Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand ^[1]

Baggrunden for klagen

1. I 2005 fik klageren, en østrigsk forening, tildelt et EU-tilskud til et projekt inden for ikke-formel uddannelse ^[2]. Klageren modtog to forfinansieringsbetalinger på i alt 125 785,60 EUR.

2. Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur (EACEA, i det følgende benævnt "organet") afviste den første og anden udgave af den endelige projektrapport, der blev forelagt i henholdsvis oktober 2008 og februar 2009. Den hævdede, at visse dokumenter manglede, og at rapporterne ikke indeholdt en korrekt fordeling af omkostningerne. I april 2009 meddelte agenturet klageren, at det ville inddrive hele forfinansieringen.

3. Klageren gjorde indsigelse mod inddrivelsen, og agenturet tillod klageren at indsende en tredje udgave af rapporten. I august 2009 anmodede agenturet om yderligere oplysninger. I oktober 2009 meddelte agenturet klageren, at det ville inddrive 61 090,64 EUR og ikke hele forfinansieringen.

4. Efter endnu en indsigelse fra klageren anmodede agenturet igen om yderligere oplysninger i december 2009. Blandt de dokumenter, som klageren sendte som svar, fandt agenturet en omkostningsopgørelse, der var identisk med den, der allerede var blevet indsendt, men med en anden underskrift. I juni 2010 meddelte agenturet klageren, at det ville inddrive 56 225,34 EUR, og afsluttede sagen. Agenturet besvarede ikke klagerens yderligere indsigelser.

5. I januar 2014 traf Kommissionen afgørelse om at tilbagesøge 56 225,34 EUR fra klageren.

6. I april 2014 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende påstand og påstand:

Påstand:

EACEA inddrog med urette 56 225,34 EUR plus renter fra klageren.

Påstand:

EACEA bør revurdere den endelige rapport, som klageren har indsendt, og acceptere alle støtteberettigede omkostninger.

8. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden agenturets udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på agenturets udtalelse. Ombudsmanden gennemgik også agenturets sagsakter vedrørende projektet. Ombudsmandens løsningsforslag tager hensyn til parternes argumenter.

Påstand om, at EACEA fejlagtigt inddrog 56 225,34 EUR plus renter fra klageren

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren hævdede, at den ikke kunne forstå, hvorfor agenturet fandt, at omkostninger, som klageren havde afholdt i god tro i forbindelse med gennemførelsen af projektet, ikke kunne dækkes af EU-tilskuddet. Klageren var af den opfattelse, at disse omkostninger burde være støtteberettigede.

10. Klageren accepterede, at visse omkostninger ikke var støtteberettigede, selv om den stadig mente, at de tilhørende midler var blevet anvendt til projektet. Den fastholdt imidlertid, at agenturet med urette anså en række individuelle udgiftsposter for ikke at være støtteberettigede: 34, 35, 41, 42 (personaleomkostninger) 227 (pension og indkvartering) 5, 22, 27, 35 (leje af værelser) 1 (oversættelse) 5, 48, 83, 85, 86 (andre omkostninger). Disse omkostninger beløb sig til ca. 45 000 EUR.

11. I løbet af undersøgelsen fremsendte klageren en tabel til Ombudsmanden, som efter klagerens opfattelse viste uoverensstemmelser i agenturets endelige afgørelse fra oktober 2009 mellem det afviste beløb pr. udgiftsområde og de afviste individuelle poster tilsammen. Agenturet redegjorde for sagen.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der førte til løsningsforslaget

Indledende bemærkning

12. I sager vedrørende fortolkning af kontrakter, der er underskrevet af en EU-institution, er Ombudsmandens rolle nødvendigvis begrænset [3]. Det er ikke Ombudsmandens opgave at afgøre, om en af parterne har misligholdt kontrakten. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en domstol, som f.eks. bedre ville være i stand til at vurdere modstridende beviser. I sager vedrørende kontraktlige tvister begrænser Ombudsmanden således sine undersøgelser til at fastslå, om institutionen har givet en sammenhængende og rimelig redegørelse for sine handlinger og sin forståelse af den kontraktlige situation. Hvis institutionen kan give sådanne forklaringer, har der ikke været tale om fejl eller forsømmelser. Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og afgjort af en domstol.

