(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1))

Komplekset

Indledning

Denne klage vedrører en anden klage (klage 402/2004/GG), der blev indgivet af den samme klager, en tysk virksomhed.

Klage 402/2004/GG

Den 3. august 1999 indgik Kommissionen en tjenesteydelseskontrakt med RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, et tysk selskab) som leder af et konsortium, der omfattede klageren. Kontrakten vedrørte levering af to EU-eksperter, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder af teknisk bistand til EU-Kina Liaoning Integrated Environment Project (LIEP), parti a: Forvaltning af programkontoret og miljøbevidsthedsprojektet. W., en ekspert ansat af klageren, blev økonomisk/administrativ leder i september 2000. Efter et tillæg til den kontrakt, der blev undertegnet i september 2001, blev W. vicemeddirektør.

Den 15. september 2003 meddelte Kommissionens delegation i Beijing ved anbefalet brev RRI, at den havde besluttet at opsige kontrakten på grundlag af dennes artikel 15 og med den begrundelse, at vicedirektøren ikke havde udført sine opgaver som ændret i tillæg nr. 2. Kommissionen forklarede, at den i to breve af 6. juni 2002 og 30. januar 2003 havde påpeget, at de tjenester, som klageren havde leveret, ikke var blevet udført til Kommissionens tilfredshed, og havde advaret om, at medmindre vicedirektøren opfyldte sine forpligtelser, ville den anse det konsortium, der blev ledet af RRI, for at have misligholdt kontrakten.

Ved brev af 22. september 2003 anfægtede RRI denne beslutning og anmodede Kommissionen om at give mere præcise oplysninger om dens begrundelse. I sit svar af 26. september 2003 påpegede delegationen, at vicedirektøren bl.a. havde "ansvaret for indkøb og kontraktindgåelse". Ifølge delegationen havde klagerens ekspert ikke opfyldt denne forpligtelse.

RRI sendte endnu en skrivelse til delegationen den 10. november 2003. I sit svar af 18. november 2003 gav delegationen ikke yderligere oplysninger om årsagerne til beslutningen om at opsige kontrakten.

Som følge af opsigelsen af kontrakten om teknisk bistand fandt klageren det nødvendigt at opsige sin ansættelseskontrakt med W. Denne klagede over denne afgørelse til Arbeitsgericht (arbejdsretten) i Bonn (Tyskland). Det fremgik, at klageren i løbet af denne sag skulle fremlægge detaljerede oplysninger om W.'s påståede afvisning af at udføre sine opgaver.

I klage 402/2004/GG hævdede klageren grundlæggende, at Kommissionen ikke havde givet tilstrækkeligt præcise oplysninger om årsagerne til opsigelsen af kontrakten om teknisk bistand.

Ombudsmanden besluttede, at der skulle gennemføres en undersøgelse. Han sendte derfor klagen til Kommissionen med henblik på en udtalelse. Denne udtalelse blev derefter fremsendt til klageren med henblik på dennes bemærkninger. På grundlag af resultaterne af disse undersøgelser fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde givet tilstrækkeligt præcise oplysninger om sine grunde til at opsige kontrakten, og at der derfor ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til klagerens påstand. Sagen blev derfor afsluttet ved beslutning af 12. august 2004 (2).

Klagerens brev af 19. marts 2004

Klageren havde i sin klage nævnt, at den på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001 havde indgivet en begæring om aktindsigt i dokumenterne vedrørende opsigelsen af kontrakten til Kommissionen samme dag, som den havde skrevet til Ombudsmanden (5. februar 2004).

I en yderligere skrivelse af 19. marts 2004 meddelte klageren Ombudsmanden, at denne anmodning var blevet afvist den 26. februar 2004, at der var blevet genfremsat en begæring den 4. marts 2004, og at Ombudsmandens undersøgelse burde udvides til at omfatte Kommissionens afslag på aktindsigt.

Da den frist, inden for hvilken Kommissionen skulle behandle den genfremsatte begæring i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001 (15 arbejdsdage efter registreringen), endnu ikke var udløbet på det tidspunkt, hvor klageren havde skrevet dette brev, meddelte Ombudsmanden klageren, at han endnu ikke var i stand til at behandle denne yderligere påstand, men at klageren kunne indgive dette spørgsmål igen, så snart den relevante frist var udløbet.

