Straßburg, den 22. April 2003

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie haben am 1. September 2002 im Namen von PASMEE (Hellenic Association of Translation Companies) eine Beschwerde gegen das Europäische Parlament betreffend die Ausschreibung CRE-0203-EL-EP eingereicht.

Am 11. September 2002 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten des Europäischen Parlaments weiter. Das Europäische Parlament hat seine Stellungnahme am 21. November 2002 übermittelt. Ich habe sie Ihnen am 25. November 2002 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 30. Dezember 2002 übermittelt haben.

Am 13. Januar 2003 habe ich mich schriftlich an das Parlament gewandt, um es aufzufordern, zu Ihren Bemerkungen Stellung zu nehmen und weitere Informationen vorzulegen. Das Parlament hat seine Antwort am 19. Februar 2003 übermittelt, und ich habe sie Ihnen am 21. Februar 2003 zur Stellungnahme übermittelt. Am 28. März 2003 haben Sie mir Ihre Anmerkungen zur Antwort des Parlaments übermittelt.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Anfang 2002 veröffentlichte das Europäische Parlament eine Ausschreibung (CRE-0203-EL-EP) für die Übersetzung der ausführlichen Berichte der Tagungen des Europäischen Parlaments ins Griechische. Entsprechende Ausschreibungen wurden auch für die zehn anderen Amtssprachen veröffentlicht. Acht Kandidaten folgten diesem Aufruf. Fünf von ihnen waren Mitglieder des Beschwerdeführers, einer Vereinigung griechischer Übersetzungsunternehmen.

Am 2. Juli 2002 wurde den Bietern per E-Mail von Frau T., einer Beamten des EP, mitgeteilt, dass die Ausschreibung "aus technischen Gründen" annulliert worden sei und erneut veröffentlicht werde. Es wurde jedoch kein Datum oder Zeitrahmen angegeben.

Einige Mitglieder des Beschwerdeführers schrieben daraufhin an das Parlament, um um Klarstellungen zu bitten. Am 3. Juli 2002 wurde im Namen der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments folgende E-Mail-Antwort übermittelt: „Wir werden die Gründe für die Annullierung nicht näher erläutern, soweit wir dies nicht tun müssen.“

In einer weiteren E-Mail vom 5. Juli 2002 teilte Frau T. den Empfängern mit, dass die offiziellen Ergebnisse für neun der Ausschreibungen in der darauffolgenden Woche im Amtsblatt veröffentlicht würden. Sie weist ferner darauf hin, dass die Ausschreibung für die Übersetzung der ausführlichen Sitzungsberichte des Europäischen Parlaments ins Deutsche (CRE-0202-DE-EP) wegen Diskrepanzen bei den Zuschlagskriterien zwischen der im Amtsblatt veröffentlichten Bekanntmachung und den auf der Website des EP veröffentlichten Spezifikationen der Ausschreibung annulliert worden sei. Schließlich weist Frau T. darauf hin, dass die Ausschreibung CRE-0203-EL-EP "aufgrund technischer Probleme" annulliert worden sei.

In seiner Anfang September 2002 beim Bürgerbeauftragten eingereichten Beschwerde vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass die Annullierung der Ausschreibung eine ernste Angelegenheit sei. Sie wies darauf hin, dass die Bieter eine beträchtliche Anzahl von Arbeitsstunden für die Vorbereitung ihrer Bewerbungen aufgewendet hätten. Der Beschwerdeführer wies ferner darauf hin, dass es sehr wichtig sei zu wissen, wann die Ausschreibung annulliert worden sei, d. h. vor oder nach der Bewertung der Angebote, da im letztgenannten Fall die Angebotspreise der Bieter bereits einer Reihe von Personen bekannt seien. Dies bedeutete wiederum, dass ihre Vertraulichkeit nun für ungültig erklärt wurde und das Angebot der Gefahr ausgesetzt war, angefochten zu werden.

Der Beschwerdeführer vertrat daher die Auffassung, dass das Parlament es und alle am Angebot Beteiligten über die Gründe für die Annullierung informieren und alle sich daraus ergebenden Fragen beantworten sollte.

Ferner sei der Ton der Antwort des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des EP unangemessen gewesen und habe den Eindruck eines arroganten Verhaltens erweckt.