Vurdering

13. Ifølge den relevante indkaldelse af projektforslag skal omkostningerne for at være berettigede til EU-finansiering være " identificerbare og kontrollerbare og være underbygget af originale bilag. Modtagerens interne regnskabs- og revisionsprocedurer skal gøre det muligt direkte at afstemme de omkostninger og indtægter, der er anmeldt i forbindelse med projektet, med de tilsvarende regnskabsopgørelser og bilag". Tilskudsaftalen [4], der blev undertegnet af klageren i december 2005, har en lignende ordlyd.

14. Ombudsmanden vil således vurdere, om agenturet har givet en sammenhængende og rimelig begrundelse for ikke at anse visse omkostninger for at være identificerbare og kontrollerbare og understøttet af bilag.

Omkostningsposter 34, 35, 227 og 85

15. Omkostningspost 34, 35 (personaleomkostninger), 227 (rejseomkostninger) og 85 (andre omkostninger) findes alle på samme faktura fra en af klagerens projektpartnere.

16. I august 2009 meddelte agenturet klageren, at fakturaen ikke var nummereret. Agenturet anmodede derfor klageren om at påvise, at der havde været en bankoverførsel i forbindelse med fakturaen. Klageren forsynede agenturet med en kontantudbetalingsseddel [5] fra dets kassebog. Den forklarede, at den leverandør, der var nævnt i fakturaen, var en skole, som i overensstemmelse med reglerne i den relevante medlemsstat udstedte en enkelt faktura med alle elementer til projektet. De penge, som projektet skyldte skolen, var blevet betalt kontant af en af klagerens ansatte.

17. I oktober 2009 afviste agenturet konto 34, 35 og 227 med den begrundelse, at betalingssedlen ikke var nummereret (konto 34 og 35), og at klageren ikke havde påvist, at der havde været en tilknyttet bankoverførsel (konto 227). Agenturet nævnte ikke punkt 85 i sin afgørelse. I december 2009 meddelte agenturet klageren, at det undtagelsesvis havde besluttet at genåbne sagen med henblik på en endelig vurdering. Agenturet anmodede klageren om at sende det "alle dokumenter, beviser for betaling og præciseringer", det vil sige "en komplet fil indeholdende al nødvendig dokumentation". NaturErhvervstyrelsen anmodede også specifikt om dokumentation for betaling i forbindelse med konto 227. I sit svar indsendte klageren igen kvitteringen for udbetaling af kontanter og forklarede igen, at pengene var blevet betalt kontant.

18. I juni 2010, da agenturet besluttede at reducere det beløb, der skulle inddrives, afviste det udgiftspost 34, 35, 227 og 85. Den forklarede, at fakturaen ikke var nummereret. Desuden havde klageren ikke fremlagt noget bevis for betaling eller oplysninger om omkostningerne. Ved Ombudsmandens inspektion af agenturets projektdossier forklarede agenturet, at fakturaerne forventes at have løbenumre, der giver mulighed for et korrekt internt revisionsspor. Den faktura, som klageren havde fremlagt, havde ikke et sådant nummer. Ifølge agenturet kunne det have accepteret fakturaen, hvis klageren havde godtgjort, at den havde betalt det tilsvarende beløb ved at fremlægge en kontoudtog. Klageren havde imidlertid blot indsendt en kontantudbetalingsseddel, som ikke var tilstrækkelig præcis.

19. Ombudsmanden bemærker, at en formel faktura normalt kræver et løbenummer, klart skal vise, hvem der har skrevet den, og hvem den er udstedt til (kunden)[6].

