Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer war Mitglied des Haushaltspersonals einer EU-Exekutivagentur und als Vertragsbediensteter mit unbefristetem Vertrag beschäftigt. Er bewarb sich um eine Stelle beim EUIPO als Reaktion auf eine offene Stelle für Finanzspezialisten. Sein Antrag war erfolglos.

2. Der Beschwerdeführer bat das EUIPO um Bewertungsinformationen, die ihm helfen könnten, seine erfolglose Bewerbung zu verstehen.

3. Das EUIPO antwortete, dass es ihm solche Informationen nicht zur Verfügung stellen könne, da das Einstellungsverfahren ohne die Verwendung von Bewertungsrastern oder ähnlichen Hilfsmitteln durchgeführt worden sei.

4. Der Beschwerdeführer bat daraufhin um spezifischere Informationen, auf die das EUIPO zusammenfassend antwortete und seine Aufmerksamkeit auf nützliche Online-Publikationen (Jahresplan für die Personalpolitik und Berichte über die Personalressourcen) und die damit verbundenen geltenden Vorschriften für seine eigene Arbeit [1] und die des EPSO lenkte. [2]

5. Der Beschwerdeführer stellte daraufhin einen Antrag auf Überprüfung der Entscheidung des EUIPO, seine Bewerbung abzulehnen, (30. März 2023), und bat das EUIPO dabei auch um das folgende Dokument und die folgenden Informationen:

„1. CAST [...] FGIV- Finance Specialist Stellenausschreibung.

2. Die Gültigkeitsdauer der CAST [...] FGIV- Finance Specialist Liste.

3. Zahl der Bewerber, die noch über die Liste eingestellt werden können.

4. Zahl der im Jahr 2023 zu besetzenden Stellen der CA FG(IV).

5. Zahl der Vertragsbediensteten, die in den letzten vier Jahren auf unbestimmte Zeit gemäß Artikel 85 der BBSB [Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union], Artikel 7 Absatz 3 und Anhang III des Beschlusses MB-19-10 eingestellt wurden.“

6. Ab diesem Zeitpunkt bearbeitete das EUIPO die Anträge des Beschwerdeführers im Rahmen des Verfahrens der EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten [3]. Dabei berücksichtigte sie den Unterschied zwischen dem Recht, Zugang zu bestehenden Dokumenten zu beantragen, und der allgemeinen Verpflichtung der Verwaltung, Auskunftsersuchen zu beantworten. In seiner ersten Antwort (12. April 2023) gab das EUIPO ihm die einschlägigen Stellenanforderungen (zur Beantwortung seines ersten Antrags) an und erinnerte ihn daran, dass er bereits eine Antwort auf die übrigen seiner Anträge erhalten habe. Er fügte weitere Informationen hinzu, indem er ihm die Anzahl der Bewerber angab, die für eine Einstellung als geeignet erachtet wurden.

7. Das EUIPO unterrichtete den Beschwerdeführer über sein Recht, die Überprüfung seiner Antwort gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten (im Folgenden „Bestätigungsantrag“) zu beantragen. Dies tat der Beschwerdeführer am 24. April 2023.

8. In seinem Zweitantrag betonte der Beschwerdeführer den Grund für seinen Antrag, der darin bestand, „Versicherungen über die tatsächlichen agenturübergreifenden Mobilitätsmöglichkeiten einzuholen, die das EUIPO Vertragsbediensteten, die mit einem [unbefristeten] Vertrag gemäß Artikel 85 der BBSB von anderen EU-Organen oder der Agentur eingestellt wurden, durch die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bietet: SCHAUSPIELER [...].“

