Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist EU-Bediensteter. Im Juni 2023 reichten sie zwei getrennte Beschwerden beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch ihren Arbeitgeber, ein Organ, eine Einrichtung, ein Amt oder eine Agentur der EU (IBOA) und andere organisatorische und technische Fragen ein, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten von Bediensteten in angemessener Weise verarbeitet werden.  

2. Im Juni 2023 beschloss der EDSB, eine der beiden Beschwerden weiterzuverfolgen, und ersuchte die betreffende IBOA um Stellungnahme.

3. Im Juli und September 2023 übermittelte der Beschwerdeführer zusätzliche Informationen zur zweiten Beschwerde. Im November 2023 beschloss der EDSB, die zweite Beschwerde weiterzuverfolgen.

4. Im Oktober 2023 und im März 2024 übermittelte der Beschwerdeführer zu den beiden fraglichen Beschwerden zusätzliche Informationen und brachte neue Vorwürfe vor. Der EDSB ersuchte die IBOA um zusätzliche Klarstellungen. 

5. Im September 2025 kontaktierte der EDSB den Beschwerdeführer und entschuldigte sich für die Verzögerung bei der Bearbeitung seiner beiden Beschwerden und fügte hinzu, dass beide als Priorität behandelt würden.

6. Im Oktober 2025 übermittelte der Beschwerdeführer dem EDSB nach einem entsprechenden Urteil des Gerichts der Europäischen Union weitere Informationen. Im November 2025 ersuchte der Beschwerdeführer den EDSB um einen Zeitplan für den Abschluss seiner Bewertung. Der EDSB antwortete, dass er das Urteil prüfe und noch nicht in der Lage sei, den angeforderten Zeitplan vorzulegen. Der EDSB weist erneut darauf hin, dass beide Fälle vorrangig behandelt werden.

7. Im Dezember 2025 wandte sich der Beschwerdeführer unzufrieden mit dem Umgang des EDSB mit der Angelegenheit an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

8. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Zeit ein, die der EDSB benötigte, um über die Beschwerden zu entscheiden.

9. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort des EDSB auf die Beschwerde an den Bürgerbeauftragten. Der Beschwerdeführer erhielt Gelegenheit, zu der Antwort des EDSB Stellung zu nehmen. Da der EDSB in der Zwischenzeit seine vorläufige Bewertung [1] zu den beiden Fällen vorlegte, beschloss der Beschwerdeführer, im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten keine weiteren Stellungnahmen abzugeben.  

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

10. Der Beschwerdeführer war der Ansicht, dass der EDSB zu lange gebraucht habe, um seine Beschwerden zu bearbeiten.

11. Der EDSB erkannte an, wie wichtig es ist, Beschwerden sorgfältig und innerhalb einer angemessenen Frist zu behandeln, und räumte ein, dass die Bearbeitung der Beschwerden länger dauerte, als dies normalerweise der Fall wäre. Der EDSB entschuldigte sich bei dem Beschwerdeführer für die Verzögerung. Der EDSB erklärte, er sei während des gesamten Verfahrens bestrebt, den Beschwerdeführer über den Fortgang der beiden Fälle auf dem Laufenden zu halten.

12. In seiner Antwort an den Bürgerbeauftragten legte der EDSB einen Zeitplan für die eingeleiteten Untersuchungsschritte vor und argumentierte, dass die Verzögerung durch die Komplexität der Fälle, die sich entwickelnden Umstände der Untersuchungen und die erheblichen Ressourcenengpässe, mit denen er im relevanten Zeitraum konfrontiert war, gerechtfertigt sei.

13. Insbesondere erklärte der EDSB, dass der Beschwerdeführer in verschiedenen Phasen des Verfahrens zusätzliche Behauptungen und Informationen vorgelegt habe, durch die der Umfang der ursprünglichen Beschwerden erheblich erweitert worden sei. Der EDSB benötigte daher Zeit, um die zusätzlichen Informationen zu bewerten und über den am besten geeigneten nächsten Schritt zu entscheiden. Der EDSB erklärte ferner, dass er angesichts der tatsächlichen und rechtlichen Zusammenhänge zwischen den beiden Beschwerden beschlossen habe, sie gemeinsam zu prüfen, um das erforderliche Maß an Kohärenz und Vollständigkeit sicherzustellen.

14. Der EDSB betonte, dass er im betreffenden Zeitraum mit Ressourcenengpässen und einem erheblichen Anstieg seiner Arbeitsbelastung konfrontiert war. Er erkannte jedoch an, dass Personalknappheit keine unangemessenen Verzögerungen bei der Bearbeitung einer Beschwerde rechtfertigen kann. Zu diesem Zweck hatte der EDSB Personalaufstockungen und andere interne organisatorische Maßnahmen ergriffen, die speziell darauf abzielten, die Bearbeitung von Beschwerden zu straffen und ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

15. Während der Untersuchung nahm der EDSB im Februar 2026 seine vorläufige Stellungnahme zu beiden Fällen an [2].

Bewertung des Bürgerbeauftragten

16. Aus den Grundsätzen einer guten Verwaltung ergibt sich, dass die EU-Einrichtungen innerhalb einer angemessenen Frist Entscheidungen treffen sollten.^[3] Dies gilt insbesondere, wenn das Verfahren Grundrechte wie das Recht auf Schutz personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre betrifft.^[4]

17. Was eine „angemessene Frist“ ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Zu berücksichtigen sind unter anderem die Komplexität des Falles, das Verhalten der Parteien, die verschiedenen Verfahrensschritte der Verwaltung und der Gesamtzusammenhang des Falles.^[5] Das Erfordernis, innerhalb einer angemessenen Frist zu handeln, gilt nicht nur für die gesamte Verfahrensdauer, sondern auch für die Zeit zwischen den einzelnen Verfahrensschritten.^[6] Überschreitet die Dauer eine angemessene Frist, ist es Sache der Verwaltung, die Verzögerung zu begründen ^[7] und den Beschwerdeführer proaktiv über den Fortgang des Falles zu informieren ^[8].

