Sehr geehrter Herr K.,
am 19. Februar 1999 haben Sie im Namen der „Chemische Fabrik Fährbrücke GmbH" eine Beschwerde betreffend das Ausschreibungsverfahren WA/BH/98/02 der Europäischen Kommission beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereicht.
Am 9. März 1999 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Europäische Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 5. Juli 1999, die ich mit dem Ersuchen um Ihre Anmerkungen an Sie weitergeleitet habe. Es gingen keine Anmerkungen Ihrerseits ein.
Mit diesem Schreiben möchte Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen in Kenntnis setzen.

BESCHWERDE

Die Chemische Fabrik Fährbrücke GmbH (im folgenden CFF genannt) nahm an einer von der Europäischen Kommission organisierten Ausschreibung (Referenz WA/BH/98/02) zur Durchführung eines Projekts in Bosnien-Herzegowina teil. Die Angebotsunterlagen wurden am 27. Mai 1998 als Einschreiben abgeschickt. Der Beschwerdeführer ist darüber informiert worden, daß diese am 2. Juni 1998 bei der Kommission eingegangen sind.
Der Beschwerdeführer behauptete, die Europäische Kommission habe den Eingang der Angebotsunterlagen weder bestätigt noch registriert. Außerdem sei die CFF darüber informiert worden, daß ihr Angebot an der offiziellen Öffnung der Angebote nicht teilgenommen habe. Einige Monate später seien die Angebotsunterlagen kommentarlos an die CFF zurückgeschickt worden. Schließlich behauptete die CFF, in dieser Angelegenheit die Vertretung der Kommission in Sarajewo kontaktiert zu haben. Man habe jedoch niemals eine Antwort erhalten.
Vor diesem Hintergrund reichte der Beschwerdeführer am 19. Februar 1999 eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten ein. Darin bat der Beschwerdeführer um eine Klärung der Behandlung des Angebots, das seiner Auskunft zufolge an die Kommission übermittelt worden, aber zu keinem Zeitpunkt registriert bzw. berücksichtigt worden sei. Schließlich habe man die Unterlagen ungeöffnet zurückerhalten.

UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission
Die Stellungnahme der Europäischen Kommission zu der Beschwerde kann wie folgt zusammengefaßt werden:
Der CFF wurden die Unterlagen zur Ausschreibung mit der Referenz WA/BH/98/02 übermittelt. Sie wurde ferner darüber in Kenntnis gesetzt, daß die Frist für die Einreichung der Angebote auf den 12. Mai 1998, 12.00 Uhr, festgesetzt worden war. Am Tag der Öffnung der Angebote für die Ausschreibung WA/BH/98/02, d.h. am 13. Mai 1998, war noch kein Angebot von seiten der CFF eingegangen.
Am 2. Juni 1998 erhielt die Kommission ein Paket der CFF mit der Referenz WA/BH/98/02. In der Regel werden Angebote, die zu spät eingehen, unverzüglich ungeöffnet zurückgeschickt. In diesem Fall jedoch leitete die Kommission das Angebot an ihr Büro in Sarajewo weiter, um sicherzustellen, daß dieses nicht eine andere Aufforderung zur Angebotsabgabe für Bosnien-Herzegowina betraf.
Da das Angebot der CFF erst zu einem Zeitpunkt einging, zu dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe bereits abgeschlossen war, konnte es nicht mehr registriert werden und wurde ungeöffnet zurückgesandt. Dies entsprach der üblichen Behandlung von zu spät eingehenden Angeboten gemäß Artikel 15 Absatz 2 der "Allgemeinen Vorschriften für die Ausschreibung und die Vergabe von Lieferaufträgen", die bei PHARE-Projekten Anwendung finden.
Die Kommission hat dem Europäischen Bürgerbeauftragten zusammen mit ihrer Stellungnahme zwei weitere Dokumente übermittelt. Aus dem einen Dokument ging hervor, daß der Beschwerdeführer von der Kommission über die Verlängerung der Frist zur Einreichung der Angebote informiert worden war. Bei dem zweiten handelte es sich um die Kopie eines Fax, das die CFF am 21. September 1998 an die Kommission in Sarajewo übermittelt hatte. Darin bestätigte die CFF, daß das Angebot tatsächlich die Ausschreibung WA/BH/98/02 betraf. Ferner bat sie darum, die Unterlagen ungeöffnet an sie zurückzuschicken.
Bemerkungen des Beschwerdeführers
Es gingen keine Bemerkungen von seiten des Beschwerdeführers ein.

ENTSCHEIDUNG

1 Nichtregistrierung und Nichtberücksichtigung eines vom Beschwerdeführer eingereichten Angebots durch die Kommission
1.1 Der Beschwerdeführer behauptete, der Kommission ein Angebot übermittelt zu haben, das zu keinem Zeitpunkt registriert bzw. berücksichtigt und schließlich ungeöffnet zurückgeschickt worden sei. Die Kommission erklärte, daß das Angebot des Beschwerdeführers erst nach Ablauf des Abgabetermins für Angebote eingegangen sei und daher nicht berücksichtigt werden konnte.
1.2 Der Bürgerbeauftragte nimmt zur Kenntnis, daß die CFF am 17. April 1998 den Empfang der Mitteilung der Kommission über die Verlängerung der Frist zur Einreichung von Angeboten (vom 27. April 1998 auf den 12. Mai 1998) bestätigt hat. Den vom Beschwerdeführer vorgelegten Dokumenten ist zu entnehmen, daß das Angebot der CFF am 27. Mai 1998, d.h. nach Ablauf dieser Frist, abgeschickt wurde.
1.3 Indem sie das Angebot der CFF ohne Registrierung zurückgeschickt hat, ist die Kommission dem Verfahren gefolgt, das bei zu spät eingehenden Angeboten üblich ist . Wie dem Fax vom 21. September 1998 zu entnehmen ist, entsprach dies außerdem dem ausdrücklichen Wunsch der CFF. Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluß, daß kein Mißstand in der Verwaltungstätigkeit der Europäischen Kommission vorliegt.
2 Schlußfolgerung
Die Untersuchungen des Europäischen Bürgerbeauftragten im Zusammenhang mit dieser Beschwerde haben keinen Hinweis auf einen Mißstand in der Verwaltungstätigkeit der Europäischen Kommission ergeben. Der Bürgerbeauftragte hat daher entschieden, den Fall abzuschließen.
Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diese Entscheidung unterrichtet.
Mit freundlichen Grüßen
Jacob SÖDERMAN