Straßburg, den 17. Dezember 2004

Sehr geehrte Frau M.,

Am 13. Oktober 2003 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) über den Zugang zu Ihrer praktischen Prüfung im allgemeinen Auswahlverfahren COM/C/1/02 (französischsprachige Schreibkräfte) sowie über die Noten und ausführlichen Anmerkungen der Prüfer zu Ihrer praktischen Prüfung eingereicht.

Am 14. November 2003 leitete ich die Beschwerde an den Direktor des EPSO weiter.

Am 25. Februar 2004 erhielt ich eine Stellungnahme der Kommission, die die gemeinsamen Standpunkte von EPSO und der Kommission enthielt.

Am 10. März 2004 habe ich Ihnen die Stellungnahme mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt. Von Ihnen sind keine Bemerkungen eingegangen. In einem Telefongespräch mit meinem Büro am 1. Oktober 2004 haben Sie Ihre Ansprüche aufrechterhalten.

Am 4. November 2004 legte ich EPSO einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vor. Eine Kopie meines Vorschlags wurde Ihnen (per Post und E-Mail) und zur Information der Kommission übermittelt.

Am 10. Dezember 2004 erhielt ich die Antwort der Kommission (die die gemeinsamen Standpunkte von EPSO und Kommission enthielt).

Am 13. Dezember 2004 bestätigten Sie telefonisch, dass eine freundliche Lösung herbeigeführt worden sei.

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitzuteilen. Als Anlage zu dieser Entscheidung übersende ich Ihnen eine Kopie Ihrer schriftlichen Prüfungsschrift.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers sind die Fakten zusammenfassend wie folgt:

Im Juli 2003 nahm der Beschwerdeführer an der praktischen Prüfung des Auswahlverfahrens COM/C/1/02 (französischsprachige Schreibkräfte) teil. Sie bestand ihre Prüfung nicht und wurde daher vom Wettbewerb ausgeschlossen.

Am 24. September 2003 bat sie das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO), das das Auswahlverfahren organisierte, ihr Kopien aller ihrer praktischen Prüfungsunterlagen zuzusenden: die Fragen des Tests, das von ihr eingegebene Dokument (Prüfungsskript) und die korrigierte Fassung dieses Dokuments.

Am 2. Oktober 2003 wurde ihr ein Exemplar ihres abschließenden Bewertungsbogens (mit ihren Noten) zugesandt.

Anschließend rief sie EPSO an, um weitere Informationen zu erhalten, und die Präsidentin des Prüfungsausschusses erklärte, dass das Dokument, das sie erhalten habe, das einzige Dokument der praktischen Prüfung sei, das den Bewerbern übermittelt worden sei.

Am 13. Oktober 2003 reichte sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen EPSO ein.

Das EPSO, das das Auswahlverfahren organisiert habe, habe es versäumt, ihr eine Kopie ihres Prüfungsskripts und der Prüfungsfragen zuzusenden.

Sie behauptete, dass sie Zugang zu ihrem Prüfungsskript und den Fragen des Tests haben sollte, um ihre Fehler zu kennen und sich so besser auf zukünftige Tests vorzubereiten.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

Die Stellungnahme der Kommission (unter Bezugnahme auf das EPSO, das im Namen des Prüfungsausschusses handelt) lässt sich wie folgt zusammenfassen.

Das Auswahlverfahren KOM/C/1/02 wurde im Amtsblatt C18A vom 22. Januar 2002 veröffentlicht und mit dem Ziel organisiert, eine Reserveliste französischsprachiger Schreibkräfte zu erstellen. Der Beschwerdeführer hat sich für dieses Auswahlverfahren beworben. Da sie nach den Vorauswahltests und schriftlichen Prüfungen zu den besten Bewerberinnen und Bewerbern gehörte, wurde sie zur Teilnahme an den praktischen und mündlichen Prüfungen am 27. Mai 2003 eingeladen. Da sie in der praktischen Prüfung 7 von 20 Punkten (die Mindestpunktzahl betrug 10) erhielt, konnte der Prüfungsausschuss sie nicht auf die Reserveliste setzen.

Am 23. Juli 2003 wurde die Beschwerdeführerin über ihre Ergebnisse unterrichtet.

