Sehr geehrter Herr Vorsitzender,

Am 7. Januar 2002 leitete ich eine Initiativuntersuchung zur Sprache ein, die das CEDEFOP bei der Bearbeitung von Beschwerden europäischer Bürger verwendet. Am 6. März 2002 antworteten Sie im Namen des CEDEFOP.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE ANFRAGE

Ein Teil der Aufgabe des Bürgerbeauftragten besteht darin, die Beziehungen zwischen den europäischen Bürgern und den Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft zu verbessern. Mit der Einrichtung des Büros des Bürgerbeauftragten sollte das Engagement der Union für demokratische, transparente und rechenschaftspflichtige Verwaltungsformen unterstrichen werden. Der Bürgerbeauftragte sollte dazu beitragen, die Position der Bürger zu sichern, indem er bewährte Verwaltungspraktiken fördert und die Qualität der Verwaltung verbessert.

Das Recht der europäischen Bürger, sich über Missstände in der Verwaltungstätigkeit zu beschweren, ist ein Grundrecht, das in den Artikeln 21.2 und 195 EG-Vertrag sowie in Artikel 43 der Charta der Grundrechte ausdrücklich vorgesehen ist. Ich möchte betonen, dass Beschwerden ein positives Element für die Verwaltung sein sollten, da sie die Verwaltung auf die Schwächen und Misserfolge ihrer Funktionsweise aufmerksam machen können und somit beispielsweise auf die Notwendigkeit hinweisen können, bestimmte Verfahren neu zu organisieren, das Personal neu zu beraten oder mehr Ressourcen bereitzustellen. Sie stellen daher einen Bestandteil der Arbeit zur Verbesserung der täglichen Tätigkeiten der Verwaltung dar.

Ist ein Organ oder eine Einrichtung der Gemeinschaft der Auffassung, dass es/sie ordnungsgemäß gehandelt hat und dass es/sie nicht für Missstände in der Verwaltungstätigkeit verantwortlich gemacht werden kann, so ist es sinnvoll, dass das Organ oder die Einrichtung seine/ihre Handlungen erläutert und begründet. Dies fördert in der Regel das Verständnis für die Handlungen der Verwaltung. Unsachgemäße Formulierungen provozieren und untermauern nur einen negativen Eindruck des betreffenden Organs und der Gemeinschaftsverwaltung insgesamt.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das CEDEFOP in drei Stellungnahmen in den Fällen 466/2000/OV, 705/2000/OV und 1206/2000/BB in einer anderen Sprache reagiert hat, als sie normalerweise von den Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft in ihren Stellungnahmen an den Bürgerbeauftragten verwendet wird. Einige der Sätze, die die Aufmerksamkeit des Bürgerbeauftragten besonders auf sich gezogen haben, waren:

"(.) ist auch ein greifbarer Beweis für die Bösgläubigkeit von X, das aus Gründen, die dem Cedefop unbekannt sind, nicht in der Lage war, seine selbstbestimmte "Niederlage" durch einen (griechischsprachigen) Konkurrenten zu ertragen". (Seite 17);

Wir glauben, dass X auf unwürdige Taktiken zurückgegriffen hat, die in einem gesunden und wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld keinen Platz haben. Angesichts der in der X-Korrespondenz gegen das Cedefop erhobenen fast verleumderischen Vorwürfe bitten wir Sie, zur Kenntnis zu nehmen, dass sich das Zentrum das Recht vorbehält, rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einzuleiten (.)". (Seite 18);

- "Obwohl Ihre Antwort (d. h. die Antwort des Europäischen Bürgerbeauftragten) nach Prüfung des Dossiers keine war, die sie zufriedenstellte, da Sie der Ansicht waren, dass sich das Zentrum in Bezug auf sie zu keinem Zeitpunkt schlecht benommen hatte, haben wir danach keine negative, feindselige oder rachsüchtige Haltung eingenommen (obwohl wir dies zu Recht hätten tun können)". (Seite 3);

- "Das Verhalten von X lässt sich am besten als wölbend und aufgewühlt beschreiben". (Seite 5);

- "X hat jedoch während dieses gesamten Prozesses (.) die Unfähigkeit gezeigt, leidenschaftslos zu handeln" (Seite 10);

Es ist unsere Überzeugung, dass die Vernunft über hitzige Emotionen siegen sollte, dass professionelle Angelegenheiten "sine ira et studio" angegangen werden sollten und dass sich alle Hintergedanken einem rechtlichen Prozess beugen sollten. (Seite 10).

