Strasbourg, den 15. december 2005

Kære G.

Den 3. maj 2004 indgav De på vegne af GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende en begæring om aktindsigt.

Den 19. maj 2004 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen afgav udtalelse den 25. august 2004. Jeg fremsendte den til Dem den 30. august 2004 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 27. september 2004. I disse bemærkninger fremsatte De en yderligere påstand.

Den 20. oktober 2004 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres sag og om at kommentere Deres yderligere påstand. Kommissionen fremsendte sit svar den 14. december 2004. Jeg fremsendte den til Dem den 14. december 2004 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 30. december 2004.

Den 18. januar 2005 anmodede jeg Kommissionen om aktindsigt. Kontrollen af de relevante dokumenter blev foretaget af mine tjenestegrene den 22. februar 2005. En kopi af denne rapport blev fremsendt til Dem den 28. februar 2005 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 9. marts 2005.

Den 29. april 2005 sendte jeg et udkast til henstilling til Kommissionen, hvori jeg anmodede om, at dennes udførlige udtalelse blev forelagt senest den 31. juli 2005.

Ved notat af 5. august 2005 meddelte Kommissionens Generalsekretariat mig, at den detaljerede udtalelse ville blive forsinket.

Den 31. august 2005 skrev De for at forhøre Dem om, hvorvidt Kommissionens svar var modtaget. Dette brev nåede mit kontor den 7. september 2005. I en telefonsamtale med hr. Grill fra mine tjenestegrene fik De samme dag at vide, at Kommissionens udførlige udtalelse endnu ikke var modtaget.

Kommissionens udførlige udtalelse blev modtaget af mig den 6. oktober 2005 (engelsk original) og den 24. oktober 2005 (tysk oversættelse). Jeg fremsendte den til Dem den 13. oktober 2005 (engelsk original) og den 25. oktober 2005 (tysk oversættelse) med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 7. november 2005.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Indledning

Denne klage vedrører en anden klage (klage 402/2004/GG), der blev indgivet af den samme klager, en tysk virksomhed.

Klage 402/2004/GG

Den 3. august 1999 indgik Kommissionen en tjenesteydelseskontrakt med Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", et tysk selskab) som leder af et konsortium, der omfattede klageren. Kontrakten vedrørte levering af to EU-eksperter, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder af teknisk bistand til EU-Kina Liaoning Integrated Environment Project (LIEP), parti a: Forvaltning af programkontoret og miljøbevidsthedsprojektet. W., en ekspert ansat af klageren, blev økonomisk/administrativ leder i september 2000. Efter et tillæg til den kontrakt, der blev undertegnet i september 2001, blev W. vicemeddirektør.

Den 15. september 2003 meddelte Kommissionens delegation i Beijing ved anbefalet brev RRI, at den havde besluttet at opsige kontrakten på grundlag af dennes artikel 15 og med den begrundelse, at vicedirektøren ikke havde udført sine opgaver som ændret i tillæg nr. 2. Kommissionen forklarede, at den i to skrivelser af 6. juni 2002 og 30. januar 2003 havde påpeget, at de tjenesteydelser, som klageren havde leveret, ikke var blevet udført til Kommissionens tilfredshed, og havde advaret om, at medmindre vicedirektøren opfyldte sine forpligtelser, ville den anse det konsortium, som RRI stod i spidsen for, for at have misligholdt kontrakten.

Ved brev af 22. september 2003 anfægtede RRI denne beslutning og anmodede Kommissionen om at give mere præcise oplysninger om dens begrundelse. I sit svar af 26. september 2003 påpegede delegationen, at vicedirektøren bl.a. havde "ansvaret for indkøb og kontraktindgåelse". Ifølge delegationen havde klagerens ekspert ikke opfyldt denne forpligtelse.

RRI sendte endnu en skrivelse til delegationen den 10. november 2003. I sit svar af 18. november 2003 gav delegationen ikke yderligere oplysninger om årsagerne til beslutningen om at opsige kontrakten.

Som følge af opsigelsen af kontrakten om teknisk bistand fandt klageren det nødvendigt at opsige sin ansættelseskontrakt med W. Denne klagede over denne afgørelse til Arbeitsgericht (arbejdsretten) i Bonn (Tyskland). Det fremgik, at klageren i løbet af denne sag skulle fremlægge detaljerede oplysninger om W.’s påståede nægtelse af at udføre sine opgaver.

I klage 402/2004/GG hævdede klageren i det væsentlige, at Kommissionen ikke havde givet tilstrækkeligt præcise oplysninger om årsagerne til opsigelsen af kontrakten om teknisk bistand.

Ombudsmanden besluttede, at der skulle gennemføres en undersøgelse. Han sendte derfor klagen til Kommissionen med henblik på en udtalelse. Denne udtalelse blev derefter fremsendt til klageren med henblik på dennes bemærkninger. På grundlag af resultaterne af disse undersøgelser fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde givet tilstrækkeligt præcise oplysninger om sine grunde til at opsige kontrakten, og at der derfor ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til klagerens påstand. Sagen blev derfor afsluttet ved beslutning af 12. august 2004 (1).

Klagerens brev af 19. marts 2004

Klageren havde i sin klage nævnt, at den på grundlag af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (2) ("forordning 1049/2001") havde indgivet en begæring om aktindsigt i dokumenterne vedrørende kontraktens ophør til Kommissionen samme dag, som den havde skrevet til Ombudsmanden (5. februar 2004).

I en yderligere skrivelse af 19. marts 2004 meddelte klageren Ombudsmanden, at denne anmodning var blevet afvist den 26. februar 2004, at der var blevet genfremsat en begæring den 4. marts 2004, og at Ombudsmandens undersøgelse burde udvides til at omfatte Kommissionens afslag på aktindsigt.

Da den frist, inden for hvilken Kommissionen skulle behandle den genfremsatte begæring i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001 (15 arbejdsdage efter registreringen), endnu ikke var udløbet på det tidspunkt, hvor klageren havde skrevet dette brev, meddelte Ombudsmanden klageren, at han endnu ikke var i stand til at behandle denne yderligere påstand, men at klageren kunne genindsende dette spørgsmål, så snart den relevante frist var udløbet, hvis Kommissionen stadig ikke havde svaret.

Det foreliggende klagepunkt

Ved brev af 3. maj 2004 fornyede klageren sin klage vedrørende spørgsmålet om aktindsigt og påpegede, at den genfremsatte begæring var blevet afvist den 26. april 2004. Dette brev blev derfor registreret som en ny klage (klage 1368/2004/GG).

Kommissionen sondrede i sin beslutning mellem tre kategorier af dokumenter. Dokumenterne i de to første kategorier (1: Kontraktdokumenter 2: Korrespondance vedrørende gennemførelsen af kontrakten) blev anført, mens der kun blev henvist til kategori 3-dokumenter i generelle vendinger ("forskellig korrespondance, hovedsagelig pr. e-mail, mellem forskellige personer i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten"). Kommissionen gjorde gældende, at spørgsmålet om aktindsigt ikke kunne overvejes med hensyn til bestemte sagsøgere, eftersom de dokumenter, der blev offentliggjort, tilhørte det offentlige domæne og således var tilgængelige for alle.

Efter at have givet udtryk for, at klageren allerede burde være i besiddelse af dokumenterne i de to første kategorier, fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger vedrørende samtlige dokumenter.

Dokumenterne indeholdt oplysninger af kommerciel karakter om de involverede selskaber, eksperter og personer. Det var derfor i strid med forordningens artikel 4, stk. 2, at give aktindsigt i disse dokumenter, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af forretningsmæssige interesser.

