Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführerin, eine kleine deutsche Firma, nahm an einem aus EU-Mitteln geförderten Projekt für europäische medizinische Unterstützung bei schweren Notfällen („PULSE“)^[1] teil. Das Projekt lief von Mai 2014 bis Oktober 2016 und wurde mit Mitteln aus dem Siebten Rahmenprogramm der EU für Forschung und technologische Entwicklung^[2] finanziert. Die von der Beschwerdeführerin als Mitbegünstigte unterzeichnete Finanzhilfevereinbarung wurde von der Exekutivagentur für die Forschung (REA) verwaltet.

2. Der Gesellschafter der Firma, die die Beschwerde bei der Bürgerbeauftragten eingereicht hat, arbeitete an diesem Projekt mit. Zu diesem Zweck schloss er einen Dienstleistungsvertrag mit der Firma.

3. Im Jahr 2016 wurde die Rechnungsführung im Zusammenhang mit der Durchführung der Finanzhilfevereinbarung durch die Beschwerdeführerin im ersten Berichtszeitraum (Mai 2014 bis Oktober 2015) geprüft^{[3], [4]}. Die Prüfer stellten fest, dass die für die Arbeit des Gesellschafters geltend gemachten Kosten nicht auf der Grundlage eines Pauschalsatzes berechnet worden waren, wie es laut Finanzhilfevereinbarung vorgeschrieben ist^[5]. Die Prüfer kamen zu dem Schluss, dass 37 269 EUR der Kosten nicht für eine Förderung aus EU-Mitteln in Frage kommen.

4. Die Beschwerdeführerin widersprach dieser Schlussfolgerung. Sie legte der REA weitere Unterlagen und Erläuterungen vor, um die Förderfähigkeit der gesamten Kosten, die für die Arbeit des Gesellschafters geltend gemacht worden waren, zu rechtfertigen. Die REA stimmte dem Prüfungsergebnis jedoch zu und setzte die Beschwerdeführerin davon in Kenntnis, dass sie einen Teil der Finanzhilfe für die betreffenden Kosten zurückfordern werde.

5. Daraufhin wandte sich die Beschwerdeführerin im Juni 2018 an die Bürgerbeauftragte.

Die Untersuchung

6. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung in Bezug auf die Beschwerde ein, die REA habe die Vergütung des Gesellschafters zu Unrecht auf der Grundlage eines Pauschalsatzes berechnet und einen Teil der geltend gemachten Kosten somit zu Unrecht als nicht förderfähig eingestuft.

7. Im Rahmen der Untersuchung sah das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten Unterlagen der REA ein und traf sich mit Mitarbeitern der Europäischen Kommission und der REA, um den Fall zu erörtern.

Bei der Bürgerbeauftragten vorgebrachte Argumente

8. Die REA erklärte, dass die dem Gesellschafter gezahlte Vergütung kein „Gehalt“ im Sinne der Bestimmungen darstelle, in denen festgelegt sei, welche Kosten für eine Förderung aus EU-Mitteln in Frage kommen. Der Gesellschafter habe ihr zufolge Leistungen auf freiberuflicher Basis erbracht und wurde auf der Grundlage monatlicher Rechnungen bezahlt. Die Beschwerdeführerin habe daher keine Einkommenssteuer oder Sozialversicherungsbeiträge für den Gesellschafter gezahlt, und die Vergütung sei nicht als Gehalt im Gehaltsabrechnungssystem der Beschwerdeführerin erfasst worden.

9. Die REA wies zudem darauf hin, dass Zahlungen auf der Grundlage von Dienstleistungsverträgen gemäß den geltenden Vorschriften ausdrücklich nicht als Gehalt gelten. Da der Gesellschafter kein Gehalt erhalten habe und angesichts seiner Position als Gesellschafter, müsse seine Vergütung im Rahmen des Projekts auf der Grundlage eines Pauschalsatzes berechnet werden. Es gäbe keine Gründe, die es rechtfertigen würden, die Beschwerdeführerin anders zu behandeln als andere Begünstigte des Siebten Rahmenprogramms.

