Straßburg, den 8. Oktober 2004

Sehr geehrter Herr X.,

Am 30. Januar 2003 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde wegen eines TACIS-Vertrags eingereicht.

Am 3. März 2003 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 2. Mai 2003 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 30. Juni und 1. Juli 2003 übermittelt haben.

Am 17. Oktober 2003 habe ich mich schriftlich an den Präsidenten der Kommission gewandt, um eine einvernehmliche Lösung für Ihre Beschwerde zu finden. Die Kommission übermittelte ihre Antwort am 14. November 2003. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 1. April 2004 übermittelt haben.

Sie haben meine Dienststellen am 6. März 2003, 10. Juni 2003 und 27. Oktober 2003 um Auskunft über die Untersuchung ersucht.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers sind die relevanten Fakten zusammenfassend wie folgt:

Der Beschwerdeführer ist Vorsitzender und Geschäftsführer des Unternehmens Y, das einen TACIS-Dienstleistungsauftrag erhalten hat. Am Ende des Vertrags legte der Beschwerdeführer der Kommission verbleibende Rechnungen über einen Gesamtbetrag von 71 022,81 EUR vor, deren Zahlung die Kommission ablehnte. Diese Rechnungen betreffen vier Elemente. Der Standpunkt des Beschwerdeführers zu jedem dieser Elemente wird im Folgenden dargelegt:

- die Zahlung von Honoraren und Tagegeldern für einen Dolmetscher (6 370 EUR):

Der Dolmetscher war die Frau des Teamleiters. Sie war hochqualifiziert für den Job und hatte bereits für ähnliche TACIS-Projekte gearbeitet, als sie mit dem Teamleiter verheiratet war. Keine Regelung in der Europäischen Union verbietet die Beschäftigung von Angehörigen von Sachverständigen.

- die Zahlung von Ausgaben für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs (3 274,50 EUR):

Diese Ausgaben wurden vom Task-Manager genehmigt. Die Kommission akzeptiert in der Regel die Verwendung eines persönlichen Fahrzeugs anstelle eines gemieteten Fahrzeugs. Darüber hinaus liegt eine solche Praxis im finanziellen Interesse der Kommission.

- die Zahlung eines Teils der Gebühren und Ausgaben für die Haushaltslinie "Ausbildungs- und Studienreisen" (9 578,31 EUR):

Das Ausbildungsprogramm gliederte sich in zehn verschiedene Ausbildungsmaßnahmen. Jede einzelne Aktivität musste vom Task Manager zusammen mit dem entsprechenden detaillierten Budget genehmigt werden. In bestimmten Fällen wurden die Haushaltsmittel für einige Posten dieser getrennten Tätigkeiten überschritten. Der Gesamtbetrag der Haushaltslinie für jede einzelne Tätigkeit wurde jedoch nie überschritten.

- die Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage (1) (51 800 EUR):

Das Angebot des Beschwerdeführers umfasste 49 Tage Backstopping. Der Task Manager hat bei der Vertragsunterzeichnung die Anzahl der Backstopping-Tage von 49 auf 21 reduziert.

Verzögerungen bei der Genehmigung der einzelnen Aktivitäten durch den Task Manager führten zu einer Zunahme der Backstopping-Tage und der Ausgaben.

Am 20. August 2002 lehnte die Kommission die Zahlung der übrigen Rechnungen ab. Am 4. November 2002 zahlte die Kommission die Schlussrechnung (94 099,60 EUR), in der der streitige Betrag von 71 022,81 EUR nicht enthalten war, und schloss den Vertrag ab.

Der Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission sei nicht berechtigt, die Zahlung der Rechnungen abzulehnen, da die betreffenden Ausgaben im Rahmen des TACIS-Vertrags förderfähig seien. Er beantragt, dass die Kommission den Betrag von 71 022,81 Euro sowie Verzugszinsen zahlt.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

Zusammenfassend hat die Kommission in ihrer Stellungnahme Folgendes festgestellt:

Der Vertrag zwischen der Kommission und einem Konsortium aus der Gesellschaft Y und der Gesellschaft Z begann am 20. Dezember 1999 und hatte zunächst eine Laufzeit von 24 Monaten. Eine Verlängerung um zwei Monate wurde gewährt, und das Projekt lief am 19. Februar 2002 aus.