Det foreliggende klagepunkt

Ved brev af 3. maj 2004 fornyede klageren sin klage vedrørende spørgsmålet om aktindsigt og påpegede, at den genfremsatte begæring var blevet afvist den 26. april 2004. Dette brev blev derfor registreret som en ny klage (klage 1368/2004/GG).

Kommissionen sondrede i sin beslutning mellem tre kategorier af dokumenter. Dokumenterne i de to første kategorier (1: Kontraktdokumenter 2: Korrespondance vedrørende gennemførelsen af kontrakten) blev opført på listen, mens kategori 3 kun blev nævnt i generelle vendinger ("forskellig korrespondance, hovedsagelig pr. e-mail, mellem forskellige personer i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten"). Kommissionen gjorde gældende, at spørgsmålet om aktindsigt ikke kunne overvejes med hensyn til bestemte sagsøgere, eftersom de dokumenter, der blev offentliggjort, tilhørte det offentlige domæne og således var tilgængelige for alle.

Efter at have givet udtryk for, at klageren allerede burde være i besiddelse af dokumenterne i de to første kategorier, fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger vedrørende samtlige dokumenter:

Dokumenterne indeholdt oplysninger af kommerciel karakter om de involverede selskaber, eksperter og personer. Det var derfor i strid med forordningens artikel 4, stk. 2, at give aktindsigt i disse dokumenter, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af forretningsmæssige interesser.

Videregivelse ville også være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet. Dette gjaldt især for dokumenter, der indeholdt navnene på visse personer (i nogle tilfælde endda deres curriculum vitae). Undtagelsen i forordningens artikel 4, stk. 1, litra b), fandt derfor også anvendelse.

Der kunne ikke gives delvis aktindsigt, da alle de oplysninger, som disse dokumenter indeholdt vedrørende gennemførelsen af kontrakten, var omfattet af behovet for at beskytte de berørte personers forretningsmæssige interesser. Der var intet, der tydede på, at der var en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen.

I sin klage til Ombudsmanden erkendte klageren, at den var i besiddelse af dokumenterne i de to første kategorier, men ikke dokumenterne i den tredje kategori. Den understregede, at den ikke var interesseret i nogen dokumenter vedrørende tredjeparter, men kun i dem, der vedrørte opsigelsen af dens "egen" kontrakt. Klageren fremførte også, at Kommissionens ræsonnement med hensyn til beskyttelsen af W.'s privatliv og integritet var "grotesk". Retten fremhævede, at Kommissionen havde begrundet sin opsigelse af kontrakten med, at W. angiveligt havde begået en fejl, og således havde bragt W.’s integritet i fare på en langt værre måde, end det ville være muligt ved aktindsigt.

Klageren hævdede endvidere, at Kommissionens tilgang ville gøre forordning 1049/2001 meningsløs, da de fleste dokumenter vedrører tredjeparters personlige eller forretningsmæssige interesser.

Klageren gjorde således i det væsentlige gældende, at Kommissionen havde tilsidesat forordning (EF) nr. 1049/2001 ved at afslå at give aktindsigt i de dokumenter, den havde anmodet om ved skrivelser af 5. februar 2004 og 4. marts 2004. Sagsøgeren nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle give aktindsigt i de relevante dokumenter.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

W.'s ændrede ansvarsområder var blevet fastlagt i et tillæg til kontrakten. W. havde imidlertid aldrig påtaget sig det nye ansvar, måske fordi hans ansættelseskontrakt med konsortiet ikke var blevet ændret for at afspejle det nye mandat. Delegationen havde forsøgt at afklare dette spørgsmål, men den havde aldrig modtaget et klart svar. Denne situation havde ført til klager fra den nyansatte meddirektør og fra den kinesiske direktør. Endelig havde Kommissionen besluttet at opsige kontrakten.

