Baggrunden for klagen

1. I juli 2013 ønskede klageren at søge den ledige stilling som sundhedsperson ved Det Europæiske Lægemiddelagentur ("EMA"), som blev offentliggjort på agenturets websted via stillingsopslag EMA/AD/350. Ansøgerne skulle anvende det ansøgningsskema, der var tilgængeligt på dette websted, og som kunne downloades ved hjælp af programmet Adobe Reader. Klageren anvender den seneste version af Adobe Reader, dvs. version XI. På trods af dette var hun ikke i stand til at åbne agenturets ansøgningsskema, og hun kunne derfor ikke ansøge om stillingen.

2. Den 13. juli kontaktede hun agenturet pr. e-mail og forklarede sit problem. Hun spurgte, hvilke edb-programkandidater der skulle have anvendt for at ansøge om den pågældende stilling. Agenturet svarede den 23. juli. Den anførte, at det for at åbne ansøgningsskemaet var nødvendigt at anvende "den seneste version"af Adobe Reader. Den tilføjede, at fristen for indgivelse af ansøgninger under alle omstændigheder var den 12. juli 2013, og at klagerens ansøgning derfor ikke længere kunne accepteres.

3. Klageren spurgte derefter, om ansøgningsskemaet kun kunne have været læst ved hjælp af version 8 af Adobe Reader, eller om andre versioner, herunder den seneste version (version XI), kunne have været anvendt. Klageren understregede, at agenturet i sin ansættelsesmeddelelse nævnte, at "den seneste version af Adobe Reader" bør anvendes. Agenturet anførte i sin korrespondance med klageren, at ansøgere skal anvende version 8 af Adobe Reader for at kunne læse de ansættelsesansøgningsskemaer, der er tilgængelige på agenturets websted. Agenturets websted indeholder et link til denne version, som er gratis at bruge. Ansøgningsskemaerne er på engelsk, men kan udfyldes på et hvilket som helst af Den Europæiske Unions officielle sprog. Agenturets IT-afdeling bekræftede, at ansøgningsskemaerne er tilgængelige både ved brug af version 8 af Adobe Reader og ved brug af de nyere versioner af programmet.

4. Få dage efter at EMA havde svaret klageren, henvendte hun sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

5. Klageren hævdede, at i) agenturet ikke sikrede, at ansøgningsskemaet for den ledige stilling EMA/AD/350 var tilgængeligt, og ii) informerede ansøgerne forkert om de tekniske krav til, hvordan de skulle ansøge. Hun hævdede, at agenturet burde forbedre sit IT-system og i fremtiden give præcise oplysninger til ansøgerne om, hvilke programmer de skal anvende for at ansøge om ledige stillinger. Hun hævdede også, at agenturet burde genstarte ansøgningsprocessen for den pågældende ledige stilling.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden anmodede agenturet om i) at afgive en udtalelse om påstandene og kravene inden udgangen af december 2013 og ii) i udtalelsen at medtage et svar på følgende spørgsmål: a) hvor mange ansøgere blev registreret som havende indsendt deres ansøgninger til den ledige stilling, og b) modtog agenturet andre klager over, at ansøgningsskemaet ikke var tilgængeligt? Den polske oversættelse af udtalelsen blev fremsendt til klageren med henblik på bemærkninger, som hun fremsendte den 26. februar 2014.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

7. Agenturet påpegede i sin udtalelse, at klageren ikke fulgte den klageprocedure, der er beskrevet i dets dokument med titlen "Generelle betingelser - ansættelse i Det Europæiske Lægemiddelagentur som midlertidigt ansat (administrator eller assistent)", som var vedlagt som bilag til stillingsopslag EMA/AD/350.

8. Ombudsmanden forstår, at agenturet henviser til sin anmodning om revisionsprocedure, der er nævnt i punkt 8 i "Generelle betingelser - ansættelse af Det Europæiske Lægemiddelagentur som midlertidigt ansat (administrator eller assistent)". Klageren gjorde faktisk ikke brug af proceduren for anmodning om fornyet undersøgelse. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at punkt 8 gør det klart, at anmodningen om fornyet gennemgang kan indgives af ansøgere, der "mener, at der er begået en fejl med hensyn til valgbarhed". Klageren nåede ikke frem til dette stadium, fordi hun slet ikke kunne indgive sin ansøgning. Under disse omstændigheder fulgte hun EMA's (korrekte) råd i ovennævnte punkt 8 om, at "ansøgerne, inden de kontakter Ombudsmanden, skal have indgivet en klage/appel til EMA og modtage et negativt svar fra EMA". Klageren klagede til EMA den 13. juli 2013 og gjorde gældende, at hun ikke kunne gøre brug af ansøgningsskemaet, og EMA svarede (negativt) ti dage senere. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at klagen til hende kunne antages til behandling i henhold til statuttens artikel 2.4 [1].

