Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Baggrunden for klagen

1. Klageren, der er polsk professor, er leder af afdelingen for genetik ved et universitet i Polen ("universitetet").

2. Den 25. juni 2004 indgik universitetet en kontrakt med Kommissionen (herefter »kontrakten«), på grundlag af hvilken Kommissionen tildelte universitetet Marie Curie-stipendier (herefter »tilskud«) til et projekt med titlen »Genomiske tilgange til afgrødeforbedring«(herefter »projektet«). Klageren blev udpeget til at fungere som projektkoordinator på universitetets vegne.

3. Det fremgik af kontrakten, at det maksimale EU-bidrag til projektet ville være 336 677 EUR. Kontraktens andet bilag med overskriften »Almindelige betingelser« indeholdt detaljerede betalingsbetingelser.

4. Ifølge kontrakten skulle projektet påbegyndes den 1. juni 2004 og løbe indtil den 31. maj 2008, dvs. i alt 48 måneder. Projektet blev opdelt i fire rapporteringsperioder med følgende varigheder: P1, der slutter den 30. maj 2005 (1.-12. måned) P2, der sluttede den 30. maj 2006 (måned 13-24) P3, der sluttede den 30. maj 2007 (måned 25-36), og P4, der sluttede den 30. maj 2008 (måned 37-48).

5. I henhold til kontraktens artikel 4 og 5 skulle universitetet forelægge Kommissionen en rapport for hver periode. Dette skulle ske inden for 45 dage efter den respektive periodes slutdato. I henhold til kontraktens artikel 6.1.b sammenholdt med artikel II.7.2.b i de almindelige betingelser skulle universitetet forelægge en supplerende rapport, hvis det havde behov for yderligere forfinansiering, der ikke var forudset ved udløbet af ovennævnte perioder. Projektkoordinatoren skulle indsende rapporterne online ved hjælp af Kommissionens SESAM-system. Han var også nødt til at udskrive rapporterne og sende dem med posten.

6. Den 4. august 2004 udbetalte Kommissionen den første forfinansiering til projektet til universitetet (95 079 EUR).

7. Den 15. juli 2005 fremsendte klageren den første rapport (rapport P1) til Kommissionen, som godkendte den 18. oktober 2005. Da de anmeldte omkostninger udgjorde mindre end 70 % af den første forfinansiering, jf. kontraktens artikel 6, stk. 1, litra b), nr. ii)[2], foretog Kommissionen ingen udbetalinger i forbindelse med periode P1.

8. Den 15. november 2005 modtog Kommissionen universitetets supplerende rapporter. Den 22. december 2005 godkendte den dem og udbetalte den anden forfinansiering på 107 322,64 EUR, fordi universitetet i mellemtiden havde brugt 70% af den første forfinansiering.

9. Den 15. juli 2006 fremsendte klageren rapporten om den anden rapporteringsperiode (rapport P2), som blev godkendt af Kommissionen den 10. oktober 2006. Da de anmeldte omkostninger udgjorde mindre end 70 % af den anden forfinansiering, blev der ikke foretaget nogen udbetaling i forbindelse med periode P2.

10. Den 12. og 15. juli 2007 indsendte klageren en rapport om projektets tredje fase (rapport P3).

11. Den 18. marts 2008 anmodede Kommissionen klageren om at foretage visse korrektioner i rapport P3.

12. Den 16. juni 2008 indsendte klageren den udfyldte udgave af rapport P3. Kommissionen godkendte rapport P3 den 17. juni 2008.

13. I mellemtiden blev projektet afsluttet den 31. maj 2008. Universitetet bestilte derfor en revision, der dækkede hele projektets varighed (fra 1. juni 2004 til 31. maj 2008)[3].

14. Revisoren udsendte de endelige konklusioner den 12. juli 2008 ("revisionsattest"). I attesten henviste revisoren til Kommissionens to finansielle bidrag (første og anden forfinansiering på 202 897,46 EUR). Revisoren attesterede, at universitetet havde brugt 201 898 EUR på hele projektet.

15. Den 15. juli 2008 indsendte klageren rapporten vedrørende periode 4 (rapport P4), den endelige rapport og ovennævnte revisionsattest via SESAM. Samme dag sendte den disse rapporter og revisionsattesten pr. post. Rapporterne og revisionen blev modtaget af Kommissionen den 23. juli 2008.

16. Den 5. september 2008 anmodede Kommissionen pr. e-mail klageren om at foretage visse korrektioner i rapport P4 og den endelige rapport. I sin e-mail henviste den til revisionsattesten. Klageren fremsendte de korrigerede rapporter den 15. september 2008.

17. Den 1. december 2008 overførte Kommissionen 66 940,14 EUR til universitetet. Kommissionen anså denne betaling for at være den tredje forfinansiering af projektet, som var baseret på rapport P3.

18. Den 6. januar 2009 godkendte Kommissionen rapport P4 og den endelige rapport.

19. Efter universitetets opfattelse udgjorde det beløb på 66 940,14 EUR, som Kommissionen indbetalte på universitetets konto den 1. december 2008, den endelige udbetaling af tilskuddet. Som følge heraf brugte universitetet i marts 2009 dette beløb til sin egen forskning, der ikke var relateret til projektet.

20. Den 18. juni 2009 anmodede Kommissionen revisoren om nærmere oplysninger vedrørende hendes honorar, som hun fremsendte den 21. juni 2009.

21. Den 15. juli 2009 meddelte Kommissionen rektoren for universitetet, at den havde til hensigt at indlede en inddrivelsesprocedure for de 66 940,14 EUR, der var blevet udbetalt den 1. december 2008. En kopi af Kommissionens brev blev sendt til klageren med posten [4]. Kommissionen anmodede universitetet om at tilbagebetale ovennævnte betaling ", fordi det beløb [som universitetet har brugt på projektet], der var berettiget og godkendt, var mindre end forfinansieringen ".

22. På universitetets vegne anfægtede klageren ovennævnte afgørelse i en række efterfølgende breve til Kommissionen (af 17. juli, 30. juli, 31. juli, 11. august, 29. september og 3. november 2009).

23. Klagerens brev af 17. juli 2009 skitserede hans vurdering af, at den tredje forfinansiering, der blev udbetalt i december 2008, var den endelige betaling. Kommissionen svarede den 28. juli 2009 og den 11. september 2009. I disse svar anførte den, at klageren med urette antog, at den betaling, der blev foretaget den 1. december 2008, var den endelige betaling. Dette skyldtes, at " forfinansiering pålydende ikke betyder en finansiering forud for afholdelsen af omkostningerne, men et bidrag forud for Kommissionens godkendelse af de afholdte omkostninger. Den tredje perioderapport P3 blev godkendt af Europa-Kommissionen den 17. juni 2008. Denne tredje forfinansiering på 66 940,14 EUR, der blev udbetalt den 1. december 2008, blev beregnet under hensyntagen til de oplysninger, der var angivet i den tredje periodiske rapport, og ikke i den endelige rapport, som [klageren] også havde fremlagt i mellemtiden (23. juni 2008). Sidstnævnte blev først godkendt den 9. januar 2009."[5] Kommissionen fremførte endvidere, at det på grundlag af den endelige rapport fremgik, at de omkostninger, som universitetet havde anmeldt, og som revisoren havde attesteret, beløb sig til 201 989,18 EUR, hvilket var mindre end alle Kommissionens bidrag. Kommissionen accepterede at dække udgifterne til revisionen (3 606,56 EUR). Kommissionen havde imidlertid stadig betalt universitetet 64 332,82 EUR for meget.

