Sehr geehrte Frau C.,

Am 19. Dezember 2001 haben Sie im Namen von ACTED beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde über die Ablehnung des Antrags AD 21367-084 „Unterstützung der Ernährungssicherheit durch kleine Bäckereien und Kleinbauern in Tadschikistan“ durch die Kommission im Anschluss an die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen SCRE/111402/C/G „Food Security Programme NGO 2000“ eingereicht.

Am 23. Januar 2002 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 26. Februar 2002 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen. Es scheinen keine Beobachtungen von Ihnen eingegangen zu sein.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelte es sich dabei um folgende Sachverhalte:

"ACTED" (nachstehend "der Beschwerdeführer") ist eine Agentur für technische Zusammenarbeit und Entwicklung. Im Januar 2001 stellte der Beschwerdeführer im Anschluss an die Aufforderung der Kommission zur Einreichung von Vorschlägen SCRE/111402/C/G „Food Security Programme NGO 2000“, die vom Amt für Zusammenarbeit EuropeAid verwaltet wird, einen Antrag. Das Projekt AD 21367-084 des Beschwerdeführers hieß "Unterstützung der Ernährungssicherheit durch Kleinbäckereien und Kleinbauern in Tadschikistan".

Am 2. August 2001 erhielt der Beschwerdeführer das Schreiben der Kommission vom 24. Juli 2001, in dem sie ihm die Nichtzuschussfähigkeit des Antrags wegen "inkohärenter Haushaltsmittel" mitteilte. Aufschlüsselung der Ausgaben ist nur für den von der Kommission beantragten Beitrag angegeben.“ In seinem Ablehnungsschreiben erklärte der Referatsleiter: „Wir bedauern, dass wir weder per E-Mail, Brief, Fax noch telefonisch über die Gründe für diese Entscheidung diskutieren können.“

Am 3. August 2001 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an die Kommission, in dem er die Überprüfung seines Antrags beantragte. Der Beschwerdeführer ist der Auffassung, dass die Kommission die Verwaltungsverfahren der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen nicht ordnungsgemäß befolgt hat. In seinem Schreiben vom 3. August 2001 stellte der Beschwerdeführer fest, dass in dem von der Kommission auf ihrer Website veröffentlichten Standard-Haushaltsformular nicht angegeben sei, ob sich der Haushalt auf den gesamten Haushalt einschließlich aller Kofinanzierungen aus anderen Quellen oder nur auf den von der Kommission beantragten Haushalt beziehen solle. Es gab keine anderen Spalten oder Zeilen für die Identifizierung anderer finanzieller Beiträge zum Programm.

Am 6. und 7. August 2001 sowie am 16. November 2001 schrieb der Beschwerdeführer erneut an die Kommission. In seinem Schreiben vom 7. August 2001 stellte der Beschwerdeführer fest, dass sich die Kommission gemäß dem Verfahren in der Phase der Beurteilung der "administrativen Konformität" des Projekts und nicht der Förderfähigkeit befinde. Der Beschwerdeführer stellte ferner fest, dass er das Standard-Haushaltsformular der Kommission verwendet habe. Die Kommission antwortete jedoch auf keines der Schreiben des Beschwerdeführers.

Am 19. Dezember 2001 reichte der Beschwerdeführer die vorliegende Beschwerde beim Bürgerbeauftragten ein und machte die folgenden beiden Behauptungen geltend:

1. Die Kommission hat die Verwaltungsverfahren der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen SCRE/111402/C/G „Food Security Programme NGO 2000“ nicht ordnungsgemäß befolgt, was zur Ablehnung des Antrags des Beschwerdeführers AD 21367-084 „Unterstützung der Ernährungssicherheit durch kleine Bäckereien und Kleinbauern in Tadschikistan“ führte.

2. Die Kommission hat die Schreiben des Beschwerdeführers vom 3., 6. und 7. August 2001 sowie vom 16. November 2001 nicht beantwortet.

DIE ANFRAGE

Die Kommission erinnerte zunächst an den Sachverhalt der Beschwerde:

Im Januar 2001 reichte der Beschwerdeführer ein Projekt zur Finanzierung im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen SCRE/111402/C/G ein. In seiner Sitzung vom 17. Juli 2001 prüfte der Auswahlausschuss alle Vorschläge, die von einem externen Auftragnehmer, TRANSTEC, bewertet worden waren, um sie auf der Grundlage der administrativen Compliance- und Förderfähigkeitstabelle zu bewerten. Diese Vorschläge würden dann auf die nächste Stufe des Bewertungsverfahrens, die technische Bewertung des Projekts selbst, übertragen.