Der Beschwerdeführer machte daher im Wesentlichen folgende Behauptungen geltend:

(1) Das EP habe es versäumt, die Gründe für die Annullierung der genannten Ausschreibung zu erläutern.
(2) Der Ton der E-Mail des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments vom 3. Juli 2002 sei unangemessen gewesen und habe den Eindruck eines arroganten Verhaltens erweckt.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme des Europäischen Parlaments

In seiner Stellungnahme äußerte sich das Europäische Parlament wie folgt:

Am 2. Juli 2002 wurde den Bietern der betreffenden Ausschreibung irrtümlich per E-Mail mitgeteilt, dass die Ausschreibung aus technischen Gründen annulliert worden sei. Diese E-Mail wurde nicht von einem der für die Ausschreibung zuständigen Beamten versandt, sondern von einem Mitarbeiter, der etwas eifrig gehandelt hatte. In der Zwischenzeit hatte die Konsultation des Juristischen Dienstes zu der Entscheidung geführt, dass die Ausschreibung nicht annulliert werden musste. Die Bieter seien nie offiziell über die Annullierung informiert worden, und es sei keine Mitteilung über die Annullierung veröffentlicht worden.

Die Konsultation des Juristischen Dienstes sei im Gange gewesen, als die E-Mail, in der um die Gründe für die Annullierung ersucht worden sei, versandt worden sei. Der Leiter der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments hatte Anweisungen erteilt, dass keine Informationen erteilt werden sollten. Nach der Veröffentlichung der Zuschlagsbekanntmachung entschuldigte sich der zuständige Beamte amtlich für die fehlerhafte E-Mail vom 2. Juli 2002 an alle Bieter.

Was den Ton der am 3. Juli 2002 versandten E-Mail betrifft, so war der Leiter der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments auf der Plenartagung in Straßburg gewesen, als ihn ein Mitarbeiter gefragt hatte, wie er auf die eingegangene E-Mail antworten könne. Die Frage war ihm um 12.15 Uhr gestellt worden, eine für ihn besonders geschäftige Zeit, da die Frist für die Einreichung von Dringlichkeitsentschließungen 13.00 Uhr war. Die Anweisungen des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments waren daher notwendigerweise ziemlich knapp gewesen. Die resultierende E-Mail sei nicht von ihm selbst verfasst worden, sondern sei eine Interpretation seiner Anweisungen gewesen, die von einem Nichtmuttersprachler in englischer Sprache verfasst worden sei. Es gab keine Absicht, zu beleidigen oder arrogant zu erscheinen.

Das EP fügte eine Kopie einer E-Mail vom 26. September 2002 bei, in der den Bietern der betreffenden Ausschreibung mitgeteilt wurde, dass die Bekanntmachung über die Zuschlagserteilung am 13. September 2002 veröffentlicht worden war, und in der es sich für etwaige Unannehmlichkeiten entschuldigte, die die fehlerhafte E-Mail vom 2. Juli 2002 hätte verursachen können.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seinen Bemerkungen brachte der Beschwerdeführer die Auffassung zum Ausdruck, dass es für einen EU-Dienst nicht hinnehmbar sei, die Bürger "fälschlicherweise zu informieren". Der Beschwerdeführer fügte hinzu, dass der Bedienstete, der nach Angaben des Parlaments nicht zu den „zuständigen Beamten“ gehört habe, genau die Person gewesen sei, die die Teilnehmer stets über Fragen im Zusammenhang mit der Ausschreibung informiert habe. Er hielt es ferner für ziemlich außergewöhnlich, dass die Anweisungen des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments falsch ausgelegt worden seien und dass eine für Übersetzungen zuständige EU-Dienststelle nicht in der Lage gewesen sei, die sprachliche Qualität der schriftlichen Antworten an die Bieter sicherzustellen.

Der Beschwerdeführer wies darauf hin, dass seine Kritik am Ton der E-Mail vom 2. Juli 2002 nicht persönlich an den Leiter der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments gerichtet worden sei. Sie wies darauf hin, dass andere Briefe mit ähnlichem Ton von deren Mitarbeitern versandt worden seien. Der Beschwerdeführer betonte, dass er vom Parlament die Zusicherung erhalten möchte, dass es in Zukunft vorsichtiger sein werde, wenn es sich um so sensible Angelegenheiten handele und wenn es mit externen Mitarbeitern, auf die es zähle, kommuniziere.