24. Den 11. august 2009 sendte klageren breve til kommissær Potocnik og generaldirektøren for GD for Forskning. Han klagede over Kommissionens tjenestegrenes overordnede økonomiske forvaltning af projektet.

25. I sit brev af 11. september 2009 beklagede Kommissionen den misforståelse, der opstod i dens kontakter med klageren, og indrømmede, at dette til en vis grad skyldtes forsinkelser fra Kommissionens side med hensyn til den videnskabelige og administrative behandling af rapport P3 og den endelige rapport. Kommissionen anførte, at den første forsinkelse indtraf "i august 2007, efter at klageren havde indsendt rapport P3" og derefter i midten af marts 2008, hvor Kommissionen først anmodede klageren om at foretage korrektioner.

26. I samme brev forklarede Kommissionen endvidere, at efter at den operationelle enhed havde modtaget rapport P4 og den endelige rapport i slutningen af juli 2008, som blev afsluttet i september 2008, anmodede den videnskabelige medarbejder i denne operationelle enhed om en ekstern gennemgang af den endelige rapport (en standardpraksis for Marie Curie-værtsstipendier). Denne gennemgang blev afsluttet i slutningen af november 2008 og evaluerede projektet som "godt til fremragende". I januar 2009 blev projektet overført fra den operationelle enhed til administrations- og finansenheden. Efter at have analyseret den endelige rapport fastslog enheden for administration og finanser, at de omkostninger, som universitetet havde anmeldt, og som revisoren havde attesteret, var mindre end Kommissionens bidrag. Kommissionen konkluderede, at " hvis De under alle omstændigheder mente, at den betaling, som Kommissionen foretog den 26. november 2008, og som den overførte til Dem i begyndelsen af december 2008, var den endelige betaling og ikke forfinansieringen svarende til den tredje rapporteringsperiode, burde De have kontaktet Kommissionen og tilbagebetalt det overskydende beløb, da EF-bidraget under ingen omstændigheder kan give kontrahenterne en fortjeneste. Først da den endelige betaling blev behandlet, indså Kommissionen, at der var udbetalt for meget."

27. Klageren reagerede på Kommissionens ovennævnte synspunkter den 29. september 2009. Han gentog, at Kommissionen i sine svar ikke tog stilling til hans erklæring vedrørende den tredje forfinansiering om, at den tredje forfinansiering i henhold til kontrakten ikke kunne vedrøre rapport P3, fordi klageren under dette projekt ikke brugte 70 % af de modtagne midler. Desuden anmodede klageren ikke om yderligere betalinger. Klageren var enig i, at EU-tilskud ikke bør anvendes til fortjeneste af deres støttemodtagere. Tilskuddene bør dog heller ikke forårsage tab. Da Kommissionen ikke underrettede klageren om, hvad betalingen af 1. december 2008 rent faktisk var, blev disse penge anvendt af universitetet til forskning. At betale disse penge tilbage ville resultere i lukningen af universitetets Institut for Genetik. Kommissionen skadede også klagerens og hans afdelings omdømme, fordi den underrettede rektor for universitetet (som underrettede dekanen for fakultetet) om, at der havde været "uregelmæssigheder i projektets gennemførelse " .

28. I sit svar af 23. oktober 2009 anførte Kommissionen, at den ikke forstod, hvordan den kunne have skabt en berettiget forventning hos universitetet om, at det var berettiget til at bruge 269 341,60 EUR. Universitetet anmeldte og reviderede omkostninger på 202 897,46 EUR, og Kommissionen godkendte 205 504,74 EUR (ovennævnte omkostninger plus revisionsomkostninger).

29. I sit yderligere svar af 19. november 2009 på klagerens yderligere brev af 3. november 2009 anførte Kommissionen, at den ikke ville indlede yderligere korrespondance med klageren vedrørende tilskuddet. Den oplyste, at debetnotaen for inddrivelse af det for meget udbetalte beløb på 64 322,82 EUR ville blive sendt til universitetets juridiske repræsentant. Klageren henvendte sig derefter til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

30. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

Påstande:

1. Kommissionen begik en række administrative uregelmæssigheder i forbindelse med behandlingen af tilskuddet.

2. Kommissionens onlinerapporteringssystem SESAM er defekt.

Påstande:

1. Kommissionen bør indrømme og undskylde sine fejl.

2. Kommissionen bør betale klageren en erstatning på 100 000 EUR.

Undersøgelsen

31. Klagen blev indgivet den 12. marts 2010. Ombudsmanden fremsendte den til Kommissionen den 6. maj 2010 med anmodning om en udtalelse senest den 31. august 2010. Kommissionen fremsendte både sin udtalelse og sin oversættelse til polsk den 25. oktober 2010, som blev videresendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsendte sine bemærkninger den 14. januar 2011.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påståede administrative uregelmæssigheder i forbindelse med behandlingen af tilskuddet og relaterede anmodninger

Argumenter forelagt Ombudsmanden

32. Til støtte for sin påstand fremførte klageren en række argumenter i sin klage. Han hævdede først, at Kommissionen foretog den "tredje forfinansieringsbetaling ", selv om universitetet i) ikke havde opfyldt det kontraktlige krav om at have brugt 70 % af Kommissionens tidligere bidrag og ii) ikke havde fremlagt supplerende rapporter til dokumentation af sådanne udgifter. Desuden foretog Kommissionen den tredje forfinansieringsbetaling, efter at projektet var afsluttet, og den endelige rapport var blevet forelagt. Dette gjorde det umuligt for universitetet at bruge dette bidrag på projektet. Som følge heraf fik Kommissionen med urette klageren til at tro, at den tredje forfinansieringsbetaling var den sidste betaling. (Første argument)

33. Han hævdede også, at Kommissionen ikke overholdt de kontraktlige frister for vurdering og godkendelse af den tredje og fjerde periodiske rapport (rapport P3 og rapport P4) og den endelige rapport. (Andet argument)

34. Desuden underrettede Kommissionen ikke rettidigt og præcist klageren om, at rapport P3 var blevet godkendt, og at den tredje forfinansieringsbetaling på grundlag af denne rapport ville blive foretaget. Klageren fandt Kommissionens fortolkning af forfinansiering vildledende. Efter hans opfattelse definerer artikel II.1, nr. 16, og artikel II.21 i de almindelige betingelser for kontrakten forfinansieringen som det bidrag, der er betalt for at gøre det muligt for projektet at fortsætte. (Det tredje argument)

