Baggrunden for klagen

1. Klageren er en polsk miljølandbruger og ejer af skove, hvorigennem der løber mange vandløb. I 2012 indgav han en traktatbrudsklage mod Polen til Europa-Kommissionen. Han hævdede, at de polske myndigheder ikke overholder de relevante retlige bestemmelser om det operationelle program »Infrastruktur og miljø« for Polen i henhold til forordning 1083/2006 [1], som finansieres af EU's Samhørighedsfond. Som følge af klagerens traktatbrudsklager indledte Kommissionen i 2013 to separate EU Pilot-sager mod Polen: Det første blev behandlet af Generaldirektoratet for Landbrug og Udvikling af Landdistrikter ("GD AGRI") og det andet af Generaldirektoratet for Regionalpolitik og Bypolitik ("GD REGIO").

2. I slutningen af marts 2014 indgav klageren i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001 en anmodning til Kommissionen om aktindsigt i sine dokumenter og i sin korrespondance med de polske myndigheder vedrørende de nævnte EU Pilot-sager. Anmodningen var affattet på polsk, klagerens modersmål, og det eneste sprog, han behersker godt. Hans anmodning blev registreret af Kommissionen og skulle dels behandles af GD AGRI, dels af GD REGIO.

3. Den 15. april 2014 meddelte GD AGRI klageren, at den fastsatte frist for besvarelse af begæringen om aktindsigt ikke kunne overholdes. Kommissionen forklarede på polsk, at fristen blev forlænget på grund af behovet for at høre Kommissionens forskellige tjenestegrene for at indsamle alle de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Den 16. april 2014 kontaktede GD REGIO klageren for at underrette ham om en ny forlænget frist. Kommissionens skrivelse var ufuldstændig og indeholdt ingen begrundelse for forlængelsen.

4. Den 25. april 2014 sendte GD AGRI klageren sin afgørelse på engelsk og afslog at give aktindsigt i de ønskede dokumenter. Kommissionen vedlagde en liste over dokumenter, der var omfattet af anmodningen, og som GD AGRI var i besiddelse af, og som kun bestod af to punkter. Kommissionen afslog at give aktindsigt i begge dokumenter på grundlag af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, tredje led, i forordning 1049/2001. Den fandt, at deres fremlæggelse ville være til skade for beskyttelsen af den igangværende første EU Pilot-undersøgelse ", da klagerens svar på Kommissionens skrivelse om foreløbig afslutning stadig undersøges af Kommissionens tjenestegrene. Udbredelse af de pågældende dokumenter på nuværende tidspunkt ville påvirke klimaet af gensidig tillid mellem medlemsstatens myndigheder og Kommissionen, som er nødvendig for at sætte dem i stand til at løse sagen uden at skulle indbringe den for Domstolen."GD AGRI forklarede, at delvis aktindsigt ikke var mulig, fordi disse dokumenter fuldt ud var omfattet af undtagelsen. Offentlighedens interesse i offentliggørelse blev ikke anset for at opveje den skade, som offentliggørelse ville påføre klimaet af gensidig tillid mellem de polske myndigheder og Kommissionen i forbindelse med udveksling af oplysninger og problemløsning. GD AGRI meddelte også klageren, at han havde ret til at indgive en genfremsat begæring til generalsekretæren "inden for 15 arbejdsdage efter modtagelsen af dette brev" og oplyste sin adresse. I den sidste sætning i dette brev blev det anført, at "den polske udgave af dette brev vil blive sendt til [klageren], så snart oversættelsen er klar".

5. Den 7. maj 2014 modtog klageren det fuldstændige forhandlingsreferat til polsk af ovennævnte dokument. Den indeholdt nøjagtig den samme henvisning til fristen på 15 dage for indgivelse af en genfremsat begæring og indeholdt sætningen om, at oversættelsen til polsk ville følge. Som følge heraf var klageren fuldstændig forvirret over den gældende frist for indgivelse af en genfremsat begæring.

6. Den 14. maj 2014 skrev GD REGIO til klageren på polsk. Den forklarede, at Kommissionen skulle høre de polske myndigheder, inden den videregav de ønskede dokumenter i forbindelse med den anden EU-pilotprojektprocedure, og at den stadig afventede deres svar. Den tilføjede, at "[i] tilfælde af manglende svar inden for en rimelig frist vil GD Regio fremlægge disse dokumenter, som Kommissionen i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001 ville være i stand til at fremlægge." Klageren forstod ikke, hvorfor Kommissionen forlængede fristen for at besvare hans begæring om aktindsigt to gange. Det var heller ikke klart for ham, hvornår han kunne genfremsætte begæringen i tilfælde af, at Kommissionen ikke udleverede de ønskede dokumenter, eftersom Kommissionen anvendte udtrykket "rimelig frist".