Der Beschwerdeführer stellte schließlich fest, dass er über die Art des aufgetretenen "technischen" Problems und das einschlägige Gutachten des Juristischen Dienstes informiert werden möchte. Sie wies darauf hin, dass eines ihrer Mitglieder, das von dem genannten Angebot ausgeschlossen worden sei, darum gebeten habe, über die Gründe für den Ausschluss unterrichtet zu werden, aber noch nicht die vom Juristischen Dienst zugesagte Antwort erhalten habe. Nach Ansicht des Beschwerdeführers warf diese Verzögerung Zweifel an der Transparenz der Ausschreibungsverfahren auf.

Weitere Anfragen
Bitte um weitere Informationen

Angesichts der Bemerkungen des Beschwerdeführers war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass er weitere Informationen benötige, um die Beschwerde bearbeiten zu können. Er leitete daher eine Kopie der Anmerkungen des Beschwerdeführers an das Parlament zur Stellungnahme weiter. Der Bürgerbeauftragte forderte das Parlament ferner auf, zu erläutern, warum die in der E-Mail vom 2. Juli 2002 enthaltenen fehlerhaften Informationen nicht berichtigt worden seien, sobald der Fehler den zuständigen Beamten bekannt geworden sei.

Antwort des Parlaments

In seiner Antwort äußerte sich das Parlament wie folgt:

Als die fragliche E-Mail am 2. Juli 2002 versandt worden war, war die Konsultation des Juristischen Dienstes noch nicht abgeschlossen. Da die zuständigen Beamten zunächst (informell) darauf hingewiesen worden waren, dass die Ausschreibung wahrscheinlich storniert werden müsse, und anschließend (wieder informell) darüber informiert worden waren, dass dies in der Tat nicht der Fall sein könnte, war klar, dass das Ergebnis dieser Konsultation bei weitem kein unabsehbarer Abschluss war. Sie hätten daher entschieden, dass sie angesichts der fehlenden rechtlichen Bedeutung der E-Mail das Ergebnis der offiziellen Konsultation des Juristischen Dienstes abwarten würden, anstatt das Risiko einzugehen, den Bietern mitzuteilen, dass die E-Mail vom 2. Juli 2002 fehlerhaft gewesen sei und dass das Ausschreibungsverfahren tatsächlich noch offen sei, nur um sie einige Wochen später darüber zu informieren, dass das Ausschreibungsverfahren tatsächlich annulliert worden sei. Die Angelegenheit war erst am 12. August 2002 geklärt.

Die für die Ausschreibung zuständigen Beamten waren im Ausschreibungsschreiben/in der Leistungsbeschreibung gemäß den Vorschriften genannt worden. Darüber hinaus wurde in der Leistungsbeschreibung eindeutig darauf hingewiesen, dass die einzige Anlaufstelle Frau W. war. Die Beamtin, die die fehlerhafte E-Mail versandt hatte, war im Sekretariat des freiberuflichen Referats beschäftigt und tauschte regelmäßig E-Mails mit Auftragnehmern aus. Sie war jedoch in den Ausschreibungsunterlagen nicht genannt worden.

Während der Übersetzungsdienst des Parlaments eindeutig für die schriftlichen Mitteilungen des Organs verantwortlich war, stellte diese E-Mail in keiner Weise ein offizielles Dokument dar. Die freiberufliche Abteilung der Planungsabteilung war ein rein administrativer Dienst. Seine Mitarbeiter, meist C-Klasse, tauschten im Durchschnitt fünfzig E-Mails pro Tag mit Auftragnehmern aus. Um die sprachliche Überarbeitung dieser rein administrativen Kommunikation mit Dienstleistern zu gewährleisten, wäre ein Team von mindestens zwei vollwertigen Übersetzern für jeden der elf bald 20 Amtssprachen erforderlich.

Das Parlament hat öffentliche Aufträge vergeben, ein sehr formelles Verfahren, dessen Rechtsvorschriften klare Regeln für die möglichen Arten der Kommunikation enthalten. Es war bedauerlich, dass diese Formalität vom Beschwerdeführer als negatives Klima angesehen wurde, die betroffenen Beamten jedoch zur Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften verpflichtet waren.