A. Påstået undladelse af at sikre, at ansøgningsskemaet let kunne downloades, påståede forkerte oplysninger i denne henseende og relaterede krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Agenturet anførte i sin udtalelse, at det sammen med meddelelsen om hver udvælgelsesprocedure offentliggør "detaljerede" retningslinjer for, hvordan ansøgningen indgives elektronisk ("retningslinjerne"). Den vedlagde retningslinjerne som bilag til udtalelsen. Ansøgningsproceduren er den samme for alle EMA's udvælgelsesprocedurer.

10. Agenturet anførte også, at det er villigt til at forbedre sit IT-system for at gøre det endnu mere brugervenligt. Da der imidlertid ikke blev indberettet andre tekniske vanskeligheder i forbindelse med proceduren vedrørende den pågældende ledige stilling, er der ingen grund til at indlede den på ny. Den meddelte Ombudsmanden, at den havde modtaget 182 ansøgninger til den pågældende ledige stilling, og at der ikke var indgivet andre klager.

11. I sine bemærkninger glædede klageren sig over agenturets erklæring om, at det er parat til at forbedre sit IT-system. Hun bemærkede, at muligheden for at læse ansøgningsskemaet også afhænger af, hvilken webbrowser der anvendes. Google Chrome læser f.eks. ikke agenturets ansøgningsskemaer. Klageren hævdede, at agenturet bør informere alle ansøgere specifikt om dette og andre tekniske krav, som de skal opfylde for at kunne søge ledige stillinger. Efter hendes opfattelse er antallet af ansøgninger, der er modtaget for den pågældende ledige stilling (182), lille i forhold til antallet af ansøgninger, som andre institutioner har modtaget for ledige stillinger, som de meddeler. Dette lille antal kan skyldes vanskeligheder med at få adgang til agenturets ansøgningsskemaer.

Ombudsmandens vurdering

12. Inden Ombudsmanden tog stilling til klagerens påstande, læste han omhyggeligt retningslinjerne. Den relevante instruks lyder således: "Du skal bruge den nyeste version af Adobe Reader, for at ansøgningsskemaet kan fungere korrekt. Download den nyeste version gratis fra Adobe Reader download [link]."

13. Det er ubestrideligt, at denne forbindelse kun henviste sagsøgerne til version 8 af Adobe Reader. EMA var imidlertid af den opfattelse, at eftersom ansøgningsformularen kunne downloades ved hjælp af version 8 af Adobe Reader, kunne den også downloades ved hjælp af de senere versioner af dette program, såsom det program, som klageren anvendte. Ombudsmandens IT-afdeling bekræftede dette synspunkt.

14. I lyset af ovenstående er der ingen mulighed for, at Ombudsmanden kan præcisere, hvorfor klageren ved brug af den seneste version af Adobe Reader ikke var i stand til at downloade agenturets ansøgningsskema. Under alle omstændigheder påviste klageren ikke, at denne umulighed kunne tilregnes agenturet. På den anden side hævdede agenturet, at alle dem, der ansøgte om stillingen, bortset fra klageren, kunne anvende ansøgningsskemaet. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til påstanden om, at ansøgningsskemaet vedrørende stillingsopslag EMA/AD/350 ikke var tilgængeligt. Som følge heraf kan den relaterede påstand om, at agenturet bør indlede ansøgningsprocessen på ny for den pågældende ledige stilling, ikke opretholdes. Klagerens påstand om, at antallet af ansøgere var lille i forhold til andre udvælgelsesprøver, er ikke relevant for denne konklusion: Hver udvælgelsesprøve bør behandles på grundlag af sine kvalifikationer.

15. I lyset af bemærkningerne i punkt 13 ovenfor konkluderer Ombudsmanden også, at de oplysninger, som agenturet gav ansøgerne, var tilstrækkelige til, at de kunne ansøge. Hun konkluderer derfor, at der ikke var noget tilfælde af fejl eller forsømmelser med hensyn til påstanden om, at agenturet fejlinformerede ansøgerne om de tekniske krav til, hvordan de skulle ansøge.

16. Uanset ovenstående konklusion vil Ombudsmanden gerne understrege, at institutionerne bør bestræbe sig på løbende at forbedre kommunikationen med kandidaterne. Som klageren bemærkede i sine bemærkninger, er mange tekniske aspekter relevante for en vellykket download af ansøgningsskemaer, og det ville være nyttigt for ansøgerne at være opmærksomme på dem. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning herom nedenfor. Ombudsmanden finder det godtgjort, at agenturet i sin udtalelse erklærede sig rede til at forbedre de oplysninger, der er tilgængelige for ansøgerne. På denne måde svarede agenturet positivt på klagerens påstand om, at det burde forbedre sit IT-system.

B. Konklusioner

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Der var ingen fejl eller forsømmelser.

Klageren og EMA vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

EMA kunne overveje at give ansøgerne detaljerede oplysninger om det tekniske udstyr, de skal bruge for at kunne downloade agenturets ansøgningsskemaer.

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 20. maj 2014

[1] Artikel 2, stk. 4, i Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv: "Forud for en klage [...] skal der rettes passende administrative henvendelser til de berørte institutioner og organer."