzte Fassung immer die für die Bewertung akzeptierte Fassung ist. Jede neue Einreichung überschreibt die vorherige, was auch bei den Einreichungen auf Papier der Fall ist: Nur der letzte wird akzeptiert und bewertet. Die elektronische Übermittlung ist jedoch nur möglich, solange das EPSS-System noch in Betrieb ist, d. h. bis zum Ablauf der Frist. Nach Abschluss des Anrufs ist eine elektronische Übermittlung nicht mehr möglich.

Im Fall des Beschwerdeführers zeigt die dem Koordinator eingeräumte Möglichkeit, den Vorschlag einzureichen und anschließend zu ändern, dass dem Koordinator völlig bewusst war, dass die Frist für die Aufforderung noch nicht abgelaufen war, als eine erfolgreiche Einreichung um 17:00:27 Uhr durchgeführt wurde und als er begann, eine neue Einreichung um 17:00:53 Uhr hochzuladen, die einige Sekunden später nach Ablauf der Frist unterbrochen wurde. Die Kommission erklärte, dass im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das RP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 zwischen 17:00 und 17:00 Uhr vier Vorschläge eingereicht wurden, darunter der Vorschlag des Beschwerdeführers.

In Bezug auf die dritte Frage des Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass die Einreichung von Vorschlägen in Papierform zwar nicht ausgeschlossen sei, die Kommission in der betreffenden Aufforderung jedoch keinen Antrag auf Genehmigung der Einreichung des Vorschlags in Papierform erhalten habe.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Bis zu dem zu diesem Zweck festgesetzten Zeitpunkt gingen keine Stellungnahmen des Beschwerdeführers ein.

DER BESCHLUSS

1 Die angeblich unfaire Ablehnung des Vorschlags des Beschwerdeführers für die Aufforderung durch die Kommission

1.1 Am 9. November 2005 legte der Beschwerdeführer als Reaktion auf eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für ein EU-Projekt zur gezielten wissenschaftlichen Forschung (STREP) – Life Sciences, Genomics and Biotechnology for Health FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (4) (im Folgenden „Aufforderung“) einen Vorschlag vor. Er tat dies vor Ablauf der Frist (9. November 2005 um 17:00 Uhr) über das elektronische System zur Einreichung von Vorschlägen („EPSS“), ein Online-Einreichungsverfahren. Der Vorschlag des Beschwerdeführers bestand aus Teil A (Formulare) und Teil B (Inhalt). Nach Ablauf der Frist stellte der Beschwerdeführer fest, dass der Anhang des Vorschlags, Datei MATAMAD_part_B _Appendix_091105.pdf („der Anhang“), der am 9. November 2005 um 17:00:27 Uhr auf den EPSS-Server hochgeladen wurde, Teil B, Datei MATAMAD_part_B _091105.pdf („der Hauptvorschlag“) ersetzt hatte, der am 9. November 2005 um 16:52:32 Uhr hochgeladen wurde, anstatt ihm beigefügt zu werden.

Der Beschwerdeführer wandte sich daher an die Kommission und forderte den Förderfähigkeitsausschuss auf, seinen am 9. November 2005 um 16.52:21 Uhr vorgelegten Hauptvorschlag zu prüfen und den verspäteten Anhang, der nach Ablauf der Frist um 17.00:17 Uhr vorgelegt wurde, nicht zu berücksichtigen, es sei denn, die am selben Tag um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelten Unterlagen könnten akzeptiert werden. Am 13. Dezember 2005 teilte der Direktor der Direktion F-Gesundheit der Generaldirektion Forschung der Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass der Zulassungsausschuss den Antrag des Beschwerdeführers abgelehnt habe. Sie begründete ihre Entscheidung mit i) der Tatsache, dass in der Aufforderung (in Nummer 5) ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, dass E-Mails bei der Einreichung von Vorschlägen nicht zulässig seien und dass es daher unmöglich sei, die vom Beschwerdeführer am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelten Dokumente zu berücksichtigen; ii) den EPSS-Bericht über die Tätigkeit des Kontos des Beschwerdeführers am letzten Tag der Einreichung; iii) die Tatsache, dass das EPSS-System am 9. November 2005 voll funktionsfähig war; und iv) die von der Kommission zur Verfügung gestellten Informationen über die Ausarbeitung und Einreichung von Vorschlägen. In seiner Beschwerde vom 21. Dezember 2005 an den Europäischen Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass der Zulassungsausschuss den Vorschlag des Beschwerdeführers zu Unrecht abgelehnt habe.