18. Im Laufe der Untersuchung legte der EDSB angemessene Erläuterungen vor, um Teile der Verzögerung bei der Bewertung der Beschwerden zu begründen. Insbesondere erläuterte der EDSB, dass der Beschwerdeführer zusätzliche Informationen übermittelt habe, die den sachlichen und rechtlichen Anwendungsbereich der ursprünglichen Beschwerden erweitert hätten. Es war daher angemessen, dass der EDSB Zeit benötigte, um diese Informationen zu bewerten und über die am besten geeigneten Folgemaßnahmen zu entscheiden. Die Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass es für den EDSB angemessen war, beide Beschwerden aufgrund ihrer tatsächlichen und rechtlichen Verbindungen gemeinsam zu behandeln, um einen kohärenten und umfassenden Ansatz und die vollständige Einhaltung der einschlägigen Datenschutzvorschriften sicherzustellen.

19.  Allerdings stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass der EDSB fast anderthalb Jahre gebraucht hat, um die vom Beschwerdeführer vorgelegten zusätzlichen Informationen und Argumente zu bewerten und über seinen nächsten Schritt (von März 2024 bis September 2025) zu entscheiden. In seiner Antwort an den Bürgerbeauftragten räumte der EDSB ein, dass diese Verzögerung teilweise auf einen Mangel an Ressourcen zurückzuführen sei.

20. Der Bürgerbeauftragte hat zuvor festgestellt, dass die IBOA verpflichtet sind, ihre Dienste so zu organisieren, dass sie ihren Aufgaben nachkommen können.[9] Der Bürgerbeauftragte ist sich der Belastungen bewusst, die die EU-Verwaltung durch die zunehmende Zahl von Aufgaben und Beschwerden ohne eine entsprechende Aufstockung der personellen oder materiellen Ressourcen erleidet. In diesem Zusammenhang begrüßt die Bürgerbeauftragte die Maßnahmen, die der EDSB im Jahr 2025 ergriffen hat, um seinen Rückstand zu beheben und ähnliche Probleme in Zukunft zu verhindern.

21. Nach sorgfältiger Prüfung ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der EDSB während der Untersuchung angemessene und überzeugende Erklärungen abgegeben hat, um die Zeit zu rechtfertigen, die er für die Bewertung der beiden fraglichen Fälle benötigte. In Anbetracht der Tatsache, dass der EDSB dem Beschwerdeführer nun eine vorläufige Bewertung seiner beiden Beschwerden vorgelegt hat, und in Ermangelung weiterer Stellungnahmen des Beschwerdeführers stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass keine weiteren Untersuchungen der Beschwerde gerechtfertigt sind.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab [10]:

Da der Europäische Datenschutzbeauftragte während der Untersuchung angemessene Erläuterungen gegeben hat, um Teile der Verzögerung bei der Bearbeitung der beiden in Rede stehenden Beschwerden zu rechtfertigen, und dass er Maßnahmen ergriffen hat, um seinen Rückstand zu beseitigen und ähnliche Situationen in Zukunft zu vermeiden, sind keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt.

Der Beschwerdeführer und der Europäische Datenschutzbeauftragte werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Teresa Anjinho

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, 21.7.2026

[1] Gemäß Artikel 18 der Geschäftsordnung des EDSB, abrufbar unter: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[2] Gemäß Artikel 18 der Geschäftsordnung des EDSB, abrufbar unter: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[3] Siehe z. B. die Entscheidungen der Bürgerbeauftragten in der Sache 1609/2021/VS, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/158433 und in der Sache 2029/2020/PL, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/147845. Siehe auch Artikel 41 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT#d1e570-393-1.

[4] Siehe z. B. die Entscheidungen der Bürgerbeauftragten in der Sache 1888/2023/TM, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/195224 und in der Sache 1609/2021/VS, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/158433.

[5] Siehe z. B. Urteil des Gerichtshofs vom 17. Dezember 1998, Baustahlgewebe/Kommission, Rechtssache C-185/95 P, Rn. 29, abrufbar unter: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&docid=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 und die Entscheidung des Bürgerbeauftragten in der Sache 484/2015/DR, Punkt 28, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/90382.

[6] Siehe z. B. Urteil des Gerichtshofs vom 2. Juni 1994, De Compte/Parlament, Rechtssache C-326/91 P, Rn. 21, abrufbar unter: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4442402 und die Entscheidung des Bürgerbeauftragten in der Sache 1873/2018/LM, Punkt 23, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/129250.

[7] Siehe z. B. Urteil des Gerichtshofs vom 5. Mai 1983, Ditterich/Kommission, Rechtssache 207/81, Randnr. 26, abrufbar unter: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4443230.

[8] Siehe z. B. die Entscheidungen der Bürgerbeauftragten in der Sache 1888/2023/TM, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/195224 und in der Sache 1873/2018/LM, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/129250.

[9] Ebd.

[10] Diese Beschwerde wurde gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen im Rahmen einer delegierten Fallbearbeitung behandelt.