Anmodningen om aktindsigt vedrørte udvekslinger, hovedsageligt pr. e-mail, mellem andre personer, der var involveret i gennemførelsen af programmet, idet det blev fremhævet, at W. ikke påtog sig de nye ansvarsområder, der fulgte af opnormeringen af hans stilling i det ændrede mandat. Det ville være skadeligt for W. som enkeltperson at offentliggøre disse meddelelser. Det ville både påvirke hans personlige integritet og hans kommercielle interesser med hensyn til hans stilling på arbejdsmarkedet. Det var W.'s kommercielle interesse, at Kommissionen mente, at den havde pligt til at beskytte, ikke nogen anden parts. Der var ingen grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. Hans afvisning af at påtage sig de nye ansvarsområder kunne have været på grund af hans kontraktmæssige stilling hos RRI eller klageren.

Når et dokument er blevet frigivet til en ansøger, er det blevet offentligt tilgængeligt, og enhver anden ansøger bør have adgang til det. Det var indlysende, at de dokumenter, som klageren anmodede om aktindsigt i, ikke kunne gøres offentligt tilgængelige. Formålet med anmodningen var at anvende dokumenterne i retssager mod W. Dette havde intet at gøre med åbenhed og offentlighedens interesse i udbredelsen af dokumenter, som institutionerne var i besiddelse af.

På grundlag af ovenstående betragtninger fastholdt Kommissionen sin beslutning om ikke at videregive dokumenterne til klageren. Den tilføjede, at dokumenterne kun kunne stilles til rådighed for en judiciel myndighed efter en retskendelse om at fremlægge dem.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og fremsatte følgende yderligere bemærkninger:

Kommissionens gæt på, at W.'s adfærd skulle forklares ved hans angiveligt utilfredsstillende ansættelseskontrakt med klageren, var ren spekulation. Allerede den 11. april 2002 havde sagsøgeren (klageren) efter at have kontaktet W. meddelt Kommissionen, at sidstnævnte var fuldt ud klar over hans ansvar. Dens anmodning om aktindsigt i missionsrapporterne vedrørende projektet eller i det mindste uddrag heraf vedrørende W.'s angiveligt dårlige resultater var imidlertid blevet afvist. Den 5. februar 2003 havde konsortiet som ønsket af delegationen erklæret: "Bemærk venligst, at den kontraktmæssige aftale mellem [W.] og [klageren] ikke kan skabe hindringer for projektet."

Klageren påpegede, at den holdning, som Kommissionen havde indtaget med hensyn til aktindsigt, fik den til at tro, at opsigelsen af den pågældende kontrakt på grund af W.'s påståede passivitet ikke var i overensstemmelse med loven. Det anmodede derfor Ombudsmanden om at medtage dette spørgsmål i sin undersøgelse. I denne forbindelse fremførte klageren, at det var mærkeligt, at opsigelsen af kontrakten var blevet besluttet, efter at den nye meddirektør og den kinesiske direktør havde klaget. Klageren understregede, at den nye meddirektør var ansat i en virksomhed, der konkurrerede med konsortiet.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Anmodning om yderligere oplysninger og om en supplerende udtalelse

Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om 1) at forklare, hvorfor det forhold, at klageren havde til hensigt at anvende de dokumenter, som den havde anmodet om aktindsigt i under retssager, skulle være relevant for Kommissionens behandling af anmodninger i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, og 2) at give ham en liste over de dokumenter, der falder ind under kategori 3, sammen med en angivelse for hvert dokument eller hver kategori af dokumenter af den eller de undtagelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, på grundlag af hvilke Kommissionen mente, at klageren ikke kunne gives aktindsigt.

Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagerens yderligere påstand om, at opsigelsen af den relevante kontrakt på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven.

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Med hensyn til spørgsmålet om aktindsigt

I henhold til artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skulle den, der har fremsat begæringen, ikke begrunde sin begæring om aktindsigt. Ansøgerens interesse var derfor ikke relevant i denne sammenhæng. Det, som Kommissionen havde ment ved at henvise til den brug, som klageren havde til hensigt at gøre af de relevante dokumenter, var, at dette formål ikke kunne anses for at være en mere tungtvejende offentlig interesse, der ville gå forud for behovet for at beskytte den anden parts forretningsmæssige interesser i sagen.