Das einschlägige Gutachten des Juristischen Dienstes sei dem Generalsekretär als vertraulich und nicht öffentlich zugänglich übermittelt worden, wie es bei Stellungnahmen des Juristischen Dienstes des Parlaments üblich sei. Nach den Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge konnte das Parlament außerdem keine anderen Parteien als den Bieter selbst über ein Angebot informieren.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme dankte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten für seinen Beitrag zur Klärung des Problems und stellte fest, dass er die Stellungnahme des Parlaments an seine Mitglieder weitergeleitet und sie ermutigt habe, persönlich um Informationen über das Angebot zu bitten. Nach Angaben des Beschwerdeführers beabsichtigte eines seiner Mitglieder, das bereits Informationen angefordert, aber keine Antwort erhalten hatte, die Angelegenheit dem Bürgerbeauftragten vorzulegen. Der Beschwerdeführer fügte hinzu, dass es definitiv ein Kommunikations- und Transparenzproblem gebe, das durch Bürokratie und "Formalitäten" verschleiert sei.

DER BESCHLUSS

1 Nichtbegründung der Gründe für die Annullierung der Ausschreibung

1.1 Anfang 2002 veröffentlichte das Europäische Parlament eine Ausschreibung für die Übersetzung der ausführlichen Sitzungsberichte des Parlaments ins Griechische. Fünf der Bieter, die auf diese Aufforderung geantwortet haben, waren Mitglieder des Beschwerdeführers, einer Vereinigung griechischer Übersetzungsunternehmen. Am 2. Juli 2002 teilte das Parlament den Bietern mit, dass die Ausschreibung "aus technischen Gründen" annulliert worden sei. In seiner Anfang September 2002 eingereichten Beschwerde machte der Beschwerdeführer geltend, das Parlament habe es versäumt, ihm die Gründe für die Annullierung des Angebots mitzuteilen.

1.2 In seiner Stellungnahme erklärte das Europäische Parlament, dass die in der E-Mail vom 2. Juli 2002 enthaltenen Informationen fehlerhaft gewesen seien und dass die Ausschreibung in Wirklichkeit nicht annulliert worden sei. Das Parlament hatte den Bietern für die betreffende Ausschreibung am 26. September 2002 mitgeteilt, dass die Bekanntmachung über die Zuschlagserteilung am 13. September 2002 veröffentlicht worden sei, und sich für etwaige Unannehmlichkeiten entschuldigt, die die fehlerhafte E-Mail vom 2. Juli 2002 hätte verursachen können.

1.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Behauptung des Beschwerdeführers auf der Annahme beruhte, dass die Ausschreibung annulliert worden sei. Da das Angebot in der Tat nicht annulliert wurde, ist diese Behauptung somit gegenstandslos geworden, und es besteht keine Notwendigkeit, sie weiter zu untersuchen.

2 Unangemessener und arroganter Tonfall der Korrespondenz

2.1 Der Beschwerdeführer ist der Auffassung, dass der Ton der E-Mail, mit der das EP am 3. Juli 2002 auf Anfragen einiger seiner Mitglieder zu den Gründen für die angebliche Annullierung der Ausschreibung antwortete, unangemessen war und einen Eindruck arroganten Verhaltens erweckte.

2.2 Das Parlament weist darauf hin, dass der Leiter seiner Abteilung Übersetzungsplanung auf der Plenartagung in Straßburg war, als ihn ein Mitarbeiter fragte, wie er dem Beschwerdeführer antworten solle. Die Frage wurde ihm in einer besonders geschäftigen Zeit gestellt, und seine Anweisungen waren daher notwendigerweise eher knapp. Die resultierende E-Mail wurde nicht von ihm selbst verfasst, sondern war eine Interpretation seiner Anweisungen, die von einem Nicht-Muttersprachler in englischer Sprache verfasst wurde. Es gab keine Absicht, zu beleidigen oder arrogant zu erscheinen.

2.3 In seiner Stellungnahme weist der Beschwerdeführer darauf hin, dass die Mitarbeiter des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des EP weitere Schreiben mit ähnlichem Ton übermittelt hätten. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass ihm diese Schreiben nicht übermittelt wurden. Seine Anfrage beschränkt sich daher auf die E-Mail vom 3. Juli 2002.

