Baggrunden for klagen

1. Sagen vedrørte Eurojusts politik for godtgørelse af rejseudgifter for ansøgere, der blev indkaldt til en samtale.

2. Den 12. juni 2015 blev klageren, en EU-borger med bopæl i Uganda, indbudt til at deltage i et interview med Eurojust i Haag den 6. juli 2015.

3. Klageren kontaktede Eurojust og forhørte sig om sin rejse.

4. Den 15. juni 2015 meddelte Eurojust klageren, at han frit kunne træffe passende rejsearrangementer, men mindede ham om, at loftet for rejseudgifter for en flyvning fra Uganda var på 500 EUR.

5. Den 23. juni 2015 kontaktede klageren Eurojust og hævdede, at dets refusionspolitik var urimelig og diskriminerende over for EU-kandidater med bopæl uden for EU. Han bemærkede, at flyvninger fra lande uden for EU ikke fik fuld refusion, mens flyvninger fra lande inden for EU fik fuld refusion. Han hævdede også, at det naturligvis er dyrere at rejse fra lande uden for EU.

6. Samme dag bekræftede Eurojust, at loftet på 500 EUR var i overensstemmelse med dets godtgørelsespolitik, og at det skulle overholde dette loft.

7. Den 23. juni 2015 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsen

8. Den 20. juli 2015 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af følgende påstand og krav:

Påstand:

Eurojusts refusionspolitik er uretfærdig og diskriminerende over for EU-borgere, der bor uden for EU.

Til støtte for denne påstand påpegede klageren, at loftet for godtgørelse af rejseudgifter var fastsat til 700 EUR for rejser fra Tjekkiet og Danmark, 900 EUR fra Tyskland (Dresden, Erfurt og Leipzig) og 1500 EUR for franske oversøiske departementer og territorier. Loftet blev derimod fastsat til 500 EUR for rejser fra Australien eller i hans tilfælde fra Uganda. Ifølge klageren var dette urimeligt og kunne ikke begrundes objektivt.

Påstand:

Eurojust bør revidere sin godtgørelsespolitik a) for at imødegå uretfærdigheden og forskelsbehandlingen af EU-borgere med bopæl uden for EU og b) om muligt i god tid for at give klageren en rimelig godtgørelse for at deltage i en samtale med Eurojust.

9. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Eurojusts udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på Eurojusts udtalelse. Ombudsmanden har i forbindelse med undersøgelsen taget hensyn til parternes argumenter og udtalelser.

Påstand om, at Eurojusts refusionspolitik over for EU-borgere med bopæl uden for EU er urimelig og diskriminerende, og de dermed forbundne krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

10. I sin udtalelse anførte Eurojust, at det nu havde revideret sin politik efter Ombudsmandens skrivelse om indledning af en undersøgelse af klagen. Som følge heraf vil det højeste generelle flyveloft, der gælder for flyvninger fra EU-medlemsstater, nu gælde for flyvninger fra lande uden for EU.

11. Med hensyn til klagerens anden påstand om, at dens politik bør revideres rettidigt for at godtgøre ham for deltagelse i en samtale med Eurojust, anførte Eurojust, at da klageren besluttede ikke at deltage i samtalen, var der ingen omkostninger, der skulle godtgøres.

12. I sine bemærkninger hævdede klageren, at selv om den nye refusionspolitik var et skridt i den rigtige retning, ville det nye loft stadig ikke være tilstrækkeligt til at dække rejseomkostningerne for en række lande uden for EU.

13. Med hensyn til hans anmodning om godtgørelse anførte klageren, at han kun afslog at deltage i samtalen, fordi godtgørelsen af hans rejseudgifter ikke ville have dækket hans rejseudgifter. Han hævdede, at han gik glip af jobsamtalen på grund af Eurojusts forsinkede svar på hans krav. Klageren vedlagde i den forbindelse sin e-mail af 9. november 2015, hvori han anerkendte ændringen i Eurojusts godtgørelsespolitik og fremførte, at Eurojust stadig burde give ham mulighed for at blive afhørt på en alternativ dato for at give ham mulighed for at blive opført på reservelisten.

