Strasbourg, den 12. februar 2021

Klage 274/2021/TE

Sagens genstand: Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende en rapport om Schrems II-dommen

Kære Christine Candellier

Ombudsmanden har modtaget en klage fra X mod Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS). Hun har bedt mig om at behandle sagen på hendes vegne.

Klageren anmodede EDPS om adgang til:

a) kortlægningen af, hvilke igangværende kontrakter, udbudsprocedurer og andre former for samarbejde der indebærer videregivelse af oplysninger, som EDPS selv har foretaget inden for rammerne af sin »strategi for Unionens institutioner, kontorer, organer og agenturer med henblik på overholdelse af Schrems II-dommen«^[1]

b) en kopi af enhver vurdering af privatlivets fred, herunder konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse, som EDPS har foretaget med henblik på EDPS' anvendelse af følgende værktøjer: Microsoft Office365, Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Skype.

EDPS afslog at give aktindsigt med den begrundelse, at de ønskede dokumenter er en integreret og uadskillelig del af en større igangværende beslutningsproces, og at afsløring af dokumenterne på nuværende tidspunkt i alvorlig grad ville undergrave tilliden og samarbejdsånden mellem EU-institutionerne og bringe resultatet af processen i fare. EDPS bemærkede endvidere, at den ikke kan bekræfte eksistensen eller antallet af andre dokumenter ud over en rapport om kortlægningen, der kan falde ind under anmodningens anvendelsesområde, "da de er en del af igangværende procedurer, og deres status eller nummer derfor stadig er under behandling".

Vi har besluttet at indlede en undersøgelse af klagen over EDPS' afgørelse om at give afslag på aktindsigt i rapporten om kortlægningen i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og dens holdning om, at den ikke kan bekræfte eksistensen eller antallet af andre dokumenter, der kan være omfattet af anmodningen.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter, at begæringer om aktindsigt skal behandles omgående. Det er i overensstemmelse med dette princip, at Ombudsmanden også søger at behandle sager som denne så hurtigt som muligt.

Som et første skridt finder jeg det nødvendigt at gennemgå de omtvistede dokumenter i klagerens anmodning. Jeg ville derfor være taknemmelig, hvis EDPS kunne sende os en kopi af rapporten om den kortlægning, som den har foretaget, helst i elektronisk format (via krypteret e-mail ^[2]), senest fredag den 19. februar 2021.

De dokumenter, der er genstand for anmodningen om aktindsigt, vil blive behandlet fortroligt sammen med alt andet materiale, som EDPS vælger at dele med os, og som den markerer som fortroligt. Dokumenter af denne art vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolige status og vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

EDPS' holdning fremgår af dens genfremsatte svar af 8. februar 2021. Hvis EDPS imidlertid ønsker at fremsætte yderligere synspunkter, som Den Europæiske Ombudsmand skal tage hensyn til i forbindelse med denne undersøgelse, vil jeg være taknemmelig, hvis de kan fremsendes til mig senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af dette brev, dvs. den 5. marts 2021.

Desuden mener vi, at det ville være nyttigt at planlægge et møde mellem EDPS og Ombudsmandens undersøgelseshold, hvor vi kan drøfte denne sag. De bedes tage kontakt til min kollega Tanja Ehnert for at arrangere detaljerne i dette møde, der ideelt set skal finde sted inden den 26. februar 2021.

Din oprigtige,

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

[1] https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/2020-10-29_edps_strategy_schremsii_en_0.pdf

[2] Krypterede e-mails kan sendes til Gaël Lambert, IT-medarbejder ved Den Europæiske Ombudsmand