9. Der Beschwerdeführer begrüßte die Offenlegung „einiger sachdienlicher Informationen über die im Rahmen der genannten Aufforderung erstellte Liste erfolgreicher Bewerber und den Erhalt einiger sachdienlicher Dokumente (Stellenausschreibung, allgemeine Informationen und Beschäftigungsbedingungen für Vertragsbedienstete und Zeitbedienstete)“, vertrat jedoch die Auffassung, dass „es noch einige Fragen gibt, die unbeantwortet geblieben sind oder die vage beantwortet wurden.“ Er vertrat die Auffassung, dass das EUIPO den Zweck seines Antrags nicht verstanden oder ernst genommen habe. Insbesondere erkundigte er sich nach der Gesamtzahl der Stellen für Vertragsbedienstete, die das EUIPO im Laufe des Jahres und in den kommenden Jahren besetzen wollte, und vertrat die Auffassung, dass das EUIPO lediglich geantwortet habe, dass die Antwort aus dem jährlichen Personalentwicklungsplan des EUIPO abzuleiten sei, was er nicht hilfreich fand.  

10. In seiner Antwort ging das EUIPO zunächst auf den Wunsch des Beschwerdeführers ein, einen Stellenplan für Vertragsbedienstete für 2023 bis 2027 zu erhalten. Er teilte ihm mit, dass Vertragsbedienstete nicht den Stellen zugewiesen würden, die im Stellenplan der Agentur enthalten seien. Das bedeutete, dass das, was er verlangte, nicht existierte. Die Informationen, die für ihn möglicherweise nützlich sein könnten, hatte das EUIPO in seinem jährlichen Personalentwicklungsplan veröffentlicht. Das EUIPO erklärte, dass es über keine weiteren Informationen zu diesem Thema verfüge.

11. In Bezug auf den Wunsch des Beschwerdeführers, Informationen speziell über die Verwaltung unbefristeter Verträge und Stellen für Vertragsbedienstete durch das EUIPO zu erhalten, verwies das EUIPO den Beschwerdeführer erneut auf seine Jahresberichte des Personals (Personal) von 2019 bis 2022.

12. In Bezug auf den Wunsch des Beschwerdeführers, Informationen über die Personalstrategie des EUIPO für die agenturübergreifende Mobilität von Vertragsbediensteten zu erhalten, verwies das EUIPO den Beschwerdeführer auf die einschlägigen geltenden Rechtsvorschriften. 

13. Daraufhin wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten und machte geltend, dass das EUIPO seinen Antrag nicht angemessen beantwortet habe. Er weist darauf hin, dass der Zweck seines Antrags darin bestand, Klarheit über die agenturübergreifenden Mobilitätsmöglichkeiten für Vertragsbedienstete gemäß Artikel 85 der BBSB [4] zu erlangen, und dass er zu diesem Zweck eine genaue Personalplanungsprognose für Vertragsbedienstete für 2023 bis 2027 sowie Statistiken über die Zahl der Vertragsbediensteten mit unbefristetem Vertrag, die das EUIPO eingestellt hatte, und allgemeinere Erläuterungen zur Politik des EUIPO in Bezug auf die agenturübergreifende Mobilität verlangt hatte.

14. Der Beschwerdeführer war der Ansicht, dass das EUIPO eine umfassende Analyse der Art und des Kontexts seines Antrags hätte durchführen müssen und dass eine solche Analyse das EUIPO hätte veranlassen müssen, das geeignete Dokument zu ermitteln, das seinem Antrag angemessen entsprochen hätte. Er vertrat die Auffassung, dass seinem Antrag in Bezug auf den Personalplan für Vertragsbedienstete für den Zeitraum 2023-2027 nicht angemessen entsprochen worden sei. Er schien der Ansicht zu sein, dass einige der Informationen, die er erhalten wollte, aus den Datenbanken des EUIPO extrahiert werden könnten.

15. Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass das EUIPO aktualisierte Ergebnisse des Personalplanungsmodells für den Zeitraum 2023-2027 (für alle Personalkategoriengruppen) vorlegen und dies als jährliche Gesamtwerte tun sollte. Sie sollte auch den Anteil des gesamten beim EUIPO beschäftigten Vertragsbediensteten offenlegen, einschließlich Informationen darüber, wer von anderen Organen und Agenturen der EU stammt, und zusammen mit einer Aufschlüsselung nach unbefristeten und unbefristeten Verträgen (er war der Ansicht, dass die EUIPO-Datenbank diese Informationen enthalten könnte). Schließlich sollte das EUIPO seine Bemühungen um die Ermöglichung der interinstitutionellen Mobilität von Vertragsbediensteten, die sowohl vom EUIPO als auch vom EUIPO eingestellt werden, umfassend darlegen. Dies würde dazu beitragen, zu überprüfen, ob die Verwaltung von Personalverträgen durch das EUIPO die Mobilität des Personals zwischen ihm und anderen Organen und Einrichtungen der EU wirksam fördert [5].

Die Untersuchung

16. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein. In ihrem Antwortantrag forderte die Bürgerbeauftragte das EUIPO auf, eine Liste der Dokumente vorzulegen, von denen sie verstanden hatte, dass sie vom Beschwerdeführer angefordert wurden. Der Bürgerbeauftragte stellte diesen Antrag, um mehr Klarheit über den Umfang der Anträge des Beschwerdeführers und die damit verbundenen Antworten des EUIPO zu erlangen. Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 sieht lediglich ein Recht auf Zugang zu bestehenden Dokumenten vor. Die Anträge des Beschwerdeführers betrafen jedoch Daten/Informationen, die – falls vorhanden – möglicherweise noch identifiziert und abgerufen werden müssen. In diesem Zusammenhang ersuchte der Bürgerbeauftragte das EUIPO, die Rechtsprechung zu berücksichtigen, nach der ein „Dokument“ gemäß der Verordnung 1049/2001 unter bestimmten Umständen als Informationen angesehen werden kann, die im Rahmen einer „Routineoperation“ aus einer Datenbank abgerufen wurden [6].

17. Im Anschluss an die Antwort des EUIPO bat der Bürgerbeauftragte um weitere sachliche Erläuterungen. Eine Klarstellung, die das EUIPO gab, war, dass die Berichte, an die es den Beschwerdeführer verwiesen hatte, so zu verstehen sind, dass sie die Informationen enthalten, dass das EUIPO seit 2019 keine Vertragsbediensteten mit unbefristeten Verträgen eingestellt hatte.

Zum angeblichen Versäumnis, Unterlagen und Informationen vorzulegen

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

18. Zusammenfassend vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass das EUIPO den globalen Charakter seiner verschiedenen Anträge besser hätte verstehen und im Wesentlichen einen detaillierten Bericht über seine Verwaltung von Arbeitsverträgen hätte vorlegen müssen. Dieses Konto hätte vorhandene statistische Daten, zu erstellende Daten und Daten über die Zukunft sowie Erläuterungen zum Vertragsmanagement enthalten. Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass Transparenz in dieser Frage im Allgemeinen wichtig und von allgemeinem Interesse sei. Er wollte auch solche Informationen erhalten, um eine Beschwerde zu untermauern, die er gegen die Entscheidung des EUIPO, ihn nicht einzustellen, einreichen wollte.

19. Das EUIPO wandte sich an die Informationsanfragen des Beschwerdeführers, indem es vorhandene Dokumente identifizierte, die so viele Informationen wie möglich enthielten, die diesen Anfragen entsprachen, und indem es den Beschwerdeführer, wenn dies der Fall war, darüber informierte, dass kein entsprechendes Dokument oder keine entsprechenden Informationen existierten.

20. Das EUIPO stellte klar, dass es sich bei den in seinen oben genannten Berichten genannten Daten um eine Extraktion aus der einschlägigen EUIPO-Datenbank handele und dass keine anderen oder zusätzlichen Daten daraus extrahiert werden könnten.

