Straßburg, den 6. Oktober 2004

Sehr geehrter Herr M.,

Am 30. Oktober 2003 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten im Namen des North West Institute of Further and Higher Education Beschwerde gegen die Entscheidung der Europäischen Kommission eingelegt, den Betrag von 325 462,56 EUR mit Zinsen zurückzufordern. Die Mittel wurden im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung 98005636 für das Business Community Project (BCP) im Bereich Ausbildung und damit verbundene Unterstützungsdienste für KMU - Los 2 - gewährt. Der Transfer kleiner und mittlerer Unternehmen von einer Generation zur nächsten.

Am 3. Dezember 2003 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 4. März 2004 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 28. April 2004 übermittelt haben.

Am 19. Mai 2004 schrieb ich an die Kommission und bat um weitere Informationen zu bestimmten Aspekten Ihrer Beschwerde. Die Antwort der Kommission erhielt ich am 1. Juli 2004. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 20. August 2004 übermittelt haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Im Oktober 2003 wurde beim Bürgerbeauftragten im Namen des North West Institute of Further and Higher Education (im Folgenden „Institut“) eine Beschwerde über die Entscheidung der Europäischen Kommission eingereicht, den Betrag von 325 462,56 EUR zuzüglich Zinsen zurückzufordern. Die Mittel wurden im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung 98005636 für das Business Community Project (BCP) im Bereich Ausbildung und damit verbundene Unterstützungsdienste für KMU - Los 2 - gewährt. Der Transfer kleiner und mittlerer Unternehmen von einer Generation zur nächsten.

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelt es sich bei den relevanten Fakten zusammenfassend um Folgendes:

1998 veröffentlichte die GD XXIII eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für mehrere Projekte im Bereich der Ausbildung und der damit verbundenen Unterstützungsdienste für KMU (1). Ein Los betraf den Transfer von KMU von einer Generation zur nächsten, und da das Institut bereits einige Arbeiten in diesem Bereich durchführte, stellte es ein Konsortium von Partnern zusammen und reichte ein Angebot ein.

In dem Angebot legte das Institut fest, dass es die Personalzeit der beteiligten Unternehmen nutzte, was im Angebot eindeutig als „in-sach match funding“ in Höhe von 850 200 EUR angegeben war. Die Gesamtkosten des Projekts beliefen sich auf 1 525 000 EUR, und die Kommission genehmigte das Projekt und übermittelte dem Institut ein Angebotsschreiben, aus dem in keiner Weise hervorgeht, dass die Zeit für Sachbedienstete nicht förderfähig war. In Anhang 4 Artikel C7 des Vertrags heißt es ausdrücklich: „Beiträge in Form von Sachleistungen, die keine Geldleistungen sind, können unter außergewöhnlichen Umständen in das Projekt einbezogen werden, sofern sie im Hinblick auf die Ziele des Projekts ordnungsgemäß begründet, ordnungsgemäß dokumentiert und von der Kommission vor Beginn des Projekts genehmigt werden.“ Die Aufnahme der Sachmittel in das Angebot und die anschließende Genehmigung der Gesamtkosten in Höhe von 1 525 000 EUR durch die Kommission gaben dem Institut an, dass es gemäß dem Antrag vorgehen sollte.

Das Projekt wurde im März 2001 abgeschlossen, und der endgültige Antrag des Instituts wurde im Mai 2001 eingereicht, einschließlich aller erforderlichen Belege, wie z. B. Zeitnachweise für die Sachleistungen der teilnehmenden Unternehmen.

Im Juni 2002 besuchten zwei Prüfer der Kommission das Institut, um das Projekt zu prüfen. Während der Prüfung wurde vorgeschlagen, dass die Verwendung von Sachleistungen nicht förderfähig war und wahrscheinlich nicht zulässig wäre. Das Institut wies darauf hin, dass dieses Problem zu keinem Zeitpunkt zuvor angesprochen worden sei. Aus den Unterlagen und Rückmeldungen, die das Institut erhalten hatte, ging hervor, dass es durchaus akzeptabel war, die Mittel für Sachleistungen so zu verwenden, wie es dies getan hatte. Am 21. Oktober 2002 erhielt das Institut den Prüfbericht, in dem die Erläuterungen des Instituts während der Prüfung nicht berücksichtigt wurden. Die Finanzierung von Sachleistungen wurde abgelehnt, und das Institut versuchte, die Feststellungen der Kommission zu bestreiten und Erläuterungen zu geben, aber diese wurden völlig ignoriert. Im Juli 2003 forderte die Kommission die Rückzahlung von 325 462,56 EUR.

Die Kommission lehnte jegliche Erläuterungen des Instituts ab. Das Institut hätte die Möglichkeit haben sollen, seine Fehler zu korrigieren. Das Institut ist der Auffassung, dass in dem Fall die Regel des Eigenwechsels gilt und dass es in gutem Glauben gehandelt hat, indem es seine Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts aufgewendet hat. Keine der an dem Projekt beteiligten Organisationen erzielte einen finanziellen Gewinn, da nur die tatsächlichen Gehaltskosten und die quittierten Kosten in den Finanzbericht aufgenommen wurden.

Im Wesentlichen macht der Beschwerdeführer einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit geltend, da die Kommission den Projekthaushalt 1998 genehmigt, einen Zwischenfinanzbericht erhalten habe, in dem die Ausgaben erfasst worden seien, und erst ein Jahr nach Abschluss des Projekts entschieden habe, dass die Hälfte des Budgets nicht förderfähig sei und nicht hätte genehmigt werden dürfen.

Der Beschwerdeführer macht geltend, dass in diesem Fall die Regel des Wechsels anzuwenden sei.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußert sich die Kommission wie folgt:

Hintergrund

Im Rahmen des Projekts "Business Continuity Programme BCP" und im Anschluss an eine 1998 veröffentlichte Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wurde eine Finanzhilfevereinbarung mit dem Institut geschlossen. Ziel des Schulungsprojekts war es, Unternehmer bei der Vorbereitung auf den Unternehmensübergang zu unterstützen. Die maximale Mittelbindung der Kommission wurde auf 762 500 EUR festgesetzt, was 50 % der geschätzten Gesamtprojektkosten entspricht. Der Beitrag des Instituts in Höhe von 762 500 EUR sollte aus „Sachleistungen (Personalzeit)“ bestehen. Es wurden drei Zahlungen an das Institut geleistet: eine nach Eingang der unterzeichneten Erklärung, eine nach dem ersten Zwischenbericht und eine nach dem zweiten Zwischenbericht. Insgesamt wurden 533 750 EUR gezahlt, und der Restbetrag des Beitrags der Kommission war nach Genehmigung des Abschlussberichts zu zahlen.

Der Abschlussbericht wurde am 30. April 2001 vorgelegt. Die Gesamtkosten beliefen sich auf 1 294 284,23 EUR, von denen die Kommission mit 50 % zu belasten ist. Am 29. Mai 2001 ersuchte die Kommission um Klarstellungen zu einem der Projektergebnisse und zur Rechnungslegung.

Die Antwort des Instituts ging am 27. Juli 2001 bei der Kommission ein. Mit dieser Antwort wurden die gestellten Fragen jedoch nicht vollständig beantwortet, und am 17. August 2001 wurde dem Institut ein weiteres Ersuchen um Klarstellung übermittelt. Die Antwort des Instituts kam am 5. Februar 2002 und die Erklärung des vermissten Buchhalters am 19. Februar 2002.