Videregivelse ville også være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet. Dette gjaldt især for dokumenter, der indeholdt navnene på visse personer (i nogle tilfælde endda deres curriculum vitae). Undtagelsen i forordningens artikel 4, stk. 1, litra b), fandt derfor også anvendelse.

Der kunne ikke gives delvis aktindsigt, da alle de oplysninger, som disse dokumenter indeholdt vedrørende gennemførelsen af kontrakten, var omfattet af behovet for at beskytte de berørte personers forretningsmæssige interesser. Der var intet, der tydede på, at der var en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen.

I sin klage til Ombudsmanden erkendte klageren, at den var i besiddelse af dokumenterne i de to første kategorier, men ikke i besiddelse af dokumenterne i den tredje kategori. Den understregede, at den ikke var interesseret i nogen dokumenter vedrørende tredjeparter, men kun i dem, der vedrørte opsigelsen af dens "egen" kontrakt. Klageren fremførte også, at Kommissionens ræsonnement med hensyn til beskyttelsen af W.'s privatliv og integritet var "grotesk". Retten fremhævede, at Kommissionen havde begrundet sin opsigelse af kontrakten med, at W. angiveligt havde begået en fejl, og således havde anfægtet W.’s integritet på en langt værre måde, end en eventuel aktindsigt kunne have gjort.

Klageren hævdede endvidere, at Kommissionens tilgang ville gøre forordning 1049/2001 meningsløs, da de fleste dokumenter vedrører tredjeparters personlige eller forretningsmæssige interesser.

Klageren gjorde således i det væsentlige gældende, at Kommissionen havde tilsidesat forordning (EF) nr. 1049/2001 ved at afslå at give aktindsigt i de dokumenter, den havde anmodet om ved skrivelser af 5. februar 2004 og 4. marts 2004. Sagsøgeren nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle give aktindsigt i de relevante dokumenter.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger.

W.'s ændrede ansvarsområder var blevet fastlagt i et tillæg til kontrakten. W. havde imidlertid aldrig påtaget sig det nye ansvar, måske fordi hans ansættelseskontrakt med konsortiet ikke var blevet ændret for at afspejle det nye mandat. Delegationen havde forsøgt at afklare dette spørgsmål, men den havde aldrig modtaget et klart svar. Denne situation havde ført til klager fra den nyansatte meddirektør og fra den kinesiske direktør. Endelig havde Kommissionen besluttet at opsige kontrakten.

Anmodningen om aktindsigt vedrørte udvekslinger, hovedsageligt pr. e-mail, mellem andre personer, der var involveret i gennemførelsen af programmet, idet det blev fremhævet, at W. ikke påtog sig de nye ansvarsområder, der fulgte af opnormeringen af hans stilling i det ændrede mandat. Det ville være skadeligt for W. som enkeltperson at offentliggøre disse meddelelser. Det ville både påvirke hans personlige integritet og hans kommercielle interesser med hensyn til hans stilling på arbejdsmarkedet. Det var W.'s kommercielle interesser, som Kommissionen mente, den havde pligt til at beskytte, ikke nogen anden parts. Der var ingen grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. Hans afvisning af at påtage sig de nye ansvarsområder kunne have været på grund af hans kontraktmæssige stilling hos RRI eller klageren.

Når et dokument er blevet frigivet til en ansøger, er det blevet offentligt tilgængeligt, og enhver anden ansøger bør have adgang til det. Det var indlysende, at de dokumenter, som klageren anmodede om aktindsigt i, ikke kunne gøres offentligt tilgængelige. Formålet med anmodningen var at anvende dokumenterne i retssager mod W. Dette havde intet at gøre med åbenhed og offentlighedens interesse i udbredelsen af dokumenter, som institutionerne var i besiddelse af.

På grundlag af ovenstående betragtninger fastholdt Kommissionen sin beslutning om ikke at videregive dokumenterne til klageren. Den tilføjede, at dokumenterne kun kunne stilles til rådighed for en judiciel myndighed efter en retskendelse om at fremlægge dem.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og fremsatte følgende yderligere bemærkninger.

Kommissionens opfattelse af, at W.'s adfærd skulle forklares ved hans angiveligt utilfredsstillende ansættelseskontrakt med klageren, var rent spekulativ. Den 11. april 2002 underrettede klageren efter at have kontaktet W. Kommissionen om, at han var fuldt ud klar over sit ansvar. Dens anmodning om aktindsigt i missionsrapporterne vedrørende projektet eller i det mindste uddrag heraf vedrørende W.'s angiveligt dårlige resultater var imidlertid blevet afvist. Den 5. februar 2003 havde konsortiet som ønsket af delegationen erklæret: "Bemærk venligst, at den kontraktmæssige aftale mellem [W.] og [klageren] ikke kan skabe hindringer for projektet."

Klageren påpegede, at den holdning, som Kommissionen havde indtaget med hensyn til aktindsigt, fik den til at tro, at opsigelsen af den pågældende kontrakt på grund af W.'s påståede passivitet ikke var i overensstemmelse med loven. Det anmodede derfor Ombudsmanden om at medtage dette spørgsmål i sin undersøgelse. I denne forbindelse fremførte klageren, at det var mærkeligt, at opsigelsen af kontrakten var blevet besluttet, efter at den nye meddirektør og den kinesiske direktør havde klaget. Klageren understregede, at den nye meddirektør var ansat i en virksomhed, der konkurrerede med konsortiet.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Anmodning om yderligere oplysninger og om en supplerende udtalelse

Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om 1) at forklare, hvorfor det forhold, at klageren havde til hensigt at anvende de dokumenter, som den havde anmodet om aktindsigt i under retssager, skulle være relevant for Kommissionens behandling af anmodninger i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, og 2) at give ham en liste over de dokumenter, der falder ind under kategori 3, sammen med en angivelse for hvert dokument eller hver kategori af dokumenter af den eller de undtagelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, på grundlag af hvilke Kommissionen mente, at klageren ikke kunne gives aktindsigt.

Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagerens yderligere påstand om, at opsigelsen af den relevante kontrakt på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven.

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger.

Med hensyn til spørgsmålet om aktindsigt

I henhold til artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skulle den, der har fremsat begæringen, ikke begrunde sin begæring om aktindsigt. Sagsøgerens interesser var derfor ikke relevante i denne sammenhæng. Det, som Kommissionen havde ment ved at henvise til den brug, som klageren havde til hensigt at gøre af de relevante dokumenter, var, at dette formål ikke kunne anses for at være en mere tungtvejende offentlig interesse, der ville gå forud for behovet for at beskytte den anden parts forretningsmæssige interesser i sagen.

Kategori 3 af de dokumenter, som klageren havde anmodet om aktindsigt i, omfattede 16 dokumenter (3). Udbredelsen af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af "den enkeltes privatliv og integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger" (artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001). Sådanne oplysninger kan kun videregives, hvis betingelserne for behandling af personoplysninger i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (4) er opfyldt. I henhold til artikel 8, litra b), i denne forordning skulle en ansøger godtgøre, at det var nødvendigt at få overført personoplysningerne, og institutionen skulle sikre sig, at den registreredes legitime interesser ikke blev skadet af overførslen.

For så vidt angår klagerens yderligere påstand

Tjenesteydelseskontrakten, som gik ud på at stille to EU-eksperter til rådighed (en meddirektør og en finansiel/administrativ leder), var blevet underskrevet den 3. august 1999. Den 8. september 2000 meddelte RRI, at den finansielle/administrative ekspert af familiemæssige årsager var nødt til at træde tilbage i slutningen af oktober 2000 og havde foreslået W. som sin afløser. Det var Kommissionen enig i.