Kategori 3 af de dokumenter, som klageren havde begæret aktindsigt i, omfattede 16 dokumenter (3). Udbredelsen af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af "den enkeltes privatliv og integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger" (artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001). Sådanne oplysninger kan kun videregives, hvis betingelserne for behandling af personoplysninger i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (4) er opfyldt. I henhold til artikel 8, litra b), i denne forordning skulle en ansøger godtgøre, at det var nødvendigt at få overført personoplysningerne, og institutionen skulle sikre sig, at den registreredes legitime interesser ikke blev skadet af overførslen.

For så vidt angår klagerens yderligere påstand

Tjenesteydelseskontrakten, som gik ud på at stille to EU-eksperter til rådighed (en meddirektør og en finansiel/administrativ leder), var blevet underskrevet den 3. august 1999. Den 8. september 2000 meddelte RRI, at den finansielle/administrative ekspert af familiemæssige årsager var nødt til at træde tilbage i slutningen af oktober 2000, og foreslog W. som afløser. Det var Kommissionen enig i.

Som følge af udskiftningen af meddirektøren havde Kommissionen i en skrivelse af 10. august 2001 foreslået RRI at opgradere W.'s status og ansvarsområder. RRI havde accepteret dette. Dette havde ført til, at et tillæg (tillæg nr. 2) til tjenesteydelseskontrakten blev undertegnet den 3. september 2001. I dette addendum var den finansielle/administrative leders ansvar blevet udvidet på en meget detaljeret måde, herunder bestemmelsen (i artikel 1.2.2 i mandatet) om, at "han deler underskrivelsesansvaret (vedrørende f.eks. udbudsaspekter, anmodninger om overførsler, forvaltning af regnskaber og kontrakter) med den kinesiske direktør". Blandt de ansvarsområder og funktioner, der blev betroet ham, var "indkøbs- og kontraktansvar". En anden vigtig funktion var "midlertidigt at erstatte Kommissionens meddirektør, teamlederen" (artikel 4, stk. 1, i mandatet). Den finansielle/administrative direktør (W.) var således reelt blevet vicedirektør, og hans honorar var blevet forhøjet.

Den 2. april 2002 skrev Kommissionen til RRI for at klage over, at W. ikke opfyldte sine nye ansvarsområder og funktioner. RRI var i henhold til kontraktens artikel 6 det eneste kontaktpunkt med hensyn til meddelelser vedrørende kontrakten. Den 6. juni 2002 blev der igen givet udtryk for disse betænkeligheder. Situationen havde imidlertid ikke ændret sig.

Den 30. januar 2003 havde Kommissionen på ny advaret RRI om, at det ville blive anset for kontraktbrud, hvis denne situation ikke ændrede sig. I sit svar af 5. februar 2003 havde RRI lovet at afklare sagen, så snart W. var vendt tilbage fra sin ferie. Situationen havde imidlertid ikke ændret sig, og W. havde fortsat med at udskyde overtagelsen af alle nye ansvarsområder. Klagerne over dette var fortsat kommet til delegationen fra alle berørte parter (den kinesiske meddirektør og EU's meddirektør), som var tvunget til at overtage denne ekstra arbejdsbyrde.

Den 15. september 2003 opsagde delegationen kontrakten i overensstemmelse med samme aftales artikel 15.

Kommissionen konkluderede, at den anså sig for at have handlet i overensstemmelse med bestemmelserne i den kontrakt, som den havde indgået med det konsortium, der blev ledet af RRI.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger understregede klageren, at seks af de otte dokumenter, der var omfattet af kategori 3, og som stammede fra 2003, stammede fra EU's meddirektør, en ansat i en konkurrerende virksomhed. Klageren påpegede endvidere, at hvis de relevante dokumenter rent faktisk skulle indeholde private data, kunne Kommissionen frit udelade disse dele af dokumenterne. Den gjorde imidlertid gældende, at W. for så vidt angik W. ikke havde handlet som privatperson inden for rammerne af den pågældende kontrakt, men som ansat hos klageren.