35. Klageren hævdede også, at Kommissionen havde taget direkte kontakt til universitetets revisor og rektor, mens den i overensstemmelse med kontraktens artikel 9, stk. 1 og 2, først burde have haft kontakt med projektkoordinatoren (klageren) vedrørende alle projektrelaterede spørgsmål. (Fjerde argument)

36. Endelig undlod Kommissionen at besvare klagerens breve af 11. august 2009 til GD Forskning og kommissær Potocnik korrekt. Den besvarede heller ikke den klage, han sendte til følgende e-mailadresse: sg-plaintes@ec.europa.eu. Han påpegede, at Kommissionen ikke havde meddelt ham, at de eksterne eksperter havde vurderet den endelige rapport som "god til fremragende". (Femte argument)

37. Klageren krævede erstatning og "officielle" undskyldninger. Til støtte for sit krav om økonomisk kompensation gjorde klageren gældende, at Kommissionens tredje forfinansieringsbetaling forpligtede ham til at tilbringe otte måneder i overensstemmelse med institutionen og til at undersøge Kommissionens finansielle regler i stedet for at udføre videnskabeligt arbejde, skrive akademiske tekster – som han kunne tjene yderligere penge på – og ansøge om andre tilskud.

38. Han hævdede endvidere, at hvis han tidligere havde været klar over, at forfinansieringen i forbindelse med rapport P3 var mulig, kunne hans afdeling have brugt disse penge på projektet, hævdet, at pengene var i overensstemmelse med kontrakten, og dermed have undgået de nuværende finansielle vanskeligheder. Universitetet ønskede at fremlægge en supplerende rapport efter periode P3 for at vise, at det i mellemtiden havde brugt 70 % af EU's bidrag. Det kunne den imidlertid ikke, fordi Kommissionen forsinkede sin vurdering og godkendelse af rapport P3. Da universitetet ikke kunne finansiere projektet med egne midler, måtte det begrænse sine udgifter til projektet til de beløb, der var forudbetalt af Kommissionen.

39. Desuden rejste Kommissionens direkte kontakter med rektoren for universitetet tvivl om klagerens omdømme som projektkoordinator.

40. I sin udtalelse anførte Kommissionen for det første, at dens tredje forfinansieringsbetaling var ledsaget af en meddelelse fra Kommissionens finansielle system (ABAC). Denne meddelelse angav universitetet, klagerens navn, kontraktnummeret og projektakronymet. Den anførte også, at betalingen vedrørte rapport P3. Kommissionen erkendte imidlertid, som klageren hævdede, at han muligvis ikke havde modtaget denne meddelelse. GD Budget meddelte GD RTD, at sådanne ledsagende meddelelser afhængigt af bankpraksis i de forskellige medlemsstater kan afkortes. Kommissionen har derfor indført en korrigerende foranstaltning, og den ansvarlige tjenestegren sender nu rutinemæssigt en e-mail til projektkoordinatoren, når den foretager hver forfinansieringsbetaling. Ikke desto mindre bemærkede Kommissionen i denne forbindelse, at klageren var i konstant kontakt med Kommissionens projekt- og finansmedarbejdere og "nemt kunne have spurgt om sagens forløb".

41. Med hensyn til vurderingen af den endelige rapport anførte Kommissionen, at den eksterne gennemgang er en standardprocedure for alle Marie Curie-værtsstipendier, som giver Kommissionen mulighed for at vurdere forskningsfremskridtene i hele kontraktens løbetid. Gennemgangen vurderede den endelige rapport som "god til fremragende", hvilket kom til udtryk i Kommissionens interne dokumenter (projektvurderingsrapport og projektgennemgangsrapport). Disse oplysninger opbevares med henblik på den interne vurdering af programmet og gives derfor ikke til koordinatoren, medmindre denne anmoder herom.

42. Med hensyn til forskellen mellem forfinansieringen og den endelige betaling forklarede Kommissionen, at udtrykket "forfinansiering "er defineret i kontraktbestemmelserne, nemlig artikel II.1.16 i de almindelige betingelser for kontrakten. Denne definition er nærmere forklaret i FP6 Guide to Financial Issues (side 81 og 82). I kontraktens artikel 6, stk. 1, litra d), defineres begrebet "endelig betaling" som "en ny betaling ved udgangen af en rapporteringsperiode ledsaget af en revisionsattest betragtes som endelig." Den endelige betaling er således betalingen af de faktisk afholdte omkostninger. Forfinansieringen tilhører Kommissionen og kan kun betragtes som en endelig betaling, når de anmeldte omkostninger på forhånd er godkendt af Kommissionen. Forfinansieringen anvendes af kontrahenterne, men "forbliver Kommissionens ejendom." Forfinansieringen bliver kun kontrahentens ejendom for det forfinansieringsbeløb, der dækkes af de omkostninger, som kontrahenten kræver dækket. Disse omkostninger skal attesteres af revisoren og godkendes af Kommissionen.

43. Kommissionen understregede med hensyn til ovenstående forklaring, at klageren havde deltaget i de uddannelseskurser, som den afholdt i Warszawa og Krakow i maj 2007. Denne uddannelse fokuserede på finansielle spørgsmål, f.eks. forskellen mellem forfinansieringen og de betalinger, der blev foretaget, efter at omkostningerne var begrundet. I ordningen for overførsel af viden er der desuden afsat særlige midler til at sætte støttemodtagerne i stand til at ansætte specialister til at følge op på og føre tilsyn med de finansielle spørgsmål. Universitetet brugte dog kun 10 % af disse midler.

44. Kommissionen fremførte endvidere, at dens kontrahenter/støttemodtagere er ansvarlige for at kontrollere, at dens betaling i henhold til kontrakten er korrekt. Hvis betalingen er højere end de afholdte omkostninger, bør de kontakte Kommissionen og returnere det overskydende beløb. "EF-bidraget kan under ingen omstændigheder give kontrahenterne en fortjeneste."

45. Kommissionen præciserede, at selv om universitetet ikke brugte 70 % af Kommissionens tidligere forfinansiering, var den tredje forfinansiering berettiget. Dette skyldtes den relevante ændring af EF's gennemførelsesbestemmelser til finansforordningen (artikel 180, stk. 1), som blev indført i mellemtiden. Den 3. december 2007 blev alle koordinatorer for Marie Curie FP6 (herunder klageren) underrettet om denne ændring.

46. Kommissionen beklagede, at den tredje forfinansieringsbetaling og dens behandling af rapport P3 og P4 og den endelige rapport var genstand for administrative forsinkelser, navnlig på grund af " den administrative overbelastning i forbindelse med oprettelsen af Forvaltningsorganet for Forskning (REA)." Kommissionen undskyldte disse forsinkelser i sin udtalelse og mindede om, at den allerede havde undskyldt i et brev til klageren dateret den 11. september 2009 og underskrevet af direktøren for GD for Forskning.