Am 24. September 2003 beantragte die Beschwerdeführerin Kopien ihrer praktischen Prüfungsunterlagen (Fragen und Schrift).

Am 2. Oktober 2003 übermittelte EPSO ihr im Namen des Prüfungsausschusses eine Kopie ihres abschließenden Bewertungsbogens mit den Bemerkungen des Prüfungsausschusses zu ihrer praktischen Prüfung.

Die Kommission wies darauf hin, dass der Bewertungsbogen alle Erläuterungen zu den Fehlern der Beschwerdeführerin enthalte, die ihr in Zukunft helfen könnten, sich zu verbessern. Aus dem Bewertungsbogen gehe eindeutig hervor, dass die Anweisungen zur Seiteneinstellung, zum Seitenformat, zum Einfügemodus, zur Positionsänderung und zu Korrekturen des Textes nicht genau und vollständig befolgt worden seien.

In Bezug auf den Antrag der Beschwerdeführerin auf eine Kopie ihres maschinengeschriebenen Skripts erklärte die Kommission, dass angesichts der Art des Tests die Korrekturen und Kommentare zu den Originalskripten vorgenommen würden. Die Kommission machte ferner geltend, dass nach ständiger Rechtsprechung (Rechtssachen Innamorati T-289/94 und Alexandratos und Panagiotou T-233/02) die Begründungspflicht nicht die Übermittlung der kommentierten Kopien impliziere, die die Bewertungen des Prüfungsausschusses enthielten.

Die Kommission stellte ferner fest, dass die Mitteilung der im Rahmen der Prüfung erzielten Marke eine ausreichende Begründung für die Entscheidung des Prüfungsausschusses darstelle. Die Kommission argumentierte daher, dass die Gründe für das Versäumnis der Beschwerdeführerin auf dem endgültigen Bewertungsbogen, den die Beschwerdeführerin erhalten habe, aufgeführt seien, da er nicht nur die Endnote für den Test der Beschwerdeführerin, sondern auch ergänzende Informationen über ihre Ergebnisse enthalte.

In Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers auf Offenlegung der Fragen der praktischen Prüfung machte die Kommission geltend, dass zur Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes Beispiele für Prüfungen früherer allgemeiner Auswahlverfahren ausschließlich über die Internetseite des EPSO zugänglich seien. Die Kommission erklärte ferner, dass die Beispiele für die praktischen Prüfungen für Schreibkräfte (in französischer und deutscher Sprache) in Kürze veröffentlicht werden dürften, da die letzten beiden Auswahlverfahren für französisch- und deutschsprachige Schreibkräfte abgeschlossen seien.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Vom Beschwerdeführer gingen keine Stellungnahmen ein.

DIE AUSWIRKUNGEN DES BÜRGERS, EINE FREUNDLICHE LÖSUNG ZU ERREICHEN

Nach sorgfältiger Prüfung der von der Kommission übermittelten Stellungnahme war die Bürgerbeauftragte nicht davon überzeugt, dass die Beschwerdeführerin eine angemessene Antwort auf alle ihre Behauptungen und damit zusammenhängenden Behauptungen erhalten hatte. Gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts (1) schrieb der Bürgerbeauftragte daher am 4. November 2004 an EPSO (und zur Information an die Kommission), um auf der Grundlage der folgenden Analyse der Streitfrage zwischen dem Beschwerdeführer und EPSO eine einvernehmliche Lösung vorzuschlagen:

1.1. Die Beschwerdeführerin machte geltend, EPSO habe es versäumt, ihr eine Kopie ihres Prüfungsskripts zuzusenden. Sie behauptete, dass sie Zugang zu ihrem Prüfungsskript haben sollte, um ihre Fehler zu kennen und sich so besser auf zukünftige Tests vorzubereiten.

1.2. Die Kommission brachte vor, dass das abschließende Bewertungsbogen, dessen Kopie der Beschwerdeführerin übermittelt worden sei, neben den Noten der Beschwerdeführerin ausführliche Anmerkungen und eine Erklärung zu ihren Fehlern enthalte, die der Kommission zufolge dazu beitragen könnten, dass sich die Beschwerdeführerin in Zukunft verbessern könne.