Som følge af udskiftningen af meddirektøren havde Kommissionen i en skrivelse af 10. august 2001 foreslået RRI at opgradere W.'s status og ansvarsområder. RRI havde accepteret dette. Dette havde ført til, at der den 3. september 2001 blev undertegnet et tillæg (tillæg nr. 2) til tjenesteydelseskontrakten. I dette addendum var den finansielle/administrative leders ansvar blevet udvidet på en meget detaljeret måde, herunder bestemmelsen (i artikel 1.2.2 i mandatet) om, at "han deler underskrivelsesansvaret (vedrørende f.eks. udbudsaspekter, anmodninger om overførsler, forvaltning af regnskaber og kontrakter) med den kinesiske direktør". Blandt de ansvarsområder og funktioner, der blev betroet ham, var "indkøbs- og kontraktansvar". En anden vigtig funktion var "midlertidigt at erstatte Kommissionens meddirektør, teamlederen" (artikel 4, stk. 1, i mandatet). Den finansielle/administrative direktør (W.) var således reelt blevet vicedirektør, og hans honorar var blevet forhøjet.

Den 2. april 2002 skrev Kommissionen til RRI for at klage over, at W. ikke opfyldte sine nye ansvarsområder og funktioner. RRI var i henhold til kontraktens artikel 6 det eneste kontaktpunkt med hensyn til meddelelser vedrørende kontrakten. Den 6. juni 2002 blev der igen givet udtryk for disse betænkeligheder. Situationen havde imidlertid ikke ændret sig.

Den 30. januar 2003 havde Kommissionen på ny advaret RRI om, at det ville blive anset for kontraktbrud, hvis denne situation ikke ændrede sig. I sit svar af 5. februar 2003 havde RRI lovet at afklare sagen, så snart W. var vendt tilbage fra sin ferie. Situationen havde imidlertid ikke ændret sig, og W. havde fortsat med at udskyde overtagelsen af alle de nye ansvarsområder. Klagerne over dette var fortsat kommet til delegationen fra alle berørte parter (den kinesiske meddirektør og EU's meddirektør), som var tvunget til at overtage denne ekstra arbejdsbyrde.

Den 15. september 2003 opsagde delegationen kontrakten i overensstemmelse med samme aftales artikel 15.

Kommissionen konkluderede, at den anså sig for at have handlet i overensstemmelse med bestemmelserne i den kontrakt, som den havde indgået med det konsortium, der blev ledet af RRI.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger understregede klageren, at seks af de otte dokumenter, der var omfattet af kategori 3, og som stammede fra 2003, stammede fra EU's meddirektør, en ansat i en konkurrerende virksomhed. Klageren påpegede endvidere, at hvis de relevante dokumenter rent faktisk skulle indeholde private data, kunne Kommissionen frit udelade disse dele af dokumenterne. Den gjorde imidlertid gældende, at W. for så vidt angik W. ikke havde handlet som privatperson inden for rammerne af den pågældende kontrakt, men som ansat hos klageren.

Gennemgangen af Kommissionens sagsakter

Den 22. februar 2005 gennemgik Ombudsmandens tjenestegrene Kommissionens sagsakter. Ved den lejlighed påpegede Ombudsmandens personale, at Kommissionen havde identificeret dokumenterne i sagsakterne som fortrolige, og at der derfor ikke ville blive taget nogen kopier. Som svar på et spørgsmål herom fra Ombudsmandens personale forklarede de repræsentanter for Kommissionen, der var til stede under kontrolbesøget, at Kommissionen fastholdt sit synspunkt om, at der skulle gives afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter på grundlag af både artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, i forordning 1049/2001, selv om kun den første af disse undtagelser var blevet nævnt i Kommissionens skrivelse af 2. december 2004.

Klagerens bemærkninger

En kopi af kontrolrapporten blev sendt til klageren med henblik på dennes bemærkninger.

I sine bemærkninger påpegede klageren, at dens holdning forblev uændret. Da Ombudsmanden nu havde set de relevante dokumenter, spurgte klageren ham (1), om disse dokumenter indeholdt tilstrækkelige elementer til at begrunde opsigelsen af kontrakten; 2) om de påstande, der eventuelt er indeholdt i disse dokumenter, kunne have været besvaret og afkræftet, hvis Kommissionen havde givet aktindsigt i disse dokumenter i tide; 3) om dokumenterne indeholdt personoplysninger om tredjemand, og om Kommissionen i tilstrækkelig grad havde vurderet, at W. havde handlet som sin (klagerens) medarbejder 4) om der var grunde eller begrundelser for at betragte dokumenterne som fortrolige (5) om Kommissionen havde taget hensyn til, at det at betragte dokumenter som fortrolige kun stod i vejen for at give aktindsigt i henhold til artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001, når disse dokumenter vedrørte den offentlige sikkerhed, forsvaret eller militære anliggender og 6) om der var tegn på, at Kommissionen forsøgte at dække over fejl eller forsømmelser eller en uheldig indflydelse fra konkurrenternes side.

Ombudsmandens forslag til henstilling

Udkastet til henstilling

Efter at have undersøgt alle de beviser, der var blevet fremlagt for ham, eller som var blevet indsamlet af hans tjenestegrene, nåede Ombudsmanden frem til den konklusion, at selv om der ikke forelå fejl eller forsømmelser med hensyn til opsigelsen af kontrakten, havde Kommissionen ikke givet en rimelig forklaring på sit afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter. Efter Ombudsmandens opfattelse udgjorde dette et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Denne konklusion var baseret på følgende betragtninger:

1 Ombudsmanden kan ikke tilslutte sig Kommissionens holdning til artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001. Det skal først bemærkes, at de relevante dokumenter vedrører gennemførelsen af et projekt, der finansieres af EU. W. var en af de personer, der var blevet ansat til dette formål. Det er derfor vanskeligt at se, hvordan udbredelsen af dokumenter vedrørende gennemførelsen af dette projekt kan være til skade for beskyttelsen af W.'s "privatliv" eller "integritet". Ombudsmanden bemærker endvidere, at de relevante dokumenter kun bekræfter Kommissionens argument om, at W. ikke havde opfyldt alle de forpligtelser, han var blevet pålagt i henhold til kontrakten. Da Kommissionen har fremsat sit argument i sin udtalelse, som er et offentligt tilgængeligt dokument, er det vanskeligt at se, hvilken yderligere skade udbredelsen af de relevante dokumenter kan gøre på W.'s ret til privatlivets fred og integritet. Selv om det antages, at W.'s privatliv eller integritet kan blive påvirket af udbredelsen af dokumenterne, finder Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad har overvejet muligheden for at give delvis aktindsigt, f.eks. ved at give aktindsigt i versioner af dokumenter, hvori W.'s navn er blevet blanket ud.

2 Mere generelt kan Kommissionens holdning i den foreliggende sag forstås således, at når navnet på en person (som udgør personoplysninger) nævnes i et dokument, som Kommissionen er i besiddelse af, kan dette dokument kun udleveres, hvis den person, der anmoder om aktindsigt, godtgør, at det er nødvendigt at få personoplysningerne videregivet til ham i overensstemmelse med artikel 8, litra b), i forordning 45/2001. Eftersom de fleste dokumenter indeholder navne, ville denne fortolkning fratage retten til aktindsigt i dokumenter det meste af sin betydning, selv om det er en grundlæggende rettighed, der er anerkendt i artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder. Det skal i denne forbindelse navnlig bemærkes, at det i artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 er fastsat, at den, der fremsætter begæring om aktindsigt i dokumenter, som en fællesskabsinstitution er i besiddelse af, ikke behøver at give en begrundelse. Det er vanskeligt at forene Kommissionens synspunkt om, at en person, der anmoder om aktindsigt i et dokument, skal godtgøre nødvendigheden af at få et navn, når det pågældende dokument indeholder et sådant navn, med denne bestemmelse.