Da Bedenken hinsichtlich der Rechnungslegung, insbesondere hinsichtlich der Förderfähigkeit der hohen Personalkosten und der Finanzierung durch das Unternehmen bestanden, wurden mit Schreiben vom 25. März 2002 Klarstellungen angefordert. Da die Erläuterungen des Instituts der Kommission jedoch keine Gewähr für die Förderfähigkeit der Kosten boten, wurde vom 12. bis 14. Juni 2002 eine Vor-Ort-Prüfung durchgeführt. In der Rechnungslegung wurden einige Unregelmäßigkeiten festgestellt, die dazu führten, dass ein Betrag von 908 909,35 EUR als nicht förderfähige Kosten geltend gemacht wurde. 74,3 % dieser nicht förderfähigen Kosten bezogen sich auf geltend gemachte Kosten (675 450 EUR) für die „Finanzierung von Unternehmensmatches“. In einem Schreiben vom 2. Mai 2002 hatte das Institut erklärt, dass "diese Zahl die Beiträge ist, die das Personal des Unternehmens zu diesem Projekt leistete. Dieser Beitrag war ihre Zeit und wird in der Bewerbung deutlich hervorgehoben. Aus dem Prüfbericht geht jedoch Folgendes hervor: „Im ursprünglichen Vorschlag wurde von Sachleistungen in Höhe von 50 % des Projektbetrags gesprochen. Dieser Sachbeitrag sollte aus vom Begünstigten erbrachten Dienstleistungen stammen, für die keine Kosten für das Projekt anfallen. Was jedoch in Rechnung gestellt wurde, sind die Kosten für die Zeit, die die im Rahmen des Projekts geschulten Personen für die Ausbildung aufgewendet haben, obwohl dieser Betrag in keiner Weise vom Zuschussempfänger getragen wird. Der gesamte Posten ist nicht förderfähig.“

Der abschließende Prüfbericht wurde dem Institut am 15. Oktober 2002 zur Stellungnahme innerhalb von 30 Tagen übermittelt. Das Institut antwortete am 22. November 2002, indem es die Ergebnisse ablehnte, jedoch keine neuen Unterlagen vorlegte. Am 19. Dezember 2002 übermittelte die Kommission dem Institut ein Schreiben, in dem sie es bis zum 27. Januar 2003 aufforderte, Beweise zur Stützung seiner Beschwerdepunkte vorzulegen. Das Institut reagierte verspätet mit zwei Faxnachrichten, eine am 31. Januar 2003 und eine am 5. Februar 2003. Es wurden Belege für die Personalkosten eines Partners vorgelegt, die sich in den Berechnungen der Kommission widerspiegelten. Schließlich beliefen sich die förderfähigen Gesamtkosten für das Projekt auf 416 574,88 EUR (d. h. 385 374,88 EUR, wie ursprünglich im Prüfbericht angegeben + 31 200 EUR nach Eingang von Belegen über Personalkosten) und die Beteiligung der Kommission auf 208 287,44 EUR (50 % der förderfähigen Gesamtkosten). Da die Kommission dem Institut bereits 533 750 EUR gezahlt hatte, wurde dem Institut am 21. Februar 2003 ein Schreiben übermittelt, in dem die Einleitung eines Einziehungsverfahrens in Höhe von 325 462,56 EUR angekündigt wurde.

Behauptung des Beschwerdeführers

Was den Teil der Behauptung des Beschwerdeführers betrifft, wonach die Kommission den Projekthaushalt 1998 genehmigt habe, bestreitet die Kommission dies nicht. Er billigte das Budget, einschließlich der "Sachleistungen (Personal)", wie im Angebot des Instituts vorgeschlagen. Die Haushaltsposten für "Personalgebühren" beliefen sich auf 1 384 200 EUR und bestanden unter anderem aus "teilnehmender Betriebspersonalzeit" (in der späteren Korrespondenz als "Unternehmensmatch-Finanzierung" bezeichnet), für die ein Betrag von 850 200 EUR veranschlagt wurde. Es war vorgesehen, dass der Beitrag der Kommission auf höchstens 50 %, d. h. 762 500 EUR im Hinblick auf die geschätzten Gesamtkosten des Projekts, begrenzt wird. Der Beitrag des Instituts bestand aus "50% Sachmittel (Personalzeit)".

Die Annahme des Haushaltsvorschlags durch die Kommission im Angebot des Instituts für 1998 ist jedoch lediglich als Billigung der Haushaltsposten für Projektkosten zu verstehen, die im Laufe der Maßnahme tatsächlich anfallen würden. Es handelt sich um eine grundsätzliche Genehmigung, die noch durch tatsächlich entstandene Kosten belegt werden muss. Die Tatsache, dass eine Planstelle für die „Beteiligung des Personals des Unternehmens/Finanzierung von Unternehmensmatchs“ vorgesehen war, macht diese Kosten nicht von vornherein förderfähig. Es ist offensichtlich, dass es Beweise dafür geben muss, dass diese Kosten auch tatsächlich entstanden sind. Der Beschwerdeführer scheint die Genehmigung des Haushaltsplans mit den tatsächlichen Kosten des Haushaltsplans zu verwechseln. Es sei auch darauf hingewiesen, dass der Beschwerdeführer nur einen Teil von Artikel C7 des Anhangs 4 der Finanzhilfevereinbarung zitiert und den Satz "Der Beitrag der Kommission darf den Betrag der Ausgaben, die den Empfängern tatsächlich entstanden sind und sich in einer echten Buchführung widerspiegeln, nicht übersteigen" weglässt. Es wurden keine Belege dafür vorgelegt, dass für die Haushaltsposten "Teilnehmende Betriebsbedienstete Zeit/Unternehmensabgleichsfinanzierung" tatsächliche Ausgaben angefallen sind. Zur Begründung dieser "Ausgaben" wurden nur Anwesenheitslisten oder Arbeitszeitnachweise der im Rahmen des Projekts geschulten Personen ("Teilnehmer") vorgelegt.

Der Beschwerdeführer scheint der Ansicht zu sein, dass die Formulierung "Teilnahmezeit des Unternehmenspersonals" im Haushaltsvorschlag die Zeit betraf, die Personen verbrachten, die eine Schulung erhielten, während für die Kommission klar war, dass sie Dienstleistungen betraf, die von Mitarbeitern des Instituts oder anderen am Projekt beteiligten Partnern erbracht wurden. Unabhängig davon, für welche Auslegung man sich entscheiden würde, geht es darum, dass die Ausgaben in beiden Fällen getätigt werden mussten. Andernfalls ist eine Zahlung im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung nicht gerechtfertigt. In dem Schreiben des Beschwerdeführers vom 31. Januar 2003 heißt es jedoch ausdrücklich: "Wir haben den Unternehmen nie Gelder für ihre Teilnahme gezahlt, und dies wurde im Antrag und in der Schlussabrechnung als "Sachleistungen" hervorgehoben". Daher waren die betreffenden Ausgaben nie tatsächlich getätigt worden und konnten nicht als förderfähig eingestuft werden. Da es sich bei dieser „Mitarbeiterzeit des Unternehmens“ für den Beschwerdeführer nicht um echte Kosten handelte, hätte die Fakturierung als förderfähige Kosten das Projekt rentabel gemacht, was gemäß der Finanzhilfevereinbarung nicht zulässig war.

Was den Teil der Behauptung des Beschwerdeführers betrifft, der den Zwischenfinanzbericht betrifft, so war die Kommission gemäß Artikel 2 der Finanzhilfevereinbarung berechtigt, die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Kosten entweder nach Eingang der Zwischenberichte und/oder nach Eingang des Abschlussberichts anzufechten. In Bezug auf Artikel 4 Buchstabe a und Anhang 4 der Finanzhilfevereinbarung ist jedoch offensichtlich, dass vertraglich nur der Abschlussbericht als Finanzbericht über die Verwendung des Zuschusses angesehen werden kann. Daher kann die Tatsache, dass die Kommission nach Erhalt der Zwischenberichte keine Einwände gegen die Förderfähigkeit der betreffenden Kosten erhoben hat, nicht als stillschweigende Billigung der Kosten angesehen werden. Die Zwischenberichte beschränkten sich auf eine Beschreibung der Auswirkungen der bereits geleisteten Arbeit und waren keineswegs finanzieller Art. Die Kommission hatte daher keinen Grund zu reagieren. In der Beschwerde bezeichnet der Beschwerdeführer den Zwischenbericht fälschlicherweise als "Zwischenfinanzbericht".