In diesem Zusammenhang erinnerte der Bürgerbeauftragte an die Definition des Begriffs „Missstand in der Verwaltungstätigkeit“, die er in seinem Jahresbericht 1997 formulierte: „Missstand in der Verwaltungstätigkeit liegt vor, wenn eine öffentliche Einrichtung nicht im Einklang mit einer für sie verbindlichen Regel oder einem für sie verbindlichen Grundsatz handelt.“

Einer dieser Grundsätze ist der Grundsatz der Höflichkeit, der auch in Artikel 12 des vom CEDEFOP am 15. Dezember 1999 angenommenen Kodex für gute Verwaltungspraxis enthalten ist. Dieser Grundsatz gibt jedem Bürger das Recht, korrekt, höflich und serviceorientiert behandelt zu werden. Dass die Organe angemessen antworten sollten, zeigt sich beispielsweise auch im Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission (1), der vorsieht, dass sich die Kommission verpflichtet, Anfragen in der am besten geeigneten Weise zu beantworten.

Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen forderte der Bürgerbeauftragte das CEDEFOP auf, ihm mitzuteilen, ob es seinen Mitarbeitern gemäß dem Kodex für gute Verwaltungspraxis des CEDEFOP vom 15. Dezember 1999 Anweisungen für die angemessene Beantwortung von Beschwerden europäischer Bürger erteilt habe oder geben wolle. Der Bürgerbeauftragte ersuchte das CEDEFOP, seine Anfrage bis zum 30. April 2002 zu beantworten. Das CEDEFOP antwortete am 6. März 2002.

In seiner Stellungnahme stellte der Vorsitzende des Verwaltungsrats des CEDEFOP fest, dass das Schreiben des Bürgerbeauftragten vom 7. Januar 2002 in der Sitzung des CEDEFOP-Präsidiums vom 1. Februar 2002 erörtert worden sei. Das Präsidium beschließt, den Verwaltungsrat zu unterrichten, der seine nächste Sitzung am 21./22. März 2002 abhalten wird.

Das Präsidium fordert den für Personalfragen zuständigen Direktor auf, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Bestimmungen des am 15. Dezember 1999 angenommenen Kodex für gute Verwaltungspraxis eingehalten werden. Die Umsetzung des Kodex wird gemäß Artikel 27 auf der Sitzung des Verwaltungsrats im November 2002 bewertet.

Der Direktor wurde auch aufgefordert, diese Bewertung vorzubereiten und Kopien des Jahresberichts 2000 des Bürgerbeauftragten an die Bediensteten weiterzugeben, um das Bewusstsein in dieser Hinsicht zu schärfen.

Das CEDEFOP berichtete, dass es seine Mitarbeiter ermutigt habe, offen mit dem Büro des Bürgerbeauftragten umzugehen und keinen legalistischen und bürokratischen Ansatz zu verfolgen. Die verwendete Sprache wird bedauert, aber in Abschwächung erklärte das CEDEFOP, dass die Sprache in der internen Korrespondenz mit dem Büro des Bürgerbeauftragten verwendet wurde. Es wurde nicht erwartet, dass diese Korrespondenz veröffentlicht wird. Der Ton der Korrespondenz entspricht den offenen Ansichten des Zentrums und nicht der Art und Weise, wie das CEDEFOP mit den Bürgern kommuniziert.

Das CEDEFOP teilte dem Präsidium ferner mit, dass der Bürgerbeauftragte in beiden Beschlüssen vom 24. August 2001 nicht auf eine unangemessene Sprache Bezug genommen habe.

Das CEDEFOP betonte, dass seine Dienststellen stets sehr darauf bedacht gewesen seien, im Umgang mit der Öffentlichkeit und den Beschwerdeführern höflich und zugänglich zu sein. Dies war auch bei allen Klägern der Fall, die an den drei in Rede stehenden Rechtssachen beteiligt waren.