47. Kommissionen understregede endvidere, at hver betaling svarer til forskellige rapporteringsperioder og behandles separat. Selv om Kommissionen havde modtaget rapporten for perioden P4 (rapport P4), før den foretog betalingen (efter at have godkendt rapport P3) for den foregående periode P3, foretog den sidstnævnte betaling "for ikke at straffe [universitetet], da saldoen i de fleste tilfælde er positiv." Først efter analysen af rapport P4 og den endelige rapport blev det klart, at det samlede bidrag, som Kommissionen havde betalt, og som skulle svare til de faktiske omkostninger, som universitetet havde anmeldt, attesteret af revisoren og godkendt af Kommissionen, var højere end det samlede forfinansieringsbeløb, som Kommissionen allerede havde overført til universitetet. Denne forskel beløb sig til 63 836,86 EUR. De krævede omkostninger for den første periode beløb sig til 47 110 EUR. for den anden periode: 51 967,27 EUR for den tredje periode: 32 450,87 EUR og for fjerde periode: 73 976,60 EUR [6] i alt: 205 504,74 EUR. Kommissionen udbetalte i alt 269 341,60 EUR i forfinansiering. Ved projektets begyndelse udbetalte Kommissionen 95 079 EUR. Efter fremsendelsen af den supplerende rapport til rapport P2 udbetalte den 107 322,46 EUR, og endelig udbetalte den som tredje forfinansiering 66 940,14 EUR. Som følge heraf blev der udstedt en indtægtsordre på 63 836,86 EUR med tillæg af renter på 495,96 EUR.

48. I overensstemmelse med kontrakten sendte Kommissionen sin korrespondance vedrørende kontrakten til klageren. Den 15. juli 2009 sendte den en skrivelse til den tidligere rektor for universitetet (som var dennes retlige repræsentant ved underskrivelsen af kontrakten) for at underrette ham om, at den havde til hensigt at inddrive det skyldige beløb. Kommissionen sendte en kopi af dette brev til klageren. Den 28. juli 2009 sendte Kommissionen endnu et brev til klageren og en kopi til den nye rektor for universitetet. Kommissionen understregede, at den aldrig har sat spørgsmålstegn ved klagerens omdømme som koordinator.

49. Kommissionen anførte, at den havde besvaret alle klagerens breve og e-mails, og fremlagde kopier af sine svar sammen med udtalelsen. Med hensyn til den klage, der blev sendt til e-mail-adressen sg-plaintes@ec.europa.eu, kontrollerede Kommissionen sine registre og bekræftede, at den ikke modtog denne e-mail. Kopien af klagen, der blev indgivet sammen med klagen til Ombudsmanden og fremsendt til Kommissionen, viser nemlig ikke datoen og tidspunktet for afsendelsen i det relevante felt.

50. Kommissionen afsluttede med at henvise til artikel II.3 i kontraktens almindelige betingelser, hvori det hedder, at "koordinatoren skal b) sikre en effektiv gennemførelse af projektet og træffe alle nødvendige og rimelige foranstaltninger for at sikre, at projektet gennemføres i overensstemmelse med vilkårene og betingelserne i denne kontrakt ..." Projektkoordinatoren er ansvarlig for forvaltningen af midlerne, når kontrakten er underskrevet. Han/hun er derfor forpligtet til at være bekendt med de relevante finansielle regler, der gælder for det pågældende projekt "før og under projektets varighed, for at undgå problemer ved projektets afslutning." Han/hun er forpligtet til at lære Kommissionens regler vedrørende projektet at kende, og Kommissionen letter disse opgaver ved at tilrettelægge uddannelse og stille særlige midler til rådighed til at ansætte en professionel projektleder. De økonomiske vanskeligheder, som klageren henviste til i sin klage, skyldtes, at han ikke afstemte de afholdte omkostninger med de modtagne midler. I overensstemmelse med kontrakten skal alle overskydende beløb, som Kommissionen har udbetalt, inddrives.

51. Kommissionen tilføjede derefter i sin udtalelse (polsk udgave), at den "ikke mener, at det er berettiget at betale klageren erstatning, da klageren har haft 63 836 EUR, 86 EUR i sin besiddelse siden december 2008, som tilhører Kommissionen ".

52. I sine bemærkninger fastholdt klageren alle sine oprindelige argumenter og påstande. Han henviste til Kommissionens udtalelse i punkt 51, hvori den polske udgave af den udtalelse, han havde fået tilsendt, havde følgende ordlyd: "klageren har haft 63 836 EUR, 86 EUR i sin besiddelse siden december 2008" (fremhævelse tilføjet). Han fandt, at Kommissionen havde fremsat en alvorlig og ubegrundet anklage mod ham, selv om det er klart, at klageren som koordinator ikke havde nogen juridiske muligheder for at disponere over det tilskud, der var tildelt universitetet. Desuden havde klageren allerede set relevante dokumenter, der viste, at universitetet den 9. december 2009 havde tilbagebetalt Kommissionen et beløb på 64 332,82 EUR i to faste beløb (55 307,33 EUR og derefter 9 025,49 EUR).

53. Desuden fandt klageren det urimeligt, at Kommissionen antydede, at han manglede kendskab til de relevante finansielle regler og ikke var i stand til at afstemme de afholdte omkostninger med de modtagne midler. I den forbindelse mindede han om, at revisoren ikke fandt nogen uregelmæssigheder. "Hans problemer" startede først, efter at Kommissionen uretmæssigt havde udbetalt den tredje forfinansiering. Han understregede, at Kommissionen selv vurderede det projekt, han koordinerede, som værende "godt til fremragende".

Ombudsmandens vurdering

Klageren har fremført fem argumenter i forbindelse med sin første påstand:

Med hensyn til klagerens fjerde argument om, at Kommissionen overtrådte kontrakten ved at kommunikere med andre i stedet for ham

54. I henhold til kontraktens artikel 9, stk. 1, skal "enhver meddelelse i henhold til kontrakten ... sendes ... til [klagerens adresse]".

55. I sin oprindelige klage hævdede klageren, at Kommissionen ikke overholdt denne bestemmelse ved at sende: i) et brev om indtægtsordren til rektor for universitetet den 15. juli 2009 og ii) en e-mail til revisoren, hvori hun blev bedt om en forklaring om revisionsattesten den 18. juni 2009. Klageren tilføjede i sine bemærkninger, at Kommissionen den 26. november 2009 sendte debetnotaen til rektor for universitetet, men ikke sendte ham en kopi.

56. På den ene side ser det ud til, at kontraktens artikel 9.1 ikke finder anvendelse på ovennævnte korrespondance, fordi den blev sendt efter kontraktens endelige gennemførelsesdato. På den anden side bestemmer kontraktens artikel 2, at bestemmelserne i artikel II.7 i de almindelige betingelser også finder anvendelse efter den endelige gennemførelsesdato. I henhold til artikel II.7 i de almindelige betingelser skal kontrahenterne forelægge Kommissionen rapporter og projektleverancer i overensstemmelse med kontraktens artikel 9.1. Ombudsmanden mener, at selv om artikel II.7 i de almindelige betingelser (og dermed kontraktens artikel 9.1) kun finder anvendelse på kontrahenterne, ville det have været rimeligt for Kommissionen at sende sin korrespondance til klagerens adresse (som fastsat i kontraktens artikel 9.1) også efter kontraktens afslutning. I sidste ende blev artikel II.7 i de almindelige betingelser ikke forhandlet individuelt, og det ser ud til, at dens anvendelse udelukkende på kontrahenterne forårsagede en betydelig skævhed i parternes forpligtelser i henhold til kontrakten [7].