Die Kommission vertrat ferner die Auffassung, dass die Prüfer angesichts des besonderen Charakters der praktischen Schreibprüfung ihre Korrekturen in Bezug auf die Beurteilung eines Bewerbers im Prüfungsskript des Bewerbers selbst niedergeschrieben hätten. Die Kommission argumentierte, dass nach der Rechtsprechung die Pflicht zur Begründung einer Entscheidung die Übermittlung der mit den Beurteilungen des Prüfers versehenen Schrift nicht zwingend vorschreibe.

1.3. Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass sich die Beschwerde auf die Weigerung der Kommission beziehe, eine Kopie eines Dokuments (eigenes gekennzeichnetes Prüfungspapier des Beschwerdeführers) vorzulegen, und nicht auf die Angemessenheit der vom Prüfungsausschuss für den Ausschluss des Beschwerdeführers angeführten Gründe.

1.4. Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass er dem Europäischen Parlament am 18. Oktober 1999 im Anschluss an seine Initiativuntersuchung zur Geheimhaltung, die Teil des Einstellungsverfahrens der Kommission war, einen Sonderbericht übermittelt hat (2). Der Sonderbericht enthielt eine förmliche Empfehlung, dass die Kommission den Bewerbern bei künftigen Auswahlverfahren auf Anfrage Zugang zu ihren eigenen, gekennzeichneten Prüfungsunterlagen gewähren sollte. Am 7. Dezember 1999 richtete der Präsident der Europäischen Kommission ein Schreiben an den Europäischen Bürgerbeauftragten, in dem er ihm Folgendes mitteilte:

"Die Kommission begrüßt die Empfehlungen, die Sie in diesem Bericht ausgesprochen haben, und wird die erforderlichen rechtlichen und organisatorischen Vorkehrungen vorschlagen, um den Bewerbern auf Antrag ab dem 1. Juli 2000 Zugang zu ihren eigenen gekennzeichneten Prüfungsunterlagen zu gewähren."(3)

1.5. Da die Kommission dem Europäischen Bürgerbeauftragten und dem Europäischen Parlament in der Folge keine Absicht mitgeteilt hat, diese Verpflichtung zu ändern, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass sie nach wie vor bindend ist, und vertraut darauf, dass sie weiterhin eingehalten wird.

1.6. Vor diesem Hintergrund gelangte die Bürgerbeauftragte zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass das Versäumnis des EPSO, der Beschwerdeführerin auf ihren Antrag hin Zugang zu ihrem Prüfungsskript zu gewähren, ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit sein könnte.

Der Vorschlag einer freundlichen Lösung

Auf der Grundlage der vorstehenden Erwägungen und im Einklang mit Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Bürgerbeauftragten unterbreitete der Bürgerbeauftragte dem EPSO folgenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung:

EPSO könnte der Beschwerdeführerin Zugang zu ihrer eigenen mit einem Sichtvermerk versehenen Prüfungsarbeit gewähren.

Antwort der Kommission

Am 10. Dezember 2004 erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort der Kommission (die die gemeinsamen Standpunkte des EPSO und der Kommission enthielt). Die Kommission und EPSO reagierten postiv auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung, indem sie eine Kopie des mit einem Sichtvermerk versehenen Prüfungspapiers des Beschwerdeführers übermittelten.

Die Kommission und das EPSO legten außerdem zusammenfassend die folgenden Anmerkungen vor.

Infolge der Zusage von Herrn Prodi, den Bewerbern auf Antrag Zugang zu den Kopien ihrer gekennzeichneten Prüfungsunterlagen (schriftliche Prüfungen) zu gewähren, erließ die Kommission rechtliche und administrative Maßnahmen zur praktischen Umsetzung dieser Zusage. Die Kommission und EPSO stellten daher fest, dass die praktische Schreibprüfung des Beschwerdeführers Teil der mündlichen Prüfung war und streng genommen nicht als schriftliche Prüfung eingestuft werden konnte. Aus diesem Grund wurden die Maßnahmen zur Erfüllung der Verpflichtung von Herrn Prodi in Bezug auf die schriftlichen Prüfungen nicht auf die praktische Prüfung des Beschwerdeführers angewandt. Angesichts des ausdrücklichen Ersuchens des Bürgerbeauftragten und mit Sorge um Transparenz beschloss das EPSO jedoch, dem Bürgerbeauftragten eine Kopie des praktischen Tests des Beschwerdeführers zu übermitteln. Diese Entscheidung sollte als Ausnahme betrachtet werden und keinen Präzedenzfall schaffen.