3 For at undgå enhver tvivl ønsker Ombudsmanden at understrege, at han er enig i, at behovet for at beskytte en persons privatliv kan gøre det nødvendigt for en fællesskabsinstitution ikke at oplyse denne persons navn, når den anmodes om aktindsigt i et dokument, der indeholder denne persons navn. Ombudsmanden mener imidlertid, at en sådan afgørelse skal baseres på de faktiske omstændigheder i den enkelte sag, og at den skal træffes under behørig hensyntagen til, at undtagelser fra retten til aktindsigt skal fortolkes snævert. Han er endvidere af den opfattelse, at muligheden for at give delvis aktindsigt skal overvejes særligt nøje i sådanne tilfælde.

4 Kommissionen har også påberåbt sig artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, hvorefter der kan gives afslag på aktindsigt, hvis udbredelsen ville være til skade for en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser. I denne forbindelse skal det bemærkes, at Kommissionen har understreget, at det var W.'s og ingen anden persons forretningsmæssige interesser, den havde i tankerne. Det er imidlertid vanskeligt at se, hvad W.'s forretningsmæssige interesser, som Kommissionen hævder at forsvare, kunne være. Som nævnt ovenfor støtter de relevante dokumenter kun Kommissionens argument om, at W. ikke havde opfyldt alle de forpligtelser, han var blevet pålagt i henhold til kontrakten. Da Kommissionen har fremført sit argument i sin udtalelse, som er et offentligt tilgængeligt dokument, er det vanskeligt at se, hvilken yderligere skade udbredelsen af de relevante dokumenter kan skade W.'s formodede forretningsmæssige interesser. Det skal endvidere bemærkes, at Kommissionen har understreget, at der ikke var grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. På denne baggrund er det endnu vanskeligere at forstå, hvorledes udbredelsen af dokumenterne kunne skade W.'s forretningsmæssige interesser.

Den 29. april 2005 sendte Ombudsmanden derfor i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i sin statut følgende udkast til henstilling (5) til Kommissionen:

Kommissionen bør genoverveje klagerens anmodning om aktindsigt.

Den udførlige udtalelse

I sin udførlige udtalelse om udkastet til henstilling fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger.

Kommissionen var overbevist om, at den havde behandlet klagerens begæring om aktindsigt korrekt, og at den behørigt havde begrundet sin beslutning om ikke at udlevere de 16 pågældende dokumenter (en liste, som den fremlagde). Den havde ikke desto mindre taget klagerens anmodning op til fornyet overvejelse i en ånd af godt samarbejde.

Kommissionen var ikke af den opfattelse, at når et dokument indeholdt navnet på en person, skulle det ikke udleveres. Den fandt, at oplysninger om en identificeret eller identificerbar person i henhold til artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal tilbageholdes, hvis udbredelse ville påvirke personens privatliv eller integritet eller på anden måde udgøre en ulovlig behandling af personoplysninger i henhold til forordning (EF) nr. 45/2001. I overensstemmelse med artikel 4, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan der gives delvis aktindsigt ved at udelade personoplysningerne.

Hvis der ikke kunne gives adgang til personoplysninger i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, bør muligheden for at overføre oplysningerne til en bestemt modtager til et bestemt formål overvejes i henhold til forordning (EF) nr. 45/2001. I henhold til denne forordning skulle det fastslås, om det var nødvendigt at overføre oplysningerne.

Da det ikke var nødvendigt at begrunde en begæring om aktindsigt i dokumenter, måtte et dokument, der var blevet udleveret til en af de begærende parter, derfor udleveres til enhver anden begærende part. Ved vurderingen af den skade, der kunne forvoldes ved at imødekomme en anmodning om aktindsigt, måtte Kommissionen derfor tage hensyn til konsekvenserne af offentliggørelsen.

Kommissionen fandt, at udbredelsen af dokumenterne i det foreliggende tilfælde ville skade den sagkyndiges omdømme. Dette ville underminere beskyttelsen af hans integritet og hans kommercielle interesser, da det kunne bringe ham i en ugunstig situation på arbejdsmarkedet.

Med undtagelse af dokument nr. 13 på listen indeholdt alle dokumenterne dele, der var forfattet af personer uden for Kommissionen. Da Kommissionen havde fundet, at det ikke var klart, om dokumenterne skulle udleveres, skulle ophavsmændene høres i henhold til artikel 4, stk. 4, i forordning 1049/2001. Da Kommissionen imidlertid ikke havde været i stand til at kontakte disse ophavsmænd, måtte den tage hensyn til deres legitime interesser på grundlag af de oplysninger, den rådede over.

Efter en fornyet gennemgang af hvert af de pågældende dokumenter var Kommissionen fortsat overbevist om, at fuld udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af klagerens eksperts integritet og hans forretningsmæssige interesser. Ved gennemgangen af dokumenterne havde Kommissionen imidlertid overvejet muligheden for at give delvis aktindsigt.

Kommissionen havde gentagne gange erklæret, at klagerens ekspert ikke havde udført de nye opgaver, som var medtaget i det reviderede kommissorium. For så vidt som dokumenterne afspejlede denne situation, kunne deres indhold videregives. Udbredelsen af dokumenter, der indeholder påstande vedrørende klagerens ekspert, som gik ud over ovennævnte erklæring, ville imidlertid klart skade denne persons omdømme.

Kommissionen fandt endvidere, at offentliggørelsen af EU-meddirektørens identitet ville være til skade for beskyttelsen af hans integritet, eftersom hans navn optrådte i forbindelse med påstande om utilstrækkelig opfyldelse af kontraktlige forpligtelser. For så vidt angår dokument nr. 1, 2 og 6 fandt Kommissionen desuden, at navnene på de personer, der blot udførte overførslen af dokumenter på andres vegne, var til skade for deres omdømme.

Af alle ovennævnte grunde fandt Kommissionen, at den ikke kunne afsløre identiteten af følgende personer: 1) den sagkyndige, 2) EU's meddirektør 3) kontaktpersonen på meddirektørens arbejdsgivers kontor og 4) en person, der havde korresponderet med eksperten på vegne af en kontrahent.

På dette grundlag har Kommissionen indtaget følgende holdning:

(1) Indholdet af dokument nr. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 og 13 kunne offentliggøres i en slettet udgave, hvorfra navnene på nogle personer var blevet slettet.

(2) Dokument nr. 4, 5, 7 og 8 indeholdt passager, der ikke vedrørte klagerens begæring om aktindsigt. Disse meddelelser var udeladt af dokumenterne. Indholdet af de resterende dele kunne offentliggøres i en slettet version, hvorfra navnene på nogle personer var blevet slettet.

(3) I dokument nr. 3, 4 og 5 var navnet på et kontraherende selskab blevet udeladt for at beskytte dets kommercielle interesser, da dette selskab var blevet nævnt i forbindelse med et administrativt problem. Desuden var beløbene for forskudsbetalinger til klageren og til en anden virksomhed også blevet udeladt af samme grund.

(4) Der måtte gives afslag på aktindsigt i dokument nr. 14, 15 og 16, da deres udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af en identificeret person og dennes forretningsmæssige interesser. Da disse skrivelser ikke indeholdt andre elementer end påstande vedrørende en identificerbar fysisk person, kunne der ikke gives delvis aktindsigt.

Kommissionen vedlagde redigerede udgaver af de dokumenter, der var givet delvis aktindsigt i.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger påpegede klageren, at den hilste Kommissionens indrømmelser velkommen, men understregede, at de ikke var vidtgående nok.