Gennemgangen af Kommissionens sagsakter

Den 22. februar 2005 gennemgik Ombudsmandens tjenestegrene Kommissionens sagsakter. Ved den lejlighed påpegede Ombudsmandens personale, at Kommissionen havde identificeret dokumenterne i sagsakterne som fortrolige, og at der derfor ikke ville blive taget nogen kopier. Som svar på et spørgsmål herom fra Ombudsmandens personale forklarede de repræsentanter for Kommissionen, der var til stede under kontrolbesøget, at Kommissionen fastholdt sit synspunkt om, at der skulle gives afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter på grundlag af både artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, i forordning 1049/2001, selv om kun den første af disse undtagelser var blevet nævnt i Kommissionens skrivelse af 2. december 2004.

Klagerens bemærkninger

En kopi af kontrolrapporten blev sendt til klageren med henblik på dennes bemærkninger.

I sine bemærkninger påpegede klageren, at dens holdning forblev uændret. Da Ombudsmanden nu havde set de relevante dokumenter, spurgte klageren ham, 1) om disse dokumenter indeholdt tilstrækkelige elementer til at berettige opsigelsen af kontrakten, 2) om de påstande, der muligvis var indeholdt i disse dokumenter, kunne have været besvaret og afkræftet, hvis Kommissionen havde givet aktindsigt i disse dokumenter i god tid, 3) om dokumenterne indeholdt personoplysninger om tredjeparter, og om Kommissionen i tilstrækkelig grad havde fundet, at W. havde handlet som sin (klagerens) medarbejder, 4) om der var grunde eller begrundelser for at betragte dokumenterne som fortrolige, 5) om Kommissionen havde taget hensyn til, at det at betragte dokumenter som fortrolige kun stod i vejen for at give aktindsigt i henhold til artikel 9, stk. 1, i forordning 1049/2001, når disse dokumenter vedrørte den offentlige sikkerhed, forsvar eller militære anliggender, og 6) om der var tegn på, at Kommissionen forsøgte at dække over fejl eller forsømmelser eller en uheldig indflydelse fra konkurrenternes side.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Denne klage er indgivet af et tysk selskab. I 1999 indgik Kommissionen en tjenesteydelseskontrakt med RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, et tysk selskab) som leder af et konsortium, der omfattede klageren. Kontrakten vedrørte levering af to EU-eksperter, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder af et projekt i Kina. W., en ekspert ansat af klageren, blev udnævnt til finansiel/administrativ leder i september 2000. Efter et tillæg (tillæg nr. 2) til den kontrakt, der blev undertegnet i september 2001, blev W. reelt vicemeddirektør. Den 15. september 2003 meddelte Kommissionens delegation i Beijing RRI, at den havde besluttet at opsige kontrakten med den begrundelse, at vicedirektøren ikke havde udført sine opgaver som ændret ved tillæg nr. 2. Klageren anmodede efterfølgende Kommissionen om aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for denne opsigelse. Denne anmodning blev afvist af Kommissionen.

1.2 I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i maj 2004, gjorde klageren i det væsentlige gældende, at Kommissionen havde tilsidesat Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (5) ved at afslå at give aktindsigt i de relevante dokumenter.

1.3 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse om denne klage fremsatte klageren en yderligere påstand om, at opsigelsen af den pågældende kontrakt på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven. Ombudsmanden besluttede at medtage denne påstand i sin undersøgelse og anmodede Kommissionen om en supplerende udtalelse.

1.4 Ombudsmanden foretog efterfølgende en undersøgelse af Kommissionens sagsakter. I sine bemærkninger til rapporten om denne inspektion spurgte klageren Ombudsmanden, 1) om disse dokumenter indeholdt tilstrækkelige elementer til at berettige opsigelsen af kontrakten, 2) om de påstande, der muligvis var indeholdt i disse dokumenter, kunne have været besvaret og afkræftet, hvis Kommissionen havde givet aktindsigt i disse dokumenter i god tid, 3) om dokumenterne indeholdt personoplysninger om tredjeparter, og om Kommissionen i tilstrækkelig grad havde fundet, at W. havde handlet som sin (klagerens) medarbejder, 4) om der var grunde eller begrundelser for at betragte dokumenterne som fortrolige, 5) om Kommissionen havde taget hensyn til, at det at betragte dokumenter som fortrolige kun stod i vejen for at give aktindsigt i henhold til artikel 9, stk. 1, i forordning 1049/2001, når disse dokumenter vedrørte den offentlige sikkerhed, forsvar eller militære anliggender, og 6) om der var tegn på, at Kommissionen forsøgte at dække over fejl eller forsømmelser eller en uheldig indflydelse fra konkurrenternes side.