Zahlung von Dolmetscherhonoraren und Tagegeldern

Während der Anfangsphase des Projekts wurde festgestellt, dass das Projektpersonal beabsichtigte, die Ehefrau des Teamleiters einzustellen. Es gibt eine langjährige Praxis innerhalb von TACIS, es nicht zuzulassen, dass Mitglieder der Familien der westlichen Projektmitarbeiter für dasselbe Projekt eingestellt werden. Die Einstellungsverfahren für solche begehrten lokalen Stellen müssen fair und transparent sein und aus lokaler Sicht als solche betrachtet werden.

Am 7. April 2000 wurde der Beschwerdeführer vom Task Manager darüber informiert, dass die Ehefrau des Teamleiters nicht an diesem Projekt teilnehmen sollte. Die Kommission teilte der Beschwerdeführerin ferner mit, dass es kein Problem für die Ehefrau des Teamleiters sei, eine Stelle mit einem anderen Projekt zu besetzen, da ihre Fähigkeiten als Dolmetscherin nie in Frage gestellt würden. Die Kommission ist der Auffassung, dass ihre spätere Ernennung nicht akzeptabel ist und nicht gerechtfertigt werden kann.

Zahlung für Fahrzeugnutzung

Die Anmietung eines Fahrzeugs zur Beförderung einer Studienreisegruppe wurde mit Schreiben vom 28. Juni 2000 auf der Grundlage eines Betrags von 3 275 EUR genehmigt. Diese Zahl würde normalerweise auf einem Angebot des Fahrzeugvermieters an den Auftragnehmer basieren. Solche Kosten sind erstattungsfähige Kosten und werden daher nur bis zur Höhe der vorherigen Genehmigung auf der Grundlage der Vorlage eines Zahlungsnachweises, d. h. der Rechnung des Fahrzeugvermieters, erstattet.

Der Beschwerdeführer mietete kein Fahrzeug eines Autovermietungsunternehmens, sondern nutzte eines seiner eigenen Fahrzeuge und stellte der Kommission die Kosten auf der Grundlage einer Schätzung von 1,77 EUR pro Kilometer in Rechnung. Aus der Preisaufschlüsselung vom 15. Juni 2000, die der Beschwerdeführer der Kommission übermittelt hat, geht hervor, dass die Kosten auf einem von den französischen Steuerbehörden festgelegten offiziellen Kilometersatz beruhten. Die von diesen Behörden genehmigten Sätze sind jedoch tatsächlich niedriger, wobei der Höchstsatz 0,6339 EUR pro Kilometer beträgt.

Die Kommission lehnte daher die Zahlung dieser Kosten ab.

Budget für Schulungs- und Studienreisen

In Bezug auf Schulungs- und Studienreisen sind dem öffentlichen Auftraggeber ein detailliertes Programm und eine Kostenaufschlüsselung zur vorherigen schriftlichen Genehmigung gemäß Anhang D des Vertrags vorzulegen. Auf dieser Grundlage wird ein Höchstbetrag genehmigt. Es liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers, diesen genehmigten Höchstbetrag einzuhalten. Stellt der Auftragnehmer aufgrund unerwarteter Umstände fest, dass der genehmigte Betrag überschritten werden kann, kann er die Genehmigung eines geänderten Budgets und eines geänderten Höchstbetrags beantragen. In diesem Fall hat der Auftragnehmer keine Änderungen der genehmigten Höchstbeträge beantragt, obwohl die Mehrausgaben in einigen Fällen erheblich waren und hätten festgestellt werden müssen. Die Tatsache, dass bei einigen anderen Schulungs- und Studienreiseaktivitäten Einsparungen erzielt wurden, ist nicht relevant. Die Kommission konnte keine vertragliche Begründung für die zusätzlichen beantragten Beträge finden.

Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage

Die Kommission beantragte eine Umverteilung innerhalb der Gebühren, da die für den Projektdirektor beantragte Anzahl von Tagen für das Backstopping in Europa (49 Arbeitstage) als übermäßig und über die für ähnliche Projekte hinausgehend empfunden wurde. Der Auftragnehmer akzeptierte eine Verkürzung um 28 Tage, und diese 28 Tage wurden dem Teamleiter (+ 23 Tage) und den Kurzzeitexperten (+ 5 Tage) neu zugewiesen. Es gab daher keine Verringerung der Gesamtzahl der westlichen (oder lokalen) Manntage. Solche geringfügigen Neuzuweisungen waren 1999 gängige Praxis, und der Auftragnehmer hatte keine Einwände, da die Gesamtzahl der gebührenpflichtigen Tage unverändert blieb.