Was den Teil der Behauptung des Beschwerdeführers betrifft, wonach die Kommission erst ein Jahr nach Abschluss des Projekts entschieden habe, dass die Hälfte des Budgets nicht förderfähig sei und nicht hätte genehmigt werden dürfen, scheint der Beschwerdeführer die Genehmigung des Budgets und die Förderfähigkeit der Kosten zu verwechseln. Mit der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung im Jahr 1998 genehmigte die Kommission den Haushaltsplan, wie er im Angebot des Instituts vorgeschlagen wurde, und hat seine Genehmigung nie zurückgezogen. Im Einklang mit der ordnungsgemäßen Haushaltsführung und den einschlägigen Vertragsbestimmungen ist die Kommission jedoch verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Gemeinschaftsmittel gemäß den Bestimmungen des Vertrags und des genehmigten Haushaltsplans ausgegeben werden. Dies bedeutet, dass die Kommission die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Kosten überprüft. Nachdem das Institut einen unvollständigen Abschlussbericht vorgelegt hatte, forderte die Kommission systematisch Klarstellungen an, aber der Beschwerdeführer legte nie Beweise vor, um den Hauptteil der nicht förderfähigen Kosten zu begründen. die "Unternehmens-Match-Finanzierung". Die Tatsache, dass der Beschluss über die Wiedereinziehung des betreffenden Betrags einige Zeit nach Abschluss des Projekts gefasst wurde, zeigt nur, dass die Kommission im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Haushaltsführung gehandelt und dem Institut systematisch die erforderliche Zeit eingeräumt hat, um zu reagieren.

Der Beschwerdeführer macht ferner geltend, dass die Kommission keine Erläuterungen des Instituts akzeptiert habe. Die Kommission akzeptierte jedoch neue Nachweise, die das Institut in seinem Schreiben vom 31. Januar 2003 vorgelegt hatte, da ein Betrag von 31 200 EUR für Personalkosten, der im Prüfbericht für nicht förderfähig erklärt worden war, akzeptiert wurde. In Bezug auf die anderen Erläuterungen des Instituts wurden nie eindeutige und angemessene Beweise dafür vorgelegt, dass die fraglichen Kosten tatsächlich entstanden sind.

In Bezug auf die Behauptung des Beschwerdeführers, dass in dem Fall die Regel des "promissory estoppel" anzuwenden sei und dass das Institut bei der Aufwendung seiner Mittel in gutem Glauben gehandelt habe, ist darauf hinzuweisen, dass der Vertrag keine Anwendung des Grundsatzes des "promissory estoppel" vorsieht. Außerdem gehört dieser Grundsatz nicht zu den gemeinsamen Grundsätzen des Vertragsrechts der Mitgliedstaaten. Der nächste Grundsatz, der auf Gemeinschaftsebene angewandt wird, wäre der "Schutz des berechtigten Vertrauens". Nach der Rechtsprechung des Gerichtshofes erstreckt sich das Recht, sich auf einen solchen Grundsatz zu berufen, auf jeden Einzelnen, der sich in einer Situation befindet, in der sich herausstellt, dass die Gemeinschaftsverwaltung ihn zu begründeten Erwartungen veranlasst hat. Dagegen kann sich eine Person nur dann auf einen Verstoß gegen diesen Grundsatz berufen, wenn die Verwaltung ihr genaue Zusicherungen gegeben hat (2). Im vorliegenden Fall hat der Beschwerdeführer keine Beweise dafür vorgelegt, dass die Kommission ihn zu begründeten Erwartungen veranlasst hätte. Darüber hinaus hat die Kommission zu keinem Zeitpunkt die "genaue Zusicherung" gegeben, mit der der Grundsatz des Vertrauensschutzes geltend gemacht werden könnte.

Der Beschwerdeführer scheint keine Einwände gegen die anderen Kosten zu erheben, die nicht für förderfähig befunden wurden, insbesondere Kosten im Zusammenhang mit der Einbeziehung von Mehrwertsteuer, Personal, Reisen, Übersetzung, Prüfung und Bewertung.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme hält der Beschwerdeführer an seiner ursprünglichen Beschwerde fest und macht zusammenfassend folgende zusätzliche Bemerkungen:

Für die strittige Frage ist es von entscheidender Bedeutung, den Vorschlag des Instituts und das Genehmigungsschreiben der Kommission erneut zu prüfen und einen Zuschuss in Höhe von 762 500 EUR zu gewähren, was 50 % der Gesamtkosten von 1 525 000 EUR entspricht. In dem Vorschlag des Instituts wurde klargestellt, dass 850 200 Euro auf die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens und nicht auf das Liefer- und Führungspersonal der Klägerin entfielen, das gesondert aufgeschlüsselt wurde. Zu keinem Zeitpunkt beabsichtigte das Institut jedoch, den Zuschuss zur Finanzierung der beteiligten Unternehmen zu verwenden. Würden sich die tatsächlichen Kosten für die Lieferung nicht auf 762 500 EUR belaufen, was der Fall war, würde dieser Betrag niemals geltend gemacht und wurde auch nie geltend gemacht.

Das Institut akzeptiert nicht, dass die Zeitkosten für die teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens nicht von vornherein förderfähig sind. Anhang 4 Artikel C 7 sieht eindeutig vor, dass Sachleistungen genehmigt werden müssen. Die Gewährung des Zuschusses, der diese Kosten beinhaltete, wurde als Genehmigung für das weitere Vorgehen angesehen. In diesem Zusammenhang könnte es sinnvoll sein, auf die Verordnung 1260/99, Abschnitt 1.4, zu verweisen, in dem es heißt: „Beiträge in Form von Sachleistungen und Gemeinkosten können auch Teil der von den Endbegünstigten geleisteten Zahlungen sein“. Darüber hinaus nehmen private Unternehmen an anderen EU-finanzierten Programmen wie Sokrates und Interreg teil, und ihre Zeit, die sie für die Arbeit an dem Projekt aufgewendet haben, gilt als Sachmittel und gilt als förderfähig. Das Institut war der festen Überzeugung, dass diese Sachkosten von der Kommission genehmigt worden waren.

Der Zuschuss führte zu keinem Gewinn. Als Beweismittel wurden Zeiterfassungsbögen für das an dem Projekt beteiligte Personal vorgelegt. Die Bereitstellung von Zeiterfassungsbögen ist die übliche Methode zur Bestätigung der für Projekte aufgewendeten Zeit, insbesondere in Form von Sachleistungen. Das Institut hat nur die tatsächlichen Kosten geltend gemacht, einschließlich der Zeit, die die teilnehmenden Unternehmen für die Unterstützung bei der Forschung aufgewendet haben, um den besten Ansatz zur Bewältigung der Probleme von inhabergeführten Unternehmen in ganz Europa zu entwickeln. Dies war ein Pilotprojekt zur Erforschung und Entwicklung eines lokalen Ansatzes für die Nachfolgeprobleme von inhabergeführten Unternehmen. Den teilnehmenden Unternehmen wurden keine Vorteile aus der Teilnahme am Projekt garantiert oder zugesagt, und ihre Teilnahme hätte ihnen direkte Kosten verursacht.

Der Beschwerdeführer stellt fest, dass die Kommission geltend macht, dass die Wechselschuld nicht zu den gemeinsamen Grundsätzen des Vertragsrechts der Mitgliedstaaten gehöre und dass der Grundsatz des Vertrauensschutzes am nächsten komme. Der Beschwerdeführer möchte daher geltend machen, dass die Kommission durch die Gewährung von 850 200 EUR für die Zeit des teilnehmenden Unternehmenspersonals bei der Berechnung der Gesamtkosten des Projekts und die Genehmigung einer Finanzhilfe auf der Grundlage dieser Berechnung das berechtigte Vertrauen geschaffen habe, dass diese Kosten vorbehaltlich der Erstellung der erforderlichen Arbeitszeitnachweise usw. zulässig sein sollten.

