(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1))

Komplekset

Baggrund

I 1998 indgav to repræsentanter for Kommissionens lokalt ansatte i Østrig en klage til Ombudsmanden over, at Kommissionen ikke havde sørget for supplerende forsikringsdækning til de lokalt ansatte i repræsentationen i Wien (367/98/(VK)/GG). Sagen blev afsluttet, efter at Kommissionen havde accepteret et udkast til henstilling fra Ombudsmanden. Klageren i den foreliggende sag var en af klagerne i denne sag.

Den 10. maj 2001 besluttede Kommissionen at suspendere klageren som følge af alvorlige beskyldninger mod hende. Samtidig gav Kommissionen hende mulighed for at blive hørt om disse påstande. Denne høring fandt sted den 12. oktober 2001.

Ved beslutning af 31. januar 2002 afviste Kommissionen klageren uden varsel. Klageren appellerede denne afgørelse til en østrigsk domstol, hvor sagen i øjeblikket verserer. Eftersom klageren havde gjort gældende, at hun som personalerepræsentant ikke kunne afskediges uden videre af Kommissionen, skrev sidstnævnte til hende den 14. juni 2002 for at opsige kontrakten (hvis den tidligere afskedigelse skulle have været ulovlig).

Klageren anmodede efterfølgende om aktindsigt i visse dokumenter, som Kommissionen havde baseret sin beslutning på. Denne anmodning gav anledning til klage 242/2003/GG, som blev afsluttet, efter at Kommissionen havde givet klageren aktindsigt i dele af de relevante dokumenter. I forbindelse med denne undersøgelse undersøgte Ombudsmandens tjenestegrene Kommissionens sagsakter, der lå i Bruxelles.

Det foreliggende klagepunkt

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse af klage 242/2003/GG havde Kommissionen givet klageren mulighed for at få indsigt i sin personlige sagsmappe i Wien. Klageren gjorde brug af denne mulighed.

Den 11. marts 2004 indgav klageren en intern klage til Kommissionens Generaldirektorat for Presse og Kommunikation, hvori hun hævdede, at der var sket en overtrædelse af "artikel 26 og 24 i vedtægten for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber".

Vedtægtens artikel 24 bestemmer, at Fællesskaberne yder enhver tjenestemand bistand, navnlig i forbindelse med retsforfølgning af personer, der på grund af deres stilling eller hverv begår trusler, injurier, ærerørige beskyldninger eller angreb på personer eller ejendom.

Artikel 26 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union bestemmer:

"En tjenestemands personlige aktmappe skal indeholde:

a) alle dokumenter vedrørende hans administrative status og alle rapporter vedrørende hans kvalifikationer, tjenstlige indsats og adfærd

b) eventuelle bemærkninger fra tjenestemanden til sådanne dokumenter.

Dokumenterne registreres, nummereres og arkiveres i serierækkefølge. de i litra a) omhandlede dokumenter kan ikke anvendes eller påberåbes af institutionen over for en tjenestemand, medmindre de er blevet meddelt ham, inden de blev indgivet. (…)

Der er kun én personlig aktmappe for hver tjenestemand.

Tjenestemanden har ret til, selv efter at være udtrådt af tjenesten, at gøre sig bekendt med alle de dokumenter, der indgår i hans aktmappe, og tage kopier heraf."

I sin klage til GD for Presse og Kommunikation fremførte klageren, at flere dokumenter var blevet føjet til hendes personlige sagsmappe uden hendes vidende. På den anden side var de fleste af hendes bemærkninger til dokumenter, der var blevet tilført sagsakterne (herunder dem, hun havde markeret med ordene "kopi til personlig aktmappe"), ifølge hende ikke blevet medtaget i sagsakterne. Klageren nævnte to dokumenter i sin personlige sagsmappe (markeret som "IV/18" og "IV/19") som eksempler. Ifølge klageren gav dokumenterne i hendes personlige sagsakter som følge heraf et fordrejet syn på de objektive kendsgerninger. Klageren fremførte endvidere, at der var en "parallel" personlig sagsmappe i Bruxelles, hvoraf størstedelen ikke fremgik af den personlige sagsmappe i Wien. Endelig påpegede klageren, at hendes personlige aktmappe ikke indeholdt nogen elementer, der kunne begrunde hendes afskedigelse, dvs. ingen dokumenter efter den dato i maj 2001, hvor hun var blevet suspenderet fra sit hverv.

