Baggrunden for klagen

1. Klageren arbejdede for Frontex som midlertidigt ansat. I februar 2009 indgav han en klage over chikane til den administrerende direktør og den viceadministrerende direktør for Frontex. I sin klage, som han indgav "på grundlag af vedtægtens artikel 90", gjorde han gældende, at han havde været udsat for chikane fra en af sine overordnede, som havde skadet hans helbred. Han udtrykte ønske om, at hans klage "behandles korrekt" med "høj fortrolighed og hurtigst muligt i denne uformelle procedure".

2. Ved udgangen af 2010 blev klageren underrettet om, at hans kontrakt ikke ville blive fornyet. Klageren anmodede Frontex om at genoverveje sin afgørelse. I april 2011 stadfæstede Frontex sin afgørelse om ikke at forlænge hans kontrakt. I september 2011 indgav klageren en klage over denne afgørelse i overensstemmelse med personalevedtægtens artikel 90, stk. 2. I sin klage nævnte klageren bl.a. den chikane, han mente at have været udsat for, og de helbredsproblemer, der var opstået som følge heraf. Klageren kritiserede Frontex for endnu ikke at have behandlet disse spørgsmål.

3. I sin afgørelse fra januar 2012 om afslag på hans klage over den manglende forlængelse af hans kontrakt afviste Frontex klagerens påstand om, at den ikke havde besvaret hans tidligere klage over chikane. Klageren var utilfreds med Frontex' holdning og henvendte sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

4. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af påstanden om, at Frontex ikke havde undersøgt og behandlet klagerens påstand om chikane korrekt. Ombudsmandens undersøgelse omfattede klagerens påstande om, at Frontex i) burde undersøge og behandle klagerens påstand korrekt og ii) yde klageren økonomisk kompensation for den påståede chikane.

5. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Frontex' udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på Frontex' udtalelse. Ombudsmanden har i forbindelse med undersøgelsen taget hensyn til parternes argumenter og udtalelser. I løbet af undersøgelsen meddelte Ombudsmanden også Frontex, at hun fandt det nødvendigt at undersøge dets sagsakter i sagen. Frontex svarede, at der ikke fandtes en sådan sag. Den fremsendte imidlertid kopier af en række e-mails, som den havde udvekslet med klageren vedrørende dette spørgsmål.

Frontex' påståede undladelse af at foretage en grundig undersøgelse af klagerens påstand om chikane

Argumenter forelagt Ombudsmanden

6. Klageren mente ikke, at Frontex havde behandlet hans påstand om chikane korrekt. I modsætning til Frontex' erklæring om, at det havde afholdt flere møder med ham, sagde klageren, at han kun var blevet inviteret én gang til at fremlægge sin sag for den administrerende direktør, og at intet ændrede sig efter dette møde. Efter hans opfattelse var det klart, at Frontex ikke formåede at finde en acceptabel løsning.

7. Frontex anførte i sin udtalelse, at klageren havde anmodet om, at hans klage blev behandlet uformelt og fortroligt. Klageren indgav aldrig en formel klage, og der blev derfor aldrig indledt nogen sag i denne henseende. Ikke desto mindre havde den administrerende direktør flere bilaterale møder med klageren og med den påståede chikanør for at drøfte det vanskelige forhold mellem de to. Klageren havde på daværende tidspunkt selv anset dette for at være en positiv reaktion fra Frontex' øverste ledelse. Det forhold, at klageren på dette tidspunkt ikke indgav en formel klage over spørgsmålet, tydede på, at tvisten var blevet afgjort.

8. I sine bemærkninger påpegede klageren, at der ikke var blevet afholdt et afbødende møde, og at der ikke var blevet aftalt nogen foranstaltninger, som ville have behandlet hans klage over chikane. Han havde anmodet om streng fortrolighed for at undgå, at alle i Frontex blev opmærksomme på situationen. Klageren anførte, at han aldrig havde haft til hensigt at antyde, at der ikke var behov for at undersøge eller behandle hans klage. Han tilføjede, at fortrolige oplysninger også bør registreres korrekt.

Ombudsmandens vurdering

9. Denne undersøgelse er begrænset til at undersøge, hvordan Frontex reagerede på påstanden om chikane. Den søger ikke at fastslå, om klageren har været udsat for chikane.

10. Ombudsmanden mener, at chikane på arbejdspladsen er et meget alvorligt problem. EU-institutionerne (samt organer, kontorer og agenturer) bør seriøst overveje sådanne påstande fremsat af medlemmer af deres personale og tage passende skridt til at undersøge påstandene. Som hovedregel og for at respektere de involveredes rettigheder bør EU-institutionerne sørge for at dokumentere påstande og opfølgende foranstaltninger korrekt.

11. I dette tilfælde anførte Frontex, at det havde afholdt flere møder for at behandle klagerens påstand om chikane, og at disse møder resulterede i et tilfredsstillende resultat. Klageren er ikke enig. Ombudsmanden bemærker, at den eneste ubestridte kendsgerning i sagen synes at være, at Frontex afholdt et møde med klageren om sagen. Frontex hævdede, at årsagen til manglen på behørig dokumentation i denne sag var, at klageren udtrykkeligt havde anmodet om en "uformel procedure" med "høj fortrolighed" .