20. Ombudsmanden finder agenturets krav om, at en faktura skal opfylde de grundlæggende formelle kriterier for en faktura, rimeligt, hvis den skal betragtes som et gyldigt bilag, der dokumenterer omkostninger. Efter at have undersøgt fakturaen bemærker Ombudsmanden, at den ikke indeholder et løbenummer og derfor ikke opfylder de grundlæggende formelle kriterier for en faktura. Som forklaret i punkt 13 ovenfor skal omkostningerne være identificerbare og kontrollerbare.

21. Det beløb, der er angivet på kontantudbetalingssedlen ved anvendelse af en grundlæggende EUR-DKK-vekselkurs, svarer til fakturabeløbet. Kasseudbetalingssedlen indeholder imidlertid ikke et nummer eller en dato, der knytter den til fakturaen, og henviser ikke til klageren. Agenturet kunne derfor med rette antage, at betalingssedlen ikke var tilstrækkelig præcis, og at omkostningerne ikke kunne identificeres og kontrolleres. Agenturet har således givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor det afviste disse omkostninger.

22. Det forhold, at post 85 ikke var nævnt i agenturets afgørelse fra oktober 2009, ændrer ikke ovenstående konklusion, da agenturets betænkeligheder gælder for hele fakturaen.

Omkostningspost 41

23. Organet accepterede ikke dele af udgiftspost 41 (personaleomkostninger), nemlig den del, der omtales som "generalomkostninger". Agenturet hævdede, at "forsikringsomkostninger ikke er blevet begrundet med en faktura. Ikke støtteberettiget under personaleomkostninger". En vis forvirring med hensyn til disse omkostninger synes at være baseret på en telefonsamtale mellem agenturets personale og repræsentanter for klageren, hvilket fik agenturet til at tro, at "generalomkostningerne" var omkostninger til forsikring af kontorfaciliteter. Klageren hævdede imidlertid, at disse omkostninger udgjorde obligatoriske socialsikringsbidrag for virksomhedens personale, og at dette fremgik af fakturaen. Klageren kunne ikke fremlægge et nøjagtigt bevis for betaling, da socialsikringsbidragene blev betalt som et fast beløb for alt personale, dvs. også for medarbejdere, der ikke arbejdede på projektet.

24. Ombudsmanden bemærker, at den pågældende faktura blot angiver "generalomkostninger". I modsætning til, hvad klageren hævder, fremgår det ikke af fakturaen, at omkostningerne vedrører socialsikringsbidrag. Efter Ombudsmandens opfattelse kan generalomkostninger betyde alle typer af forskellige driftsudgifter, omkostninger, der ikke engang nødvendigvis vedrører personale.

25. På grundlag af ovenstående har agenturet givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor det ikke accepterede disse omkostninger som identificerbare og kontrollerbare personaleomkostninger.

Omkostningskonto 42

26. Agenturet accepterede ikke udgiftspost 42 (personaleomkostninger), idet det hævdede, at "fakturaen [ikke var] støtteberettiget" og senere præciserede, at "fakturaen ikke har noget nummer og ikke indeholder det obligatoriske krav om en faktura". Agenturet anmodede klageren om at dokumentere, at der var foretaget en bankoverførsel for disse omkostninger. Klageren forelagde ikke agenturet dokumentation for en bankoverførsel.

27. Klageren var uenig med agenturet i, at fakturaen manglede de grundlæggende formelle kriterier for en korrekt faktura. Ifølge klageren var både sælgerens og køberens navn anført på fakturaen.

28. Ombudsmanden finder efter at have kontrolleret fakturaen, at det ser ud til, at det var klageren, der skrev fakturaen, uden at angive, hvem den var rettet til. Klageren kunne endda have faktureret sig selv. Hvis omkostningerne skal dækkes af EU-tilskuddet, skal de afholdes af klageren. Klageren har ikke godtgjort, at denne har foretaget nogen betaling på grundlag af fakturaen. Agenturet har derfor givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor disse omkostninger ikke kunne dækkes af EU-tilskuddet, idet det har anført, at "fakturaer udstedt af [klageren] uden nogen begrundelse for omkostningerne ikke er støtteberettigede".