Klageren fremsatte følgende specifikke bemærkninger til den udførlige udtalelse.

Det var ikke muligt at se, hvordan offentliggørelsen af navnet på EU's meddirektør kunne true sidstnævntes integritet. Denne persons bebrejdelser syntes at have spillet en vigtig rolle i forbindelse med Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten. Det måtte antages, at Kommissionen stadig anså disse bebrejdelser for at være velbegrundede.

For så vidt angår høringen af tredjeparter skal der tages hensyn til, at begæringen om aktindsigt allerede var blevet fremsat i februar 2004. Det var fuldstændig utænkeligt, at Kommissionen skulle have været ude af stand til at opnå disse tredjeparters samtykke med hensyn til udbredelsen af de relevante dokumenter, navnlig da ophavsmanden til mange af disse dokumenter var EU's meddirektør, som syntes at have arbejdet på LIEP indtil august 2004. Hvis Kommissionen imidlertid i det mindste skulle sikre, at dokumenterne fra EU's meddirektør i det mindste angav sidstnævntes titel, ville klageren ikke insistere på, at navnet blev offentliggjort.

Der var ingen indvendinger mod at udelade navnene på kontaktpersonen på meddirektørens arbejdsgivers kontor og på en person, der havde korresponderet med eksperten på vegne af en kontrahent, eller mod at udelade kontraktoplysninger.

Der var imidlertid ingen grund til at udelade navnet på klagerens ekspert, W. De relevante dokumenter beskrev rent faktuelle forhold, dvs. den omstændighed, at visse tjenesteydelser ikke var blevet leveret. På dette grundlag kunne Kommissionen imidlertid kun bebrejde sin medkontrahent for manglende opfyldelse af kontrakten. Kommissionen var ikke i stand til at besvare spørgsmålet om, hvorvidt skylden for denne undladelse lå hos klageren eller hos klagerens ekspert. De tyske arbejdsretter havde enekompetence til at besvare dette spørgsmål, og de sager, der verserede for disse domstole, var det eneste forum, hvor integriteten af klagerens ekspert, som var blevet draget i tvivl af Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten, kunne genoprettes.

Med hensyn til dokument nr. 14-16 havde Kommissionen gjort gældende, at udbredelsen af dokumenter, der indeholdt beskyldninger vedrørende eksperten, som gik videre end erklæringen om, at han ikke udførte de opgaver, der følger af det nye mandat, klart ville skade denne person. Det var overraskende. Sagsøgerens begæring om aktindsigt havde udelukkende til formål at få aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for beslutningen om opsigelse af kontrakten. Det var Kommissionen, der havde henvist til dokument nr. 1-16 som værende relevant i denne sammenhæng. Det forhold, at Kommissionen nu henviste til yderligere påstande mod klagerens ekspert, tydede på, at Kommissionen (også) havde opsagt kontrakten af andre årsager end dem, der var anført i det brev, som Kommissionen havde sendt på daværende tidspunkt. Der var intet grundlag for at nægte aktindsigt i de relevante dokumenter. Ombudsmanden bør derfor forsøge at få Kommissionen til at give aktindsigt i dokument nr. 14-16.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Denne klage er indgivet af et tysk selskab. I 1999 indgik Kommissionen en tjenesteydelseskontrakt med Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", et tysk selskab) som leder af et konsortium, der omfattede klageren. Kontrakten vedrørte levering af to EU-eksperter, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder af et projekt i Kina. W., en ekspert ansat af klageren, blev udnævnt til finansiel/administrativ leder i september 2000. Efter et tillæg (tillæg nr. 2) til den kontrakt, der blev undertegnet i september 2001, blev W. reelt vicemeddirektør. Den 15. september 2003 meddelte Kommissionens delegation i Beijing RRI, at den havde besluttet at opsige kontrakten med den begrundelse, at vicedirektøren ikke havde udført sine opgaver som ændret ved tillæg nr. 2. Klageren anmodede efterfølgende Kommissionen om aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for denne opsigelse. Denne anmodning blev afvist af Kommissionen.

1.2 I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i maj 2004, gjorde klageren i det væsentlige gældende, at Kommissionen havde tilsidesat Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (6) ("forordning nr. 1049/2001") ved at afslå at give aktindsigt i de relevante dokumenter.

1.3 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse om denne klage fremsatte klageren en yderligere påstand om, at opsigelsen af den pågældende kontrakt på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven. Ombudsmanden besluttede at medtage denne påstand i sin undersøgelse og anmodede Kommissionen om en supplerende udtalelse.

1.4 Ombudsmanden foretog efterfølgende en undersøgelse af Kommissionens sagsakter. I sine bemærkninger til rapporten om denne inspektion spurgte klageren Ombudsmanden (1), om disse dokumenter indeholdt tilstrækkelige elementer til at begrunde opsigelsen af kontrakten; 2) om de påstande, der eventuelt er indeholdt i disse dokumenter, kunne have været besvaret og afkræftet, hvis Kommissionen havde givet aktindsigt i disse dokumenter i tide; 3) om dokumenterne indeholdt personoplysninger om tredjemand, og om Kommissionen i tilstrækkelig grad havde vurderet, at W. havde handlet som sin (klagerens) medarbejder 4) om der var grunde eller begrundelser for at betragte dokumenterne som fortrolige (5) om Kommissionen havde taget hensyn til, at det at betragte dokumenter som fortrolige kun stod i vejen for at give aktindsigt i henhold til artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001, når disse dokumenter vedrørte den offentlige sikkerhed, forsvaret eller militære anliggender og 6) om der var tegn på, at Kommissionen forsøgte at dække over fejl eller forsømmelser eller en uheldig indflydelse fra konkurrenternes side.

1.5 Det skal bemærkes, at Ombudsmandens rolle er at undersøge påstande om fejl eller forsømmelser, men ikke at besvare specifikke spørgsmål fra klagere. Ombudsmanden ville under alle omstændigheder ikke være i stand til at besvare hypotetiske spørgsmål som det andet af klagerens spørgsmål. Det ser imidlertid ud til, at de fleste af de øvrige spørgsmål er knyttet til de påstande, der er genstand for den foreliggende undersøgelse. Ombudsmandens undersøgelse af disse påstande vil derfor også besvare disse spørgsmål.

1.6 Ombudsmanden finder det imidlertid hensigtsmæssigt at tilføje en præcisering af de faktiske omstændigheder, som det fjerde og femte af klagerens spørgsmål synes at være baseret på. Henvisningen til den "fortrolige" karakter af de pågældende dokumenter i rapporten om aktindsigt havde til formål at angive, at Ombudsmanden havde taget Kommissionens holdning om, at de relevante dokumenter ikke skulle udleveres til klageren, til efterretning. Ombudsmandens anvendelse af dette udtryk betyder ikke, at Kommissionen havde fremført yderligere argumenter til støtte for sit synspunkt om, at dokumenterne ikke skulle udleveres. Med hensyn til klagerens henvisning til artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal det bemærkes, at denne bestemmelse omfatter "følsomme" dokumenter (og ikke "fortrolige" dokumenter).

2 Påstået ulovlig opsigelse af kontrakten

2.1 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse hævdede klageren, at Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten på grund af W.'s adfærd ikke havde været i overensstemmelse med loven.