1.2 In ihrer Stellungnahme stellte die Kommission fest, dass der Förderfähigkeitsausschuss im Einklang mit seiner Aufgabenbeschreibung und dem Grundsatz der Gleichbehandlung alle Informationen über den Vorschlag des Beschwerdeführers ordnungsgemäß geprüft hat. Ihre Entscheidung, den Antrag des Beschwerdeführers abzulehnen, stützte sich auf i) den Schriftwechsel des Beschwerdeführers über die Schwierigkeiten, auf die er gestoßen war; ii) den EPSS-Bericht über die Tätigkeit des Kontos zum Zeitpunkt des Abschlusses der Aufforderung; iii) die Tatsache, dass das EPSS am 9. November 2005 voll funktionsfähig war; und iv) die von der Kommission zur Verfügung gestellten Informationen über die Ausarbeitung und Einreichung von Vorschlägen. Die Kommission wies ferner darauf hin, dass der Förderfähigkeitsausschuss den Vorschlag des Beschwerdeführers bei der Annahme seiner angefochtenen Entscheidung nicht als nicht förderfähig zurückgewiesen habe. Sie wies lediglich den Antrag des Beschwerdeführers auf Prüfung des am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelten Vorschlags zurück und wies darauf hin, dass die über das EPSS erhaltenen Informationen zur Bewertung vorgelegt würden. In diesem Zusammenhang verwies die Kommission auf die Aufforderung und die einschlägigen Leitlinien, in denen vorgesehen war, dass i) die Vorschläge aus zwei Teilen bestehen sollten (Teil A und Teil B); ii) es konnten keine Anhänge akzeptiert werden; iii) jeder nachfolgende Upload würde die zuvor hochgeladenen Versionen überschreiben; iv) beim Versuch eines neuen Uploads musste jeder nachfolgende Upload, wie von EPSS beantragt, bestätigt werden; v) die Frist für die Einreichung von Vorschlägen endete am 9. November 2005 um 17.00 Uhr; und vi) Vorschläge, die per E-Mail oder Fax eingereicht wurden, mussten abgelehnt werden. Daher war der Antrag des Beschwerdeführers von den Kommissionsdienststellen eingehend geprüft worden, und die Entscheidung des Förderfähigkeitsausschusses war gerechtfertigt.

1.3 Im Zusammenhang mit den weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass es zwei Möglichkeiten gebe, einen Vorschlag vorzulegen: Entweder elektronisch oder auf Papier. Im letzteren Fall muss der Koordinator die Kommission um Erlaubnis ersuchen, den Vorschlag in Papierform vorzulegen, und der Vorschlag muss der Poststelle der Kommission vorgelegt werden. Wenn ein solcher Vorschlag bei der Post zugestellt wird, wird eine Empfangsbestätigung mit einer elektronischen Zeituhr abgestempelt, die das Datum, die Stunde und die Minute anzeigt, zum Beispiel 06.10.2003 14:22. Diese elektronische Zeituhr registriert nur volle Minuten und somit gilt jeder Vorschlag, der den vollen Stundenstempel erhält, dh bevor die Zeituhr auf 17:01 Uhr umgestellt wird, als rechtzeitig eingereicht. Daher ist es fair und legitim für die Gleichbehandlung aller Antragsteller, unabhängig von den Mitteln der Einreichung, alle Vorschläge anzunehmen, die vor 17:01 Uhr eingehen. In Bezug auf das Vorbringen des Beschwerdeführers stellte sich heraus, dass der Koordinator sich voll und ganz bewusst war, dass die Frist für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen immer noch nicht überschritten worden war, als eine erfolgreiche Einreichung um 17:00:27 Uhr erfolgte und das Hochladen einer neuen Einreichung um 17:00:53 Uhr begann (was einige Sekunden später nach Ablauf der Frist unterbrochen wurde). Im Rahmen der Aufforderung wurden vier Vorschläge, einschließlich des Vorschlags des Beschwerdeführers, zwischen 17.00 Uhr und 17.00 Uhr eingereicht, während bei der Kommission kein Antrag auf Einreichung in Papierform eingegangen war.