21. Auf Ersuchen des Bürgerbeauftragten stellte das EUIPO klar, dass die Zahl der in den vorangegangenen vier Jahren eingestellten Vertragsbediensteten mit unbefristeter Vertragslaufzeit null war.

22. Der Bürgerbeauftragte gab dem Beschwerdeführer Gelegenheit, zu den Antworten des EUIPO Stellung zu nehmen, was er auch tat. In seiner Stellungnahme betrachtete der Beschwerdeführer den Ansatz des EUIPO als unvollständig und übermäßig formalistisch, insbesondere bei der Auslegung des Begriffs „Niederlassungsplan“. Er erklärt, dass sich das EUIPO nicht vollständig mit „den spezifischen Fragen, die in meiner ursprünglichen Untersuchung aufgeworfen wurden“, befasst habe. Er machte geltend, dass das EUIPO nach wie vor eine Reihe von Datensätzen und Statistiken vorlegen sollte und dass es „eindeutig bestätigen [sollte], dass das Amt keine spezifischen Maßnahmen zur Förderung der agenturübergreifenden Mobilität zwischen Vertragsbediensteten mit unbefristeten Verträgen ergriffen hat ...“. Er betonte seine Hauptsorge, dass Bedienstete mit unbefristetem Vertrag nicht die gleiche Möglichkeit haben, beim EUIPO eingestellt zu werden wie andere Vertragsbedienstete [7].

Bewertung des Bürgerbeauftragten

23. Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten gilt nur für bestehende Dokumente. Die vorliegende Rechtssache betrifft in erster Linie eine Reihe von Auskunftsersuchen und/oder Daten, von denen sich einige auf die Zukunft beziehen.

24. Die EU-Rechtsprechung hat bestätigt, dass Suchergebnisse aus Datenbanken unter bestimmten Umständen als „Dokumente“ im Sinne der Verordnung 1049/2001 angesehen werden können. Dies unterliegt der allgemeinen Vermutung der Wahrhaftigkeit, die gilt, wenn die Verwaltung feststellt, dass ein angefordertes Dokument nicht existiert.

25. Während der EU-Gesetzgeber kein spezifisches gesondertes Recht der Bürgerinnen und Bürger eingeführt hat, Informationen (im Gegensatz zu Dokumenten) von den EU-Organen anzufordern, sind die EU-Organe allgemein verpflichtet, auf Informationsanfragen der Bürgerinnen und Bürger zu antworten. Dies ergibt sich aus den allgemeinen Grundsätzen einer guten Verwaltung.

26. Im vorliegenden Fall hat das EUIPO von Anfang an auf die wichtige Unterscheidung zwischen den Anträgen des Beschwerdeführers auf Zugang zu „Dokumenten“ und seinen Anträgen auf „Information“ geachtet. Sie stellte dem Beschwerdeführer leicht als „Dokumente“ erkennbare Unterlagen zur Verfügung und verwies ihn auf relevante Quellen, die ihrer Ansicht nach für ihn hilfreich sein könnten (der entsprechende Link zur Website des EPSO [8], die geltenden Rechtsvorschriften oder einige seiner Berichte, die Informationen über die Verwaltung der Stellen von Vertragsbediensteten durch das EUIPO enthalten). Das EUIPO gab nicht vor, die Interessen des Beschwerdeführers umfassend zu befriedigen, indem es sich auf diese Quellen bezog, vertrat jedoch die Auffassung, dass sie in gewissem Maße hilfreich sein könnten. Der Gesamtansatz des EUIPO in Bezug auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Dokumente und Informationen war daher solide.

27. Das einzige Informationsproblem, das das EUIPO nicht so schnell und explizit angegangen hat, wie es hätte angehen sollen, war das Interesse des Beschwerdeführers, zu wissen, wie viele Vertragsbedienstete mit unbefristeten Verträgen er in den letzten Jahren eingestellt hatte. Während das EUIPO den Beschwerdeführer auf seine HR-Berichte verwiesen hat, trifft es zu, dass diese Berichte diese Informationen indirekt enthielten. Erst nach den konkreten diesbezüglichen Bitten des Bürgerbeauftragten um Klarstellung erhielt der Beschwerdeführer diese Informationen.