Omkostningskonto 5 og 22

29. Organet accepterede ikke udgiftspost 5 (leje af værelser) med angivelsen "faktura mangler" og "dokumentation for de anmeldte omkostninger er ikke fremlagt ". Agenturet anmodede klageren om at fremlægge bevis for betaling. Klageren svarede, at hele beløbet for den del af projektet, der blev gennemført i Italien, nemlig 8 425 EUR, var blevet udbetalt i to rater, herunder omkostningspost 5. Det er uklart, om klageren har fremlagt bevis for betaling.

30. Klageren fremførte i sine bemærkninger, at omkostningspost 5 og 6 var blevet overført samlet, men accepterede, at agenturet anså halvdelen af omkostningspost 5 for ikke at være støtteberettiget.

31. På samme måde accepterede agenturet ikke udgiftspost 22 (leje af værelser) med angivelsen "faktura mangler" og "dokumentation for og nærmere oplysninger om omkostningerne er ikke blevet fremlagt". Agenturet anmodede klageren om at fremlægge bevis for betaling. Klageren svarede, at hele beløbet for den del af projektet, der blev gennemført i Polen, også var blevet udbetalt i to rater. Klageren synes ikke at have givet agenturet yderligere dokumentation på det pågældende tidspunkt.

32. I sine bemærkninger hævdede klageren, at den polske projektpartner havde fremlagt alle fakturaer, og at alle omkostninger var blevet betalt.

33. Ombudsmanden finder ingen dokumentation for, at klageren har forelagt agenturet den dokumentation, der er nødvendig for at identificere og kontrollere omkostningerne under omkostningspost 5 og 22. Agenturet har således givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor disse omkostninger ikke kunne dækkes af EU-tilskuddet.

Omkostningspost 27 og 35

34. Organet accepterede ikke udgiftspost 27 og 35 (leje af værelser) med angivelse af "fakturaer, der ikke er støtteberettigede" og "dokumentation for og nærmere oplysninger om omkostningerne " . Agenturet anmodede klageren om at fremlægge bevis for en bankoverførsel for disse omkostninger.

35. Klageren hævdede, at der var en detaljeret faktura for omkostningspost 27, og at agenturet i sidste ende havde accepteret omkostningspost 35. Klageren sendte Ombudsmanden en omfattende samling af individuelle kvitteringer, som ifølge klageren godtgjorde betalingen af udgiftspost 27 og 35.

36. I lighed med omkostningspost 42 finder Ombudsmanden, at det ser ud til, at det var klageren, der skrev de fakturaer, der blev indsendt for omkostningspost 27 og 35. Det er ikke klart, hvem fakturaerne er adresseret til. Klageren har ikke fremlagt dokumentation for, at der er foretaget bankoverførsler for disse omkostningsposter. Fakturaerne er ikke detaljerede. i begge tilfælde indeholder de kun ét beløb for udefinerede "materielle omkostninger".

37. Ombudsmanden bemærker, at agenturet ikke nævnte udgiftspost 27 og 35, da det anmodede klageren om yderligere oplysninger i december 2009. Klageren kunne imidlertid ikke have antaget, at agenturet derved havde accepteret disse omkostningsposter, da det i sin afgørelse fra oktober 2009 klart havde anført, at disse omkostninger ikke blev accepteret. Klageren havde mulighed for at fremlægge yderligere dokumentation, da agenturet spurgte klageren om disse udgiftsposter i august 2009.

38. Klageren har ikke forklaret, hvorfor den ikke havde fremsendt de kvitteringer til agenturet, som den senere fremsendte til Ombudsmanden. Denne udeladelse kan ikke tilskrives agenturet. Som forklaret nedenfor i punkt 62 vil Ombudsmanden imidlertid foreslå agenturet at revurdere disse udgiftsposter under hensyntagen til disse indtægter.