Es gab keine unangemessenen Verzögerungen bei der Genehmigung einzelner Schulungsanträge. Der Auftragnehmer wünschte eine globale Genehmigung der Kommission für die Verwendung der Zuweisung von 400 000 EUR für Fortbildungs- und Studienreisen, während nach der Praxis jede Schulungsmaßnahme und Studienreise einzeln genehmigt werden muss. Der Projektleiter stellte immer die Notwendigkeit solcher Einzelgenehmigungen in Frage und ärgerte sich darüber, die angeforderten Informationen zur Verfügung stellen zu müssen. Dies führte zu umfangreichen Korrespondenzen und Verzögerungen. Nach Eingang der ordnungsgemäß ausgefüllten Anträge wurden die Genehmigungen in allen Fällen innerhalb von Tagen erteilt. Daher ist die Kommission der Auffassung, dass die Forderung nach zusätzlichen Backstopping-Tagen nicht gerechtfertigt ist.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme führte der Beschwerdeführer zusammenfassend folgende Punkte aus:

Zahlung von Dolmetscherhonoraren und Tagegeldern

Entgegen dem Vorbringen der Kommission wurde die Dolmetscherin von Beginn des Projekts am 20. Dezember 1999 an eingestellt und vom 20. Dezember 1999 bis zum 7. April 2000 bezahlt, als die Beschwerdeführerin von der Kommission darüber informiert wurde, dass sie nicht eingestellt werden könne, weil sie die Ehefrau des Teamleiters sei. Später wurde sie für eine zweiwöchige Mission in Frankreich rekrutiert.

Die Kommission verweist auf eine langjährige Praxis, die jedoch ungeschrieben ist. Eine solche Praxis verstößt gegen die Grundsätze der Beschäftigung und der Menschenrechte in der Europäischen Union. Der Beschwerdeführer kann nachweisen, dass diese Praxis vorher nicht existierte oder nicht auf andere TACIS-Projekte angewandt wurde.

Zahlung für Fahrzeugnutzung

Für die Zahlung erstattungsfähiger Aufwendungen ist keine Rechnung eines externen Unternehmens erforderlich. Der Beschwerdeführer hat zuvor für die Kommission gearbeitet und weiß, dass ein internes Dokument, wie eine Bescheinigung über die Mittelbindung oder eine interne Kostenaufstellung, ausreicht.

In Bezug auf den offiziellen Kilometersatz bezieht sich der Beschwerdeführer auf den offiziellen Kilometersatz für ein Fahrzeug mit Fahrer. Darüber hinaus weist der Beschwerdeführer darauf hin, dass die Kommission die Kosten der Fahrzeugnutzung nie in Frage gestellt habe, bevor die Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereicht worden sei. Der Beschwerdeführer wäre bereit, den Preis zu überdenken, wenn die Kommission ihn für überhöht hält.

Budget für Schulungs- und Studienreisen

Nach Ansicht des Beschwerdeführers ist es absolut unmöglich, genaue Prognosen für jede Haushaltslinie zu machen. Prognosen können nur für jedes spezifische Programm global sein. Sie wurden bei jedem der 10 Ausbildungs- und Studienprogramme stets eingehalten. Bei einigen Programmen wurden bestimmte Haushaltslinien überschritten, während andere unter dem Höchstbetrag lagen. Der Beschwerdeführer verwendete nur 95,5 % des Gesamtbetrags (400 000 EUR) für Schulungs- und Studienreisen.

Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage

Das Angebot des Beschwerdeführers wurde mit einer Endnote von 100 % bewertet. Eine Umverteilung innerhalb der Gebühren war daher nicht erforderlich. Die Anzahl der Backstopping-Tage hängt direkt mit der Anzahl der Mitarbeiter/Monate technischer Experten zusammen. Die Zahl im ursprünglichen Angebot war angemessen.

Der Beschwerdeführer ist der Auffassung, dass es nicht in seinem Interesse lag, die Notwendigkeit einer individuellen Genehmigung von Schulungsmaßnahmen in Frage zu stellen.

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelt es sich bei dem Anfangsbericht um eine Aktualisierung des ursprünglichen Angebots angesichts der Situation zu Beginn des Projekts. Das ursprüngliche Angebot enthielt jedoch ein detailliertes Programm jedes Schulungs- und Studienreiseprogramms. Die dem Task-Manager übermittelten Dokumente entsprachen den Anforderungen. Das Problem bestand darin, dass sich der Task Manager systematisch weigerte, die Gebühren für Ausbilder in der Haushaltslinie "Ausbildung" zu berücksichtigen. Dies veranlasste den Beschwerdeführer, ein Treffen mit dem Referatsleiter und dem Task-Manager zu beantragen. Die Sitzung fand am 6. Dezember 2000 statt, und der Referatsleiter entschied zugunsten des Beschwerdeführers. Ab diesem Zeitpunkt wurden die Ausbildungs- und Studienreisenprogramme vom Task Manager genehmigt. Folglich sollten die Verzögerungen bei der Genehmigung aller Schulungsmaßnahmen ab dem Ende des Anfangsberichts gezählt werden. Der Beschwerdeführer veranschaulicht die Verzögerungen bei der Genehmigung, indem er den Projektbewertungsbericht Nr. 9 des Überwachungsteams und einen E-Mail-Austausch zwischen dem Projektdirektor und dem Task-Manager zitiert.