1.4 Der Beschwerdeführer äußerte sich nicht zur Stellungnahme der Kommission zu der Beschwerde und zu den zusätzlichen Informationen, die die Kommission im Rahmen der weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten vorgelegt hatte.

1.5 Vorab stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer im Wesentlichen die Entscheidung des Zulassungsausschusses beanstandet, seinen Antrag, i) den am 9. November 2005 um 16.52:21 Uhr rechtzeitig vorgelegten Hauptvorschlag zu prüfen, abzulehnen und den Anhang außer Acht zu lassen, da er nach Ablauf der Frist um 17.00:27 Uhr eingereicht wurde; oder ii) den Vorschlag, den er am 9. November 2005 um 17.25 Uhr per E-Mail übermittelt hat.

1.6 Der Bürgerbeauftragte möchte zunächst auf den allgemeinen Grundsatz der Gleichbehandlung von Antragstellern auf Finanzhilfen hinweisen (5). Dieser Grundsatz impliziert, dass i) alle Antragsteller bei der Ausarbeitung und Einreichung ihrer Vorschläge die gleiche Sorgfalt walten lassen müssen (6) und ii) die Antragsteller bei der Bewertung ihrer Vorschläge gleichgestellt sind (7). Daher müssen die Zulässigkeitskriterien bei der Bewertung der Vorschläge objektiv und einheitlich auf alle Antragsteller angewandt werden (8). Der Grundsatz der Gleichbehandlung der Antragsteller von Finanzhilfen beinhaltet auch eine Verpflichtung zur Transparenz, damit überprüft werden kann, ob dieser Grundsatz eingehalten wurde (9). Die vorstehende Anforderung bedeutet unter anderem, dass die in einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für Finanzhilfen genannten Zulässigkeitskriterien so formuliert sein müssen, dass alle angemessen informierten und normalerweise sorgfältigen Antragsteller sie in gleicher Weise interpretieren können (10). In diesem Zusammenhang sind Informationen, die der öffentliche Auftraggeber (potenziellen) Antragstellern von Finanzhilfen im Hinblick auf die Auslegung und Anwendung der Zulässigkeitskriterien öffentlich zugänglich macht, besonders wichtig. Diese Informationen können sich auf die Ausarbeitung und Formulierung ihrer Vorschläge auswirken (11) und sind für das erhebliche Gemeinschaftsinteresse, den Antragstellern die Möglichkeit zu geben, gleichberechtigt im Wettbewerb zu bestehen, von erheblicher Bedeutung. Folglich muss der öffentliche Auftraggeber bei der Prüfung der ihm unterbreiteten Vorschläge neben der Gewährleistung der Kohärenz seines Verhaltens die in diesen Vorschlägen enthaltenen Informationen gebührend berücksichtigen, zumindest soweit die Richtigkeit oder Richtigkeit dieser Vorschläge von einem Antragsteller nicht bestritten wurde oder nicht offensichtlich gegen die einschlägigen Bestimmungen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder gegen das Gemeinschaftsrecht verstößt(12).