Omkostningspost 1

39.  Organet accepterede ikke udgiftspost 1 (oversættelsesomkostninger) med angivelsen "[kontantudbetalingssedlen] uden nummer - der er ikke fremlagt en kontoudtog" og "det fremlagte dokument kan ikke betragtes som bevis for betaling". Agenturet havde anmodet klageren om at fremlægge bevis for, at der var foretaget en bankoverførsel for disse omkostninger.

40. Klageren fremsendte en kontoudtog til Ombudsmanden, som ifølge klageren godtgjorde betalingen af omkostningspost 1.

41. Ombudsmandens undersøgelseshold anmodede klageren om en kopi af sit svar på agenturets brev, hvori der blev anmodet om et sådant bevis. De dokumenter, som klageren fremlagde, indeholdt ikke dette kontoudtog. Ombudsmanden kan derfor ikke afgøre, om klageren fremsendte den ønskede kontoudtog til agenturet. Agenturet har således givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor disse omkostninger ikke kunne dækkes af EU-tilskuddet. Som forklaret nedenfor i punkt 62 vil Ombudsmanden imidlertid foreslå agenturet at revurdere denne udgiftspost under hensyntagen til kontoudtoget. I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden, at den tilhørende faktura synes at indeholde alle obligatoriske krav, herunder et løbenummer.

Omkostningspost 5

42.  Agenturet godkendte omkostningspost 5 (andre omkostninger) i oktober 2009, men afviste den delvis i juni 2010, idet det anførte, at "den officielle EF-sats (0,22 EUR/km) for transport med privatbil er blevet anvendt".

43. Klageren accepterede, at agenturet havde baseret sig på den officielle sats, da det ikke fuldt ud accepterede omkostningsanmeldelsen. Den gjorde imidlertid gældende, at det ikke var muligt ud fra agenturets afgørelse at vide, hvor stor en del af omkostningerne der ikke blev accepteret. Efter inspektionen forklarede agenturet Ombudsmandens undersøgelseshold, at det havde afvist 135,69 EUR af denne udgiftspost. Klageren satte ikke spørgsmålstegn ved dette beløb.

44. Ombudsmanden finder, at agenturet har afgjort dette aspekt af klagen.

Omkostningspost 48

45.  Organet accepterede ikke udgiftspost 48 (andre omkostninger), idet det anførte, at der manglede dokumentation. Inden agenturet traf sin afgørelse i oktober 2009, havde det allerede anmodet klageren om at fremlægge en faktura for denne udgiftspost. Klageren svarede, at fakturaen manglede.

46. I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse anførte klageren, at den var i besiddelse af de relevante bilag uden at fremlægge dem.

47. Ombudsmanden bemærker, at da agenturet anmodede klageren om at fremlægge en faktura til støtte for denne omkostningspost, svarede klageren, at fakturaen manglede. Eftersom klageren ikke fremlagde dokumentation for denne udgiftspost, har agenturet givet en sammenhængende og rimelig forklaring på, hvorfor disse omkostninger ikke kunne dækkes af EU-tilskuddet.

Omkostningspost 83

48.  Agenturet synes først at have accepteret udgiftspost 83 (andre omkostninger) og senere at have afvist den med angivelse af, at "fakturaen ikke har noget nummer og ikke indeholder det obligatoriske krav om en faktura. Beviset for betaling og de nærmere oplysninger om omkostningerne er ikke blevet fremlagt".

49. Ombudsmanden bemærker, at agenturet kun i sin allersidste afgørelse besluttede ikke at acceptere denne udgiftspost. Det var derfor umuligt for klageren at fremlægge yderligere dokumentation, inden agenturet traf sin endelige afgørelse. Som forklaret i punkt 62 vil Ombudsmanden foreslå agenturet, at det overvejer at anmode klageren om yderligere dokumenter for at revurdere denne udgiftspost.