12. Ombudsmanden er af den opfattelse, at det er rimeligt og i mange tilfælde mere hensigtsmæssigt at begynde at håndtere vanskelige interpersonelle relationer på arbejdspladsen på en uformel måde, f.eks. gennem uformelle møder med de berørte personer. Der kan være meningsforskelle, argumenter og andre ubehagelige situationer på arbejdspladsen, som, selv om de er stressende for de berørte personer, ikke udgør chikane, og som kan løses gennem en ordentlig dialog. Det er imidlertid meget vigtigt, at den pågældende EU-institution søger at få samtykke fra den person, der har rejst spørgsmålet om chikane, til den tilgang, den foreslår. Under alle omstændigheder er det klart tilrådeligt for den pågældende EU-institution at dokumentere, hvad der er aftalt med den relevante ansatte med hensyn til, hvordan spørgsmålet skal behandles.

13. I dette tilfælde mener Ombudsmanden, at det var rimeligt, at Frontex opfattede klagerens oprindelige klage som en anmodning om, at sagen blev behandlet uformelt og dermed uden for den formelle klageprocedure, i det mindste som et udgangspunkt. Da klagen imidlertid blev indgivet skriftligt "på grundlag af artikel 90 i personalevedtægten", ville det have været tilrådeligt, at Frontex specifikt havde præciseret over for klageren, at han var enig i den foreslåede uformelle tilgang. Desuden ville det have været tilrådeligt for Frontex at have udarbejdet et skriftligt referat af klagerens accept af denne tilgang.

14. Klageren hævder, at han hverken var tilfreds med svaret fra den øverste ledelse eller med resultatet af den uformelle procedure. Han synes imidlertid ikke at have meddelt sin utilfredshed til Frontex på det relevante tidspunkt, f.eks. ved at anmode om, at der indledes en formel undersøgelse af chikane. Ombudsmanden mener, at manglen på yderligere foranstaltninger fra klagerens side på tidspunktet for hans første klage med rimelighed kunne have fået Frontex til at tro, at han var tilfreds med behandlingen og resultatet af hans klage over chikane. Først 19 måneder senere gav klageren i forbindelse med sin klage over Frontex' beslutning om ikke at forlænge sin kontrakt udtryk for sin utilfredshed med den måde, hvorpå Frontex havde behandlet hans klage over chikane.

14. Det forhold, at Frontex ikke i tilstrækkelig grad registrerede og dokumenterede den måde, hvorpå det behandlede klagerens klage, understreger en systemisk mangel, der er i strid med, hvad der kan betragtes som god praksis. For at afhjælpe denne mangel i sine procedurer kontaktede Ombudsmanden Frontex og anmodede det om at forbedre den procedure, der skal følges i sager om chikane. Frontex samarbejdede fuldt ud med sit kontor i denne henseende. Den skitserede den procedure, den agtede at vedtage i sådanne tilfælde, og forpligtede sig til at følge denne procedure. Denne procedure er beskrevet i bilaget til denne afgørelse. Ombudsmanden mener, at Frontex ved at vedtage denne procedure i tilstrækkelig grad har afhjulpet den systemiske mangel, der blev konstateret i løbet af den foreliggende sag.

15. På baggrund af ovenstående betragtninger konkluderer Ombudsmanden, at det ikke ville være rimeligt at kritisere Frontex for ikke at have behandlet klagerens klage over chikane korrekt. Ombudsmanden konkluderer endvidere, at Frontex på tilfredsstillende vis har afhjulpet den systemiske mangel, der er fremhævet i den foreliggende sag, dvs. at Frontex ikke har dokumenteret de foranstaltninger, som det har truffet, på en passende måde. Da Frontex er parat til at forbedre sine relevante procedurer i denne henseende, er der ikke tilstrækkeligt grundlag for yderligere undersøgelser af den foreliggende sag. Klagerens påstand og de dermed forbundne påstande kan derfor ikke godtages. Hvis klageren mener, at der er grund til, at Frontex genovervejer sagen, bør han forelægge disse grunde for Frontex.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

I forbindelse med denne undersøgelse reviderede Frontex sine procedurer for behandling af personaleklager og forpligtede sig til at overholde dem i lignende sager i fremtiden. Frontex har dermed på tilfredsstillende vis behandlet det systemiske problem, der er fremhævet i den foreliggende sag.

Klageren og Frontex vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 2. september 2015

BILAG: Klageprocedurer, som Frontex skal følge, når det behandler personaleklager, herunder sager om påstået chikane

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse reviderede Frontex sin praksis i sager svarende til den nuværende i fremtiden som følger:

1. En klage fra en ansat kan være en formel klage (dvs. klart i henhold til personalevedtægtens artikel 90) eller en uformel klage (f.eks. fordi den udtrykkeligt er markeret som uformel).

2. Hvis en klage synes at være uformel, anmoder agenturet den pågældende ansatte skriftligt eller på et møde om at bekræfte, at han/hun ønsker, at spørgsmålet behandles uformelt, dvs. uden for de formelle klageprocedurer.

3. Hvis klagen er uformel, afholdes der et møde mellem den ansatte og Frontex. Efter dette møde vil agenturet udarbejde et kort notat med de vigtigste punkter og resultater fra mødet. Notatet vil blive sendt til den ansatte med en opfordring til at fremsætte eventuelle bemærkninger og underskrive det. Notatet vil blive registreret korrekt.

4. Efter mødet i form af en uformel klage underrettes den ansatte, hvis sagen ikke løses, om, at han eller hun vil indgive en formel klage, hvis han eller hun ønsker at forfølge sagen.

5. I tilfælde af en formel klage kan der afholdes et møde mellem Frontex og den pågældende ansatte. Hvis der afholdes et sådant møde, og hvis sagen løses, afslutter Frontex sagen. Hvis sagen ikke løses, fortsætter Frontex den formelle procedure.