Zusammenfassend ist der Beschwerdeführer der Ansicht, dass administrative Unregelmäßigkeiten, Ungerechtigkeit und Diskriminierung, Machtmissbrauch, fehlende oder zurückgehaltene Informationen, mangelnde Kommunikation und unnötige Verzögerungen vorlagen.

DIE AUSWIRKUNGEN DES BÜRGERS, EINE FREUNDLICHE LÖSUNG ZU ERREICHEN

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Bemerkungen des Beschwerdeführers war der Bürgerbeauftragte nicht der Auffassung, dass die Kommission angemessen auf alle Vorwürfe des Beschwerdeführers reagiert hatte. Gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Satzung (2) richtete er daher ein Schreiben an den Präsidenten der Kommission, in dem er eine einvernehmliche Lösung auf der Grundlage der folgenden Analyse der Streitfragen zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission vorschlug.

1 Zur Rüge, die Kommission sei nicht berechtigt, die Zahlung der Rechnungen zu verweigern, weil die Ausgaben erstattungsfähig seien

1.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission sei nicht berechtigt, die Zahlung der Rechnungen zu verweigern, da die betreffenden Ausgaben im Rahmen des TACIS-Vertrags förderfähig seien. Er beantragt, dass die Kommission den Betrag von 71 022,81 Euro sowie Verzugszinsen zahlt.

1.2 Die Kommission ist der Auffassung, dass es keinen rechtlichen Grund für die Zahlung des vom Beschwerdeführer geforderten Betrags gibt.

Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Behauptung des Beschwerdeführers vier verschiedene Arten von Ausgaben betrifft, von denen jede getrennt betrachtet wird:

Zahlung von Honoraren und Tagegeldern für einen Dolmetscher

1.3 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass der Dolmetscher zu Beginn des Projekts eingestellt worden sei und dass es in der Europäischen Union keine Regelung gebe, die die Beschäftigung von Angehörigen von Sachverständigen verbiete.

1.4 Die Kommission erklärt, dass es bei TACIS seit langem üblich ist, dass Mitglieder der Familien westlicher Projektmitarbeiter nicht für dasselbe Projekt eingestellt werden dürfen. Darüber hinaus wurde der Beschwerdeführer am 7. April 2000 vom Task Manager darüber informiert, dass der gewählte Dolmetscher, die Ehefrau des Teamleiters, nicht an diesem Projekt teilnehmen sollte.

1.5 Der Bürgerbeauftragte hält es für angemessen, dass die Kommission die Beschäftigung von Ehegatten im Rahmen von TACIS-Projekten regelt, und stellt in diesem Zusammenhang fest, dass das Statut Bestimmungen über die unvereinbare Beschäftigung von Ehegatten von Beamten der Europäischen Gemeinschaften vorsieht. Aus den dem Bürgerbeauftragten vorliegenden Beweisen geht jedoch hervor, dass die Kommission weder eine Regelung erlassen hat, die es Mitgliedern der Familien der westlichen TACIS-Projektmitarbeiter verbietet, für dasselbe Projekt eingestellt zu werden, noch Informationen über ihre diesbezügliche Praxis veröffentlicht hat.

1.6 Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass die Dolmetscherin nach den vorliegenden Beweisen am 20. Dezember 1999 zu Beginn des Projekts eingestellt wurde und dass die Kommission der Beschwerdeführerin erst am 7. April 2000 mitgeteilt hat, dass ihre Beschäftigung inakzeptabel sei.

1.7 Vor diesem Hintergrund gelangt der Bürgerbeauftragte zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass die Kommission es versäumt hat, den Beschwerdeführer rechtzeitig über ihre Praxis bei der Einstellung von Familienangehörigen von Sachverständigen zu informieren, und dass ihre Weigerung, für die Leistungen des Dolmetschers im Zeitraum vom 20. Dezember 1999 bis zum 7. April 2000 zu zahlen, daher ungerecht erscheint.