Derudover gjorde klageren gældende, at Kommissionen burde have givet hende aktindsigt i hele sagsakterne i Bruxelles. Hun har ligeledes anført, at hun har appelleret afgørelsen om afskedigelse, idet hun forbeholder sig alle yderligere rettigheder.

I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i juni 2004, henviste klageren til sin klage til Kommissionen af 11. marts 2004 og påpegede, at Kommissionen ikke havde besvaret denne klage. Klageren hævdede således grundlæggende, at Kommissionen ikke havde opfyldt sine forpligtelser med hensyn til hendes personlige sagsmappe.

Forespørgslen

Ombudsmandens fremgangsmåde

Klagen blev sendt til Kommissionen til udtalelse. For at undgå forvirring meddelte Ombudsmanden Kommissionen og klageren, at hans undersøgelse kun vedrørte spørgsmål vedrørende klagerens personlige sagsmappe og derfor ikke ville omfatte de andre punkter, som klageren nævnte i sit brev til Kommissionen af 11. marts 2004 (f.eks. spørgsmålet om aktindsigt i Bruxelles og Kommissionens beslutning om at afvise klageren).

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse henviste Kommissionen til beslutningen af 21. juni 2004, hvorved den havde besvaret klagerens brev af 11. marts 2004. Kommissionen beklagede, at dette svar var blevet forsinket.

Ved brev af 21. juni 2004 afviste Kommissionen klagerens klage af 11. marts 2004. Kommissionen gjorde gældende, at tjenestemandsvedtægtens artikel 24 og 26 ikke fandt anvendelse på lokalt ansatte, og at den såkaldte "personlige sagsmappe" i repræsentationen i Wien derfor ikke var en sagsmappe af den art, der er nævnt i tjenestemandsvedtægtens artikel 26.

Kommissionen tilføjede, at selv om disse artikler fandt anvendelse i den foreliggende sag, ville det ikke være korrekt at sammenligne de sagsakter, der var blevet forelagt Ombudsmandens tjenestegrene, med de "personlige sagsakter" vedrørende en tjenestemand. Den sag, der blev forelagt Ombudsmandens tjenestegrene, var blot en arbejdssag, der udelukkende vedrørte den disciplinære høring, der var blevet indledt mod klageren. Desuden ville klageren i denne sag ifølge Kommissionen have haft adgang til alle de dokumenter, der var nævnt i "anmeldelsen af klagepunkter" af 8. maj 2001, og som Kommissionen havde lagt til grund. Kommissionen var af den opfattelse, at dette netop var, hvad vedtægtens artikel 26 skulle sikre for tjenestemænd (dvs. at afgørelserne ikke blev truffet på grundlag af oplysninger, som de ikke havde kendskab til).

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Hun fremsatte også yderligere bemærkninger vedrørende vedtægtens artikel 24. Ifølge klageren var hun blevet fordømt offentligt af Kommissionen, længe før høringen havde fundet sted. Klageren fremførte også, at hun under retsmødet var blevet stillet spørgsmål, der ikke havde noget at gøre med de klagepunkter, der var blevet rettet mod hende.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Anmodning om yderligere oplysninger

Den 12. oktober 2004 anmodede Ombudsmanden derfor Kommissionen (1) om at redegøre for sit synspunkt om, at den såkaldte "personlige sagsmappe" i repræsentationen i Wien ikke var en sag af den art, der er nævnt i artikel 26 i personalevedtægten, eftersom a) Kommissionen i sit svar af 25. september 2003 på en anmodning om yderligere oplysninger fra Ombudsmanden inden for rammerne af Ombudsmandens undersøgelse af klage 242/2003/GG havde påpeget, at klageren kunne gøre brug af sin ret til at få indsigt i sin personlige sagsmappe på repræsentationens hjemsted i Wien, og b) at Kommissionens dokumenter, som klageren havde indgivet (markeret som "IV/18" og "IV/19"), klart angav, at de skulle indgå i klagerens "personlige sagsmappe", (2) at forklare arten af og formålet med klagerens "personlige sagsmappe" i repræsentationen i Wien og at præcisere, på hvilket retsgrundlag denne sag blev opbevaret, (3) at forklare, om den mente, at klagerens "personlige sagsmappe" i repræsentationen i Wien ikke behøvede at indeholde a) alle dokumenter vedrørende klagerens administrative status og alle rapporter vedrørende hendes evner, effektivitet og adfærd og b) eventuelle bemærkninger fra klageren til sådanne dokumenter og 4) en forklaring på, hvorfor klagerens "personlige sagsakter" i repræsentationen i Wien ikke indeholdt klagerens bemærkninger til de dokumenter, der var markeret som "IV/18" og "IV/19", og ingen dokumenter, der var udarbejdet efter den dato i maj 2001, hvor klageren var blevet suspenderet.