Was die sonstigen Kosten betrifft, so erhebt das Institut weiterhin Einwände gegen die Feststellungen der Kommission zu den Reise-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Bewertungskosten. Es liegt auf der Hand und kann anhand der von der Kommission geprüften Unterlagen bestätigt werden, dass dem Institut solche Kosten entstanden sind. Diese Punkte in ihrer Gesamtheit nicht zuzulassen, wäre unverhältnismäßig.

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen sollte es der Kommission nicht gestattet sein, die geltend gemachte Überzahlung zurückzufordern.

Weitere Anfragen

Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten lässt sich die Behauptung des Beschwerdeführers, wonach die Hälfte der Haushaltsmittel von der Kommission für nicht förderfähig befunden wurde, in drei Teile unterteilen: 1) die Billigung des Haushaltsplans; 2) den Eingang des Zwischenfinanzberichts; 3) Der Zeitaspekt.

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Anmerkungen des Beschwerdeführers ergab sich, dass weitere Untersuchungen zu bestimmten Fragen im Zusammenhang mit dem ersten Teil der Behauptung, d. h. der Genehmigung des Haushaltsplans, erforderlich waren. Der Bürgerbeauftragte wandte sich daher schriftlich an den Präsidenten der Kommission und bat um weitere Informationen auf der Grundlage der folgenden Analyse der strittigen Fragen.

Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten gab es nach wie vor einige Fragezeichen in Bezug auf die Genehmigung des Haushaltsplans, insbesondere in Bezug auf den Status der Sachleistungen, d. h. der Zeit des Personals.

Der Beschwerdeführer hatte eine Stelle mit der Bezeichnung „professionelle Gebühren“ in den Haushaltsplan aufgenommen, die in „Personalkosten“ und „teilnehmende Arbeitszeit des Unternehmens“ unterteilt war. Unter den „Personalkosten“ hatte der Beschwerdeführer Beträge in Form von Sachbeiträgen ausgewiesen, die sich aus dem Zeitaufwand der Mitarbeiter des Beschwerdeführerinstituts und seiner Partner, d. h. der Ausbilder, zusammensetzten. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission zu akzeptieren schien, dass zumindest einige der Sachbeiträge im Rahmen der Personalkosten als förderfähige Ausgaben angerechnet werden könnten.

Der Beschwerdeführer hatte jedoch auch Beträge in die Rubrik "Teilnehmende Betriebsbedienstete" aufgenommen, die er als Zeitaufwand der an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter der KMU, d. h. der Auszubildenden, bezeichnen wollte.

Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten schien der Hauptstreit zwischen der Kommission und dem Beschwerdeführer die letztgenannten Beträge zu betreffen.

Nach Auffassung der Kommission hielt es der Bürgerbeauftragte für wahrscheinlich, aber nicht ganz klar, dass die Kommission jede Möglichkeit ablehnen würde, dass Sachbeiträge, die sich aus der Zeit der Praktikanten zusammensetzen, als förderfähige Ausgaben gelten könnten.

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission daher um Folgendes:

1. Ist die Kommission der Auffassung, dass die Arbeitszeit der an dem Projekt teilnehmenden KMU, d. h. der Praktikanten, möglicherweise als förderfähige Ausgaben angerechnet werden könnte?

2 Buchstabe a). Falls die Antwort auf Frage 1 nein lautet, geben Sie bitte an, welche Bestimmungen des Vertrags diese Möglichkeit ausschließen. Warum lehnte die Kommission die Beträge, die der Beschwerdeführer zum Zeitpunkt der Vorlage des Haushaltsplans bei der Kommission im Rahmen des Haushaltsplans in Bezug auf die „Teilnehmerzeit des Unternehmens“ veranschlagt hatte, nicht ab?

2 Buchstabe b). Falls Frage 1 bejaht wird: Was wäre ein akzeptabler Nachweis für diese Kosten, und inwiefern stellt der vom Beschwerdeführer bereits vorgelegte Nachweis keinen solchen Nachweis dar?

Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission ferner auf, auf das in seinen Bemerkungen vorgebrachte Argument des Beschwerdeführers zu antworten, dass

3. Das Institut legte ausreichende Nachweise für Reise-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Bewertungskosten vor.

Antwort der Kommission

Die Kommission beantwortete die Fragen des Bürgerbeauftragten wie folgt:

Frage 1: Grundsätzlich sind Kosten zuschussfähig, soweit sie den Empfängern des Auftrags tatsächlich entstanden sind. In dem betreffenden Vertrag und in Bezug auf die Arbeitszeit der an dem Projekt teilnehmenden KMU, d. h. der Praktikanten, ist diese Bedingung nicht erfüllt. Da das Institut selbst in seinem Schreiben vom 31. Januar 2003 erklärt hat, dass es "den Unternehmen niemals Gelder für ihre Teilnahme gezahlt hat", bestätigt es ausdrücklich, dass die Personalzeit der Praktikanten keine Ausgaben für das Institut oder einen der Unterauftragnehmer oder die anderen Begünstigten war. Daher kann bei diesem Projekt die Arbeitszeit der an dem Projekt teilnehmenden KMU, d. h. der Praktikanten, nicht als förderfähige Ausgaben angerechnet werden.

Frage 2a: In Artikel 2 Buchstabe i der Finanzhilfevereinbarung heißt es eindeutig: „Die Subvention darf keinesfalls zu Gewinnen führen.“ Da die „beteiligte Zeit für das Personal des Unternehmens“ keine direkten oder indirekten Kosten für das Institut darstellte oder andere wirtschaftliche Folgen für das Institut mit sich brachte, würde jede Zahlung der Kommission zur Deckung dieser Stelle dazu beitragen, das Projekt rentabel zu machen. In Artikel 2 Buchstabe h der Finanzhilfevereinbarung heißt es: „Die Endabrechnung (tatsächliche Ausgaben und Einnahmen) ist in ECU /.../ vorzulegen.“ Die tatsächlichen Ausgaben sind als Ausgaben des Empfängers der Finanzhilfe zu verstehen. Da keine Kopie der geleisteten Zahlungen übermittelt wurde, gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass die Kosten tatsächlich entstanden sind.

In Artikel C 1 des Anhangs 2 „Berichte und Unterlagen“ heißt es: „Die einzigen förderfähigen Ausgaben sind die Ausgaben/.../ für Waren oder Dienstleistungen, die zur Verwirklichung der Ziele des Projekts beitragen.“ Die von den im Rahmen des Projekts geschulten Personen aufgewendete Zeit kann weder als Dienstleistung des Instituts oder seiner verbundenen Auftragnehmer angesehen werden, noch stellt sie eine (Sach-)Ausgabe für das Institut dar.

Die von der Kommission genehmigten Projektkosten sahen ein Gesamtbudget von 1 525 000 EUR vor. Der größte Teil bestand aus "Personalgebühren" (1 384 200 EUR). Die "teilnehmende Betriebspersonalzeit" in Höhe von 850 200 Euro war Teil dieser "Personalgebühren" oder "Berufsgebühren" (beide Begriffe als solche im Haushalt des Instituts verwendet). Daher betrachtete die Kommission bei der Genehmigung des Haushaltsplans den betreffenden Teil ("teilnehmende Betriebspersonalzeit") der "Personalgebühren" als Ausgaben ("Gebühren") für Dienstleistungen, die von Mitarbeitern des Instituts ("Personal", "Berufspersonal") oder assoziierten Auftragnehmern erbracht wurden. In jedem Fall würde es jeder vernünftigen Bedeutung des Begriffs "Gebühr" zuwiderlaufen, ihn zur Bezeichnung der "Präsenz" bei der Ausbildung von Personen zu verwenden, die außerhalb der begünstigten Unternehmen stehen. In diesem Zusammenhang und unter Berücksichtigung dieses Wortlauts und der oben genannten Bestimmungen von Artikel 2 Buchstabe i, Artikel 2 Buchstabe h und Artikel C Absatz 1 des Anhangs 2 der Finanzhilfevereinbarung genehmigte die Kommission den Haushaltsplan. Die Kommission ist der Auffassung, dass eine andere Auslegung des Begriffs „beteiligte Zeit des Unternehmenspersonals“ im beschriebenen Kontext nicht gerechtfertigt gewesen wäre.