14. I sit svar af 1. december 2015 bemærkede Eurojust, at det allerede havde anmodet klageren om senest den 1. juli 2015 at bekræfte, om han ville deltage i det interview, der var berammet til den 6. juli 2015. Som svar herpå havde klageren blot spurgt, om godtgørelsesloftet ville blive hævet, hvis han skulle rejse via Sverige, hvor han kunne være på grund af en anden mulig samtale i slutningen af juli. Eurojust svarede, at det mente, at klageren klart havde angivet, at han ikke havde til hensigt at deltage i samtalefasen i den pågældende ansættelsesprocedure. Eurojust meddelte klageren, at der i mellemtiden allerede var blevet udarbejdet en reserveliste, og at udvælgelsesproceduren var afsluttet og implicit afslog klagerens anmodning.

Ombudsmandens vurdering

15. Med hensyn til påstanden bemærker Ombudsmanden, at Eurojust nu har revideret sin refusionspolitik. Det nye højeste gældende loft på 750 EUR [1] for flyvninger fra EU-medlemsstater gælder nu også for flyvninger fra lande uden for EU [2]. Ombudsmanden er af den opfattelse, at den nye politik er rimelig. Hun understreger, at begrebet omkostningsloft også indebærer, at rejser inden for EU under visse omstændigheder ikke vil blive godtgjort fuldt ud, selv om det anvendte loft er det maksimale beløb på 750 EUR. Eurojust afgjorde derfor klagerens påstand og første påstand.

16. Med hensyn til klagerens anden påstand om, at han skulle have godtgjort udgifterne til samtalen den 6. juli 2015, opdagede Ombudsmanden først på grundlag af Eurojusts udtalelse, at klageren faktisk ikke var til stede under samtalen. Som følge heraf er dette aspekt af klagerens påstand nu uden genstand.

17. Ombudsmanden bemærker også, at Eurojust den 30. juni 2015 anmodede klageren om senest den 1. juli 2015 at bekræfte, om han agtede at deltage i samtalen den 6. juli 2015. Den 1. juli 2015 oplyste klageren, at han muligvis ville være i Sverige til endnu en samtale i slutningen af juli, og spurgte, om godtgørelsesloftet for rejser fra Sverige kunne finde anvendelse på ham. Klageren anfører, at han implicit anmodede om at blive interviewet i slutningen af juli. Ombudsmanden mener, at det af høflighedshensyn ville have været ønskeligt, hvis Eurojust havde besvaret dette spørgsmål. Når det er sagt, var Eurojust i betragtning af de ord, som klageren brugte, berettiget til at mene, at klageren ikke havde til hensigt at deltage i det interview, der var planlagt til den 6. juli. Eurojust handlede således inden for rimelighedens grænser.

18. Under undersøgelsen fremsatte klageren en ny påstand, nemlig at Eurojust skulle indbyde ham til en samtale på en alternativ dato, der ville gøre det muligt for ham at drage fordel af den nye reviderede refusionspolitik. Ombudsmanden bemærker, at den pågældende reserveliste allerede er blevet udarbejdet. Der kan således ikke gennemføres nogen samtale nu. Der er således ingen grund til at udvide undersøgelsen til at omfatte denne nye påstand.

19. I lyset af disse overvejelser afslutter Ombudsmanden sagen med en konstatering af, at Eurojust har truffet passende foranstaltninger til at bilægge sagen.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Eurojust har truffet passende foranstaltninger til at bilægge klagerens påstand og første påstand.

Der foreligger ikke fejl eller forsømmelser i forbindelse med resten af klagen.

Klageren og Eurojust vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 12. juli 2016

[1] Bilag - "Loft over flyudgifter for ansøgere, der rejser til Eurojust".

[2] Artikel 3 i afgørelse om godtgørelse af rejseudgifter for personer, der indbydes til en ansættelsessamtale i Eurojust, AD 2015-22, Haag, den 29. oktober 2015.