2.2 Kommissionen forklarede, at der i henhold til tjenesteydelseskontrakten skulle stilles to EU-eksperter til rådighed, en meddirektør og en finansiel/administrativ leder, og at W. i 2000 var blevet udnævnt til finansiel/administrativ leder. Der blev undertegnet et tillæg til kontrakten i september 2001. Ifølge Kommissionen havde dette addendum øget den finansielle/administrative leders ansvar betydeligt, herunder bestemmelsen (i artikel 1.2.2 i kommissoriet) om, at "han deler underskrivelsens ansvar (f.eks. med hensyn til udbudsaspekter, anmodninger om overførsler, forvaltning af regnskaber og kontrakter) med den kinesiske direktør". Kommissionen anførte, at blandt de ansvarsområder og funktioner, der var overdraget til W., var "ansvaret for indkøb og kontraktindgåelse" og pligten til "midlertidigt at udskifte EF's meddirektør, teamlederen" (artikel 4, stk. 1, i mandatet).

Den 2. april 2002 skrev Kommissionen til RRI for at klage over, at W. ikke opfyldte sine nye ansvarsområder og funktioner. Den 6. juni 2002 blev der igen givet udtryk for disse betænkeligheder. Ifølge Kommissionen havde situationen imidlertid ikke ændret sig.

Den 30. januar 2003 havde Kommissionen på ny advaret RRI om, at det ville blive anset for kontraktbrud, hvis denne situation ikke ændrede sig. I sit svar af 5. februar 2003 havde RRI lovet at afklare sagen, så snart W. var vendt tilbage fra sin ferie. Ifølge Kommissionen havde situationen imidlertid ikke ændret sig, og W. var fortsat med at udskyde overtagelsen af alle de nye ansvarsområder. Kommissionen fremførte, at klager over dette fortsat var kommet til delegationen fra alle berørte parter (den kinesiske meddirektør og EU's meddirektør), som var tvunget til at overtage denne ekstra arbejdsbyrde.

Kommissionen gjorde gældende, at dens beslutning om at opsige kontrakten i henhold til kontraktens artikel 15 derfor var korrekt.

2.3 Inden ombudsmanden behandler denne påstand, finder han det nyttigt at understrege, at han ikke har noget mandat til at undersøge W.'s adfærd. Hans undersøgelse er derfor begrænset til at fastslå, om Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten på grund af W.'s adfærd var i overensstemmelse med loven.

2.4 Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke bestrider, at W.'s ansvarsområder blev udvidet med ovennævnte tillæg til kontrakten, og at disse opgaver omfattede et ansvar inden for "udbud og kontraktindgåelse".

2.5 Ombudsmanden har undersøgt Kommissionens sagsakter i denne sag. De dokumenter, der blev besigtiget ved denne lejlighed, viste, at W. faktisk syntes at antage, at han ikke havde noget ansvar på området for "udbud og kontraktindgåelse", og at flere punkter inden for dette område derfor måtte behandles af andre personer, der var involveret i gennemførelsen af projektet. Det er korrekt, at klageren har understreget, at nogle af de relevante dokumenter stammede fra EU's meddirektør, en ansat i en konkurrerende virksomhed. Det skal dog bemærkes, at de relevante dokumenter også indeholder meddelelser fra W. selv, og at indholdet af disse meddelelser også støtter Kommissionens holdning.

2.6 I sine bemærkninger til Kommissionens udførlige udtalelse antog klageren, at Kommissionen kunne have haft yderligere grunde til at opsige kontrakten. Ombudsmanden, hvis tjenestegrene har undersøgt Kommissionens sagsakter, er ikke bekendt med sådanne yderligere grunde. Han er endvidere af den opfattelse, at den omstændighed, at W. ikke påtog sig alle de opgaver, som han var blevet pålagt i det ændrede mandat, under alle omstændigheder ville have været tilstrækkelig til at berettige Kommissionen til at opsige kontrakten i det foreliggende tilfælde.

2.7 Under disse omstændigheder og under hensyntagen til Kommissionens bestræbelser på at løse problemet forekommer Kommissionens holdning at være rimelig. Der kan derfor ikke konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten.

3 Påstået undladelse af at give aktindsigt

3.1 I februar 2004 havde klageren anmodet Kommissionen om aktindsigt i dokumenterne vedrørende opsigelsen af kontrakten. Denne anmodning var blevet afvist af Kommissionen. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen ved at gøre dette ikke havde overholdt forordning 1049/2001. Klageren gjorde det klart, at klagen kun vedrørte den tredje af de tre kategorier af dokumenter, som Kommissionen identificerede i denne forbindelse. Kommissionen beskrev denne kategori som omfattende "forskellig korrespondance, hovedsagelig pr. e-mail, mellem forskellige personer i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten".

3.2 Kommissionen var i sin udtalelse af den opfattelse, at udbredelsen af disse budskaber ville være til skade for W. som privatperson, eftersom det både ville påvirke hans personlige integritet og hans forretningsmæssige interesser med hensyn til hans stilling på arbejdsmarkedet. Kommissionen påpegede, at der ikke var grund til at antage, at W. var personligt ansvarlig for, at det nye mandat ikke var blevet overholdt. Hans afvisning af at påtage sig de nye ansvarsområder kunne have været på grund af hans kontraktmæssige stilling hos RRI eller klageren.

3.3 I sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger påpegede Kommissionen, at den relevante kategori af dokumenter omfattede 16 dokumenter. Kommissionen fremførte, at udbredelsen af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af "den enkeltes privatliv og integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger" (artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001). Den anførte endvidere, at videregivelsen af sådanne oplysninger kun kunne finde sted, hvis betingelserne for behandling af personoplysninger i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (7) var opfyldt. Kommissionen bemærkede, at en ansøger i henhold til artikel 8, litra b), i denne forordning skal godtgøre, at det er nødvendigt at få overført personoplysningerne, og at institutionen skal sikre sig, at den registreredes legitime interesser ikke skades af overførslen. I forbindelse med aktindsigten præciserede Kommissionen, at den fortsat var af den opfattelse, at dens afgørelse også var berettiget på grundlag af artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

3.4 Den 29. april 2005 sendte Ombudsmanden et udkast til henstilling til Kommissionen, hvori han anbefalede Kommissionen at genoverveje klagerens begæring om aktindsigt. Dette forslag var baseret på den opfattelse, at Kommissionen ikke havde givet en rimelig forklaring på sit afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter.

3.5 I sin udførlige udtalelse forklarede Kommissionen, at selv om den var overbevist om, at den havde behandlet klagerens begæring om aktindsigt korrekt, og at den behørigt havde begrundet sin beslutning om ikke at udlevere de 16 pågældende dokumenter (en liste, som den fremlagde), havde den ikke desto mindre taget klagerens begæring op til fornyet overvejelse i en ånd af godt samarbejde. Som følge heraf havde Kommissionen besluttet at give delvis aktindsigt i dokument nr. 1-13.

Kommissionen understregede, at den var nødt til at overveje konsekvenserne af offentliggørelse. Ifølge Kommissionen ville udbredelsen af de i den foreliggende sag omhandlede dokumenter skade den sagkyndiges omdømme. Dette ville underminere beskyttelsen af hans integritet og hans kommercielle interesser, da det kunne bringe ham i en ugunstig situation på arbejdsmarkedet. Kommissionen havde imidlertid overvejet muligheden for at give delvis aktindsigt.

Kommissionen havde gentagne gange erklæret, at klagerens ekspert ikke havde udført de nye opgaver, som var medtaget i det reviderede kommissorium. For så vidt som dokumenterne afspejlede denne situation, kunne deres indhold videregives. Udbredelsen af dokumenter, der indeholder påstande vedrørende klagerens ekspert, som gik ud over ovennævnte erklæring, ville imidlertid klart skade denne persons omdømme.