57. På baggrund af ovenstående bemærker Ombudsmanden, at universitetet, repræsenteret ved sin rektor, var Kommissionens kontrahent. Det var derfor rimeligt at sende skrivelser til rektor for at informere ham om indtægtsordren. Det var ligeledes rimeligt at henvende sig direkte til revisoren med hensyn til revisionsattesten for det projekt, hun havde revideret. Efter Ombudsmandens opfattelse handlede Kommissionen retfærdigt ved at sende en kopi af ovennævnte skrivelser til klageren.

58. I sine bemærkninger gjorde klageren gældende, at Kommissionen ikke sendte ham den korrespondance, som den sendte til rektor for universitetet den 26. november 2009. Ombudsmanden finder det ikke nyttigt at anmode Kommissionen om at kommentere dette nye påståede forhold. Det er klart, at Kommissionen skrev til rektor efter beslutningen om at gå videre med tilbagesøgningspåbuddet, som blev meddelt klageren den 19. november 2009. Afgørelsen havde følgende ordlyd: "Jeg mener, at de faktiske omstændigheder vedrørende sagen nu er veldokumenterede, og jeg vil derfor ikke indlede yderligere korrespondance med Dem herom. For at gå videre med inddrivelsen af overbetalingen på 64 322,82 EUR har jeg instrueret mine tjenestegrene om at sende den krævede debetnota direkte til universitetets juridiske repræsentant."

59. I lyset af sine konstateringer i punkt 56 og 57 er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen har handlet urimeligt ved ikke at sende klageren en kopi af sin skrivelse af 26. november 2009 til rektor for universitetet. Dette var det første tilfælde af fejl eller forsømmelser.

For så vidt angår klagerens femte argument vedrørende hans korrespondance med Kommissionen

60. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen sammen med sin udtalelse fremsendte kopier af sine svar på klagerens skrivelser. Disse omfattede dens svar af 28. juli 2009 på klagerens brev af 17. juli 2009, sit svar af 23. oktober 2009 på klagerens brev af 29. september 2009 sit svar af 19. november 2009 på klagerens brev af 3. november 2009 og sit svar af 11. september 2009 på klagerens breve af 11. august 2009, der samme dag blev sendt til både kommissær Potocnik og GD Forskning [8]. Den forklarede også, hvorfor den ikke kunne finde den korrespondance, som klageren angiveligt havde sendt til e-mailadressen på Kommissionens Generalsekretariat (præmis 49 ovenfor). Denne forklaring er rimelig. I sine bemærkninger fremlagde klageren ingen klare beviser for tidspunktet og datoen for afsendelsen af den pågældende e-mail. Ombudsmanden finder også Kommissionens forklaring på, hvorfor den ikke underrettede klageren om, at de eksterne eksperter vurderede den endelige rapport som "god til fremragende" (punkt 41 ovenfor), rimelig.

61. I sine bemærkninger præciserede klageren sit femte argument ved at anføre, at indholdet af Kommissionens svar efter hans opfattelse var utilfredsstillende. Eftersom genstanden for klagen omfatter indholdet af disse skrivelser, og Ombudsmandens vurdering, der fører til et udkast til henstilling, omfatter de materielle aspekter af disse svar, mener Ombudsmanden, at der ikke er behov for yderligere undersøgelser af klagerens omformulerede argument.

Med hensyn til klagerens første, andet og tredje argument vedrørende Kommissionens påståede forsinkelser og dens tredje forfinansieringsbetaling

62. Ombudsmanden påpeger, at klageren forelagde rapport P3 den 12. og 15. juli 2007, og at Kommissionen reagerede på denne rapport for første gang (ved at anmode om ændringer) den 18. marts 2008. I punkt II.8.2 i bilag II "Almindelige betingelser" til kontrakten, som udgør en integrerende del heraf, hedder det imidlertid, at "Kommissionen forpligter sig til at evaluere [periodiske] projektaktivitetsrapporter [...] senest 45 dage efter modtagelsen heraf". Det siger sig selv, at Kommissionen har overskredet fristen på 45 dage ved at tage ca. otte måneder til at evaluere rapport P3.

63. Desuden havde denne forsinkelse i evalueringen af rapport P3 en dominoeffekt. For det første kunne klageren ikke indføre de nødvendige ændringer og forelægge den behørigt ændrede rapport P3 før den 16. juni 2008. For det andet godkendte Kommissionen først P3-rapporten den 17. juli 2008, dvs. et år efter dens oprindelige forelæggelse og modtagelse. For det tredje udbetalte Kommissionen først den "tredje forfinansiering "i forbindelse med rapport P3 den 1. december 2008 [9]. Dette skyldtes, at forfinansieringen kun kunne foretages "efter godkendelse af de relevante rapporter, der er omhandlet i artikel II.7 i bilag II (Almindelige betingelser) til kontrakten "[10].

64. Kommissionen modtog desuden de ændrede udgaver af rapport P4 og den endelige rapport den 15. september 2008, men godkendte dem først den 6. januar 2009. Dette viser, at Kommissionen igen ikke overholdt den kontraktmæssige frist på 45 dage til at evaluere rapporterne.

65. Kommissionen begrunder disse forsinkelser med sin egen omstrukturering ("den administrative overbelastning i forbindelse med oprettelsen af Forvaltningsorganet for Forskning"). En sådan administrativ forenkling er imidlertid ikke tilstrækkelig til at begrunde en forsinkelse på otte måneder i behandlingen af klagerens første udgave af rapport P3. Ombudsmanden bemærker, at klageren, en videnskabsmand, beskæftigede sig med forvaltningen af tilskuddet på egen hånd (samt med sit videnskabelige arbejde), mens Kommissionen havde en lang række specialiserede tjenestegrene, der udførte dens opgaver. Kommissionen råder over tilstrækkelige midler og ressourcer til at sikre, at en intern administrativ omstrukturering ikke påvirker kontrahenternes og tilskudsmodtagernes interesser.

66. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionens meget alvorlige og uberettigede forsinkelser, navnlig dens forsinkede behandling af rapport P3 , som igen forårsagede en forsinkelse i udbetalingen af den tredje forfinansiering, var i strid med dens kontraktlige forpligtelser [11].

67. Desuden tyder alt på, at Kommissionen automatisk foretog den tredje forsinkede forfinansiering, efter at den havde godkendt rapport P3 for sent. Dette var på trods af, at det var klar over, at universitetet ikke kunne og ikke skulle bruge en sådan finansiering. Hvis man kun ser på ordlyden af bestemmelserne i kontraktens artikel II.1.16 [12], er forfinansieringen klart fastsat til at dække den næste fase af et projekt [13]. Den 1. december 2008 var en sådan næste fase ikke mulig, fordi det pågældende projekt var afsluttet, og Kommissionen var udmærket klar over dette.