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Vedtægtens artikel 26 fandt kun anvendelse på tjenestemænd og ikke på lokalt ansatte som klageren. De relevante regler for lokalt ansatte havde ikke henvist til denne bestemmelse. Artikel 11 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber i den nye affattelse (dvs. efter de ændringer, der trådte i kraft den 1.5.2004), hvorefter vedtægtens artikel 26 fandt analog anvendelse på midlertidigt ansatte, fandt nu analog anvendelse på kontraktansatte i henhold til ansættelsesvilkårenes artikel 81. De nye regler regulerer imidlertid ikke situationer, der tidligere har fundet sted.

Den personlige sagsmappe på Kommissionens repræsentation i Østrig var den eneste personlige sagsmappe, som Kommissionen havde åbnet som klagerens arbejdsgiver med henblik på personaleforvaltning. Kommissionens ret hertil var i det foreliggende tilfælde reguleret i østrigsk ret. Reglerne for opbevaring af Kommissionens lokalt ansattes personlige aktmapper er fastsat i "Note administrative nr. 119" af 13. februar 1985 (2). Kommissionens repræsentationer var også blevet mindet om kravet om at opbevare personlige filer, f.eks. i et brev fra GD for Presse og Kommunikation af 26. oktober 2000 (3).

Østrigsk lovgivning krævede ikke, at arbejdsgivere skulle opbevare personlige filer. Kommissionen var således ikke retligt forpligtet til i de personlige sagsakter at medtage alle dokumenter vedrørende klagerens status og hendes evner, indsats og adfærd. I henhold til østrigsk ret var Kommissionen heller ikke forpligtet til at medtage klagerens erklæringer om individuelle begivenheder i de personlige sagsakter.

Det notat, som klageren indsendte vedrørende dokument "IV/19", skulle ikke opbevares i klagerens sagsakter. Dokument "IV/19" var blevet tilføjet sagsakterne på grund af instruksen til klageren om at anmelde fravær mundtligt dagen før. De dokumenter, som klageren havde fremlagt, vedrørte imidlertid kun de lægelige grunde til hendes delvise fravær den 3. oktober 2000. Disse dokumenter skulle derfor indgives i klagerens lægejournal og ikke i hendes personlige journal.

Kommissionen erkendte, at det notat, som klageren havde henvist til i forbindelse med dokument "IV/18", ikke var blevet indgivet sammen med dette dokument i hendes personlige sagsmappe. Da denne udeladelse var sket for over fire år siden, var det ikke længere muligt at fastslå, hvordan den var opstået. I modsætning til, hvad klageren havde hævdet i sit brev af 11. marts 2004, manglede et flertal af klagerens udtalelser og svar imidlertid ikke i hendes personlige sagsakter. Da klageren havde indsendt udtalelser og svar vedrørende begivenheder, der var blevet registreret i hendes personlige sagsakter, var de blevet vedhæftet sagsakterne. Klageren havde kun været i stand til at underbygge sine påstande i to tilfælde, hvoraf det ene tydeligvis ikke var relevant her.

Klagerens personlige sagsmappe ophørte i maj 2001, fordi hun var blevet fritaget for sit hverv den 10. maj 2001. Disciplinærsagen var blevet gennemført af GD for Presse og Kommunikation. Da sidstnævnte havde hjemsted i Bruxelles, havde den forskriftsmæssigt opbevaret en sagsmappe i Bruxelles vedrørende disciplinærsagen.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og fremsatte følgende yderligere bemærkninger:

Ifølge et internt notat om finansinspektørens besøg i repræsentationen dateret den 2. juli 1999, som P. havde udarbejdet, var ledelsen blevet anmodet om at overholde visse retningslinjer for opbevaring af personlige aktmapper, f.eks. princippet om, at ethvert dokument, der skulle indgå i en personlig aktmappe, skulle medunderskrives af den pågældende lokale repræsentant.

Det fremgik klart af de dokumenter af 13. november 1985 og 26. oktober 2000, som Kommissionen havde henvist til, at lokalansattes personlige aktmapper skulle behandles analogt med tjenestemændenes. Det fremgik af notatet af 26. oktober 2000, at den personlige aktmappe udelukkende skulle opbevares i repræsentationen.

