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Beschluss über unrichtige Informationen über den Status eines Bewerbers in der vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) verwalteten Datenbank für die Auswahl von Vertragsbediensteten (CAST) (Fall 2090/2021/VB)
Entscheidung
Fall 2090/2021/VB - Geöffnet am Mittwoch | 16 Februar 2022 - Entscheidung vom Freitag | 25 November 2022 - Betroffene Institution Europäisches Amt für Personalauswahl ( Durch die Einrichtung beigelegt ) - Land Italien
Der Fall betraf den Status einer Person in der Datenbank des Auswahlinstruments für Vertragsbedienstete (CAST-Datenbank), aus der die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU Vertragsbedienstete einstellen können. Die Beschwerdeführerin hatte die Auswahltests bestanden und wurde in die Datenbank aufgenommen, die vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) verwaltet wird, wurde jedoch fälschlicherweise für einen Zeitraum von mehr als vier Jahren als „eingestellt“ angegeben.
Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer in diesem Zeitraum möglicherweise die Möglichkeit verpasst hat, von EU-Organen über die CAST-Datenbank eingestellt zu werden. Der Bürgerbeauftragte schlug EPSO als Lösung vor, die Gültigkeit des Status der Beschwerdeführerin in der Datenbank um den gleichen Zeitraum zu verlängern, in dem sie fälschlicherweise als eingestellt gekennzeichnet worden war. Das EPSO nahm den Vorschlag an.
Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Schlussfolgerung ab, dass EPSO das Problem gelöst habe. Um zu verhindern, dass solche Probleme in Zukunft auftreten, schlug sie dem EPSO vor, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass jedes Mal, wenn sich der Status eines Bewerbers in der CAST-Datenbank ändert, er eine automatische E-Mail erhält, in der er über die Änderung informiert wird.
Hintergrund der Beschwerde
1. Das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) verwaltet das Auswahlinstrument für Vertragsbedienstete (CAST). Bewerber, die die CAST-Auswahltests erfolgreich bestanden haben, werden in eine Datenbank aufgenommen, aus der die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU Vertragsbedienstete einstellen können.
2. 2007 war der Beschwerdeführer in einem CAST-Auswahlverfahren erfolgreich und wurde in eine Liste [1] in der CAST-Datenbank aufgenommen. Die Gültigkeit der Liste des Beschwerdeführers endet Ende 2022 [2].
3. Von Juli 2014 bis Februar 2015 war der Beschwerdeführer als Vertragsbediensteter in einer Vertretung der Europäischen Kommission tätig.
4. Im Jahr 2016 wurde der Beschwerdeführerin ab dem 1. Juni 2016 eine Stelle als Vertragsbedienstete in einer EU-Delegation angeboten, die sie zunächst annahm. Im April 2016 teilte die Beschwerdeführerin der Kommission jedoch mit, dass sie die Stelle aus familiären Gründen nicht antreten könne.
5. Im September 2020 wandte sich die Beschwerdeführerin an EPSO, um die Gültigkeit ihres Status in der CAST-Datenbank zu überprüfen. EPSO teilte der Beschwerdeführerin mit, dass sie als „eingestellt“ gekennzeichnet sei. Auf Antrag der Beschwerdeführerin änderte EPSO ihren Status wieder auf „verfügbar“. Das EPSO wies ferner darauf hin, dass es in der Verantwortung des Unionsorgans liege, Bewerber aus der Datenbank, in ihrem Fall der Kommission, einzustellen, um den Status der Bewerber auf die Liste zurückzusetzen, sobald sie nicht mehr bei diesem Organ beschäftigt seien. Sie empfahl dem Beschwerdeführer, sich für weitere Informationen direkt an die Kommission zu wenden.
6. Im Oktober 2020 kontaktierte der Beschwerdeführer die Kommission, um zusätzliche Informationen anzufordern. Im November 2020 antwortete die Kommission, dass nach einer Untersuchung durch ihre Personalabteilung und EPSO die einzig mögliche Erklärung für das Problem ein IT-Problem während der Migration der CAST-Datenbank zu einem neuen Einstellungsportal sei, das von EPSO eingerichtet wurde.
7. Da das Portal vom EPSO verwaltet werde, könne die Kommission nicht für das Problem verantwortlich gemacht werden.
8. Im November 2021 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.
Die Untersuchung
9. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten bat EPSO zu bestätigen, ob das Problem auf ein IT-Problem während der Migration der CAST-Datenbank zurückzuführen sei.
10. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort des EPSO. Außerdem unterbreitete sie dem EPSO einen Lösungsvorschlag und erhielt die Stellungnahme des Beschwerdeführers zu den Antworten des EPSO.
Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente
11. Die Beschwerdeführerin ist der Ansicht, dass sie aufgrund des Fehlers mit ihrem Status in der CAST-Datenbank die Möglichkeit verloren habe, von den EU-Organen als Vertragsbedienstete eingestellt zu werden.
12. EPSO erklärte, dass sich der Status des Beschwerdeführers während der Migration der CAST-Datenbank im September 2015 nicht geändert habe. Sie stellte Screenshots des Status der Beschwerdeführerin zur Verfügung, um nachzuweisen, dass sie sowohl vor als auch nach der Migration in der Datenbank verfügbar war. Der Status des Beschwerdeführers wurde am 28. Juli 2016 auf Antrag der Kommission vom 7. Juli 2016 im Zusammenhang mit dem Standpunkt, der dem Beschwerdeführer in einer EU-Delegation angeboten wurde, in „recruited“ geändert.
13. EPSO räumte ein, dass es bedauerlich sei, dass der Status der Beschwerdeführerin nicht wieder in „verfügbar“ geändert worden sei, nachdem sie beschlossen habe, diese Stelle nicht zu übernehmen. Es sei jedoch schwierig festzustellen, inwieweit die Einstellungschancen der Beschwerdeführerin durch ihren Status in der Datenbank beeinträchtigt würden. Es stellte fest, dass es zu diesem Zeitpunkt 885 Bewerber auf der Liste gab, von denen bisher nur 53 von den EU-Organen eingestellt wurden. 359 sind noch für die Einstellung verfügbar, während 473 nicht mehr verfügbar sind.
Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine Lösung
14. Im Juni 2022 unterbreitete die Bürgerbeauftragte dem EPSO einen Lösungsvorschlag. Sie räumte ein, dass das EPSO auf Antrag der Kommission gehandelt habe, als es den Status des Beschwerdeführers in einen eingestellten Status geändert habe. Da EPSO jedoch für die Verwaltung der CAST-Datenbank zuständig ist, beschloss der Bürgerbeauftragte, den Lösungsvorschlag an EPSO zu richten.
15. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer fälschlicherweise für vier Jahre, einen Monat und 14 Tage (vom 28. Juli 2016 bis zum 11. September 2020) als in der CAST-Datenbank eingestellt markiert wurde. In diesem Zeitraum hat sie möglicherweise die Möglichkeit verpasst, von EU-Institutionen eingestellt zu werden, die die CAST-Datenbank genutzt haben, um nach Kandidaten mit ihrem Profil zu suchen. Vor diesem Hintergrund unterbreitete der Bürgerbeauftragte folgenden Lösungsvorschlag:
EPSO sollte Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Beschwerdeführerin nach Ablauf ihrer Reserveliste für mindestens den gleichen Zeitraum, in dem ihr Profil fälschlicherweise als eingestellt markiert wurde (4 Jahre, 1 Monat und 14 Tage), für die Einstellung in der CAST-Datenbank zur Verfügung steht.
16. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Ausweitung der Verfügbarkeit des Beschwerdeführers in der Datenbank keine unmittelbare Abhilfe für verlorene Einstellungsmöglichkeiten schaffen würde, war jedoch der Ansicht, dass dies die in diesem Stadium am besten geeignete Maßnahme sei.
17. Im Oktober 2022 nahm das EPSO den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten an. Sie teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie ein Addendum zur einschlägigen CAST-Liste erstellen werde, um den Beschwerdeführer für den oben genannten Zeitraum für die Einstellung zur Verfügung zu halten.
18. Der Beschwerdeführer akzeptierte die Lösung ohne weitere Anmerkungen.
Bewertung des Bürgerbeauftragten nach dem Lösungsvorschlag
19. Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Entscheidung des EPSO, ihren Vorschlag in diesem Fall anzunehmen. Sie ist der Ansicht, dass das Problem gelöst wurde.
20. Es ist jedoch bedauerlich, dass die Beschwerdeführerin nicht informiert wurde, als ihr Status im Juli 2016 geändert wurde, um eingestellt zu werden. Wäre dies der Fall gewesen, hätte sie den Fehler sofort an EPSO melden und das Problem hätte schnell gelöst werden können. Der Bürgerbeauftragte wird dem EPSO einen Verbesserungsvorschlag unterbreiten, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Schlussfolgerung
Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:
Das Europäische Amt für Personalauswahl hat das Problem gelöst.
Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.
Verbesserungsvorschläge
EPSO sollte Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass jedes Mal, wenn sich der Status eines Bewerbers in der CAST-Datenbank ändert, er eine automatische E-Mail erhält, in der er über die Änderung informiert wird.
Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte
Straßburg, 25. November 2022
[1] EPSO/CAST/27/4/07.
[2] https://epso.europa.eu/de/successful-candidates/contract-agents-selections-lists.