68. Den foreliggende dokumentation [14] viser faktisk, at Kommissionen i hvert fald i begyndelsen af september 2008, dvs. tre måneder før Kommissionen foretog den tredje forfinansiering vedrørende rapport P3, der dækkede periode 3, var bekendt med indholdet af revisionsattesten af 12. juli 2008, som dækkede alle projektets perioder og de omkostninger, der var anmeldt i alle rapporter. Det er rimeligt, at P4-rapporten og den endelige rapport, der blev forelagt samtidig med revisionsattesten, ikke kunne og ikke indeholdt andre data end dem, der var indeholdt i revisionsattesten [15]. Da Kommissionen først havde taget indholdet af revisionsattesten til efterretning, var det ikke nødvendigt at analysere rapport P4 og den endelige rapport for at konkludere, at udbetalingen af den tredje forfinansiering den 1. december 2008 ikke ville have nogen effektiv virkning.

69. I revisionserklæringen attesterede revisoren, at projektet var afsluttet den 31. maj 2008, og at universitetet på dette tidspunkt havde brugt 201 898 EUR på alle projektets perioder. Det fremgik klart af revisionserklæringen, at de støtteberettigede omkostninger, som universitetet havde afholdt i forbindelse med projektet, næsten svarede til det beløb, som Kommissionen allerede havde udbetalt til universitetet (den første forfinansiering på 95 079 EUR og den anden forfinansiering på 101 311,46 EUR, i alt 196 380 EUR). Universitetet anvendte ikke andre midler på projektet end dem, som revisoren havde attesteret i juli 2008. Desuden krævede den ikke yderligere midler fra Kommissionen [16]. Derfor havde Kommissionen i december 2008 ingen grund til at "fremrykke" yderligere EU-midler for" ikke at straffe" universitetet.

70. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen ved at have udbetalt universitetet den forsinkede tredje forfinansiering på et tidspunkt, hvor den ikke længere kunne anvendes til projektet, begik endnu et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

For så vidt angår klagerens påstande

71. Klageren krævede en økonomisk kompensation på 100 000 EUR.

72. Klageren hævdede med rette, at eftersom den tredje forfinansiering ikke blev udbetalt i projektets løbetid, ophørte projektet i maj 2008 med at anvende EU-midler, som var 25 % lavere end oprindeligt planlagt (det samlede beløb, der var afsat til projektet, var 336 677 EUR).

73. Det kan ikke udelukkes, at projektets resultater kunne have været endnu bedre, hvis den tredje forfinansiering var blevet udbetalt på det rigtige tidspunkt. Dette ville have været til fordel for både universitetet og dets forskere, der arbejder på projektet (herunder klageren), og i sidste ende til fordel for europæisk videnskab. Hvis Kommissionen ikke havde været forsinket i vurderingen af rapport P3 og havde overholdt den kontraktmæssige frist på 45 dage for at foretage sin vurdering, kunne det samme beløb på 66 940,14 EUR være blevet betalt inden for den kontraktmæssige frist på 90 dage fra modtagelsen af den korrigerede rapport [17], dvs. senest ved udgangen af 2007. Dette ville have været muligt, selv om klageren var nødt til at indføre korrektioner. Ombudsmanden bemærker, at fra den 16. juli 2007 fandt reglen om, at 70 % af den tidligere finansiering skulle anvendes til at modtage en ny betaling ("70 %-reglen"), ikke længere anvendelse [18]. Hvis den tredje forfinansiering var blevet stillet til rådighed ved udgangen af 2007, kunne universitetet derfor stadig have anvendt dette beløb til projektet. Sådanne yderligere udgifter kunne have været vist i den revisionsattest, der blev udarbejdet ved projektets afslutning (maj 2008). Hvis universitetet ikke kunne anvende eller ikke behøvede at anvende dette beløb, kunne revisionsattesten have angivet beløbet som et overskud for Kommissionen.

74. De foreliggende oplysninger i sagsakterne viser imidlertid, at universitetet efter at have fremlagt rapport P3 og indtil projektets afslutning (maj 2008) ikke krævede yderligere midler fra Kommissionen til projektet (fra december 2007 var klageren klar over, at »70 %-reglen« ikke længere fandt anvendelse [19]). Klageren anførte i sine bemærkninger, at han ikke havde fremsat en sådan anmodning. Universitetet kunne stadig have indsendt supplerende rapporter, og det kunne også have anmodet om en forlængelse af den endelige gennemførelsesdato for projektet, hvis det mente, at yderligere EU-midler kunne hjælpe det med at opnå bedre resultater. Den relevante ændring af kontrakten kunne i så fald være foretaget [20]. I stedet var universitetet i stand til at afslutte projektet med et beskedent EU-bidrag og arrangere anden, ikke-EU-finansiering [21] på en sådan måde, at projektet resulterede i Kommissionens vurdering af "god til fremragende " Dette bør roses, men giver ikke universitetet ret til at kræve erstatning.

75. Kort sagt konkluderer Ombudsmanden, at klageren ikke har påvist, at universitetet mistede penge, fordi EU's finansiering af projektet var begrænset til 201 898,18 EUR.

76. Klageren hævdede endvidere, at hvis den tredje forfinansiering ikke var blevet udbetalt den 1. december 2008, ville hans tvist med Kommissionen ikke have fundet sted. Sammenfattende fandt han, at Kommissionens uberettigede betaling var årsagen til hans erstatningskrav, hvilket afspejlede den tid og de anstrengelser, han havde måttet bruge på tvisten.

77. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at årsagen til tvisten ikke kun var den forsinkede og ubrugelige tredje forfinansiering, men også det forhold, at dette beløb blev brugt af universitetet. Ombudsmanden erkender, at det er muligt, at Kommissionen ikke informerede klageren ordentligt om arten af de 66 940,14 EUR, som den betalte [22]. Ombudsmanden mener imidlertid, at det ville have været rimeligt for klageren at spørge Kommissionen om årsagerne til denne betaling, før universitetet brugte pengene (ifølge klageren begyndte universitetet at bruge dette beløb i marts 2009, og det blev tilbagebetalt til Kommissionen i december 2009 [23]). I sidste ende er klageren og Kommissionen enige om, at tilskud kun bør anvendes til at dække projekter og ikke til at skabe en fortjeneste for støttemodtageren. Universitetet afsluttede projektet med de midler, som Kommissionen havde udbetalt inden den 1. december 2008.

78. Da klageren aldrig har stillet et sådant spørgsmål, kan Ombudsmanden ikke støtte sit erstatningskrav vedrørende hans påståede tab som følge af hans tvist med Kommissionen ("otte måneder svarende til institutionen og til at undersøge Kommissionens finansielle regler i stedet for at udføre videnskabeligt arbejde og skrive akademiske tekster, som han kunne tjene ekstra penge på eller ansøge om andre tilskud til.").

79. Ombudsmanden mener imidlertid, at Kommissionen i henhold til hans første og anden konstatering af fejl eller forsømmelser (punkt 59 og 70) bør give klageren og universitetet en oprigtig undskyldning.

