Sehr geehrter Herr X,

Am 30. Oktober 1999 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde über Einstellungsverfahren der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ETF) eingereicht, die im Amtsblatt (ABl.) C 364 vom 2.12.1997, S. 18, und ABl. C 369 vom 6.12.1997, S. 25 (griechische Ausgabe) veröffentlicht wurden.

Am 18. Januar 2000 leitete ich die Beschwerde an den Direktor der ETF weiter. Die ETF hat ihre Stellungnahme am 17. April 2000 abgegeben. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 27. Mai 2000 übermittelt haben.

Am 25. September 2000 richtete ich ein Auskunftsersuchen an die ETF, die am 27. Oktober 2000 ihre ergänzende Stellungnahme übermittelte. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 27. Dezember 2000 übermittelt haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer beantragte eine Stelle als Bediensteter auf Zeit (A7/A6) als Programmmanager für Zentralasien bei der ETF, wie im ABl. C 369 vom 6.12.1997, S. 25, veröffentlicht.

Die ETF teilte dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 9. Februar 1998 mit, dass sein Antrag als Bediensteter auf Zeit A7Co-ordination of System Support and Administration nach dem Ablaufdatum eingegangen sei.

In Beantwortung dieses Schreibens stellte der Beschwerdeführer in seinem Schreiben vom 22. Februar 1998 an die ETF klar, dass es eine Verwechslung mit dem Einstellungsverfahren für einen Koordinator für Systemunterstützung und -verwaltung in der im ABl. C 364 vom 2.12.1997, S. 18 veröffentlichten Fassung gebe, und wies darauf hin, dass die Frist vom 15.12.1997 für das im ABl. C 364 veröffentlichte Auswahlverfahren ziemlich streng sei. Da er das fragliche Amtsblatt erst am 16.12.1997 in Besitz nehmen konnte, war er nicht in der Lage, seinen Antrag auf diese Stelle zu stellen. Darüber hinaus wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass in der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen keine Anschrift angegeben worden sei.

Da er auf sein Schreiben keine Antwort erhielt, sandte er am 1. Juni 1998 eine Mahnung, die ebenfalls unbeantwortet blieb.

Am 30. Oktober 1999 beschwerte er sich beim Europäischen Bürgerbeauftragten und machte Folgendes geltend:

1. Die im ABl. C 364 festgesetzte Frist war zu knapp und enthielt keine Anhaltspunkte dafür, dass sich die Frist auf das Eingangsdatum und nicht auf das Datum des Poststempels bezog.

2. In der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen wurde den Bewerbern geraten, ihre Bewerbung unter dem Namen von Frau Nicole Poupart einzureichen, es wurde jedoch keine Anschrift angegeben.

3. Seine Beschwerdeschreiben an die ETF vom 22. Februar und 1. Juni 1998 blieben unbeantwortet. Er möchte eine Antwort auf seine Briefe erhalten.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Europäischen Stiftung für Berufsbildung

In ihrer Stellungnahme äußerte sich die ETF zu der Beschwerde wie folgt:

Die kurze Frist für die Einreichung von Anträgen auf die Stelle eines Koordinators für Systemunterstützung und -administration (ABl. C 364 vom 2.12.1997) wurde aufgrund der kritischen Situation festgelegt, mit der die Abteilung für Computersysteme zu diesem Zeitpunkt konfrontiert war. Zwei Mitarbeiter waren zuvor zurückgetreten und ließen den Abteilungsleiter allein, um die Aufgaben zu erfüllen.

Die ETF lehnte jede Verantwortung dafür ab, dass der Beschwerdeführer keinen früheren Zugang zum Amtsblatt hatte. Darüber hinaus war die ETF nicht verpflichtet, offene Stellen im Amtsblatt zu veröffentlichen.

Was die Veröffentlichung der Position des Programmmanagers für Zentralasien im ABl. C 369 vom 6.12.1997 betrifft, so handelte es sich bei der fehlenden Adresse um einen typografischen Fehler, der den Antrag des Beschwerdeführers jedoch nicht daran hinderte, dennoch bei der ETF anzukommen. Die ETF bedauerte diesen Fehler.

In der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen setzte die ETF die Frist für die Einreichung von Bewerbungen auf den 15. Januar 1998 fest. Der Antrag des Beschwerdeführers wurde aufgrund seiner verspäteten Ankunft (am 21. Januar 1998) abgelehnt. Tatsächlich forderte die ETF die Antragsteller auf, ihren Lebenslauf "spätestens "einzureichen, gefolgt von einem Datum, im vorliegenden Fall dem 15. Januar 1998. Dies bedeutete, dass der Antrag an dem betreffenden Tag bei der ETF eingegangen sein muss. Die ETF bedauerte, dass der Beschwerdeführer die verwendete Formel missverstanden habe.