Omkostningspost 86

50.  Organet synes først at have godkendt udgiftspost 86 (andre omkostninger) og senere afvist den med angivelse af, at "bilag mangler". Inden agenturet traf sin afgørelse i oktober 2009, havde det allerede oplyst, at der manglede dokumentation. Klageren bekræftede, at fakturaen manglede. Det er sandsynligt, at agenturet først accepterede udgiftspost 86 ved en fejl, selv om fakturaen manglede.

51. I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse anførte klageren, at den polske projektpartner havde fremlagt kvitteringer for alle fakturaer, og at alle fakturaer var blevet betalt. Klageren sendte Ombudsmanden en omfattende samling af individuelle kvitteringer, som ifølge klageren godtgjorde betalingen af udgiftsposten.

52. Klageren har ikke godtgjort, at han har givet agenturet den dokumentation, der er nødvendig for at identificere og kontrollere omkostningsposten. Klageren forklarede selv agenturet, at den relevante faktura manglede. Det er uklart, hvorfor klageren ikke sendte agenturet de kvitteringer, som det senere fremsendte til Ombudsmanden. Denne udeladelse kan ikke tilskrives agenturet. Som forklaret i punkt 62 vil Ombudsmanden imidlertid foreslå agenturet at revurdere denne udgiftspost under hensyntagen til disse indtægter.

Påståede uoverensstemmelser i afviste omkostninger

53. Ifølge klageren var de samlede afviste omkostninger pr. udgiftsområde (dvs. personaleomkostninger, rejseomkostninger, andre omkostninger osv.) under visse udgiftsområder højere end de individuelle afviste omkostningsposter tilsammen.

54. Agenturet forklarede, at forskellen med hensyn til "personaleomkostninger" skyldtes, at det kun havde accepteret en del af udgiftspost 32. Den havde afvist 100 EUR. Ombudsmanden mener, at dette forklarer forskellen på tilfredsstillende vis.

55. NaturErhvervstyrelsen forklarede, at forskellen vedrørende "andre omkostninger" skyldtes, at klageren fejlagtigt havde tilføjet 3 715 EUR i stedet for 3 715 DKK for omkostningspost 85. Ombudsmanden mener, at dette forklarer forskellen på tilfredsstillende vis.

56. Agenturet forklarede, at forskellen med hensyn til "rejse- og kost- og logiomkostninger"-439,20 EUR skyldtes, at det havde afvist omkostningspost 116, 224, 225 og 226. Den anførte, at disse udgiftsposter ikke var blevet klart nævnt i dens breve. Dette skyldtes vanskelighederne med at indhente de manglende bilag og rettelser fra klageren under vurderingen af den endelige rapport.

57. Så vidt Ombudsmanden kan se, underrettede agenturet aldrig klageren om, at det ikke accepterede omkostningspost 116, 224, 225 og 226. Det var således umuligt for klageren at vide, at denne skulle fremlægge yderligere dokumentation for disse omkostninger. Ombudsmanden vil derfor fremsætte et forslag til en løsning på dette spørgsmål nedenfor.

Afsluttende bemærkninger

58. Denne sag illustrerer de vanskeligheder, der kan opstå i forbindelse med offentligt finansierede projekter. Selv om det er i EU-institutionernes interesse at give små sammenslutninger og virksomheder mulighed for at deltage i sådanne projekter, er det undertiden vanskeligt for disse små sammenslutninger at opfylde strenge regnskabsstandarder på trods af deres bedste indsats. Samtidig er det nødvendigt med strenge regnskabsstandarder for at sikre, at ingen offentlige midler anvendes til andre formål end projekterne. Ombudsmanden er af den opfattelse, at agenturet i den foreliggende sag med rette fremførte, at disse standarder ikke var blevet opfyldt i flere tilfælde.