80. Ombudsmanden bemærker i denne forbindelse, at Kommissionen undskyldte for sine forsinkelser i behandlingen af rapporterne. I sine bemærkninger accepterede klageren imidlertid ikke disse undskyldninger. Ombudsmanden forstår klagerens synspunkt.

81. For det første begik Kommissionen, ud over at give tilsyneladende urigtige oplysninger (som anført i punkt 79 ovenfor), en fejl, som førte til klagerens forståelige indignation. I den polske oversættelse af udtalelsen [24] fremsatte Kommissionen den forkerte erklæring, at " klageren har 63 836 EUR. 86 i hans besiddelse siden december 2008"(fremhævelse tilføjet). I den engelske udgave af udtalelsen lyder samme sætning imidlertid som følger: "klageren har haft 63 836,86 EUR i sin besiddelse siden december 2008" (fremhævelse tilføjet). Den besidderiske determiner "dens" antyder faktisk, at Kommissionen faktisk ønskede at henvise til universitetet. Det er imidlertid beklageligt, at Kommissionen ikke omhyggeligt har formuleret en så vigtig erklæring og heller ikke har kontrolleret sine egne oversættelser ordentligt.

82. I sine breve/e-mails til klageren, rektoren for universitetet og revisoren fremsatte Kommissionen ingen bemærkninger, der med rimelighed kan anses for at rejse tvivl om klagerens omdømme. Kommissionen syntes imidlertid at gøre dette i sin udtalelse i forbindelse med denne undersøgelse. Ombudsmanden mener, at Kommissionens bemærkninger om klagerens kendskab til de finansielle regler eller om hans evne til at forvalte midlerne var fuldstændig unødvendige og formålsløse.

83. I lyset af ovenstående vil Ombudsmanden udarbejde et udkast til henstilling nedenfor. Han bemærker, at klageren i sine bemærkninger insisterede på, at disse undskyldninger skulle være "officielle" og klart påpegede, at Kommissionen og ikke klageren var ansvarlig for forsinkelserne.

B. Påståede mangler ved onlinerapporteringssystemet SESAM

Argumenter forelagt Ombudsmanden

84. Klageren hævdede, at SESAM-systemet ikke giver en embedsmand med ansvar for et projekt mulighed for at indføre mindre ændringer i de rapporter, han/hun modtager. Han mente, at en sådan (god) praksis blev omgået af en navngiven tjenestemand i Kommissionen, som indførte en ændring i "Finansieringsfordelingsrapporten" uden for SESAM-systemet (i Excel-beregningsarket) for at vise betalingen af 66 940,14 EUR som "tredje forfinansiering" . Tjenestemanden anmodede ikke klageren (som projektkoordinator) om at indføre sådanne ændringer gennem SESAM. Klageren hævdede også, at et år efter at han havde indsendt rapport P3, sendte en anden ansvarlig embedsmand ham skabeloner til brug, som ikke fandtes i SESAM. Dette viste efter hans opfattelse, at der ikke var nogen faste standarder i SESAM. Systemets funktion afhang af viljen hos de tjenestemænd, der tilfældigvis beskæftigede sig med tilskuddet (der var ni tjenestemænd, der beskæftigede sig med projektet). Han henviste også til en række tekniske problemer, han stødte på, da han brugte SESAM (adgangskoden fungerede ikke, da han ønskede at sende rapport P1, den ansvarlige embedsmand var ikke i stand til at nulstille systemet, og han havde også problemer med at indsende rapport P3).

85. I sin udtalelse anførte Kommissionen, at rapporteringsreglerne og onlinerapporteringssystemet blev indført i begyndelsen af ^det sjette rammeprogram, og Kommissionen informerede alle koordinatorerne via direkte kontakter pr. e-mail og under møder om, hvordan de skulle rapportere om projektet. Disse regler blev også forklaret i de rapporteringsretningslinjer, der er tilgængelige online (Kommissionen gav det relevante link). Kommissionen fremførte, at systemet blev forbedret i løbet af rammeprogrammet for at gøre det mere brugervenligt og fjerne så mange mangler som muligt.

86. Det forhold, at SESAM-systemet ikke giver de projektansvarlige mulighed for at indføre mindre ændringer, er berettiget, fordi det udgør en beskyttelsesforanstaltning for støttemodtagerne. Alle ændringer skal foretages af koordinatorerne for at undgå, at Kommissionens tjenestemænd foretager ændringer på eget initiativ, eller for at undgå diskussion af, hvad der kan betragtes som en mindre ændring. Kommissionen anser dette for at være god praksis.

87. Klagerens argument om de projektansvarliges egen vurdering af rapporterne er ikke begrundet, fordi der findes standardvurderingsformularer i SESAM, og de projektansvarlige er uddannet i, hvordan man evaluerer projekternes resultater og gennemførelse i overensstemmelse med internt godkendte regler og procedurer.

Ombudsmandens vurdering

88. Med hensyn til klagerens argument om, at den navngivne tjenestemand indførte en relevant ændring uden for SESAM, beklager Ombudsmanden, at Kommissionen ikke tog stilling til dette påståede forhold i hverken sine skrivelser til klageren eller i sin udtalelse. I betragtning af at den påståede omstændighed vedrører Kommissionens adfærd, i forbindelse med hvilken det andet tilfælde af fejl eller forsømmelser blev konstateret, finder Ombudsmanden det imidlertid ikke nyttigt at behandle dette argument særskilt.

89. Med hensyn til klagerens resterende argumenter mener Ombudsmanden ikke, at klageren har påvist en alvorlig fejl i systemet. Klageren underrettede f.eks. den 10. juli 2007 Kommissionen om sine problemer, da han forsøgte at indsende rapport P3. Han kunne efterfølgende fremlægge denne rapport to dage senere, den 12. juli 2007.

90. Ombudsmanden konkluderer, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af den anden påstand.

C. Udkast til henstilling

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage fremsætter Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Europa-Kommissionen:

Kommissionen bør sende et brev til rektor for universitetet, hvori den bør undskylde over for klageren og universitetet for forsinkelserne, navnlig med hensyn til den forsinkede og "ubrugelige" tredje forfinansieringsbetaling. Det bør også anføres i dette brev, at klagerens arbejde som projektkoordinator ikke havde nogen som helst indvirkning på Kommissionens forsinkelser. Endelig bør den anerkende klagerens og universitetets arbejde for at være i stand til at gennemføre projektet med meget gode resultater ved hjælp af lavere EU-finansiering end oprindeligt planlagt.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Den Europæiske Ombudsmands statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse senest den 30. september 2011. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af udkastet til henstilling og en beskrivelse af, hvordan det er blevet gennemført.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 16. juni 2011

---

[1] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[2] Kontraktens artikel 6.1.b. ii, sidste punktum, bestemte: "Hvis mindre end 70 % af en forfinansiering er blevet anvendt ved udgangen af en rapporteringsperiode, og uanset Kommissionens godkendelse af de tilhørende rapporter, kan efterfølgende mellemliggende forfinansiering kun udbetales, hvis i) der er fremlagt en revisionsattest for den pågældende rapporteringsperiode eller ii) på grundlag af en supplerende periodisk forvaltningsrapport, jf. artikel II.7.2.b), som skal indsendes til Kommissionen, når ovennævnte udgiftssats er nået."