7. Helt forvirret henvendte klageren sig den 22. maj 2014 til Den Europæiske Ombudsmand. Den 3. juni 2014 modtog han endnu en følgeskrivelse affattet på polsk fra Kommissionens Generalsekretariat. Den vedrørte en genfremsat begæring fra klageren vedrørende dokumenter vedrørende den første EU Pilot, men henviste fejlagtigt til datoen for denne begæring (13. april i stedet for 13. maj). Kommissionen forlængede endnu en gang fristen. GD REGIO gav aktindsigt i de ønskede dokumenter vedrørende den anden EU Pilot-sag den 6. juni 2014, mens Kommissionens generalsekretariat opretholdt GD AGRI's afslag på aktindsigt i dokumenterne vedrørende den første EU Pilot-sag den 26. juni 2014.

Undersøgelsen

8. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende påstand og påstand:

1) Kommissionen har behandlet klagerens oprindelige begæringer om aktindsigt forkert. Som følge heraf vildledte det ham og efterlod ham i usikkerhed med hensyn til situationen for hans ansøgning.

2) Kommissionen bør i) undskylde, at den har behandlet klagerens oprindelige ansøgning forkert, ii) træffe interne foranstaltninger for at forhindre gentagelse af en sådan fejlbehandling af ansøgninger og iii) give aktindsigt i de ønskede dokumenter.

9. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Kommissionens udtalelse om klagen og opfordrede efterfølgende klageren til at fremsætte bemærkninger til Kommissionens udtalelse. Klageren benyttede sig imidlertid ikke af denne mulighed. Desuden foretog Ombudsmandens tjenestegrene en undersøgelse af Kommissionens sagsakter vedrørende denne sag. Ombudsmanden har i forbindelse med undersøgelsen taget hensyn til parternes argumenter og udtalelser.

Påstand om, at Kommissionen har behandlet klagerens oprindelige begæringer om aktindsigt forkert og dermed vildledt ham og efterladt ham i usikkerhed med hensyn til situationen med hensyn til hans begæring og relaterede påstande

Argumenter forelagt Ombudsmanden

10. På grundlag af de dokumenter, som klageren havde fremlagt, identificerede Ombudsmanden følgende argumenter til støtte for påstanden.

1) Kommissionen har udvist forsømmelighed:

Med hensyn til anmodningen om aktindsigt i den første EU Pilot-sag i) kontrollerede GD AGRI ikke indholdet af den polske oversættelse af 7. maj 2014, hvor den sidste sætning ikke gav mening, ii) GD AGRI fastsatte i sit brev af 25. april, der var affattet på engelsk, en frist på 15 dage for indgivelse af den genfremsatte begæring. Fristen begyndte at løbe fra datoen for dette brev, selv om det var klart, at klageren ikke forstår engelsk (brevet blev sendt til oversættelse). iii) Generalsekretariatet anførte i sin skrivelse af 3. juni, at det besvarede klagerens genfremsatte begæring af 13. april, mens det først var den 15. april, at klageren modtog et svar på sin oprindelige begæring.

Med hensyn til anmodningen om aktindsigt i den anden EU Pilot-sag var i) den vigtigste sætning i GD REGIO's skrivelse af 16. april, dvs. den sætning, der forklarede årsagen til forsinkelsen, ufuldstændig, ii) GD REGIO anvendte i sit yderligere brev af 14. maj udtrykket "rimelig frist" til at angive, hvornår det ville besvare klagerens oprindelige anmodning. Dette udtryk har ingen betydning for borgerne under de givne omstændigheder.

2) Kommissionen har ikke på overbevisende måde begrundet de forlængede frister: GD AGRI anførte i sit brev af 15. april, at det havde brug for yderligere 15 dage, fordi de pågældende dokumenter var i forskellige tjenestegrenes besiddelse, mens der ifølge den "liste", der var vedlagt dets yderligere brev af 25. april, kun var tale om to dokumenter, som det samme GD var i besiddelse af. Under alle omstændigheder giver forordning 1049/2001 (artikel 7, stk. 3) kun mulighed for en forlængelse på 15 dage og kun "i tilfælde af en begæring vedrørende et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter". Det fremgik ikke, at denne undtagelse fandt anvendelse på denne sag, i det mindste for så vidt angår de dokumenter, som GD AGRI var i besiddelse af.