Die ETF war überzeugt, dass trotz der kurzen Frist im ersten Verfahren eine ausreichende Zahl von Bewerbern ihre Bewerbung einreichte, um einen ausreichenden Wettbewerb zu gewährleisten. Ferner entschuldigte sie sich für den im Schreiben vom 9. Februar 1998 begangenen Fehler, da der Titel der im ABl. C 364 anstelle von ABl. C 369 veröffentlichten Position verwendet wurde, und für die Tatsache, dass die Beschwerdeschreiben des Beschwerdeführers unbeantwortet blieben.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und äußerte sich zusätzlich wie folgt:

Der Beschwerdeführer räumte die Erklärung der ETF für die im ABl. C 364 vom 2.12.1997 gesetzte kurze Frist ein, widersprach jedoch seiner Aussage, dass das Problem auf der Verzögerung des Erreichens des Beschwerdeführers durch das Amtsblatt beruhte. Darüber hinaus stellte der Beschwerdeführer die Frage, ob die ETF an Regeln für die Veröffentlichung von Einstellungswettbewerben gebunden sei. Er erklärt, dass bei den meisten im Amtsblatt veröffentlichten Auswahlverfahren die Frist für die Einreichung von Bewerbungen mindestens einen Monat betragen habe. Darüber hinaus möchte er wissen, wo dieser Wettbewerb veröffentlicht wurde und wie viele Bewerbungen und aus welchen Ländern vor oder nach Ablauf der Frist eingegangen sind. Außerdem wäre es für ihn interessant zu wissen, wie schnell es dem ETF gelungen ist, die Vakanz zu besetzen.

In Bezug auf die im ABl. C 369 vom 6.12.1997 angekündigte Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen möchte der Beschwerdeführer genau wissen, ob die fehlende Anschrift verhinderte, dass sein Antrag rechtzeitig einging. Ferner möchte er wissen, ob aus diesem Grund andere Antragsteller an der Bewerbung gehindert wurden. Darüber hinaus fragt er, wann die ETF auf diesen Fehler aufmerksam geworden sei und welche Maßnahmen ergriffen worden seien, um Abhilfe zu schaffen.

In Bezug auf die Tatsache, dass die Anträge zum angegebenen Zeitpunkt bei der ETF eingehen sollten, machte der Beschwerdeführer geltend, dass der Wortlaut der griechischen Fassung nicht explizit genug sei. Daher forderte der Beschwerdeführer, dass die ETF im Zweifelsfall seinen Antrag hätte annehmen müssen, wobei ein Poststempel mit dem Datum der Frist zu tragen sei.

Außerdem möchte der Beschwerdeführer eine Erklärung für die fehlende Antwort auf seine Schreiben vom 22. Februar und 1. Juni 1998 erhalten. In einer letzten Bemerkung weist er darauf hin, dass die von der ETF übermittelte Stellungnahme nicht unterzeichnet worden sei.

WEITERE ANFORDERUNGEN

Bitte um weitere Informationen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der ETF und der Anmerkungen des Beschwerdeführers schienen weitere Untersuchungen erforderlich zu sein. Um seine Untersuchung der Beschwerde fortzusetzen, beschloss der Bürgerbeauftragte, von der ETF weitere Informationen über die tatsächliche Zeit und die Medien, die für die Veröffentlichung der Einstellungsverfahren verwendet wurden, wie im ABl. C 364 und im ABl. C 369 angekündigt, den Zeitrahmen, der bis zur Besetzung der freien Stelle verwendet wurde, und die Anzahl der vor und nach Ablauf der Frist eingegangenen Bewerbungen für das ABl. C 369 anzufordern.

Die Antwort der Europäischen Stiftung für Berufsbildung

In ihrer Antwort erklärte die ETF, dass die Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen im ABl. C 364 und im ABl. C 369 am 28. November 1997 auf den Grünen Seiten der EG, an alle Ständigen Vertretungen der EU-Mitgliedstaaten in Brüssel, an alle anderen EU-Agenturen und an das Turiner Zentrum der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) zur Veröffentlichung übermittelt worden sei. Am 27. November 1997 wurde die Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen im ABl. C 364 zur Veröffentlichung in der Computer Weekly im Vereinigten Königreich versandt. Die Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen im ABl. C 369 wurde am 11. Dezember 1997 zur Veröffentlichung an die Mitglieder des Verwaltungsrats der ETF übermittelt.