Kommissionens begrundelse vedrørende dokument "IV/19" var uforståelig. I det relevante dokument var hun (klageren) blevet beskyldt for at have været fraværende fra arbejdet uden tilladelse. I sit svar havde hun forsvaret sig mod denne beskyldning. Dette svar vedrørte således ikke blot de lægelige årsager til hendes fravær, men udgjorde hendes reaktion på en fuldstændig ubegrundet anklage. Denne hændelse var et meget godt eksempel på, hvordan repræsentationens ledelse på daværende tidspunkt ved kun at medtage udvalgte dokumenter i sagsakterne havde forsøgt at skabe det indtryk, at hun ikke havde opfyldt sine forpligtelser eller gjort sig skyldig i forseelser.

Som hun understregede i sit brev af 11. marts 2004, var henvisningerne til dokument "IV/18" og "IV/19" kun illustrative eksempler.

Klageren medtog en detaljeret liste over de dokumenter, der var blevet medtaget i den personlige sagsmappe uden hendes vidende, og over de bemærkninger, der ikke var blevet medtaget, selv om hun havde markeret dem til optagelse i sin personlige sagsmappe. Ifølge klageren var mindst 12 af hendes notater, som hun havde markeret til optagelse i hendes personlige aktmappe, ikke blevet medtaget, mens næsten 30 breve fra administrationen var blevet medtaget, uden at hun vidste det. Klageren fremsendte også en kopi af en e-mail af 29. september 2000, hvori hun havde meddelt repræsentationens ledelse, at hun skulle til læge om morgenen den 3. oktober 2000.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Den oprindelige klage, der blev indgivet i juni 2004, vedrørte Kommissionens behandling af klagerens personlige sagsmappe, men nævnte også en række andre spørgsmål. I sine breve om indledning af undersøgelsen og for at undgå forvirring meddelte Ombudsmanden Kommissionen og klageren, at hans undersøgelse kun vedrørte spørgsmål vedrørende klagerens personlige sagsmappe og derfor ikke ville omfatte de andre punkter, som klageren nævnte i sit brev til Kommissionen af 11. marts 2004 (f.eks. spørgsmålet om aktindsigt i Bruxelles og Kommissionens beslutning om at afvise klageren).

1.2 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fremsatte klageren yderligere bemærkninger vedrørende vedtægtens artikel 24, som hun allerede havde henvist til i sin klage. Ifølge klageren var hun blevet fordømt offentligt af Kommissionen, længe før høringen havde fundet sted. Klageren fremførte også, at hun under retsmødet var blevet stillet spørgsmål, der ikke havde noget at gøre med de klagepunkter, der var blevet rettet mod hende. Ombudsmanden mener ikke, at det vil være hensigtsmæssigt at udvide denne undersøgelse til at omfatte disse yderligere spørgsmål. Dette ville uundgåeligt forsinke Ombudsmandens undersøgelse af klagerens oprindelige påstand. Ombudsmanden mener ikke, at dette vil være i klagerens interesse. Klageren kan dog stadig frit indgive en ny klage vedrørende disse spørgsmål.

2 Påstået undladelse fra Kommissionens side af at varetage sine opgaver i forbindelse med klagerens personlige sagsmappe

2.1 Klageren arbejdede tidligere som lokal agent for Kommissionens repræsentation i Wien. Den 10. maj 2001 besluttede Kommissionen at suspendere klageren som følge af alvorlige beskyldninger mod hende. Ved beslutning af 31. januar 2002 afviste Kommissionen klageren uden varsel. Klageren appellerede denne afgørelse til en østrigsk domstol, hvor sagen i øjeblikket verserer. Klageren anmodede efterfølgende om aktindsigt i visse dokumenter, som Kommissionen havde baseret sin beslutning på. Denne anmodning gav anledning til klage 242/2003/GG, som blev afsluttet, efter at Kommissionen havde givet klageren aktindsigt i dele af de relevante dokumenter. I forbindelse med denne undersøgelse undersøgte Ombudsmandens tjenestegrene Kommissionens sagsakter, der lå i Bruxelles.