11. I sin udtalelse undskyldte Kommissionen, at i) den ikke havde slettet den sidste sætning "Den polske udgave af dette brev vil blive sendt til Dem, så snart oversættelsen er klar"i det oversatte polske brev, ii) den ukorrekte dato, der var angivet i skrivelsen af 3. juni 2014 iii) den ufuldstændige begrundelse for forlængelsen af fristen i brevet af 16. april 2014. Kommissionen noterede sig også bemærkningen om, at udtrykket "rimelig frist" ikke har nogen merværdi for borgerne i sager om aktindsigt, og erklærede, at den vil undgå at anvende sådanne upræcise udtryk i fremtiden. Den forpligtede sig til at revidere standardbrevskabelonen, inden den engelske eller franske udgave blev sendt til oversættelse, for at undgå lignende situationer i fremtiden. Kommissionen tilføjede, at den også vil medtage en sætning i de oprindelige svar, hvori det præciseres, at fristen for indgivelse af den genfremsatte begæring begynder at løbe fra den dato, hvor ansøgeren modtager skrivelsen på det sprog, som begæringen er affattet på. Kommissionen bemærkede imidlertid, at "den ikke kan acceptere påstanden om, at den har behandlet klagerens anmodninger forkert. Dens tjenestegrene havde hverken til hensigt eller formål at vildlede klageren og handlede altid i god tro for at give et rettidigt og sammenhængende svar."

12. Endelig forklarede Kommissionen, at når den i sit bedriftssvar af 15. april 2014 henviste til høringen af andre tjenestegrene, betød det høringen mellem GD REGIO og GD AGRI. Begge disse tjenester var berørt af klagerens anmodninger om aktindsigt, og disse anmodninger var indbyrdes forbundne. Konsultationen mellem dem var således nødvendig for at sikre en ensartet tilgang til lignende anmodninger. Kommissionen gjorde gældende, at den frist, der er fastsat i artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, undtagelsesvis kan forlænges, ikke kun i tilfælde af et stort antal dokumenter, som er nævnt som et eksempel i artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, men også når en begæring vedrører igangværende traktatbrudssager, der behandles af forskellige tjenestegrene, og en høring er nødvendig, som det skete i denne sag.

13. Kommissionen påpegede også, at undersøgelsen af den første EU Pilot i mellemtiden var afsluttet, og at årsagerne til at tilbageholde de dokumenter, der var blevet påberåbt i dens tidligere korrespondance med klageren, derfor ikke længere var til stede. Den 12. august 2014 gav Kommissionen derfor klageren aktindsigt i de ønskede sagsakter.

Ombudsmandens vurdering

14. Ombudsmanden glæder sig over, at klageren i sidste ende fik aktindsigt i de ønskede dokumenter. Ved gennemgangen af de relevante dokumenter finder hun ikke fejl i Kommissionens materielle vurdering af klagerens anmodning: begrundelsen for det oprindelige afslag var i overensstemmelse med den relevante retspraksis [2].

15. Ombudsmanden påskønner ligeledes, at Kommissionen forpligtede sig til at revidere standardskabelonen for breve og oversættelsesudkast, præcisere de gældende frister og sikre, at al korrespondance er affattet på en læservenlig måde, og at der ikke er nogen forglemmelser i brevteksten for at undgå lignende problemer i fremtiden. I den forbindelse vil hun komme med en yderligere bemærkning nedenfor.

16. Med hensyn til påstanden om, at Kommissionen burde undskylde, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen undskyldte for nogle af manglerne i behandlingen af klagerens anmodninger, som hun havde identificeret i sit brev om indledning af undersøgelsen. Samtidig fremførte Kommissionen imidlertid, at den ikke kunne acceptere klagerens bebrejdelse om, at den havde behandlet hans anmodninger forkert. I denne forbindelse hævdede Kommissionen, at den altid havde handlet i god tro, og at den aldrig havde haft til hensigt at vildlede klageren.