Eines der wichtigsten Kriterien für die Feststellung der Förderfähigkeit eines Vorschlags ist ein solider und ausgewogener Haushalt, der alle in den Texten der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen geforderten Elemente enthält. Das Vorbringen des Beschwerdeführers wurde im Bereich seines Haushalts als mangelhaft erachtet, da der Antragsteller Kosten vorgelegt hatte, die nur den von der Kommission beantragten Beitrag abdeckten. Die Leitlinien der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen waren ebenso klar wie das beigefügte Haushaltsformular, in dem angegeben war, dass 100 % der förderfähigen Kosten im Haushaltsplan ausgewiesen werden sollten.

Es ist üblich, dass bei Fehlern im Haushaltsentwurf der Antrag abgelehnt werden sollte, da diese Anforderung mehr als eine einfache Verwaltungsformalität darstellt. Der Auswahlausschuss lehnte daher den Antrag von ACTED ab, zusammen mit neun anderen Fällen, die in dieselbe Kategorie fallen. Die Ablehnungsschreiben wurden dann am 24. Juli 2001 an die erfolglosen Kläger versandt.

Der Beschwerdeführer reagierte sofort telefonisch und bestand darauf, dass er diesen Fehler durch erneute Vorlage eines neuen Haushalts korrigieren wolle. Nach einem ausführlichen und höflichen Gespräch wurde dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass er den neuen Haushalt natürlich übermitteln könne, aber das sei der Ausschuss, der über seine Zulässigkeit entscheiden müsse.

Der Ausschuss trat am 27. September 2001 zusammen und bekräftigte seine Auffassung, dass Haushaltsfehler in der Tat eher eine Frage der Förderfähigkeit als der Verwaltungsformalität seien. Dies wurde dem Beschwerdeführer telefonisch erklärt.

Zur Beschwerde äußerte sich die Kommission wie folgt:

Die Kommission betonte, dass der "Practical Guide to EC external aid contract procedures" im Januar 2001 nach der Veröffentlichung dieser Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht wurde. In Abschnitt 6.3.8.3 heißt es jedoch unbestreitbar: „Diese Bewertung muss anhand des administrativen Regelwerks für die Einhaltung der Vorschriften und die Förderfähigkeit (siehe Anhang E7) anhand der in den Leitlinien für Antragsteller festgelegten Kriterien durchgeführt werden. Unter keinen Umständen dürfen Bewerter oder Mitglieder des Bewertungsausschusses die den Antragstellern in den Leitlinien für Antragsteller mitgeteilte administrative Einhaltung und Förderfähigkeitstabelle ändern. Einhaltung der Verwaltungsvorschriften: ist das Dossier komplett ? Wenn ein Dokument fehlt oder ein Teil des Antragsformulars nicht ausgefüllt ist, muss der Antragsteller innerhalb von 48 Stunden das Formular ausfüllen.

Nach Prüfung des Dossiers stimmen die Kommissionsdienststellen darin überein, dass bei sorgfältiger Lektüre des obigen Wortlauts tatsächlich glaubhaft argumentiert werden kann, dass der Haushalt Teil des "Antragsformulars" ist und daher als Verwaltungsformalität betrachtet werden kann. Folglich sollte der Antragsteller von der 48-Stunden-Frist zur Behebung von Fehlern profitieren.

Vor diesem Hintergrund wird der Ausschussvorsitzende den Ausschussmitgliedern in ihrer nächsten Sitzung, die für Ende Februar 2002 vorgesehen ist, im Anschluss an das Verfahren empfehlen, ihre Entscheidung in diesem und in den anderen Fällen ähnlicher Art rückgängig zu machen. In diesen anderen neun Fällen sollte der Antragsteller auch aufgefordert werden, seine Haushaltsmittel innerhalb des zugewiesenen Zeitraums von 48 Stunden erneut vorzulegen. ACTED wird dann offiziell über das Ergebnis seiner Anwendung informiert.

In Bezug auf das Versäumnis, zu antworten, bedauerte die Kommission, dass ihre Dienststellen die am 3., 6. und 7. August sowie am 16. November 2001 eingegangenen Mitteilungen des Beschwerdeführers nicht schriftlich beantworteten. Dennoch haben die Kommissionsdienststellen den Beschwerdeführer durch mehrere Telefongespräche über den Stand des Falles informiert. Nach Auffassung der Kommission können die Dienststellen bei der Behandlung dieses Falles nicht wegen mangelnder Kommunikation kritisiert werden, selbst wenn diese Mitteilung formaler hätte gestaltet werden müssen.

Als Schlussfolgerung erklärte die Kommission, dass der Ausschuss in seiner nächsten Sitzung den Antrag des Beschwerdeführers für die nächste Phase des Auswahlverfahrens, die aus einer technischen Bewertung durch zwei separate Stellen besteht, förmlich zulassen wird, um das Projekt gemäß den veröffentlichten Bewertungsbögen zu bewerten. Wenn die 9 anderen ähnlichen Fälle ihre Budgets zufriedenstellend berichtigen, werden sie die gleichen Verfahren befolgen. Diese technische Bewertung und die daraus resultierenden Punktzahlen werden dann vom Auswahlausschuss geprüft, der die Qualität des Projekts mit der aller anderen im Rahmen dieser Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bewerteten Vorschläge vergleicht, um festzustellen, ob das Projekt dem für eine Finanzhilfe der Gemeinschaft erforderlichen Standard entspricht.