Die Zahlung von Kosten für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs

1.8 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs vom Task Manager genehmigt worden seien und dass die Kommission in der Regel die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs akzeptiere. Darüber hinaus erfordert die Zahlung erstattungsfähiger Ausgaben keine Rechnung eines externen Unternehmens, da ein internes Dokument ausreicht.

1.9 Der Kommission zufolge wurde die Anmietung eines Fahrzeugs genehmigt und dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass diese Kosten bis zur Höhe der vorherigen Genehmigung gegen Vorlage eines Zahlungsnachweises erstattet werden können. Der Beschwerdeführer mietete jedoch kein Fahrzeug, sondern nutzte stattdessen eines seiner eigenen Fahrzeuge. Die Kommission macht ferner geltend, dass die vom Beschwerdeführer als Beleg für diese Kosten übermittelte Aufschlüsselung der Preise zeige, dass der für die Bewertung der Nutzungskosten des Fahrzeugs verwendete Kilometersatz nicht dem von den französischen Steuerbehörden offiziell veröffentlichten Satz entspreche, der niedriger sei.

1.10 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass dem Beschwerdeführer, der zuvor mit der Kommission zusammengearbeitet hat, bekannt ist, dass ein persönliches Fahrzeug verwendet werden kann, solange nachgewiesen wird, dass das Fahrzeug für das Projekt verwendet wurde.

1.11 Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten ist daher, dass die Erläuterungen der Kommission zur Ablehnung der Zahlung der Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs nicht die Möglichkeit ausschließen, die Kosten für die Nutzung des Fahrzeugs zu erstatten. Zum einen hat die Kommission nicht bestritten, dass zwischen der Kommission und dem Beschwerdeführer bei der Ausführung früherer Verträge eine andere Praxis bestand. Andererseits scheint das Argument der Kommission hinsichtlich des vom Beschwerdeführer in Rechnung gestellten Kilometersatzes darauf hinzudeuten, dass diese Kosten erstattet werden könnten. Daher erscheint die Weigerung der Kommission, die Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs zu erstatten, ungerechtfertigt.

Budget für Schulungs- und Studienreisen

1.12 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass jede einzelne Schulungsmaßnahme vom Task Manager mit dem entsprechenden Budget genehmigt worden sei. Die Mittel für diese getrennten Tätigkeiten wurden in einigen Fällen überschritten, aber der Gesamtbetrag der Haushaltslinie wurde nie überschritten.

1.13 Nach Ansicht der Kommission waren die Mehrausgaben in einigen Fällen erheblich, und die Tatsache, dass bei einigen anderen Schulungs- und Studienreisen Einsparungen erzielt wurden, ist nicht relevant.

1.14 Der Bürgerbeauftragte nimmt das Argument der Kommission zur Kenntnis, wonach für die Genehmigung eines geänderten Haushaltsplans ein besonderes Verfahren gelte und solche Änderungen vom Beschwerdeführer nicht beantragt worden seien. Der Beschwerdeführer äußerte sich nicht zu dem Vorbringen der Kommission.

1.15 Vor diesem Hintergrund gelangt der Bürgerbeauftragte zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass die Kommission eine kohärente und angemessene Darstellung der Gründe vorgelegt hat, aus denen sie der Auffassung ist, dass die betreffenden Ausgaben nicht erstattet werden können.

Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage

1.16 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass Verzögerungen bei der Genehmigung der einzelnen Schulungsmaßnahmen durch den Task Manager zu einer Zunahme der Backstopping-Tage und der Ausgaben geführt hätten. Der Beschwerdeführer legte Beweise für die Verzögerungen vor, die er erlitten hatte.

1.17 Die Kommission weist darauf hin, dass sie eine Neuzuweisung innerhalb der Gebühren beantragt habe, da die Zahl der Backstopping-Tage als überhöht empfunden worden sei und über die Zahl vergleichbarer Projekte hinausgehe. Die Kommission macht geltend, dass es bei der Genehmigung einzelner Ausbildungsanträge keine unangemessenen Verzögerungen gegeben habe.

1.18 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission in ihrer Stellungnahme keine Belege dafür vorgelegt hat, wie lange es gedauert hat, einzelne Ausbildungsanträge zu genehmigen. Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten ist daher, dass die Kommission noch keine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für ihre Maßnahmen vorgelegt hat und warum sie der Ansicht ist, dass ihre Auffassung der vertraglichen Position gerechtfertigt ist.