1.5 Det skal bemærkes, at Ombudsmandens rolle er at undersøge påstande om fejl eller forsømmelser, men ikke at besvare specifikke spørgsmål fra klagere. Ombudsmanden ville under alle omstændigheder ikke være i stand til at besvare hypotetiske spørgsmål som det andet af klagerens spørgsmål. Det ser imidlertid ud til, at de fleste af de øvrige spørgsmål er knyttet til de påstande, der er genstand for den foreliggende undersøgelse. Ombudsmandens undersøgelse af disse påstande vil derfor også besvare disse spørgsmål.

1.6 Ombudsmanden finder det imidlertid hensigtsmæssigt at tilføje en præcisering af de faktiske omstændigheder, som det fjerde og femte af klagerens spørgsmål synes at være baseret på. Henvisningen til den "fortrolige" karakter af de pågældende dokumenter i rapporten om aktindsigt havde til formål at angive, at Ombudsmanden havde taget Kommissionens holdning om, at de relevante dokumenter ikke skulle udleveres til klageren, til efterretning. Ombudsmandens anvendelse af dette udtryk betyder ikke, at Kommissionen havde fremført yderligere argumenter til støtte for sit synspunkt om, at dokumenterne ikke skulle udleveres. Med hensyn til klagerens henvisning til artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal det bemærkes, at denne bestemmelse omfatter "følsomme" dokumenter (og ikke "fortrolige" dokumenter).

2 Påstået ulovlig opsigelse af kontrakten

2.1 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse hævdede klageren, at Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven.

2.2 Kommissionen forklarede, at der i henhold til tjenesteydelseskontrakten skulle stilles to EU-eksperter til rådighed, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder, og at W. i 2000 var blevet udnævnt til finansiel/administrativ leder. Der blev undertegnet et tillæg til kontrakten i september 2001. Ifølge Kommissionen havde dette addendum øget den finansielle/administrative leders ansvar betydeligt, herunder bestemmelsen (i artikel 1.2.2 i kommissoriet) om, at "han deler underskrivelsens ansvar (f.eks. med hensyn til udbudsaspekter, anmodninger om overførsler, forvaltning af regnskaber og kontrakter) med den kinesiske direktør". Kommissionen anførte, at blandt de ansvarsområder og funktioner, der var overdraget til W., var "ansvaret for indkøb og kontraktindgåelse" og pligten til "midlertidigt at udskifte EF's meddirektør, teamlederen" (artikel 4, stk. 1, i mandatet).

Den 2. april 2002 skrev Kommissionen til RRI for at klage over, at W. ikke opfyldte sine nye ansvarsområder og funktioner. Den 6. juni 2002 blev der igen givet udtryk for disse betænkeligheder. Ifølge Kommissionen havde situationen imidlertid ikke ændret sig.

Den 30. januar 2003 havde Kommissionen på ny advaret RRI om, at det ville blive anset for kontraktbrud, hvis denne situation ikke ændrede sig. I sit svar af 5. februar 2003 havde RRI lovet at afklare sagen, så snart W. var vendt tilbage fra sin ferie. Ifølge Kommissionen havde situationen imidlertid ikke ændret sig, og W. var fortsat med at udskyde overtagelsen af alle nye ansvarsområder. Kommissionen fremførte, at klager over dette fortsat var kommet til delegationen fra alle berørte parter (den kinesiske meddirektør og EU's meddirektør), som var tvunget til at overtage denne ekstra arbejdsbyrde.

Kommissionen gjorde gældende, at dens beslutning om at opsige kontrakten i henhold til kontraktens artikel 15 derfor var korrekt.