10. Die Beschwerdeführerin brachte zahlreiche Argumente vor, um ihre Auffassung zu untermauern, der Gesellschafter habe ein Gehalt erhalten. Insbesondere erklärte die Beschwerdeführerin, dass

•  der Dienstleistungsvertrag mit dem Gesellschafter mit dem deutschen Recht in Einklang stehe,
•  der vom Gesellschafter in Rechnung gestellte Stundensatz dem Marktpreis entspreche,

· sie die begründete Erwartung gehabt habe, dass die Kosten für die Arbeit des Gesellschafters vollständig durch EU-Mittel gedeckt würden, da dies bei anderen aus EU-Mitteln geförderten Projekten der Fall gewesen sei, an denen sie teilgenommen habe,

•  die Anwendung des Pauschalsatzes nicht verpflichtend vorgeschrieben sei,
•  die REA den Begriff „Gehalt“ nie rechtlich definiert habe,
•  sie Anspruch auf die Erstattung der ihr tatsächlich entstandenen Kosten habe.

Unter Hinweis auf einen früheren Fall, der von der Bürgerbeauftragten untersucht wurde^[6], vertrat die Beschwerdeführerin daher die Ansicht, dass die REA von ihrem Ermessensspielraum Gebrauch machen und die gesamte Vergütung, die dem Gesellschafter für seine Arbeit am Projekt gezahlt worden war, als förderfähig einstufen sollte.

Beurteilung der Bürgerbeauftragten

11. In den Vorschriften für die Förderung des PULSE-Projekts ist vorgesehen, dass die Gesellschafter von kleinen und mittleren Unternehmen, die kein Gehalt erhalten, einen Pauschalsatz für ihre Vergütung anwenden müssen^[7].^[8] Aus dem Wortlaut dieser Bestimmung, insbesondere aus der Verwendung des Wortes „müssen“ („shall“), ergibt sich, dass diese Vorschrift verpflichtend ist. Sind die tatsächlich entstandenen Kosten für die Arbeit des Gesellschafters an einem Projekt höher als der Pauschalbetrag, können sie nicht in vollem Umfang erstattet werden.

12. Die wesentliche Frage ist daher, ob die Vergütung des Gesellschafters in diesem Fall ein Gehalt darstellt.

13. Gemäß den geltenden Vorschriften erhalten nur Arbeitnehmer ein Gehalt^[9]. Darüber hinaus ist der Pauschalsatz ausdrücklich für Gesellschafter vorgesehen, die kein Gehalt erhalten, darunter auch diejenigen Gesellschafter, die auf irgendeine andere Weise vergütet/entschädigt werden, etwa durch Dividenden, Dienstleistungsverträge zwischen der Firma und dem Gesellschafter usw.^[10] Dienstleistungsverträge sind somit ausdrücklich aus der Definition des Begriffs „Gehalt“ ausgenommen.

14. In diesem Fall arbeitete der Gesellschafter am PULSE-Projekt im Rahmen eines mit der Beschwerdeführerin unterzeichneten Dienstleistungsvertrags. In Übereinstimmung mit diesem Vertrag stellte der Gesellschafter jeden Monat einen der Mehrwertsteuer unterliegenden Stundensatz in Rechnung.

15. Die Einschätzung der REA, die Vergütung des Gesellschafters stelle kein Gehalt im Sinne der für das PULSE-Projekt geltenden Vorschriften dar, war somit angemessen. Wie bereits erwähnt (siehe Ziffer 11), ist die Anwendung des Pauschalsatzes auf die Vergütung von Gesellschaftern, die kein Gehalt erhalten, verpflichtend vorgeschrieben. Gemäß dem Finanzleitfaden werden Personalkosten, die einer Prüfung zufolge von einem Gesellschafter, der kein Gehalt erhält, zu Unrecht auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden, abgelehnt und stattdessen wird automatisch das System der Pauschalsätze angewandt^[11].

16. Die REA war daher berechtigt, die Vergütung des Gesellschafters auf der Grundlage des anwendbaren Pauschalsatzes neu zu berechnen und den Teil seiner Vergütung, der über den Pauschalbetrag hinausgeht, als nicht förderfähig abzulehnen. Dementsprechend lehnte die REA nicht die gesamten Kosten der Vergütung des Gesellschafters ab. Dieser Fall kann somit nicht mit dem von der Bürgerbeauftragten untersuchten Fall verglichen werden, auf den die Beschwerdeführerin verweist (siehe Fußnote 6 oben).