Der Vorschlag für eine freundliche Lösung

Die Europäische Bürgerbeauftragte schlug vor, dass die Kommission erwägen könnte, ihre Entscheidung zu überprüfen, die vom Beschwerdeführer vorgelegten Rechnungen über die Zahlung von Dolmetschergebühren und Tagegeldern, die Fahrzeugnutzung und das Backstopping von Extratagen zuzüglich angemessener Zinsen nicht zu erstatten.

Antwort der Kommission

In ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten führte die Kommission folgende Punkte an:

Zahlung von Honoraren und Tagegeldern für einen Dolmetscher

Die Kommission hat weder eine Vorschrift erlassen, die es den Familienangehörigen des Western Tacis-Projektpersonals verbietet, für dasselbe Projekt eingestellt zu werden, noch Informationen über ihre diesbezügliche Praxis veröffentlicht. Unter den Task-Managern war es jedoch ständige Praxis, die Rekrutierung solcher Familienmitglieder, bei denen eine familiäre Beziehung bekannt war, nicht zuzulassen. Da solche Mitarbeiter in der Regel als Unterstützungspersonal eingestellt werden, das keiner vorherigen Genehmigung durch die Kommission bedarf, und da diese Mitarbeiter in der Regel nicht in Verträgen "benannt" werden, ist es möglich, dass einige von ihnen ohne Wissen der Kommission im Rahmen anderer Projekte eingestellt wurden.

Die Kommission ist der Auffassung, dass die Nichtzahlung für die Dienste desselben Dolmetschers zwischen dem Beginn des Projekts am 20. Dezember 1999 und dem 7. April 2000 nicht Teil der ursprünglichen Beschwerde des Beschwerdeführers war. Darüber hinaus ist dies nicht richtig, da kein Teil der für Dolmetscherleistungen für diesen Zeitraum geltend gemachten Gebühren von der Kommission zurückgewiesen wurde. Die für diesen Zeitraum geltend gemachten Dolmetscherkosten wurden vollständig bezahlt, obwohl die Dolmetscher, für die die Dienstleistungen in Rechnung gestellt wurden, nicht auf der Rechnung des Auftragnehmers angegeben waren.

Die Zahlung von Kosten für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs

Grundlage für die Ablehnung der geltend gemachten Kosten war, dass die Genehmigung eindeutig auf der Grundlage erstattungsfähiger Kosten erfolgte. Für die Zahlung erstattungsfähiger Aufwendungen ist in der Regel eine Rechnung eines externen Unternehmens erforderlich. Abweichungen werden nur in Ausnahmefällen auf vorherigen Antrag des Auftragnehmers und unter Berücksichtigung der besonderen Umstände des Falles genehmigt.

Obwohl die Kommission der Auffassung ist, dass es keine rechtliche oder vertragliche Rechtfertigung für eine Zahlung in Bezug auf diesen beantragten Betrag gibt, könnte sie zustimmen, diese Kosten zu erstatten, wenn sie auf dem von den französischen Steuerbehörden festgelegten offiziellen Kilometersatz, d. h. 0,6339 EUR pro Kilometer, beruhen. Die Kommission erwartet eine neue Rechnung mit einem auf dieser Grundlage neu berechneten Betrag.

Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage

Für jede Schulungs-/Studienreise-Aktivität mussten individuelle Anträge gestellt werden. Jede einzelne Einreichung und jeder Antrag auf Genehmigung sollte Folgendes enthalten:

- das Programm der Schulungsmaßnahme/Studienreise (wichtigste zu behandelnde Themen, Ort(e), Dauer, vorgeschlagene Termine);

- die Liste der vorgeschlagenen Teilnehmer und ihre beruflichen Positionen;

- das vorgeschlagene Budget für die Schulungsaktivität/Studienreise.

Sobald ein ordnungsgemäß ausgefüllter Antrag für eine Schulungs- oder Studienreise eingereicht wurde, kam es nicht zu einer unangemessenen Verzögerung bei der Übermittlung der Genehmigungsmitteilung an den Auftragnehmer. Die Kommission extrahierte Informationen aus den Projektakten und fügte ihrer Antwort eine Tabelle mit der Bezeichnung "Zusammenfassung der Durchführung des Schulungspakets" bei, in der angegeben ist, wie lange die Genehmigung einzelner Schulungsanträge gedauert hat. Die Kommission ist der Auffassung, dass sie zeigt, dass es keine unangemessene Verzögerung bei der Genehmigung der Anträge des Auftragnehmers gegeben hat.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer brachte seine Ablehnung des Vorschlags der Kommission in Bezug auf die Zahlung von Ausgaben für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs zum Ausdruck.