Was die Zeitspanne betrifft, die zur Besetzung der im ABl. C 364 veröffentlichten Stelle benötigt wurde, so begann sie am 2. Dezember 1997 mit der Veröffentlichung, gefolgt von der Frist am 15. Dezember 1997. In der ersten Januarhälfte 1998 wurde die Auswahlliste (4 von 24 Lebensläufen wurden ausgewählt) abgeschlossen, die Vorstellungsgespräche fanden am 2. Februar 1998 statt. Da der ausgewählte Bewerber seinen ehemaligen Arbeitgeber drei Monate vorher benachrichtigen musste, wurde die Stelle am 1. Juni 1998 besetzt.

Für die Position im ABl. C 369 gingen bei der ETF innerhalb der gesetzten Frist 96 Anträge ein. Nach Ablauf der Frist wurde nur der Antrag des Beschwerdeführers mit dem Datum des 21. Januar 1998 registriert.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass die ETF die Identität der Bewerber, die bei beiden Auswahlverfahren eingestellt wurden, sowie die Art und Zeit, in der sie darüber informiert wurden, nicht offenlegte.

Er bestritt, dass sich die ETF nicht zu der fehlenden Adresse geäußert habe, was seiner Ansicht nach ausreichen würde, um das Auswahlverfahren für nichtig zu erklären. Es wurde nicht einmal ein Korrigendum im Nachhinein veröffentlicht.

Seiner Ansicht nach deutete die geringere Zahl der Bewerbungen (24) darauf hin, dass das Auswahlverfahren nicht angemessen veröffentlicht worden sei, was gegen Art. 27 des Statuts verstoße. Darüber hinaus schien es, dass beide Wettbewerbe - mit Ausnahme der Veröffentlichung in der Computer Weekly - nicht in Zeitungen oder im Internet veröffentlicht wurden.

Der Beschwerdeführer betonte, dass sich die von der ETF angegebenen Daten auf die Daten bezögen, an denen die Anzeigen zur Veröffentlichung versandt worden seien. Tatsächlich wurde das Auswahlverfahren im ABl. C 364 erst am 2. Dezember 1997 veröffentlicht. Zwischen diesem Datum und der Frist blieben den Antragstellern weniger als zwei Wochen, um das betreffende Amtsblatt zu erhalten, um die Anträge vorzubereiten, die rechtzeitig bei der ETF eingehen mussten. Er hätte es für sinnvoll gehalten, die Frist um ein paar Wochen bis in die Weihnachts- und Neujahrspause zu verlängern.

Der Beschwerdeführer kritisierte die Tatsache, dass sich die ETF nicht dazu äußerte, warum sie seine Bewerbung mit einem Poststempel an der Frist ablehnte, da auch im englischen Text angegeben wurde, dass die Kandidaten "einen Lebenslauf bis ... einreichen sollten".

Der Beschwerdeführer bedauerte, dass die ETF keine Erläuterungen zu der fehlenden Antwort auf seine Schreiben vorlegte.

DER BESCHLUSS

1 Fehlende Festlegung einer ausreichend langen Frist in der im ABl. C 364 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen

1.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Frist (15.12.1997), die in der im ABl. C 364 vom 2.12.1997 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen gesetzt wurde, zu knapp war. Er erhielt das fragliche Amtsblatt erst am 16.12.1997 und konnte daher seinen Antrag nicht einreichen.

1.2 Die ETF erklärte, dass die Tatsache, dass die Frist für die Einreichung von Anträgen in Kürze festgelegt wurde, auf die kritische Situation in der Abteilung Computersysteme zurückzuführen sei, in der zwei Mitarbeiter zurückgetreten seien und nur eine Person die Arbeitsbelastung bewältigen müsse. Die ETF lehnte jede Verantwortung für die Verzögerung des Zugangs zum Amtsblatt ab. Darüber hinaus erklärte sie, dass sie nicht verpflichtet sei, offene Stellen im Amtsblatt zu veröffentlichen.

1.3 Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass die ETF aufgrund der dringenden Notwendigkeit, einen Koordinator für Systemunterstützung und -verwaltung einzustellen, gezwungen war, eine sehr knappe Frist für die Besetzung der freien Stelle festzulegen. Tatsächlich gelang es der ETF, die freie Stelle am 1. Juni 2001 (unter Berücksichtigung einer Kündigungsfrist von drei Monaten) zu besetzen. Daher erscheint die von der ETF gegebene Erklärung angemessen.