17. Die Beschwerdeführerin hätte zudem nicht berechtigterweise erwarten können, dass die REA die vom Gesellschafter geltend gemachten tatsächlichen Kosten akzeptiert. Gemäß der ständigen Rechtsprechung des EU-Gerichts können begründete Erwartungen nur im Falle präziser, nicht an Bedingungen geknüpfter und übereinstimmender Zusicherungen geweckt werden, die den geltenden Vorschriften entsprechen müssen^[12]. In diesem Fall wurden keine derartigen Zusicherungen gemacht. Solche Zusicherungen wären ohnehin im Widerspruch zu den geltenden Vorschriften gestanden. Darüber hinaus hat das EU-Gericht mit Blick auf aus EU-Mitteln geförderte Projekte entschieden, dass eine nicht erfolgte Rückforderung von Mitteln im Zusammenhang mit früheren Projekten nicht als Zusicherung angesehen werden kann, die als Grundlage für eine begründete Erwartung eines Begünstigten herangezogen werden kann^[13].

18. Die Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die geltenden Vorschriften für Dienstleistungsverträge zwischen Begünstigten und ihren Gesellschaftern hinreichend klar sind.

19. Auf dieser Grundlage stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass im vorliegenden Fall kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag.

Schlussfolgerung

Auf Grundlage der Untersuchung schließt die Bürgerbeauftragte diesen Fall mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Die Entscheidung der Exekutivagentur für die Forschung, den Teil der Vergütung des Gesellschafters, der den Pauschalbetrag übersteigt, als nicht für eine Förderung aus EU-Mitteln in Frage kommend abzulehnen, stellte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Die Beschwerdeführerin und die Exekutivagentur für die Forschung werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden.

 

Emily O'Reilly

Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, den 31/10/2019

 

[1] https://cordis.europa.eu/project/rcn/188609_en.html

[2] https://ec.europa.eu/research/fp7/index_en.cfm

[3] Im Einklang mit Anlage II Artikel II.22 der Finanzhilfevereinbarung.

[4] Die Prüfung wurde vom Europäischen Rechnungshof durchgeführt.

[5] Gemäß Anlage II Artikel II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung haben Inhaber von KMU, die kein Gehalt erhalten, einen Pauschalsatz für Personalkosten anzusetzen, der auf den Pauschalsätzen des spezifischen Programms „Menschen“ für Forscher beruht.

[6] Fall 1344/2014/JAS betreffend die Förderfähigkeit bestimmter Kosten für ein Projekt im Rahmen des Programms für lebenslanges Lernen, das von der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur verwaltet wird (https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/en/86170).

[7] Siehe Anlage II Artikel II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung. Siehe auch Artikel 6 des Beschlusses C(2011)0174 der Kommission (https://ec.europa.eu/research/fp7/pdf/c-2011-174-final_en.pdf).

[8] Der Originaltext lautet: Gesellschafter “who do not receive a salary (...) shall charge as personnel costs a flat rate.”

[9] Siehe beispielsweise ab Seite 41 und Seite 55 des Leitfadens zu den finanziellen Aspekten im Zusammenhang mit indirekten RP7-Maßnahmen (der „Finanzleitfaden“), den die Begünstigten konsultieren können, wenn sie zusätzliche Informationen zur Finanzhilfevereinbarung benötigen

(https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89556/financial_guidelines_en.pdf).

[10] Siehe Seite 41 des Finanzleitfadens (Hervorhebung hinzugefügt).

[11] Siehe Seite 45 des Finanzleitfadens.

[12] Siehe beispielsweise das Urteil des Gerichts vom 30. Juni 2005, Branco/Kommission, T‑347/03, Randnummer 102 (http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=59856&pageIndex=0&doclang=DE&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=146473).

[13] Siehe das Urteil des Gerichts vom 25. September 2018, GABO/Kommission, T‑10/16, Randnummer 123 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=206067&text=&dir=&doclang=EN&part=1&occ=first&mode=DOC&pageIndex=0&cid=7184833).