Man könnte argumentieren, dass die Kommission bei der Genehmigung des Haushaltsplans nicht darauf geachtet hat, dass die „beteiligte Arbeitszeit des Unternehmens“ getrennt nach „Personalkosten“ aufgeschlüsselt wurde. Aus Gründen der Klarheit hätte die Kommission zwar vor der Annahme des Haushaltsplans Fragen zu diesem Thema aufwerfen können. Die Tatsache, dass das Institut nun argumentiert, dass die "teilnehmende Zeit des Unternehmenspersonals" als die Zeit interpretiert werden sollte, die von Personen aufgewendet wird, die eine Schulung erhalten haben, deutet darauf hin, dass eine weitere Klärung tatsächlich dazu beigetragen hätte, Probleme zu vermeiden. Die alternative Auslegung des Instituts müsste jedoch durch Tatsachen bestätigt werden, die während der Vertragsdurchführung eingetreten sind und sich an den Vertragsbestimmungen messen lassen: Kosten sind förderfähig, soweit sie tatsächlich für Dienstleistungen entstanden sind, die der Begünstigte tatsächlich erbracht hat. Das Institut bestätigte ausdrücklich, dass es die Auszubildenden nie bezahlt hat. Darüber hinaus legte das Institut niemals vernünftige Argumente oder Nachweise dafür vor, dass die von den Praktikanten verbrachte Zeit eine Sachleistung (d. h. nicht monetäre "Kosten") im Namen des Instituts darstellt, die sich aus den von diesen Praktikanten für das Projekt erbrachten Dienstleistungen hätte ergeben können. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die faktischen Beweise für die tatsächliche Durchführung des Vertrags die alternative Auslegung des Instituts von "teilnehmender Betriebspersonalzeit" nicht stützen.

Frage 3: Aus dem Prüfbericht geht hervor, dass es unzutreffend ist, festzustellen, dass die Kommission „diese Posten [d. h. Reisen, Übersetzung, Prüfung und Bewertung] insgesamt“ mit Ausnahme des Postens „Übersetzung“ nicht zugelassen hat. Für die Teile im Zusammenhang mit Reisen, Prüfungen und Bewertungen, die für nicht förderfähig befunden wurden, wurden im Prüfbericht geeignete Begründungen vorgelegt. Das Institut hat nie zufriedenstellende Beweise für das Gegenteil vorgelegt. Was die „Übersetzung“ betrifft, so wurde der Gesamtbetrag für nicht förderfähig befunden. Die Kommission bestritt nicht, dass die Kosten tatsächlich entstanden seien, stellte jedoch schwerwiegende Unregelmäßigkeiten im Ausschreibungsverfahren für die Übersetzung des BCP-Handbuchs vom Englischen ins Spanische fest. Im Prüfbericht wurden ernsthafte Zweifel an der Echtheit zweier abgelehnter Angebote geäußert. Der Prüfbericht kam daher zu dem Schluss, dass die betreffenden geltend gemachten Kosten nicht förderfähig waren. Das Institut hat nie zufriedenstellende Beweise für die Echtheit der betreffenden Angebote vorgelegt. In Ermangelung solcher Beweise gab es ernsthafte Anhaltspunkte dafür, dass der Auftrag für die Übersetzungsarbeiten im Wege einer direkten Vereinbarung und nicht auf der Grundlage eines Ausschreibungsverfahrens mit drei Bietern vergeben worden war.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Zur Antwort der Kommission äußerte sich der Beschwerdeführer wie folgt:

Das Institut argumentiert, dass die teilnehmenden Unternehmen, d. h. die KMU, ebenfalls Begünstigte des Projekts/Auftrags sind und dass ihre Zeit, die sie für die Teilnahme aufgewendet haben, ihnen tatsächlich Kosten verursacht und in das Projekt einbezogen wurde. Die Kosten der KMU wurden gemäß der ersten Zeile der Antwort der Kommission auf Frage 1 einbezogen und als förderfähig erachtet: „Grundsätzlich sind Kosten zuschussfähig, soweit sie den Empfängern des Auftrags tatsächlich entstanden sind.“

Das Institut verlangt weder eine Vergütung für die "teilnehmende Betriebsmitarbeiterzeit", noch hat es jemals darum gebeten, dafür bezahlt zu werden. Das Institut verlangt lediglich, dass die "teilnehmende Betriebspersonalzeit" als Aufwand für die "Vertragsbegünstigten" anerkannt wird und als Sachfinanzierung behandelt werden kann.

Nach Ansicht des Instituts räumt die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit durch ihre Erklärungen ein, dass sie „nicht darauf geachtet [hat], dass die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens getrennt nach Personalkosten aufgeschlüsselt wurde“ und dass „die Kommission aus Gründen der Klarheit vor der Annahme des Haushaltsplans Fragen zu diesem Thema aufgeworfen haben könnte“. Diese Erklärungen zeigen, dass die Kommission bei ihren Beratungen über die Billigung des Haushaltsplans nicht gründlich genug war.

In Bezug auf die unzulässigen Gegenstände stimmt das Institut zu, dass alle außer einem in ihrer Gesamtheit nicht unzulässig waren. Die Gründe für die Ablehnung eines Teils der Artikel waren jedoch fehlerhaft und die Erklärungen des Instituts wurden ignoriert. Das Institut versteht nicht, was die Kommission in Bezug auf einige dieser Punkte als "befriedigende Gegenbeweise" betrachten würde, da das Institut in dieser Angelegenheit ausführlich mit der Kommission korrespondiert hat.

DER BESCHLUSS

1 Vorbemerkungen

1.1 Die Beschwerde betrifft die Entscheidung der Europäischen Kommission, den Betrag von 325 462,56 EUR zuzüglich Zinsen vom North West Institute of Further and Higher Education ("Institut") zurückzufordern. Die Mittel wurden im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung 98005636 für das Business Community Project (BCP) im Bereich Ausbildung und damit verbundene Unterstützungsdienste für KMU - Los 2 - gewährt. Der Transfer kleiner und mittlerer Unternehmen von einer Generation zur nächsten. Im Wesentlichen macht der Beschwerdeführer einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit geltend, da die Kommission den Projekthaushalt 1998 genehmigt, einen Zwischenfinanzbericht erhalten habe, in dem die Ausgaben erfasst worden seien, und erst ein Jahr nach Abschluss des Projekts entschieden habe, dass die Hälfte des Budgets nicht förderfähig sei und nicht hätte genehmigt werden dürfen. Der Beschwerdeführer beantragt die Anwendung des Grundsatzes der Wechselschuldnerschaft.

1.2 Der Bürgerbeauftragte hält es für sinnvoll, die Behauptung des Beschwerdeführers unter drei Überschriften zu prüfen: 1) die Billigung des Haushaltsplans; 2) die Bearbeitung des Zwischenfinanzberichts; 3) Der Zeitaspekt. Diese Punkte werden in den Teilen 2, 3 und 4 der nachstehenden Entscheidung behandelt.

1.3 Die Teile 5 und 6 der Entscheidung beziehen sich auf Sachverhalte, die nicht in den Anwendungsbereich der ursprünglichen Beschwerde fallen, aber im Laufe der Untersuchung vorgebracht wurden. Teil 5 befasst sich mit den Einwänden des Beschwerdeführers gegen die Feststellungen der Kommission zu Reise-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Bewertungskosten, und Teil 6 befasst sich mit dem angeblichen Versäumnis der Kommission, darauf zu achten, dass die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens getrennt nach Personalkosten aufgeschlüsselt wurde.