In Bezug auf den vorliegenden Fall stellt die Bürgerbeauftragte zunächst fest, dass die Kommission gemäß Nummer 4 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für indirekte FTE-Maßnahmen den Antragstellern einen „Leitfaden für die Vorbereitung und Einreichung von Vorschlägen im Rahmen des EPSS Online“(13) („Leitfaden“) zur Verfügung gestellt hat, der Informationen über die Ausarbeitung und Einreichung eines Vorschlags für eine indirekte FTE-Aktion und die „Leitlinien für das Verfahren zur Bewertung und Auswahl von Vorschlägen“(14) („Leitlinien“) enthielt.

Gemäß Punkt 5 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen

"[p]Vorschläge für indirekte FTE-Maßnahmen werden nur als elektronischer Vorschlag über das webbasierte elektronische Einreichungssystem für Vorschläge (EPSS) eingereicht. (...) Fassungen von Vorschlägen für indirekte FTE-Aktionen, die (...) per E-Mail oder Fax eingereicht werden, sind ausgeschlossen.“

Gemäß Anhang 1 Nummer 6 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen endete die Frist für die Einreichung von Vorschlägen am 9. November 2005 um 17.00 Uhr (Ortszeit Brüssel). Darüber hinaus wird die Kommission gemäß Nummer 7 der Aufforderung die letzte Fassung prüfen, die vor dem in der betreffenden Aufforderung angegebenen Abschlussdatum und -zeitpunkt eingegangen ist, wenn ein und derselbe Vorschlag für eine indirekte FTE-Maßnahme nacheinander vorgelegt wird.

Gemäß Ziffer 1.8 (Vorschlag einreichen) des Leitfadens

„[i]Um die Einreichung des Vorschlags abzuschließen, muss der Antragsteller den Abschnitt „Vorschlag einreichen“auswählen. ... Der Vorschlag kann bis zum Abschluss der Aufforderung geändert und eingereicht werden. Jede nachfolgende Einreichung überschreibt die zuvor eingereichte Version (frühere Versionen werden nicht archiviert)."(Hervorhebung im Original)

Darüber hinaus bestimmt Anhang J Nummer 1 der Rahmenregelung:

„Nach erfolgreicher Einreichung erhält der Koordinator eine Nachricht, aus der hervorgeht, dass sein Vorschlag eingegangen ist und zur Einreichung angenommen wurde. Der Koordinator kann seinen Vorschlag bis zum Abschluss der Aufforderung weiterhin ändern und überarbeitete Fassungen einreichen, die den zuvor eingereichten überschreiben, kann den Vorschlag jedoch nach Abschluss der Aufforderung nicht mehr ändern.

Darüber hinaus gilt gemäß Abschnitt 1.6.1 des Leitfadens Folgendes:

"[u]soweit im Aufforderungstext nichts anderes angegeben ist, kann nur eine PDF-Datei mit dem vollständigen technischen Anhang (Teil B) hochgeladen werden. Weitere Dossiers mit Anhängen oder zusätzlichen Informationen (...) werden abgelehnt. ... Sie sollten keine anderen Dateien anfügen, es sei denn, dies wird im Aufforderungstext ausdrücklich verlangt.

Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass in Nummer 5 Absatz 5 der Aufforderung vorgesehen ist, dass „[a]lle Vorschläge für indirekte FTE-Aktionen zwei Teile enthalten [müssen]: die Formulare (Teil A) und den Inhalt "Teil B") und dass in der Aufforderung kein spezifischer Antrag auf Anlagen gestellt wird.