Was die Verzögerung bei der Genehmigung von Ausbildungsanträgen angehe, so seien die Angaben der Kommission nach Ansicht des Beschwerdeführers falsch.

DER BESCHLUSS

1 Vorbemerkungen

1.1 Die vorliegende Rechtssache betrifft einen Rechtsstreit, der sich aus einem TACIS-Vertrag zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission ergibt. Am Ende des Vertrags legte der Beschwerdeführer der Kommission verbleibende Rechnungen über einen Gesamtbetrag von 71 022,81 EUR vor, deren Zahlung die Kommission ablehnte.

1.2 In vielen Mitgliedstaaten befasst sich der Bürgerbeauftragte nicht mit vertraglichen Streitigkeiten, entweder aufgrund der allgemeinen Merkmale solcher Verträge nach nationalem Recht oder weil das Gesetz, mit dem das Mandat des Bürgerbeauftragten festgelegt wird, vertragliche Angelegenheiten ausdrücklich ausschließt. Wie im Jahresbericht 1995 dargelegt, besteht ein Teil der Aufgabe des Europäischen Bürgerbeauftragten darin, zur Entlastung von Rechtsstreitigkeiten beizutragen, indem freundschaftliche Lösungen gefördert und Empfehlungen ausgesprochen werden, mit denen die Notwendigkeit von Gerichtsverfahren vermieden wird. Der Europäische Bürgerbeauftragte befasst sich daher mit Beschwerden über Missstände in der Verwaltungstätigkeit, die sich aus vertraglichen Beziehungen ergeben.

1.3 Der Bürgerbeauftragte ist jedoch nicht bestrebt, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat. Diese Frage könnte nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien in Bezug auf das einschlägige nationale Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in strittigen Sachverhaltsfragen zu bewerten. Im Hinblick auf eine gute Verwaltung sollte eine Behörde, die eine vertragliche Streitigkeit mit einer privaten Partei führt, jedoch stets in der Lage sein, dem Bürgerbeauftragten eine kohärente Darstellung der Rechtsgrundlage für ihr Handeln und der Gründe, aus denen sie der Ansicht ist, dass ihre Auffassung der vertraglichen Position gerechtfertigt ist, vorzulegen.

2 Zur Rüge, die Kommission sei nicht berechtigt, die Zahlung der Rechnungen zu verweigern, weil die Ausgaben erstattungsfähig seien

2.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission sei nicht berechtigt, die Zahlung der Rechnungen zu verweigern, da die betreffenden Ausgaben im Rahmen des TACIS-Vertrags förderfähig seien. Er beantragt, dass die Kommission den Betrag von 71 022,81 Euro sowie Verzugszinsen zahlt.

2.2 Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Bemerkungen des Beschwerdeführers wandte sich der Bürgerbeauftragte schriftlich an den Präsidenten der Kommission, um eine einvernehmliche Lösung gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts vorzuschlagen.

2.3 Der Bürgerbeauftragte wird die Antwort der Kommission auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung in Bezug auf jede der vier verschiedenen Arten von Ausgaben, auf die sich die Beschwerde bezieht, prüfen:

Zahlung von Honoraren und Tagegeldern für einen Dolmetscher

2.4 Die Kommission erkennt an, dass sie weder eine Regelung erlassen hat, die es den Familienangehörigen des West-Tacis-Projektpersonals verbietet, für dasselbe Projekt eingestellt zu werden, noch Informationen über ihre diesbezügliche Praxis veröffentlicht hat.

2.5 Der Bürgerbeauftragte akzeptiert nicht die Auffassung der Kommission, dass die Nichtzahlung der Leistungen eines Dolmetschers zwischen dem Beginn des Projekts am 20. Dezember 1999 und dem 7. April 2000 nicht Teil der ursprünglichen Beschwerde des Beschwerdeführers war. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass der Beschwerdeführer der Aussage der Kommission nicht widersprochen hat, dass sie für den Zeitraum vom 20. Dezember 1999 bis zum 7. April 2000 alle geltend gemachten Dolmetscherkosten bezahlt habe. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die Kommission nun ihren Standpunkt zu diesem Aspekt der Beschwerde angemessen erläutert hat.