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse af klage 242/2003/GG havde Kommissionen givet klageren mulighed for at få indsigt i sin personlige sagsmappe i Wien. Klageren gjorde brug af denne mulighed. Hun klagede derefter til Kommissionens Generaldirektorat ("GD") for Presse og Kommunikation og gjorde gældende, at flere dokumenter var blevet føjet til hendes personlige aktmappe uden hendes vidende, og at de fleste af hendes bemærkninger til dokumenter, der var blevet tilføjet sagsakterne (herunder dem, hun havde markeret med ordene "kopi til personlige aktmapper"), ikke var blevet medtaget i sagsakterne. Klageren nævnte to dokumenter i sin personlige sagsmappe (markeret som "IV/18" og "IV/19") som eksempler. Ifølge klageren gav dokumenterne i hendes personlige sagsakter som følge heraf et fordrejet syn på de objektive kendsgerninger. Klageren fremførte endvidere, at der var en "parallel" personlig sagsmappe i Bruxelles, hvoraf størstedelen ikke fremgik af den personlige sagsmappe i Wien. Endelig påpegede klageren, at hendes personlige aktmappe ikke indeholdt nogen elementer, der kunne begrunde hendes afskedigelse, dvs. ingen dokumenter efter den dato i maj 2001, hvor hun var blevet suspenderet fra sit hverv.

I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i juni 2004, henviste klageren til sin klage til Kommissionen af 11. marts 2004 og påpegede, at Kommissionen ikke havde besvaret denne klage. Klageren hævdede således grundlæggende, at Kommissionen ikke havde opfyldt sine forpligtelser med hensyn til hendes personlige sagsmappe.

Klageren henviste i sin klage til artikel 26 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union, som bestemmer følgende:

"En tjenestemands personlige aktmappe skal indeholde:

a) alle dokumenter vedrørende hans administrative status og alle rapporter vedrørende hans kvalifikationer, tjenstlige indsats og adfærd

b) eventuelle bemærkninger fra tjenestemanden til sådanne dokumenter.

Dokumenterne registreres, nummereres og arkiveres i serierækkefølge. de i litra a) omhandlede dokumenter kan ikke anvendes eller påberåbes af institutionen over for en tjenestemand, medmindre de er blevet meddelt ham, inden de blev indgivet. (…)

Der er kun én personlig aktmappe for hver tjenestemand.

Tjenestemanden har ret til, selv efter at være udtrådt af tjenesten, at gøre sig bekendt med alle de dokumenter, der indgår i hans aktmappe, og tage kopier heraf."

2.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at tjenestemandsvedtægtens artikel 26 ikke fandt anvendelse på lokalt ansatte, og at den såkaldte "personlige sagsmappe" i repræsentationen i Wien derfor ikke var en sagsmappe af den art, der er nævnt i tjenestemandsvedtægtens artikel 26. Kommissionen gjorde endvidere gældende, at klageren under den disciplinærsag, der var blevet indledt mod hende, ville have haft adgang til alle de dokumenter, som Kommissionen havde lagt hende til last. Ifølge Kommissionen var dette netop, hvad vedtægtens artikel 26 havde til formål at sikre i forbindelse med tjenestemænd (dvs. at afgørelserne ikke blev truffet på grundlag af oplysninger, som de ikke havde kendskab til).

I sit svar på en anmodning om yderligere oplysninger fra Ombudsmanden fremførte Kommissionen, at den personlige sagsmappe, der blev opbevaret på dens repræsentation i Wien, var den eneste personlige sagsmappe, som den havde åbnet som klagerens arbejdsgiver med henblik på personaleforvaltning. Kommissionen var af den opfattelse, at dens ret hertil i det foreliggende tilfælde var reguleret af østrigsk ret. Reglerne for opbevaring af Kommissionens lokalt ansattes personlige aktmapper er fastsat i "Note administrative nr. 119" af 13. februar 1985. Kommissionens repræsentationer var også blevet mindet om kravet om at opbevare personlige filer, f.eks. i et brev fra GD for Presse og Kommunikation af 26. oktober 2000. Kommissionen gjorde gældende, at østrigsk ret ikke pålagde arbejdsgiverne at opbevare personlige aktmapper, og at den derfor ikke var retligt forpligtet til at medtage alle dokumenter vedrørende klagerens status og hendes evner, indsats og adfærd i de personlige aktmapper. Den hævdede endvidere, at østrigsk ret heller ikke krævede, at Kommissionen skulle medtage klagerens erklæringer om individuelle begivenheder i de personlige sagsakter.