Kommissionen fandt endvidere, at offentliggørelsen af EU-meddirektørens identitet ville være til skade for beskyttelsen af hans integritet, eftersom hans navn optrådte i forbindelse med påstande om utilstrækkelig opfyldelse af kontraktlige forpligtelser. For så vidt angår dokument nr. 1, 2 og 6 fandt Kommissionen desuden, at navnene på de personer, der blot udførte overførslen af dokumenter på andres vegne, var til skade for deres omdømme.

3.6 Af alle de ovennævnte grunde fandt Kommissionen, at den ikke kunne afsløre identiteten af følgende personer: 1) den sagkyndige, 2) EU's meddirektør 3) kontaktpersonen på meddirektørens arbejdsgivers kontor og 4) en person, der havde korresponderet med eksperten på vegne af en kontrahent.

På dette grundlag har Kommissionen indtaget følgende holdning:

(1) Indholdet af dokument nr. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 og 13 kunne offentliggøres i en slettet udgave, hvorfra navnene på nogle personer var blevet slettet.

(2) Dokument nr. 4, 5, 7 og 8 indeholdt passager, som ikke vedrørte klagerens begæring om aktindsigt. Disse meddelelser var udeladt af dokumenterne. Indholdet af de resterende dele kunne offentliggøres i en slettet version, hvorfra navnene på nogle personer var blevet slettet.

(3) I dokument nr. 3, 4 og 5 var navnet på et kontraherende selskab blevet udeladt for at beskytte dets kommercielle interesser, da dette selskab var blevet nævnt i forbindelse med et administrativt problem. Desuden var beløbene for forskudsbetalinger til klageren og til en anden virksomhed også blevet udeladt af samme grund.

(4) Der måtte gives afslag på aktindsigt i dokument nr. 14, 15 og 16, da deres udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af en identificeret person og dennes forretningsmæssige interesser. Da disse skrivelser ikke indeholdt andre elementer end påstande vedrørende en identificerbar fysisk person, kunne der ikke gives delvis aktindsigt.

Kommissionen vedlagde redigerede udgaver af de dokumenter, der var givet delvis aktindsigt i.

3.7 I sine bemærkninger påpegede klageren, at den glædede sig over Kommissionens indrømmelser, men understregede, at de ikke var vidtgående nok. Klageren påpegede, at der ikke var nogen indvendinger mod at udelade navnene på kontaktpersonen på meddirektørens arbejdsgivers kontor og på en person, der havde korresponderet med eksperten på vegne af en kontrahent, eller mod at udelade kontraktoplysninger.

Klageren var imidlertid af den opfattelse, at det ikke var muligt at se, hvordan offentliggørelsen af navnet på EU's meddirektør kunne true sidstnævntes integritet. Efter klagerens opfattelse var der heller ingen grund til at udelade W.'s navn.

Med hensyn til dokument nr. 14-16 fremførte klageren, at Kommissionen havde fremført, at udbredelsen af dokumenter, der indeholdt påstande vedrørende eksperten, som gik videre end erklæringen om, at han ikke udførte de opgaver, der fulgte af det nye mandat, klart ville skade denne person. Klageren fandt dette overraskende. Den understregede, at dens begæring om aktindsigt udelukkende havde til formål at få aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for beslutningen om at opsige kontrakten. Det var Kommissionen, der havde henvist til dokument nr. 1-16 som værende relevant i denne sammenhæng. Efter klagerens opfattelse tydede det forhold, at Kommissionen nu henviste til yderligere påstande mod W., på, at Kommissionen (også) havde opsagt kontrakten af andre årsager end dem, der var anført i det brev, som Kommissionen havde sendt på daværende tidspunkt. Der var intet grundlag for at nægte aktindsigt i de relevante dokumenter. Ombudsmanden bør derfor forsøge at få Kommissionen til at give aktindsigt i dokument nr. 14-16.

3.8 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har taget klagerens begæring om aktindsigt op til fornyet overvejelse og således har efterkommet hans udkast til henstilling. Det skal derfor undersøges, om de foranstaltninger, som Kommissionen har truffet i denne forbindelse, er tilfredsstillende.

3.9 Det følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, at der skal gives aktindsigt i dokumenter, medmindre det kan påvises, at en af de undtagelser, der er fastsat i forordningen, finder anvendelse. God forvaltningsskik kræver derfor, at en myndighed, der ønsker at påberåbe sig en sådan undtagelse, fremlægger en rimelig begrundelse for, at denne undtagelse faktisk finder anvendelse.

3.10 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sin detaljerede udtalelse har fremlagt detaljerede forklaringer for at begrunde sit synspunkt om, at fuld udbredelse af de relevante dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af klagerens eksperts integritet og hans forretningsmæssige interesser og derfor ville være i strid med artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, første led, i forordning 1049/2001. Kommissionen fandt derfor, at der kun kunne gives delvis aktindsigt, og den fremlagde kopier af de slettede udgaver, som der efter dens opfattelse kunne gives aktindsigt i. I sine bemærkninger til Kommissionens udførlige udtalelse påpegede klageren, at den ikke modsatte sig udeladelsen af navnene på kontaktpersonen på meddirektørens arbejdsgivers kontor og på en person, der havde korresponderet med eksperten på vegne af en kontrahent, eller udeladelsen af kontraktoplysninger. I lyset heraf mener Ombudsmanden, at hans undersøgelse skal begrænse sig til at vurdere, om Kommissionen handlede korrekt 1) ved at udelade navnet på klagerens ekspert W., 2) ved at udelade navnet på den europæiske meddirektør og 3) ved at nægte aktindsigt i dokument nr. 14-16.

3.11 Med hensyn til det første af disse spørgsmål bemærker Ombudsmanden, at klageren for at begrunde sit synspunkt om, at der ikke var nogen grund til at udelade ekspertens navn, baserede sig på den omstændighed, at de relevante dokumenter beskrev rent faktuelle forhold, dvs. den omstændighed, at visse tjenesteydelser ikke var blevet leveret i den foreliggende sag. Efter klagerens opfattelse var Kommissionen på dette grundlag ikke i stand til at besvare spørgsmålet om, hvorvidt skylden for denne undladelse lå hos klageren eller hos klagerens ekspert. Ombudsmanden er enig i, at indholdet af de relevante dokumenter ikke besvarer dette spørgsmål. Der bør dog tages hensyn til, at disse dokumenter gør det klart, at klagerens ekspert - uanset årsagen - ikke opfyldte sine forpligtelser som fastsat i det reviderede kommissorium. Ombudsmanden mener derfor ikke, at Kommissionens synspunkt om, at en fuldstændig udbredelse af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af klagerens eksperts integritet og hans forretningsmæssige interesser, forekommer urimeligt. Der skal endvidere tages hensyn til, at et dokument, der stilles til rådighed for en person, der har begæret aktindsigt i henhold til forordning nr. 1049/2001, som Kommissionen med rette har anført, efterfølgende skal stilles til rådighed for enhver anden person, der har begæret aktindsigt. Under disse omstændigheder er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen handlede korrekt ved at beslutte kun at give delvis aktindsigt, dvs. ved at offentliggøre de relevante dokumenter og samtidig udelade navnet på klagerens ekspert.

3.12 For fuldstændighedens skyld finder Ombudsmanden det nyttigt at tilføje, at ovenstående vurdering fokuserer på den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens begæring om aktindsigt, der var baseret på forordning 1049/2001. I sine bemærkninger til Kommissionens udførlige udtalelse henviste klageren til en retssag mellem sig selv og sin ekspert, som tilsyneladende stadig verserer ved de tyske arbejdsretter. I denne forbindelse skal det bemærkes, at Kommissionen i sin oprindelige udtalelse om klagen anførte, at de relevante dokumenter kunne stilles til rådighed for en judiciel myndighed efter en retskendelse om at fremlægge dem.