2.4 Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dass Beamte in den Beziehungen zur Öffentlichkeit höflich sind (1). Die E-Mail vom 3. Juli 2002 lautet wie folgt: "Wir werden die Gründe für die Annullierung nicht näher erläutern, soweit wir dies nicht tun müssen." Diese Nachricht, die als Antwort auf die von bestimmten Mitgliedern des Beschwerdeführers eingereichten Klarstellungsersuchen gesendet wurde, erweckt den Eindruck, dass der Absender der Ansicht war, dass das Parlament nicht verpflichtet sei, die angeforderten Informationen bereitzustellen. Für diesen Standpunkt wurden jedoch keinerlei Gründe angeführt, und die Antwort beschränkt sich auf nur einen knappen Satz. Der Bürgerbeauftragte hält es daher für verständlich, dass der Beschwerdeführer und seine Mitglieder diese E-Mail beleidigt haben. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Nachricht im Namen des Leiters der Abteilung Übersetzungsplanung des Parlaments übermittelt wurde und dass sowohl Letztere als auch Frau W. offenbar eine Kopie dieser Nachricht erhalten haben. Wenn es tatsächlich, wie das Parlament in seiner Stellungnahme betont, keine Absicht gegeben hätte, den betreffenden Beamten zu beleidigen oder arrogant zu erscheinen, hätte es folglich später genügend Zeit gegeben, um den Eindruck zu korrigieren, den diese Botschaft erzeugen musste. Eine solche Korrektur scheint jedoch nicht vorgenommen oder gar versucht worden zu sein.

2.5 Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass das Parlament durch das Versenden und Versäumnis, die E-Mail-Nachricht vom 3. Juli 2002 zu korrigieren, seiner Verpflichtung zur Höflichkeit gegenüber der Öffentlichkeit nicht nachgekommen ist. Dies ist ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit, und in dieser Hinsicht wird eine kritische Bemerkung gemacht werden.

3 Weitere Fragen

3.1 In seinen Bemerkungen zum Gutachten des Parlaments wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass er über die Art des aufgetretenen "technischen" Problems und das einschlägige Gutachten des Juristischen Dienstes informiert werden möchte. Der Beschwerdeführer machte ferner geltend, eines seiner Mitglieder, das von dem genannten Angebot ausgeschlossen worden sei, habe darum gebeten, über die Gründe für den Ausschluss unterrichtet zu werden, habe aber noch nicht die vom Juristischen Dienst zugesagte Antwort erhalten. Nach Ansicht des Beschwerdeführers warf diese Verzögerung Zweifel an der Transparenz der Ausschreibungsverfahren auf.

3.2 Der Bürgerbeauftragte leitete daraufhin die Bemerkungen des Beschwerdeführers an das Parlament weiter, das in seiner Antwort weitere Informationen zu dieser Angelegenheit übermittelte. In seinen Bemerkungen zu dieser Antwort dankte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten für seinen Beitrag zur Klärung des Problems und stellte fest, dass er die Stellungnahme des Parlaments an seine Mitglieder weitergeleitet und sie ermutigt habe, persönlich um Informationen über das Angebot zu bitten. Nach Angaben des Beschwerdeführers beabsichtigte eines seiner Mitglieder, das bereits Informationen angefordert, aber keine Antwort erhalten hatte, die Angelegenheit dem Bürgerbeauftragten vorzulegen.

3.3 Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass er sich im vorliegenden Fall nicht mit den weiteren Fragen befassen muss, die der Beschwerdeführer in seinen Bemerkungen zur Stellungnahme des Parlaments aufgeworfen hat.

4 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zu machen:

Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dass Beamte in den Beziehungen zur Öffentlichkeit höflich sind (2). Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass das Parlament dieser Verpflichtung nicht nachgekommen ist, indem es die E-Mail vom 3. Juli 2002 versandt und nicht berichtigt hat. Das ist ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident des Europäischen Parlaments wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Vgl. Artikel 12 Absatz 1 des vom Europäischen Bürgerbeauftragten vorgeschlagenen und vom Europäischen Parlament gebilligten Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis. Der Kodex ist auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) Vgl. Artikel 12 Absatz 1 des vom Europäischen Bürgerbeauftragten vorgeschlagenen und vom Europäischen Parlament gebilligten Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis. Abrufbar auf der Website des Bürgerbeauftragten (http://www.ombudsman.europa.eu).