2.6 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission bestätigt, dass sie weder eine Regelung erlassen hat, die es den Familienangehörigen des westlichen TACIS-Projektpersonals verbietet, für dasselbe Projekt eingestellt zu werden, noch Informationen über ihre diesbezügliche Praxis veröffentlicht hat. Darüber hinaus räumte die Kommission ein, dass es in einigen Fällen möglich ist, dass Familienangehörige für dasselbe Projekt eingestellt wurden. Der Bürgerbeauftragte hält es für angemessen, dass die Kommission die Beschäftigung von Familienangehörigen im Rahmen von Projekten wie TACIS regelt, weist jedoch darauf hin, dass die Ziele einer solchen Regelung in Zukunft besser erreicht werden könnten, wobei gleichzeitig für Fairness und Transparenz zu sorgen ist, indem die angewandten Regeln und Grundsätze angenommen und angemessen bekannt gemacht werden. Zu diesem Zweck wird der Bürgerbeauftragte im Folgenden eine weitere Bemerkung machen.

Die Zahlung von Kosten für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs

2.7 Die Kommission erklärt, dass sie, obwohl sie der Ansicht ist, dass es keine rechtliche oder vertragliche Rechtfertigung für eine Zahlung in Bezug auf diesen beantragten Betrag gibt, zustimmen könnte, diese Kosten zu erstatten, wenn sie auf dem von den französischen Steuerbehörden festgelegten offiziellen Kilometersatz, d. h. 0,6339 EUR pro Kilometer, beruhen. Die Kommission erwartet eine neue Rechnung mit einem auf dieser Grundlage neu berechneten Betrag.

2.8 Der Beschwerdeführer teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass er mit dem Vorschlag der Kommission nicht einverstanden sei.

2.9 Der Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde keine einvernehmliche Lösung erzielt werden konnte. Da der Bürgerbeauftragte der Auffassung ist, dass der von der Kommission als Antwort auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung gewählte Ansatz in diesem Punkt angemessen erscheint, erscheinen keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt.

Budget für Schulungs- und Studienreisen

2.10 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Kommission eine kohärente und angemessene Darstellung der Gründe vorgelegt hat, aus denen sie der Auffassung ist, dass die betreffenden Ausgaben nicht erstattet werden können. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde fest.

Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage

2.11 Nach Ansicht der Kommission kam es nach Einreichung eines ordnungsgemäß ausgefüllten Antrags auf Durchführung einer Schulungs- oder Studienreise nicht zu einer unangemessenen Verzögerung bei der Übermittlung der Genehmigungsmitteilung an den Auftragnehmer. Die Kommission legt Belege dafür vor, wie lange es gedauert hat, einzelne Schulungsanträge zu genehmigen, was zeigt, dass es keine unangemessene Verzögerung bei der Genehmigung der Anträge des Auftragnehmers gegeben hat. Die Kommission ist der Auffassung, dass die Zahlung zusätzlicher Backstopping-Tage nicht gerechtfertigt ist.

2.12 Dem Beschwerdeführer zufolge hat die Kommission dem Bürgerbeauftragten unrichtige Informationen zu diesem Thema zur Verfügung gestellt.

2.13 Der Bürgerbeauftragte nimmt die Informationen aus den Projektakten der Kommission zur Kenntnis, die in einer Tabelle mit dem Titel "Zusammenfassung der Umsetzung des Schulungspakets" aufgeführt sind. Er weist darauf hin, dass die Frist für die Genehmigung einzelner Schulungsanträge ab dem Tag des Eingangs ordnungsgemäß ausgefüllter Anträge berechnet werde und dass aus dieser Tabelle ergebe, dass die Genehmigung innerhalb von 1 bis 19 Tagen erteilt worden sei.

Angesichts der von der Kommission vorgelegten zusätzlichen Beweise ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission der Bürgerbeauftragten nun eine kohärente Darstellung der Rechtsgrundlage für ihre Maßnahmen vorgelegt hat und warum sie der Auffassung ist, dass ihre Auffassung der vertraglichen Position in diesem Aspekt gerechtfertigt ist.

3 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass es keinen Grund gibt, seine Untersuchung der Beschwerde in Bezug auf die Zahlung von Kosten für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs fortzusetzen, und stellt keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf die anderen Aspekte der Beschwerde fest. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

WEITERE BEMERKUNG

Der Bürgerbeauftragte hält es für angemessen, dass die Kommission die Beschäftigung von Familienangehörigen im Rahmen von Projekten wie TACIS regelt, weist jedoch darauf hin, dass die Ziele einer solchen Regelung in Zukunft besser erreicht werden könnten, wobei gleichzeitig für Fairness und Transparenz zu sorgen ist, indem die angewandten Regeln und Grundsätze angenommen und angemessen bekannt gemacht werden.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Das heißt, die Zeit, die der Projektleiter in der Europäischen Union und nicht in den Empfängerländern verbringt.

(2) "So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte um eine Lösung mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und die Beschwerde zu befriedigen."