2.3 Inden ombudsmanden behandler denne påstand, finder han det nyttigt at understrege, at han ikke har noget mandat til at undersøge W.'s adfærd. Hans undersøgelse er derfor begrænset til at fastslå, om Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten på grund af W.'s adfærd var eller ikke var i overensstemmelse med loven.

2.4 Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke bestrider, at W.'s ansvarsområder blev udvidet med ovennævnte tillæg til kontrakten, og at disse opgaver omfattede et ansvar inden for "udbud og kontraktindgåelse".

2.5 Ombudsmanden har undersøgt Kommissionens sagsakter i denne sag. De dokumenter, der blev besigtiget ved denne lejlighed, viste, at W. faktisk syntes at antage, at han ikke havde noget ansvar på området for "udbud og kontraktindgåelse", og at flere punkter inden for dette område derfor måtte behandles af andre personer, der var involveret i gennemførelsen af projektet. Det er korrekt, at klageren har understreget, at nogle af de relevante dokumenter stammede fra EU's meddirektør, en ansat i en konkurrerende virksomhed. Det skal dog bemærkes, at de relevante dokumenter også indeholder meddelelser fra W. selv, og at indholdet af disse meddelelser også støtter Kommissionens holdning.

2.6 Under disse omstændigheder og under hensyntagen til Kommissionens bestræbelser på at løse problemet forekommer Kommissionens holdning at være rimelig. Der kan derfor ikke konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten.

3 Påstået undladelse af at give aktindsigt

3.1 I februar 2004 havde klageren anmodet Kommissionen om aktindsigt i dokumenterne vedrørende opsigelsen af kontrakten. Denne anmodning var blevet afvist af Kommissionen. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen ved at gøre dette ikke havde overholdt forordning 1049/2001. Klageren gjorde det klart, at klagen kun vedrørte den tredje af de tre kategorier af dokumenter, som Kommissionen identificerede i denne forbindelse. Kommissionen beskrev denne kategori som omfattende "forskellig korrespondance, hovedsagelig pr. e-mail, mellem forskellige personer i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten".

3.2 Kommissionen var i sin udtalelse af den opfattelse, at udbredelsen af disse budskaber ville være til skade for W. som privatperson, eftersom det både ville påvirke hans personlige integritet og hans forretningsmæssige interesser med hensyn til hans stilling på arbejdsmarkedet. Kommissionen påpegede, at der ikke var grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. Hans afvisning af at påtage sig de nye ansvarsområder kunne have været på grund af hans kontraktmæssige stilling hos RRI eller klageren.

3.3 I sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger påpegede Kommissionen, at den relevante kategori af dokumenter omfattede 16 dokumenter. Kommissionen fremførte, at udbredelsen af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af "den enkeltes privatliv og integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger" (artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001). Den anførte endvidere, at videregivelsen af sådanne oplysninger kun kunne finde sted, hvis betingelserne for behandling af personoplysninger i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6) var opfyldt. Kommissionen bemærkede, at en ansøger i henhold til artikel 8, litra b), i denne forordning skal godtgøre, at det er nødvendigt at få overført personoplysningerne, og at institutionen skal sikre sig, at den registreredes legitime interesser ikke skades af overførslen. I forbindelse med aktindsigten præciserede Kommissionen, at den fortsat var af den opfattelse, at dens afgørelse også var berettiget på grundlag af artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

3.4 Ombudsmanden kan ikke tilslutte sig Kommissionens holdning til artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001. Det skal først bemærkes, at de relevante dokumenter vedrører gennemførelsen af et projekt, der finansieres af EU. W. var en af de personer, der var blevet ansat til dette formål. Det er derfor vanskeligt at se, hvordan udbredelsen af dokumenter vedrørende gennemførelsen af dette projekt kan være til skade for beskyttelsen af W.'s "privatliv" eller "integritet". Ombudsmanden bemærker endvidere, at de relevante dokumenter - som anført ovenfor (se punkt 2.4) - kun bekræfter Kommissionens argument om, at W. ikke havde opfyldt alle de forpligtelser, han var blevet pålagt i henhold til kontrakten. Da Kommissionen har fremsat sit argument i sin udtalelse, som er et offentligt tilgængeligt dokument, er det vanskeligt at se, hvilken yderligere skade udbredelsen af de relevante dokumenter kan gøre på W.'s ret til privatlivets fred og integritet. Selv om det antages, at W.'s privatliv eller integritet kan blive påvirket af udbredelsen af dokumenterne, finder Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad har overvejet muligheden for at give delvis aktindsigt, f.eks. ved at give aktindsigt i versioner af dokumenter, hvori W.'s navn er blevet blanket ud.