Insbesondere in den Fällen 466/2000/OV und 705/2000/OV sah sich das CEDEFOP jedoch mit irreführenden Vorwürfen konfrontiert. Das CEDEFOP hielt es daher für notwendig, dem Bürgerbeauftragten mit einer sehr ausführlichen und detaillierten Argumentation zu antworten. Es sei nicht bekannt gewesen, dass Auszüge aus ihren schriftlichen Stellungnahmen den Beschwerdeführern und der Öffentlichkeit unmittelbar zur Kenntnis gebracht würden. Das Missverständnis des CEDEFOP, das bis vor kurzem in Bezug auf die tatsächliche Verwendung oder Enddiffusion schriftlicher Stellungnahmen durch die Dienststellen des Bürgerbeauftragten bestand, stellte in diesem Fall sicherlich einen Hauptfaktor dar.

Das Präsidium hat den Direktor aufgefordert, geeignete Maßnahmen zu ergreifen und seinen Mitarbeitern Weisungen zu erteilen, um zu vermeiden, dass sich bei der künftigen Beantwortung von Beschwerden unangemessene Formulierungen wiederholen. Das CEDEFOP wird die in seinen Stellungnahmen verwendete Sprache genau überwachen, um die strikte Einhaltung seines Kodex für gute Verwaltungspraxis zu gewährleisten. Darüber hinaus wird sie im Falle künftiger Beschwerden Zusammenfassungen ihrer Antworten auf ihrer Website veröffentlichen.

DER BESCHLUSS

1.1 Der Bürgerbeauftragte forderte das CEDEFOP auf, ihm mitzuteilen, ob es seinen Mitarbeitern Anweisungen gegeben habe oder geben wolle, wie sie auf Beschwerden europäischer Bürger im Einklang mit dem Kodex für gute Verwaltungspraxis des CEDEFOP vom 15. Dezember 1999 angemessen reagieren könnten. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass mehrere Stellungnahmen des CEDEFOP (in den Fällen 466/2000/OV, 705/2000/OV und 1206/2000/BB) offenbar nicht mit dem in Artikel 12 des Kodex für gute Verwaltungspraxis des CEDEFOP verankerten Grundsatz der Höflichkeit im Einklang stehen.

1.2 In seiner Stellungnahme bedauerte das CEDEFOP die Sprache, die es in diesen Stellungnahmen verwendet habe, und erklärte, dass es in der internen Korrespondenz mit dem Büro des Bürgerbeauftragten verwendet worden sei und dass es nicht damit gerechnet habe, dass diese Korrespondenz veröffentlicht werde.

1.3 Das Präsidium des CEDEFOP forderte den Direktor jedoch auf, geeignete Maßnahmen zu ergreifen und seinen Mitarbeitern Weisungen zu erteilen, um zu vermeiden, dass sich bei der künftigen Beantwortung von Beschwerden unangemessene Formulierungen wiederholen. Das CEDEFOP wird auch die in seinen Stellungnahmen verwendete Sprache genau überwachen, um die strikte Einhaltung seines Kodex für gute Verwaltungspraxis zu gewährleisten. Darüber hinaus wird sie im Falle künftiger Beschwerden Zusammenfassungen ihrer Antworten auf ihrer Website veröffentlichen.

1.4 Der Bürgerbeauftragte ist froh, dass das CEDEFOP seine Mitarbeiter ermutigt, offen mit dem Büro des Bürgerbeauftragten umzugehen und keinen legalistischen und bürokratischen Ansatz zu verfolgen. Der Bürgerbeauftragte ist sich darüber im Klaren, dass das CEDEFOP dies auch weiterhin tun und gleichzeitig sicherstellen wird, dass eine angemessene Sprache verwendet wird.

1.5 Aus seiner Stellungnahme zur Untersuchung des Bürgerbeauftragten geht hervor, dass das CEDEFOP die erforderlichen Maßnahmen ergreifen wird, einschließlich Anweisungen an seine Mitarbeiter, um auf Beschwerden von Bürgern angemessen zu reagieren. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen in dieser Angelegenheit erforderlich erscheinen.

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des CEDEFOP gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Mit freundlichen Grüßen,

Jacob SÖDERMAN

cc: Johan Van Rens, Direktor des CEDEFOP

cc: David O'Sullivan, Generalsekretär der Kommission

(1) ABl. L 308/32 vom 8. Dezember 2000.