1.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die ursprüngliche Beschwerde zumindest teilweise eine angebliche Vertragsverletzung durch die Kommission zu betreffen scheint. Gemäß Artikel 195 EG-Vertrag ist der Europäische Bürgerbeauftragte befugt, Beschwerden über Missstände bei der Tätigkeit der Organe oder Einrichtungen der Gemeinschaft entgegenzunehmen. Missstände in der Verwaltungstätigkeit können auch festgestellt werden, wenn es um die Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen geht, die von den Organen oder Einrichtungen der Gemeinschaften geschlossen wurden. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Auffassung, dass der Umfang der Überprüfung, die er in solchen Fällen durchführen kann, notwendigerweise begrenzt ist. Insbesondere ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass er nicht versuchen sollte, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat, wenn die Angelegenheit strittig ist. Diese Frage könnte nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien in Bezug auf das einschlägige nationale Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in strittigen Sachverhaltsfragen zu bewerten.

1.5 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass es in Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, gerechtfertigt ist, seine Untersuchung auf die Prüfung zu beschränken, ob das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft ihm eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für sein Handeln gegeben hat und warum es seine Auffassung der vertraglichen Position für gerechtfertigt hält. Ist dies der Fall, wird der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss kommen, dass seine Untersuchung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergeben hat. Diese Schlussfolgerung berührt nicht das Recht der Parteien, ihre vertragliche Streitigkeit von einem zuständigen Gericht prüfen und maßgebend beilegen zu lassen.

2 Genehmigung des Haushaltsplans

2.1 Das Institut habe in seinem Angebot angegeben, dass es die Mitarbeiterzeit der beteiligten Unternehmen nutze. In dem Vorschlag wurde eindeutig darauf hingewiesen, dass 850 200 EUR auf die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens und nicht auf das Liefer- und Managementpersonal des Antragstellers entfielen, das gesondert aufgeschlüsselt wurde. Die Kommission genehmigte das Projekt und wies in keiner Weise darauf hin, dass die Sachzeit des Personals nicht förderfähig war, was dem Institut mitteilte, dass es gemäß dem Antrag weiterarbeiten sollte. Das Institut hat in gutem Glauben gehandelt und seine Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts aufgewendet. Mit der Genehmigung eines Zuschusses auf der Grundlage einer Berechnung, die 850 200 EUR für die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens umfasste, begründete die Kommission das berechtigte Vertrauen, dass diese Kosten vorbehaltlich der Vorlage der erforderlichen Arbeitszeitnachweise usw. zulässig sein sollten.

Nach Angaben des Beschwerdeführers wurde sein endgültiger Antrag im Mai 2001 eingereicht, einschließlich aller erforderlichen Belege, wie z. B. Arbeitszeitnachweise für die Sachleistungen der teilnehmenden Unternehmen. Die Bereitstellung von Zeiterfassungsbögen ist die übliche Methode zur Bestätigung der für Projekte aufgewendeten Zeit, insbesondere in Form von Sachleistungen. Das Institut argumentiert, dass es nur die tatsächlichen Kosten geltend gemacht habe, die die Zeit umfassten, die die teilnehmenden Unternehmen für die Unterstützung der Forschung aufgewendet hätten. Den teilnehmenden Unternehmen, d. h. den KMU, wurden keine Vorteile aus der Teilnahme am Projekt garantiert oder zugesagt, und ihre Teilnahme hätte ihnen direkte Kosten verursacht. Das Institut argumentiert ferner, dass die KMU auch Begünstigte des Projekts/Vertrags sind. Das Institut verlangt, dass die "teilnehmende Zeit des Unternehmenspersonals" als Aufwand für die "Vertragsbegünstigten" anerkannt und als Sachmittel behandelt wird.

2.2 Der Kommission zufolge hat sie den Haushaltsplan einschließlich der im Angebot des Instituts vorgeschlagenen „Sachleistungen (Personal)“ genehmigt. Die Haushaltsposten für "Personalgebühren" bestanden unter anderem aus "teilnehmender Betriebsbediensteterzeit" (in der späteren Korrespondenz als "Unternehmensmatch-Finanzierung" bezeichnet), für die ein Betrag von 850 200 EUR veranschlagt wurde. Die Annahme des Haushaltsvorschlags durch die Kommission im Angebot des Instituts sollte jedoch lediglich als Genehmigung der Haushaltsposten für Projektkosten verstanden werden, die im Laufe der Maßnahme tatsächlich anfallen würden. Die Tatsache, dass eine Planstelle für die „Beteiligung des Personals des Unternehmens/Finanzierung von Unternehmensmatchs“ vorgesehen war, macht diese Kosten nicht von vornherein förderfähig. Es ist offensichtlich, dass es Beweise dafür geben muss, dass diese Kosten auch tatsächlich entstanden sind. Es wurden keine Belege dafür vorgelegt, dass für die Haushaltsposten "Teilnehmende Betriebsbedienstete Zeit/Unternehmensabgleichsfinanzierung" tatsächliche Ausgaben angefallen wären. Zur Begründung dieser "Ausgaben" wurden nur Anwesenheitslisten oder Arbeitszeitnachweise der im Rahmen des Projekts geschulten Personen ("Teilnehmer") vorgelegt. Da das Institut selbst in seinem Schreiben vom 31. Januar 2003 erklärt hat, dass es "den Unternehmen niemals Gelder für ihre Teilnahme gezahlt hat", bestätigt es ausdrücklich, dass die Personalzeit der Praktikanten keine Ausgaben für das Institut oder einen der Unterauftragnehmer oder die anderen Begünstigten war. Da die „beteiligte Mitarbeiterzeit des Unternehmens“ für das Institut keine echten Kosten darstellte, hätte die Fakturierung als förderfähige Kosten das Projekt rentabel gemacht, was gemäß der Finanzhilfevereinbarung nicht zulässig war. Daher kann bei diesem Projekt die Arbeitszeit der an dem Projekt teilnehmenden KMU, d. h. der Praktikanten, nicht als förderfähige Ausgaben angerechnet werden.

Der Großteil des Projektbudgets bestand aus "Personalgebühren" und die "teilnehmende Betriebspersonalzeit" war Teil dieser "Personalgebühren". Daher betrachtete die Kommission bei der Genehmigung des Haushaltsplans den betreffenden Teil ("beteiligte Mitarbeiterzeit") der "Personalgebühren" als Ausgaben ("Gebühren") für Dienstleistungen, die von Mitarbeitern des Instituts oder assoziierten Auftragnehmern erbracht wurden. In jedem Fall würde es jeder vernünftigen Bedeutung des Begriffs "Gebühr" zuwiderlaufen, ihn zur Bezeichnung der "Präsenz" bei der Ausbildung von Personen zu verwenden, die außerhalb der begünstigten Unternehmen stehen. In diesem Zusammenhang und unter Berücksichtigung dieses Wortlauts und der Bestimmungen von Artikel 2 Buchstabe i, Artikel 2 Buchstabe h und Artikel C Absatz 1 des Anhangs 2 der Finanzhilfevereinbarung genehmigte die Kommission den Haushaltsplan.

Die Kommission räumt ein, dass man argumentieren könnte, dass sie bei der Genehmigung des Haushaltsplans nicht darauf geachtet hat, dass die „beteiligte Zeit des Unternehmenspersonals“ getrennt nach „Personalkosten“ aufgeschlüsselt wurde. Die Kommission räumt ein, dass sie aus Gründen der Klarheit vor der Annahme des Haushaltsplans möglicherweise Fragen zu diesem Thema aufgeworfen hat. Die Kommission macht jedoch geltend, dass sich aus der Finanzhilfevereinbarung ergebe, dass Kosten nur insoweit förderfähig seien, als sie tatsächlich für Dienstleistungen entstanden seien, die der Begünstigte tatsächlich erbracht habe. Die Kommission weist darauf hin, dass das Institut ausdrücklich bestätigt hat, dass es die Praktikanten nie bezahlt hat und dass das Institut niemals vernünftige Argumente oder Nachweise dafür vorgelegt hat, dass die von den Praktikanten verbrachte Zeit im Namen des Instituts Sachausgaben (d. h. nicht monetäre „Kosten“) darstellt.