1.7 In Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers an die Kommission, alle früheren Online-Versionen des Vorschlags durch die beiden seiner E-Mail vom 9. November 2005 um 17.25 Uhr beigefügten Dossiers zu ersetzen, und die Entscheidung des Zulassungsausschusses, diesen Antrag nicht anzunehmen, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass in der Aufforderung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, dass per E-Mail oder Fax eingereichte Vorschläge ausgeschlossen würden. In Anbetracht der Tatsache, dass die oben genannte E-Mail des Beschwerdeführers nach Ablauf der in der Aufforderung vorgesehenen Frist versandt wurde, stellt der Bürgerbeauftragte daher fest, dass der Förderfähigkeitsausschuss im Einklang mit der Aufforderung gehandelt hat, als er den genannten Antrag abgelehnt und nicht ungerecht gehandelt hat. Darüber hinaus hat die Kommission stichhaltige und angemessene Erläuterungen zu den Gründen vorgelegt, aus denen sie dem oben genannten Antrag des Beschwerdeführers nicht stattgeben konnte.

1.8 In Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers an die Kommission, den Anhang nicht zu berücksichtigen, da er um 17:00:27 Uhr, d. h. nach Ablauf der Frist, hochgeladen wurde, und seinen Hauptvorschlag, der rechtzeitig um 16:52:21 Uhr hochgeladen wurde, zu prüfen, stellt der Bürgerbeauftragte Folgendes fest:

1. Die Aufforderung sah vor, dass die Frist für die Einreichung von Anträgen am 9. November 2005 um 17.00 Uhr (Ortszeit Brüssel) abläuft. Die Bestimmung bestimmt nicht, ob die Schließungszeit 17:00 Uhr, d. h. 17:00 Uhr, oder das Ende der Minute von 17:00 Uhr, d. h. 17:00:59 Uhr, war. Die Kommission hat Erläuterungen zu ihrer Auslegung dieser Bestimmung gegeben, die vom Beschwerdeführer nicht konkret bestritten wurden.
2. Auf der Grundlage der von der Kommission vorgelegten Informationen, die der Beschwerdeführer nicht bestritten hat, scheint diese Auslegung objektiv und einheitlich auf alle Antragsteller angewandt worden zu sein.
3. Der Aufforderung zufolge würde die Kommission nur die letzte Fassung eines Vorschlags prüfen, die vor dem Datum und der Uhrzeit des Abschlusses eingegangen ist.
4. Nach dem Grundsatz des non venire contra factum proprium kann sich der Beschwerdeführer gegenüber der Kommission und den anderen Klägern nicht wirksam auf die angebliche Unregelmäßigkeit seiner eigenen Handlungen berufen, d. h. auf die angeblich unrechtmäßige Vorlage des Anhangs als Rechtfertigung für die Berücksichtigung seines Hauptvorschlags und nicht des Anhangs, der seinen Hauptvorschlag ersetzt hat.
5. Der Bürgerbeauftragte erinnert an i) die vorstehenden Bestimmungen der Nummern 5 und 7 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen; ii) die oben genannten Bestimmungen des Leitfadens und der Leitlinien; und iii) die vom Beschwerdeführer nicht bestrittene Erklärung der Kommission, dass die EPSS die Klägerin durch eine Pop-up-Nachricht informiert habe, die beim fristgerechten Versuch eines neuen Uploads auftauchte, dass Teil B, der bereits eingereicht worden sei, überschrieben werde. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass dem Beschwerdeführer hätte klar sein müssen, dass das Hochladen des Anhangs um 17:00:27 Uhr den bereits hochgeladenen Hauptvorschlag überschreiben und nicht hinzugefügt werden würde.

1.9 In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass nicht nachgewiesen wurde, dass der fragliche Antrag des Beschwerdeführers vom Zulassungsausschuss zu Unrecht abgelehnt wurde.

1.10 In Bezug auf die Erklärung der Kommission, dass sie eine eindeutige Klarstellung des genauen Zeitpunkts des Ablaufs der Frist für die Einreichung von Finanzhilfevorschlägen in den Text der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das Siebte Rahmenprogramm aufnehmen möchte, wird der Bürgerbeauftragte im Folgenden eine entsprechende weitere Bemerkung machen.