28. In Bezug auf das breitere Interesse des Beschwerdeführers an Statistiken und die Einstellungsplanung des EUIPO für die Zukunft erinnert die Bürgerbeauftragte daran, dass weder die Verordnung 1049/2001 noch die allgemeine Verpflichtung, auf Informationsanfragen der Bürger zu reagieren, die Organe oder Einrichtungen der EU dazu verpflichten, neue Dokumente, detaillierte Daten oder Prognosen im Zusammenhang mit künftigen Verwaltungsmaßnahmen zu erstellen. Der Bürgerbeauftragte findet keinen Grund, die Erklärung des EUIPO in Frage zu stellen, dass es die vom Beschwerdeführer angeforderten Daten und Statistiken nicht routinemäßig aus seinen Datenbanken extrahieren kann.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:[9]

Der allgemeine Umgang des EUIPO mit den Dokumenten- und Informationsanfragen des Beschwerdeführers war angemessen. Der Bürgerbeauftragte stellt daher in diesem Fall keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest.

Der Beschwerdeführer und das EUIPO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Rosita Hickey
Direktorin für Anfragen

Straßburg, 18.1.2024

[1] Anhang Ill des Beschlusses Nr. MB-19-10 des Verwaltungsrats des Amtes der Europäischen Union für geistiges Eigentum vom 25. September 2019 über die allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Artikel 79 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union, der die Beschäftigungsbedingungen für Vertragsbedienstete gemäß Artikel 3a der Beschäftigungsbedingungen regelt.

https://euipo.europa.eu/tunnel-web/secure/webdav/guest/document_library/contentPdfs/about_euipo/governance/management_board/decisions/MB-30-19_decision_on_CAs_en.pdf

[2] https://eu-careers.europa.eu/de/Cast-Permanent

[3] Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission; 

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[4] Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der EU-Verwaltung (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20230101)

[5] Er verwies auf den Beschluss Nr. MB-19-10 des Verwaltungsrats des Amtes der Europäischen Union für geistiges Eigentum vom 25. September 2019 über die allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Art. 79 Abs. 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union, der die Beschäftigungsbedingungen für Vertragsbedienstete gemäß Art. 3a dieser Beschäftigungsbedingungen regelt, Erwägungsgrund 7: „Um die Mobilität zu erleichtern, ist es wichtig, die Verbindung zwischen Vertragsbediensteten des Amtes und Vertragsbediensteten anderer Agenturen mithilfe gemeinsamer/ähnlicher Leitlinien für die Auswahl und Verwaltung von Vertragsbediensteten herzustellen.“

[6] Vgl. Urteil des Gerichts (Dritte Kammer) vom 26. Oktober 2011, Dufour/Europäische Zentralbank, Rechtssache T-

436/09, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62009TJ0436

[7] „Es scheint, dass das Einstellungsverfahren für Vertragsbedienstete aus Reservelisten in erster Linie Bewerber begünstigt, denen ein Fünfjahresvertrag angeboten werden kann, der möglicherweise um weitere fünf Jahre verlängert werden kann. Diese Praxis scheint Agenten zu benachteiligen, die bereits unbefristete Verträge haben. Es ist wichtig zu beachten, dass in dem vom Amt vor dem Auswahlgespräch bereitgestellten Stellenprofil nicht die vertragliche Dauer angegeben ist, wie aus dem beigefügten Dokument hervorgeht. Diese Situation fördert das berechtigte Vertrauen aller Bewerber auf einer Reserveliste auf Chancengleichheit bei der Einstellung.“

[8] https://eu-careers.europa.eu/de

[9] Diese Beschwerde wurde gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen im Rahmen der delegierten Fallbearbeitung behandelt.