2.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass Artikel C 7 des Anhangs 4 der Finanzhilfevereinbarung, der Sachleistungen (d. h. andere als monetäre Beiträge) betrifft, betont, dass "der Beitrag der Kommission den Betrag der Ausgaben, die den Empfängern tatsächlich entstanden sind und sich in einer echten Buchführung widerspiegeln, nicht übersteigen darf". Der Bürgerbeauftragte weist ferner darauf hin, dass der Empfänger einer Finanzhilfe gemäß Artikel 4 Buchstabe b und Artikel 7 der Finanzhilfevereinbarung verpflichtet ist, der Kommission eine Abrechnung mit Belegen über Höhe und Art der Ausgaben vorzulegen, und dass, wenn Ausgaben nicht förderfähig sind oder der Empfänger keine Belege vorlegt, die betreffenden Beträge an die Kommission zurückgezahlt werden müssen.

2.4 In seinen Ausführungen macht der Beschwerdeführer geltend, dass die Billigung des Haushaltsplans das berechtigte Vertrauen begründet habe, dass Kosten für die "teilnehmende Betriebspersonalzeit" vorbehaltlich der Erstellung der erforderlichen Arbeitszeitnachweise usw. zulässig sein sollten. Auf der Grundlage der in Ziffer 2.3 genannten Bestimmungen ist der Bürgerbeauftragte jedoch der Auffassung, dass selbst dann, wenn die Kommission den Haushalt mit der gesonderten Planstelle „Beschäftigungszeit des teilnehmenden Unternehmens“ genehmigt hat, dies nicht das berechtigte Vertrauen wecken kann, dass die betreffende Planstelle durch die Finanzhilfe gedeckt wird, ohne dass dem Empfänger tatsächlich die Ausgaben entstanden sind und die entsprechenden Belege vorgelegt werden.

In Bezug auf den vorliegenden Fall stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass es sich bei den vorgelegten Belegen für den Nachweis der „Teilnehmerzeit des Unternehmens“ offenbar um Arbeitszeitnachweise handelt, aus denen die Teilnahme der Praktikanten an dem Projekt hervorgeht. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten könnten diese Arbeitszeitnachweise Kosten belegen, die den teilnehmenden Unternehmen, den KMU, entstanden sind. Solche Zeitnachweise allein belegen jedoch keine Kosten, die dem Institut oder seinen Partnern entstehen. Das Institut hat offenbar keinen Nachweis dafür erbracht, dass die Teilnahme der Praktikanten an dem Projekt Ausgaben oder nichtmonetäre Kosten für das Institut oder seine Partner darstellt.

2.5 Der Bürgerbeauftragte nimmt auch das Argument des Instituts zur Kenntnis, dass die teilnehmenden Unternehmen, die KMU, als "Vertragsbegünstigte" betrachtet werden sollten und ihre Ausgaben daher als Sachmittel behandelt werden sollten. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten betrifft dieses Argument die Auslegung der Finanzhilfevereinbarung. Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass die Kommission argumentiert, dass, wenn sich die Finanzhilfevereinbarung auf zu deckende Ausgaben bezieht, dies als Ausgaben des Empfängers der Finanzhilfe zu verstehen ist. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten wird dieses Argument durch Artikel C 7 des Anhangs 4 der Finanzhilfevereinbarung untermauert, auf den sich die Kommission bezieht, wenn sie feststellt, dass keine Belege dafür vorgelegt wurden, dass das Institut für die Haushaltsposten „Teilnehmende Betriebsbedienstete/Unternehmenszuschüsse“ tatsächlich Ausgaben getätigt hätte. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner aus der Finanzhilfevereinbarung fest, dass der Empfänger der betreffenden Finanzhilfe das Institut ist. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission sowohl die Rechtsgrundlage als auch ihre Gründe für die Annahme kohärent und angemessen dargelegt hat, dass gemäß der Finanzhilfevereinbarung Ausgaben, die den teilnehmenden Unternehmen durch die Schulung ihres Personals im Rahmen des Projekts entstehen, nicht als Sachmittel angesehen werden können, die durch die Finanzhilfe gedeckt werden können.

Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen scheint die Kommission gegen keine für sie verbindliche Regel oder keinen verbindlichen Grundsatz verstoßen zu haben, als sie die Haushaltsposten für „beteiligte Zeit des Unternehmens“ für nicht förderfähig erklärte. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde fest.

2.6 In Bezug auf die Behauptung des Beschwerdeführers, dass die Regel des "Promissory Estoppel" in dem Fall anzuwenden sei, scheint diese Behauptung in den Anmerkungen des Beschwerdeführers dahingehend geändert worden zu sein, dass sie sich auf "legitime Erwartungen" bezieht. Der Bürgerbeauftragte hat sich mit dieser Forderung im ersten Absatz von Ziffer 2.4 befasst.

3 Bearbeitung des Zwischenfinanzberichts

3.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission hätte das Institut über die Nichtzuschussfähigkeit bestimmter Kosten informieren müssen, als sie in der Mitte des Projekts die Zwischenfinanzberichte erhalten habe, in denen die Ausgaben gemäß dem vorgeschlagenen Haushalt verbucht worden seien.

3.2 Die Kommission macht geltend, dass sie gemäß Artikel 2 der Finanzhilfevereinbarung berechtigt gewesen sei, die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Kosten entweder nach Erhalt der Zwischenberichte und/oder nach Erhalt des Abschlussberichts anzufechten. In Bezug auf Artikel 4 Buchstabe a und Anhang 4 der Finanzhilfevereinbarung ist jedoch offensichtlich, dass vertraglich nur der Abschlussbericht als Finanzbericht über die Verwendung des Zuschusses angesehen werden kann. Die Zwischenberichte beschränkten sich auf eine Beschreibung der Auswirkungen der bereits geleisteten Arbeit und waren keineswegs finanzieller Art. Die Kommission hatte daher keinen Grund zu reagieren. Der Beschwerdeführer bezeichnet die Zwischenberichte fälschlicherweise als "Zwischenfinanzberichte".

3.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass in Artikel 2 der Finanzhilfevereinbarung die Bedingungen für die Zahlung des Zuschusses festgelegt sind. Teile der Finanzhilfe sollten innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Eingang der Zwischenberichte und der Restbetrag innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Eingang des Abschlussberichts gezahlt werden. Die Fristen werden jedoch ausgesetzt, wenn die Berichte nicht genehmigt werden können, z. B. weil die eine oder andere Ausgabe nicht förderfähig ist. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass gemäß Artikel A des Anhangs 2 der Finanzhilfevereinbarung der Zwischenbericht die durchgeführten Arbeiten und die erzielten Ergebnisse beschreiben und auch Informationen über den noch abzuschließenden Arbeitsplan enthalten muss, während gemäß Artikel 4 Buchstabe a der Finanzhilfevereinbarung der Abschlussbericht über die Verwendung des Zuschusses und gemäß Anhang 4 die tatsächlichen Kosten des Projekts aufgeführt sind.

3.4 Nach sorgfältiger Prüfung der Argumente der Kommission, warum sie die Förderfähigkeit bestimmter Kosten nach Erhalt der Zwischenberichte nicht in Frage gestellt hat, im Lichte der einschlägigen Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Kommission eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage und der Gründe für ihre Maßnahmen gegeben hat. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass der Beschwerdeführer keine Argumente vorgebracht hat, um die Erklärung der Kommission zu widerlegen. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde fest.

4 Der Zeitaspekt

4.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission unangemessen gehandelt habe, als sie erst ein Jahr nach Abschluss des Projekts entschieden habe, dass die Hälfte des Budgets nicht förderfähig sei und nicht hätte genehmigt werden dürfen.