17. Kommissionens tilgang synes at være baseret på den antagelse, at fejl eller forsømmelser indebærer, at den pågældende institution har handlet forsætligt. Dette er imidlertid ikke tilfældet. Det er tilstrækkeligt, at en institution ikke har handlet i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik. I dette tilfælde er det klart, at Kommissionen ikke har behandlet klagerens anmodninger så korrekt og omhyggeligt, som den burde have gjort. Hvis Kommissionen accepterer visse mangler i sin behandling af disse anmodninger og undskylder for dem, men samtidig nægter at acceptere, at den har begået fejl eller forsømmelser, kan dens tilgang kun kaldes selvmodsigende. I betragtning af den holdning, Kommissionen har indtaget, er den undskyldning, den har givet, ikke overbevisende. Under disse omstændigheder ville Ombudsmanden normalt konstatere fejl eller forsømmelser og fremsætte en tilsvarende kritisk bemærkning. I lyset af Kommissionens positive foranstaltninger, der er beskrevet i punkt 14 og 15 ovenfor, og også i betragtning af, at klageren ikke fremsatte bemærkninger til Kommissionens udtalelse, mener Ombudsmanden imidlertid, at det ikke er nødvendigt at gøre dette i denne sag.

18. Endelig glæder Ombudsmanden sig med hensyn til Kommissionens forklaringer vedrørende årsagerne til forlængelsen af den frist på 15 dage, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 (punkt 12 ovenfor), over Kommissionens hensigt om at vedtage en sammenhængende tilgang til lignende begæringer om aktindsigt. Kommissionens fortolkning af den relevante bestemmelse i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan imidlertid ikke accepteres i den givne sammenhæng. I henhold til forordningens artikel 7, stk. 3, er det muligt at forlænge fristen i "særlige tilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter". og det er heller ikke klart, at der blev anvendt et andet eksempel på en "ekstraordinær" sag. Da artikel 7, stk. 3, i forordning 1049/2001 udgør en undtagelse, er det klart, at den skal fortolkes strengt. Kommissionens synspunkt om, at bestemmelsen kunne påberåbes for at give dens tjenestegrene mere tid til at fortsætte deres høringer på tværs af tjenestegrenene, er således klart forkert, eftersom en sådan høring på tværs af tjenestegrenene er et rutinemæssigt element i Kommissionens arbejde. Det skal dog bemærkes, at Ombudsmanden i øjeblikket er i færd med at foretage en undersøgelse på eget initiativ af det generelle spørgsmål om Kommissionens, Rådets og Parlamentets overholdelse af fristerne i forordning (EF) nr. 1049/2001 (OI/6/2013/KM). Ovennævnte erklæring tyder på, at der er et systemisk problem i forbindelse med Kommissionens fortolkning af forordning (EF) nr. 1049/2001 for så vidt angår de omstændigheder, hvorunder det er muligt at forlænge fristerne. Det er derfor hensigtsmæssigt at behandle dette spørgsmål inden for rammerne af denne undersøgelse på eget initiativ i stedet for den foreliggende.

Konklusion

Ombudsmanden har på grundlag af sin undersøgelse besluttet at afslutte denne klage med følgende konklusion:

Den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens begæringer om aktindsigt, opfyldte ikke kravene om god forvaltningsskik. I betragtning af Kommissionens efterfølgende positive foranstaltninger i denne sag, der er beskrevet i punkt 14 og 15 i denne afgørelse, er Ombudsmanden imidlertid af den opfattelse, at det problem, som klageren er stødt på, nu er blevet afhjulpet, og at der ikke er behov for yderligere foranstaltninger.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

Ombudsmanden opfordrer Kommissionen til at opfylde sine forpligtelser, navnlig til at revidere standardskabelonen for breve og oversættelsesudkast, præcisere de gældende frister og sikre, at al korrespondance er affattet på en læservenlig måde, og at der ikke er nogen forglemmelser i brevteksten, for at undgå lignende problemer i fremtiden. Ombudsmanden ville sætte pris på, hvis hun blev underrettet om gennemførelsen af disse ændringer, når tiden er inde.

Emily O'Reilly

Strasbour, den 9. marts 2015

[1] Rådets forordning (EF) nr. 1083/2006 af 11.7.2006 om generelle bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond og Samhørighedsfonden (EUT 2006, L 210, s. 25).

[2] Sag T-191/99, Petrie m.fl. mod Europa-Kommissionen, Sml. 2001 II, s. 3677, præmis 68, Forenede sager C-514/11P og C-605/11 P, Liga para a Proteccao da Natureza, dom af 14. november 2013, endnu ikke offentliggjort i Sml., præmis 55 og 96-98, og sag T-111/11, ClientEarth mod Europa-Kommissionen, dom af 13.9.2013, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 75.