Ifølge Kommissionen skulle det notat, som klageren havde indsendt vedrørende dokument "IV/19", ikke opbevares i klagerens personlige aktmappe, men i hendes lægejournal. Kommissionen erkendte, at det notat, som klageren havde henvist til i forbindelse med dokument "IV/18", ikke var blevet indgivet sammen med dette dokument i hendes personlige sagsmappe. Ifølge Kommissionen manglede et flertal af klagerens udtalelser og svar imidlertid ikke i hendes personlige sagsmappe. Kommissionen hævdede, at klageren kun havde været i stand til at underbygge sine påstande i to tilfælde, hvoraf det ene tydeligvis ikke var relevant her.

Kommissionen anførte endvidere, at klagerens personlige sagsmappe ophørte i maj 2001, fordi hun var blevet fritaget for sit hverv den 10. maj 2001. Disciplinærsagen var blevet gennemført af GD for Presse og Kommunikation. Da sidstnævnte havde hjemsted i Bruxelles, gjorde Kommissionen gældende, at den havde opbevaret en sagsmappe vedrørende disciplinærsagen korrekt i Bruxelles.

2.3 Inden behandlingen af klagerens påstand forekommer det nyttigt at undersøge et indledende spørgsmål. I sin udtalelse gjorde Kommissionen gældende, at dens ret til at opbevare personlige aktmapper vedrørende dens ansatte i repræsentationen i Wien var reguleret af østrigsk ret, og at sidstnævnte ikke pålagde arbejdsgiverne at opbevare sådanne aktmapper. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen ikke har argumenteret for, at østrigsk lovgivning ville forhindre den i at opbevare sådanne personlige filer. Endvidere fremgår det klart af de oplysninger, som Ombudsmanden råder over, at Kommissionen besluttede at opbevare personlige aktmapper vedrørende sine lokalt ansatte, og at den udstedte interne instrukser om, hvordan dette skulle gøres, i sin administrative notat nr. 119 af 13. februar 1985. Under disse omstændigheder er der intet til hinder for, at Ombudsmanden undersøger den måde, hvorpå Kommissionen behandlede de personlige sagsakter vedrørende klageren.

2.4 Det er god forvaltningsskik at sikre, at en personlig aktmappe for en ansat i en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan indeholder 1) alle dokumenter vedrørende hans administrative status og alle rapporter vedrørende hans kvalifikationer, indsats og adfærd samt 2) eventuelle bemærkninger fra tjenestemanden til sådanne dokumenter. Denne forpligtelse er fastsat i vedtægtens artikel 26 for så vidt angår tjenestemænd. Det er korrekt, at ansættelsesvilkårene for lokalt ansatte ikke forud for vedtagelsen af de ændringer, der trådte i kraft den 1. maj 2004, udtrykkeligt bestemte, at artikel 26 i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber også skulle finde anvendelse på lokalt ansatte. Det skal dog bemærkes, at det i "administrativt notat nr. 119" af 13. februar 1985 udtrykkeligt hedder, at "i analogi med tjenestemændenes bedømmelsesrapporter" bør lokalansattes personlige aktmapper kun indeholde de dokumenter, der er nævnt i en liste, der er vedlagt disse instrukser. Generaldirektoratet for Presse og Information gentog i sit notat af 26. oktober 2000, hvori det mindede de personer, der er ansvarlige for de lokale ansattes personoplysninger, om den samme formel ("[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). Det skal endvidere bemærkes, at listen i bilaget til instrukserne fra 1985 udtrykkeligt (i punkt G) henviser til behovet for at tilføje eventuelle bemærkninger, som agenten måtte have vedrørende rapporter om hans evner, præstationer og adfærd ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Endelig accepterede Kommissionen selv, at klagerens bemærkninger til dokument "IV/18" burde have været medtaget i hendes personlige sagsakter i den foreliggende sag. I lyset af disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at vedtægtens artikel 26 er en kodificering af de forpligtelser, der følger af princippet om god forvaltningsskik, og at disse forpligtelser derfor påhvilede Kommissionen for så vidt angår lokalt ansatte, allerede inden en regel, der udtrykkeligt fastsætter, at vedtægtens artikel 26 finder analog anvendelse på lokalt ansatte, trådte i kraft.