4.2 Die Kommission macht geltend, dass der Beschwerdeführer die Genehmigung des Haushaltsplans und die Förderfähigkeit der Kosten zu verwechseln scheine. Im Einklang mit einer guten Haushaltsführung und im Einklang mit den einschlägigen Vertragsbestimmungen ist die Kommission verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Gemeinschaftsmittel im Einklang mit den Bestimmungen des Vertrags und insbesondere mit dem genehmigten Haushalt ausgegeben werden. Dies bedeutet, dass die Kommission die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Kosten überprüft. Nachdem das Institut einen unvollständigen Abschlussbericht vorgelegt hatte, forderte die Kommission systematisch Klarstellungen an, aber der Beschwerdeführer legte nie Beweise vor, um den Hauptteil der nicht förderfähigen Kosten, die "Unternehmensmatch-Finanzierung", zu rechtfertigen. Die Tatsache, dass die Entscheidung über die Wiedereinziehung des betreffenden Betrags einige Zeit nach Abschluss des Projekts getroffen wurde, zeigt nur, dass die Kommission dem Institut die erforderliche Zeit gegeben hat, um zu reagieren.

4.3 Der Bürgerbeauftragte nimmt aus dem Bericht der Kommission über den Hintergrund des Falls, der vom Beschwerdeführer nicht bestritten wurde, zur Kenntnis, dass er das Institut vor und nach der Vor-Ort-Prüfung mehrmals um Klarstellungen zu seinem Abschlussbericht ersucht hat. In Anbetracht dessen hält der Bürgerbeauftragte die Erläuterung der Zeitspanne vom Abschluss des Projekts bis zur Rückforderungsentscheidung durch die Kommission für angemessen. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde fest.

5 Reise-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Bewertungskosten

5.1 In seinen Bemerkungen zur Stellungnahme der Kommission widerspricht das Institut den Feststellungen der Kommission zu Reise-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Bewertungskosten. Es sei selbstverständlich und lasse sich aus den von der Kommission geprüften Unterlagen ableiten, dass dem Institut solche Kosten entstanden seien. Die Gründe der Kommission, einen Teil dieser Punkte nicht zuzulassen, waren fehlerhaft, und die Erklärungen des Instituts wurden ignoriert.

5.2 In ihrer Antwort auf die weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten argumentierte die Kommission, dass in Bezug auf die Teile des Haushalts, die sich auf Reisen, Prüfungen und Bewertungen beziehen, die für nicht förderfähig befunden wurden, im Prüfbericht angemessene Begründungen vorgelegt wurden. Das Institut hat nie zufriedenstellende Beweise für das Gegenteil vorgelegt. Was die „Übersetzung“ betrifft, so wurde der Gesamtbetrag aufgrund schwerwiegender Unregelmäßigkeiten im Ausschreibungsverfahren für Übersetzungen als nicht förderfähig eingestuft. Im Prüfbericht wurden ernsthafte Zweifel an der Echtheit zweier abgelehnter Angebote geäußert. Der Prüfbericht kam daher zu dem Schluss, dass die betreffenden geltend gemachten Kosten nicht förderfähig waren. Das Institut hat nie zufriedenstellende Beweise für die Echtheit der betreffenden Angebote vorgelegt.

5.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer seine Einwände in seinen Bemerkungen zur Stellungnahme der Kommission vorgebracht hat. Die in Rede stehenden Einwände sind daher nicht Teil der ursprünglichen Rüge. Nach Prüfung der von beiden Parteien in dieser Angelegenheit vorgebrachten Argumente findet der Bürgerbeauftragte zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine ausreichenden Belege, die darauf hindeuten, dass die Kommission unangemessen gehandelt hat. Um eine Entscheidung über die ursprüngliche Beschwerde nicht zu verzögern, wird der Bürgerbeauftragte die Angelegenheit daher nicht weiter untersuchen. Wenn der Beschwerdeführer jedoch der Ansicht ist, dass er über Beweise für einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in dieser Hinsicht verfügt, könnte er eine neue Beschwerde in dieser Angelegenheit einreichen.

6 Zum angeblichen Eingeständnis eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit
durch die Kommission

6.1 In seinen Bemerkungen zur Antwort der Kommission auf die weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten behauptet das Institut, dass die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit durch ihre Erklärungen zugibt, dass sie "nicht darauf geachtet hat, dass die Zeit des teilnehmenden Unternehmenspersonals getrennt nach Personalkosten aufgeschlüsselt wurde" und dass "die Kommission aus Gründen der Klarheit vor der Annahme des Haushaltsplans Fragen zu diesem Thema aufgeworfen haben könnte". Nach Angaben des Instituts zeigen diese Erklärungen, dass die Kommission bei ihren Beratungen über die Genehmigung des Haushaltsplans nicht gründlich genug war.

6.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die ursprüngliche Behauptung des Beschwerdeführers angebliche berechtigte Erwartungen betraf, die durch die Genehmigung des Haushaltsplans durch die Kommission entstanden waren; das angebliche Versäumnis der Kommission, dem Institut bei Erhalt der Zwischenberichte mitzuteilen, dass bestimmte Kosten nicht förderfähig sind; und die angebliche Unzumutbarkeit, den Haushalt nur ein Jahr nach Abschluss des Projekts zu missbilligen.

6.3 Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Behauptungen des Beschwerdeführers über Missstände in der Verwaltungstätigkeit darin bestehen sollten, dass die Kommission 1) darauf geachtet hat, dass die Zeit der teilnehmenden Mitarbeiter des Unternehmens getrennt nach Personalkosten aufgeschlüsselt wurde; und 2) Fragen zu diesem Thema vor der Annahme des Haushaltsplans aufgeworfen haben, stellen neue Behauptungen dar, die von den Untersuchungen des Bürgerbeauftragten in Bezug auf die ursprüngliche Beschwerde nicht abgedeckt wurden.

Der Bürgerbeauftragte hält es für angemessen, dass sich der Beschwerdeführer in Bezug auf den Gegenstand dieser Vorwürfe direkt an die Kommission wendet, und er wird sich daher im Rahmen dieses Falls nicht mit ihnen befassen. Der Bürgerbeauftragte hält es für sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass ein solcher Ansatz des Beschwerdeführers in Form von Verhandlungen mit der Kommission unter Berücksichtigung der in Ziffer 6.4 dargelegten Punkte erfolgen könnte. Der Beschwerdeführer behält sich die Möglichkeit vor, erforderlichenfalls eine weitere Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzureichen.

6.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass sich die förderfähigen Gesamtkosten des Projekts nach Auffassung der Kommission auf 416 574,88 EUR belaufen. Darüber hinaus stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission eingeräumt hat, dass sie aus Gründen der Klarheit vor der Annahme des Haushaltsplans möglicherweise Fragen zur „Teilnahmezeit des Unternehmenspersonals“ aufgeworfen hat, dies jedoch nicht getan hat. Darüber hinaus scheint die Kommission den guten Glauben des Instituts in Bezug auf die Förderfähigkeit der "teilnehmenden Unternehmensbedienstetenzeit" nicht in Frage zu stellen. Angesichts dieser außergewöhnlichen Umstände und ohne zu den zwischen den Parteien noch umstrittenen Kosten Stellung zu nehmen, schlägt der Bürgerbeauftragte vor, dass der Beschwerdeführer versuchen könnte, mit der Kommission über den genauen Betrag der zurückzufordernden Finanzhilfe zu verhandeln. Der Bürgerbeauftragte wird diesbezüglich eine weitere Bemerkung machen.

7 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

WEITERE BEMERKUNG

Angesichts der außergewöhnlichen Umstände des Falles und ohne zu den zwischen den Parteien noch umstrittenen Kosten Stellung zu nehmen, schlägt der Bürgerbeauftragte vor, dass der Beschwerdeführer versuchen könnte, mit der Kommission über den genauen Betrag der zurückzufordernden Finanzhilfe zu verhandeln.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Kleine und mittlere Unternehmen.

(2) Rechtssache T-113/96, Edouard Dubois et Fils SA gegen Rat und Kommission, Slg. 1998, II-125.