Die Kommissionsdienststellen wollten allen Beteiligten versichern, dass diese abschließende Bewertung nach der üblichen Praxis auf möglichst objektive und sachliche Weise durchgeführt wird.

Der Beschwerdeführer übermittelte keine Bemerkungen.

DER BESCHLUSS

1.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass die Kommission die Verwaltungsverfahren der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen SCRE/111402/C/G „Programm zur Ernährungssicherheit NRO 2000“ nicht ordnungsgemäß befolgt habe, was zur Ablehnung des Antrags des Beschwerdeführers AD 21367-084 „Unterstützung der Ernährungssicherheit durch kleine Bäckereien und Kleinbauern in Tadschikistan“ geführt habe.

1.2 Die Kommission stellte fest, dass bei der Lektüre des Praktischen Leitfadens argumentiert werden könnte, dass der Haushalt Teil des Antragsformulars ist und daher als Verwaltungsformalität betrachtet werden könnte. Vor diesem Hintergrund hat die Kommission erklärt, dass der Ausschussvorsitzende den Ausschussmitgliedern empfehlen wird, ihre Entscheidung über diesen und andere Fälle rückgängig zu machen. Der Ausschuss wird den Antrag des Beschwerdeführers in der nächsten Phase des Auswahlverfahrens, die in der technischen Bewertung besteht, förmlich zulassen. Die Kommission wies ferner darauf hin, dass die abschließende Bewertung nach der üblichen Praxis auf möglichst objektive und sachliche Weise erfolgen wird. Der Beschwerdeführer äußerte sich nicht zur Stellungnahme der Kommission.

1.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission schließlich akzeptiert hat, dass das Budget des Antrags gemäß dem Praktischen Leitfaden als Teil der Einhaltung der Verwaltungsvorschriften betrachtet werden könnte. Infolgedessen wurde der Antrag des Beschwerdeführers zur nächsten Stufe der Bewertung zugelassen. Es scheint daher, dass die Kommission angemessene Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit zu regeln. Weitere Untersuchungen sind daher nicht gerechtfertigt.

2.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, die Kommission habe ihre Schreiben vom 3., 6. und 7. August 2001 sowie vom 16. November 2001 nicht beantwortet. Die Kommission bedauerte, dass ihre Dienststellen die Mitteilungen des Beschwerdeführers nicht beantwortet hatten. Sie hatten den Beschwerdeführer jedoch durch mehrere Telefongespräche über den Stand des Falles informiert, und die Kommission war daher der Auffassung, dass ihre Dienststellen nicht wegen mangelnder Kommunikation kritisiert werden können.

2.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass das Versäumnis der Kommission, auf die Schreiben des Beschwerdeführers zu antworten, mit der Tatsache übereinstimmt, dass die Kommission in ihrem kurzen Ablehnungsschreiben vom 24. Juli 2001 erklärt hat: "Wir bedauern, dass wir keine Diskussion über die Gründe für diese Entscheidung aufnehmen können, weder per E-Mail noch per Brief, Fax oder Telefon."

2.3 In diesem Zusammenhang möchte der Bürgerbeauftragte daran erinnern, dass die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft nach den Grundsätzen des guten Verwaltungsverhaltens die Gründe für ihre Entscheidungen angeben müssen (1). Im Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission heißt es: „Wenn es beispielsweise aufgrund der großen Zahl von Personen, die von ähnlichen Entscheidungen betroffen sind, nicht möglich ist, die Gründe für einzelne Entscheidungen detailliert mitzuteilen, können Standardantworten gegeben werden. Diese Standardantworten sollten die Hauptgründe für die getroffene Entscheidung enthalten. Darüber hinaus muss eine interessierte Partei, die ausdrücklich eine ausführliche Begründung verlangt, diese vorlegen.“

2.4 Im vorliegenden Fall scheint der Beschwerdeführer lediglich eine kurze Standardantwort erhalten zu haben. Das Schreiben der Kommission vom 24. Juli 2001 verwehrte dem Beschwerdeführer mit seinem Wortlaut ausdrücklich das Recht, eine ausführliche Begründung für die Ablehnungsentscheidung zu erhalten. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar, und der Bürgerbeauftragte macht die nachstehende kritische Bemerkung.

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu Teil 2 dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zu machen:

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

Jacob SÖDERMAN

(1) Siehe den Abschnitt „Pflicht zur Begründung von Entscheidungen“ im Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission sowie Artikel 18 des Kodex für gute Verwaltungspraxis des Bürgerbeauftragten. Siehe auch Artikel 41 der Charta der Grundrechte.