3.13 Med hensyn til det andet af ovennævnte spørgsmål bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen begrundede sin beslutning om at udelade navnet på EU's meddirektør med den betragtning, at offentliggørelsen af denne persons identitet ville underminere beskyttelsen af hans integritet, da hans navn optrådte i forbindelse med påstande om utilstrækkelig opfyldelse af kontraktlige forpligtelser. Det er imidlertid helt klart, at disse påstande var rettet mod klagerens ekspert eller klageren selv, men ikke mod EU's meddirektør. Som klageren med rette bemærkede, mener Kommissionen desuden klart, at de påstande, der blev fremsat eller fremsendt af denne person, var korrekte. Under disse omstændigheder kan Ombudsmanden ikke se, hvordan behovet for at beskytte denne persons integritet i henhold til artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan berettige Kommissionen til at slette navnet på EU's meddirektør fra de pågældende dokumenter.

Der skal endvidere tages hensyn til, at Kommissionen kun havde begrundet sin beslutning af 26. april 2004 om at give afslag på aktindsigt på grundlag af artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, første led, i forordning 1049/2001 med hensyn til klagerens ekspert. Hvis man accepterede Kommissionens argument om, at der også skulle tages hensyn til behovet for at beskytte EU-meddirektørens interesser, ville det således være ensbetydende med at give Kommissionen mulighed for at påberåbe sig en grund, som ikke var blevet fremført i den oprindelige afgørelse. Ombudsmanden mener ikke, at dette ville være acceptabelt.

3.14 Med hensyn til det tredje af ovennævnte spørgsmål skal det først bemærkes, at Kommissionen som svar på en anmodning om yderligere oplysninger fra Ombudsmanden havde opregnet de dokumenter, der tilhørte den tredje kategori af de dokumenter, som der var givet afslag på aktindsigt i. Denne liste omfatter dokument nr. 14-16. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke vil kunne hævde, at disse dokumenter ikke er omfattet af begæringen om aktindsigt. Ombudsmanden mener, at den holdning, som Kommissionen faktisk indtog vedrørende disse dokumenter i sin detaljerede udtalelse, ikke er helt klar. I sine bemærkninger til Kommissionens udførlige udtalelse syntes klageren at antage, at Kommissionen havde nægtet at give aktindsigt i disse dokumenter med den begrundelse, at de (ifølge Kommissionen) indeholdt påstande mod klagerens ekspert, der gik ud over det, som Kommissionen gentagne gange havde gjort (nemlig at han ikke havde udført de nye opgaver, som var medtaget i det reviderede kommissorium). Ombudsmanden mener, at denne fortolkning af den udførlige udtalelse forekommer rimelig.

Med hensyn til realiteten i Kommissionens holdning er det korrekt, at Ombudsmanden i sit forslag til henstilling påpegede, at Kommissionen havde fremført sit argument om, at W. ikke havde opfyldt sine forpligtelser i sin udtalelse, som er et offentligt tilgængeligt dokument. Ombudsmanden havde konkluderet, at det således var vanskeligt at se, hvilken yderligere skade udbredelsen af de relevante dokumenter kunne skade W.'s ret til privatlivets fred og integritet eller hans forretningsmæssige interesser. Dette ræsonnement finder naturligvis ikke anvendelse i tilfælde af yderligere beskyldninger mod W., som måske endnu ikke er blevet offentliggjort. Der skal imidlertid tages hensyn til, at Ombudsmanden i sit forslag til henstilling også fandt, at selv om det antages, at W.'s privatliv, integritet eller forretningsmæssige interesser kunne blive berørt af udbredelsen af dokumenterne, havde Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad overvejet muligheden for at give delvis aktindsigt, f.eks. ved at give aktindsigt i udgaver af dokumenter, hvori W.'s navn er blevet udeladt. Ombudsmanden mener, at dette argument fortsat er gyldigt, og at det også vil gælde i den situation, som Kommissionen synes at have haft i tankerne, da den udarbejdede sin detaljerede udtalelse. Det er derfor vanskeligt at se, hvorfor Kommissionen ikke skulle kunne give delvis aktindsigt i dokument nr. 14-16 på samme måde, som den har givet aktindsigt i alle de øvrige dokumenter, dvs. efter at have udeladt W.'s navn.

3.15 Under disse omstændigheder og i erkendelse af, at Kommissionen i sin udførlige udtalelse er gået langt i retning af at imødekomme hans bekymringer, mener Ombudsmanden fortsat, at Kommissionen ikke har givet en rimelig forklaring på sit afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter for så vidt angår navnet på EU's meddirektør og dokument nr. 14-16. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4 Konklusion

4.1 På baggrund af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Det følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, at der skal gives aktindsigt i dokumenter, medmindre det kan påvises, at en af de undtagelser, der er fastsat i forordningen, finder anvendelse. God forvaltningsskik kræver derfor, at en myndighed, der ønsker at påberåbe sig en sådan undtagelse, fremlægger en rimelig begrundelse for, at denne undtagelse faktisk finder anvendelse. I det foreliggende tilfælde har Kommissionen ikke givet en rimelig forklaring på sit afslag på aktindsigt i de relevante dokumenter for så vidt angår navnet på EU’s meddirektør og dokument nr. 14-16. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4.2 I sine bemærkninger til Kommissionens udførlige udtalelse foreslog klageren, at Ombudsmanden skulle forsøge at få Kommissionen til at give aktindsigt i dokument nr. 14-16. Det skal dog bemærkes, at Ombudsmanden allerede har fremsat et udkast til henstilling i den foreliggende sag. Det skal bemærkes, at det i artikel 3, stk. 7, i Den Europæiske Ombudsmands statut fastsættes, at Ombudsmanden efter at have udarbejdet et udkast til henstilling og efter at have modtaget en udførlig udtalelse fra den berørte institution eller det berørte organ sender en rapport til Europa-Parlamentet og til den berørte institution eller det berørte organ. Det er således klart, at Ombudsmanden ikke har mulighed for at fremsætte et yderligere udkast til henstilling, hvis han mener, at det udkast til henstilling, som han fremsatte, ikke er blevet gennemført korrekt.

4.3 Ombudsmanden påpegede i sin årsberetning for 1998, at hans mulighed for at forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet var af uvurderlig værdi for hans arbejde. Han tilføjede, at særberetninger derfor ikke burde fremlægges for ofte, men kun i forbindelse med særligt vigtige spørgsmål, hvor Parlamentet var i stand til at træffe foranstaltninger for at bistå Ombudsmanden (8). Årsberetningen for 1998 blev forelagt for og godkendt af Europa-Parlamentet.

4.4 Ombudsmanden bemærker, at den foreliggende sag vedrører Kommissionens behandling af en begæring om aktindsigt i dokumenter vedrørende en specifik kontrakt. Han bemærker endvidere, at det ikke fremgår, hvilke foranstaltninger Parlamentet kunne træffe for at bistå Ombudsmanden og klageren i den foreliggende sag. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at det ikke er hensigtsmæssigt at forelægge Parlamentet en særlig rapport.

4.5 Ombudsmanden vil derfor sende en kopi af denne afgørelse til Kommissionen og medtage et kort resumé i årsberetningen for 2005, som vil blive forelagt Parlamentet. Ombudsmanden afslutter således sagen.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) EFT L 145, s. 43.

(3) Kommissionen fremlagde en liste over disse dokumenter.

(4) EFT 2001 L 8, s. 1.

(5) Udkastet til henstilling findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) EFT L 145, s. 43.

(7) EFT 2001 L 8, s. 1.

(8) Årsberetningen for 1998, s. 27-28.