[3] I henhold til artikel II.7.3 og II.22 i kontraktens almindelige betingelser.

[4] I udtalelsen anførte Kommissionen, at den først havde underrettet klageren om tilbagesøgningspåbuddet den 9. juni 2009. Klageren anførte i sine bemærkninger, at dette ikke var tilfældet. Der er ingen kopi af et sådant brev i sagsakterne.

[5] Citat fra Kommissionens brev af 28. juli 2009.

[6] Ombudsmanden forstår, at udgifterne til revisionen blev medtaget i dette beløb. I den endelige rapport krævede universitetet 68 793,77 EUR.

[7] Det skal i denne forbindelse bemærkes, at kontraktens artikel 11 bestemmer: "Det er alene Retten i Første Instans eller De Europæiske Fællesskabers Domstol, alt efter omstændighederne i den konkrete sag, der har kompetence til at påkende eventuelle tvister mellem Fællesskabet og kontrahenten om gyldigheden, anvendelsen eller fortolkningen af denne kontrakt."

[8] Indholdet af disse skrivelser er sammenfattet i punkt 23, 25, 26, 28 og 29 ovenfor.

[9] Det skal bemærkes, at Kommissionen i henhold til kontraktens artikel 6, stk. 1, litra e), skulle have udbetalt den tredje forfinansiering 90 dage efter godkendelsen af den korrigerede rapport P3. Kontraktens artikel 6, stk. 1, litra e): "Hvis der ikke er behov for bemærkninger, ændringer eller væsentlige korrektioner af nogen af projektaktivitetsrapporterne eller -regnskaberne, eller hvis Kommissionen godkender rapporterne mere end 45 dage efter modtagelsen, foretager Kommissionen den relevante betaling senest 90 dage efter modtagelsen af projektaktivitetsrapporterne og de tilhørende regnskaber. Hvis Kommissionen inden for denne frist anmoder om væsentlige bemærkninger, ændringer, yderligere oplysninger eller justeringer, suspenderes forsinkelsen efter meddelelse fra Kommissionen. Resten af betalingsfristen på 90 dage begynder først igen, når kontrahenten har forelagt de krævede oplysninger."

[10] Dette citat er fra FP6 Guide to Financial Issues (side 82). Vejledningen findes på http://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf.

[11] Jf. fodnote 8.

[12] Artikel II.1.16 i kontraktens almindelige betingelser har følgende ordlyd: "Forfinansiering: enhver del af Fællesskabets finansielle bidrag, der udbetales forud for forelæggelsen af dokumentation for, at arbejdet er udført i en bestemt projektperiode, enten for at stille forskud til rådighed, således at arbejdet med projektet kan påbegyndes eller fortsættes i næste fase.

[13] Se fodnote 8.

[14] Kommissionen sendte en e-mail til klageren af 5. september 2008 (vedlagt klagen i bilag 8), hvori Kommissionens økonomidirektør anmodede klageren om yderligere oplysninger vedrørende revisionsattesten: "I. Revisionsattest. Ifølge kontrakttypen ... er de to referenceartikler [i kontraktens almindelige betingelser] ikke korrekte ... vi vil gerne modtage en underskrevet erklæring fra revisoren "D.P", hvori de blot bekræfter, at de overholder ovennævnte (korrekte) artikel med henvisning til den allerede fremlagte revisionsattest."

[15] Den eneste minimale forskel vedrørte den fjerde periode: de reviderede attesterede omkostninger på 68 932,22 EUR og den endelige rapport viste for denne periode et beløb på 68 793,77 EUR (bilag 12.1 til bemærkningerne). Fodnote 18 nedenfor (sidste punktum) kan også sammenlignes med Kommissionens erklæring, der er beskrevet i punkt 46 i dette udkast til henstilling.

[16] På side 12 i revisionserklæringen bekræftede revisoren (DP) i punkt (I), at projektet sluttede den 31. maj 2008, og at alle de foranstaltninger, der var fastsat i kontrakten, var blevet gennemført. På side 11 i henholdsvis punkt V.1, 4 og 5 attesterede hun, at universitetet mellem den 1. juni 2004 og den 31. maj 2008 i) modtog 202 401,46 EUR af "projektmidlerne", ii) universitetet brugte 201 898,18 EUR af "projektmidlerne" (eksklusive udgifterne til revisionen) og iii) universitetet skulle tilbagebetale 999,24 EUR til Kommissionen (eksklusive udgifterne til revisionen). Desuden bekræftede hun i punkt V.7 på side 11, at universitetet brugte 9217,63 EUR af sine egne midler på projektet. Endelig fremlagde hun på side 10 regnskaberne for projektomkostningerne fra den 1. juni 2004 til den 31. maj 2008. Omkostningerne blev skitseret i en tabel, der viser omkostningerne for hver rapporteringsperiode P1-P4 separat ("Rozliczenie kosztow projektu za okres od 01.06.2004 do 31.5.2008 r.") Omkostningerne til projektet "båret" af universitetet og attesteret af revisoren for periode 1 beløb sig til 47 110 EUR. for periode 2: 51 967,27 EUR for periode 3: 32 450,87 EUR og for periode P4: 68 932,22 EUR.

[17] Kontraktens artikel 6, stk. 1, litra e): "Hvis der ikke er behov for bemærkninger, ændringer eller væsentlige korrektioner af nogen af projektaktivitetsrapporterne eller -regnskaberne, eller hvis Kommissionen godkender rapporterne mere end 45 dage efter modtagelsen, foretager Kommissionen den relevante betaling senest 90 dage efter modtagelsen af projektaktivitetsrapporterne og de tilhørende regnskaber. Hvis Kommissionen inden for denne frist anmoder om væsentlige bemærkninger, ændringer, yderligere oplysninger eller justeringer, suspenderes forsinkelsen efter meddelelse fra Kommissionen. Resten af betalingsfristen på 90 dage begynder først igen, når kontrahenten har forelagt de krævede oplysninger."

[18] Se Kommissionens brev af 3. december 2007 til koordinatorerne for Marie Curie-værtsstipendier.

[19] Se fodnote 19.

[20] Artikel II.5.5 i de almindelige betingelser for kontrakten og artikel 8 i kontrakten.

[21] I sine bemærkninger anførte klageren, at det polske finansministerium i 2005 tildelte universitetsmidler til den samme forskning, som var omfattet af projektet (585 000 PLN).

[22] Jf. præmis 40 ovenfor.

[23] Ombudsmanden bemærker med bekymring, at Kommissionen ikke underrettede ham i sin udtalelse om, at universitetet allerede havde tilbagebetalt indtægtsordren. Ifølge klagerens bemærkninger efterkom universitetet den 9. december 2009 indtægtsordren og tilbagebetalte det skyldige beløb til Kommissionen i to faste beløb: 55 307,33 EUR og derefter 9 025,49 EUR.

[24] I overensstemmelse med Ombudsmandens praksis blev kun den polske udgave af udtalelsen sendt til klageren.