3.5 Mere generelt kan Kommissionens holdning i den foreliggende sag forstås således, at når navnet på en person (som udgør personoplysninger) nævnes i et dokument, som Kommissionen er i besiddelse af, kan dette dokument kun udleveres, hvis den person, der anmoder om aktindsigt, godtgør, at det er nødvendigt at få personoplysningerne videregivet til ham i overensstemmelse med artikel 8, litra b), i forordning 45/2001. Eftersom de fleste dokumenter indeholder navne, ville denne fortolkning fratage retten til aktindsigt – en grundlæggende rettighed, der er anerkendt i artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder – det meste af dens betydning. Det skal i denne forbindelse navnlig bemærkes, at det i artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 er fastsat, at den, der begærer aktindsigt, ikke behøver at give en begrundelse, når vedkommende anmoder om aktindsigt i dokumenter, som en fællesskabsinstitution er i besiddelse af. Det er vanskeligt at forene Kommissionens synspunkt om, at en person, der anmoder om aktindsigt i et dokument, skal godtgøre nødvendigheden af at få et navn, når det pågældende dokument indeholder et sådant navn, med denne bestemmelse.

3.6 For at undgå enhver tvivl ønsker Ombudsmanden at understrege, at han er enig i, at behovet for at beskytte en persons privatliv kan gøre det nødvendigt for en fællesskabsinstitution ikke at oplyse denne persons navn, når den anmodes om aktindsigt i et dokument, der indeholder denne persons navn. Ombudsmanden mener imidlertid, at en sådan afgørelse skal baseres på de faktiske omstændigheder i den enkelte sag, og at den skal træffes under behørig hensyntagen til, at undtagelser fra retten til aktindsigt skal fortolkes snævert. Han er endvidere af den opfattelse, at muligheden for at give delvis aktindsigt skal overvejes særligt nøje i sådanne tilfælde.

3.7 Kommissionen har også påberåbt sig artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, i henhold til hvilken der kan gives afslag på aktindsigt, hvis udbredelsen ville være til skade for en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser. I denne forbindelse skal det bemærkes, at Kommissionen har understreget, at det var W.'s og ingen anden persons kommercielle interesser, den havde i tankerne. Det er imidlertid vanskeligt at se, hvad W.'s forretningsmæssige interesser, som Kommissionen hævder at forsvare, kunne være. Som nævnt ovenfor støtter de relevante dokumenter kun Kommissionens argument om, at W. ikke havde opfyldt alle de forpligtelser, han var blevet pålagt i henhold til kontrakten. Eftersom Kommissionen har fremsat sit argument i sin udtalelse, som er et offentligt tilgængeligt dokument, er det vanskeligt at se, hvilken yderligere skade udbredelsen af de relevante dokumenter kan gøre for W.s formodede forretningsmæssige interesser. Det skal endvidere bemærkes, at Kommissionen har understreget, at der ikke var grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. På denne baggrund er det endnu vanskeligere at forstå, hvorledes udbredelsen af dokumenterne kunne skade W.'s forretningsmæssige interesser.

3.8 På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har givet en rimelig begrundelse for sit afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4 Konklusion

På baggrund af ovenstående fremsætter Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Udkastet til henstilling

Kommissionen bør genoverveje klagerens anmodning om aktindsigt.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse senest den 31. juli 2005. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af Ombudsmandens afgørelse og en beskrivelse af de foranstaltninger, der er truffet for at gennemføre udkastet til henstilling.

Strasbourg, den 29. april 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(2) Findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Kommissionen fremlagde en liste over disse dokumenter.

(4) EFT 2001 L 8, s. 1.

(5) EFT L 145, s. 43.

(6) EFT 2001 L 8, s. 1.