2.5 Ombudsmanden har ikke selv set klagerens personlige sagsmappe, som opbevares i Wien. Det fremgår imidlertid af de oplysninger, som både klageren og Kommissionen har fremlagt, at denne sag ikke indeholder nogen dokumenter vedrørende den disciplinærsag, der blev ført mod klageren efter den dato i maj 2001, hvor hun blev suspenderet fra sit hverv. I sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger anførte Kommissionen, at dokumenterne vedrørende disciplinærsagen var blevet opbevaret i en sagsmappe i Bruxelles, eftersom denne sag var blevet gennemført af GD for Presse og Kommunikation, som har hjemsted i Bruxelles. Ombudsmanden mener ikke, at denne forklaring er acceptabel. Den liste, der er vedlagt som bilag til Kommissionens interne instrukser af 13. februar 1985 om opbevaring af lokalt ansattes personlige aktmapper, omfatter et afsnit H med titlen "Disciplinære anliggender" ("Spørgsmålsdisciplinærer"). Det er således klart, at dokumenter vedrørende disciplinærsager skal indgå i en lokal befuldmægtigets personlige aktmappe. Det skal endvidere bemærkes, at vedtægtens artikel 26 (de forpligtelser, der som nævnt ovenfor gælder for lokalt ansatte) bestemmer, at der kun skal opbevares én personlig aktmappe for hver ansat. Det samme princip synes at blive nævnt i punkt 3 i Kommissionens notat af 26. oktober 2000, ifølge hvilket den personlige aktmappe "udelukkende" skal opbevares i repræsentationen. Ombudsmanden accepterer, at det på de af Kommissionen beskrevne betingelser kan være hensigtsmæssigt at opbevare en arbejdskopi af dokumenterne vedrørende disciplinærsagen i den tjenestegren, der behandler denne sag (4). Dette påvirker imidlertid ikke behovet for selv at tilføje dokumenterne til klagerens personlige sagsmappe, der opbevares i Wien. Kommissionens undladelse af at gøre dette i den foreliggende sag udgør således et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.6 Med hensyn til dokument "IV/19" bemærker Ombudsmanden, at dette dokument er en e-mail, som K., klagerens overordnede, sendte til klageren den 3. oktober 2000, og som blev kopieret til en række andre personer, herunder chefen for repræsentationen. I denne e-mail hævdede K., at klageren havde angivet, at hun ville være fraværende indtil kl. 9.30, men at hun faktisk først var ankommet til arbejde den dag omkring middagstid uden at have underrettet sin overordnede, receptionen eller administrationen på forhånd. Ifølge K. kendte han heller ikke til nogen efterfølgende forklaring. K. konkluderede, at klageren således havde været fraværende fra arbejdet uden tilladelse. I sit svar af samme dag påpegede klageren, at hun pr. e-mail af 29. september 2000 havde meddelt K., at hun ville skulle se en læge på hospitalet "tirsdag morgen" (dvs. om morgenen den 3. oktober 2000), og at hun ikke havde været i stand til præcist at angive, hvor lang tid det ville tage. Klageren forklarede endvidere, at hun havde indsendt en attest til administrationen. Ifølge dette dokument havde klageren været på hospitalet indtil kl. 11.00 samme dag. Ombudsmanden mener, at et andet dokument fremlagt af klageren (en lægeerklæring af 27. september 2000) faktisk ikke skulle opbevares i klagerens personlige aktmappe, men i hendes lægejournal. Ombudsmanden er imidlertid af den opfattelse, at der må drages en anden konklusion med hensyn til klagerens e-mail til K. af 3. oktober 2000 og attesteringen af den tid, hun havde tilbragt på hospitalet. Klageren svarede i sin e-mail på K.'s beskyldning om, at hun havde været fraværende fra arbejdet uden tilladelse. Ombudsmanden mener, at i betragtning af, at K.'s e-mail af 3. oktober 2000 indgik i klagerens personlige sagsmappe, var det i det mindste nødvendigt også at medtage klagerens svar af samme dato. Som følge af Kommissionens undladelse af at gøre dette synes klagerens personlige sagsmappe at give en fordrejet opfattelse med hensyn til de objektive kendsgerninger (5). Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionens undladelse af at medtage (i det mindste) klagerens e-mail af 3. oktober 2000 i hendes personlige sagsmappe også udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.7 Det følger af ovenstående, at Kommissionen undlod at medtage klagerens bemærkninger til dokument "IV/18" og "IV/19" i sin personlige sagsmappe. Ombudsmanden bemærker, at klageren havde nævnt disse dokumenter som illustrative eksempler på dokumenter, der burde have været medtaget i hendes personlige sagsmappe. I sine bemærkninger til Kommissionens svar på anmodningen om yderligere oplysninger fremlagde klageren en detaljeret liste over de dokumenter, der var blevet medtaget i den personlige sagsmappe uden hendes vidende, og over de bemærkninger, der ikke var blevet medtaget, selv om hun havde markeret dem til optagelse i sin personlige sagsmappe. I modsætning til, hvad Kommissionen antager, er der derfor intet, der tyder på, at klageren kun er i stand til at underbygge sine påstande i to tilfælde. Selv om det efter en nærmere undersøgelse skulle vise sig, at ingen af de yderligere bemærkninger, som klageren henviste til, skulle medtages i hendes personlige sagsmappe, ville dette imidlertid ikke påvirke konklusionen om, at hendes bemærkninger til dokument "IV/18" og "IV/19" skulle medtages i hendes personlige sagsmappe. I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen anerkendte, at bemærkningerne til dokument "IV/18" burde have været medtaget, uden dog at angive, om dette er sket i mellemtiden.