59. Hvis agenturet ikke havde undladt at underrette klageren om, at det havde afvist omkostningspost 116, 224, 225 og 226 (omkostninger til boarding og indkvartering), og hvis det ikke havde underrettet klageren meget sent om sin afvisning af omkostningspost 83 (andre omkostninger), ville Ombudsmanden ikke have fundet det nødvendigt at foretage yderligere undersøgelser.

60. Det er imidlertid god forvaltningsskik for offentlige myndigheder at begrunde afgørelser, der har en negativ indvirkning på borgernes rettigheder, og at give dem ret til at blive hørt, inden sådanne afgørelser træffes [7]. Ved ikke at underrette klageren om, at visse omkostningsposter var blevet afvist, og ved ikke at give klageren mulighed for at fremsætte bemærkninger til agenturets konklusioner eller fremlægge støttemateriale i denne henseende mener Ombudsmanden, at agenturet ikke overholdt disse principper om god forvaltningsskik.

61. Ombudsmanden foreslår derfor, at agenturet genovervejer sin afgørelse om at afvise omkostningspost 116, 224, 225 og 226 (omkostninger til board & indkvartering) og 83 (andre omkostninger) efter at have anmodet klageren om at fremsætte sine bemærkninger og eventuelt yderligere dokumentation. Ombudsmanden tager ikke stilling til, om disse udgiftsposter er støtteberettigede.

62. På trods af agenturets manglende underretning af klageren om, at visse omkostninger ikke er støtteberettigede, anerkender Ombudsmanden agenturets gentagne bestræbelser på at forsøge at afklare, om mange af de andre omkostninger, som klageren har gjort krav på, er støtteberettigede. Det forhold, at klageren nogle gange ikke formåede at fremlægge dokumentation, når han fik mulighed for det, er bestemt ikke agenturets skyld. Inden klageren henvendte sig til Ombudsmanden, havde agenturet allerede anmodet klageren om at fremlægge dokumentation for udgiftspost 27 og 35 (leje af lokaler), 1 (oversættelser) og 86 (andre omkostninger). Disse bilag dukkede imidlertid først op i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse. Selv om klageren således havde fået rigelig tid til at fremlægge disse dokumenter for agenturet allerede på et tidligere tidspunkt, ville det helt klart være hensigtsmæssigt for agenturet at dække de faktisk afholdte omkostninger, selv om disse omkostninger dokumenteres på et sent tidspunkt. Ombudsmanden foreslår derfor, at agenturet også benytter lejligheden til at genoverveje støtteberettigelsen af disse udgiftsposter under hensyntagen til den dokumentation, som klageren har fremlagt i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse. En sådan tilgang ville være en prisværdig borgervenlig adfærd fra agenturets side.

Forslaget til en løsning

Ombudsmanden foreslår, at EACEA genovervejer sin afgørelse om at afvise omkostningspost 116, 224, 225 og 226 (udgifter til kost og logi) og 83 (andre omkostninger) efter at have anmodet klageren om at fremsætte sine bemærkninger og eventuelt yderligere dokumentation.

EACEA kunne også benytte lejligheden til at genoverveje støtteberettigelsen af udgiftspost 27 og 35 (leje af lokaler), 1 (oversættelser) og 86 (andre omkostninger) under hensyntagen til den dokumentation, som klageren har fremlagt i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse.

Strasbourg, den 23. august 2015

 

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

 

[1] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[2] Indkaldelse af forslag GD EAC 85/04, offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende C 30, s. 23, den 5. februar 2005.

[3] Se f.eks. Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om afslutning af hans undersøgelse af klage 53/2010/OV over Europa-Kommissionen og de nævnte sager.

[4] Artikel II.14.1 i tilskudsaftalen.

[5] En "Kassa-Ausgang".

[6] Jf. f.eks. artikel 226 i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28.11.2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (EUT 2006, L 347, s. 1).

[7] Artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 16 og 18 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.