Die Kommission und EPSO vertraten ferner die Auffassung, dass die Korrekturen, die auf der Kopie der praktischen Prüfung der Beschwerdeführerin vermerkt seien, es ihr ermöglichten, die von ihr begangenen Fehler zu erkennen.

Die Kommission und das EPSO teilten dem Bürgerbeauftragten ferner mit, dass der EPSO-Verwaltungsrat in naher Zukunft über Fragen der Transparenz in Bezug auf Bewerber für europäische Auswahlverfahren nachdenken werde. EPSO verpflichtete sich, den Bürgerbeauftragten über diese Überlegungen zu informieren.

Schließlich betonten die Kommission und das EPSO, dass die Korrekturen der Bewerter Teil der Beratungen sind und nicht das Gesamturteil des Prüfungsausschusses zum Ausdruck bringen. Die Bewerter gaben auf dem gesonderten Blatt die Fehler des Beschwerdeführers an. Auf dieser Grundlage ermittelte der Prüfungsausschuss die Endnoten, die im abschließenden Bewertungsbogen enthalten waren (der dem Beschwerdeführer bereits übermittelt worden war). Jeder Fehler, der in der Prüfungsarbeit des Beschwerdeführers festgestellt wurde, führte zur Subtraktion einer Reihe von Punkten. EPSO wies beispielsweise auch auf praktische Schreibaufgaben hin, die vom Bewerber nicht ordnungsgemäß ausgeführt wurden.

Bemerkungen des Beschwerdeführers

In einem Telefongespräch mit dem Büro des Bürgerbeauftragten am 13. Dezember 2004 bestätigte der Beschwerdeführer, dass eine einvernehmliche Lösung herbeigeführt worden sei.

DER BESCHLUSS

1 Zugriff auf das Prüfungsskript

1.1 Am 4. November 2004 schlug der Bürgerbeauftragte eine einvernehmliche Lösung zwischen dem Beschwerdeführer und EPSO vor. Dies beruhte auf der Schlussfolgerung, dass ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegen könnte, da EPSO es versäumt hatte, der Beschwerdeführerin eine Kopie ihrer Prüfungsarbeit zuzusenden.

1.2 Die einvernehmliche Lösung bestand darin, EPSO aufzufordern, der Beschwerdeführerin Zugang zu ihrem eigenen, gekennzeichneten Prüfungsskript zu gewähren.

1.3 Am 10. Dezember 2004 reagierten die Kommission und das EPSO postiv auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung, indem sie eine Kopie des mit einem Sichtvermerk versehenen Prüfungspapiers des Beschwerdeführers übermittelten. Sie vertraten die Auffassung, dass die in der Kopie enthaltenen Korrekturen es der Beschwerdeführerin ermöglichen würden, die von ihr begangenen Fehler zu erkennen.

1.4 In einem Telefongespräch mit dem Büro des Bürgerbeauftragten am 13. Dezember 2004 bestätigte der Beschwerdeführer, dass eine einvernehmliche Lösung herbeigeführt worden sei.

2 Schlussfolgerung

Auf Initiative des Bürgerbeauftragten wurde offenbar zwischen EPSO und dem Beschwerdeführer eine einvernehmliche Lösung für die Beschwerde vereinbart. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission und der Direktor des EPSO werden über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) "So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte um eine Lösung mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und die Beschwerde zu befriedigen."

(2) Sonderbericht des Europäischen Bürgerbeauftragten im Anschluss an die Initiativuntersuchung zur Geheimhaltung, die Teil des Einstellungsverfahrens der Kommission ist: http://www.ombudsman.europa.eu/special/de/default.htm.

(3) Siehe Pressemitteilung Nr. 16/99 des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 15. Dezember 1999.