2.8 Med hensyn til klagerens påstand om, at dokumenter blev medtaget uden at informere hende herom, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen synes at hævde, at den under alle omstændigheder ikke kunne påberåbe sig nogen af dokumenterne uden at give klageren mulighed for at kommentere dem. Ombudsmanden bemærker, at artikel 26 i tjenestemandsvedtægten fastsætter, at "de dokumenter, der er omhandlet i litra a), ikke må anvendes eller citeres af institutionen over for en tjenestemand, medmindre de er blevet meddelt ham, før de blev indgivet." Denne bestemmelse beskytter således tjenestemændene (eller, hvis de forpligtelser, der følger heraf, gælder for lokalt ansatte, den ansatte) mod anvendelse af dokumenter, der er blevet indsat i den personlige aktmappe uden at underrette tjenestemanden (eller den ansatte). Ombudsmanden mener imidlertid, at god administrativ praksis kræver, at denne negative beskyttelse suppleres af en positiv forpligtelse til at give den berørte person mulighed for at fremsætte bemærkninger til et dokument, inden det medtages i den personlige sagsmappe (6). Det er indlysende, at en tjenestemand eller en ansat ikke kan fremsætte bemærkninger (og anmode om, at disse bemærkninger medtages i hans personlige aktmappe) til dokumenter, som han ikke er blevet gjort opmærksom på. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren i mellemtiden har konsulteret hendes personlige sagsmappe og dermed opdaget alle de dokumenter, der var medtaget heri. Han bemærker endvidere, at klageren i sin klage, i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse og navnlig i sine bemærkninger til Kommissionens svar på anmodningen om yderligere oplysninger detaljeret har redegjort for de dokumenter og bemærkninger, der stadig bør indgå i hendes personlige sagsakter. Eftersom Ombudsmanden fremsætter et udkast til henstilling, hvori Kommissionen opfordres til at genoverveje disse dokumenter og bemærkninger med henblik på at medtage dem i klagerens personlige sagsmappe (se nedenfor), synes det ikke at være nødvendigt at foretage yderligere undersøgelser af Kommissionens manglende høring af klageren om dokumenter, som den havde medtaget i hendes personlige sagsmappe.

2.9 Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til klagerens personlige sagsmappe ved ikke at medtage alle relevante dokumenter deri.

3 Konklusion

På baggrund af ovenstående fremsætter Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Udkastet til henstilling

Kommissionen bør gennemgå de dokumenter, som klageren henviser til, med henblik på at medtage dem i hendes personlige sagsakter og give hende aktindsigt i de behørigt rekonstituerede sagsakter.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse senest den 31. maj 2005. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af Ombudsmandens afgørelse og en beskrivelse af de foranstaltninger, der er truffet for at gennemføre udkastet til henstilling.

Strasbourg, den 28. februar 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(2) Kommissionen fremsendte en kopi af dette notat.

(3) Kommissionen fremsendte også en kopi af dette dokument.

(4) I punkt 3 i Kommissionens notat af 26. oktober 2000 hedder det, at kopier af dokumenterne i den personlige aktmappe kan fremsendes til Bruxelles efter anmodning.

(5) Det skal bemærkes, at den af klageren fremlagte attest synes at bevise, at sidstnævnte først forlod hospitalet kl. 11.00 den 3. oktober 2000. Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren sammen med sine bemærkninger til Kommissionens svar på anmodningen om yderligere oplysninger fremsendte en kopi af sin e-mail af 29. september 2000, hvori hun informerede K. om sit kommende fravær den 3. oktober 2000.

(6) Hvis det notat fra P., som klageren henviste til i sine bemærkninger til Kommissionens svar på anmodningen om yderligere oplysninger, rent faktisk har det indhold, som klageren hævder, at den har, synes Kommissionen selv at være enig i dette synspunkt.