1.4 Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt des Falls keine Anhaltspunkte für Missstände in der Verwaltungstätigkeit vorliegen.

2 Nichtannahme des am Stichtag veröffentlichten Antrags (Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen, wie im ABl. C 369 veröffentlicht)

2.1 Der Beschwerdeführer gab an, dass die Angaben in der Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen im ABl. C 369 in griechischer und englischer Sprache irreführend seien, da nicht angegeben sei, dass sich die Frist auf das Datum des Eingangs und nicht auf das Datum des Poststempels beziehe. Er reichte seinen Antrag mit dem Poststempel vom 15. Januar 1998 ein. Die ETF hätte ihm durch die Annahme seines Antrags den Vorteil des Zweifels gewähren sollen.

2.2 Nach Angaben der ETF bedeutete die Formel für die Einreichung der Anträge "bis spätestens...", dass der Antrag bis zu diesem Zeitpunkt bei der ETF eingegangen sein muss. Der Antrag des Beschwerdeführers kam erst am 21. Januar 1998 in den Räumlichkeiten der ETF an. Die ETF bedauerte, dass der Beschwerdeführer diese Formel missverstanden habe.

2.3 Der englische Text, der in der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen verwendet wird, lautet wie folgt:

Interessenten sollten Nicole Poupart bis spätestens 15. Januar 1998 einen ausführlichen Lebenslauf (maximal zwei Seiten) vorlegen.

Der griechische Text lautet wie folgt:

Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass ein Organ bei einer Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen die Wahl hat, entweder das Datum der Ankunft oder das Datum der Entsendung des Antrags als Abschlussdatum festzulegen. In beiden Sprachfassungen bezieht sich der Stichtag auf das Datum des Eintreffens des Antrags in den Räumlichkeiten der ETF. Im vorliegenden Fall sei nicht ausdrücklich angegeben worden, ob eine mit dem Poststempel vom 15. Januar 1998 versehene Anmeldung zugelassen werde oder nicht.

2.4 Aus den vorstehenden Gründen scheint es bei der ETF keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit gegeben zu haben.

3 Fehlende Bereitstellung angemessener Informationen in der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen

3.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass die ETF die Adresse in der im ABl. C 369 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen nicht angegeben habe. Im Nachhinein wurde keine Berichtigung vorgelegt. Er behauptete, dass dieses Versagen seine Bewerbung daran hindere, rechtzeitig anzukommen.

3.2 Die ETF argumentierte, dass es sich bei der fehlenden Adresse um einen typografischen Fehler handele. Er bedauerte diesen Fehler.

3.3 Der Bürgerbeauftragte betrachtet die Anschrift - auch wenn sie nicht unter den in einer Bekanntmachung des Auswahlverfahrens im Einklang mit Anhang III des Statuts anzugebenden Punkten aufgeführt ist - als wesentliches Element einer Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen. Trotz der fehlenden Adresse scheinen 96 Bewerbungen den ETF jedoch rechtzeitig erreicht zu haben. Der Bürgerbeauftragte berücksichtigt, dass die ETF den typografischen Fehler bedauerte, auch wenn sie ihn später nicht korrigierte.

3.4 Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt des Falls keine Anhaltspunkte für Missstände in der Verwaltungstätigkeit vorliegen.

4 Versäumnis, auf den Schriftwechsel zu antworten

4.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass die ETP seine Beschwerdeschreiben vom 22. Februar und 1. Juni 1998 nicht beantwortet habe.

4.2 Die ETF entschuldigte sich dafür, dass die Beschwerdeschreiben des Beschwerdeführers unbeantwortet blieben.

4.3 Es ist ein gutes Verwaltungsverhalten der Verwaltung, auf Schreiben, die sie von Bürgern erhält, innerhalb einer angemessenen Frist zu antworten. Der Bürgerbeauftragte berücksichtigt, dass sich die ETF dafür entschuldigt hat, dass sie auf die betreffenden Schreiben nicht geantwortet hat. Obwohl es bedauerlich ist, dass der Beschwerdeführer keine detaillierte Antwort der ETF erhalten hat, hat der Beschwerdeführer im Rahmen der vorliegenden Untersuchung durch den Bürgerbeauftragten eine Antwort auf seine Schreiben erhalten. Daher scheint es in Bezug auf diesen Aspekt des Falles keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu geben.

4 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es bei der ETF keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Direktor der Europäischen Stiftung für Berufsbildung wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

Jacob SÖDERMAN