2 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

WEITERE BEMERKUNG

Wie in Nr. 1.6 des oben genannten Beschlusses ausgeführt, beinhaltet der Grundsatz der Gleichbehandlung von Finanzhilfeantragstellern auch eine Verpflichtung zur Transparenz, damit überprüft werden kann, ob dieser Grundsatz eingehalten wurde. Die vorstehende Anforderung bedeutet u. a., dass die in einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für Finanzhilfen genannten Zulässigkeitskriterien so formuliert sein müssen, dass alle angemessen informierten und normalerweise sorgfältigen Antragsteller sie in gleicher Weise interpretieren können. Dies ist besonders wichtig, wenn es um das Zulässigkeitskriterium für die Frist für die Einreichung eines Finanzhilfevorschlags geht.

Im vorliegenden Fall sah die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vor, dass die Frist für die Einreichung von Anträgen am 9. November 2005 um 17.00 Uhr (Ortszeit Brüssel) abläuft. Die Bestimmung bestimmt nicht, ob die Schließungszeit 17:00 Uhr, d. h. 17:00 Uhr, oder das Ende der Minute von 17:00 Uhr, d. h. 17:00:59 Uhr . war. Im Zusammenhang mit den weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dem Fall erklärte die Kommission, sie werde erwägen, eine eindeutige Klarstellung zu diesem Thema in den Text der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das Siebte Rahmenprogramm aufzunehmen. In Anbetracht der oben genannten Grundsätze möchte der Bürgerbeauftragte die Kommission ermutigen, eine solche Klarstellung sowohl in die oben genannte Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen als auch in ähnliche künftige Aufforderungen aufzunehmen.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) ABl. 2005, C 168, S. 54.

(2) K(2003) 883 vom 27. März 2003, zuletzt geändert durch K(2004) 1855 vom 18. Mai 2004.

(3) Bei 1, Rue Genève, jetzt geändert in DAV1, 3, Avenue du Bourget, 1140 - Evere.

(4) ABl. 2005, C 168, S. 55.

(5) Siehe Artikel 109 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften: „1. Für die Gewährung von Finanzhilfen gelten die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung."Vgl. auch Urteil des Gerichtshofes vom 12. Dezember 2003 in der Rechtssache C-57/01 (Makedoniki Metro und Mikhaniki, Slg. 2003, I-1091, Randnr. 69 (Angebote).

(6) Vgl. Rechtssache T-19/95, Adia Interim/Kommission, Slg. 1996, II-321, Randnr. 47 (betreffend Ausschreibungsverfahren).

(7) Vgl. Rechtssache C-19/00 SIAC Construction, Slg. 2001, I-7725, Randnr. 34 (betreffend Ausschreibungsverfahren).

(8) Vgl. Rechtssache C-448/01, Evn und Wienstrom, Slg. 2003, I-14527, Randnr. 48 (Verweis auf Zuschlagskriterien in Ausschreibungsverfahren).

(9) Vgl. Rechtssache C-448/01, Evn und Wienstrom, Randnr. 49.

(10) Vgl. Rechtssache C-19/00 SIAC Construction, Slg. 2001, I-7725, Randnr. 42 (in Bezug auf Zuschlagskriterien in Ausschreibungsverfahren).

(11) Vgl. Rechtssache C-331/04, ATI EAC, Slg. 2005, I-10109, Randnrn. 24, 28 und 29 (in Bezug auf Ausschreibungsverfahren).

(12) Vgl. die Entscheidung des Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 3693/2005/ID, Ziffer 1.3 (in Bezug auf Ausschreibungsverfahren).

(13) Abrufbar auf der Cordis-Website (http://cordis.europa.eu/documents/documentlibrary/2098EN.pdf).

(14) Die Leitlinien sind auf der Cordis-Website abrufbar (ftp://ftp.cordis.lu/pub/documents_r5/natdir0000070/s_1984005_20040909_140012_1984en.pdf).